Quản trị DN Tài chính kinh doanh QTH ch8

Chương 8: KIỂM SOÁT

KHÁI NIỆM : LÀ QUÁ TRÌNH ĐO, LƯỜNG
KẾT QUẢ THỰC TẾ & SO SÁNH VỚI
NHỮNG TIÊU CHUẨN NHẰM PHÁT HIỆN
SỰ SAI LỆCH VÀ ĐƯA RA BIỆN PHÁP
CHẤN CHỈNH KỊP THỜI QUA ĐÓ ĐẢM
BẢO HOÀN THÀNH MỤC TIÊU CỦA TỔ
CHỨC.

KIỂM SOÁT LÀ CHỨC NĂNG
HẾT SỨC QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ :
q NHỜ CÓ KIỂM SOÁT MÀ NHÀ QUẢN TRỊ BIẾT
ĐƯC TỔ CHỨC ĐANG ĐI ĐẾN ĐÂU ? CÓ ĐÚNG VỚI
NHỮNG DỰ KIẾN HAY KHÔNG ?
q NẮM BẮT ĐƯC TIẾN ĐỘ VÀ CHẤT LƯNG
THỰC HIỆN CÔN G VIỆC CỦA THUỘC CẤP.
q XÁC ĐỊNH VÀ DỰ ĐOÁNH NHỮNG CHIỀU
HƯỚNG CHÍNH CÙNG VỚI SỰ THAY ĐỔI CẦN THIẾT
TRONG CÁC YẾU TỐ : THỊ TRƯỜNG SẢN PHẨM, TÀI
NGUYÊN, TIỆN NGHI CSVCKT VÀ CÁC ĐƯỜNG LỐI
CHÍNH SÁCH.
q XÁC ĐỊNH NHỮN G NHƯC ĐIỂM VÀ SAI LỆCH
TRONG CÁC CHỨC NĂNG, CŨNG NHƯ TRONG CÁC
HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC, ĐƯA
RA BIỆN PHÁP CHẤN CHỈNH KỊP THỜI.

CÁC BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT:
BƯỚC 1 : XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT.
⇒
TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT LÀ NHỮNG CỘT MỐC MÀ DỰA VÀO

ĐÓ CÁC NHÀ QUẢN TRỊ TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ & KIỂM SOÁT ĐỐI
TƯNG BỊ QUẢN TRỊ.
⇒
THƯỜNG TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT LÀ NHỮNG MỤC TIÊU, CHỈ
TIÊU MÀ CHÚNG TA ĐẶT RA TRONG KẾ HOẠCH (BAO GỒM CÁC
CHỈ TIÊU, NHỮNG TỈ LỆ, NHỮNG ĐẶC TÍNH...
⇒
TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT ĐƯC ĐẶT RA KHÁC NHAU TUỲ
THUỘC VÀO ĐẶC TÍNH CỦA ĐỐI TƯNG CẦN KIỂM SOÁT. NÓ CÓ
THỂ BIỂU HIỆN DƯỚI DẠNG ĐỊNH TÍNH HOẶC ĐỊNH LƯNG.
⇒
CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT
ž
MANG TÍNH HIỆN THỰC (KHÔNG QUÁ CAO CŨNG KHÔNG QUÁ
THẤP)
ž
PHẢN ÁNH ĐÚNG BẢN CHẤT VẬN ĐỘNG CỦA ĐỐI TƯNG BỊ
QUẢN TRỊ.
ž
KHÔNG NÊN QUÁ CHI TIẾT, VỤN VẶT NHƯNG PHẢI KHÁI
QUÁT ĐƯC NHỮNG MẶT CƠ BẢN CỦA ĐỐI TƯNG BỊ QUẢN TRỊ.
ž
DỄ DÀNG CHO VIỆC ĐO LƯỜNG.

1


BƯỚC 2 : ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN.
⇒ CĂN CỨ VÀ O CÁC TIÊ U CHUẨ N ĐỀ RA TRONG BƯỚC 1
TIẾ N HÀNH ĐO (ĐỐ I VỚ I NHỮ NG HOẠT ĐỘ NG ĐANG XẢY

RA) HOẶC LƯỜNG TRƯỚC (ĐỐ I VỚ I NHỮ NG SỰ VIỆC SẮP
XẢY RA) ĐỂ PHÁT HIỆ N RA SỰ SAI LỆCH HOẶC NGUY CƠ SỰ
SAI LỆCH LÀM CƠ SỞ CHO VIỆC XÁ ĐỊNH CÁC BIỆ N PHÁP
ĐIỀ U CHỈNH TRONG BƯỚC 3.
⇒ HIỆU QUẢ VIỆC ĐO LƯỜNG CÒ N TUỲ THUỘC VÀO
PHƯƠNG PHÁP ĐO LƯỜ NG (CÁCH THỨC & CÔ NG CỤ ĐO
LƯỜ NG) :
ž ĐỐ I VỚI NHỮ NG TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT BIỂU HIỆN
DƯỚI HÌNH THỨC ĐỊNH LƯNG THÌ VIỆC ĐO LƯỜNG CÓ THỂ
ĐƠN GIẢN HƠN.
ž ĐỐ I VỚ I NHỮNG TIÊ U CHUẨN LÀ ĐỊNH TÍNH HOẶC LÀ
NHỮ NG “TIÊU CHUẨN MỜ” THÌ VIỆC ĐO LƯỜ NG KHÔ NG
ĐƠN GIẢN.

BƯỚC 3 : ĐIỀU CHỈNH SAI LỆCH :

⇒ CẦN PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN CỦA
SỰ SAI LỆCH.
⇒ ĐƯA RA CHƯƠNG TRÌNH ĐIỀU CHỈNH
SỰ SAI LỆCH.
⇒ TIẾN HÀNH ĐIỀU CHỈNH SỰ SAI
LỆCH.

QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT LÀ
MỘT HỆ THỐNG PHẢN HỒI :
Sơ đồ 9.1 (vòng phản hồi của kiểm soát)
Phát hiện
sai lệch

So sánh với các

tiêu chuẩn

Phân tích
nguyên
nhân của
sai lệch

Đưa ra
chương
trình điều
chỉnh
chỉnh

Đo lường

Phát hiện
sai lệch

Thực hiện
sự điều
chỉnh

Kết quả
mong
muốn

2


CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT :

q KIỂM SOÁT LƯỜNG TRƯỚC (KIỂM
SOÁT TRƯỚC KHI THỰC HIỆN):
⇒ BẰNG CÁCH TIÊN LIỆU CÁC VẤN ĐỀ
CÓ THỂ PHÁT SINH ĐỂ TÌM CÁCH NGĂN
NGỪA TRƯỚC.
⇒ TÁC DỤNG CỦA KIỂM SOÁT LƯỜNG
TRƯỚC : GIÚP CHO DOANH NGHIỆP CHỦ
ĐỘNG ĐỐI PHÓ VỚI NHỮNG BẤT TRẮC
TRONG TƯƠNG LAI.
⇒ CHỦ ĐỘNG TRÁNH SAI LẦM NGAY TỪ
ĐẦU LÀ HÌNH THỨC KIỂM SOÁT ÍT TỐN
KÉM NHẤT.

q KIỂM SOÁT HIỆN HÀNH (KIỂM
SOÁT TRONG KHI THỰC HIỆN)
BẰNG CÁCH GIÁM SÁT TRỰC TIẾP
TRONG KHI THỰC HIỆN, NẮM BẮT KỊP
THỜI NHỮNG LỆCH LẠC, NHỮNG KHÓ
KHĂN VƯỚNG MẮC, ĐƯA RA NHỮNG
BIỆN PHÁP THÁO GỢ KỊP THỜI ĐẢM
BẢO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH.

q KIỂM SOÁT SAU KHI THỰC HIỆN
(KIỂM SOÁT PHẢN HỒI) :
⇒ ĐÂY LÀ LOẠI KIỂM SOÁT ĐƯC THỰC
HIỆN SAU KHI HOẠT ĐỘNG ĐÃ XẢY RA.
⇒ MỤC ĐÍCH CỦA LOẠI KIỂM SOÁT NÀY
NHẰM XÁC ĐỊNH XEM KẾ HOẠCH CÓ HOÀN
THÀNH HAY KHÔNG ? NẾU KHÔN G THÌ PHẢI
TÌM HIỂU NGUYÊN NHÂN, RÚT RA NHỮNG BÀI

HỌC KINH NGHIỆM CHO NHỮNG LẦN TIẾP
THEO SAU, GIÚP CHO VIỆC HOÀN THIỆC CÁC
CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ.
⇒ NHƯC ĐIỂM CỦA LOẠI KIỂM SOÁT NÀY
LÀ ĐỘ TRỄ VỀ THỜI GIAN.

3


• KỸ THUẬT KIỂM SOÁT (CÔNG CỤ
KIỂM SOÁT)
NGÂN QUỸ : VỪA LÀ CÔNG CỤ LẬP KẾ
HOẠCH ĐỒNG THỜI VỪA LÀ CÔNG CỤ
KIỂM SOÁT RẤT QUAN TRỌNG CỦA CÁC
NHÀ QUẢN TRỊ. VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
NGÂN QUỸ LÀ ĐIỀU KIỆN QUAN TRỌNG
GIÚP ĐIỀU CHỈNH & KIỂM SOÁT CÁC
KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG MỘT CÁCH CÓ
HIỆU QUẢ, MẶT KHÁC TẠO ĐIỀU KIỆN
ĐỂ CHUYỂN GIAO QUYỀN HẠN MỘT
CÁCH TỰ DO HƠN.

q

CÁC DẠNG NGÂN QUỸ :

⇒ NGÂN QUỸ THU & CHI :
ž NGÂN QUỸ THU : GỒM CÁC KHOẢN THU TỪ VIỆC BÁN
HÀNG HOẶC CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ.
ž NGÂN QUỸ CHI : GỒM CÁC KHOẢN CHI CHO LAO ĐỘ NG

TRỰC TIẾP , VẬT LIỆ U, GIÁM SÁT, THUÊ MƯỚ N MÁ Y MÓC,
THIẾT BỊ,...
⇒ NGÂN QUỸ VỀ THỜI GIAN, KHÔNG GIAN, VẬT LIỆ U VÀ
SẢN PHẨM : SỐ GIỜ LAO ĐỘ NG TRỰC TIẾP , SỐ GIỜ MÁY, SỐ
ĐƠN VỊ VẬ T LIỆU, SỐ ĐƠN VỊ DIỆ N TÍCH ĐƯC PHÂN BỐ VÀ
SỐ ĐƠN VỊ ĐƯC SẢN XUẤT RA...
⇒ NGÂN QUỸ VỀ TIỀ N MẶT : SỐ THU VÀ CHI TIỀN MẶT,
SỐ TỒN TIỀN MẶT . NGÂ N QUỸ NÀY GIÚ P TA XÁC ĐỊNH KHẢ
NĂNG CHI TRẢ, KHẢ NĂ NG ĐẦU TƯ CỦA DOANH NGHIỆP.

q KỸ THUẬT PHÂN TÍCH THỐNG KÊ
DỰA VÀO CÁC DỮ LIỆU QUÁ KHỨ, TỔNG
HP BẰNG CÁC BIỂU ĐỒ HOẶC ĐỒ THỊ
QUA ĐÓ GIÚP CHO CÁC NHÀ QUẢN TRỊ
ĐƯA RA NHỮNG NHẬN XÉT :
ž XU THẾ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH
NGHIỆP TRONG QUÁ KHỨ, NHỮNG DỰ
BÁO CHO THỜI GIAN TỚI.
ž VỀ MỐI LIÊN HỆ GIỮA CÁC YẾU TỐ
TRONG QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN.
ž ĐỘ SAI LỆCH DO CÁC TIÊU CHUẨN
ĐẶT RA TRONG KẾ HOẠCH.

4


CÁC BÁO CÁO & PHÂN TÍCH
CHUYÊN MÔN
SỬ DỤNG CÁC CHUYÊN GIA NGHIÊN
CỨU TỪNG LĨNH VỰC CHUYÊN SÂU

(CHUYÊN GIA VỀ KẾ TOÁN, TÀI CHÍNH,
DỰ ÁN, KỸ THUẬT & CÔNG NGHỆ,...) ĐỂ
CÓ THỂ PHÁT HIỆN NHỮNG LỆCH LẠC
TRONG TỪNG CHỨC NĂNG RIÊNG BIỆT
NÀY, TRÊN CƠ SỞ ĐÓ CÓ NHỮNG ĐỀ
XUẤT SÁT THỰC.

QUAN SÁT CÁ NHÂN
BẰNG CÁCH THEO DÕI, QUAN SÁT
TRỰC TIẾP CÁC THUỘC CẤP TRONG
QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ĐỂ
PHÁT HIỆN VÀ ĐIỀU CHỈNH KỊP THỜI
NHỮNG SAI LỆCH.

• MỘT SỐ YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC XÂY
DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT :
q KIỂM SOÁT PHẢ I ĐƯC THIẾT KẾ CĂN CỨ TRÊ N KẾ
HOẠCH HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC & CĂ N CỨ TRÊ N CẤP
BẬC CỦA ĐỐI TƯNG ĐƯC KIỂM SOÁT .
q CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT PHẢ I ĐƯC THIẾT KẾ THEO
YÊU CẦ U CỦA NHÀ QUẢN TRỊ & ĐÁP ỨNG CÁC YÊU CẦU CỦA
NHÀ QUẢ N TRỊ.
q SỰ KIỂM SOÁT PHẢI THỰC HIỆN TẠ I NHỮNG ĐIỂM
TRỌNG YẾU (QUY LUẬT PARETO)
q KIỂM SOÁT PHẢ I KHÁCH QUAN.
q HỆ THỐNG KIỂM SOÁT PHẢ I ĐƯC THIẾT KẾ PHÙ HP
VỚ I NÉ T VĂ N HÓA CỦA TỔ CHỨC.
q VIỆC KIỂM SOÁT PHẢ I ĐƯC TIẾT KIỆM VÀ ĐẢM BẢO
TÍNH HIỆU QUẢ KINH TẾ.
q

VIỆC KIỂM SOÁT PHẢI ĐƯA ĐẾ N HÀNH ĐỘNG

5