Quản trị DN Tài chính kinh doanh HUONG 2 QUAN TRI THONG TIN THOI GIAN

CHAPTER 2

MANAGEMENT OF
INFORMATION & TIME
PERIODS FOR LECTURE: 3
(HOME STUDY: 6)
August 30, 2017

1


CHÖÔNG 2

QUAÛN TRÒ
THOÂNG TIN
& THÔØI GIAN
August 30, 2017

2


LECTURE CONTENT
■ General information systems
■ Processing documents received
■ Processing document sent
■ Records Management
■ Manage seal
■ Time Management

August 30, 2017

3


NỘI DUNG BÀI GIẢNG
■ Tổng quát hệ thống thông tin
■ Xử lý văn thư đến
■ Xử lý văn thư đi
■ Quản lý hồ sơ
■ Quản lý con dấu
■ Quản trị thời gian

August 30, 2017

4


1. GENERAL INFORMATION SYSTEMS
1.1. THE CONCEPT OF INFORMATION

■ Information is
transmitted signals,
information about
events, activities &
will happen to many
people know.

August 30, 2017

5

1. TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1. KHÁI NIỆM
THÔNG TIN

■ Thông tin là sự
truyền tín hiệu,
tin tức về sự
kiện, hoạt động
đã, đang, sẽ xảy
ra cho nhiều
người cùng biết.
August 30, 2017

6


1.2. THE CONCEPT OF INFORMATION
MANAGEMENT

■ Plan, organize,
store and check
that information
systems serve
the most effective
management.
August 30, 2017

7

1.2. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ THÔNG TIN

■ Hoạch định, tổ
chức, lưu giữ và
kiểm tra sao cho
hệ thống thông
tin phục vụ công
việc quản lý hiệu
quả nhất.
August 30, 2017

8


1.3. CHARACTERISTICS OF
INFORMATION (1)
■ Invisible quantities, can not see, hold.
■ People only know the "information
carriers": documents, drawings,
electronic means…
■ Only valid when used, popular
■ As a result of synthesis, analysis &
evaluation of the available data.
August 30, 2017

9


1.3. ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN (1)

■ Thông tin là đại lượng vô hình,
không nhìn thấy, cầm nắm được.
■ Con người chỉ nắm được “vật
mang tin”: tài liệu, hình vẽ, phương
tiện điện tử .v.v.
■ Chỉ có giá trị khi được sử dụng,
phổ biến
■ Thông tin là kết quả tổng hợp,
phân tích, đánh giá dữ liệu có sẵn.
August 30, 2017

10


1.3. CHARACTERISTICS OF
INFORMATION (2)
■ Information is data that has been
processed
■ Data is the basis of information
■ Data - input; Information – output
■ Data is recorded event data from the
results of the study, survey,
exploration, collection ...
August 30, 2017

11


1.3. ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN (2)
■ Thông tin là dữ liệu đã được xử lý

■ Dữ liệu là cơ sở của thông tin
■ Dữ liệu - đầu vào; thông tin - đầu
ra
■ Dữ liệu là sự kiện, số liệu được
ghi lại từ kết quả của nghiên cứu,
khảo sát, thăm dò, sưu tầm…

August 30, 2017

12


1.4. THE NATURE OF THE INFORMATION
■ Difficult to exist as separate physical racks
■ Information products, intangible assets
(intellectual labor of results: collecting,
processing)
■ Can be bought, sold, exchanged,
accumulated, stored, establish property
rights (patents, recognition, etc.)
■ Do not run out, the more use, the more
common......
August 30, 2017

13


1.4. TÍNH CHẤT CỦA THÔNG TIN
■ Khó tồn tại khi tách rời giá đỡ vật
chất

■ Là sản phẩm, tài sản vô hình (kết quả
của lao động trí tuệ: thu thập, xử lý)
■ Có thể được mua bán, trao đổi, tích
lũy, lưu trữ, xác lập quyền sở hữu
(bằng sáng chế, công nhận…)
■ Không cạn kiệt, càng sử dụng, càng
phổ biến
August 30, 2017

14


1.5. THE ROLE OF INFORMATION
■ Vehicles management: unified
operation of the organization.
■ Facility issued management
decisions.
■ Tools of administrators in:
● Develop programs and plans
● Management of resources
● Direct and operating instructions,
inspection.
August 30, 2017

15


1.5. VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN
■ Phương tiện quản lý: thống nhất
hoạt động của tổ chức.

■ Cơ sở ban hành quyết định quản lý.
■ Công cụ của nhà quản trị trong:
● Xây dựng chương trình, kế hoạch
● Quản lý các nguồn lực
● Chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, kiểm
tra.
August 30, 2017

16


1.6. CLASSIFIED INFORMATION (1)
■ Levels of management: Top-down,
bottom-up, crossover information.
■ Field of activity: Political, economic,
legal, socio - cultural, scientific - technical,
security - defense ...
■ Legal nature: Officially, unofficial.
■ Forms of communication: Written, oral,
picture
■ Communicative nature: Continuous,
discrete.
August 30, 2017

17


1.6. PHÂN LOẠI THÔNG TIN (1)
■ Cấp quản lý: Từ trên xuống, từ dưới lên, thông tin chéo.

■ Lĩnh vực hoạt động: Chính trị, kinh tế, pháp luật, văn hóa - xã hội, khoa học - kỹ thuật, an ninh - quốc phòng …

■ Tính chất pháp lý: Chính thức, không chính thức.

■ Hình thức truyền tin: Văn bản, lời nói, hình ảnh

■ Tính chất truyền tin: Liên tục, rời rạc

August 30, 2017

18


1.6. CLASSIFIED INFORMATION (2)
■ Time: Past, present, future
■ Requirements management: strategy &
administration.
■ Information objects: Mass individuals
■ Content processing levels: Level one
(arising directly), secondary (general
information)
■ Quality: Good (useful, timely, accurate,
comprehensive), not good (not useful)
August 30, 2017

19


1.6. PHÂN LOẠI THÔNG TIN (2)

■ Thời gian: Quá khứ, hiện tại, tương lai

■ Yêu cầu quản lý: Chiến lược, điều hành.

■ Đối tượng thông tin: Đại chúng, cá nhân

■ Mức độ xử lý nội dung: Cấp một (phát sinh trực tiếp), cấp hai (tổng hợp thông tin cấp một)

■ Chất lượng: Tốt (hữu ích, kịp thời, chính xác, đầy đủ), không tốt (không hữu ích)

August 30, 2017

20


1.7. INFORMATION SYSTEM MODEL
(2)
Organizations
outside
Input information

Output information

(Documents received)

(Documents sent)

Organization
(Internal information)
August 30, 2017

21


1.7. MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG
TIN (2)
Cơ quan, tổ chức
bên ngoài
Thông tin đầu vào
(Văn thư đến)

Thông tin đầu ra
(Văn thư đi)

Doanh nghiệp
(Thông tin nội bộ)
August 30, 2017

22


1.8. SAFETY INFORMATION
■ Operational management for information
systems to protect the information content
from the risk of natural / man-made.
■ Information security: Protecting &
information security, data security,
computer security & network security.
■ Objective: To ensure the implementation
of information systems function properly,

for the right audience, timely, accurate &
reliable.
August 30, 2017

23


1.8. AN TOÀN THÔNG TIN
Bảo vệ

Bảo mật
Thông tin

Nguy cơ tự nhiên / con người gây ra

August 30, 2017

24


2. HANDLING OF DOCUMENTS RECEIVED

2.1. PROCESSING STEPS
(1) Classification of writing
(2) Open letter
(3) Official stamped and dated receipt to
(4) Recorded in the book of documents
received
(5) The approval of the head
(6) Votes to transfer of documents

(7) Transfer of documents
August 30, 2017

25