Đề cương bài giảng nghiệp vụ hành chính văn phòng PGS TS vũ thị phụng

Đề cuương bài giảng
Nghiệp vụ hành chính
văn phòng
1. Hành chính và nghiệp vụ hành chính
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
3. Nghiệp vụ hành chính văn phòng.
PGS.TS.Vũ Thị Phụng
Khoa Luưu trữ học và Quản trị văn phòng
Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội
(04 - 5588315 / 0913048258)
1


Chúng ta hãy bát đầu từ những câu hỏi







Hành chính là gì ?
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nguyên tắc
hoạt động của Văn phòng/ hoặc Phòng Hành chính ?
Vai trò và vị trí của bộ phận Văn phòng (hoặc Phòng
Hành chính) trong các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp ?
Để Bộ phận VP/ hoặc Phòng HC hoạt động có hiệu
quả cao, những người phụ trách và các nhân viên
cần phải làm gì ?

2


Phần một
Hành chính và nghiệp vụ hành chính







Có nhiều cách định nghĩa về hành chính.
Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc Tổ chức, Quản lý
và Điều hành hoạt động của :
> Một quốc gia, một nhà nước ( HC Quốc gia)
> Một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC cơ quan).
> Một đơn vị , một tập thể người lao động
ở bất cứ đâu có hoạt động của con người, ở đó cần đến
Hành chính. HC là khoa học về tổ chức và kiểm soát hoạt
động của một tập thể và từng cá nhân.
HC hướng các hoạt động của từng cá nhân đến mục tiêu
chung, thống nhất và nhằm đạt được những hiệu quả cao
cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
3


Nội dung và nhiệm vụ cụ thể của
hoạt động hành chính











Định ra nguyên tắc ( kỷ cương) để tạo sự thống nhất
trong nhận thức và hành động của những người lao động.
Hoạch định, xây dựng chương trình, mục tiêu, kế hoạch
hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận.
Tổ chức triển khai thực hiện : Phân công, giao nhiệm vụ,
hướng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc)
Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa của từng
công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ ch ương trình, kế
hoạch > áp dụng các biện pháp xử lý (khen th ưởng, xử
phạt ).
Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, ch ương trình,
biện pháp tổ chức thực hiện…(cải tiến)
4


HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
(QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG)








Quản trị : cũng có nghĩa tưuơng tự nhưu hành chính,
nhưng thường dùng cho các lĩnh vực, các bộ phận có
tính chất chuyên môn : QT doanh nghiệp, QT tài
chính, QT kinh doanh, QT Văn phòng…
Quản trị Văn phòng: Thực chất là Hành chính trong
bộ phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng.
Hiểu cụ thể hơn : HCVP hay QTVP là việc tổ chức,
quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận Văn phòng
hoặc bộ phận hành chính
HCVP hay QTVP vừa là một khoa học, vừa là một
nghệ thuật.
5


Phần thứ hai
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng (Phòng HC) các CQ, TC, DN
Chức năng
 Nhiệm vụ
 Cơ cấu tổ chức
 Nguyên tắc hoạt động


6

CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG CÁC
CƠ QUAN, TỔ CHỨC






CN Tham mưuu tổng hợp : Tổng hợp, xử lý và cung
cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ
quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải
quyết và xử lý.
CN Giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý)
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.
- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.
- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ
quan.
- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện
làm việc cho cơ quan ( CN Hậu cần)…
7
CN Đại diện : Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của CQ


NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG (1)


>
>
>

>

Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo:
Tổ chức và triển khai thực hiện công tác Văn thư Lưu trữ (nguồn thông tin văn bản)
Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện
thoại, tiếp dân, khách hàng ( thông tin bằng lời)
Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tạp chí ; ứng
dụng công nghệ thông tin…( thông tin đại chúng)
Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông
tin (theo từng vấn đề, từng lĩnh vực hoạt động).
8


NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG (1)


>
>
>
>

Tham mưu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý:
Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn
vị và toàn cơ quan ( giao ban)
Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các
biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề
Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt,
phê chuẩn, ban hành.
Theo dõi, tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và

xét thi đua, khen thưởng.
9


NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG (2)


Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ
quan và các đơn vị :
> Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần, quý,
tháng, năm)
> Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện KH
> Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội
và các hoạt động giao lưu.
> Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và
cán bộ của cơ quan.
10


NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG (3)


Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cơ
quan (Hậu cần).
> Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa, nâng cấp
cơ sở hạ tầng (trụ sở làm việc, phòng làm việc…)
> Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các trang
thiết bị cho cơ quan.
> Quản lý tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục
vụ lãnh đạo và cán bộ trong CQ.

> Quản lý thu - chi tài chính cho hoạt động VP
11


NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG(4)










Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp:
Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi
thưuờng xuyên phải giao tiếp với khách.
Hướng dẫn CBVP các nguyên tắc và kỹ năng
giao tiếp.
Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách
trong phạm vi cho phép .
Tham gia tổ chức các buổi gặp mặt giao lưu
Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách
12


Cơ cấu tổ chức của văn phòng các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
1. Lãnh đạo văn phòng (Phòng HC) :

Chánh văn phòng
( Truưởng phòng hành chính)
Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Phòng HC)
2. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng :
- Bộ phận văn thư ( có thể thuộc phòng hành chính )
- Bộ phận tổng hợp .
- Bộ phận lưu trữ-tư liệu
- Bộ phận quản lý cơ sở vật chất ( Quản trị )
- Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )
- Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ …
13


NGUYÊN TẮC HOAT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.

2.

3.

.

Hoạt động theo nguyên tắc hành chính ( thủ
trưởng lãnh đạo )
Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm vụ
hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn
của công tác văn phòng đối với văn phòng cơ
quan cấp dưới .
Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo

quy định của pháp luật và theo quy định của cơ
quan

14


Phần thứ ba
Nghiệp vụ hành chính
Văn Phòng
Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động của
Văn phòng.
 Tổ chức bộ máy và tuyển chọn nhân sự VP
 Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc
( kế hoạch công tác) cho CQ và VP
 Tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện các
chương trình, kế hoạch (tổ chức công việc)
 áp dụng các biện pháp kiểm tra, đánh giá
tình hình thực hiện.


15


KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN
MỘT SỐ NHIỆM VỤ CỤ THỂ CỦA
BỘ PHẬN HC- VP
1. Tổ chức thu thập, xử lý thông tin và
tham mưu cho LĐ.
2. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội
thảo quốc tế.

3. Tổ chức soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ
sơ.
4. Tổ chức các hoạt động lễ tân, giao tiếp
hành chính.
16


1. Tổ chức thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin







Tìm hiểu, nắm vững nhu cầu thông tin của cơ quan
và lãnh đạo .
Xác định nguồn thông tin và phương pháp thu thập
thông tin .
Xử lý thông tin.
Cung cấp thông tin .

17


Phân tích nhu cầu về thông tin
của CQ & LĐ
Cán bộ VP cần tìm hiểu và phân loại
nhu cầu về thông tin của CQ và LĐ qua

các tiêu chí sau :
*. Nội dung thông tin.
*. Thời gian của thông tin.
*. Loại hình thông tin.
18


Thu thập thông tin
1. Xác định loại thông tin cần thu thập .
2. Xác định nguồn ( nơi chứa) thông tin:
* Nơi sinh ra thông tin (CQ, TC, cá nhân).
* Kênh truyền thông tin ( công báo, báo chí,
truyền hình, phát thanh, mạng, con người…)
* Nơi lưu trữ thông tin
3. Phương pháp thu thập thông tin .
* Tiếp nhận từ bưu điện hoặc sưu tầm.
* Nghe, đọc, ghi chép, tính toán
* Sao chụp, tra tìm qua mạng…
19


Xử lý thông tin




Phân loại, tập hợp, hệ thống hoá
thông tin theo mục đích sử dụng của
người dùng tin.
Phân tích thông tin:

- Tách các TT (vấn đề) lớn thành các TT
(vấn đề) cụ thể, chi tiết và ngược lại.
- Nhận xét và lý giải các vấn đề rút ra sau
khi tách, hợp thông tin.
- Khi lý giải, cần nhìn nhận, đánh giá các
thông tin từ nhiều chiều, nhiều góc độ .





Kiểm tra độ tin cậy (chính xác) của
thông tin.
Lựa chọn thông tin
20


Cung cấp thông tin
1. Xác định nội dung và loại TT
cần cung cấp.
2. Các hình thức cung cấp TT :
* Cung cấp thông tin bằng văn bản
- Tìm một hoặc nhiều văn bản .
- Tổng hợp,Tóm tắt TT từ nhiều VB
* Cung cấp TT trực tiếp bằng lời.
3. Lưu trữ thông tin đã cung cấp
21


Kỹ năng tham mưuu

1. Phát hiện và lựa chọn vấn đề cần tham
mưuu (đúng chức trách).
2. Cân nhắc và quyết định thời gian, địa điểm
để tham mưu.
3. Lựa chọn hình thức tham mưu (Bằng lời
hoặc bằng văn bản)
4. Sử dụng các phương pháp tham mưu hiệu
quả : Cách nói, cách thuyết phục, cách viết
văn bản, dự kiến thái độ của thủ trưởng và
chuẩn bị ý kiến trả lời.
22


Kỹ năng tham mưu
1. Phát hiện và lựa chọn vấn đề cần tham mưu

> Đúng chức trách.
> Vấn đề bức xúc
> Tính khả thi cao
2. Địa điểm tham mưu
> Phòng làm việc
> Tại cuộc họp
> Những nơi khác
23


KỸ NĂNG THAM MƯUU
4. Nội dung, Phương pháp tham mưu
> TM những phưuơng hưuớng lớn : cần phân
tích, thuyết phục để tác động đến quan điểm, nhận

thức của LĐ để LĐ suy nghĩ, quyết định.
> TM biện pháp triển khai, giải quyết các vấn
đề, các nhiệm vụ cụ thể: phải xác định thời gian,
nhân sự, kinh phí, tiến độ…)
> TM cách giải quyết tình huống : nêu rõ mục
đích ; góp ý và tư vấn cho LĐ cách nói, cách trả
lời, cách xử trí trong một số tình huống cụ thể.
24


Thực hành
1/ Nêu một số thông tin mà anh chị thường thu thập
được trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
ở bộ phận Văn phòng ( hoặc Phòng Hành chính)
2/ Thực hành xử lý thông tin : phân loại, tổng hợp,
phân tích, lý giải các thông tin.
3/ Tham mưu ( đề xuất) một / một số giải pháp với
lãnh đạo để phát huy những mặt tốt hoặc khắc
phục những mặt hạn chế.

25