Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tp hồ chí minh

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS. Dương Thị Mai Hà Trâm

Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Công nghệ TP. HCM
ngày 18 tháng 01 năm 2014
Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm:

TT
1
2
3
4
5

Họ và tên
PGS. TS. Phan Đình Nguyên
TS. Phạm Thị Phụng
PGS. TS. Nguyễn Minh Hà
TS. Phan Mỹ Hạnh
TS. Nguyễn Bích Liên

Chức danh Hội đồng
Chủ tịch
Phản biện 1
Phản biện 2
Ủy viên
Ủy viên, Thư ký

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận sau khi Luận văn đã được

sửa chữa (nếu có).
Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV
TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHỆ TP. HCM
PHÒNG QLKH – ĐTSĐH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. HCM, ngày 20 tháng 12 năm 2013

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ
Họ tên học viên: LÊ THỊ KIM THOA

Giới tính: Nữ

Ngày, tháng, năm sinh: 20/10/1979

Nơi sinh: Thái Bình


Chuyên ngành: 60340301

MSHV: 1241850046

I- Tên đề tài:
“XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH
PHỐ HỒ CHÍ MINH”
II-Nhiệm vụ và nội dung:
− Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng

công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
− Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao
đẳng công lập theo hướng tiếp cận chu trình.
III-Ngày giao nhiệm vụ: 01/07/2013
IV- Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 25/12/2013
V- Cán bộ hướng dẫn: TS. Dương Thị Mai Hà Trâm

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
TS. Dương Thị Mai Hà Trâm

KHOA QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH


3

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong
bất kỳ công trình nào khác.
Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này
đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn
gốc.
Học viên thực hiện Luận văn

Lê Thị Kim Thoa


4

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện luận văn, tôi đã nhận được sự giúp đỡ và cộng
tác của các tập thể và cá nhân.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học Công nghệ
Thành phố Hồ Chí Minh, các Thầy, Cô giáo và các học viên lớp Cao học kế toánTrường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo mọi điều kiện thuận lợi,
giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn này.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất đến với cô
TS. Dương Thị Mai Hà Trâm - Người trực tiếp hướng dẫn đã tận tình chu đáo giúp
đỡ tôi hoàn thành luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu các Phòng
ban, các khoa, bộ môn trong các trường cao đẳng trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh
đã tạo điều kiện thuận lợi, nhiệt tình cộng tác giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này.
Một lần nữa xin chân thành cảm ơn!
TP.Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2014
Tác giả luận văn

Lê Thị Kim Thoa


5

TÓM TẮT
Đề tài “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao
đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” nêu mục tiêu nghiên cứu là hệ
thống hóa những vấn đề lý luận về hệ thống thông tin kế toán. Đề tài nghiên cứu
thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM). Trên cơ sở đánh giá hiện trạng đã nêu, từ đó
phân tích và xây dựng một hệ thống thông tin kế toán mới theo hướng tiếp cận chu
trình cho các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM.
Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng công lập trên
địa bàn TP. HCM được thu thập thông tin qua việc nghiên cứu và phỏng vấn những

nhân viên kế toán, trưởng phòng kế toán đang sử dụng phần mềm kế toán tại 3
trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM.
Qua nghiên cứu thực tế, hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn TP. HCM còn nhiều nhược điểm như:
Tổ chức HTTTKT theo các phần hành nhằm theo dõi, hạch toán và cung cấp
thông tin về một hoặc một số đối tượng nhất định.
Việc thiết kế các tài khoản chi tiết chưa được quan tâm đúng mức, khi cần
thông tin chi tiết thì khó cung cấp kịp thời chính xác.
Hệ thống báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân
sách mang tính pháp lệnh tuân thủ cao. Một số báo cáo chưa phát huy được hiệu
quả cung cấp thông tin về tình hình tài chính của trường.
Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn thủ công,
việc trao đổi thông tin qua máy vi tính còn nhiều hạn chế. Vì vậy, việc xử lý thông
tin có thể bị chồng chéo nhau, thông tin cung cấp thường chậm chạp.
Việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn nhiều hạn
chế.
Từ những thực trạng đã nêu ở trên, tác giả đã phân tích và tìm hiểu các qui
trình kế toán và các phần hành kế toán. Từ đó tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại
các trường cao đẳng theo hướng tiếp cận mới – hướng tiếp cận chu trình. Trong luận


6

văn này tác giả đề xuất tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thành sáu chu trình: chu trình thu học
phí, chu trình thu khác, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa
học, chu trình chi khác và chu trình tài chính.
− Chu trình học phí: quản lý và kiểm soát thông tin về việc đóng học phí của sinh
viên.
− Chu trình cung ứng: quản lý và kiểm soát quá trình mua sắm các trang thiết bị

phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
− Chu trình thu khác: quản lý và kiểm soát các khoản thu khác ngoại trừ thu học phí
− Chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học: quản lý và kiểm soát về việc xếp
lịch học, số tiết giảng dạy, số tiết nghiên cứu khoa học của từng giảng viên, từ đó
thực hiện việc chi lương và tính số tiền vượt giờ cho giảng viên.
− Chu trình chi khác: quản lý và kiểm soát các khoản chi khác ngoài chi lương và
chi thanh toán tiền giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
− Chu trình tài chính: quản lý và kiểm soát việc lập dự toán ngân sách, quản lý việc
thu chi ngân sách, tổng hợp và lập báo cáo tài chính, tiếp nhận, sử dụng và quyết
toán kinh phí với ngân sách nhà nước.
Ngoài ra tác giả đã xây dựng được sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ chứng từ trong các
chu trình kế toán và mối liên hệ giữa các chu trình kế toán, từ đó các chuyên gia lập
trình có thể ứng dụng chuyển đổi ngôn ngữ kế toán vào phần mềm tin học để xây
dựng phần mềm kế toán đáp ứng được yêu cầu trong công tác quản lý và công tác kế
toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.


7

ABSTRACT
The thesis "Establishment of accounting information system model in the
public colleges in the area of Ho Chi Minh City" stated research goal is to
systematize the theoretical issues in accounting information systems. The thesis
studies the real status of accounting information systems in the public colleges in
Ho Chi Minh City. On the basis of assessment of the situation described, analyzed
and then build a new accounting information system under the new approach - cycle
approach to public colleges in Ho Chi Minh City.
The real status of accounting information systems in the public colleges in
Ho Chi Minh City was collected through researchs and interviews with staff
accountant, accounting manager that is using the accounting software in three

public colleges in Ho Chi Minh City
Through empirical research, accounting information system at public
colleges in Ho Chi Minh City also has many disadvantages such as:
Accounting information system organization under the section in order to
track and account and provide information about an object or a certain number.
The design of the account details have not been given due attention, when detailed
information is difficult to provide accurate timely.
System accounting reports including financial statements and budget
settlement reports legalistic adherence high command. Several reports have not
been promoted effectively provide information about the financial situation of the
school.
The exchange of information between the functional units in school is
manual; the exchange of information through computers is limited. Therefore, the
information processing may be overlapping, often providing information slowly.
The sharing of information between the functional units in schools is limited.
From the current situation described above, the authors analyze and research
the accounting processes and portion accounting to organize information system
accounting at colleges into new approach - cycle approach. In this thesis the authors


8

suggest the organization of accounting information systems in the public colleges in
the area of Ho Chi Minh City into six cycles: collection of tuition fees, collection of
other fees, provision, teaching – scientific research, other costs and finance.
− Collection of tuition fees: manage and control of information on student
tuition.
− Provision: manage and control of the procurement process equipment for
training and scientific research.
− Collection of other fees: manage and control other fees except tuition fees

− Teaching and scientific research: manage and control schedule arrangement,
teaching periods, scientific research, which make the payment of salaries and
the amount of excess hour’s faculty for individual teacher.
− Collection of Other costs: manage and control other costs without salaries
and payments teaching - scientific research.
− Finance: up to manage the budget, cash flow management and allocation,
synthesis and financial reporting, receipt, use and settlement of funds to the
state budget.
In addition, in the thesis, the author has built a data flow diagram, documents
flowchart in cycles accounting and relationship between the cycles accounting, from
which experts can program language switching applications in accounting computer
software for accounting software built to meet the requirements of management and
accounting in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City.


9

MỤC LỤC


10

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
AIS

Accounting Information System

CNTT

Công Nghệ Thông Tin

HTTTKT

Hệ thống thông tin kế toán

HTTTQL

Hệ thống thông tin quản lý

MIS

Management Information System

NCKH

Nghiên cứu khoa học

SV

Sinh viên

TP.HCM

Thành phố Hồ Chí Minh

DANH MỤC CÁC BẢNG


11

DANH MỤC CÁC HÌNH


12

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
1.1Đặt vấn đề
Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin
(CNTT) ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại hiện
nay. Bất cứ một lĩnh vực nào, một ngành nghề nào đều có thể ứng dụng công nghệ
thông tin để quản lý và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Công nghệ
thông tin giúp những nhà quản lý nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp
thời về quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, của tổ chức để kịp thời ra những
quyết định đúng đắn giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn. Trong lĩnh vực kế
toán cũng vậy, hiện nay đa số các doanh nghiệp, các tổ chức đều sử dụng phần mềm
kế toán để thực hiện việc thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin đầy đủ,
chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh các đơn
vị cho các đối tượng sử dụng.
Do nhu cầu tin học hóa trong công tác kế toán, đòi hỏi phải có một phần
mềm hữu ích, đáp ứng được yêu cầu quản lý của tổ chức nên các tổ chức, các đơn vị
cần phải hiểu rõ về hệ thống thông tin kế toán của tổ chức mình để tư vấn cho các
chuyên gia lập trình chuyển đổi ngôn ngữ kế toán vào trong phần mềm tin học. Vì
lẽ đó, hệ thống thông tin kế toán đóng một vai trò quan trọng trong công tác tổ
chức, công tác kế toán của tổ chức nhất là trong thời đại tin học hóa hiện nay.
1.2Tính cấp thiết của đề tài
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là công cụ hỗ trợ quan trọng trong quản
lý điều hành doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra. HTTTKT bao gồm nguồn nhân lực,
các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức một cách khoa học nhằm
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài sản,
nguồn vốn và quá trình kinh doanh của các đơn vị. Hiện nay, phần lớn các đơn vị

hành chính sự nghiệp và đặc biệt trong các trường học tổ chức thông tin kế toán
theo các phần hành nhằm cung cấp thông tin về một hoặc một số đối tượng kế toán
nhất định nào đó mà chưa có sự trao đổi và chia sẻ thông tin giữa các đơn vị trong
các tổ chức phi lợi nhuận với nhau. Vì vậy dẫn đến việc thu thập và xử lý thông tin


13

có thể bị trùng lắp, chồng chéo nhau, thông tin cung cấp cho người sử dụng thường
chậm trễ làm giảm hiệu quả công tác kế toán.
Mặt khác trong đề án đổi mới giáo dục Đại học Việt Nam giai đoạn 2006-2020
của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng vạch ra lộ trình hợp lý để toàn bộ hệ thống Giáo
dục Đại học Việt Nam chuyển sang đào tạo theo học chế tín chỉ trước năm 2020.
Hiện nay tất cả các trường Đại học đã chuyển sang chương trình đào tạo theo học
chế tín chỉ, một số trường cao đẳng cũng đang dần chuyển sang chương trình đào
tạo theo học chế tín chỉ. Vì vậy việc tổ chức quản lý của các trường đào tạo phải
thay đổi, phải vận hành theo nhu cầu của từng sinh viên. Do vậy, việc xây dựng lại
HTTTKT trong công tác quản lý tại các trường cao đẳng là một vấn đề cần thiết
trong giai đoạn hiện nay. Trong điều kiện ứng dụng các phần mềm quản lý tại các
trường cao đẳng, chức năng kế toán không thể thực hiện độc lập mà phải được tổ
chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác nhằm tăng cường sự phối
hợp, trao đổi dữ liệu thông tin giữa các bộ phận với nhau.
Nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nói chung, công tác kế
toán nói riêng các trường cao đẳng cần phải tăng cường việc phối hợp và trao đổi
thông tin giữa bộ phận kế toán và các phòng ban khác trong trường. Hệ thống thông
tin kế toán khi đó không thể tổ chức một cách độc lập riêng lẽ mà chúng ta phải xây
dựng lại kết hợp thành một hệ thống hoàn chỉnh theo các chu trình kế toán. Luận
văn “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng trên
địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” sẽ giúp các trường cao đẳng quản lý tốt hơn và
hiệu quả hơn trong công tác kế toán.

1.3Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu
HTTTKT đã được nhiều tác giả nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau. Xét
trên góc độ tổng quát , các tác giả Boocholdt (1996), Gelinas và Sutton (2002),
Rommey và Steinbart (2008) trong ba cuốn sách cùng tên “ Accounting Information
System“ đã trình bày các vấn đề chung nhất về HTTTKT và cách tổ chức HTTTKT
trong các tổ chức.
Tại Việt Nam, các vấn đề về HTTTKT cũng được một số tác giả nghiên cứu.


14

Tác giả Nguyễn Thế Hưng (2006) đã trình bày những nội dung cơ bản về cách thức
tổ chức HTTTKT trong các tổ chức. Tác giả Thái Phúc Huy và Nguyễn Phước Bảo
Ấn (2012) đã trình tổ chức HTTTKT trong các doanh nghiệp thành năm chu trình:
chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu
trình tài chính.
Hiện nay việc tổ chức HTTTKT trong trường cao đẳng đã được phổ biến rộng
rãi, nhưng chỉ đáp ứng cho một phần hành nào đó trong các phòng chức năng mà
chưa có sự chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau. Việc nghiên
cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh để giải quyết vấn đề quản lý tất
cả các bước liên quan đến kế toán nhằm chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, các
khoa còn rất ít. Hiện nay chỉ có một đề tài nghiên cứu về vấn đề này đó là bài báo :
“Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong trường đại học theo cách tiếp cận chu
trình” của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh.
Đề tài nghiên cứu tổ chức HTTTKT trong các trường đại học được tổ chức
thành bốn chu trình: Chu trình thu học phí, Chu trình cung ứng, Chu trình giảng dạy
và nghiên cứu khoa học, Chu trình tài chính. Trên cơ sở thừa kế nghiên cứu của tác
giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh. Trong luận văn này tác giả đi
xây dựng HTTTKT trong các trường cao đẳng công lập trong điều kiện đổi mới cơ
chế quản lý tài chính theo hướng tự chủ và theo chương trình đào tạo tín chỉ. Tác

giả đề xuất tổ chức HTTTKT trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.
HCM thành sáu chu trình: chu trình học phí, chu trình cung ứng, chu trình thu khác,
chu trình chi khác, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình tài chính.
1.4Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
−

Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công
lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM).

−

Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn TP. HCM theo hướng tiếp cận chu trình.

1.5Nội dung nghiên cứu của đề tài
Để đạt được các mục tiêu nêu trên cần giải quyết các vấn đề sau:


15

 Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập hiện
nay
− Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao
đẳng công lập hiện nay và đưa ra các giải pháp.
 Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán theo hướng tiếp cận chu trình
− Phân tích hệ thống
− Thiết kế hệ thống
− Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu
− Xây dựng sơ đồ lưu chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình
1.6Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Các phương pháp nghiên cứu sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu và nội dung
trên:
Nội dung nghiên cứu 1: Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao
đẳng hiện nay.
Phương pháp thu thập thông tin:
− Tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán hiện hành của các trường cao đẳng công
lập trên địa bàn TP.HCM đang sử dụng để phân tích rút ra những ưu điểm và
nhược điểm của HTTTKT hiện tại. Tác giả đã tiến hành khảo sát trực tiếp hệ
thống thông tin kế toán tại ba trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM
đó là: trường cao đẳng Tài Chính – Hải Quan, trường cao đẳng Công Thương
và trường cao đẳng Công Nghệ Thủ Đức.
− Thu thập thông tin trực tiếp từ phòng Tài Chính – Kế Toán, phòng Nghiên cứu
Khoa học, phòng Đào Tạo, phòng Công tác Học sinh viên, phòng Quản trị thiết
bị và các khoa.
− Tìm hiểu quy trình thực hiện các phần hành kế toán trong trường cao đẳng công
lập từ các phòng ban có liên quan để tìm ra những ưu điểm và nhược điểm để
xây dựng quy trình cho hệ thống thông tin kế toán mới.
Phương pháp điều tra thực địa


16

− Phỏng vấn người quản lý chịu trách nhiệm ở các phòng ban sử dụng hệ thống
thông tin kế toán hiện tại (câu hỏi phỏng vấn: phụ lục 01).
− Phỏng vấn các nhân viên sử dụng hệ thống: mô tả công việc và nhiệm vụ của
họ, những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng HTTTKT (câu hỏi phỏng vấn: phụ
lục 03).
Nội dung nghiên cứu 2: Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán
Phương pháp phân tích số liệu
− Phân tích các phần hành của hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao

đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM.
− Phân tích các qui trình của hệ thống từ đó xây dựng sơ qui trình cho hệ thống
mới
− Phân tích tổng hợp các qui trình tìm ra điểm mạnh điểm yếu của hệ thống cũ để
xây dựng sơ đồ hệ thống mới.
Phương pháp công cụ mô hình hóa
− Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)
− Xây dựng lưu đồ chứng từ - sơ đồ dòng thông tin (DF - Document Flowchart)
− Thiết kế cơ sở dữ liệu
1.7Kết cấu luận văn
Luận văn được kết cấu thành các nội dung như sau:
− Chương 1. Giới thiệu: giới thiệu về các lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu,
phương pháp nghiên cứu, tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu và kết cấu đề tài.
− Chương 2: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
− Chương 3: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn TP. HCM
− Chương 4: Xây dựng và thiết kế hệ thống thống thông tin kế toán trong các
trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM
− Chương 5: Kết luận và kiến nghị


17

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý
2.1.1
Hệ thống
Theo Thái Phúc Huy (2012), “Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan
hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ thống” cụ thể

như: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường cao đẳng…
Theo Phan Đức Dũng (2008), “Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối
hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”.
Một hệ thống bất kỳ gồm có bốn đặc điểm như sau:
− Các thành phần, bộ phận trong hệ thống
− Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong
− Phạm vi giới hạn của hệ thống
− Các mục tiêu hướng đến của hệ thống
Vai trò của hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các thành phần cấu thành nên
một tổ chức vì vậy nó có vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức đó. Các thành
phần có thể hoạt động độc lập nhau nhưng không thể không liên kết (quan hệ) với
các thành phần khác. Trong quá trình hoạt động, thông tin có thể truyền từ thành
phần này sang thành phần khác trong hệ thống, thông tin đầu ra của thành phần này
sẽ là thông tin đầu vào cuả thành phần khác. Do đó, một tổ chức muốn hoạt động tốt
thì phải có sự thống nhất cao giữa các thành phần trong hệ thống. Hệ thống hoạt
động tốt mới đem lại hiệu quả cho tổ chức.
Cấu trúc của hệ thống: là sự sắp xếp thiết kế các phần tử bên trong của hệ
thống. Các yếu tố đầu ra, đầu vào: khi thiết lập một hệ thống, chúng ta cần tìm
hiểu sản phẩm của hệ thống trước, có nghĩa là sản phẩm phục vụ cho mục đích gì,
cần những yếu tố nào, báo cáo gì thì lúc đó chúng ta mới biết được đầu vào của hệ
thống là gồm những dữ liệu nào.
Môi trường của hệ thống: là các yếu tố, điều kiện nằm ngoài hệ thống và có
ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống đó.


18

Hệ thống con: là một hệ thống nhỏ nằm trong hệ thống nào đó
Phân loại hệ thống: Một hệ thống có thể chứa nhiều hệ thống con và trong
mỗi hệ thống con sẽ có những tính chất như một hệ thống, có thể dùng các phương

tiện, cách thức khác nhau nhưng đều liên kết với nhau và cùng thực hiện mục tiêu
chung của hệ thống. Theo Nguyễn Thế Hưng (2008) hệ thống được phân thành các
loại sau:
 Theo sự phân cấp hệ thống, hệ thống bao gồm hệ thống cấp thấp và hệ thống
cấp cao.
 Theo sự tác động và mối quan hệ với môi trường bên ngoài, hệ thống bao gồm
hệ thống đóng, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi.
Hệ thống đóng: là hệ thống không có liên hệ với môi trường bên ngoài. Môi
trường cũng không tác động đến quá trình của hệ thống. Hệ thống này chỉ mang ý
nghĩa về mặt lý thuyết.
Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống đóng nhưng có giao tiếp với môi
trường bên ngoài, bị môi trường bên ngoài tác động và ngược lại hệ thống cũng tác
động đến môi trường và được kiểm soát.
Hệ thống mở: là hệ thống có liên hệ và chịu sự tác động rất mạnh của môi
trường bên ngoài. Hệ thống không kiểm soát được sự tác động qua lại của nó với
môi trường và thường không ổn định hoặc không kiểm soát được các thông tin vào.
Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống mà một phần thông tin đầu ra của
nó cho phép kiểm soát thông tin đầu vào qua đó tối ưu hóa các mục tiêu của hệ
thống.
2.1.2

Hệ thống thông tin

“Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập
hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung
cấp thông tin cho người sử dụng” (Gelinas và Sutton, 2002)
Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho đối tượng sử
dụng được gọi là hệ thống thông tin. Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh
báo sóng thần, hay hệ thống kế toán…là những hệ thống thông tin với mục tiêu

19

Lưu trữ

Dữ liệu
đầu vào

Xử lý

Người dùng

cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. Mô
hình chức năng của một hệ thống thông tin (hình 2.1)
• Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức
thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin
• Thành phần xử lý: các quá trình, bộ phận hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu
đầu vào đã phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để làm biến đổi
tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng.
• Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo
ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho quá trình xử lý và cung cấp thông tin
về sau.

Hình 2.1 Mô hình chức năng của hệ thống thông tin
Nguồn (Gelinas và Sutton, 2002)
1


20

• Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin
được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng.
• Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông
tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đã được đặt ra đồng thời phản hồi lại
những sai sót, hạn chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khác phục,
sửa chữa.
2.1.3
2.1.3.1

Hệ thống thông tin quản lý
Khái niệm

Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là một hệ thống thông tin bao gồm các
thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ các
hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định của các cấp
quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm
soát quá trình hoạt động của tổ chức (Thái Phúc Huy, 2012).

Hoạch định

Tổ chức/
Thực hiên

Đánh giá/ Kiểm soát

Hệ thống thông tin quản lý
Hoạt động của doanh nghiệp

Hình 2.2 Bản chất của Hệ thống thông tin quản lý
Nguồn (Thái Phúc Huy et al, 2012)

2

Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt dộng của doanh nghiệp
thông qua các quá trình ra quyết định. Quá trình này có thể diễn ra theo các bước
sau:
− Sử dụng đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề giải quyết
− Đưa ra các phương án giải quyết


21

− Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án
− Lưạ chọn phương án khả thi và ra quyết định
Như vậy HTTTQL là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ
chức. HTTTQL trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, kiểm tra thực
hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của các cấp
quản lý trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước.
2.1.3.2

Vai trò

Hệ thống thông tin quản lý có vai trò thu nhập thông tin , xử lý và cung cấp
thông tin cần thiết cho người sử dụng khi họ có nhu cầu. Vai trò của hệ thống thông
tin quản lý có thể được sơ đồ hóa như sau:

HTTTQL thu nhận

Xử lý (áp dụng nh
Thông tin kết quả
NSD

Hình 2.33 Quá trình diễn ra trong HTTTQL
Nguồn (Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009)

Phân phát


22

Thu thập thông tin: Do hệ thống thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nên
thông tin thường đa dạng phức tạp. cho nên muốn có thông tin hữu ích thì hệ thống
phải chọn lọc thông tin:
− Phân tích các thông tin tránh những thông tin có hại
− Thu thập thông tin có ích: những thông tin có ích cho hệ thống được cấu trúc
hóa để có thể khai thác trên các phương tiện tin học.
Xử lý thông tin: Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý đầu
tiên, tiếp theo là tác động lên thông tin, xử lý thông tin:
− Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu
− Thực hiện tính toán tạo ra thông tin kết quả
− Thay đổi hoặc loại bỏ dữ liệu
− Sắp xếp dữ liệu
− Lưu trữ tạm thời dữ liệu hoặc lưu trữ
Có nhiều cách xử lý thông tin như xử lý thủ công, cơ giới hoặc tự động
Phân phối thông tin: Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống nó đặt ra vấn đề
là ai phân phối, phân phối cho ai và vì sao phải phân phối.
Để tối ưu phân phối thông tin, hệ thống cần đáp ứng 3 tiêu chuẩn:
− Tiêu chuẩn về dạng: tốc độ truyền thông tin, số lượng nơi nhận, … dạng phải
thích hợp với phương tiện truyền.
− Tiêu chuẩn về thời gian: bảo đảm tính thích đáng của của các quyết định.
− Tiêu chuẩn về tính bảo mật: thông tin đã xử lý cần đến thẳng người sử dụng,
việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nó.

2.1.3.3

Phân loại hệ thống thông tin quản lý

 Phân loại theo cấp độ quản lý: chúng ta phân thành ba loại HTTTQL sau:
− Hệ thống xử lý nghiệp vụ
− Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
− Hệ thống hỗ trợ điều hành
 Phân loại theo nội dung kinh tế


23

HTTTQL có nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình sản xuất
kinh doanh của các doanh nghiệp để cung cấp các loại thông tin mang nội dung
khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Hình 2.4 Các hệ thống con của HTTTQL
Nguồn (Dương Quang Thiện, 2007)
4

2.2Hệ thống thông tin kế toán
2.2.1
Khái niệm
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một hệ thống con đặc biệt của hệ
thống thông tin. Mục đích của HTTTKT là thu thập, xử lý và báo cáo thông tin liên
quan đến tài chính của các nghiệp vụ kinh doanh.
2.2.2

Bản chất

Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành
trong một tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề ra. Chức năng này thể hiện thông qua việc
cung cấp các thông tin tài chính hữu ích phục vụ cho việc hoạch định tổ chức, thực
hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Để thực hiện chức


24

năng đó cần phải có cấu trúc được thiết lập để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
theo chức năng của kế toán. Cấu trúc đó chính là HTTTKT.
Quá trình vận hành để cung cấp thông tin thường được thực hiên theo các bước
trong hình vẽ.

Các đối tượng kế toán

Nội dung nghiệp vụ phát sinh

Ghi nhận sắp xếp theo thời
Ghi
gian
nhận sắp xếp các nội dung Thông
quản lýtin kế toán (sổ sách báo cáo kế toán)

Các đối tượng quản lý

Hình 2.5 Quy trình xử lý của HTTTKT
Nguồn (Thái Phúc Huy et al, 2012)
5

− Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện qua quá trình sản xuất kinh doanh
qua chứng từ và các đối tượng mang dữ liệu.
− Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký
− Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung tập hợp và theo dõi như tập hợp theo
các đối tượng kế toán, các đối tượng theo dõi chi tiết gọi là chuyển sổ.
− Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với các nội dung đã được tập hợp,
theo dõi.
2.2.3

Các thành phần cuả HTTTKT

HTTTKT là một hệ thống con của HTTTQL. Do đó HTTTKT cũng có các
thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin. Đó là:


25

Dữ liệu đầu vào: Gồm tất cả những nội dung được đưa vào hệ thống như: hệ
thống chứng từ, các đối tượng kế toán như: Tài sản, nguồn vốn, thu nhập, chi phí,..
hệ thống các mẫu sổ, mẫu biểu kế toán quy định, hệ thống các đối tượng quản lý: .
Hệ thống xử lý: Bao gồm tất cả các yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ
liệu để có thông tin kế toán hữu ích như: quy trình luân chuyển chứng từ, hình thức
ghi sổ, quy định về phân tích hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, phương thức xử lý
bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công, bộ máy xử lý…
Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ lại bằng: Hệ thống
chứng từ ghi sổ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công. Các tập tin, bảng
lưu trữ trong hệ thống kế toán bằng máy tính.
Kiểm soát: Bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập
trong hệ thống kế toán để kểm soát quá trình thu thậ, xử lý và cung cấp thông tin
của hệ thống kế toán, đảm bảo cho các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích

cho các đối tượng sử dụng thông tin.
Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống kế toán thể hiện trên nội dung
của các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ
thống sổ sách kế toán.
2.2.4

Đối tượng của HTTTKT

Hệ thống thông tin kế toán tài chính được xây dựng trên cơ sở nhiều hệ thống
ứng dụng:
Chu trình doanh thu: chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi
nhận những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu gồm các
bước nhận đặt hàng của khách hàng, giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng,
yêu cầu khách hàng thanh toán tiền và nhận tiền thanh toán.
Chu trình chi phí: chu trình chi phí bao gồm các sự kiện liên quan đến hoạt
động mua hàng hay dịch vụ và thanh toán tiền. Có bốn sự kiện kinh tế được ghi
chép và xử lý trong chu trình chi phí gồm: doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần
thiết, nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu, xác định nghĩa vụ thanh toán, doanh nghiệp
thanh toán tiền.