Bài luận tốt nghiệp Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Lao động Thương binh và Xã hội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (523.6 KB, 83 trang )
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................3
1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................................................3
2. Mục tiêu đề tài....................................................................................................................................5
3. Đối tượng nghiên cứu.........................................................................................................................5
4. Phạm vi nghiên cứu.............................................................................................................................5
5. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................................................5
6. Kết cấu:................................................................................................................................................5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO
NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI CƠ QUAN HIỆN NAY........7
1.1 Những vấn đề chung về công tác lập hồ sơ.....................................................................................7
1.2 Nội dung công tác lập hồ sơ...........................................................................................................12
1.3 Những vấn đề chung về công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...........................21
1.4 Văn bản quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.........................23
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP
HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG
BINH VÀ XÃ HỘI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG................................................25
2.1 Khái quát chung về Sở Lao động – Thương binh & Xã hội thành phố Đà Nẵng............................25
2.2. Thưc trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Lao động – Thương
binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng.......................................................................................................32
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 2016...................................................................................44
Người Lập.........................................................................................................45
2.3. Nhận xét chung..............................................................................................................................49
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LẬP
HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI SỞ LAO
ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.............54
3.1. Giải pháp........................................................................................................................................54
3.2. Quy trình thực hiện giải pháp........................................................................................................58
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................63
PHỤ LỤC:..........................................................................................................65
Phụ lục 1: Mẫu Mục lục văn bản;..........................................................................................................65
Phụ lục 2: Danh mục hồ sơ dự kiến năm 2016 của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội;..............65
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
Phụ lục 3: Danh mục hồ sơ chính thức năm 2016 của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội..........65
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan
Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân
(gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói
riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông
tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin
chủ yếu, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc,
có thể xếp công tác Văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản
lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt phổ biến
mang tính pháp lý. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ
quan phải tổ chức việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ càng
hoàn chỉnh, văn bản càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng
được tăng lên bấy nhiêu. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt văn bản
giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm
bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm
cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh.
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng và hết sức quan trọng trong công tác văn
thư đối với cơ quan, đơn vị, được thực hiện trong suốt thời gian giải quyết công
việc, tức là lúc công việc giải quyết đến đâu, cán bộ phụ trách công việc phải
tiến hành sưu tầm, tập hợp các văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ. Tài
liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm được nhanh chóng, làm căn cứ
chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chất
lượng công tác của nhân viên. Để hồ sơ lập ra có chất lượng, đảm bảo được các
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
yêu cầu, người lập cần có hiểu biết nhất định về phương pháp lập hồ sơ, nếu lập
ở văn thư cơ quan cần có sự hướng dẫn của cán bộ văn thư hoặc lưu trữ chuyên
trách của cơ quan.
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắc buộc đối với các
đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần gìn giữ
an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị
và cũng góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam,
phục vụ cho nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không
tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc,
mất mác và khi có nhu cầu sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm.
Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và Văn phòng Sở Sở
Lao động – Thương binh và Xã hội, tôi đã chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng” nhằm tìm
hiểu rõ hơn về thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan từ đó có thể nêu lên một số giải pháp của mình nhằm nâng cao hiệu quả
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Sở Lao động –
Thương binh và Xã hội.
Qua thời gian 2 tháng thực tập tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tôi
đã có dịp làm quen với môi trường làm việc nơi công sở, học hỏi và rèn luyện
cho mình phong cách làm việc của một cán bộ văn thư và tích lũy được nhiều
kinh nghiệm bổ ích, góp phần hoàn thiện hơn về lý luận, nâng cao kỹ năng thực
hành các nghiệp vụ chuyên môn về công tác văn thư, đặc biệt là công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở LĐTB&XH thành phố Đà Nẵng.
Đây là một vấn đề đang được quan tâm tại Sở Lao động – Thương binh và Xã
hội và có vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của
Sở LĐTB&XH. Do đó, tôi cố gắng hoàn thành khóa luận đề tài này với tinh thần
nghiêm túc nhằm đảm bảo yêu cầu của nhà trường.
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
2. Mục tiêu đề tài.
Tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ và
lưu trữ cơ quan;
Nghiên cứu xây dựng cơ sở lý thuyết đề tài theo quy định của Nhà nước;
Tìm hiểu rõ hơn về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
Khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Đà
Nẵng. Từ đó, nhận thấy những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề
cần nghiên cứu và đề xuất phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Sở
LĐTB&XH hiện nay.
3. Đối tượng nghiên cứu.
Các văn bản quản lý Nhà nước quy định về vấn đề công tác lập hồ sơ hiện
hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
Tình hình thực tiễn về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của
Văn phòng Sở và các đơn vị, cá nhân tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
4. Phạm vi nghiên cứu.
Các văn bản quản lý Nhà nước về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan
Tình hình thực tiễn công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng
5. Phương pháp nghiên cứu.
Khảo sát các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư và công việc lập hồ sơ,
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở LĐTB&XH thành phố Đà Nẵng;
So sánh tình hình thực tế công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng với lý thuyết đã học
6. Kết cấu:
Gồm 3 chương:
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan tại cơ quan hiện nay
Chương 2: Thực trạng về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Lao động - Thương binh và Xã
hội thành phố Đà Nẵng
Do thời gian và khả năng làm bài của bản thân còn hạn chế và đây là lần đầu
tiên tiếp xúc với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Sở
Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng mặc dù đã cố gắng rất
nhiều nhưng không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình làm bài. Vì vậy,
tôi rất mong nhận được sự chỉ dẫn và đóng góp ý kiến của quý Thầy, Cô để đề
tài tốt nghiệp được tốt hơn.
Để có thể hoàn thiện đề tài này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình và
quý báu của giảng viên Nguyễn Thị Lệ Thủy. Bên cạnh đó, trong thời gian thực
tập, tôi cũng nhận được sự giúp đỡ tận tình của các cô chú, anh, chị trong Sở
Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng
Tôi xin chân thành cảm ơn và mong tiếp nhận được sự chỉ đạo của các Thầy
cô và anh chị trong Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố Đà Nẵng
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO
NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI CƠ QUAN HIỆN NAY
1.1 Những vấn đề chung về công tác lập hồ sơ.
1.1.1 Một số khái niệm
Hồ sơ là tập hợp văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự
việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó
hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại
văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành.
Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết
định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn ... cũng được coi như những hồ sơ.
Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết
công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự kiện hoặc theo các
đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương
pháp khoa học.
Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức là bảng kê tên cá hồ sơ mà cơ quan,
đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc định kỳ chuyển giao
những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
1.1.2 Một số loại hồ sơ
Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình thành
trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan, đơn vị.
Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp
lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan.
Sự khác nhau giữa hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc:
Hồ sơ công việc
Hồ sơ nguyên tắc
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
+ Là những bản chính, bản sao có giá
+ Là bản sao chính xác bản chính các
trị như bản chính cùng các văn bản, giấy
văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt
tờ có liên quan đến quá trình giải quyết
công tác nghiệp vụ, chuyên môn
công việc
+ Tài liệu thường có thời gian trong
một năm hành chính hoặc theo thời gian
+ Có thể tập hợp văn bản của nhiều
năm, nếu có thay đổi, phải sử dụng văn
bản có hiệu lực hiện hành
công việc mà hồ sơ đó phản ánh
+ Nộp vào lưu trữ cơ quan
+ Không nộp vào lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân
cụ thể ;
- Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ
sơ thiết kế thi công…..
1.1.3 Lập hồ sơ hiện hành
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng của công tác văn thư cơ quan, được thực
hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liên quan đã giải
quyết xong thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơ
quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương tình kế hoạch công tác mới. Để
phân biệt với việc lập hồ sơ trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử với việc lập
hồ sơ đối với các văn bản vừa giải quyết xong ở cơ quan thì việc lập hồ sơ đối
với các văn bản vừa giải quyết xong ở cơ quan được gọi là lập hồ sơ hiện hành
Lập hồ sơ hiện hành: Do cá nhân thực hiện, được tiến hành đồng thời với
quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài
liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu.
1.1.3.1 Mục đích ý nghĩa của lập hồ sơ hiện hành
a. Nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, viên chức
Các văn bản sau khi giải quyết xong được lâp thành hồ sơ theo từng vấn đề,
sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và của từng đơn vị sẽ giúp cá
nhân sắp xếp, cán bộ, viên chức và thử trưởng cơ quan quản lý văn bản, tài liệu
một cách đầy đủ, có hệ thống và khoa học;
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết công việc và tra tìm được nhanh
chóng và đầy đủ; nghiên cứu vấn đề có hệ thống và tròn vẹn; đề xuất ý kiến và
giải quyết công việc có căn cứ xác đáng, kịp thời và tiết kiệm được thời gian;
nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của từng cán bộ, viên chức nói riêng
và cơ quan nói chung.
b. Giúp cơ quan, đơn vị quản lý văn bản được chặc chẽ
Khi văn bản được tập hợp đầy đủ và lập thành hồ sơ, sẽ giúp thủ trưởng cơ
quan, các đơn vị và cán bộ văn thư dễ dàng theo dõi và nắm chắc thành phần,
nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình; xác định được hồ sơ,
tài liệu quan trọng, có giá trị cần được bảo quản chu đáo; phát hiện những văn
bản bị phân tán, thất lạc do cho mượn tùy tiện; giữ gìn được bí mật nhà nước và
bí mật cơ quan.
c. Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, tại khoản 1 Điều 14:
Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc
thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải tài liệu rời lẻ. Đó
là yêu cầu bắc buộc. Vì rằng nếu như công tác tác lập hồ sơ hiện hành được làm
tốt tức là tài liệu của cơ quan đã được phân loại theo từng vấn đề, sự việc và xác
định được giá trị của chúng trên cơ sở đó, văn thư cơ quan sẽ dễ dàng chọn ra
những hồ sơ tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp đầy đủ và
đúng hạn vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ được lập tốt ở văn thư sẽ tạo thuận lợi cho
cán bộ lưu trữ trong công tác tổ chức khoa học tài liệu và thực hiện các nghiệp
vụ chuyên môn khác.
Nhờ vậy, sẽ nâng cao hiệu suất công tác và chất lượng tài liệu, có thể đáp ứng
kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu cho cán bộ cơ quan,
phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý, sản xuất và nghiên cứu của cơ quan.
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
1.1.3.2 Các nguyên tắc (yêu cầu) cơ bản khi lập hồ sơ
Để hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về nghiên cứu sử
dụng và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo các yêu cầu sau đây:
a. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt động
của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ nhất
định do Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình thành trong
quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng phản ánh hoạt động của
cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể. Chính vì
vậy, thành phần và nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ thường lệ thuộc bởi chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản
ánh đúng đắn chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồ sơ phải thể hiện
được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự
việc được đề cập trong hồ sơ. Do đó, đối với những văn bản không phản ánh
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ đó thì không
lập hồ sơ ( hoặc không đưa vào lập hồ sơ)
b. Đảm báo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản
Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một
quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc. Văn
bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ
với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con
người. Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới
phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của
chúng. Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và
hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân định hồ sơ
cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để
lập thành những hồ sơ khác nhau.
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lập hồ sơ theo các đặc trưng về hình
thức của văn bản.
c. Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị
Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề,
sự việc thường hình thành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch
sư, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong
thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi công việc đã được giải
quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sủ
dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau. Chẳng
hạn, văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp cho lưu trữ Nhà nước tức các
trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia, văn bản có ý nghĩa thực tiễn lâu dài sẽ bảo
quản lâu dài ở lưu trữ cơ quan, còn văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian
ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức trong cơ quan một thời gian nhất
định, rồi tiêu hủy theo sự huớng dẫn của lưu trữ cơ quan, đối với những văn bản
không còn ý nghĩa thì có thể loại hủy. Do đó, khi lập hồ sơ, cần chú ý phân biệt
giá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều.
Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảo
quản, phục vụ nghiên cúu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo
quản, cán bộ lưu trữ sẽ khởi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ.
Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ cũng
tách rời từng văn bản trong hồ sơ để xét giá trị của chúng. Vì trong thực có
những hồ sơ gồm các văn bản có liên quan mật thiết với nhau, toàn bộ văn bản
hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ đó. Trong trường hợp này, phải xem xét
giá trị của chúng trong mối liên quan với các văn bản khác của hồ sơ, ví dụ như
hồ sơ về một vụ án, hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, hồ sơ cán bộ.
d. Văn bản trong hồ sơ phải đảm báo đúng thể thức văn bản
Muốn cho hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng
pháp lý, thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản do Nhà
nước quy định, nghĩa là phải có quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ
quan...Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên,
sẽ không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể
trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng yêu cầu này,
chú ý thu thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.
e. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác
Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa
hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm,
nghiên cứu được nhanh chóng và thuận lợi.
1.1.3.3 Trách nhiệm thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
Điều 9, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:
1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải
bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực
hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ
cơ quan.
1.2 Nội dung công tác lập hồ sơ
1.2.1 Lập danh mục hồ sơ
1.2.1.1 Tác dụng của danh mục hồ sơ:
Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức công tác lập hồ sơ và
quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp
phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối
với việc lập hồ sơ và chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
1.2.1.2 Căn cứ lập danh mục hồ sơ
Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị; quy chế làm việc, quy chế công tác văn
thư của cơ quan, tổ chức.
- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn
vị và cá nhân.
- Danh mục hồ sơ những năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục lục
hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có) và các quy định hiện hành của nhà nước về
thời hạn bảo quản tài liệu.
1.2.1.3. Nội dung lập danh mục hồ sơ
a) Xây dựng khung đề mục (khung phân loại): theo cơ cấu tổ chức hoặc theo
mặt hoạt động của cơ quan.
- Nếu theo cơ cấu tổ chức: Tên mỗi đơn vị, phòng, ban trong cơ quan là một
đề mục lớn;
- Trong mỗi đề mục lớn theo lĩnh vực có thể có các đề mục nhỏ là các vấn
đề thuộc phạm vi lĩnh vực đó.
- Các đề mục lớn, nhỏ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng
hợp đến cụ thể, kết hợp theo mối liên hệ lôgic và vị trí, tầm quan trọng của chúng.
- Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ bao gồm cả hồ sơ, tài liệu hình
thành trong hoạt động của tổ chức đảng và các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức
thì hồ sơ, tài liệu của các tổ chức này nên để thành đề mục riêng và sắp xếp ở
cuối danh mục hồ sơ.
- Tuỳ theo cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức
mà quyết định lựa chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm
việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức có
cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị rõ ràng thì nên áp
dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Đối với các cơ quan, tổ
chức có cơ cấu tổ chức không ổn định, chức năng nhiệm vụ không rõ ràng thì
nên xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
b) Xác định những hồ sơ cần lập, đơn vị hoặc người lập và dự kiến tiêu đề
hồ sơ
Việc xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc người lập dựa vào
các căn cứ lập danh mục hồ sơ như đã nêu ở phần trên, đặc biệt là chương trình
kế hoạch và nhiệm vụ kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức
và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân. Đơn vị, cá
nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc nào (hoặc chủ trì giải
quyết nếu có nhiều đơn vị, nhiều người tham gia) thì có trách nhiệm lập hồ sơ về
công việc đó.
Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải phản ánh khái quát được nội
dụng của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc. Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: tên
loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian. Trật tự các yếu tố
thông tin có thể thay đổi tuỳ theo từng loại hồ sơ.
Các tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự từ những
tiêu đề hồ sơ về các công việc chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu đề hồ
sơ về các công việc cụ thể.
c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ:
Căn cứ:
- Nội dung, tính chất của vấn đề, sự việc được phản ánh trong hồ sơ. Nhìn
chung, những hồ sơ về các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọng
tâm hay đặc biệt của cơ quan, tổ chức sẽ có giá trị cao hơn và do đó sẽ có thời
hạn bảo quản lâu hơn so với những hồ sơ phản ánh các chức năng nhiệm vụ
không cơ bản hoặc các hồ sơ có tính chất tổng hợp thường có thời hạn bảo quản
lâu hơn so với các hồ sơ về những vấn đề, sự việc cụ thể.
- Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ đối với việc theo dõi, giải quyết công việc
trước mắt của cơ quan, tổ chức.
- Nhu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan, tổ chức và của xã hội sau này.
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
- Các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan, Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ
chức, của ngành.
Hồ sơ có thể được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản trong
một thời gian nhất định, tính bằng số lượng năm cụ thể (5 năm, 10 năm, 15 năm,
20 năm, 30 năm…)
d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
Các đề mục lớn, đề mục nhỏ và hồ sơ được đánh số, ký hiệu như sau:
- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.
- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng, liên
tục bằng chữ số Ả rập.
- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và
ký hiệu (bằng các chữ in hoa viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề
mục lớn trong danh mục hồ sơ (tên đơn vị hoặc mặt hoạt động) do mỗi cơ quan,
tổ chức quy định cụ thể nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ. Khi đánh số hồ
sơ, có thể áp dụng một trong hai cách sau:
Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01, cuối
mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh
Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn (đơn vị tổ
chức hoặc mặt hoạt động), bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục cũng để một số
dòng trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.
* Bảng mẫu thời hạn bảo quản của hồ sơ.
Số
và
ký Tên đề mục Thời
hạn Đơn
hiệu HS
và tiêu đề hồ bảo quản
vị/người lập
(1)
sơ
(2)
hồ sơ
(4)
(3)
Ghi chú
(5)
Khóa Luận Tốt Nghiệp
I.
Khoa Quản Trị
PHÒNG
KẾ HOẠCH
TỔNG HỢP
1.
Phòng
Hành chính
- Quản trị
01.KH
02.
KẾ
HOẠCH
…
II. PHÒNG
KẾ TOÁN
50. KT
51.KI
…
III. PHÒNG
KHO QUỸ
100. KQ
102.KQ
…
IV. PHÒNG
VI TÍNH
…..
1.2.1.4. Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện
a) Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà áp dụng một trong
hai cách tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ sau đây:
- Cách thứ nhất: Thực hiện theo trình tự như sau:
+ Văn phòng, phòng hành chính chỉ đạo cán bộ văn thư, lưu trữ xây dựng dự
thảo danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;
+ Tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân liên quan trong cơ quan, tổ
chức về dự thảo danh mục hồ sơ;
+ Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức duyệt ban hành;
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
- Cách thứ hai: Thực hiện theo trình tự như sau:
+ Các đơn vị trong cơ quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị
mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ;
+ Văn phòng, phòng hành chính tổng hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị
thành dự thảo danh mục hồ sơ chung của cơ quan tổ chức, tiến hành bổ sung
chỉnh sửa nếu cần thiết;
+ Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức duyệt ban hành.
Lưu ý: Danh mục hồ sơ cần ban hành vào đầu năm. Đối với những cơ quan, tổ
chức có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ ổn định thì chỉ cần sửa đổi, bổ sung
danh mục hồ sơ của năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng trong năm sau.
b) Tổ chức thực hiện
Danh mục hồ sơ của cơ quan sau khi được ban hành sẽ gửi cho các đơn vị,
cá nhân liên quan để tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có các hồ
sơ được dự kiến chưa sát thực tế hoặc các công việc phát sinh thuộc trách nhiệm
lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân nào thì đơn vị, cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ
sung vào phần danh mục hồ sơ của mình, cuối năm, thông báo cho Văn phòng
hoặc Phòng Hành chính để tổng hợp vào danh mục hồ sơ chung của cơ quan.
1.2.2 Các bước lập hồ sơ
1.2.2.1. Mở hồ sơ
- Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổ chức,
tên đơn vị, số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ.
- Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức hoặc nhiệm vụ được giao
và kinh nghiệm công tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán bộ,
công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ về những công việc mà mình
theo dõi, giải quyết. Đối với những cơ quan, tổ chức đã có danh mục hồ sơ thì
việc mở hồ sơ có thể được giao cho cán bộ văn thư, lưu trữ thực hiện, sau đó
chuyển bìa hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ.
- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì,
khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên
chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
1.2.2.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cập
nhật đúng và đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ tương ứng từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu trình,
ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo,
văn bản đi của cơ quan, tổ chức và những tài liệu tham khảo cần thiết.
Ví dụ 1: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm:
- Tờ trình về kế hoạch tổ chức hội nghị;
- Chương trình hội nghị;
- Lời khai mạc;
- Dự thảo báo cáo tổng kết;
- Các báo cáo tham luận;
- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;
- Nghị quyết hội nghị;
- Biên bản hội nghị.
Ví dụ 2: Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ.
- Các văn bản đề nghị, chỉ đạo, huớng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ.
- Tài liệu về quá trình lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị.
- Các tài liệu về lý lịch và quá trình công tác của các cán bộ.
- Biên bản cuộc họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, Chính quyền về các cán
bộ đề nghị bổ nhiệm.
- Quyết định của thủ trưởng cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan về việc bổ
nhiệm cán bộ đề nghị bổ nhiệm
Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến những văn bản, tài
liệu dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại
hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình… Tuy nhiên, cũng cần tránh
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan
trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.
1.2.2.3. Kết thúc và biên mục hồ sơ
Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ cũng kết thúc. Để hoàn chỉnh hồ
sơ về công việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ. Đối
với những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản nhiều thì nên phân chia thành các tập
- đơn vị bảo quản một cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
- Xác định giá trị tài liệu
+ Xem xét, loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu
đã có bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảo
văn bản về những vấn đế quan trọng có ghi các ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ý
kiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết;
+ Kiểm tra lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu có
trong hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
+ Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn
bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho
việc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi
cần thiết sau này được thuận tiện.
+ Phương pháp sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định,
bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết
công việc trong thực tế. Một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Cách 1: Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lập
theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản.
Cách 2: Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo
dõi, giải quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ vụ việc.
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
Cách 3: Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC... tên gọi tác
giả, tên địa danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả;
của các tác giả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng
cấp nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau.
Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì nên đưa phim, ảnh
vào bì; băng, đĩa vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ hoặc nếu để riêng thì phải
có chỉ dẫn.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ được dự kiến trong danh mục.
- Biên mục hồ sơ
Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:
+ Đánh số tờ:
Dùng bút chì đen, mềm để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ
cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số
Ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi
và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số
trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ:
có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là
15a và 15b.
Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ
sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.
+ Viết mục lục văn bản:
Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục
văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ.
+ Viết chứng từ kết thúc:
Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và
đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ
kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ.
Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ
20 năm trở lên) thì chỉ đánh số tờ.
+ Viết bìa hồ sơ:
Ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời
gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn
bảo quản lên bìa hồ sơ.
Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt
những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;
Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết
thúc và biên mục hồ sơ; hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi,
giải quyết và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.
1.3 Những vấn đề chung về công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
Theo quy định hiện hành, các văn bản sau khi giải quyết xong phải lập thành
hồ sơ và được giữ lại ở đơn vị có liên quan một năm để nghiên cứu, sử dụng khi
cần thiết, sau đó phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải là những hồ sơ có giá trị thực tiễn và
giá trị lịch sử. Đối với những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu, nếu đơn vị cần giữ lại để
tiếp tục theo dõi, nghiên cứu thì cần phải làm thủ tục mượn lại với lưu trữ cơ quan.
Khi nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phải kèm theo bản mục lục hồ sơ để làm
căn cứ kiểm tra và theo dõi tình hình giao nộp. Lưu trữ cơ quan khi tiếp nhận hồ
sơ nộp lưu phải đối chiếu với mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem đã giao nộp
đầy đủ hay chưa. Nếu thiếu, thì yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ. Sau đó ký nhận
vào bản mục lục. Mục lục hồ sơ nộp lưu được lập thành 3 bản, 1 bản do đơn vị
giao nộp hồ sơ giữ, 1 bản lưu ở văn thư và 1 bản lưu ở lưu trữ cơ quan.
1.3.1 Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp
- Thời hạn giao nộp hồ sơ từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành của
cơ quan, tổ chức:
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
Điều 11, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn giao nộp tài liệu vào
lưu trữ cơ quan:
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy
định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ
sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người
đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại
gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ
ngày đến hạn nộp lưu.
- Thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp vào
lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị
lưu trữ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách
nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân đó, trừ những tài liệu sau:
+ Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng
dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề nhất định
được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc) được lưu tại đơn vị, cá
nhân thực hiện và được huỷ theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của
cơ quan, tổ chức.
+ Các văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham khảo hoặc để phối hợp
thực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân.
1.3.2. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân
Cuối mỗi năm, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm:
- Kiểm tra toàn bộ hồ sơ, tài liệu mà mình quản lý để xác định những hồ sơ,
tài liệu có giá trị lưu trữ thuộc diện giao nộp và đến hạn giao nộp vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan, tổ chức.
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
- Hoàn chỉnh việc kết thúc và biên mục hồ sơ để giao nộp.
- Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp) và tiến hành bàn giao cho lưu trữ của
cơ quan, tổ chức.
1.3.3. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, lưu trữ cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập hồ sơ, tài liệu đã
đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân vào kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cần kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ và
mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì yêu
cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.
Điều 12, Luật Lưu trữ năm 2011, quy định:
1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của
công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào
Lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản
giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được
lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ
quan giữ 01 bản.
1.4 Văn bản quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan
1.4.1 Quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 về Lưu trữ Quốc
gia;
Điều 9, Luật số: 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
Điều 23, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy
định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện
hành;
Điều 13, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Quy định
Lập danh Mục hồ sơ
1.4.2 Quy định của Sở Lao đông – Thương binh và Xã hội về công tác lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Mục 4, Quyết định số 10857/QĐ-SLĐTBXH ngày 31 tháng 12 năm 2013
ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Lao động – Thương binh và
Xã hội thành phố Đà Nẵng;
Quyết định số 416/QĐ-SLĐTBXH ngày 25 tháng 01 năm 2016 Về việc ban
hành Danh mục hồ sơ dụ kiến năm 2016 của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội;
Quyết định số 515/QĐ-SLĐTBXH ngày 20 tháng 01 năm 2017 Về việc ban
hành Danh mục hồ sơ chính thức năm 2016 của Sở Lao động – Thương binh và
Xã hội;
Khóa Luận Tốt Nghiệp
Khoa Quản Trị
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP
HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG
BINH VÀ XÃ HỘI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.1 Khái quát chung về Sở Lao động – Thương binh & Xã hội thành phố Đà
Nẵng
2.1.1 Lịch sử hình thành Sở Lao động – Thương binh & Xã hội
Sau khi thành lập, dưới sự lãnh đạo của Đảng, Ngành Lao động-Thương
binh và Xã hội đã tham mưu cho Đảng, Nhà nước ban hành và tham gia tổ chức
thực hiện nhiều chủ trương, chính sách giải quyết những vấn đề bức thiết nhất
của đất nước;
Năm 1996, với điều kiện dân số Quảng Nam - Đà Nẵng ngày một đông lãnh
thổ hành chính lại rộng lớn, điều đó gây không ít khó khăn trở ngại cho hoạt
động quản lý nhà nước, yêu cầu phân chia lại lãnh thổ đặt ra. Ngày 06 tháng 11
năm 1996, Quốc Hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khóa IX
thông qua Nghị quyết chia tách tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng thành tỉnh Quảng
Nam và thành phố Đà Nẵng;
Sở LĐTBXH thành phố Đà Nẵng được thành lập từ ngày 03 tháng 01 năm
1997 theo Quyết định Số 06/QĐ-UB của UBND Lâm thời thành phố Đà Nẵng,
kể từ ngày này Sở LĐTBXH chính thức đi vào hoạt động;
2.1.2 Sự phát triển của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội
Năm 1997, thành phố Đà Nẵng trở thành đơn vị hành chính trực thuộc Trung
ương, ngành Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố luôn biết phát huy
truyền thống và nhận được sự quan tâm lãnh đạo sâu sát, kịp thời của Thành uỷ,
UBND thành phố, sự phối hợp của các cấp, các ngành, địa phương nên đã hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Đặc biệt, trước sự phát triển năng động của
thành phố những vấn đề kinh tế, xã hội phát sinh, nhiều nhiệm vụ mới được bổ
sung làm cho nhiệm vụ chính trị của ngành ngày càng phức tạp và nặng nề hơn.
Song với tinh thần đoàn kết, trách nhiệm, năng động, sáng tạo của đội ngũ cán
bộ, công chức, viên chức và người lao động, cùng với quyết tâm cao của toàn
