Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần xây dựng và đầu tư 492 (tt)

i

Lời mở đầu
Đối với doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán thì việc nâng cao
hiệu quả sản xuất kinh doanh là điều rất quan trọng để có thể huy động nhiều vốn
trên thị trường này. Một trong những giải pháp khá hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp
niêm yết thực hiện để đạt được mục tiêu đó chính là hoàn thiện KSNB đối với chi
phí sản xuất kinh doanh. Công ty CP Xây dựng và Đầu tư 492 có trụ sở tại 198
Trường Chinh Thành phố Vinh - Nghệ An là một trong số ít các doanh nghiệp
xây lắp trên Thành phố Vinh niêm yết trên thị trường chứng khoán. Trong thời gian
qua, Công ty đã áp dụng nhiều giải pháp để tăng doanh thu, giảm chi phí để tăng lợi
nhuận. Tuy nhiên các sai phạm về chi phí sản xuất kinh doanh trong Công ty vẫn
còn tồn tại, vẫn có thất thoát tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh. Một trong
những ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là xây dựng các công trình giao
thông, công nghiệp, dân dụng và thuỷ lợi. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được,
hiện tượng tiêu cực, tham nhũng, chất lượng các công trình thấp, thất thoát, lãng phí
tài sản trong xây dựng các công trình thường xuyên xẩy ra, diễn biến phức tạp, có
chiều hướng gia tăng về phạm vi, tinh vi về thủ đoạn với mức độ ngày càng nghiêm
trọng. Vì vậy, đối với các công ty xây lắp nói chung và Công ty CP Xây dựng và
Đầu tư 492 nói riêng cần phải hoàn thiện hơn nữa HTKSNB cụ thể là HTKSNB đối
với chi phí để giảm bớt các sai phạm xẩy ra trong quá trình xây dựng các công trình
cũng như các sản phẩm xây lắp khác và đảm bảo chất lượng của các công trình.
Xuất phát từ nghiên cứu lý luận và thực tiễn trên, Đề tài Hoàn thiện
HTKSNB đối với chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần Xây dựng và Đầu
tư 492" được Tác giả chọn làm Luận văn thạc sĩ. Ngoài Lời mở đầu và Kết luận,
Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm soát chi
phí sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp xây lắp
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh
tại Công ty cổ phần Xây dựng và Đầu tư 492
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với

chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần Xây dựng và Đầu tư 492.


ii
Chương 1: Những vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ
trong kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại các doanh
nghiệp xây lắp
1.1. Khái quát chung về kiểm soát trong quản lý

Kiểm tra kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một phần của quá trình
quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý. Do đó, có
thể hiểu kiểm tra kiểm soát là một chức năng của quản lý. Tuy nhiên chức năng này
cũng thể hiện rất khác nhau tuỳ thuộc và cơ chế kinh tế và cấp quản lý, vào loại hình
hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hoá cũng như những điều kiện kinh tế xã hội
khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể.
1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp

1.2.1. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn
giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu qua
HTKSNB trong doanh nghiệp. HTKSNB là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn
vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật
và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót.
HTKSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
1.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh

nghiệp có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chính sách, thủ tục
kiểm soát, tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách đó
trong đơn vị. Các nhân tố có tính chất môi trường bao gồm: Đặc thù quản lý, cơ cấu
tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát, môi trường bên
ngoài
1.2.2.2 Hệ thống kế toán


iii

Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị
được kiểm toán áp dụng để thực hiện việc ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính.
Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại,
ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức
năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kế toán. Hệ thống kế toán bao gồm: hệ
thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống
bảng tổng hợp và cân đối kế toán.
1.2.2.3 Thủ tục kiểm soát

Mỗi một đơn vị, tổ chức có những đặc thù riêng, từ cơ cấu tổ chức đến đặc
điểm hoạt động kinh doanh. Vì vậy để đạt được mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý
phải xây dựng, thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với đặc
điểm của đơn vị mình. Thủ tục kiểm soát được xây dựng theo các nguyên tắc sau:
nguyên tắc phân công, phân nhiệm, phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm
nghiệm, phải uỷ quyền cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách
thích hợp.
1.2.2.4 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết kế trong đơn vị tiến hành
công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn

vị. Là một trong những nhân tố cơ bản trong HTKSNB của doanh nghiệp, bộ phận
kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt
động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các
chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ.
1.3. Nội dung hệ thống Kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất
kinh doanh trong doanh nghiệp xây lắp niêm yết

1.3.1. Đặc điểm của sản xuất xây lắp có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ
về chi phí

Sản phẩm xây lắp mang tính riêng lẻ, mỗi sản phẩm xây lắp có những kết cấu
kỹ thuật, mỹ thuật vật tư, địa điểm, nhân lực, dự toán và phương pháp thi công khác
nhau. Đồng thời quá trình thi công sản phẩm xây lắp thường kéo dài, có khi phải


iv

tiến hành nhiều năm, chịu sự chi phối rất lớn bởi thời tiết trong quá trình thi công đó
là những khoản thiệt hại bất ngờ như thiệt hại phá đi làm lại, thiệt hại ngừng sản
xuất. Sản phẩm xây lắp có thời gian hữu dụng tương đối dài. Sản phẩm xây lắp mang
tính chất cố định, gắn liền với địa điểm xây dựng, khi hoàn thành không nhập kho
như các ngành sản xuất vật chất khác. Sản phẩm này khi tiêu thụ chỉ qua thủ tục bàn
giao giữa hai bên nhà thầu và chủ đầu tư trên cơ sở nghiệm thu khối lượng, chất
lượng công việc theo đúng thiết kế dự toán đã quy định, dựa trên hợp đồng giao thầu
đã ký kết.
1.3.2 Đặc điểm của doanh nghiệp niêm yết ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo quy định hiện nay, doanh nghiệp niêm yết phải công bố báo cáo tài
chính năm, báo cáo tài chính bán niên (6 tháng đầu năm) đã được kiểm toán. Doanh
nghiệp niêm yết phải đăng tải toàn văn báo cáo kiểm toán tài chính năm trên một số

tờ báo có phạm vi phát hành toàn quốc, kèm theo địa chỉ trang thông tin điện tử của
doanh nghiệp có đăng tải báo cáo tài chính để nhà đầu tư tham khảo. Doanh nghiệp
niêm yết phải có website riêng, trong đó phải có mục thông tin giành cho cổ đông,
thường xuyên cập nhật những thông tin phải công bố theo quy định. Đặc điểm này
đòi hỏi các doanh nghiệp niêm yết khi xây dựng, thiết kế và vận hành HTKSNB phải
có hiệu quả.
1.3.3.Đặc điểm của chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xây lắp

Trong bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào, chi phí là biểu hiện bằng tiền
của những hao phí lao động sống và vật hoá phát sinh trong quá trình hoạt động sản
xuất kinh doanh. Trong doanh nghiệp xây dựng thì chi phí phát sinh chủ yếu và
chiếm tỷ trọng lớn nhất là chi phí các công trình xây dựng, gồm các chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí
sản xuất chung. Ngoài ra trong doanh nghiệp xây dựng còn có chi phí quản lý doanh
nghiệp, chi phí bán hàng, chi phí tài chính và chi phí khác.
1.3.4. Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Đối với ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng lớn
trong chi phí trực tiếp xây lắp công trình (60 70%), nên các sai phạm về chi phí


v

nguyên vật liệu thường ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công trình, giá thành sản
phẩm xây dựng và kết quả kinh doanh. Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp gồm: Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nguyên
vật liệu cho các đội công trình, kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu xuất
thẳng nguyên vật liệu cho đội công trình
1.3.5. Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công là một trong những khoản mục chi phí trực tiếp của giá
thành sản phẩm xây lắp do đó kế toán phải xác định chính xác tổng số tiền lương
phải trả để làm cơ sở tính chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và tính trích bảo
hiểm xã hội. Việc áp dụng hình thức trả lương ở doanh nghiệp là tuỳ theo tính chất
công việc của từng cán bộ, công nhân viên. KSNB chi phí tiền lương có một vai trò
quan trọng và gồm các vấn đề kiểm soát sau: lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp,
báo cáo cho cơ quan chức năng của nhà nước, phân công phân nhiệm trong công tác
về lao động tiền lương
1.3.6. Kiểm soát nội bộ chi phí máy thi công

Chi phí này mặc dù chiếm tỷ trọng thấp trong tổng số chi phí phát sinh tại
mỗi công trình, nhưng việc kiểm soát chặt chẽ và chính xác các chi phí này cũng
góp phần quyết định đến giá thành và chất lượng của mỗi công trình. Bao gồm việc
kiểm soát chi phí nguyên nhiên liệu, công cụ dụng cụ, chi phí tiền lương của công
nhân điều kiển máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí dịch vụ mua
ngoài và chi phí bằng tiền khác.
1.3.7. Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung trong các công trình xây dựng được tính theo một tỷ
lệ nhất định so với chi phí trực tiếp do nhà nước quy định, được tập hợp theo từng
công trình, nó bao gồm chi phí lán trại, nhà kho, chi phí nguyên nhiên vật liệu, công
cụ dụng cụ, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý
CT... Nên việc kiểm soát chi phí này bao gồm: kiểm soát chi phí nguyên nhiên liệu,
công cụ dụng cụ dùng cho đội thi công, kiểm soát chi phí tiền lương nhân viên quản


vi

lý đội, tiền ăn ca và các khoản trích theo lương, kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài
và chi phí bằng tiền.

1.3.8 Kiểm soát nội bộ đối với chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi
phí khác

Việc kiểm soát thường được thực hiện theo các cách: xây dựng các định mức
về phụ cấp công tác phí, quy định kiểm tra chặt chẽ chứng từ dùng để thanh toán,
những chứng từ nào đã thanh toán rồi thì phải đánh dấu đã thanh toán để tránh
trường hợp không bị thanh toán lại, cuối tháng qua bảng tổng hợp chi phí quản lý
doanh nghiệp theo từng yếu tố và chi phí khác, tiến hành so sánh với kỳ trước theo
từng chỉ tiêu để biết được biến động chi phí và phân tích sự biến động đó là hợp lý
hay không hợp lý.
1.3.9 Kiểm soát nội bộ chi phí tài chính

Việc kiểm soát thường được thực hiện theo các cách: các khoản vay dài hạn
được thực hiện trên cơ sở kế hoạch đầu tư hàng năm được Ban lãnh đạo thông qua,
khi quyết định vay tiền của ngân hàng nào thì một trong những tiêu chí công ty lựa
chọn là mức lãi suất phù hợp tại thời điểm vay, các khoản lãi tiền vay được tính toán
lại bởi kế toán của công ty trước khi hạch toán, các chứng từ về lãi vay, nợ vay được
kiểm tra, ký duyệt bởi giám đốc, kế toán trưởng trước khi hạch toán
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí
sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần xây dựng và đầu tư 492
2.1 Đặc điểm chung của Công ty cổ phần xây dựng và đầu tư 492 với
kiểm soát chi phí

2.1.1 Tổng quan về sự hình thành và phát triển của Công ty

Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về việc sắp xếp, đổi mới và cổ
phần hoá doanh nghiệp, ngày 29/04/2004, Bộ Giao thông Vận tải ra Quyết định Số
1227/QĐ-BGTVT chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước: Công ty Công trình giao
thông 492 thành Công ty CP Xây dựng Công trình giao thông 492 (ECOJCOM 492)
thuộc Tổng công ty XD CTGT 4 có sự chi phối của Nhà nước là đơn vị hạch toán

kinh tế độc lập, ngày 23/02/2005, Sở Kế hoạch và Đầu tư Nghệ An cấp Giấy Chứng
nhận Đăng ký kinh doanh Số 2703000504 cho Công ty. Theo đó, tên giao dịch đầy
đủ bằng tiếng Việt: Công ty cổ phần Xây dựng Công trình giao thông 492, ngày 30


vii

tháng 4 năm 2008 Đại hội đồng cổ đông thường niên tổ chức và thông qua đổi tên
Công ty thành Công ty CP Xây dựng và Đầu tư 492
2.1.2 Các đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Ngành nghề kinh doanh của Công ty là xây dựng các công trình giao thông,
công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi, đầu tư xây dựng công trình giao thông theo hình
thức BOT, BT, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông đúc sẵn,
kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư thiết bị giao thông vận tải, xây dựng đường dây và
trạm điện đến 35KV, thí nghiệm vật liệu xây dựng, kinh doanh bất động sản, kinh
doanh dịch vụ thương mại.
2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại
Công ty cổ phần xây dựng và đầu tư 492

2.2.1. Môi trường kiểm soát chi phí
2.2.1.1 Đặc thù về quản lý

Công ty có Ban lãnh đạo có tâm huyết, hướng đến mục tiêu lợi nhuận do vậy
hết sức quan tâm đến tình hình kiểm soát chi phí tại công ty. Tại Công ty, cơ chế
quản lý và phong cách điều hành đang phát huy được hiệu quả tốt trong kiểm soát
chi phí, điều này được thể hiện ở chỗ Công ty cổ phần xây dựng và đầu tư 492 là
một trong số ít doanh nghiệp trên Thành phố Vinh niêm yết trên thị trường chứng
khoán, công ty kinh doanh có lãi cao qua các năm. Lãnh đạo công ty đã xây dựng và
ban hành các quy chế quản lý nội bộ trong đó có các nguyên tắc, chuẩn mực quy

định cho việc quản lý chi phí sản xuất kinh doanh. Trong Quy chế quản trị công ty
có đưa ra những quy định về việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân
công, chi phí khấu hao tài sản cố định...
2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Các vị trí quan trọng trong cơ cấu KSNB về chi phí của công ty gồm có: đại
hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, Giám đốc công ty, Phó giám đốc, phòng Kỹ
thuật, phòng Kinh doanh, phòng Tài chính Kế toán, phòng Vật tư Thiết bị, phòng
Nhân chính, đội công trình. Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là hợp lý, đảm
bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, thiết lập được sự điều hành và kiểm soát


viii

trên toàn bộ hoạt động, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau đối với các nghiệp
vụ về chi phí sản xuất kinh doanh
2.2.1.3 Công tác kế hoạch

Hàng năm công ty xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh
gồm kế hoạch về doanh thu, lợi nhuận trước thuế, kế hoạch về tỷ lệ trả cổ tức, kế
hoạch mở rộng quy mô hoạt động, các giải pháp chủ yếu để thực hiện.
2.2.1.4 Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự ở công ty nhìn chung được thực hiện khá tốt. Đây là công
ty kinh doanh có hiệu quả nên công tác nhân sự được chú trọng. Công ty làm tốt
công tác sắp xếp và bố trí cán bộ, đặc biệt chế độ tiền lương, tiền thưởng được thực
hiện khá tốt cùng với công tác đánh giá và đề bạt cán bộ tương đối hợp lý đã tạo nên
động lực quan trọng cho cán bộ nhân viên chú ý đến hiệu quả và trách nhiệm trong
công việc. Điều đó tạo ra tác động tích cực đến kiểm soát chi phí ở công ty
2.2.1.5 Ban kiểm soát

Ban kiểm soát của công ty còn có chức năng tham gia vào việc lập dự toán
chi phí. Điều này góp phần làm cho công tác dự toán có chất lượng hơn. Kết quả
kiểm tra, kiểm soát chi phí được báo cáo trực tiếp với Giám đốc và Hội đồng quản
trị. Hiệu quả hoạt động của ban kiểm soát cũng thể hiện ở chỗ ban kiểm soát được
cơ cấu thành một bộ phận độc lập với các bộ phận chức năng của công ty. Trình độ
chuyên môn của các thành viên cũng đáp ứng khá tốt yêu cầu kiểm tra, kiểm soát
chi phí. Tuy nhiên, ban kiểm soát chưa có thành viên nào có trình độ chuyên môn
sâu về tài chính kế toán. Hoạt động kiểm tra chi phí của ban kiểm soát chủ yếu được
thực hiện 6 tháng 1 lần nên tính kịp thời bị hạn chế phần nào
2.2.2 Hệ thống kế toán chi phí
2.2.2.1 Hệ thống chứng từ chi phí

Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán để xử lý thông tin. Chế độ kế toán ban
hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 được cập nhật trong
phần mềm, vì vậy hệ thống chứng từ kế toán mà công ty áp dụng được lập theo đúng
chế độ kế toán hiện hành. Nhiều chứng từ kế toán của công ty được lập và luân
chuyển đúng quy trình. Việc lập và luân chuyển chứng từ giúp công ty kiểm soát
được các hoạt động kinh tế cũng như kiểm soát được các khoản chi phí.


ix
2.2.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán chi phí

Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty sử dụng để hạch toán và kiểm soát chi
phí phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số
15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính và chế độ kế toán doanh
nghiệp xây lắp ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ - BTC, những tài khoản
đặc thù của ngành xây lắp được công ty sử dụng như tài khoản 623 - Chi phí sử
dụng máy thi công.

2.2.2.3 Hệ thống sổ kế toán chi phí

Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán để phục vụ cho việc phản ánh, ghi
chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên hệ thống sổ kế toán chi phí của công ty khá
đầy đủ để theo dõi chi phí. Khi cần bất cứ sổ chi tiết hay sổ tổng hợp chi phí vào
khoảng thời gian nào thì công ty có thể in ra từ máy. Cuối năm, các sổ kế toán chi
phí của công ty được in ra để lưu trữ đề phòng trường hợp có những sự cố về máy
tính cũng như phần mềm kế toán.
2.2.2.4 Hệ thống báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh

Vì công ty đã sử dụng phần mềm kế toán máy nên trong phần mềm kế
toán mà công ty sử dụng có bất cứ báo cáo chi phí nào thì công ty có thể in ra báo
cáo đó. Tuy nhiên những báo cáo chi phí mà thể hiện được số liệu của nhiều năm thì
phần mềm không có và công ty cũng không lập các báo cáo chi phí như thế này để
phân tích sự biến động của các loại chi phí
2.2.3 Thủ tục kiểm soát

Qua quá trình nghiên cứu về các hoạt động kiểm soát về chi phí tại công ty có
thể thấy rằng các thủ tục kiểm soát chi phí của công ty được xây dựng dựa trên 3
nguyên tắc cơ bản:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trong điều lệ công ty và các quy chế
quản trị, các hướng dẫn về quản lý và điều hành công ty đã quy định rõ chức năng
nhiệm vụ của từng bộ phận, từng người trong bộ phận trong quá trình xử lý công
việc nói chung cũng như quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế về chi phí nói riêng.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Trong điều lệ công ty đã quy định rõ việc bất
kiêm nhiệm của chủ tịch hội đồng quản trị. Việc bất kiêm nhiệm trong bộ máy quản
lý của công ty như thế này góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh,


x

hạn chế các sai phạm xẩy ra trong quá trình ban hành và thực hiện các quyết định
của công ty đồng thời nó cũng góp phần hạn chế những sai phạm liên quan đến chi
phí sản xuất kinh doanh
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
Về ủy quyền: trong Điều lệ công ty đã quy định khá rõ việc ủy quyền của cấp
trên đối với cấp dưới. Trong quy chế quản trị của công ty cũng quy định về việc ủy
quyền của Giám đốc cho Phó Giám đốc. Việc ủy quyền có liên quan đến ký kết hợp
đồng hoặc liên quan đến sử dụng con dấu công ty đều phải thực hiện bằng văn bản.
Về phê chuẩn: việc phê chuẩn của công ty bao gồm phê chuẩn chung và phê
chuẩn cụ thể.
2.2.4 Hoạt động kiểm soát đối với chi phí sản xuất
2.2.4.1 Hoạt động kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm các hoạt động kiểm soát
nhập xuất nguyên vật liệu chính không qua kho (chuyển thẳng đến công trình) tại
Công ty, các hoạt động kiểm soát nhập xuất nguyên vật liệu phụ, hoạt động kiểm
soát đối với vật liệu sử dụng không hết để tại công trình thi công
2.2.4.2Hoạt động kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Tách rời chức năng theo dõi khối lượng công việc thực hiện với chức năng
tính toán tiền lương, các chứng từ liên quan đến tiền lương được chuyển đến phòng
kế toán để lưu, theo dõi, kiểm tra, các chứng từ về tiền lương được chuyển cho kế
toán trưởng, giám đốc, các phòng kiểm tra, ký duyệt trước khi chi lương, chất lượng
công việc của công nhân được giám sát trong quá trình thi công
2.2.4.3 Hoạt động kiểm soát chi phí máy thi công
Chứng từ để hạch toán chi phí máy thi công được kiểm duyệt bởi các bộ phận
có liên quan, tách rời chức năng thực hiện với chức năng tính toán và ghi sổ chi phí
máy thi công, kế toán phải kiểm tra việc tính toán và sự đầy đủ của chứng từ chi phí
máy thi công trước khi nhập dữ liệu vào máy, sử dụng nhật trình xe máy thi công để
theo dõi giờ làm việc của máy thi công, đối với máy thi công thuê ngoài có sự khoán
gọn về tiền thuê

2.2.4.4 Hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất chung


xi

Các chi phí như khấu hao tài sản cố định, các khoản trích theo lương, công
tác phí, lưu trú, tiền điện, tiền nước... được kiểm soát dựa trên các quy định của nhà
nước, kiểm tra theo dõi việc ghi chép, hạch toán và kiểm tra chứng từ về mặt hợp lý,
hợp lệ.
2.2.5 Hoạt động kiểm soát chi phí tài chính
Công ty kiểm soát được các khoản nợ vay ngắn hạn và dài hạn, các
khoản vay dài hạn được thực hiện trên cơ sở kế hoạch đầu tư hàng năm được Đại hội
cổ đông thường niên thông qua. Các khoản tiền vay được sử dụng đúng mục đích,
khi quyết định vay tiền của ngân hàng nào thì một trong những tiêu chí công ty lựa
chọn là mức lãi suất phù hợp tại thời điểm vay, các khoản lãi tiền vay được tính toán
bởi ngân hàng và được tính lại bởi kế toán của công ty trước khi hạch toán, các
chứng từ về lãi vay được kiểm tra, ký duyệt bởi giám đốc, kế toán trưởng trước khi
nhập số liệu vào máy
2.2.6 Hoạt động kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí
khác
Trong chi phí này thì chi phí vật liệu, tiền lương, khấu hao tài sản cố định
được kiểm soát tương tự như đã nêu ở phần trên còn các chi phí dịch vụ mua ngoài,
chi phí bằng tiền khác và các loại chi phí khác được kiểm soát bằng cách đưa ra các
quy định cụ thể về tiền điện thoại, tiền nghỉ trọ đi công tác, phụ cấp
2.3 Đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi
phí của công ty

Nhìn chung HTKSNB đối với chi phí của Công ty là khá phù hợp và khá hiệu
quả. Công ty hiện tại là một trong số ít những doanh nghiệp xây lắp trên địa bàn tỉnh
Nghệ An niêm yết trên thị trường chứng khoán nên việc KSNB đối với chi phí của

công ty được coi trọng và chú ý bởi ban lãnh đạo công ty. Ban lãnh đạo đã đưa ra
được những chính sách nội bộ như chính sách tiền lương, chính sách nhân sự, quy
chế quản trị, các quy định hướng dẫn thực hiện trong quá trình đầu tư xây dựng các
công trình.
Bên cạnh những mặt đạt được thì HTKSNB đối với chi phí của công ty còn có
những mặt hạn chế như chưa xây dựng được ý thức tiết kiệm chi phí cho đội ngũ
nhân viên, dự toán ở công ty hiện tại chỉ là một lát cắt vào thời điểm lập dự toán do


xii

chưa thể hiện được những dao động của biến động giá cả vật tư trên thị trường, dự
phòng những rủi ro có thể xẩy ra trong quá trình thi công công trình, chưa xây dựng
được định mức hao hụt chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, chưa thiết lập
được các báo cáo phân tích chi phí, các báo cáo chưa thể hiện được sự biến động chi
phí giữa thực tế so với kế hoạch, dự toán, chưa phân tích được nguyên nhân của sự
biến động, chưa thiết kế và chưa thực hiện được một số hoạt động KSNB quan trọng
đối với chi phí sản xuất kinh doanh
Chương 3: Phương hướng và các giải pháp hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty
cổ phần Xây dựng và Đầu tư 492.
3.1 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ đối với chi phí

3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí tại Công ty cổ
phần xây dựng và đầu tư 492

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh, khác với các tổ chức không vì lợi
nhuận như cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, tôn giáo...doanh nghiệp được
thành lập với mục đích thu được lợi nhuận. Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch

vụ khác nhau song hoạt động chủ yếu của các doanh nghiệp là chuyển hoá các dạng
khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu
cầu của người tiêu dùng. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các
doanh nghiệp trong kế toán đó được xem là chi phí. Đối với nhà quản lý thì các chi
phí là mối quan tâm hàng đầu bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng
trực tiếp của những chi phí đã bỏ ra. Do đó, hoàn thiện KSNB chi phí là vấn đề quan
trọng đối với doanh nghiệp.
3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh
doanh

Để có được HTKSNB đối với chi phí thực sự hiệu quả tại công ty, việc hoàn
thiện HTKSNB đối vớí chi phí sản xuất kinh doanh cần quán triệt các nguyên tắc cơ
bản sau: tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành của Nhà nước, phù hợp với
đặc điểm và kế thừa, phát huy những mặt ưu điểm trong HTKSNB về chi phí tại
Công ty, việc xây dựng HTKSNB đối với chi phí phải có những bước đi cụ thể, đồng


xiii

bộ và đảm bảo ổn định tương đối trong một tổ chức, phù hợp với đặc điểm của lĩnh
vực xây lắp, với yêu cầu quản lý cũng như năng lực, trình độ của đội ngũ lãnh đạo,
hoàn thiện HTKSNB đối với chi phí phải đảm bảo tính hiệu quả kinh tế
3.2 các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi
phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần xây dựng và đầu tư
492

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát

Bao gồm việc hoàn thiện về phong cách điều hành của nhà quản lý, về chính
sách nhân sự, về lập dự toán xây dựng công trình

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: Để kiểm soát tốt hoá đơn phòng vật tư
thiết bị cần kiểm tra, kiểm soát bằng cách đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham
chiếu của đơn đặt hàng và biên bản giao nhận hàng, số phiếu nhập kho và tên viết tắt
của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Hoá đơn đã thanh toán cần được đóng
dấu Đã thanh toán và ghi lại số thứ tự của uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi tiền.
Thiết lập các báo cáo phân tích chi phí: Công ty cần thiết lập báo cáo phân
tích sự biến động chi phí: báo cáo phân tích sự biến động chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp, với bảng phân tích sự biến động chi phí nguyên vật liệu trên sẽ giúp các
nhà quản lý đánh giá được sự biến động tăng giảm của chi phí nguyên vật liệu và
nguyên nhân của các biến động; báo cáo phân tích sự biến động chi phí nhân công
trực tiếp và chi phí máy thi công được lập và phân tích tương tự như đối với chi phí
nguyên vật liệu; báo cáo phân tích sự biến động chi phí sản xuất chung; báo cáo
phân tích sự biến động của chi phí quản lý doanh nghiệp
3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh
3.2.3.1 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trong chi phí xây lắp các công trình thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
chiếm tỷ trọng lớn nhất. Do đó hoàn thiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu thì cần
phải hoàn thiện hoạt động kiểm soát đối với nghiệp vụ mua vào nhập kho, nghiệp
vụ xuất kho vật tư, nghiệp vụ lưu kho để đảm bảo nguyên vật liệu mua vào và đưa
vào công trình đang sử dụng là đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, số lượng, hạn
chế sự thất thoát chi phí, mất mát nguyên vật liệu


xiv
3.2.3.2 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí n
hân công trực tiếp

ở công ty hiện nay chi phí nhân công trực tiếp của các công trình đều được

giao khoán cho các đội công trình về mặt khối lượng thế nhưng công ty cũng phải
bố trí kỹ sư ở phòng kỹ thuật xuống kiểm tra và theo dõi về khối lượng thực hiện,
chất lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân nhằm đảm bảo chất lượng và tiến độ.
Sau mỗi lần kiểm tra cần có báo cáo về chất lượng, khối lượng thực hiện, kỹ thuật
tay nghề của công nhân. Cuối tháng phải tổng kết lại trình lên giám đốc để có những
cách xử lý đối với những trường hợp trình độ tay nghề kém, khai khống khối lượng
công việc.
3.2.3.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
Phòng vật tư thiết bị cần phải căn cứ vào kế hoạch sử dụng máy thi công để
có kế hoạch điều động máy móc đáp ứng nhu cầu và cân đối giữa các công trình
nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc của máy móc thiết bị góp phần làm
giảm chi phí của công trình. Để thuận lợi cho việc trông giữ, bảo vệ máy thi công và
để máy thi công đỡ bị hư hỏng do thời tiết thì hàng ngày sau khi hoạt động cần phải
đưa xe, máy thi công vào bãi tập trung, phải có vật che chắn, có bảo vệ canh giữ. Để
kiểm soát chi phí máy thi công thì kế toán các đội công trình cần lập Sổ ghi chép
quản lý máy thi công cho từng công trình.
3.2.3.4 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí sản xuất chung
Để kiểm soát được chi phí này thì cần phải bám sát dự toán, cần so sánh tỷ lệ
chi phí này trong thực tế với tỷ lệ theo dự toán của mỗi công trình. Nếu vượt quá thì
phải xem lại nguyên nhân, có thể là do tỷ lệ theo dự toán được xây dựng là quá thấp,
có thể do lãng phí, thất thoát còn nếu thấp hơn so với dự toán thì cần xem lại tỷ lệ
dự toán xây dựng đã phù hợp hay chưa. Đối với những khoản chi phí đã có quy định
của công ty thì cần phải đối chiếu số liệu thực tế thực hiện với quy định để xem xét
việc thực hiện quy định như thế nào.
3.2.3.5 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
và chi phí khác
Chi phí bán hàng ở công ty không phát sinh nhưng chi phí quản lý doanh
nghiệp cũng khá nhiều. Công ty đã xây dựng những định mức cụ thể liên quan đến

xv

chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác, để những quy định này được tuân thủ
đúng thì công ty cần kiểm tra chặt chẽ chứng từ dùng để thanh toán, những chứng từ
nào đã thanh toán rồi thì phải đánh dấu đã thanh toán để tránh trường hợp không bị
thanh toán lại. Trước khi ký duyệt phải kiểm tra kỹ nội dung thanh toán đã hợp lý
hay chưa, đối chiếu với định mức đã được quy định.
3.3. Kiến nghị để thực hiện các giải pháp
Về phía công ty: Các nhà lãnh đạo, ban kiểm soát của công ty
Về phía cơ quan nhà nước:Tăng cường kiểm tra thanh tra các công trình đã được
xây dựng, ban hành những quy định nhằm hạn chế việc chạy thầu, chi ngoại giao để
trúng thầu, bỏ giá thầu thấp hơn quy định, đơn giá ban hành, định mức chi phí xây
dựng phải phù hợp với thực tế sẽ giúp cho doanh nghiệp lập dự toán các công trình
được chính xác
Kết luận
Thất thoát và lãng phí trong xây dựng các công trình đang trở thành một vấn
đề quan tâm của toàn xã hội. Công tác kiểm soát chi phí nhằm bảo đảm chất lượng
công trình, tiến độ thi công, hạ giá thành xây dựng, khai thác hiệu quả các công
trình tại các doanh nghiệp xây lắp luôn đóng vai trò thiết thực và quan trọng, giúp
cho các nhà quản lý nắm được diễn biến tình hình sản xuất kinh doanh, từ đó đưa ra
quyết định đúng đắn và kịp thời, nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường,
hạn chế tình trạng thất thoát nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước, củng
cố niềm tin với xã hội, đồng thời góp phần đẩy nhanh tốc độ phát triển hạ tầng của
đất nước.
Qua việc nghiên cứu lý luận về HTKSNB chi phí trong các doanh nghiệp xây
lắp, tìm hiểu thực trạng công tác KSNB chi phí trong Công ty cổ phần Xây dựng và
Đầu tư 492, Luận văn đã giải quyết và đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của mục
tiêu nghiên cứu. Trên cơ sở lý luận và thực tế, Luận văn đã đưa ra những giải pháp
với hy vọng nâng cao hiệu quả công tác KSNB về chi phí để hạ giá thành sản phẩm,
đảm bảo tiến độ thi công, đảm bảo chất lượng công trình và nâng cao năng lực cạnh

tranh trên thị trường của Công ty cổ phần Xây dựng và Đầu tư 492.