Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí kinh doanh tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu đà nẵng (tt)

1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng (Cotimex Danang)
với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành thương mại: xuất khẩu, nhập
khẩu, đầu tư liên doanh nước ngoài, đại lý phân phối hàng hoá trong
nước, … Công ty đã thiết lập quan hệ thương mại với nhiều quốc gia
trên thế giới. Công ty đã tạo được thương hiệu có uy tín trên thị
trường trong nước và quốc tế. Những năm qua Công ty luôn hoàn
thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, lợi nhuận cũng như số thuế thu
nhập doanh nghiệp nộp vào ngân sách Nhà nước năm sau luôn cao
hơn năm trước. Tuy nhiên, thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi
phí kinh doanh ở Công ty còn một số hạn chế, bất cập về môi trường
kiểm soát, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát và các thủ tục kiểm
soát, chưa phát huy hết lợi ích và hiệu quả của công tác KSNB trong
tình hình hiện nay, chưa đảm bảo cung cấp thông tin toàn diện cho
nhà quản lý, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý trong tình hình mới. Do
đó, nhất thiết phải cải tiến, tăng cường công tác KSNB chi phí kinh
doanh ở Công ty để quản lý hiệu quả chi phí kinh doanh, giảm giá
bán sản phẩm, mở rộng thị trường. Vì vậy, việc nghiên cứu đề tài
”Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí kinh doanh tại Công ty
Cổ phần Xuất nhập khẩu Đà Nẵng” là cần thiết, giúp cho Công ty
ngăn ngừa các rủi ro , nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty trên
thị trường. Đó chính là lý do tôi chọn đề tài này làm luận văn Thạc
sỹ của mình.
2. Mục đích nghiên cứu của luận văn
Luận văn nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh
doanh tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Đà Nẵng, từ đó đề xuất
các giải pháp nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng công tác KSNB về

2
chi phí kinh doanh nhằm ngăn ngừa các rủi ro cản trở Công ty đạt
mục tiêu kinh doanh.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát chi phí kinh doanh
ở Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng bao gồm: giá vốn
hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (không
bao gồm chi phí kinh doanh ở các đơn vị có tính đặc thù như: chi phí
kinh doanh ở khách sạn Hoa Lư, dịch vụ chi trả kiều hối).
- Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà
Nẵng, bao gồm: 05 chi nhánh, 3 trung tâm và văn phòng Công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp: phỏng vấn, đối chiếu, thống kê.
5. Kết cấu luận văn:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn được trình bày thành 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí kinh
doanh và đặc điểm kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh
nghiệp xuất nhập khẩu.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí kinh doanh
tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản
xuất kinh doanh ở Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng


3
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH
DOANH VÀ ĐẶC ĐIỂM KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH
DOANH TRONG DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU

1.1. Một số vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm, bản chất kiểm soát nội bộ
1.1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Theo Ủy ban của hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian
lận về báo cáo tài chính (COSO), Kiểm soát nội bộ là một quá trình
do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi
phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm
thực hiện ba mục tiêu dưới đây: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; các
luật lệ và quy định được tuân thủ; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Theo liên đoàn kế toán quốc tế ( IFAC), kiểm soát nội bộ là một
chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác
định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện
pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra
của đơn vị: Bảo vệ tài sản của đơn vị; Bảo đảm độ tin cậy của các
thông tin; Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; Bảo đảm hiệu
quả của hoạt động và năng lực quản lý.
1.1.1.2. Bản chất của kiểm soát nội bộ trong quá trình quản lý
Bản chất cơ bản của kiểm soát nội bộ được hiểu là việc lập kế hoạch
và xây dựng các mục tiêu có liên quan trong đơn vị, để thực hiện được
điều đó thì phải đề ra những biện pháp và hành động phụ trợ thực hiện
kế hoạch nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.
1.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ : Môi
trường kiểm soát ; hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
1.2. Chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp với vấn đề kiểm soát


4
1.2.1. Khái quát về chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp
1.2.1.1. Bản chất chi phí kinh doanh
Bản chất của chi phí chính là các phí tổn tài nguyên, vật chất, lao

động phát sinh gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh, được tài
trợ từ vốn kinh doanh và được bù đắp từ thu nhập hoạt động sản xuất
kinh doanh
1.2.1.2. Phân loại chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp
a. Căn cứ theo chức năng hoạt động
b. Căn cứ theo cách ứng xử của chi phí
c. Căn cứ theo phân quyền kiểm soát chi phí ở đơn vị
d. Căn cứ theo công dụng kinh tế
1.2.2. Bản chất, mục đích và yêu cầu kiểm soát chi phí kinh doanh
1.2.2.1. Bản chất của kiểm soát trong quá trình quản lý
Bản chất của kiểm soát là việc thiết lập các kế hoạch và xây
dựng các mục tiêu có liên quan, từ đó thiết kế nên những hành động
cụ thể để đạt được mục tiêu đã xây dựng.
Theo Fayol thì: « Trong ngành kinh doanh, sự kiểm soát gồm có
việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện như kế hoạch đã
vạch ra với những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay
không. Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sữa
chữa, ngăn ngừa sự vi phạm ».
1.2.2.2. Mục đích, yêu cầu kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh
nghiệp
Tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí
không cần thiết, tăng lợi nhuận, tăng hiệu quả trong cạnh tranh, đảm
bảo hoàn thành kế hoạch của đơn vị hoặc những cam kết với khách
hàng. Ngoài ra, nó còn là cơ sở để nâng cao trách nhiệm của mỗi cá
nhân, mỗi bộ phận trong toàn doanh nghiệp.


5
1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và chi phí kinh doanh trong
doanh nghiệp xuất nhập khẩu

1.3.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp xuất
nhập khẩu
- Kinh doanh xuất nhập khẩu có thị trường rộng lớn cả trong và
ngoài nước, chịu ảnh hưởng rất lớn của sự phát triển sản xuất trong
nước và tình hình thị trường nước ngoài.
- Người mua và người bán thuộc các quốc gia khác nhau, có
trình độ quản lý, phong tục, tập quán tiêu dùng và chính sách ngoại
thương ở mỗi quốc gia có sự khác nhau.
- Hàng xuất nhập khẩu đòi hỏi chất lượng cao, mẫu mã đẹp hợp
thị hiếu tiêu dùng ở từng khu vực, từng quốc gia trong từng thời kỳ.
- Điều kiện địa lý, phương tiện vận chuyển, điều kiện và phương
thức thanh toán có ảnh hưởng không ít đến quá trình kinh doanh, thời
gian giao hàng và thanh toán có khoảng cách khá xa.
- Quá trình lưu chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu theo một vòng
khép kín phải qua 2 giai đoạn mua và 2 giai đoạn bán hàng: Mua và
bán hàng xuất khẩu, mua và bán hàng nhập khẩu, vì vậy thời gian
lưu chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu thường dài hơn thời gian lưu
chuyển hàng hóa trong nước.
1.3.2. Đặc điểm chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp xuất nhập
khẩu
Chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu là những
phí tổn về nguồn lực kinh tế gắn liền với mục đích xuất nhập khẩu
hàng hóa của doanh nghiệp.
Kinh doanh xuất nhập khẩu có thị trường rộng lớn, người mua và
người bán thuộc các quốc gia khác nhau, nên trong quá trình luân
chuyển hàng hóa sẽ phát sinh những chi phí như: chi phí vận tải, bốc


6
dỡ ; bảo hiểm; chi phí xin giấy phép, kiểm định chất lượng và số

lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, chi phí xin xuất xứ ; chi phí mở
L/C ;…Các loại phí này rất đa dạng và chiếm một tỷ trọng không
nhỏ trong tổng chi phí mua (bán) hàng hóa và các loại chi phí trên
phát sinh tùy thuộc vào giá cả trong hợp đồng mua bán ngoại thương
vì giá cả trong hợp đồng mua bán ngoại thương sẽ là điều kiện để
xác định địa điểm giao hàng. Điều kiện về địa điểm giao hàng là cơ
sở để phân định trách nhiệm vật chất của người bán và người mua về
chi phí và rủi ro.Các điều kiện giao hàng, bao gồm: Giao hàng tại
xưởng (EXW), Giao cho người vận chuyển (FCA), Giao lên tàu
(FOB), Tiền hàng và cước phí (CFR),…
1.4. Kiểm soát nội bộ về chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp
xuất nhập khẩu
1.4.1. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh
1.4.1.1 Kiểm soát nội bộ giá vốn hàng bán
* Đối với quá trình mua và nhập kho hàng hóa
Để kiểm soát quá trình nhập kho hàng hóa, cần có sự tham gia
đầy đủ của các bộ phận liên quan trong việc kiểm tra, kiểm soát và
quản lý thực hiện các nghiệp vụ như: bộ phận bán hàng, bộ phận mua
hàng (Phòng kinh doanh), bộ phận xét duyệt (thông thường là Giám
đốc), bộ phận kho và bộ phận kế toán.
* Đối với quá trình xuất bán hàng hóa: Một số thủ tục kiểm
soát để kiểm soát giá vốn như sau:
- Tách biệt chức năng ghi sổ kế toán hàng tồn kho và chức năng
trông giữ hàng tồn kho.
- Mọi hàng hóa nhập xuất đều phải có phiếu nhập, xuất hàng và
phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận, cá nhân có liên quan;


7
- Thực hiện việc đối chiếu, so sánh về giá vốn kỳ này với giá vốn

kế hoạch và giá vốn của các kỳ kế toán trước để phân tích sự biến
động giá vốn.
1.4.1.2.Kiểm soát nội bộ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp
* Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
Các bộ phận có liên quan: Bộ phận bán hàng, Bộ phận tính
lương, Bộ phận xét duyệt, Bộ phận kế toán.
Chứng từ sử dụng: bảng chấm công (hoặc bảng kê số lượng hàng
bán hoặc doanh thu), bảng tính lương , bảng tính nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
* Kiểm soát chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng
+ Kiểm soát quá trình mua vật liệu, bao bì, dụng cụ … nhập kho
+ Kiểm soát quá trình xuất kho vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ
dùng cho hoạt động bán hàng.
* Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định
- Nguyên giá tài sản cố định
- Thời gian và phương pháp khấu hao
* Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và bằng tiền khác
Các bộ phận có liên quan: Bộ phận bán hàng, Bộ phận xét duyệt,
Bộ phận kế toán, Thủ quỹ
Chứng từ sử dụng: các Hóa đơn dịch vụ mua ngoài, phiếu chi
1.4.2. Lập dự toán chi phí kinh doanh
Dự toán chi phí kinh doanh bao gồm dự toán giá vốn hàng bán,
dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
1.4.3. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí kinh
doanh


8
1.4.4. Phân tích biến động về chi phí kinh doanh
Mục đích phân tích biến động chi phí nhằm đánh giá chung mức

chênh lệch giữa thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay
vượt chi của từng khoản chi phí.
1.4.4.1. Phân tích biến động giá vốn hàng bán
1.4.4.2. Phân tích biến động về chi phí bán hàng
1.4.4.3. Phân tích biến động về chi phí QLDN
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ KINH DOANH
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU ĐÀ NẴNG
2.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý
ở Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Đà Nẵng.
2.1.1. Quá trình hình thành, phát triển và chức năng, nhiệm vụ của
Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Đà Nẵng
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty
2.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công
ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng
2.2.1. Môi trường kiểm soát
a. Cơ cấu tổ chức
b.Chính sách nhân sự
c. Công tác kế hoạch:

d. Bộ phận kiểm toán nội bộ:
e. Các nhân tố bên ngoài:

2.2.2. Thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty
2.2.2.1. Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán
- Kiểm soát giá mua hàng hóa tiêu thụ trong kỳ: Được tiến hành
thông qua hai quá trình: Quá trình mua hàng hóa nhập kho và quá
trình xuất kho hàng để bán.

9
* Thủ tục mua hàng hóa nhập kho


10
* Thủ tục xuất kho hàng hóa để bán


11

* Kiểm soát chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ
Chi phí này được kiểm soát theo chứng từ thực tế phát sinh, phù
hợp với định mức quy định của Công ty.
2.2.2.2. Kiểm soát chi phí bán hàng
Căn cứ vào nơi phát sinh chi phí thì chi phí bán hàng tại Công ty
được chia thành 02 loại: Chi phí bán hàng tại các đơn vị trực thuộc
và chi phí bán hàng tại Công ty.
a. Tại Văn phòng Công ty


12
Chi phí bán hàng bao gồm chi phí phục vụ cho việc bán hàng và
chi phí khấu hao tài sản cố định.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Nội dung này sẽ kết hợp trình bày
trong phần thủ tục kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản
lý doanh nghiệp.
- Chi phí phục vụ cho việc bán hàng: Gồm các chi phí liên
quan đến mở L/C, phí vận chuyển hàng bán, phí kiểm định chất
lượng, phí thuê kho bãi, phí hải quan,…
Thủ tục kiểm soát như sau: Khi phát sinh chi phí, bộ phận bán

hàng lập giấy đề nghị thanh toán có chữ ký của trưởng bộ phận kèm
theo các hóa đơn, chuyển đến cho kế toán thanh toán kiểm tra chứng
từ, lập phiếu chi trình duyệt, chuyển thủ quỹ chi tiền thanh toán. Thủ
quỹ cùng người nhận tiền ký xác nhận vào phiếu chi, ghi sổ quỹ tiền
mặt, chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán ghi sổ.
Đối với chi phí vận chuyển hàng đi bán
Sau khi ký kết được hợp đồng cung cấp hàng hóa, tùy theo địa
điểm giao hàng, Phòng NVSXKD lựa chọn đơn vị vận tải phù hợp
trình Giám đốc phê duyệt. Phòng NVSXKD soạn thảo hợp đồng,
chuyển Phòng TC-KT kiểm tra về giá, trình Giám đốc phê duyệt, tiến
hành ký hợp đồng vận chuyển với đơn vị vận tải.
Hợp đồng cùng các chứng từ có liên quan được chuyển qua Phòng
TC-KT theo dõi, thanh toán và lập bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ, ghi
sổ kế toán.

b. Tại các đơn vị trực thuộc: Thủ tục kiểm soát được tiến
hành như sau:
9 Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
(BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ)
9 Chi phí nhiên liệu, bao bì, dụng cụ


13
+ Quá trình mua vật tư nhập kho: Quá trình này kiểm soát
tương tự quá trình mua hàng hóa nhập kho ở Văn phòng Công ty.
+ Quá trình xuất kho vật tư: Bộ phận bán hàng lập phiếu yêu
cầu xuất vật tư trình lãnh đạo phê duyệt. Kế toán lập phiếu xuất kho
chuyển lãnh đạo ký duyệt. Thủ kho xuất kho vật tư theo phiếu xuất kho,
ký xác nhận vào phiếu xuất kho, ghi thẻ kho. Kế toán nhận lại phiếu
xuất kho, ghi sổ kế toán.

9

Chi phí khấu hao TSCĐ
Cách tính khấu hao của tất cả TSCĐ ở các đơn vị trực thuộc

cũng như phương pháp kế toán chi phí khấu hao do kế toán ở các
đơn vị thực hiện. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ là phương pháp
đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính phù hợp.
9

Chi phí dịch vụ mua ngoài
Đối với các chi phí như tiền điện, nước, điện thoại,… được kiểm

soát theo định mức quy định tại Quyết định số 23/QĐ/TGĐ của
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Đà Nẵng ngày 25 tháng 01 năm
2008 “V/v ban hành quy chế cụ thể về quản lý tài chính của Công ty
cổ phần Xuất Nhập khẩu Đà Nẵng”
9

Chi phí bằng tiền khác
Các chi phí này cũng được kiểm soát theo định mức cụ thể cho

mỗi hoạt động thực tế theo quy định của Công ty. Riêng chi phí hoa
hồng môi giới được xác định bằng tỷ lệ phần trăm theo doanh thu cho
từng hợp đồng.
2.2.2.3. Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp
9 Chi phí nhân viên quản lý
Hàng tháng, Phòng TC-KT lập bảng tính lương cho tất cả CBCNV ở
Văn phòng Công ty, chuyển Phòng Tổ chức – Hành chính kiểm tra, ký

14
duyệt. Chuyển đến Giám đốc ký duyệt. Phòng TC-KT làm thủ tục trả
lương cho CBCNV qua tài khoản cá nhân của từng người.
9 Chi phí văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ
9 Chi phí khấu hao tài sản cố định
9 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác
2.2.3. Kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh thông qua thông tin kế toán ở
Công ty.
2.2.3.1. Tổ chức thông tin dự toán làm cơ sở kiểm soát chi phí kinh
doanh ở Công ty
Đối với nhà lãnh đạo, dự toán cung cấp thông tin một cách có hệ
thống toàn bộ kế hoạch của Công ty. Nhưng trong thời gian qua, tại
Công ty không có bất cứ một dự toán nào được lập. Chỉ khi nào Công
ty nhận được đơn đặt hàng thì Phòng Kế hoạch đối ngoại mới xây
dựng phương án kinh doanh cho đơn đặt hàng đó.
2.2.3.2. Công tác kế toán tập hợp chi phí kinh doanh và lập báo cáo
chi phí kinh doanh ở Công ty.
Chi phí kinh doanh tại Công ty và các đơn vị trực thuộc bao gồm
giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí QLDN. Kế toán tại
Công ty và các đơn vị trực thuộc sử dụng TK cấp 1 và TK cấp 2 của
các TK 632 - GVHB, TK 641 - chi phí bán hàng và TK 642 - chi phí
QLDN để phản ánh và theo dõi chi phí kinh doanh của Công ty.
Hiện tại, chi phí kinh doanh của Công ty chỉ thể hiện trên báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh và do Phòng TC-KT thực hiện.
Công ty không lập các báo cáo bộ phận như báo cáo giá vốn, báo cáo
chi phí bán hàng và báo cáo chi phí QLDN, do đó không thấy được
sự biến động của các chi phí này giữa thực tế so với kế hoạch.
2.2.4. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh ở Công ty
2.2.4.1. Ưu điểm

15
Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên thạo việc, có tinh thần
trách nhiệm, có thái độ hợp tác tốt, có một đội ngũ cán bộ quản lý có năng
lực, có kinh nghiệm; đã xây dựng một số chính sách, quy trình kiểm soát
ở văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc có hiệu quả như: kiểm soát
chất lượng về hàng hóa, kiểm soát quy trình xử lý tài liệu,…
Trong thời gian gần đây, công tác thông tin được Công ty đặc biệt
chú trọng, cụ thể là việc nối mạng internet cho tất cả các máy tính để khi
cần thì liên lạc với nhau qua hệ thống máy tính, điều này góp phần làm
giảm đáng kể chi phí điện thoại.
Trong công tác kiểm soát chi phí kinh doanh, Công ty đã phân công,
phân nhiệm và ủy quyền cho các cá nhân, phòng ban, các đơn vị trực
thuộc không có sự chồng chéo chức năng với nhau; đồng thời có sự phối
hợp, so sánh đối chiếu giữa các phòng, đơn vị để tránh mỗi phòng, mỗi
đơn vị đơn phương thực hiện việc kiểm soát.
Bố trí đội ngũ cán bộ kế toán và phân công công tác kế toán tại Công
ty và các đơn vị trực thuộc là tương đối phù hợp.
2.2.4.2.Những mặt tồn tại
Về tổ chức các hoạt động kiểm soát
Tất cả mọi hoạt động, mọi quyết định của Công ty đều phụ thuộc
hoàn toàn vào Giám đốc Công ty,.
Ban kiểm soát hầu như không thực hiện được chức năng của mình.
Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ nên việc kiểm tra,
kiểm soát công tác kế toán ở Công ty chưa được chặt chẽ, đồng bộ,
kiểm soát chi phí kinh doanh chưa hiệu quả.
Công ty không thực hiện việc luân chuyển cán bộ, do đó dễ dẫn
đến tình trạng các nhân viên có điều kiện che giấu các sai sót của
mình cũng như thực hiện việc gian lận.

16
Các bộ phận thực hiện kế hoạch phải báo cáo tình hình thực hiện
của mình cho Giám đốc nhưng việc báo cáo này chỉ mang tính chung
chung, không đưa ra lý do không hoàn thành kế hoạch để có cơ sở
cho các biện pháp quản lý được sát đúng hơn.
Về hệ thống thông tin
Hiện tại, Công ty chỉ dừng lại ở việc lập Báo cáo tài chính mà
chưa lập các báo cáo phân tích để cung cấp thông về sự biến động
của chi phí thực tế với dự toán, từ đó tìm ra nguyên nhân làm biến
động chi phí giúp cho nhà quản lý trong việc đưa ra các giải pháp
thích hợp trong điều hành.
Về các thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh
Sự kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu số liệu của Công ty đối với các
đơn vị thực tế còn rất mờ nhạt.
Về trách nhiệm xử lý kết quả kiểm tra, kiểm soát chưa được
quan tâm, xử lý triệt để .
Đối với công tác chứng từ kế toán, hiện tại Công ty chưa chú
trọng kiểm tra chứng từ phát sinh tại các đơn vị trực thuộc.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI
PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XUẤT NHẬP KHẨU ĐÀ NẴNG
3.1. Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ ở Công ty
3.1.1.Cơ cấu tổ chức
- Cần tách biệt chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị và chức
danh Giám đốc Công ty.
- Công ty nên cơ cấu lại Hội đồng quản trị bằng cách bầu lại các
thành viên Hội đồng quản trị, không để cho toàn bộ các thành viên

Hội đồng quản trị là cán bộ các phòng ban trong Công ty.


17
- Cần tổ chức lại Ban kiểm soát và phải đặt Ban kiểm soát dưới
Hội đồng quản trị nhằm đảm bảo tính khách quan.
- Cần thực hiện luân chuyển cán bộ.
- Đối với các đơn vị trực thuộc cần bố trí đội ngũ nhân viên kế
toán đầy đủ về số lượng và đảm bảo năng lực, đảm bảo khả năng
kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau.
3.1.2. Về chính sách nhân sự
Công ty cần chú trọng việc thu hút nhân tài, đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ, “ giữ chân ” nhân viên.
Bên cạnh đó Công ty nên quan tâm tạo điều kiện cho người lao
động có điều kiện thăng tiến để phát triển nghề nghiệp ví dụ: Định
kỳ, Công ty nên tổ chức các cuộc thi sáng kiến kỹ thuật; thi tay nghề
bán hàng giỏi…
3.1.3. Công tác lập kế hoạch
- Cần chú trọng hơn nữa công tác lập kế hoạch
- Cần theo dõi thường xuyên, sâu sát việc thực hiện kế hoạch ở
tất cả các phòng, ban, đơn vị trực thuộc theo từng tháng, cũng có thể
từng tuần để từ đó thấy được các bộ phận có thực hiện theo đúng kế
hoạch hay không.
3.1.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Từ điều kiện hoạt động phân tán, Công ty cần thiết phải hình
thành bộ phận kiểm toán nội bộ để thực hiện việc giám sát và kiểm
tra đánh giá thường xuyên toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán của
Công ty, trong đó tập trung KSNB về chi phí kinh doanh.
3.2. Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh thông qua
các thủ tục kiểm soát tại Công ty

3.2.1. Đối với giá vốn hàng bán


18
9 Thủ tục kiểm soát giá hàng hóa mua vào
Như đã trình bày ở chương 2, trong phần thực trạng kiểm soát giá
mua hàng thì hạn chế của quy trình là: Theo sự phân công, phân
nhiệm, Phòng Kế hoạch được đảm trách việc mua hàng cho đơn vị,
do đó rủi ro ở khâu này là sự thông đồng giữa Trưởng phòng Kế
hoạch, nhân viên đảm trách mua hàng và các nhà cung cấp hàng hóa.
+ Giải pháp
Để tránh sự thông đồng khi mua hàng hóa, trước khi tiến hành
mua hàng, phòng Kế hoạch phải trình các phương án lựa chọn giá
mua cho phòng Kế toán và Giám đốc kiểm soát trước khi mua hàng.
Công ty cũng nên chuyển đổi vị trí các nhân viên mua hàng để
tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất
định trong một thời gian dài.
Không được giao cho người mua hàng vừa là người nhận hàng
để tránh tình trạng mua hàng không đảm bảo số lượng và chất lượng.
9 Thủ tục kiểm soát hàng nhập kho
Để hạn chế thấp nhất lượng hàng hóa bị giảm chất lượng, bị hư
hỏng, ảnh hưởng đến doanh thu của Công ty, vấn đề đặt ra phải giám
sát chặt chẽ việc nhập kho và xuất kho hàng hóa, đảm bảo lô hàng
nào được nhập kho trước phải được xuất kho trước. Một thủ tục cần
được đưa vào là thủ kho theo dõi thời gian nhập kho của từng lô
hàng trước khi nhận hàng bằng cách yêu cầu người bốc hàng xếp
hàng theo đúng nơi quy định, không được để lẫn lộn với các hàng
hóa khác đã có trong kho trước đó.
Khi xuất kho hàng hóa, thủ kho phải xuất những lô hàng được
nhập vào trước. Hiện tại, thủ kho vẫn thực hiện theo quy định hàng

nhập kho trước thì xuất kho trước, nhưng chủ yếu thực hiện theo tinh
thần trách nhiệm, tự giác là chính. Để giám sát chặt chẽ hoạt động này,


19
các quy định về quy trình xuất kho cần được thể hiện bằng văn bản. Bên
cạnh đó, Công ty cần đưa ra các mức trách nhiệm cụ thể đối với việc
xuất kho hàng hóa không đúng theo quy định; tổ chức kiểm tra hoạt
động xuất kho để giám sát chặt chẽ hơn, hạn chế những sai sót xảy ra tại
kho.
3.2.2. Đối với chi phí bán hàng
9

Chi phí bán hàng phát sinh tại Văn phòng Công ty
Chi phí bán hàng phát sinh tại Văn phòng Công ty gồm các nội

dung chi phí như chi phí phục vụ bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ.
Thủ tục kiểm soát các chi phí phục vụ bán hàng, chi phí khấu hao
TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài được Công ty xây dựng cụ thể, rõ
ràng.
Nhìn chung đối với khoản mục chi phí bán hàng, Công ty mới
dừng lại ở việc kiểm tra tính chính xác của các số liệu trên chứng từ
kế toán, tính hợp pháp của chứng từ mà chưa tiến hành các thủ tục
kiểm soát khác như lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng để kiểm tra
đối chiếu số liệu với sổ Cái TK 641 hoặc phân tích các chỉ tiêu giữa
kế hoạch và thực hiện
9

Chi phí bán hàng tại các đơn vị trực thuộc
Hiện tại, Công ty hầu như hoàn toàn không kiểm tra, chỉ dừng lại

ở việc đối chiếu con số. Công ty giao toàn bộ cho các đơn vị tự cân
đối chi, miễn sao những khoản chi phí này nằm trong định mức cho
phép của công ty và đảm bảo đầy đủ các chứng từ liên quan. Điều
này dễ dẫn đến thực trạng là nhiều khoản chi của đơn vị là chi
khống, chi không có chứng từ chứng minh hay chứng từ không hợp
lệ.


20
Do vậy, định kỳ Công ty cần kiểm toán đối với các hoạt động
của các đơn vị trực thuộc, để phát hiện các sai sót, gian lận.
3.2.3. Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp
9 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
Hiện tại kế toán tại Văn phòng Công ty hạch toán chi phí tiền
lương và các khoản trích theo lương vào chi phí QLDN trong khi đó
trong Công ty ngoài bộ phận QLDN còn có bộ phận bán hàng. Việc
tập hợp chi phí như vậy là chưa hợp lý, cần phải hạch toán cho từng
bộ phận vì ngoài bộ phận quản lý công ty còn có thêm bộ phận bán
hàng thuộc Phòng Kế hoạch.
Một hoạt động mà Công ty cũng cần phải quan tâm để ngăn ngừa
rủi ro xảy ra, làm cho công tác quản lý ngày càng hiệu quả hơn. Đó
là việc thanh toán lương cho CBCNV trong Công ty. Hiện nay, hoạt
động này được Công ty thực hiện bằng cách thanh toán qua tài khoản
cá nhân từng người tại ngân hàng. Đây cũng là biện pháp làm giảm
áp lực công việc cho bộ phận quỹ, giảm rủi ro trong thanh toán
lương.
9

Chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng

Do Công ty không quy định định mức sử dụng vật liệu, đồ dùng

văn phòng nên gây lãng phí trong việc sử dụng. Đồng thời, đối với
các khoản chi phí này Công ty kiểm soát dựa trên các chứng từ thanh
toán nên đã dẫn đến tình trạng không kiểm soát được giá cả. Do đó,
đối với các khoản chi phí này Công ty cần quy định định mức sử
dụng cho từng bộ phận.
9

Chi phí khấu hao tài sản cố định
Theo quy định mức trích khấu hao được tính theo số ngày thực tế

sử dụng TSCĐ, nhưng Công ty vẫn áp dụng cách tính khấu hao tròn


21
tháng như cũ nên số khấu hao tính vào chi phí kinh doanh không
đúng cần phải điều chỉnh.
9 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác
Công ty cần quy định rõ tổng mức chi tiếp khách tại Văn phòng
Công ty được quyền chi là bao nhiêu % trên lãi ròng trong một kỳ
kinh doanh và cũng quy định rõ đối với nhân viên bán hàng thì được
phép chi bao nhiêu? trưởng (phó) phòng là bao nhiêu? .
Chi phí tiếp khách, đàm phán ký kết hợp đồng Công ty cần phải
xác định và phân bổ cho hai hoạt động bán hàng và hoạt động quản
lý.
3.3. Các giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí kinh
doanh thông qua thông tin kế toán tại Công ty
3.3.1. Lập dự toán chi phí kinh doanh
Các dự toán chi phí kinh doanh có thể lập ở Công ty bao gồm:

dự toán GVHB, dự toán chi phí bán hàng, chi phí QLDN và chi phí
tài chính.
Dự toán giá vốn hàng bán:
Dự toán GVHB tại Công ty là sự tổng hợp từ các dự toán giá
vốn từng loại hàng hóa. Các dự toán về giá vốn được lập như sau:
Hàng hóa mà Công ty kinh doanh gồm nhiều loại khác nhau. Vì vậy, giá
vốn hàng hóa được lập cho từng loại cụ thể. Căn cứ vào kế hoạch mua hàng,
kế hoạch bán hàng, chính sách tồn kho của Công ty để xác định số lượng
hàng hóa mua vào, số lượng hàng hóa bán ra từng quý cũng như số lượng
hàng hóa tồn kho cuối mỗi quý.
Để minh họa cho việc lập dự toán GVHB, luận văn chọn một
loại hàng hóa là bột ngột để thực hiện được theer hiện qua bảng 3.1.


22
Dự toán giá vốn các mặt hàng khác như xi măng, thuốc lá…
cũng được lập tương tự như trên.
Từ các dự toán giá vốn hàng hóa ở các đơn vị trực thuộc, bộ
phận lập dự toán Công ty tổng hợp và lập thành dự toán GVHB toàn
Công ty, thể hiện ở bảng 3.2:
Dự toán chi phí bán hàng
Dự toán chi phí bán hàng được lập dựa trên việc tổng hợp các dự toán
chi phí bán hàng ở các đơn vị, bộ phận. Căn cứ để lập các dự toán này là
kế hoạch doanh thu, kế hoạch lao động tiền lương và các kế hoạch khác
có liên quan đến chi phí bán hàng… Biến phí bán hàng tại Công ty gồm
chi phí bao bì theo hàng, chi phí đóng gói, hoa hồng môi giới, chi phí vận
chuyển, lương kinh doanh…Định phí bán hàng gồm: chi phí quảng cáo,
chi phí khấu hao TSCĐ, văn phòng phẩm…theo kế hoạch khấu hao
TSCĐ, kế hoạch quảng cáo, định mức văn phòng phẩm…Dự toán chi
phí bán hàng được trình bày qua bảng 3.3.

Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí QLDN tại Công ty gồm biến phí QLDN và định phí QLDN.
Trong đó, biến phí QLDN chỉ gồm lương kinh doanh ước tính 0.2 %
doanh thu toàn Công ty . Định phí QLDN bao gồm: lương thời gian và
các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ,
chi phí đào tạo, công tác phí, hội nghị, tiếp khách, văn phòng phẩm…Dự
toán chi phí QLDN được lập dựa trên kế hoạch lao động, tiền lương, kế
hoạch khấu hao TSCĐ… Dự toán chi phí bán hàng được trình bày qua
bảng 3.4.
3.3.2. Tổ chức báo cáo và phân tích chi phí kinh doanh
3.3.2.1. Tổ chức báo cáo về chi phí kinh doanh


23
Để có những thông tin kịp thời giúp nhà quản lý Công ty
trong việc ra quyết định phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế tại
Công ty, việc tổ chức báo cáo chi phí kinh doanh là rất cần thiết.
Các báo cáo chi phí kinh doanh Công ty cần lập đó là báo cáo
GVHB, báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí QLDN và báo cáo
chi phí tài chính. Trên các báo cáo này cần thể hiện chi phí phát sinh
thực tế và chi phí theo dự toán. Số liệu ở cột dự toán được lấy từ các
dự toán chi phí kinh doanh, số liệu ở cột thực tế được lấy từ các sổ
chi tiết và số Cái các tài khoản liên quan.Có thể minh họa các báo
cáo về chi phí kinh doanh ở Công ty qua các bảng 3.5, 3.6, 3.7.
3.3.2.2. Tổ chức phân tích chi phí kinh doanh
Phân tích chi phí kinh doanh tại Công ty cần được thực hiện
thông qua phân tích tình hình thực hiện GVHB, chi phí bán hàng và
chi phí QLDN
9 Phân tích biến động giá vốn hàng bán
9

Phân tích tình hình thực hiện chi phí bán hàng

9

Phân tích tình hình thực hiện chi phí quản lý doanh nghiệp


24

KẾT LUẬN
KSNB về chi phí luôn là vấn đề mà nhà quản lý quan tâm.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, các doanh nghiệp
muốn tồn tại và phát triển thì phải đổi mới, mở rộng được quy mô
sản xuất kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Để thực hiện được điều này, các doanh nghiệp phải làm sao kiểm
soát được tất cả các mặt hoạt động của mình, mà đặc biệt là kiểm
soát về chi phí. Muốn vậy, doanh nghiệp phải thiết lập được một hệ
thống kiểm soát tốt các khoản chi phí ngay từ trong chính bản thân
đơn vị mình, đấy chính là hệ thống KSNB.
Qua nghiên cứu lý luận về KSNB chi phí trong các doanh
nghiệp và tìm hiểu thực tế hoạt động KSNB chi phí tại Công ty Cổ
phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng , luận văn đã đưa ra được các ưu
điểm cũng như các tồn tại trong công tác kiểm soát chi phí của Công
ty, từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí,
giúp Công ty có thể kiểm soát chặt chẽ hơn chi phí, góp phần nâng
cao năng lực cạnh tranh của Công ty trên thương trường.