Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại công ty TNHH ABC

1

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực
tế của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án


2

PHẦN MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài
Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học đã trở thành
một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Trong bất cứ một lĩnh
vực nào của cuộc sống, người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể nâng cao
chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học
là bắt buộc nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường. Khối lượng công việc đồ
sộ của các doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử. Một
máy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng chục triệu phép tính chỉ trong vòng
một giây, giảm thiểu thời gian cũng như công sức con người bỏ ra nên tiết kiệm chi
phí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Vì vậy, ngày nay
bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin học. Xuất phát từ xu thế chung
của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản
trị đã ra đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay.
Và thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý
ngày càng nhẹ nhàng, chính xác, hiệu quả và đem lại thành công lớn cho rất nhiều
doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm vừa phù hợp với công tác quản
lý vừa phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một điều dễ
dàng.

Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty ABC, em nhận
thấy Công ty ABC là công ty chuyên sản xuất các loại bao bì carton, việc quản lý
chi tiết vật tư có hiệu quả là rất quan trọng, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và
quá trình phát triển của công ty. Hệ thống quản lý vật tư ở công ty mặc dù đã được
tin học hoá, nhưng do khối lượng vật tư rất nhiều, đòi hỏi cần có một phần mềm tin
học có khả năng quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông
tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống.
Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại
Công ty ABC”.


3

II. Mục đích của đề tài
• Được người sử dụng chấp nhận.
• Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục

vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phận sản xuất.
• Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm

nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
• Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản lý nguyên liệu, vật

liệu của Công ty
• Giúp Công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân

công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nguyên liệu, vật
liệu.
III. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
• Hệ thống kế toán vật tư của Công ty.

• Hệ thống kho của Công ty.

IV. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư
nhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác sản xuât tại Công ty một cách
tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho kiểm soát được
tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báo cáo cần thiết cho các
nhà quản lý Công ty để có những biện pháp kịp thời, nhằm không ngừng nâng cao
hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và tương lai. Không nghiên cứu vật
tư xuất nhập khẩu, thuê ngoài gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh liên kết…
V. Phương pháp nghiên cứu
• Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
• Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý.


4

• Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin.

VI. Kết cấu của đồ án
Đề tài :“Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty ABC”.
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án gồm có 3
chương:
Chương 1: Lý luận chung về hệ thống thông tin quản lý và kế toán vật tư
trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng về hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty
ABC
Chương 3: Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty ABC
Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô
chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty ABC. Em xin chân thành cảm ơn sự

dạy dỗ, chỉ bảo rất tận tình của các thầy giáo cô giáo trong cả quá trình học tập và
thực hiện đồ án, đặc biệt là cô giáo - ThS. Phạm Thái Huyền Trang đã hướng dẫn
em rất chu đáo, nhiệt tình trong thời gian qua.
Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2013
Sinh viên

MỤC LỤC


5


6

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
VÀ KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.

Lý luận chung về hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

1.1.1.

Khái niệm và đặc trưng của hệ thống thông tin quản lý trong

doanh nghiệp
 Khái niệm
HTTT quản lý là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý,
lưu trữ, phân phối các dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý
điều hành của một doanh nghiệp, tổ chức..
HTTT kế toán là một phân hệ thuộc HTTT quản lý. HTTT kế toán: là một hệ

thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực
kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các
thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác
nghiệp của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp.
Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý Nhập Xuất Vật Tư, hệ thống này sẽ thu
thập và lưu trữ các thông tin về các hoạt động Nhập và Xuất Vật tư thông qua các
Phiếu Nhập và Phiếu Xuất. Theo định kỳ, hệ thống tiến hành xử lý các thông tin
Nhập và Xuất vật tư để cung cấp các báo cáo tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn cho lãnh
đạo, nhằm hỗ trợ ra các quyết định điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ
chức, doanh nghiệp
 Đặc trưng hệ thống thông tin quản lý
•
•

HTTT quản lý hỗ trợ cho chức năng lưu trữ và xử lý dữ liệu từ các giao dịch
HTTT quản lý dung cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực

•

chức năng khác nhau
HTTT quản lý cung cấp cho các nhà quản lý từ cấp tác nghiệp cho đến cấp
sách lược, chiến lược về các thông tin hỗ trợ cho công tác ra quyết định.


7

1.1.2.

Quy trình phát triển một HTTT quản lý

1.1.2.1

Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban
đầu, chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý
do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi
cho hệ thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản
được mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời
gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải giải
quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể
trong tương lai mà tổ chức gặp phải, và cũng phải xác định chi phí phát triển một hệ
thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức.
1.1.2.2

Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung
cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc:
•

Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong
đợi hệ thống sẽ mang lại. Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ
của hệ thống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu

cầu theo một cách đặc biệt.
• Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc của nó phù hợp với mối quan hệ bên trong,
•

bên ngoài và những giơi hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện.

Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so
sánh lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng yêu cầu với chi phí, nguồn
lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.

1.1.2.3

Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin
để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên
•

Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần
cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.


8

•

Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết
kế hay các đặc tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào
những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu,
xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.
Giai đoạn này cần phải lựa chọn ngôn ngữ lâp trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu

trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần
được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như
nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng
chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.

1.1.2.4
•

Lập trình và kiểm thử

Trước hết chọn phần mềm nền (hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngôn

ngữ lập trình, phần mềm mạng)
• Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)
• Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module
chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng
1.1.2.5
•
•
•

Cài đặt, vận hành và bảo trì

Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống
Cài đặt phần mềm
Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển
đổi dữ liệu, bối trí sắp xếp người làm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thống

•
•
•

quản lý và bảo trì
Viết tài liệu và tổ chức đào tạo
Đưa vào vận hành

Bảo trì hệ thống, gồm có: sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống

1.1.3.

Công cụ để xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong doanh

nghiệp
1.1.3.1
•

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL)

Khái niệm CSDL


9

Một CSDL là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thông tin về
một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầu
khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với mục đích khác nhau.
Một cơ sở dữ liệu thỏa mãn hai tính chất đó là tính độc lập dữ liệu, tính chia
sẻ dữ liệu.
•

Khái niệm hệ quản trị CSDL
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở

dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó.
•

Một số hệ quản trị CSDL thường dùng
Hiện nay những hệ quản trị CSDL đang được dùng nhiều là: Microsoft

Acess, SQL Server, Foxpro, Oracle…
a) Ưu nhược điểm của hệ quản trị CSDL Microsoft Acess:
• Ưu điểm
 Nhỏ gọn
 Cài đặt dễ dàng
 Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ
• Nhược điểm
 Hạn chế số người dùng (số người cùng truy cập vào cơ sở dữ liệu)
 Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu (< 2GB)
 Hạn chế về tổng số module trong một ứng dụng
 Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm
 Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng
 Sử dụng: phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ
b) Ưu nhược điểm của hệ quản trị CSDL Oracle:
• Ưu điểm
 Đối với các doanh nghiệp: Oracle thực sự là một hệ quản trị CSDL tuyệt

vời vì có tính bảo mật cao, tính an toàn của dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì –
nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ rang, ổn định.
 Đối với những người phát triển: Oracle cũng tỏ ra có rất nhiều ưu điểm
•

như dễ cài đặt, dễ triển khai và nâng cấp lên phiên bản mới.
Nhược điểm
 Gía đầu tư cao: cần máy cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lập khó

10

 Độ phức tạp cao, quản trị rất khó cần người giỏi về công nghệ thông tin

mới có thể quản trị được
 Sử dụng: thích hợp với các ứng dụng có CSDL lớn
c) Ưu nhược điểm của hệ quản trị CSDL SQL Server
• Ưu điểm
 Cơ sở dữ liệu cao, tốc độ ổn định
 Dễ sử dụng. dễ theo dõi
 Cung cấp một hệ thống các hàm tiện ích mạnh
• Nhược điểm
 Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows
 Sử dụng: Với các CSDL loại vừa và nhỏ, còn với các CSDL lớn, có yêu
cầu nghiêm ngặt về tính liên tục thì chưa đáp ứng được mà cần có giải
pháp tổng thế về cả hệ điều hành, phần cứng và mạng.
d) Ưu nhược điểm hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro
• Ưu điểm
 Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết
kế giao diện trực quan
 Dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho CSDL và
xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các
biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ họa.
 nên khá dễ dàng trong việc nâng cấp sửa đổi.
•

Nhược điểm
Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảo mật kém, không

an toàn và không thuận lợi khi chạy trên môi trường mạng. Visual Foxpro version

trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode, VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode
tùy theo cài đặt trên Windows
Sử dụng thích hợp cho các ứng dụng có CSDL quy mô vừa và nhỏ.
1.1.3.2
•

Ngôn ngữ lập trình

Khái niệm
Ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính. Đây là một dạng

ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng để miêu tả những quá trình, ngữ cảnh một
cách chi tiết.


11

•

Đặc điểm
 Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng
để giải quyết bài toán
 Miêu tả một cách đầy đủ rõ rang các tiến trình để có thể chạy được trên

•

các máy tính
Các ngôn ngữ lập trình thường dùng
 Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ
dàng cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết các

chương tŕnh lớn, phức tạp. Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụng
nhiều trong hiện tại. VD: pascal, C…
 Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lập
trình, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên
chúng, đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau. Mới hơn so với lập
trình cấu trúc và được áp dụng nhiều trong thực tế. VD; C++, C#,Java,
Ada…

1.1.3.3

Công cụ tạo báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng
dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất
từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu
cầu của người sử dụng.
•

Đặc điểm của các báo cáo trong HTTTQL:
 Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản
lý dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy.
 Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột. Nhưng do khổ giấy
in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều

dòng.
• Một số công cụ tạo báo cáo:
 Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến
hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Crystal Report có thể
thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một

12

số ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET). Crystal Report hỗ trợ các chức
năng in ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel.
 Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu
để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu. Zoho
Reports sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên
nghiệp để chia sẻ.
 Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư

từ, sơ yếu lý lịch, bản fax... một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element
WordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord),
DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format).
• Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2 cách
 Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá
thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản.
 Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự
thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều
kiện hoàn cảnh.
1.2.

Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp

1.2.1

Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư

Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá
trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế, công cụ,

dụng cụ…
Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật
tư cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh
doanh được tiến hành bình thường.
Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:
•

Phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại
vật tư cả về giá trị và hiện vật. tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thực
tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp


13

đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của
doanh nghiệp.
• Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng
từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.2

Nguyên tắc phân loại, đánh giá và hạch toán chi tiết vật tư

1.2.2.1.

Phân loại

Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại và
từng thứ nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản
lý.
Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được

chia thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua
ngoài hoặc tự chế dung cho mục đích sản xuất kinh doanh. Dựa vào các tiêu chí
khác nhau mà phân loại nguyên liệu, vật liệu:
•

Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình
sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trị

được chuyển một lần vào giá trị sản phẩm mới được taọ ra.
• Nguyên vât liệu phụ: là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng
chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm…Các loại vật liệu này không
•

cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất

kinh doanh, phục vụ cho quá trình sản xuất.
• Phụ tùng thay thế: là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa máy móc thiết
•

bị
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu sử dụng cho quá

trình xây dựng cơ bản.
• Vật liệu khác: là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loại trên.
Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật
liệu thu hồi thanh lý Tài sản cố định…

14

Ngoài ra còn có nhiều cách phân loại khác nữa phù hợp đặc điểm sản xuất của
doanh nghiệp đó.
Căn cứ nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành hai nguồn:
 Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài.
 Nguyên liệu, vật liệu tự chế
• Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên liệu, vật liệu có thể chia nguyên
•

liệu, vật liệu thành:
 Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh
 Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu khác
 Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý
Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng có
hiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp. Do vậy, trong công tác
quản lý nguyên vật liệu công ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu
1.2.2.2.

Đánh giá vật tư

 Nguyên tắc đánh giá
Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho a tủa doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc
đánh giá vật tư cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Theo Chuẩn
mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp được
đánh giá theo nguyên tắc giá gốc (trị giá vốn thực tê). Trong trường hợp giá trị
thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể
thực hiện được. Đây chính là nội dung của nguyên tắc thận trọng. Thực hiện
nguyên tắc này, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong

kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm
và chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại bao gồm: chi phí mua, chi
phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó.
Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để so sánh được giữa
các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo nguyên tắc nhất quán,


15

nghĩa là doanh nghiệp đã chọn phương pháp kế toán nào thì phải áp dụng phương
pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương
pháp kế toán đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép
trình bày thông tin kế toán một cách trung thực, hợp lý hơn, đồng thời phải giải
thích được sự thay đổi đó (nguyên tắc thời điểm)
 Phương pháp đánh giá vật tư nhập kho
Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: Trị giá vốn thực tế được
xác định theo từng nguồn nhập
•

Đối với vật tư nhập kho: nguyên vật liêu được nhập kho từ các nguồn khác

nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau
• Đối với vật tư mua ngoài:
Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua
 Giá mua thực tế: giá ghi trên hóa đơn
 Các khoản thuế: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế
giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp

 Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân
loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…
• Đối với vật tư thuê ngoài gia công:
Giá nhập kho = Giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền
trả thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận
•
•

Đối với vật tư sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất.
Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá vốn
thực tế là giá trị hợp lí công tác chi phí phát sinh sau khi được các bên tham

gia liên doanh, góp vốn chấp nhận.
• Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: trị giá vốn thực tế của nguyên
vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận công các chi phí phát sinh sau
khi giao nhận.


16

•

Đánh giá vật tư theo giá hạch toán: Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá
do doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhất trong một thời gian
dài. Hàng ngày kế toán chi tiết vật tư sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết
vật liệu nhập, xuất. Cuối kì kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất
kho theo hệ số:

Trịkìgiá thực tế của vật tư nhập trong kì
Trị giá thực tế của vật tư tồn đầu

+
Hệ số giá (H)

=
Trị giá hạch toán của vật tư tồn
Trịđầu
giá kì
hạch toán của vật tư nhập trong kì
+

 Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho
Trị giá thực tế của vật tư xuấtTrị
kho
giátrong
hạchkìtoán của vật tư xuất kho trong kì
Hệ số giá (H)
=
*
Đối với vật tư xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:
•

Phương pháp đích danh: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ là trị giá vốn

thực tế của lô hàng nhập nguyên vật liệu đó.
• Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán phải tính đơn giá bình quân gia
quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kì, sau đó lấy số lượng
vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính. Giá trị trung bình có thể
được tính theo thời kì (bình quân gia quyền cố định) hoặc mỗi khi nhập một
lô hàng về (bình quân gia quyền liên hoàn) phụ thuộc vào tình hình cụ thể
của mỗi một doanh nghiệp.

Giá trị thực tế vật tư tồn đầu
Giá
+kì trị thực tế vật tư nhập trong kì
Đơn giá bình quân gia quyền
=
Số lượng vật tư tồn đầuSố
kì lượng vật tư nhập kho trong kì
+

Giá trị thực tế vật tư xuất khoSố lượng vật tư xuất kho*
=

Đơn giá bình quân


17

•

Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả đinh số
vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của

vật tư xuất kho.
• Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định số vật
tư nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập. Trị giá hàng tôn
kho cuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanh
nghiệp quyết định. Song cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải
thuyết minh trong Báo cáo tài chính.
1.2.2.3.

Hạch toán chi tiết vật tư

Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong
phương pháp chủ yếu đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư và
phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp
dùng giá mua để ghi chép kế toán vật tư tồn kho. Theo phương pháp này, ở phòng
kế toán mở thẻ chi tiết cho từng loại hay từng thứ vật tư và theo từng địa điểm bảo
quản vật tư để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại hay từng thứ vật tư
trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất hàng ngày.
Phương pháp số dư: phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp
vụ kế toán. Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết
vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số dư được áp
dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn
kho.


18

Phương pháp sổ đối chiếu luân phiên: tại phòng kế toán căn cứ vào chứng từ
nhập, xuất để lập bảng kê nhập, xuất hoặc tổng hợp để ghi lên sổ đối chiếu luân
chuyển vào cuối kỳ theo từng thứ cả số lượng và giá trị.
1.2.3

Các hình thức kế toán

(1) Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:
•
•

•
•
•

Hình thức kế toán Nhật ký chung;
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết
cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
(2) Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất,
kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang
bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo
đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ,
quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán.


19

1.2.3.1

Hình thức kế toán Nhật ký chung

Hình 1.1- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung


20

1.2.3.2

Hình thức kế toán Nhật ký-sổ cái

Hình 1.2- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – sổ cái


21

1.2.3.3

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Hình 1.3- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ


22

1.2.3.4

Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ

Hình 1.4 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hinh thức Nhật ký chứng từ


23

1.2.3.5

Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hình 1.5 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức trên máy vi tính
1.2.4

Các tài khoản kế toán và các chứng từ sử dụng
 Các tài khoản kế toán liên quan đến vật tư

TK 151: Hàng mua đang đi đường
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
TK 153: Công cụ, dụng cụ
TK 156: Hàng hóa
TK 157: Hàng gửi đi bán
TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Và các tài khoản có liên quan khác
 Các chứng từ sử dụng


24

•

Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)

•

Phiếu xuất kho (Mâu 02-VT)

•

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (Mẫu

03-VT)

•

Phiếu báo vật tư còn lại cuối ký (Mẫu 04-VT)

•

Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (Mẫu 05VT)

•

Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT)

•

Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu 07VT)

1.2.5

Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu

1.2.5.1.

Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê

khai thường xuyên
 Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là pháp kế toán phải tổ chức ghi chép

một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của
nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.
Trị giá vốn nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định
ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của
nguyên vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu, tài khoản
151 – Hàng mua đang đi đường.
 Phương pháp kế toán các nghiêp vụ chủ yếu
a) Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật tư


25

Khi mua vật tư, căn cứ vào hóa đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế
toán căn cứ vào phiếu nhập kho:
•

Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch
vu thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế
toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (tiền thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111, 112, 141, 331…(tổng giá thanh toán)

•

Đối với vật tư mua ngoài dùng để sản xuất kinh hàng hóa dịch vụ chịu
thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu
thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế
toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (tổng giá thanh toán)
Có TK 111, 112, 141, 331…(tổng giá thanh toán)

•

Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, kế toán
đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận, lâp phiếu nhập kho theo
số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán
Nợ TK 152
Có TK 331
Khi hóa đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế
Căn cứ hóa đơn, nếu nộp thuế GTGT khấu trừ, ghi nhận thuế:
Nợ TK 133
Có TK 331
So sánh với giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tạm ghi

trước đây để điều chỉnh theo giá thực tế