Quản lý thông tin dự án và hệ thống thông tin QLDA (PMIS)

Chuyên đề :
QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG TIN DỰ
ÁN & HỆ THỐNG THÔNG TIN QLDA
(PMIS)

PGS.TS Löông Ñöùc Long
Email:

L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

1


Phần A- Quản lý truyền thông
dự án
Part A- Project Communications
Management

2


Tầm quan trọng của giao tiếp thông tin
dự án
• Mối đe dọa lớn nhất cho các dự án XD đó là sự thất bại
trong truyền thông/ giao tiếp thông tin dự án
• Nhiều nghiên cứu chỉ ra các bên liên quan trong dự án XD
cần phải giao tiếp thông tin một cách hiệu quả từ giai đoạn
hình thành ý tưởng, thiết kế, thi công, bàn giao vận hành
để dự án XD thành công.
• Kỹ năng giao tiếp, quản lý, điều phối thông tin là 1 nhân tố
quan trọng trong nghề nghiệp của các nhà quản lý XD

(như giám đốc dự án, chỉ huy công trình, chủ trì thiết kế,
chủ nhiệm dự án của CĐT,…)

3


Quản lý giao tiếp, truyền thông
dự án
•

•
•
•

Nhận dạng các bên liên quan (Identify
Stakeholders) & lập kế hoạch các giao tiếp
(Plan communication)
Phân phối các thông tin (Distribute Information)
Quản lý về các sự mong đợi của bên liên quan
(Manage stakeholder expectations)
Báo cáo về sự thực hiện (Report performance)

L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

4


1. Nhận dạng các bên liên quan (Identify
Stakeholders) & lập kế hoạch các giao tiếp
(Plan communication)

L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

5


1a. Nhận dạng các bên liên quan
(Identify Stakeholders)
-Sự phân tích các bên liên quan ( Ai liên
quan dự án)
-Ghi danh sách các bên liên quan (Nhận
dạng tất cả)
-Chiến lược quản lý
H

Satisfy

Manage

Monitor

Inform

POWER
L
L

INTEREST

H

6


1.b Communications Planning
(Kế hoạch truyền thông)
• Every project should a communications management
plan, a document that guides project communications –
Mọi dự án nên bao một kế hoạch quản lý thông tin-một
tài liệu mà hướng dẫn các cách truyền thông dự án
• Creating a stakeholder analysis for project
communications aids in communications planning- Phân
tích những bên liên quan (CĐT, nhà thầu, Tư vấn, Tài
trợ, Sở ban ngành) liên quan đến sự truyền thông tin dự
án (tình trạng, báo cáo tuần, tháng, mốc, giai đoạn, các
vấn đề môi trường, luật…)- sẽ trợ giúp rất lớn trong việc
lập kế hoạch thông tin Phù Hợp.
7


Communications Management Plan
Contents
• A description of a collection and filing structure for gathering
and storing various types of information (Mô tả cấu trúc lựa
chọn và sàng lọc cho thu thập và lưu trữ các loại thông tin)
• A distribution structure describing what information goes to
whom, when, and how (Một cấu trúc phân phối mô tả thông
tin Gì sẽ đến Ai, Khi nào và Bằng cách như thế nào?)
• A format for communicating key project information
• Time for the information
• Access methods for obtaining the information

• A method for updating the communications management
plans as the project progresses and develops
8


Người gửi- người nhận và Môi trường
Sender- Receiver and Medium

• Môi trường: Báo cáo, Bảng tính, thuyết trình, Nói, Email.
• Dạng – Trang trọng/ thân mật
• Khoảng cách: Thời gian- Giờ địa phương
L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

9


Table 9-1. Sample Stakeholder
Analysis for Project Communications
Stakeholders

Document Name

Document
Format

Contact Person Due

Customer
Management

Monthly Status
Report

Hard copy

Gail Feldman,
Tony Silva

First of month

Customer
Business Staff

Monthly Status
Report

Hard copy

Julie Grant,

First of month

Customer
Technical Staff

Monthly Status
Report

E-mail

Internal
Management

Monthly Status
Report

Hard copy

Bob Thomson

First of month

Internal
Business and
Technical Staff

Monthly Status
Report

Intranet

Angie Liu

First of month

Training
Subcontractor

Training Plan

Hard Copy

Jonathan Kraus

11/1/1999

Subcontractor

Implementation
Plan

E-mail

Barbara Gates

6/1/2000

Jeff Martin
Evan Dodge,

First of month

Nancy Michaels

10


Các Loại Thông Tin
Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ
Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA

Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA

Thông tin kinh nghiệm :
Các tập tin từ các DA khác
Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước
Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA
trước

Thông tin về DA hiện thời (Bản vẽ, Hợp đồng, Tiến độ, Dự
Toán, Cập nhật, …)

Tập tin cũ từ DA hiện thời nhưng không còn cần thiết
cho những công việc đang thực hiện
Vật liệu đã thay thế
Hồ sơ nhân viên cũ
Hợp đồng đã thanhL.D.
lýLONG Ph.D (NUT, Japan)

11


Các bên tham gia dự án và nhu cầu
thông tin
Các Bên

Loại Thông Tin Cần

Chủ đầu tư/Khách

Tình trạng và tiến triển của DA

Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ
thuật
Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của
DA

hàng

Lãnh đạo công ty

Tình trạng và tiến triển của DA
Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ
thuật
Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên
Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của
DA

L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

12


Các Bên

Loại Thông Tin Cần

Giám Đốc DA

Tình trạng và tiến triển của DA
Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ
thuật

Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên
Các yêu cầu mới hay các thay đổi về tiêu chí kỹ
thuật
Giải quyết vấn đề trong các quyết định quan trọng

Trưởng phòng
chức năng

Tình trạng và tiến triển của các phần tương ứng
của họ
Các thay đổi về thiết kế hay tiêu chí kỹ thuật thuộc
trách nhiệm của họ
Yêu cầu tài nguyên phát sinh thuộc trách nhiệm
của họ

Thành Viên DA

Tình trạng và tiến triển của công việc DA, DA
Các thay đổi về mục tiêu DA
Các yêu cầu mới cho dự án
Giải quyết vần đề
Thay đổi về phân công công việc
L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

13


Figure 9-1. The Impact of the Number of
People on Communications Channels

14


Chanel of communications

L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

15


Ví dụ: Kế hoạch giao tiếp thông tin dự án
***Project name***
Project Communication Plan
1. Introduction
1.1 Scope and Objective
2. Requirements
3. Approach
3.1 Paper based communication
3.2 Email communication
3.3 Internet communication
4. Timing and responsibilities
L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

16


3. Phân phối thông tin
Distribute Information
• Hai điểm quan trọng trong phân phối thông
tin:

-Thông tin gì để phân phối ( Thông tin gì các bên
liên quan cần)
- Làm thế nào để phân phối (Nói, Báo cáo,
Email)

L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

17


Phân phối thông tin
• Getting the right information to the right people at
the right time and in a useful format is just as
important as developing the information in the first
place (Đưa đúng thông tin đến đúng người với đúng
định dạng cần thiết)
• Important considerations include
– using technology to enhance information
distribution (sử dụng công nghệ để sự phân phối
thông tin)
– formal and informal methods for distributing
information (sử dụng những phương pháp hình
thức hoặc thân mật cho việc phân phối thông tin)
18


Table 9-2. Media Choice Table
(Bảng chọn phương tiên/ cách truyền tin)

19

Thông tin gì cần được giao tiếp

L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

20


Giao tiếp một cách hiệu quả

L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

21


4. Performance Reporting
(báo cáo sự thực hiện dự án)
• Performance reporting keeps stakeholders informed about how
resources are being used to achieve project objectives (tài nguyên
đã được sử dụng như thế nào để đạt các mục tiêu dự án)
– Status reports describe where the project stands at a specific
point in time (dự án đang tiến triển ở đâu (tiến độ ra sao) tại
thời điểm báo cáo)
– Progress reports describe what the project has been
accomplished during a certain period of time (Các báo cáo tiến
trình mô tả những gì dự án đã đạt được)
– Project forecasting predicts future project status and progress
based on past information and trends (dự báo)
– Status review meetings often include performance reporting

(những cuộc họp đánh giá tình trạng thường bao gồm Báo cáo
sự thực hiện dự án)
22


Sổ ghi giao tiếp các bên liên quan

L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

23


Các báo cáo dự án trạng thái dự án
(Performace Reporting)
•
•
•
•

Trạng thái hàng tuần (Weekly status)
Trạng thái hàng tháng (Monthly status)
Tiến trình/ Điểm mốc (Progress/milestones)
Báo cáo giai đoạn

L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

24


L.D. LONG Ph.D (NUT, Japan)

25