Xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong môi trường kinh tế - xã hội hiện đại
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (531.03 KB, 74 trang )
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà
MỤC LỤC
LỜI NĨI ĐẦU............................................................................................................................3
CHƯƠNG I.................................................................................................................................4
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG........................................4
CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP................................................................................4
TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI....................................................4
1.LÝ LUẬN CHUNG................................................................................................................................................4
1.1Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức ...................................................................................................4
1.2Vai trò của cơ cấu tổ chức .........................................................................................................................5
1.3Một số cơ cấu tổ chức điển hình................................................................................................................5
1.4Các nhân tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức ...................................................................................................13
1.5Thiết kế cơ cấu tổ chức ...........................................................................................................................15
2.LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................................................21
TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI.............................................................................21
2.1Đặc điểm môi trường kinh tế xã hội hiện đại...........................................................................................21
2.2Một số nguyên tắc và yêu cầu với một cơ cấu tổ chức hiện đại.............................................................21
CHƯƠNG II.............................................................................................................................23
TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG CÔNG TY
CỔ PHẦN VĂN PHỊNG PHẨM HỒNG HÀ.....................................................................23
1. NHỮNG THUẬN LỢI VA KHĨ KHĂN........................................................................................................23
1.1 Thuận lợi...............................................................................................................................................23
1.2 Khó khăn...............................................................................................................................................24
2. PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH...................................................24
2.1 Giá trị tổng sản lượng............................................................................................................................24
2.2 Tổng doanh thu.....................................................................................................................................25
2.3 Tổng lao động........................................................................................................................................26
......................................................................................................................................................................27
2.4 Thu nhập bình quân đầu người/tháng.....................................................................................................27
3. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TIÊU THỤ HÀNG HĨA...................................................................................28
3.1 Sản phẩm bút..........................................................................................................................................28
3.2 Dụng cụ học sinh ...................................................................................................................................28
3.3 Vở sổ các loại........................................................................................................................................28
3.4 Chai các loại...........................................................................................................................................29
3.5 Hàng khác phân xưởng K1.....................................................................................................................29
Trang 1
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
3.6 Các mặt hàng khác.................................................................................................................................30
4. ĐỐI THỦ CẠNH TRANH.................................................................................................................................30
5. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (Tính đến 31/12/2005)
................................................................................................31
6. PHÂN TÍCH CƠ CHẾ VẬN HÀNH TỔ CHỨC............................................................................................42
7. PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ĐỘI NGŨ CÁN BỘ - CÔNG NHÂN VIÊN ĐẾN KẾT QUẢ SẢN
XUẤT KINH DOANH............................................................................................................................................46
7.1 Cơ cấu trình độ lao động.........................................................................................................................46
7.3 Ảnh hưởng của cơ cấu trình độ lao động và hiệu quả sử dụng lao động đến kinh doanh......................52
8. ƯU - NHƯỢC ĐIỂM CỦA CƠ CẤU HIỆN THỜI.......................................................................................53
8.1 Ưu điểm...................................................................................................................................................53
8.2 Nhược điểm.............................................................................................................................................54
8.3 Nguyên nhân tồn tại................................................................................................................................55
CHƯƠNG 3..............................................................................................................................56
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG
PHẨM HỒNG HÀ...................................................................................................................56
1. ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT – KINH DOANH.....................................................................................................57
1.1 Chiến lược kinh doanh ...........................................................................................................................57
1.2 Đặc điểm sản xuất...................................................................................................................................57
1.3 Môi trường kinh doanh - Đối thủ cạnh tranh..........................................................................................57
1.4 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty....................................................................................57
2. MỘT SỐ NHƯỢC ĐIỂM TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC HIỆN HÀNH .................................................58
3. MƠ HÌNH CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC MỘT SỐ DOANH NGHIỆP CÓ THỂ HỌC TẬP ÁP
DỤNG CHO CÔNG TY CP VPP HỒNG HÀ.....................................................................................................62
3.1 Amazon.com...........................................................................................................................................62
3.2 Công ty TNHH hệ thống thông tin FPT..................................................................................................63
4. ĐỀ XUẤT MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CƠNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM
HỒNG HÀ................................................................................................................................................................64
4.1 Sơ đồ tổ chức - chức năng, nhiệm vụ các bộ phận.................................................................................64
4.2 Chứng minh tính hiệu quả của Mơ hình mới.........................................................................................71
LỜI KẾT...................................................................................................................................75
Trang 2
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà
LỜI NĨI ĐẦU
Trong điều kiện nước ta hiện nay, khi chúng ta đang dần hội nhập nền
kinh tế thề giới, sự phát triển của doanh nghiệp dựa vào sự phát triển của thị
trường, nâng cao sức cạnh tranh nhờ hệ thống và chế độ quản lý có hiệu quả
tạo nên. Quản lý có hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp nâng cao ưu thế cạnh
tranh. Khai thác đầy đủ tiềm năng như thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý
và năng lực quản lý doanh nghiệp một cách tối đa là vấn đề nhiều nhà quản lý
doanh nghiệp cần chú ý.
Một trong những giải pháp cơ bản để sử dụng hiệu quả nguồn lực, đặc
biệt là nguồn lực con người, là ở công tác tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chức
doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức đúng, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu chi phí, tăng khả năng thực hiện
mục tiêu mà còn là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Phát triển từ đề án môn học với đề tài “Xây dựng cơ cấu tổ chức doanh
nghiệp trong môi trường kinh tế - xã hội hiện đại”, dựa trên cơ sở thực tế sản
xuất kinh doanh của Công ty cổ phần VPP Hồng Hà – nơi em thực tập thực tế.
Qua thực tế thực tập tại doanh nghiệp, đồng thời tìm hiểu thêm các tài liệu liên
Trang 3
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
quan và khảo sát thực tế cơ cấu tổ chức và hiệu quả làm việc tại các doanh
nghiệp khác. Em mạnh dạn thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần VPP Hồng Hà”. Trong q trình
làm đề tài, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do đề tài khá rộng và phức tạp,
tồn tại nhiều quan điểm khác nhau xung quanh, do đó khơng thể tránh những
thiếu sót. Em kính mong các thầy cơ giáo, các bạn đồng mơn đóng góp, giúp
đỡ để em hoàn thành đề tài một cách hoàn thiện nhất.
.
Chương I
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG
CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI
1.
LÝ LUẬN CHUNG
1.1
Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức
1.1.1
Tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý (động
từ theo nghĩa hẹp) bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con
người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực
hiện thành công các kế hoạch của tổ chức.
Trang 4
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
1.1.2 Cơ cấu tổ chức (chính thức) là một tổng thể các bộ phận (đơn
vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn
hố, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí
theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động
của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác định.
1.2
Vai trò của cơ cấu tổ chức
- Xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể
- Xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định được
gắn liền với các cá nhận, bộ phận, phân hệ của các tổ chức
- Xác định các mỗi quan hệ quyền lực trong tổ chức
1.3
Một số cơ cấu tổ chức điển hình
1.3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Trang 5
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
Cơ cấu tổ chức theo tuyến là sản phẩm của quan điểm máy
móc về tổ chức. Quan điểm này xuất phát cùng với sự ra đời và phát
triển của máy móc trong cách mạng công nghiệp Châu Âu và Châu
Mỹ.
Các sơ đồ cơ cấu tổ chức theo tuyến:
Các mặt mạnh của cơ cấu tổ chức theo tuyến:
1. Phù hợp với các nhiệm vụ đơn giản
2. Khi môi trường ổn định đạt tới trạng thái đảm bảo thì vận
hành tốt.
3. Khi muốn sản xuất một sản phẩm nhất định trong một thời
gian dài
4. Khi độ chính xác là một tiêu chuẩn quan trọng
5. Khi các yếu tố con người của ‘máy móc’ được tuân thủ và
hoạt động như dự kiến.
6. Bất kỳ thành viên nào trong tổ chức cũng biết đích xác thủ
trưởng trực tiếp và duy nhất của mình.
Những hạn chế của cơ cấu tổ chức theo tuyến:
1. Đây là một loại hình tổ chức rất khó thích nghi với hồn cảnh
vì nó thiết kế để đạt được mục tiêu định trước chứ không phải
để đổi mới.
2. Gây tình trạng quan liêu, thiển cận, cứng nhắc
3. Có những hậu quả bất ngờ ngồi mong muốn nếu như lợi ích
người làm việc đứng trên mục tiêu của tổ chức.
4. Có tác động khơng tốt đến sức khoẻ tâm thần của nhân viên
cấp dưới do công việc đơn điệu.
Trang 6
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
5. Người quản lý phải giải quyết những nhiệm vụ phức tạp và
phải chỉ đạo cho thuộc cấp của mình mọi vấn đề trong công
tác.
1.3.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Cơ cấu tổ chức theo chức năng chun mơn hố việc chỉ đạo công
việc, được giao cho những người đã nghiên cứu cẩn thận từng mặt của
của cơng việc, và do đó mà sẽ cho đạo đúng đắn hơn và có khoa học hơn.
Mơ hình cơ cấu tổ chức theo chức năng cơ bản nhất là mơ hình tổ
chức trong một trường học nhỏ:
Mơ hình cơ cấu tổ chức theo chức năng ở các doanh nghiệp có chi
nhánh:
Trang 7
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
Các mặt mạnh của cơ cấu tổ chức theo chức năng:
1.
Phát huy đầy đủ ưu thế nhân lực tài nguyên và ưu thế kỹ
thuật, hiệu suất cao.
2.
Xây dựng các nghành chức năng, giám nhẹ áp lực người quản
lý cao nhất, có lợi cho việc tập trung sức lực giải quyết vấn đề
chiến lược.
Những hạn chế của cơ cấu tổ chức theo chức năng:
1.
Nhiều đầu cuối lãnh đạo, cấp dưới khơng biết lắng nghe ai,
khó lựa chọn.
2.
Khơng có lợi cho việc đào tạo quản lý toàn diện.
1.3.3 Các cơ cấu tổ chức kết hợp (Ma trận)
Trang 8
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
Cơ cấu tổ chức phối hợp hai hoặc nhiều mơ hình tổ chức đơn
giản thành một mơ hình tổ chức hỗn hợp thường được gọi là mơ
hình tổ chức ma trận.
Trang 9
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
Trang 10
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà
Mơ hình ma trận là sự kết hợp nhiều mơ hình cho phép tổ chức
lợi dụng được ưu thế của các mơ hình tổ chức chính đồng thời giảm
được ảnh hưởng của các nhược điểm của nó.
Một số ưu điểm khác của cơ cấu tổ chức hỗn hợp (ma trận)
Giúp xử lý các tình huống hết sức phức tạp
Có tác dụng tốt với các tổ chức lớn
Trang 11
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà
Cho phép chun mơn hoá một số cơ cấu tổ chức
Một số hạn chế của cơ cấu tổ chức hỗn hợp (ma trận)
Cơ cấu tổ chức phức tạp.
Các bộ phận, phân hệ có thể quá nhỏ làm tăng
thêm nhược điểm của cơ cấu tổ chức chính.
1.3.4 Tổ chức học tập (learning orginization)
Tổ chức học tập là hình mẫu tổ chức điển hình nhất gắn với ẩn dụ
tổ chức là một bộ não. “Trong trường hợp này, chính hệ thống thơng
tin cấu thành tổ chức”. Để tổ chức có khả năng tự tổ chức, điều
khiển học cho chúng ta đến lý thuyết thông tin nhấn mạnh 4 nguyên
tắc then chốt:
Hệ thống phải có khả năng cảm nhận, theo dõi và khảo sát tỷ
mỉ các khía cạnh quan trọng của mơi trường.
Trang 12
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
Hệ thống phải gắn thông tin nhận được với các tiêu chuẩn hoạt
động chỉ hướng cho hành vi của hệ
Hệ phải có khả năng phát hiện những lệch lạc đáng kể đối với
các tiêu chuẩn định hướng
Phải đề ra các biện pháp sửa đơi khi xuất hiện những chênh
lệch.
Mơ hình tổ chức học tập có được khi duy trì 6 yếu tố:
Cơ cấu tổ đội: là hệ thống các nhóm làm việc nhỏ, không cần
phân công công việc rõ ràng, mỗi người trong nhóm đều có khả
năng đảm nhận tất cả các nội dung cơng việc mà nhóm phải
làm.
Văn hố mạnh và thích ứng: là có khả năng chi phối hành vi
của mỗi thành viên trong tổ chức, đồng thời phải phù hợp và
được thành viên chấp nhận.
Trao quyền quyết định cho đơn vị.
Hệ thống thông tin mở
Tham gia xây dựng tổ chức
Lãnh đạo: là yếu tố có vai trị giữ vững chiến lược và duy trì
các yếu tố cịn lại của tổ chức học tập.
1.4
Các nhân tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức
Các phân hệ của tổ chức xét theo ẩn dụ sinh học – tổ chức như
một hệ mở – có thể xem như là cơ sở để xem xét các yếu tố ảnh hưởng
cơ cấu tổ chức.
1.4.1 Chiến lược
Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức
Trang 13
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
Chiến lược
Kinh doanh đơn ngành nghề
Đa dạng hoạt động dọc theo dây
Cơ cấu tổ chức
Chức năng
Chức năng với các trung tâm
chuyền sản xuất
Đa dạng hố ngành nghề có mối
lợi ích – chi phí
quan hệ chặt chẽ
Đa dạng hố ngành nghề có mối
quan hệ khơng chặt chẽ
Đa dạng hoá các hoạt động độc lập
Đơn vị
Cơ cấu hỗn hợp
Công ty mẹ nắm giữ cổ phần
(Holding company)
1.4.2 Quy mô tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của
tổ chức
Tổ chức có quy mơ lớn, hoạt động phức tạp thường có mức độ
chun mơn hố, tiêu chuẩn hố, hính thức hố cao hơn, nhưng lại ít
tập trung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện các hoạt động khơng q
phức tạp.
1.4.3 Cơng nghệ
Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng
ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức. Ví dụ : Tổ chức theo tuyến (mơ hình
tổ chức máy móc) hình thành là do các dây chuyền sản xuất ; Tổ
chức học tập mà Taco Bell áp dụng như trình bày ở phần trên sẽ
khơng thể hiệu quả nếu khơng có hỗ trợ của công nghệ thông tin, do
tổ chức học tập địi hỏi phải cập nhật thơng tin chính xác và liên tục
thì các nhóm mới ra quyết định đúng đắn.
Cũng cần chú ý là thường thì cơ cấu tổ chức thường đi sau các
nhu cầu công nghệ, gây sự chậm trễ việc khai thác công nghệ mới.
1.4.4 Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ
nhân lực
Trang 14
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
Thái độ của lãnh đạo cao cấp, phong cách và phương pháp lãnh
đạo chủ đạo được lựa chọn sẽ chi phối cách xây dựng tổ chức - đã
phân tích trong phần tác động của cơ cấu tổ chức đến phương pháp
lãnh đạo.
Bên cạnh đó, năng lực của đội ngũ nhân viên cũng tác động đến
cơ cấu tổ chức. Trình độ nhân lực cao thì cần trao quyền tự chủ
nhiều hơn, khuyến khích sáng tạo và ngược lại.
1.4.5 Môi trường
Môi trường ổn định hay môi trường nhiều biến động, mơi trường
có nguồn lực phong phú và mơi trường khan hiếm nguồn lực phải có
cơ cấu tổ chức khác nhau để thích ứng với mơi trường.
1.5
Thiết kế cơ cấu tổ chức
1.5.1 Những yêu cầu đối với cơ cấu
Tính thống nhất trong mục tiêu
Tính tối ưu nghĩa là cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ,
bộ phận và con người (không thừa, không thiếu) để thực
hiện các hoạt động cần thiết.
Tính tin cậy: cơ cấu tổ chức đảm bảo tính chính xác, kịp
thời, đầy đủ cho thơng tin của tổ chức.
Tính linh hoạt: tổ chức phải có khả năng thích ứng với mơi
trường và có khả năng phản ứng tốt với thay đổi của mơi
trường trong cũng như ngồi tổ chức. Ví dụ: một số lãnh
đạo của tổ chức bất ngờ bị loại ra thì vẫn có thể có người
thay thế.
Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức đảm bảo thực hiện mục tiêu
với chi phí nhỏ nhất.
Trang 15
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà
Tính đồng dạng trong cơ cấu tổ chức: Những người có cùng
một cương vị như nhau có tên gọi giống nhau.
1.5.2 Những Nguyên tắc tổ chức
Nguyên tắc xác định theo chức năng
Nguyên tắc giao quyền cho kết quả mong muốn
Nguyên tắc bậc thang và thống nhất mệnh lệnh
Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc
Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm
Nguyên tắc quản lý sự thay đổi
Nguyên tắc cân bằng
1.5.3 Thiết kế cơ cấu tổ chức
(1) Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ
chức nhằm xác định mơ hình cơ cấu tổng quát
Trang 16
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà
(2) Chun mơn hố công việc
Trang 17
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
(3) Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu
Trang 18
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà
(4)Thể chế hố cơ cấu tổ chức
Trang 19
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
Trang 20
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
2.
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI
2.1
Đặc điểm môi trường kinh tế xã hội hiện đại
-
Sự bùng nổ của thông tin và kỹ thuật thông tin,
dấu hiệu bắt đầu một kỷ nguyên mới – kỷ nguyên kinh tế sáng tạo
-
Số hãng cạnh tranh ngày càng nhiều, cuộc cạnh
tranh ngày càng gay gắt
-
Hình thành hệ thống giá trị quan mới
-
Xu hướng hội nhập kinh tế, văn hoá
2.2
Một số nguyên tắc và yêu cầu với một cơ cấu tổ chức hiện
đại
2.2.1 Một số nguyên tắc
-
Lấy năng lực cốt lõi làm trung tâm : Bộ máy tổ
chức cần phải có năng lực có lợi cho năng lực hạt nhân (là năng
lực độc đáo trong mỗi tổ chức mà không dễ mơ tả - sẽ được
phân tích trong các ví dụ mơ hình cơ cấu tổ chức một số tổ chức
kinh tế nước ngoài phần dưới) làm ưu thế phát huy trong cạnh
tranh.
-
Tính linh hoạt của tổ chức : Khi mơi trường có
nhiều sự thay đổi, bất cứ tổ chức nào khơng kịp phản ứng có thể
sẽ bị đào thải. Vì thế, tổ chức hiện đại cần có sự linh hoạt đối
với sự thay đổi của mơi trường.
-
Tối đa hố giá trị kiến thức: Trong tổ chức hiện
đại, tri thức là nguồn tài nguyên quan trọng nhất. Do đố, việc tối
đa hoá giá trị kiên thức là một nguyên tắc quan trọng trong thiết
kế tổ chức.
-
Nguyên tắc ít tầng thứ nhất : tầng thứ cấp bậc
trong các tổ chức truyền thống nhiều, việc phổ biến thông tin
Trang 21
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
trong nội bộ chậm, thông tin không chân thật, phản ứng trước
sự thay đổi của môi trường chậm chạp dẫn đến hiệu quả vận
hành thấp. Vì thế cần thiết kế tổ chức theo nguyên tắc ít tầng
thứ nhất . Điển hình nhất là cơ cấu tổ chức kiểu ma trận.
-
Tính chất có thể xây dựng được của tổ chức :
là tính linh hoạt điều chỉnh bộ máy trong nội bộ tổ chức.. Do
đó, cơ cấu tổ chức nên thiết kế để có thể điều chỉnh linh hoạt
phù hợp với chiến lược không ngừng thay đổi.
2.2.2 Một số yêu cầu:
-
Rõ ràng : gọi là rõ ràng khơng có nghĩa là đơn
giản mà có nghĩa là mỗi người, mỗi bộ phận trong tổ chức điều
hiểu rõ mình thuộc đơn vị nào ? các mối liện hệ của mình trong
tổ chức ra sao ? thơng tin hữu ích được nhận và chuyển đi từ
đâu đến đâu ? quyền hạn, trách nhiệm ? ... Nếu không rõ ràng sẽ
dẫn đến mâu thuẫn nội bộ. Tổ chức như vậy sẽ thành lực cản.
-
Hiệu quả : Tổ chức phải sử dụng ít nhân lực
nhất, với nhân lực tối thiểu phải đạt hiêu quả cao, ít tốn thời
gian và sức lực nhất nhằm duy trì cho doanh nghiệp vận hành.
-
Định hướng tầm nhìn hành động và tầm nhìn
tổ chức : giúp cho mỗi thành viên hiểu được ý nghĩa của làm
việc là để đạt được thành quả tốt trong tương lai, kích hoạt tính
chủ động của nhân viên.
-
Ổn định và thích ứng : nghĩa là khi tình hình
bên ngồi hỗn loạn, tổ chức vẫn thi hành công tác tốt, đồng thời
cũng cần thích ứng với bộ mặt mới, thành viên mới.
Trang 22
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
-
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
Vững chắc và tự đổi mới : Để tồn tại, tổ chức
phải phải vững chắc và có thể tự đổi mới. Nghĩa là mỗi thành
viên, đặc biệt là các cấp quản lý phải liên tục được học tập, tổ
chức phảo có khả năng sản sinh người người quản lý từ trong
nội bộ.
Chương II
TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ
1.
NHỮNG THUẬN LỢI VA KHÓ KHĂN
1.1 Thuận lợi
a. Chủ quan:
i. Hướng phát triển SXKD của cơng ty hình thành tương
đối rõ nét và chắc chắn;
ii. Liên tục đưa vào sản xuất các loại sản phẩm mới góp
phần đáng kể vào tăng trưởng sản xuất.
iii. Vai trò lãnh đạo của Đảng uỷ và hoạt động của đồn thể
quần chúng, cơng đồn, thanh niên, phụ nữ.. được đẩy
mạnh và duy trì thường xuyên tạo động lực mạnh mẽ
cho sản xuất – kinh doanh.
b. Khách quan:
i. Tình hình kinh tế cả nước trong thời kỳ này tương đối
ổn định;
ii. Là một doanh nghiệp nằm trong Tổng công ty giấy Việt
Nam, được Tổng công ty tạo điều kiện thuận lợi cho sản
Trang 23
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
xuất và kinh doanh như: giảm giá giấy, hỗ trợ tín dụng
…
iii. Thương hiệu Hồng Hà là thương hiệu lớn, có uy tín từ
trước trong người tiêu dùng Việt Nam
1.2 Khó khăn
Tình hình tài chính cơng ty cịn nhiều khó
-
khăn do lỗ cũ và quỹ phúc lợi âm, dẫn đến phải vay vốn
nhiều, lãi vay tăng, tồn đọng nợ;
Tất cả các mặt hàng của công ty đều bị
-
cạnh tranh quyết liệt trên thị trường, nhiều mặt hàng phảI
thường xuyên giảm giá;
Về tổ chức sản xuất: trong giai đoạn này
-
Công ty phải chuyển một bộ phận sản xuất về cơ sở 2 Cầu
Đuống làm ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và ổn định sản
xuất.
2. PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH
2.1 Giá trị tổng sản lượng
Giá trị tổng sản lượng liên tục tăng từ năm 1999 – 2005:
-
2000/1999: 135%
-
2001/2000: 153%
-
2002/2001: 161%
-
2003/2002: 146%
-
2004/2003: 131%
-
2005/2004: 102%
- 2005/1999: 673%
Trang 24
Sinh viên: Hoàng Trọng Nghĩa
Quản lý kinh tế 44B
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Hồn thiện cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà
Tốc độ tăng trưởng sản xuất tăng hàng năm với tốc độ tăng trưởng
trung bình khá cao (34%/năm) chứng tỏ sản xuất của cơng ty đạt hiệu
quả, khả năng mở rộng sản xuất của cơng ty lớn.
Duy chỉ có năm 2005 so với năm 2004, tốc độ tăng trưởng chỉ đạt
2%. Lý do của sự tăng trưởng chậm bất thường này là do Công ty đang
chuẩn bị cổ phần hoá theo chủ trương của Nhà nước từ tháng 1 năm
2006 làm xáo trộn tình hình sản xuất – kinh doanh của cơng ty.
Giá trị tổng sản lượng(triệu đồng)
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
Giá trị
tổng sản lượng
2.2
17226 23294 35577 57191 83374 109536 116000
Tổng doanh thu
Tổng doanh thu liên tục tăng từ 1999 – 2005:
-
2000/1999: 128%
-
2001/2000: 138%
-
2002/2001: 154%
-
2003/2002: 148%
-
2004/2003: 139%
Trang 25
