skkn nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư ở trường trung học phổ thông

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ

TRƯỜNG THPT TRẦN ÂN CHIÊM

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Ở TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG

Người thực hiện: Phạm Thị Viên
Chức vụ: Tổ trưởng tổ hành chính
SKKN thuộc lĩnh vực (môn): Khác

THANH HOÁ NĂM 2017

1


MỤC LỤC
NỘI DUNG
1. Mở đầu
- Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của trường
THPT Trần Ân Chiêm
1.1. Lí do chọn đề tài:
1.2. Mục đích nghiên cứu.
1.3. Phương pháp nghiên cứu
2. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
2.1. Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm
2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.
2.2.1. Đặc điểm tình hình chung
2.2.2. Thuận lợi:

2.2.3. Khó khăn:
2.3. Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề.
2.3.1. Tình hình hoạt động của văn thư
2.3.2. Về việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản.
2.3.3. Quản lý công văn đi và đến.
2.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
2.3.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
2.4. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động
giáo dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường.
3. Kết luận, kiến nghị
3.1. Kết luận
2.2. Kiến nghị
Tài liệu tham khảo
Phụ lục

Trang
3
3
3
4
4
4
4
6
6
6
7
9
9
9

10
15
17
17
18
18
18
21
22

2


1. Mở đầu
Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của trường THPT
Trần Ân Chiêm
Trước yêu cầu thực tiễn và để đáp ứng nguyện vọng, nhu cầu của nhân dân
trong huyện, Huyện ủy, HĐND và UBND huyện Yên Định đã đề nghị cấp trên và
chuẩn bị các điều kiện cho sự ra đời của trường THPT Trần Ân Chiêm. Chủ tịch
UBND tỉnh Thanh Hóa đã ra Quyết định số 2014/QĐ-UBND ngày 10/8/2001 v/v
thành lập trường THPT bán công Trần Ân Chiêm đóng trên địa bàn thị trấn Quán
Lào huyện Yên Định, tỉnh Thanh Hóa.
Ngày 10/9/2001 với sự nổ lực của tất cả giáo viên, cán bộ nhân viên nhà
trường, 12 lớp 10 với tổng số 630 học sinh đầu tiên đã được triệu tập về trường.
Thầy trò đã không quản khó khăn đã bắt tay vào làm việc để chuẩn bị cho khai
giảng năm học đầu tiên.
Ngày 13/9/2001 Nhà trường tổ chức buổi học đầu tiên.
Ngày 14 /9/2001, tổ chúc khai giảng năm học và lễ công bố thành lập trường
THPT Trần Ân Chiêm.
Bên cạnh những khó khăn như vậy nhà trường cũng có rất nhiều thuận lợi.

Được sự quan tâm giúp đỡ và ủng hộ nhiệt tình của lãnh đạo UBND tỉnh, Sở
GD&ĐT Thanh Hóa, đặc biệt là sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo huyện và các
phòng ban có liên quan nên trường sớm ổn định và đi vào nề nếp.
Sự lãnh đạo sáng suốt và làm việc nhiệt tình, khoa học của BGH, cùng với sự
cố gắng nỗ lực của đội ngũ giáo viên trẻ, cán bộ nhà trường, công việc dần ổn định
và đi vào nề nếp.
Sau 16 năm phát triển và trưởng thành, nhà trường đã không ngừng phấn đấu
đi lên về mọi mặt. Nổi bật nhất là đội ngũ cán bộ, giáo viên đã trưởng thành về mọi
mặt. Từ chỗ phải hợp đồng giáo viên dạy từ các trường bạn. Đến nay trường đã có
đủ giáo viên với 62 đồng chí được chia thành 5 tổ chuyên môn, số học sinh 915
em/22 lớp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế: (xem phụ lục 01)
1.1. Lí do chọn đề tài.
Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của đất
nước, các thông tin ngày càng phát triển. Đối với ngành Giáo dục và Đào tạo thì
công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý tốt các
thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả. Nhờ lưu trữ tài liệu đã tạo điều
kiện tốt để công tác Kiểm định chất lượng giáo dục trong nhà trường có hiệu quả
cao.
Với tính chất đặc thù là ngành Giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại
văn bản là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, trong nhà trường phải
biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp
Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết
công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.
Từ hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trong mọi lĩnh vực, việc
chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, đồng thời cũng

3

gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác
văn thư và lưu trữ nói chung.
Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà
nước có ý nghĩa quan trọng, cụ thể:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
- Nâng cao hiệu xuất, chất lượng công tác của cán bộ, công chức.
- Góp phần gìn giữ bí mật của nhà nước, của cơ quan.
- Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng phục vụ công tác thanh tra,
kiểm soát.
- Tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Từ những ý nghĩa trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được
thông suốt. Do vậy trong các trường THCS cần có một nhận thức đúng đắn về vị trí
và vai trò của công tác văn thư để đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công
tác văn thư tại các nhà trường vào nề nếp và góp phần tích cực năng cao hiệu lực
hiệu quả quản lý của cơ quan.
Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư giữ một vai trò hết sức
quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng thu thập,
xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp
phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường.
Bản thân tôi được phân công làm công tác văn thư (kiêm nhiệm công tác lưu
trữ) của trường THPT Trần Ân Chiêm huyện Yên Định tỉnh Thanh Hóa, xuất phát từ
những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý các loại văn bản đi, văn bản
đến và bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu được lưu trữ trong nhà
trường. Từ những đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn đưa ra sáng
kiến kinh nghiệm: “Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư ở trường trung
học phổ thông”
1.2. Mục đích nghiên cứu.
Nghiên cứu vấn đề này, mục đích của tôi nhằm đưa ra một số phương pháp,
biện pháp cụ thể cho việc nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở

trường phổ thông.
1.3. Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài này, tôi vận dụng một số phương pháp sau:
1. Nghiên cứu kĩ các văn bản của cấp trên như: Luật Lưu trữ, pháp lệnh lưu
trữ quốc gia, văn bản quản lý công tác văn thư - lưu trữ, văn bản quản lý tiêu chuẩn,
các văn bản chung về công tác văn thư - lưu trữ của Chính phủ, Bộ - Ban - Ngành...
2. Đọc các bài viết về quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở sách, báo.
3. Tham khảo một số bài viết của các nhà nghiên cứu, các nhà lưu trữ học,
trên các tạp chí....
4. Căn cứ trên tình hình thực tế của nhà trường.
2. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
2.1. Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm.
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện

4


hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức hoặc công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là khâu quan trọng trong hoạt động của bất kỳ cơ quan nào;
nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng của cơ quan. Công tác văn thư
được thực hiện tốt thì hoạt động của cơ quan thông suốt, không bị chồng chéo.
Nội dung của công tác văn thư:
Một là: Soạn thảo và ban hành văn bản. Gồm:
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký văn bản để ban hành

Hai là: Quản lý văn bản
a) Quản lý văn bản đến gồm:
1. Tiếp nhận văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu đến ghi số và ngày đến
2. Đăng ký văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
- Đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi
tính.
3. Trình văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
b) Quản lý văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn
bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản
Ghi số theo điểm a khoản 1 Điều 8 thông tư số 01/2011/TT- BNV;
Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo điểm b khoản 1 Điều 9 thông tư số
01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
2. Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật
- Nhân bản (nhân bản văn bản đi thường và nhân bản văn bản mật)

- Đóng dấu dấu cơ quan, dấu giáp lai, dấu thu hồi
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

5


4. Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hình văn bản đi (chọn bì, trình bày bì, vào bì và rán bì,
đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật và dấu khác lên bì)
- Chuyển phát văn bản đi (chuyển trực tiếp cho các cá nhân đơn vị trong cơ
quan; chuyển trực tiếp cho cá nhân, cơ quan, tổ chức khác; chuyển qua đường bưu
điện; chuyển bằng máy Fax, qua mạng; chuyển văn bản đi mật)
- Theo dõi việc chuyển văn bản đi
5. Lưu văn bản đi
Ba là: Quản lý và sử dụng con dấu
- Bảo quản và sử dụng các loại con dấu của cơ quan theo quy định của Nhà
nước;
- Quản lý con dấu.
Bốn là: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương
pháp nhất định. Hồ sơ gồm 04 loại: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân
sự, hồ sơ chuyên ngành.
Lập hồ sơ gồm: xây dựng Danh mục hồ sơ; cập nhật văn bản đưa vào bìa hồ
sơ; biên mục bên ngoài và biên mục bên trơng hồ sơ; đánh số tờ cho văn bản tài liệu
có trong hồ sơ; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.
2.2.1. Đặc điểm tình hình chung
Trong những năm trước đây hầu hết các trường học trên địa bàn tỉnh Thanh
Hóa và huyện Yên Định nói riêng chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác

văn thư - lưu trữ nên các trường đều chưa bố trí cán bộ làm công tác này hoặc nếu
có thì chủ yếu là cán bộ giáo viên, cán bộ kế toán làm kiêm nhiệm. Từ đó công tác
văn thư của nhà trường còn rất bề bộn nên khó tìm kiếm khi cần thiết và bảo quản
không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp.
Những năm gần đây do yêu cầu đổi mới của ngành Giáo dục và Đào tạo, đặc
biệt là khi thực hiện Quyết định số 83/2008/QĐ-BGD-ĐT ngày 31/12/2008 ban
hành Quy định về quy trình và chu kỳ kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ
thông của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Từ đây, công tác văn thư - lưu trữ
mới thật sự bắt đầu được chú trọng.
2.2.2. Thuận lợi:
Hiện nay tổ Văn phòng có 06 người đảm nhận các công tác sau: Hành chính Văn thư, lưu trữ, kế toán, tài vụ, thư viện, y tế, bảo vệ, tạp vụ.
Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động trong tổ: Văn phòng nhà
trường được Ban giám hiệu quan tâm đầu tư mua sắm trang thiết bị như: Máy tính,
máy in, máy photocopy, máy chiếu, máy scan. bàn ghế, hộp hồ sơ, bìa hồ sơ, cặp ba
dây, keo dán, bút, chì…phục vụ cho CBCC, VC làm việc và thực hiện các nghiệp vụ
công tác chuyên môn. Máy tính được kết nối Internet đặt ở Văn phòng được dùng
phần mềm dữ liệu EMIS nhằm phục vụ cho việc theo dõi thông tin từng cán bộ, giáo
viên, công nhân viên, điểm từng môn học và các thông tin cá nhân của từng học
sinh.

6


Mô hình bố trí nơi làm việc của tổ Văn phòng (xem phụ lục 02).
Trường THPT Trần Ân Chiêm có 01 biên chế văn thư (kiêm nhiệm Lưu trữ)
trình độ đại học.
Công tác văn thư chịu sự chỉ đạo của Ban giám hiệu nhà trường. Cán bộ văn
thư là người trực tiếp xử lý công tác văn thư trong trường và được tổ chức dưới hình
thức tập trung. Tất cả các văn bản đến trường từ bất kỳ nguồn nào đều tập trung tại
văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Văn bản đi cũng đều phải qua bộ phận

văn thư thực hiện các thủ tục hành chính để phát hành.
Trường THPT Trần Ân Chiêm có chức năng chính là đào tạo chính vì vậy mà
lãnh đạo nhà trường cũng rất quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ cả về tổ chức và
nghiệp vụ; mua sắm trang thiết bị văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy
photocopy, hệ thống mạng và các loại giá tủ, văn phòng phẩm…, bố trí nơi làm việc
thuận lợi nhất để cán bộ văn thư thực hiện công việc một cách hiệu quả. Thường
xuyên nhắc nhở, kiểm tra để cán bộ văn thư có ý thức, trách nhiệm hơn trong công
việc.
Ngoài ra, hàng năm lãnh đạo nhà trường đã tạo điều kiện để cán bộ văn thư
được đi học bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ.
- Đối với việc ban hành các văn bản tại cơ quan: Ban hành văn bản theo
hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư. Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư
như: Đăng ký văn bản, đánh máy, kiểm tra thể thức, nội dung văn bản trước khi
đóng dấu, làm thủ tục phát hành đi. Công tác xây dựng và ban hành văn bản của
phòng văn thư đã và đang đi vào trình tự, các văn bản hầu hết tuân thủ đúng quy
định của Nhà nước.
Nhà trường đã có các văn chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư chủ
yếu là của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Sở Giáo dục và Đào tạo… cụ thể như:
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư;
+ Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu;
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Luật lưu trữ.
+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
+ Kế hoạch số 762/KH- SGD&ĐT ngày 08/5/2013 triển khai nhiệm vụ công
tác văn thư, lưu trữ ngành Giáo dục năm 2013 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh
Thanh Hóa.

2.2.3. Khó khăn:
Các trường học trên địa bàn huyện hầu hết chưa có những văn bản quy định
hay quy chế riêng của nhà trường về từng khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ văn thư còn làm kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác như: lưu trữ,
thủ quỹ..…, ảnh hưởng tới tiến độ công việc cũng như hiệu quả làm việc không cao.
Các trang thiết bị văn phòng, các phần mềm hiện đại nhưng chưa được sử
dụng một cách có hiệu quả.

7


Ví dụ: Khi mất điện, mất mạng Internet thì máy tính không thể sử dụng để
thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản, các phần mềm như: Emis, Pmis, Sổ liên lạc
điện tử… còn lúng túng trong việc sử dụng và hướng dẫn phụ huynh học sinh cách
truy cập để kiểm tra kết quả học tập của con em mình…
Đối với các văn bản mật, khẩn nhà trường không có sổ đăng ký riêng gây khó
khăn cho việc bảo quản đối với những loại văn bản này.
Những năm trước đây dấu của nhà trường Hiệu trưởng vẫn đem theo mỗi khi
đi họp.
Mặt khác trong các nhà trường chưa tiến hành lập hồ sơ nên gây nhiều khó
khăn trong hoạt động của cơ quan khi cần nghiên cứu, tìm văn bản,...
Thực trạng công tác lưu trữ của trường
Lưu trữ là một khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản của của văn bản đi (hay còn gọi là bản
chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ quan
chọn lọc.
Tuy nhiên, tại trường THPT Trần Ân Chiêm công tác lưu trữ của nhà trường không
được nhắc đến, tất cả tài liệu trong tình trạng bó gói, đóng bì… dẫn đến hư hỏng
mất mát nhiều.
Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan

Hiện tại nhà trường chưa có sự chỉ đạo về công tác lưu trữ, không có cán bộ
làm công tác lưu trữ vì vậy có những điểm hạn chế: Chưa có kho lưu trữ, tài liệu chưa
phân loại mà bó gói để rải rác ở các phòng làm mất mát, hư hỏng tài liệu, hồ sơ công
việc không có gì ngoài tập lưu văn thư.
Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu
Do đặc thù là cơ quan là đơn vị giáo dục, nội dung tài liệu chủ yếu là:
- Hồ sơ học sinh
- Hồ sơ cán bộ giáo viên
- Hồ sơ chuyên môn: Sổ sách, sổ điểm, giáo án
- Tài liệu hành chính
- Tài liệu nghe nhìn
Khối lượng tài liệu lưu trữ không nhiều và không được thu thập đầy đủ hiện nay
chưa đầy đủ, còn nằm rải rác tại các phòng như: Phòng hiệu trưởng, phòng hiệu phó,
các tổ bộ môn...
Tình hình tổ chức khoa học tài liệu: Vì không có kho tàng và cán bộ lưu trữ
chuyên trách, cán bộ vẫn chưa được quán triệt về việc nộp lưu. Tài liệu vẫn nằm rải rác
tại các phòng chuyên môn và các đơn vị trực thuộc.
Với những tài liệu thu thập về được thì chưa được lập hồ sơ, còn trong tình trạng
bó gói, cặp ba dây.
Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu: Do việc chưa tổ chức khoa học tài liệu,
hơn nữa vị trí của cơ quan đơn vị cũng không lớn, cán bộ giáo viên, học sinh không
nhiều nên việc khai thác tài liệu cũng là rất ít. Tài liệu thường xuyên khai thác là sổ
điểm, sao học bạ, hồ sơ cán bộ…..
Tình hình bảo quản tài liệu: Nhà trường chưa có phòng lưu trữ, kho lưu trữ,
các phương tiện đựng tài liệu như bìa, cặp, hộp, giá, tủ chưa được trang bị theo đầy đủ

8


và đúng tiêu chuẩn ngành. Chính vì thế tài liệu không được bảo quản tốt, một số tài liệu

thu thập được do mưa bão, thời gian đến nay tình trạng vật lý đã không còn nguyên
vẹn, ố vàng, rách mép, nhoè mực...
2.3. Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề.
Qua thời gian công tác văn thư tôi nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ cán bộ làm công việc này cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao
hiểu công tác văn thư, lưu trữ và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức
năng của đơn vị mình một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật.
Cụ thể bản thân tôi đã và đang tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như
sau:
2.3.1. Tình hình hoạt động của văn thư
Tất cả các văn bản đến trường từ bất kỳ nguồn nào đều tập trung tại văn thư
của trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Tất cả các văn bản đi cũng đều phải
qua bộ phận văn thư của trường để thực hiện thủ tục hành chính để phát hành.
- Công văn đến phải đăng ký vào sổ “ Sổ đăng ký văn bản đến” theo mẫu quy
định kịp thời chuyển đến các cơ quan, cá nhân để giải quyết.
- Công văn đi phải được đăng ký vào sổ “Sổ đăng ký văn bản đi”, trước khi
chuyển đi phải lưu 1 bản gốc tại phòng văn thư.
* Mô hình bố trí làm việc của văn thư cơ quan (xem phụ lục 03)
2.3.2. Về việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản.
Với chức năng, nhiệm vụ của mỉnh để đảm bảo quá trình hoạt động của cơ
quan được thông suốt, trường luôn chủ động quan tâm tới khâu ban hành văn bản và
lưu văn bản. Hiệu trưởng và phó hiệu trưởng là người có trách nhiệm chỉ đạo và đôn
đốc quá trình soạn thảo văn bản của cơ quan và kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản được tiến hành theo các bước:
Bước 1: Chuẩn bị viết bản thảo
Căn cứ vào yêu cầu công việc, phạm vi đối tượng và khả năng thực hiện văn
bản trong thực tế để xác định văn bản có thật cần thiết để ban hành hay không. Căn
cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản, xác định hình thức của văn bản khi ban hành
để soạn thảo văn bản phù hợp với thẩm quyền của đơn vị.

Bước 2: Tiến hành thu thập những thông tin cần thiết có liên quan tới văn bản
ban hành.
Bước 3: Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương soạn thảo văn
bản.
Bước 4. Tiến hành soạn thảo văn bản. Việc soạn thảo văn bản giao cho cán bộ
Văn thư của trường soạn thảo.
Bước 5. Sữa chữa và duyệt bản thảo
Khi đã hoàn thành bản thảo người soạn thảo phải trình hiệu trưởng hoặc phó
hiệu trưởng xin ý kiến phê duyệt về mặt nội dung văn bản để thể hiện tính chân
thực của văn bản.
Sau khi đã trình lãnh đạo xem xét và ký nháy về nội dung và thể thức của
lãnh đạo thì bản mới được đưa xuống văn thư kiểm tra lại một lần nữa và làm thủ
tục phát hành văn bản. Nếu văn bản sai về mặt thể thức văn thư sẽ sữa lại văn bản và

9


xin chữ ký của người có thẩm quyền. Như vậy việc này sẽ làm mất rất nhiều thời
gian và không khoa học, gây ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ ban hành văn bản.
Song bên cạnh đấy còn bộc lộ những mặt hạn chế, hầu hết cán bộ giáo viên
trong nhà trường xem nhẹ thể thức và kỹ thuật trình bày một văn bản nên dẫn đến
tình trạng văn bản không có tính pháp lý, không đúng với thành phần thể thức của
văn bản chẳng hạn như: Thiếu trích yêu, thiếu nơi nhận hoặc ngày tháng ghi chưa
đầy đủ...
2.3.3. Quản lý công văn đi và đến.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các
đơn vị vũ trang.
*. Công văn đi:
Tất cả các văn bản đi do cơ quan ban hành ra được tập trung thống nhất tai

văn thư cơ quan để làm thủ tục đóng dấu, ghi số, đăng ký, lưu văn bản và làm thủ
tục chuyển giao văn bản, theo dõi việc giải quyết thực hiện theo nguyên tắc nhanh
chóng, chính xác, đúng đối tượng, tiết kiệm thời gian theo đúng qui trình của nhà
nước. Để thực hiện công việc và việc tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản đi có hiệu
quả, chính xác, nhanh chóng, năng suất và hiện đại thì công tác quản lý văn bản đi
được thực hiện qua các bước như sau:
1. Trình văn bản
Các văn bản của cơ quan đều được bàn giao cho cán bộ văn thư soạn thảo,in
ấn sau đó đưa trình ký hiệu trưởng, phó hiệu trưởng ký trước khi ban hành. Cán bộ
văn thư là người trực tiếp đưa văn bản đi trình ký sau đo cán bộ văn thư làm thủ tục
phát hành văn bản.
2. Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày tháng ban hành văn bản
Văn bản trước khi ký ban hành, cán bộ văn thư phải thực hiện việc kiểm tra
lại thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện có sai soát gì kịp
thời báo cáo cho lãnh đạo xem xét, giải quyết.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều được đánh số thứ tự theo hệ thống số
chung của cơ quan do bộ phận văn thư quản lý. Tại trường THPT Trần Ân Chiêm số
được đánh theo số thứ tự do từng loại văn bản. Không có trường hợp nào đánh số
lộn.
Ngày, tháng, năm của văn bản được ghi đúng qui định. Những ngày dưới 10
và tháng dưới 4 thì thêm số 0 ở đằng trước, cỡ chữ và kiểu chữ cũng được trình bày
theo đúng qui định của nhà nước.
3. Đóng dấu văn bản
Dấu là thành phần không thể thiếu trong thể thức văn bản. Nó là căn cứ pháp
lý và thể hiện tính chân thực của văn bản. Thông qua việc đóng dấu lên văn bản sẽ
biết được vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước, đồng thời thể hiện tính
quyền lực của cơ quan.
Trước khi đóng dấu văn thư phải xem xét lại toàn bộ nội dung, thể thức chữ
ký xem có hợp lệ không mới có thể đóng dấu. Trường hợp không hợp lệ thì đề nghị
xem xét và sửa lại.

10


Dấu của cơ quan theo qui định được đóng chùm lên 1/3 chữ ký về phía bên
trái. Thực tế thì tại cơ quan có một số văn bản dấu được đóng lên 2/3 chữ ký về phía
bên trái. Dấu chức danh được đóng lệch về phía bên phải trên chữ ký và trên dấu
tròn, đôi khi còn đóng ngang hàng với dấu tròn về phía bên phải và dấu họ tên được
đóng lệch về phía bên phải ở dưới dấu tròn mà theo qui định phải đóng ngay ngắn,
rõ ràng.
Đối với các văn bản là chương trình, bảng điểm được đóng dấu treo ở dưới
tác giả văn bản hoặc giữa tác giả và tiêu ngữ hoặc chùm lên một phần danh sách.
Với những văn bản có nhiều trang thì ngoài dấu treo còn được đóng thêm dấu giáp
lai ở giữa các tờ văn bản ở mép trái văn bản. Điều này trái với qui định của nhà
nước là đóng ở mép phải giữa các tờ của văn bản hoặc phụ lục đóng vào mép phải
khoảng giữa tờ phụ lục.
Nói chung việc đóng dấu của cán bộ văn thư của trường tương đối tốt, tác
phong đóng dấu nhanh tuy nhiên một vài văn bản đóng dấu còn lệch, vị trí một số
con dấu không đúng qui định tại thông tư 55.
4. Thẩm quyền ký văn bản.
Trường THPT Trần Ân Chiêm là một cơ quan nhà nước cấp cơ sở nên hệ
thống bộ máy của trường cũng không phức tạp.
Có hai hình thức ký:
- Ký chính thức: Hiệu trưởng là người trực tiếp ký văn bản thuộc phạm vi
công việc của mình.
Ví dụ:
HIỆU TRƯỞNG
- Ký thay: Là các phó hiệu trưởng được ủy quyền của hiệu trưởng ký thay
những văn bản thuộc phạm vi công việc của nình
Ví dụ :

KT HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Ngoài con dấu cơ quan duy nhất theo quy định của nhà nước thì trường THPT
Trần Ân Chiêm còn có thêm một số con dấu sau:
- Dấu tên
- Dấu chức danh
- Dấu xác nhận…..
5. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản tại cơ quan nhằm mục đích để quản lý được số lượng
văn bản dơ cơ quan ban hành phục vụ cho việc tra tìm, nghiên cứu khi
cần thiết được dễ dàng.
Ở trường THPT Trần Ân Chiêm thì được đăng ký văn bản đi được đăng bằng
sổ theo phương pháp truyền thống
Về cách lập hồ sơ cơ quan cũng căn cứ vào số lượng mỗi loại văn bản ban
hành hàng năm và áp dụng đăng ký theo hình thức hỗn hợp, chỉ sử dụng một số
được chia thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản theo phương pháp đánh số
và đăng ký văn bản đi được cơ quan áp dụng theo đúng qui định của nhà nước.

11


Bảng biểu thống kê số lượng văn bản đi của cơ quan ban hành trong
những năm gần đây:
Năm
2014
2015
2016
Báo cáo
0
0

0
Thông báo
12
17
13
Công văn
39
35
38
Tờ trình
0
0
0
Quyết định
25
29
21
Nhìn chung công tác quản lý chặt chẽ chính xác nên rất thuận tiện cho việc
nghiên cứu và tra tìm.
- Mẫu bìa sổ “ đăng ký văn bản đi
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do- Hạnh phúc
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm 2013
Từ số …………….. đến số…………..
Từ ngày…………….. đến ngày………..
Quyển số:……………

- Phần đăng ký bên trong
Tên loại

Nơi,
Số, ký
Ngày
và trích
người
hiệu văn tháng văn
yếu nội
Nơi nhận Người ký
Ghi chú
nhận bản
bản
bản
dung văn
lưu
bản
1
2
3
4
5
6
7
(1)Ghi số ký hiệu của công văn
(2) Ghi ngày tháng ban hành văn bản
(3) Ghi tên loại và trích yếu của văn bản
(4) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản
(5) Ghi tên người ký văn bản
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu
(7) Ghi những điều cần thiết
Việc quản lý văn bản đi được quản lý chặt chẽ, chính xác nên cũng rất thuận

lợi cho việc nghiên cứu và tra tìm.
6. Chuyển giao văn bản đi

12


Việc chuyển giao văn bản đi đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, chính xác,
đúng đối tượng, tiết kiệm thời gian, ưu tiên chuyển giao văn bản “ khẩn” đi trước,
văn bản gửi cơ quan ban hành ra để chuyển giao trong nội bộ và khi chuyển giao ra
bên ngoài thì cần có bì văn bản.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều do cán bộ văn thư tổ chức chuyển giao.
7. Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu
Các loại văn bản do cơ quan ban hành ra, ký và đóng dấu, làm thủ tục lưu tại
phòng văn thư 1 bản, văn bản tại phòng văn thư là văn bản chính.
Tất cả các loại văn bản lưu tại phòng văn thư được sắp xếp theo số, tên loại,
sau đó để tài liệu vào cặp, hộp và bảo quản tại giá, tủ trong phòng văn thư. Giá tủ
trong phòng văn thư được sắp xếp theo thứ tự và giá tài liệu được quay ra bên ngoài
để dễ lấy, dễ tìm và thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng khi cần thiết.
Văn bản lưu tại văn thư là văn bản gốc có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo
*. Công văn đến:
Những văn bản đến cơ quan (kể cả qua đường bưu điện hay lãnh đạo đi hợp
mang về) luôn đảm bảo nguyên tắc tập trung tại một đầu mối là phòng văn thư để
cán bộ làn công tác văn thư kiểm soát được số lượng văn bản gửi đến cơ quan. Các
văn bản đến trường đều được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời, thống nhất,
bí mật theo đúng quy định của nhà nước.
Văn bản đến cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau: qua đường bưu điện, người
đi họp mang về hoặc văn thư cơ quan khác mang đến.
Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
Khi văn bản đến cơ quan thì cán bộ văn thư là người trực tiếp nhận văn bản,
phải kiểm tra số lượng, địa chỉ gửi văn bản đến. Nếu phát hiện có sai sót kịp thời

làm biên bản báo cáo lại với nhân viên bưu điện, cán bộ phụ trách để giải quyết.
Sau khi tiến hành kiểm tra xong thì phân loại bì văn bản. Những loại bì văn
bản nào gửi đích danh, đơn vị thì riêng ra, không được phép bóc bì văn bản đó. Còn
văn bản nào gửi chung cơ quan thì cán bộ văn thư tiến hành bóc bì, đóng dấu đến,
ghi rõ ngày tháng và đăng ký vào sổ “ không đăng ký văn bản đến”
Việc bóc bì văn bản cũng được áp dụng thực hiện theo đúng quy định của nhà
nước. Những bì văn bản có đóng dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải bóc trước và
giải quyết trước. Cán bộ văn thư dùng kéo cắt bì văn bản, trước khi cắt phải phải
dồn văn bản về phía bên trái để tránh tình trạng mất cơ quan gửi và mất nội dung
bên trong văn bản, cón đối với các loại văn bản không được bóc bì thì cán bộ văn
thư thực hiện chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân. Nếu như văn bản có
liên quan đến hoạt động của trường thì văn bản được trình lên hiệu trưởng, phó hiệu
trưởng sau đó lại chuển xuống văn thư làm thủ tục đăng ký văn bản
Đối với những văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận phải
đăng ký xá nhận, đóng dấu và chuyển trả lại cơ quan gửi đến.
Các văn bản đến cơ quan được chuyển trực tiếp lên lãnh đạo cho ý kiến giải
quyết ngay trên văn bản gửi đến nên ở đây không có dấu văn bản đến.
Đăng ký văn bản đến
Việc đăng ký văn bản có 2 phương pháp là : đăng ký bằng số và đăng ký bằng
máy tính. Trường THPT Trần Ân Chiêm là một cơ quan nhà nước nhỏ, cấp cơ sở

13


nên có số lượng văn bản đến ít, cũng như điều kiện còn thiếu thốn, đội ngũ cán bộ
chưa được đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực này nên việc đăng ký văn bản đang áp
dụng thep phương án truyền thống bắng số.
Mẫu văn bản theo quy định gồm 9 cột
Do số lượng văn bản đến hàng năm ít nên trường THPT Trần Ân Chiêm chỉ
lập một số “ sổ đăng ký văn bản đến”

Mẫu bìa văn bản đến
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
NĂM : ………..
Từ số……….đến số……….
Từ ngày…… đến ngày…….
Quyển số :…………

- Phần đăng ký bên trong
Tên
Ngày
Tác giả
loại và
Nơi
Ký
Ghi
tháng Số đến
văn
trích
nhận
nhận
chú
đến
bản
yếu nội
dung
1
2
3

4
5
6
7
8
9
(1) Ngày, tháng đến: Ngày được ghi trên văn bản đến cơ quan
(2) Số đến: Số thứ tự văn bản đến được ghi trên văn bản đến
(3) Tác giả văn bản : Tên cơ quan đăng ký văn bản
(4) Số, ký hiệu văn bản đên: Là số, ký hiệu ghi trên bản đến
(5) Ngày, tháng văn bản: Là ngày tháng của văn bản đến
(6) Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên cá nhân hoặc đơn vị giải quyết văn bản
(7) Tên loại và trích yếu nội dung: Tên loại và tóm tắt nội dung của văn bản
(8) Ký nhận: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
(9) Ghi chú: Ghi những điều cần lưu ý
Trình văn bản đến
Số, ký
hiệu
văn
bản

Ngày,
tháng
văn
bản

14


Sau khi đăng ký văn bản đến vào sổ thì văn bản phải đưa lên trình hiệu trưởng

và người được giao nhiệm vụ xem xét, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo, giải quyết văn
bản. Khi có ý kiến chỉ đạo của hiệu trưởng, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký tiếp
vào các cột còn thiếu và làm thủ tục sao văn bản và chuyển văn bản đến các đối
tượng có liên quan giải quyết văn bản
Sao văn bản đến
Tất cả các văn bản đến trường trung học phổ thồn Trần Ân Chiêmđược áp
dụng 1 hình thức sao in duy nhất là sao photo sao photo là bản sao chụp cả dấu và
chữ ký của văn bản chỉ có giá trị thông tin và tham khảo. Sao văn bản của trường là
hình thức sao y bản chính
Các hình thức sao văn bản được nhà trường áp dụng theo đúng công việc
trong văn bản của cơ quan. Thể thức sao văn bản được quy định trong nghị định
110, khoản 4, 5, 6 điều 2 điều 11.
Chuyển giao văn bản đến
Văn bản ngay khi có ý kiến của lãnh đạo. Văn thư sẽ sao in và chuyển giao
văn bản đến luôn cho người có trách nhiệm giải quyết văn bản. Đảm bảo nguyên tắc
nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng. Trường THPT Trần Ân Chiêm là cơ quan
nhỏ nên khi có văn bản đến, có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo thì cán bộ văn thư sẽ
photo và chuyển trực tiếp văn bản đến đối tượng có liên quan.
Theo dõi đôn đốc, giải quyết văn bản đến
Cán bộ văn thư là người có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc giao nhận tài
liệu kịp thời, chính xá, đúng thủ tục, đặc biệt là đối với những văn bản khẩn phải
thường xuyên báo cáo tiến độ giải quyết công việc với hiệu trưởng và phó hiệu
trưởng. Khi cần thiết có thể trả lời cơ quan nhận qua văn bản. Thực tế thì việc quản
ký văn bản của trường THPT Trần Ân Chiêm thực hiện rất tốt. Các văn bản đến
được cán bộ văn thư chuyển đến các cá nhân, ban chức năng có nhiệm vụ giải quyết,
sau đó bộ phận văn thư làm công tác sao gửi ngay để đảm bảo tính thời sự của văn
bản và hiệu quả hoạt động công việc
Có thể thấy quá trình quản lý, giải quyết văn bản đến của trường được tiến
hành tương đối chặt chẽ, đúng quy định của nhà nước. Tuy nhiên vẫn còn một số
hạn chế. Việc đăng ký công văn vào sổ đăng ký văn bản đến vẫn chưa thật đúng với

các cột mục.
Bảng biểu thống kê số lượng văn bản đến của cơ quan ban hành trong
những năm gần đây:
Năm
2014
2015
2016
Báo cáo
19
56
33
Thông báo
12
15
13
Công văn
8
14
12
Tờ trình
4
5
6
Quyết định
10
12
13
2.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu là thành phần quan trọng nhất, không thể thiếu của văn bản để đảm
bảo tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Như trong Nghị định 58/

15


2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ qui định cụ thể về việc quản lý và sử
dụng con dấu. Nghị định nêu rõ “Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và hoạt động giá trị
pháp lý đối với các vă bản , giấy tờ của cơ quan nhà nước và chức danh Nhà nước”.
Trường THPT Trần Ân Chiêm nói chung và phòng văn thư nói riêng đã tổ
chức sử dụng con dấu theo đúng nguyên tắc, quản lý con dấu theo đúng qui định của
Pháp luật. Dấu của cơ quan do lãnh đạo cơ quan quản lý, văn thư là người giữ và
bảo quản con dấu.
Hiện nay nhà trường đang sử dụng một số loại con dấu sau :
- Dấu cơ quan
- Dấu chức danh
- Dấu họ tên
- Dấu nhận xét
Dấu của cơ quan được tập trung và sử dụng, bảo quản tại văn thư. Cán bộ
Văn thư chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của người
có thẩm quyền và phải tự tay đóng dấu vào những văn bản đó. Văn thư không được
phép đóng dấu khống chỉ, đóng dấu lên các văn bản chưa có chữ ký, nội dung và
chưa đầy đủ về mặc thể thức văn bản, các giấy tờ không hợp lệ.
Việc đóng dấu của cán bộ văn thư được thực hiện nhanh chóng, rõ ràng, ngay
ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu. Khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng chùm lên
1/3 chữ ký.
Khi đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính, dấu được đóng lên
trang đầu tiên của văn bản chùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ
lục.
Dấu tròn của cơ quan sau khi sử dụng xong được cán bộ văn thư cất vào két
sắt và lau chui thường xuyên, khi sử dụng con dấu được để trong ngăn kéo bàn còn
các loại dấu khác được treo giá có hình chóp nón quay để thuận tiện cho việc sử

dụng nhưng lại không gây hư hại đến dấu, dễ bị bụi bám vào dấu bị nhòe, gây khó
khăn cho việc bảo quản và sử dụng.

16


Hình ảnh: Các loại dấu của trường THPT Trần Ân Chiêm
2.3.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư nhưng lại là khâu mở đầu
của công tác lưu trữ. Nó là mắt xích kết nối công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Làm tốt công tác lập hồ sơ thì mới tạo điều kiện tốt để lưu trữ.
Nhưng trong thực tế công tác văn thư của Trường THPT Trần Ân Chiêm, cán
bộ văn thư chỉ làm công việc như: Lấy một tờ bìa hồ sơ ghi nội dung công việc ra
ngoài rồi sắp xếp tài liệu nào có liên quan đến công việc đó thì cho vào.
Ví dụ: Liên quan đến việc thanh tra tổ văn phòng năm học 2015 - 2016
Cán bộ văn thư lấy một tờ bìa hồ sơ ghi: Hồ sơ về việc thanh tra tổ Văn
phòng năm học 2015 - 2016. Và trong hồ sơ đó gồm có những văn bản như:
1. Công văn hướng dẫn thanh tra
2. Kế hoạch thanh tra tổ văn phòng
3. Quyết định thanh tra
4. Biên bản thanh tra
5. Báo cáo kết quả thanh tra.
Ví dụ: Hồ sơ tuyển sinh vào lớp 10 THPT
1. Công văn hướng dẫn của Sở GD&ĐT Thanh Hóa v/v tuyển sinh 10
2. Kế hoạch tuyển sinh
3. Thông báo tuyển sinh
4. Danh sách học sinh nộp hồ sơ
5. Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh
6. Biên bản họp
7. Kết quả tuyển sinh

17


2.4. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục, với
bản thân, đồng nghiệp và nhà trường.
Qua thời gian công tác tại trường THPT Trần Ân Chiêm với nhiệm vụ được
phân công làm văn thư đã gần 16 năm cho đến nay tôi nhận thấy đạt được hiệu quả
như sau:
Công tác văn thư có nhiều ưu điểm tích cực góp phần rất lớn vào việc nâng
cao hiệu suất, chất lượng công việc, hiệu quả hoạt động của cơ quan. Góp phần giúp
ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ trong nhiều năm học đúng thời gian quy định
nhất là từ khi trường được công nhận đạt chuẩn Quốc gia đến nay.
Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi
trong công việc tìm kiếm, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu.
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế,
văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những
bằng chứng phục vụ cho hoạt động của các nhà trường.
Giúp cho cán bộ giáo viên trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc và
giải quyết, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực
hiện tốt các mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những
mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các nhà trường, tổ chức,
cá nhân góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của nhà trường
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Công tác văn thư Trường THPT Trần Ân Chiêm đã thực hiện đúng theo quy
định của nhà nước, góp phần đảm bảo cho hoạt động của toàn cơ quan được diễn ra

thông suốt, liên tục, không bị ùn tắc hay chồng chéo.
Đội ngũ cán bộ của nhà trường đáp ứng được yêu cầu của công việc đặt ra.
Việc phân công công việc của các cán bộ trong phòng tương đối rõ ràng đã
tạo điều kiện nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng của công việc, tránh tình trạng
chồng chéo trong công việc, đồng thời cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng
cán bộ đối với công việc được giao.
Điều kiện làm việc như trang thiết bị, cơ sở vật chất được trang bị khá đầy đủ,
phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của lãnh đạo cũng như công việc của cán bộ,
nhân viên.
Công tác văn thư luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt của lãnh đạo như:
được trang bị khá tốt các thiết bị trong phòng làm việc giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và dễ dàng hơn
Việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản thực hiện theo đúng quy
định, quy trình quản lý văn bản đảm bảo đúng quy định của nhà nước.
Việc quản lý văn bản của nhà trường được tiến hành rất chặt chẽ, các văn bản
đi - đến đều được đăng ký vào sổ đầy đủ để theo dõi và quản lý từ khâu kiểm tra thể
thức, hình thức, kỹ thuật trình bày nếu phát hiện văn văn bản có sai sót cán bộ văn
thư sẽ không làm thủ tục đăng ký và phát hành mà chuyển trả lại đơn vị soạn thảo.

18


3. Kết luận, kiến nghị
3.1. Kết luận.
Công tác văn thư là đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết, giữ lại đầy đủ các chứng cứ về mọi hoạt động của các cơ quan,
đơn vị, tổ chức… đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản có ảnh hưởng trực
tiếp đến hoạt động của cơ quan góp phần cải cách thủ tục hành chính nâng cao chất
lượng và hiệu quả công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ. Có vai trò
quan trọng liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động và sự tồn tại của mỗi cơ quan. Làm

tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh
chóng, chất lượng chính xác, đảm bảo nguyên tắc bí mật của Đảng, Nhà nước và
của các cơ quan tổ chức, giữ lại được đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan, đơn vị.
Công tác văn thư lưu trữ là hết sức cần thiết nên đòi hỏi phải có những cán bộ
văn thư có được một trình độ, kiến thức nhất định. Luôn phát huy tính sáng tạo, bồi
dưỡng tính chủ động, xây dựng phong cách làm việc của người cán bộ văn phòng có
phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành yêu nghề.
3.2. Kiến nghị.
Từ lý thuyết đến thực hành, lý luận đến thực tiễn là cả một quá trình phức tạp
không thống nhất theo một trình tự. Bởi lý luận và thực tiễn luôn có những đòi hỏi
phải linh hoạt và sáng tạo trong việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn. Tôi xin có vài
ý kiến đóng góp với cơ quan nơi tôi thực tập như sau:
- Lãnh đạo Trường cần quan tâm hơn nữa trong việc cử cán bộ Văn thư trong
trường tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao chất
lượng và hiệu quả công việc.
- Củng cố hơn hệ thống trang thiết bị phục vụ trong công tác của cơ quan, bố
trí sắp xếp thời gian làm việc thích hợp, tránh tình trạng công việc quá tải giải quyết
không kịp nhưng lại có lúc không có việc để làm, thời gian bị bỏ trống.
- Nhà trường nên phổ biến việc lập hồ sơ hiện hành đến cán bộ giáo viên,
nhân viên.
- Cơ sở vật chất cũng cần cải tiến, tu bổ nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, cơ
sở hạ tâng bố trí phòng làm việc, mở rộng điện tích, trang thiết bị đầy đủ các
phương tiện hoạt động phục vụ công tác ở phòng Văn thư. Cán bộ Văn thư phải
không ngừng nắm bắt những văn bản qui định về công tác Văn thư tránh việc tụt
hậu.
- Bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ và thực hiện chính sách dối với cán bộ,
công chức, viên chức;
- Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công
tác văn thư, lưu trữ các cơ chế thi đua khen thưởng đối với cán bộ văn thư trong các

nhà trường: Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề là phải có chính
sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ, cụ thể như chế độ tiền
lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành lưu trữ. Ngoài
ra, do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải được bố
trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ phải hết sức cụ

19


thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư, lưu trữ phát huy được hết năng
lực của mình cho công việc.
- Lãnh đạo nhà trường nên ban hành quy chế, ban hành các văn bản quy định
về các khâu nghiệp vụ chuyên môn như: quy định về công tác lưu trữ, về thành phần
tài liệu và danh mục phòng ban thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan...
- Phân công hợp lý công việc bởi vì cán bộ làm văn thư đang còn kiêm nhiệm
thêm nhiều công việc nên ảnh hưởng tới tiến độ công việc cũng như hiệu quả làm
việc không cao.
- Lãnh đạo nhà trường nên bổ sung và thực hiện nghiêm quy chế làm việc của
cơ quan, chú trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện quy trình, tiếp nhận, xử lý và ban
hành văn bản một cách hợp lý và khoa học, cải tiến việc in ấn, sao chụp phát hành
các loại văn bản, giấy tờ theo tinh thần triệt để tiết kiệm, chống lãng phí, khắc phục
bệnh hình thức.
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ:
Hầu hết ở các nhà trường mới chỉ ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn
bản và một số cơ quan, tổ chức bước đầu đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc
lập cơ sở dữ liệu, quản lý văn bản đi, văn bản đến. Trong khi đó, khả năng ứng dụng
của công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ trong
công tác văn thư và lập hồ sơ trong môi trường mạng chưa được khai thác tối đa để
vừa tạo điều kiện quản lý được thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm được
thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng gia tăng; việc ứng

dụng công nghệ mới vào công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao năng suất chất lượng,
hiệu quả công việc.
Trên đây là tất cả những kinh nghiệm của tôi trong quá trình làm công tác văn
thư tại trường THPT Trần Ân Chiêm, được trực tiếp thực hiện, nghiên cứu và đúc
kết trong nhiều năm công tác. Đây là đề tài còn rất mới mẻ nên trong quá trình viết
chắc chắn còn nhiều thiếu sót rất mong được sự đóng góp của đồng nghiệp để đề tài
được hoàn thiện, đạt hiệu quả hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Thanh Hóa, ngày 20 tháng 4 năm 2017
Xác nhận của
HIỆU TRƯỞNG
TRƯỜNG THPT TRẦN ÂN CHIÊM

Tôi xin cam đoan đây là sáng kiến
kinh nghiệm của mình viết không sao chép
của người khác
NGƯỜI VIẾT

Phạm Thị Viên

20


Tài liệu tham khảo
1. Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011;
2. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001;
3. Lý luận và phương pháp công tác văn thư, PGS.TS Vương Đình Quyền,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2006;
4. www.luutruvn.gov.vn
5. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác

Văn thư;
6. Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu;
7. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
8. Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
9. Kế hoạch số 762/KH-SGD&ĐT ngày 08/5/2013 triển khai nhiệm vụ công
tác văn thư, lưu trữ ngành Giáo dục năm 2013 của Sở Giáo dục và Đào tạo Thanh
Hóa.

21


PHỤ LỤC
Phụ lục 01. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan và văn phòng cơ quan.
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy trường Trần Ân Chiêm
Hiệu trưởng

Phó hiệu
trưởng

Tổ
Toán Hóa - Tin

Tổ
Lý - Sinh
Thể

Phó hiệu

trưởng

Tổ
Văn - Sử

Tổ
Địa - Anh Công dân

Tổ
Văn
phòng

2. TỔ VĂN PHÒNG
Tổ trưởng

Kế toán

Văn thư lưu trữ

Thủ quỹ

Phụ tá thí
nghiệm –
Thư viện

Bảo vệ
Tạp vụ

22

Phụ lục 02. Sơ đồ bố trí nơi làm việc của văn phòng cơ quan

Khu học
tập và
giảng
dạy

Khu học
tập và
giảng
dạy

Bảo vệ

Cổng

Phòng P. Hiệu
trưởng

PhòngP. hiệu
trưởng

Phòng
kế toán

Phòng
văn thư

Phòng Hội

đồng

Hành lang
Phòng
hiệu
trưởng

Phòng thí
vụ

Phòng Thư viện

Phòng Y
tế

Phòng thí
nghiệm

Phụ lục 03. Sơ đồ mô hình tối ưu nơi làm việc của văn thư cơ quan.
10
8

9

23


11
5

8

11
3

6
12

4
7

2

5

5

1

1. Cửa ra vào
2. Máy photocopy
3. Bàn làm việc
4. Máy vi tính
5. Ghế
6. Ngăn kéo
7. Máy in
8. Tủ sắt đựng tài liệu
9. Két sắt
10. Cửa sổ
11. Tủ gỗ đựng tài liệu

12. Máy Scan

24