5 Quy chế làm việc

TẬP ĐOÀN DẦU KHÍ QUỐC GIA VIỆT NAM
TỔNG CÔNG TY KHÍ VIỆT NAM - CTCP
Số:

/TTr-KVN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tp. Hồ Chí Minh, ngày

tháng

năm 2016

TỜ TRÌNH
Về việc thông qua Quy chế làm việc
tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016

Kính gửi:

Đại hội đồng cổ đông
Tổng công ty Khí Việt Nam - CTCP

Căn cứ Luật Doanh nghiệp số luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày
26/11/2014;
Thông tư 121/2012/TT-BTC ngày 26/7/2012 của Bộ Tài chính quy định về quản
trị công ty áp dụng cho các công ty đại chúng;
Căn cứ Điều lệ Tổng công ty Khí Việt Nam – CTCP,
Để cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 của Tổng công ty Khí
Việt Nam – CTCP bắt đầu, Hội đồng quản trị Tổng công ty Khí Việt Nam – CTCP
kính trình Đại hội đồng cổ đông xem xét và thông qua Quy chế làm việc tại cuộc họp

Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016.
Tài liệu kèm theo: Quy chế làm việc tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường
niên năm 2016.

Nơi nhận:



Như trên;
Lưu: VT.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH

1/5


TẬP ĐOÀN DẦU KHÍ QUỐC GIA VIỆT NAM
TỔNG CÔNG TY KHÍ VIỆT NAM - CTCP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tp. Hồ Chí Minh, ngày

tháng

năm 2016

QUY CHẾ LÀM VIỆC
TẠI CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016

TỔNG CÔNG TY KHÍ VIỆT NAM – CTCP
CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Mục tiêu


Đảm bảo nguyên tắc công khai, công bằng, dân chủ và tuân thủ pháp luật.



Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức, an toàn, trật tự trong quá trình
diễn ra cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (sau đây gọi chung là Đại hội).

Điều 2. Trật tự của Đại hội


Tất cả các cổ đông ăn mặc chỉnh tề khi tham dự Đại hội.



Không hút thuốc lá trong Hội trường tổ chức Đại hội.



Không dùng điện thoại di động trong Hội trường tổ chức Đại hội.
CHƯƠNG II
QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CỔ ĐÔNG
VÀ CÁC THÀNH PHẦN KHÁC THAM DỰ ĐẠI HỘI

Điều 3. Quyền và nghĩa vụ của các cổ đông

3.1 Điều kiện tham dự
Cổ đông là cá nhân, người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức,
người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức/cá nhân sở hữu cổ phần
có quyền biểu quyết của PV GAS được quyền tham dự Đại hội (sau đây gọi
chung là cổ đông).
3.2 Quyền và nghĩa vụ của các cổ đông


Được biểu quyết tất cả các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông theo
quy định của Pháp luật.



Được uỷ quyền cho người khác thay mặt mình tham dự và biểu quyết tại Đại hội.
Người được ủy quyền không nhất thiết phải là cổ đông của PV GAS và không được
ủy quyền lại cho người thứ ba. Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản
theo đúng những quy định sau:



Trường hợp cổ đông là cá nhân thì văn bản ủy quyền phải là văn bản gốc có
đầy đủ chữ ký của người uỷ quyền và người nhận ủy quyền. Mỗi cổ đông cá

2/5


nhân chỉ được ủy quyền 01 lần với số lượng cổ phần ủy quyền bằng tổng số cổ
phần do cổ đông cá nhân đó nắm giữ.


Trường hợp cổ đông là tổ chức thì văn bản ủy quyền phải là văn bản gốc có
đầy đủ chữ ký của bên ủy quyền, bên nhận ủy quyền và phải được đóng dấu và
được ký bởi người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó.



Tại Đại hội, mỗi cổ đông khi tới tham dự Đại hội phải mang theo CMND/hộ chiếu
(bản gốc), Giấy uỷ quyền (đối với đại diện cổ đông) để đăng ký với Ban thẩm tra tư
cách cổ đông và được nhận một Thẻ biểu quyết.



Cổ đông đến Đại hội muộn có quyền đăng ký ngay, sau đó có quyền tham gia và
biểu quyết ngay tại Đại hội, nhưng Chủ tịch đoàn không có trách nhiệm dừng Đại
hội để cho họ đăng ký và hiệu lực của các đợt biểu quyết đã tiến hành sẽ không bị
ảnh hưởng.

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của Ban thẩm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội


Số lượng và nhân sự của Ban Thẩm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội do Ban tổ
chức Đại hội xác định.



Ban Thẩm tra tư cách cổ đông có trách nhiệm tiếp nhận giấy tờ của cổ đông tới tham
dự Đại hội, phát các tài liệu và Thẻ biểu quyết cho các cổ đông đến dự.



Trường hợp người đến tham dự Đại hội không có đầy đủ tư cách tham dự thì có
quyền từ chối cho vào, cấp Thẻ biểu quyết hoặc phát tài liệu của Đại hội.



Báo cáo trước ĐHĐCĐ về kết quả thẩm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội.

Điều 5.

Trách nhiệm của Chủ tịch đoàn



Điều khiển Đại hội theo đúng chương trình nghị sự, các thể lệ quy chế đã được
ĐHĐCĐ thông qua một cách hợp lệ và có trật tự; hoặc để Đại hội phản ánh được
mong muốn của đa số cổ đông tham dự.



Hướng dẫn Đại hội thảo luận, lấy ý kiến biểu quyết các vấn đề nằm trong nội dung
chương trình nghị sự của Đại hội và các vấn đề có liên quan trong suốt quá trình Đại
hội.



Quyết định về trình tự, thủ tục hoặc giải quyết các vấn đề nảy sinh ngoài chương
trình của Đại hội.



Không cần lấy ý kiến của ĐHĐCĐ, bất cứ lúc nào Chủ tịch đoàn cũng có thể hoãn
Đại hội đến một thời điểm khác và tại một địa điểm khác do Chủ tịch đoàn quyết
định nếu nhận thấy rằng:



Hành vi của những người có mặt cản trở hoặc có khả năng cản trở diễn biến có
trật tự của Đại hội.



Sự trì hoãn là cần thiết để các công việc của Đại hội được tiến hành một cách
hợp lệ.

Điều 6.


Trách nhiệm của Ban kiểm phiếu

Xác định kết quả biểu quyết của cổ đông về các vấn đề thông qua tại Đại hội và thực
hiện các công việc liên quan.

3/5




Nhanh chóng thông báo cho Chủ tịch đoàn kết quả biểu quyết.



Bàn giao Biên bản kiểm phiếu biểu quyết và toàn bộ phiếu biểu quyết đã niêm phong
(nếu có) cho Ban tổ chức Đại hội.



Mọi công việc kiểm tra, lập biên bản và công bố kết quả kiểm phiếu phải được tiến
hành một cách trung thực, chính xác và Ban kiểm phiếu phải chịu trách nhiệm về
tính trung thực đó.

Điều 7.

Trách nhiệm của Tổ thư ký



Nhân sự của Tổ thư ký do Chủ tịch đoàn cử.



Tổ thư ký có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép đầy đủ, trung thực toàn bộ nội dung diễn
biến Đại hội và những vấn đề đã được các cổ đông thông qua hoặc còn lưu ý của Đại
hội.



Thực hiện các công việc trợ giúp cần thiết khác theo phân công của Chủ tịch đoàn.



Trình bày dự thảo Biên bản Đại hội và các Nghị quyết về các vấn đề đã được thông
qua tại Đại hội.
CHƯƠNG III
TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI

Điều 8. Điều kiện tiến hành Đại hội
Đại hội được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số
cổ phần có quyền biểu quyết.
Điều 9. Cách thức tiến hành Đại hội


Đại hội sẽ thảo luận và thông qua các nội dung chính trong chương trình Đại hội.



Đại hội sẽ được tổ chức trong một buổi.

Điều 10. Biểu quyết thông qua các vấn đề tại Đại hội


Nguyên tắc:



Tất cả các vấn đề trong chương trình nghị sự của Đại hội đều được thông qua
bằng cách lấy ý kiến biểu quyết công khai của tất cả cổ đông bằng Thẻ biểu
quyết theo số cổ phần sở hữu và đại diện. Mỗi cổ đông được cấp một Thẻ biểu
quyết trong đó ghi mã số biểu quyết, họ và tên cổ đông (hoặc đại diện được ủy
quyền), số cổ phần được quyền biểu quyết (sở hữu và uỷ quyền) của cổ đông
và có đóng dấu treo của PV GAS.



Trường hợp cổ đông nhận ủy quyền của các cổ đông khác, nếu có nhiều ý kiến
biểu quyết khác nhau về cùng một vấn đề cần biểu quyết thì đề nghị thông báo
với Ban kiểm phiếu để kịp thời xử lý.



Cách biểu quyết: Cổ đông thực hiện việc biểu quyết để tán thành, hoặc không
tán thành, hoặc không có ý kiến một vấn đề được trình bày tại Đại hội, bằng
cách giơ cao Thẻ biểu quyết. Khi biểu quyết, mặt trước của Thẻ biểu quyết phải
được giơ cao hướng về phía Chủ tịch đoàn. Trường hợp cổ đông không giơ Thẻ

4/5


biểu quyết hoặc giơ Thẻ biểu quyết nhưng không hướng về phía Chủ tịch đoàn
thì được coi là cổ đông đó tán thành.


Thông qua quyết định của ĐHĐCĐ:



Quyết định của ĐHĐCĐ về các vấn đề trong Đại hội được thông qua khi đạt
được số cổ đông đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ
đông dự Đại hội chấp thuận.



Riêng quyết định của ĐHĐCĐ về việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ PV GAS chỉ
được thông qua khi đạt được số cổ đông đại diện ít nhất 75% tổng số phiếu
biểu quyết của tất cả cổ đông dự Đại hội chấp thuận.

Điều 11. Phát biểu ý kiến tại Đại hội
Các cổ đông tham dự Đại hội muốn phát biểu ý kiến phải:


Giơ cao Thẻ biểu quyết, mặt trước hướng về phía Chủ tịch đoàn.



Được sự chấp thuận của Chủ tịch đoàn.



Tự giới thiệu: mã số biểu quyết, số lượng cổ phần sở hữu hoặc/và được ủy quyền,
tên cá nhân hoặc đại diện cho tổ chức.



Phát biểu ngắn gọn, tập trung vào đúng những nội dung trọng tâm cần trao đổi và
phù hợp với chương trình Đại hội.

Điều 12. Biên bản và Nghị quyết Đại hội
Tất cả các nội dung Đại hội phải được thư ký Đại hội ghi vào Biên bản Đại
hội. Tất cả các nội dung mà ĐHĐCĐ đã biểu quyết thông qua phải được ghi
vào Nghị quyết Đại hội. Biên bản Đại hội được đọc và thông qua trước khi bế
mạc Đại hội và được lưu tại Văn phòng PV GAS.

5/5