Đánh giá hiệu quả công tác quản lý văn bản đi và đến tại sở y tế

MỞ ĐẦU ...........................................................................................................
1
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
QUẢN
LÝ VĂN BẢN ..................................................................................................
6
1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi ......................
6
1.1.1. Khái niệm văn bản đến ....................................................................
6
1.1.2. Khái niệm văn bản đi ......................................................................
7
1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản .............................................................
8
1.1.4. Phân loại văn bản hành chính .........................................................
8
1.2. Hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi .............................
12
1.2.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý văn bản ...........
12
1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, văn
bản đến ....................................................................................................
13
1.2.3. Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả ....................................................
39
TIỂU KẾT ...................................................................................................
41
Chương 2
THỰC TRẠNG
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ ............................................. 42

2.1. Khái quát chung về Sở Y tế ..................................................... 42
2.2.Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế ......... 42
2.2.1. Tình hình quản lý văn bản tại Sở Y tế từ 2013-2016 ....................
42
2.2.2. Tổ chức bộ máy quản lý văn bản- văn thư.....................................1
2.2.3. Nhân sự...........................................................................................2
2.2.4.Trang thiết bị........................................................................................3
2.2.5.Quy trình và hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, đến...............4
2.3.Đánh giá chung..........................................................................................13
2.3.1.Kết quả đã đạt được...........................................................................13
1


2.3.2. Hạn chế.........................................................................................17
2.3.3. Nguyên nhân.................................................................................19
TIỂU KẾT.......................................................................................................21
Chương 3.........................................................................................................22
VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ................................................................................22
3.1. Quan điểm, mục tiêu.............................................................................22
3.2. Giải pháp..............................................................................................23
3.2.1. Kiện toàn tổ chức Bộ phận Văn thư Sở Y tế................................23
3.2.2. Nâng cao kiến thức, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ văn thư,....24
lưu trữ, bảo vệ bí mật..............................................................................24
3.2.3. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ,....25
công chức................................................................................................25
3.2.4. Hoàn thiện quy trình xử lý văn bản..............................................26
3.2.5. Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ
.................................................................................................................27
3.3. Kiến nghị..............................................................................................28
3.3.1. Bộ Nội vụ.....................................................................................28

3.3.2. UBND Thành phố........................................................................29
3.3.3. Sở Y tế..........................................................................................31
TIỂU KẾT...................................................................................................97
KẾT LUẬN.....................................................................................................98

2


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Trong hoạt động của các cơ quan Hành chính nhà nước, thực tế đã cho
thấy công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý,
nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần:
-

Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài

liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời
cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho
hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết.
-

Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công

việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài
liệu đã được kiểm tra, tập hợp ). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi,
kiểm tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực
hiện tốt các mục tiêu quản lý.
-

Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những

thông tin bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn
bản cũng là cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức.
Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập hệ
thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính
nhà nước từng bước hiện đại, hoạt động quản lý văn bản có vai trò:
-

Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; nâng cao

chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào quá trình cải
cách thể chế theo hướng phù hợp.
-

Văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình

quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu

3


hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Vì thế, hoạt động
quản lý văn bản có vai trò như một công cụ để các cơ quan có thẩm quyền,
trách nhiệm kiểm soát quá trình hoạt động quản lý nhà nước cũng như cung
ứng các dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Đối với một đơn vị quản lý nhà nước trong lĩnh vực Y tế như Sở Y tế , hoạt
động liên quan tới sức khỏe và tính mạng của người dân trên địa bàn Thủ đô
thì việc quản lý hệ thống văn bản đi, đến còn giữ một vai trò đặc biệt:
-

Bảo đảm phục vụ thông tin văn bản cho hoạt động quản lý nhà

nước về y tế trên địa bàn Thành phố ;
-

Giải quyết công việc quản lý nhà nước về y tế có chất lượng; giữ

gìn bí mật Đảng, Nhà nước và cơ quan; phòng ngừa vi phạm pháp luật;
-

Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước về y tế có giá trị

phục vụ nhu cầu tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày và chuẩn bị nộp vào
lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài;
-

Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà

nước;
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đúng, nhanh chóng, kịp thời
góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong cơ quan, tổ chức.
Đây cũng là một tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, năng lực, tinh thần
trách nhiệm công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực thi
nhiệm vụ chuyên môn.
Vì thế, cần có một nghiên cứu mới, phù hợp với đặc thù ngành, lĩnh vực cũng
như thực tế thi hành công vụ để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của
công tác quản lý văn bản cho cơ quan Văn phòng Sở Y tế .
Với mục đích nêu trên, tác giả chọn thực hiện luận văn : Hiệu quả công tác
quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế làm luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên

ngành Quản lý công.
4


2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Tại Việt Nam, những năm gần đây chủ đề nghiên cứu về công tác văn
thư nói chung và công tác quản lý văn bản đi, đến nói riêng đã thu hút sự quan
tâm của nhiều nhà khoa học từ những góc độ và phạm vi khác nhau. Nhiều
công trình nghiên cứu đã được công bố, đặc biệt phần lớn công tác quản lý
văn bản đi, đến.
Trước hết phải kể đến các quy định pháp lý tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư[12], Nghị định
số 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia[13]; Nghị định số 64/2007/NĐCP ngày 10/7/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong
hoạt động của các cơ quan nhà nước[64]
Ngoài ra cũng có nhiều giáo trình, tài liệu của các trường, các nhà khoa
học, các cơ quan viết về lĩnh vực này, như: TS Lê Văn In, Nghiêm Kỳ
Hồng(2015), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB ĐH Quốc gia TP. Hồ Chí
Minh[4], TS. Lưu Kiếm Thanh(2008), Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản
quản lý hành chính nhà nước, HVHCQG[17]...
Bên cạnh đó là một số công trình nghiên cứu của các học viên cao học tại
Học viện Hành chính Quốc gia như: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành chính của trường Đại học
của Vũ Thị Thanh Hương, khóa 14[6], Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý
hành chính nhà nước cấp xã tỉnh Ninh Bình của học viên Đinh Thị Hoa, khóa
16[3], Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn
phòng Chính phủ của học viên Tạ Tuyết Nhung khóa 17[14]; cũng như đề tài
khoa học cấp Bộ năm 2002: Nghiên cứu xây dựng tài liệu thực hành môn kỹ
thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước theo phương pháp tình
huống của PGS. TS. Lưu Kiếm Thanh[18]

5


Tuy nhiên, các văn bản quy phạm trên là cơ sở pháp lý quy định hoạt
động của công tác quản lý văn bản đi, đến; các giáo trình , tài liệu chủ yếu
nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác văn thư nói chung, còn đối với một đơn
vị cụ thể như Sở Y tế thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề
tài nào đề cập một cách chuyên sâu về phương diện lý luận và thực tiễn về vấn
đề Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
Mục đích của đề tài là nghiên cứu vấn đề nâng cao hiệu quả công tác
quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế hiện nay qua thực tiễn hoạt động của Sở Y
tế , đề xuất các nguyên tắc và phương pháp cụ thể để đánh giá và nâng cao
chất lượng công tác quản lý văn bản đi, đến; tạo ra cơ sở pháp lý cho sự đảm
bảo và tăng cường pháp chế, nâng cao hiệu quả pháp luật, đáp ứng yêu cầu
hội nhập quốc tế trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay đối với công tác
quản lý hành chính tại Sở Y tế .
Với mục đích trên, các nhiệm vụ của luận văn phải giải quyết là:
-

Nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản

-

Nghiên cứu thực trạng hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở

-

Chỉ ra những kết quả đã đạt được và những hạn chế còn tồn tại

Y tế

ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế
-

Đưa ra kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công

tác quản lý văn bản tại Sở Y tế .
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
đi, đến tại

Đối tượng nghiên cứu: Hiệu quả công tác quản lý văn bản

Sở Y tế

6


-

Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản đi, đến tại

bộ phận Văn thư của Sở Y tế .
5. Phương pháp nghiên cứu của luận văn
Đề tài này sử dụng phương pháp nghiên cứu tổng hợp. Cụ thể là: từ các
cơ sở lý luận, căn cứ vào tình hình thực tế của hoạt động quản lý văn bản tạo
Sở Y tế , tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có sẵn, từ
đó nêu ra một số giải pháp, kiến nghị.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Về lý luận: Luận văn nêu ra một cách khái quát các căn cứ lý luận và
pháp lý của công tác quản lý văn bản cũng như các tiêu chí về tính hiệu quả
đối với hoạt động này.
Về thực tiễn: Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho các cấp lãnh
đạo trong việc xây dựng quy trình quản lý văn bản tại cơ quan quản lý hành
chính nhà nước, đồng thời bổ sung tài liệu cho cán bộ, sinh viên trong công
tác nghiên cứu và học tập.
7. Kết cấu của luận văn:
Luận văn gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến hiệu quả công tác
quản lý văn bản
Chương 2: Thực trạng hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế
Chương 3: Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn
bản đi, đến tại cơ quan Sở Y tế .

7


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi
1.1.1. Khái niệm văn bản đến
Khái niệm văn bản đến được trình bày trong cuốn Giáo trình nghiệp vụ văn
thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh như sau: “Văn bản đến là những văn
bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu,
đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công” [7].
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” định
nghĩa: “Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản

hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển
qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản đến.[19]
Các loại văn bản đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan nhận văn bản phải giải quyết. Văn bản đến
phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung: luật, pháp lệnh, nghị quyết của
Quốc hội và UBTV Quốc hội, nghị định, nghị quyết của Chính phủ, lệnh,
quyết định của Chủ tịch nước, thông tư của các Bộ, quyết định (cá biệt), chỉ
thị (cá biệt), báo cáo, hướng dẫn, công văn, công hàm, hiệp định...
Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp trên gửi
xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề
xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan
ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến
để góp ý hay khiếu nại, tố cáo...
8


Là một công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành
hoạt động của cơ quan, tổ chức, văn bản đến phải được giải quyết triệt để
nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Khái niệm văn bản đi
Khái niệm văn bản đi được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Ta
có thể xem văn bản đi là “tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảođể gửi
đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của đươn vị mình”. Điều 17, Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08-4-2004 quy định: “Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ
chức phát hành”[8]. Bên cạnh đó, Thông tư 07/2012/TTBNV ngày
22/11/2012 định nghĩa: “ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn
bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát
hành được gọi chung là văn bản đi”[10]

Như vậy, dù có diễn đạt khác nhau thì chúng ta vẫn hiểu văn bản đi là
tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đi phong phú
về thể loại, đa dạng về nội dung. Đó có thể là các văn bản quy phạm pháp luật
như: nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ, thông tư
của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, chỉ thị, quyết định của Uỷ ban
nhân dân...Đó có thể là văn bản hành chính như: kế hoạch, thông báo, báo
cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp định, dự toán,
hóa đơn, chứng từ... Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển
giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng được coi là
văn bản đi. Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác gửi đến và
cơ quan tiến hành sao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho
quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.

9


1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp
vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn
văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ
văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng. Việc quản lý văn bản là
một khâu của công tác văn thư. “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm
thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều
hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức
kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân” (dưới đây
gọi chung là các cơ quan, tổ chức)[16]
Quản lý văn bản nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc.
“Quản trị hành chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đều
nhằm mục đích phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan” (Nghiêm Kỳ Hồng,
Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn Trường

Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, (2005)[5]
Hành động quản lý văn bản do các cơ quan, tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ theo quy định của pháp luật thực hiện trong lĩnh vực của mình,
nhằm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo
an toàn cho văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ
chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin
trong văn bản đó vì: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền
hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có” [1].
“Việc tổ chức giải quyết tốt văn bản góp phần giải quyết công việc
nhanh chóng, chính xác trong các cơ quan tổ chức”.[15]
1.1.4. Phân loại văn bản hành chính
Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn
thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình,

10


vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng
khác nhau.
Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của
văn bản , chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp
lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo nghị định số 110/2004/NĐCP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành
các loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành
chính.[12] Trong đó, hệ thống văn bản hành chính gồm:
Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính
thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng
để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản
lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử
dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức.

Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị ( cá biệt) và thông
cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác
định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức,
đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giãi quyết công việc có thể ban hành loại
văn bản phù hợp.
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản
hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không
có tên loại.
* Văn bản cá biệt:
-

Quyết định (cá biệt) : Là loại văn bản dùng để quy định các vấn

đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề
khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng
này chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề
cụ thể. Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các
cơ quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc thủ Trưởng cơ quan

11


ngang Bộ, UBND các cấp), Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp,
Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh.
-

Chỉ thị (cá biệt): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công

việc mang tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá
biệt) do Thủ tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành.

* Văn bản hành chính thông thường có tên loại:
-

Thông cáo: Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung

ương dùng để công bố với Nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan
trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban
Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản
Việt nam ban hành.
-

Thông báo: Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong

hoạt động của các cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên
quan biết hoặc thực thi.
-

Chương trình: Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công

tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian
nhất định.
-

Kế hoạch: Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu

cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và
các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm
vụ đó.
-

Phương án : Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự

tiến hành công việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định.
-

Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế

hoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở
những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị.
-

Báo cáo: Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ

việc, hoạt động của các cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng

12


thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho
phương hướng xử lý.
-

Biên bản: Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã

hoặc đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong các
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà
nước với công dân.
-Tờ trình : Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay
xét duyệt một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự
quyết định được.

-

Hợp đồng : Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai

hay nhiều bên bằng văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ
pháp lý về quyền lợi và nghiã vụ.
-

Công điện: Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh

một mệnh lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực
hiện trong trường hợp khẩn cấp.
-

Giấy chứng nhận: Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một

đối tượng có liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
-

Giấy uỷ nhiệm: Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận

giữa người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy
nhiệm. Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay
cho người có quyền ( hoặc người đại diện theo pháp luật).
-

Giấy mời : Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng

khi cần triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên
quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành

chính).
-

Giấy giới thiệu: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân

viên liên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác.

13


-

Giấy nghỉ phép: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân

viên được nghỉ phép tho Luật lao động để giải quyết các công việc của cá
nhân.
-

Giấy đi đường: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân

viên đi công tác để tính phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho giấy giới
thiệu.
-

Giấy biên nhận hồ sơ: Là loại văn bản dùng để xác nhận số

lượng và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến.
-

Phiếu gửi: Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ

chức đơn vị, cá nhân này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu
gửi không thay thế cho công văn.
-

Phiếu chuyển: Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của

cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc
do chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết.
* Văn bản hành chính thông thường không có tên loại:
- Công văn (hành chính) Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao
dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với
công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực
hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức.
1.2. Hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi
1.2.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý văn bản
Cuốn điển tiếng Pháp Lepetit Lasousse định nghĩa, “hiệu quả” là kết quả đạt
được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định (Từ điển Lepetit Lasousse,
Paris, năm 1905)[22]. Còn từ điển Bách khoa Tiếng Việt lại định nghĩa, “hiệu
quả” là kết quả đạt được giống nhau nhưng sử dụng ít thời gian, công sức và
nguồn lực nhất[8]
Trong lĩnh vực ngôn ngữ học, các nhà ngôn ngữ học định nghĩa khái niệm
hiệu quả là kết quả như yêu cầu của việc làm mang lại. Trong khi đó, ở lĩnh
14


vực quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính lại cho rằng, hiệu quả là
mục tiêu chủ yếu của khoa học hành chính, là sự so sánh giữa các chi phí đầu
tư với các giá trị của đầu ra, sự tăng đối đa lợi nhuận và tối thiểu chi phí, là
mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra – đầu vào.

Trong lĩnh vực kinh tế, xác định hiệu quả thường gắn với một hoạt động kinh
tế cụ thể và thường cho chúng ta những con số chính xác và cụ thể. Còn đối
với các hoạt động xã hội nói chung, hiệu quả thông tin báo chí nói riêng, để
tính được hiệu quả đạt được như thế nào sẽ rất khó khăn và phức tạp. Bởi đây
là hoạt động mang tính chất định tính nhiều hơn định lượng.
Như vậy, thuật ngữ hiệu quả tương đối phong phú về khái niệm, để tối ưu hóa
cách hiểu về khái niệm này, chúng ta nên gắn khái niệm với một nội dung, bối
cảnh cụ thể để phân tích. Cụ thể, trong phạm vi luận văn này, chúng ta hiểu
“hiệu quả là phép so sánh dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực hiện
các mục tiêu, hoạt động của chủ thể và chi phí mà chủ thể bỏ ra để có kết quả
đó trong những điều kiện nhất định”.
Theo các khái niệm về công tác quản lý văn bản ở phần trên và khái
niệm về hiệu quả được đề cập đến ở phần này, ta có thể hiểu “Hiệu quả công
tác quản lý văn bản là kết quả thực của hành động quản lý văn bản mang
lại”.
1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi,
văn bản đến
1.2.2.1. Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản
Kiểm soát kinh phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ đơn vị, cơ quan, tổ chức
nào. Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta
có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ
hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị. Dù cung cấp
những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động của các cơ quan quản
15


lý Nhà nước là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành
các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người dân cũng như mục
tiêu quản lý đối với xã hội. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của
các cơ quan Nhà nước được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là khoản tiêu hao

của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền.
Để đạt được một mục tiêu, hoặc thực hiện một nhiệm vụ, cần chi phí. Chi phí
càng thấp, hiệu quả càng cao, xét trên khía cạnh kinh tế.
Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế gồm lương,
thưởng, chi phí vận hành các thiết bị hỗ trợ, chi phí chỉnh sửa, lưu kho tài liệu.
Đây là những khoản chi bắt buộc và thường xuyên hàng năm.
1.2.2.2. Thời gian
Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, chúng ta không thể lưu trữ hay tiết kiệm
thời gian để ngày mai mang ra dùng. Mỗi người đều có cùng một lượng thời
gian giống nhau trong ngày. Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được. Vì
thế, để có thể giải quyết một khối lượng công việc hay nhiệm vụ cụ thể được
giao, việc sắp xếp thời gian là vô cùng quan trọng. Thời gian càng ít, càng có
thể giải quyết được nhiều công việc, hiệu quả công việc càng cao. Với hoạt
động quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế, hiệu quả về thời gian được xét trên
lĩnh vực giờ làm thêm hàng ngày, vì quy định của Nhà nước là 8h/ngày và
5ngày/tuần là không thay đổi và với thực tế là khối lượng văn bản quá lớn,
việc phải làm thêm giờ hàng ngày ở Sở là thường xuyên.
1.2.2.3. Tính hợp lý của công việc
Khi giải quyết công việc, ngoài chi phí và thời gian bỏ ra, chúng ta cũng cần
xét đến sự hợp lý khi công việc được giải quyết xong, tức là kết quả công
việc. Công việc không thể xem là có hiệu quả khi những khâu tiếp theo trong
quá trình vận hành bị ảnh hưởng. Xét trong phạm vi công tác xử lý văn bản đi
và đến, hiệu quả công việc còn phải xem xét ở khía cạnh phục vụ và hỗ trợ

16


cho công tác của các đơn vị có liên quan như thế nào cũng như sử dụng và
phân bố nguồn nhân lực ra sao, ứng dụng được các máy móc, công nghệ gì
vào công việc để giảm bớt sức lao động của con người, nâng cao năng suất.

1.2.2.4. Đảm bảo tuân thủ theo quy trình và nguyên tắc quản lý được pháp
luật quy định
Để đánh giá hoạt động quản lý văn bản có hiệu quả hay không, ngoài các tiêu
chí trên, chúng ta cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
Chúng ta không thể vi phạm các quy định này để đạt được các yêu cầu về thời
gian, chi phí. Đây là yêu cầu tối quan trọng mà những người thực hiện công
việc phải tuân thủ.
Quy trình quản lý văn bản
Văn bản đến
Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Tất cả các loại văn bản đến cơ quan, tổ chức từ các nguồn khác nhau
đều phải tập trung tại văn thư cơ quan. Việc thống nhất quản lý văn bản đến ở
văn thư cơ quan sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành công việc của cơ
quan một cách thuận lợi, thống nhất, khoa học, nắm và phân loại được tầm
quan trọng của từng công việc mà cơ quan cần giải quyết.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối
chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng "HỎA TỐC HẸN GIỜ" ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp
cần thiết; phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

17


Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng,
văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện

có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
Đối với tài liệu mật: Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ
các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và
chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi
không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm
giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện
tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ bí
mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng … thì người nhận
phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp
thời.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến * Phân loại sơ bộ
Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
-

Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.

-

Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật, gửi
đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư
chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân
nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký.
*Bóc bì văn bản đến
Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

-

Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước để giải

quyết kịp thời.

18


-

Khi bóc bì văn bản không được gây hư hại đối với văn bản, không bỏ

sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi
và dấu bưu điện để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết.
-

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;

nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn
bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi hoặc người có
nhiệm vụ biết để giải quyết.
-

Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải

kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản, khi bóc bì cần giữ lại bì đính kèm văn bản để làm bằng
chứng.
-

Trường hợp tài liệu mang bí mật nhà nước đến mà trên bì có dấu “Chỉ

người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ số văn bản ghi ngoài bì và
chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì
văn bản này.
Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần
thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường
hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu đến. Những văn bản
đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh) thì chuyển
cho nơi nhận mà không phải đóng đấu đến. Đóng dấu đến và ghi thông tin
trên dấu đến
Đóng dấu đến trên văn bản nhằm mục đích xác định văn bản đã đến cơ quan,
tổ chức, tiện cho việc quản lý, tra tìm và quy trách nhiệm khi cần thiết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối

19


với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành
văn bản.
Dấu đến có kích thước 35mm x 50mm. Việc ghi các thông tin trên dấu đến
được thực hiện như sau:
-

Tên cơ quan, tổ chức: Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

-

Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục,
bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

-

Ngày đến: Là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản
hoặc đơn thư được giải quyết. Đối với ngày dưới 10 và tháng 1, 2 phải thêm
số 0 ở trước để tránh việc sửa chữa. Đối với những văn bản đến có dấu hiệu
KHẨN, văn thư cơ quan phải ghi chính xác giờ, phút nhận để khi cần thiết
(Giải quyết văn bản chậm trễ) có thể quy trách nhiệm cho các đối tượng có
liên quan.

-

Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo ý
kiến phân phối của người có thẩm quyền.

-

Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh
mục hồ sơ cơ quan
Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Cũng như văn bản đi,
hiện nay ở hầu hết các cơ quan đều áp dụng cả hai phương pháp đăng ký văn
bản đến: Đăng ký truyền thống (bằng sổ) và đăng ký bằng máy vi tính. Tất cả
các văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn hoặc đăng ký
vào cơ sở dữ liệu phải rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu quy định

. Khi đăng ký văn bản đến bằng sổ không được dùng bút chì, không tẩy xóa,
viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc
tra tìm.

20


Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan[19], việc lập sổ đăng ký văn bản đến được quy định như sau : Căn
cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các
loại sổ đăng ký cho phù hợp:
Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản
đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký
văn bản mật đến;
Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký
văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến
của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ
quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố
cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn
yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan,
tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy
định của pháp luật.
- Đối với văn bản mật : Các văn bản đến có dấu "MẬT"; "TỐI MẬT";
"TUYỆT MẬT" thì cần lập sổ đăng ký riêng. Mẫu sổ đăng ký giống
như sổ đăng ký văn bản đến loại thường nhưng thêm cột “ Mức độ
mật “ sau cột “ Tên loại và trích yếu nội dung” văn bản.

- Đăng ký đơn thư :
Khi đăng ký các đơn thư khiếu nại, tố cáo cũng tiến hành bình thường
như đăng ký các văn bản đến, nhưng cần chú ý:
+ Phần lớn các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc về cá nhân hoặc một đơn
vị tập thể nên hầu như không có số và ký hiệu, vì vậy ở cột 3 Tên người hoặc

21


đơn vị gửi và cột số 6 trích yếu nội dung phải ghi cụ thể rõ ràng, chính xác để
tiện cho việc kiểm tra và đề ra hướng giải quyết thích hợp.
+ Nội dung đơn thư không thuộc thẩm quyền và phạm vi giải quyết của
cơ quan cần báo cho lãnh đạo văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để
chuyển trả cơ quan có liên quan hoặc trả lời đương sự trong thời gian sớm
nhất.
+ Đơn thư của các cá nhân, đơn vị là vấn đề rất nhạy cảm cho nên cần
được xem xét và giải quyết kịp thời vừa bảo đảm quyền lợi chính đáng của
người hoặc đơn vị có khiếu nại, vừa đề cao vai trò, trách nhiệm và quyền hạn
của cơ quan.
Những cơ quan lớn hoặc cơ quan hành chính thường nhận được nhiều
đơn thư khiếu nại, tố cáo của các tập thể hoặc cá nhân. Để giúp cho công việc
xử lý giải quyết được thuận lợi, nhanh chóng, những đơn thư này cần được
thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư.
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu
của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”.
Trình và chuyển giao văn bản đến B1: .Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức
giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho

ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn
phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ nội dung của văn bản đến,căn cứ Quy chế làm việc của cơ quan,
tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị,
cá nhân, người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối ,ý kiến chỉ đạo giải quyết
và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).

22


Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì
cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời
hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu
“Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến
cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ
quan, tổ chức quy định cụ thể.
B2: Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao
văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn
bí mật nội dung văn bản, khi chuyển giao người nhận phải ký nhận đầy đủ vào
sổ chuyển giao.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký,
trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo
giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư
đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị

hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển
giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký
văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ
chuyển giao văn bản đến.
Xử lý văn bản đến

23


Giải quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản là công việc mang tính chất trí tuệ cao, khó khăn,
phức tạp đòi hỏi người giải quyết công việc phải nắm vững pháp luật của Nhà
nước, quy chế của cơ quan, có hiểu biết xã hội và sâu sát với thực tế. Nó thể
hiện năng lực, là thước đo hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan, tổ chức.
Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ
quan tổ chức. Đối với những văn bản đến có đóng dấu khẩn phải giải quyết
trước.
Khi giải quyết văn bản, các đơn vị, cá nhân có ý kiến đề xuất thì ghi
vào phiếu giải quyết văn bản đến.
Để đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định giải
quyết văn bản đến chính xác, có hiệu quả, các đơn vị, cá nhân được giao trách
nhiệm phải nghiên cứu kỹ nội dung văn bản, sưu tầm, tập hợp các tài liệu, tư
liệu và khảo sát thực tế liên quan đến công việc cần giải quyết. Tùy nội dung
và tính chất của từng công việc, cá nhân, đơn vị tham mưu để đề xuất cách
giải quyết thích hợp.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương
án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có

ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó
(kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người
có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng
đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải
trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Đối với những vấn đề có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận giải
quyết, Thủ trưởng cơ quan phải triệu tập các cán bộ, bộ phận có liên quan họp
24


bàn thống nhất ý kiến giải quyết và phân công trách nhiệm giải quyết, sau khi
đã giải quyết xong văn bản cán bộ ghi vào sổ theo dõi tiến độ giải quyết văn
bản, "đã giải quyết ngày nào" bằng việc ban hành văn bản mới trả lời, hoặc
trao đổi bằng điện thoại...
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả
giải quyết công việc của cơ quan. Mục đích của việc theo dõi giải quyết văn
bản đến là tránh để sót văn bản đến không được giải quyết, giải quyết không
kịp thời, chậm trễ, không đúng quy định của pháp luật, dẫn đến mất uy tín,
giảm sút lòng tin đối với các cơ quan, tổ chức. Tất cả các văn bản đến có ấn
định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ
quan, tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính hoặc người đứng đầu đơn vị thực hiện theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến. Căn cứ nội dung văn bản, căn cứ tổng hợp của
văn thư cơ quan, căn cứ vào thông tin từ cơ quan gửi văn bản,cơ quan cấp
trên; căn cứ chương trình, kế hoạch công tác năm, người được giao đôn đốc
việc giải quyết văn bản phải thường xuyên nhắc nhở các đơn vị, cá nhân được

giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đúng chính sách, đúng thời hạn quy định.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Căn cứ vào “Sổ đăng ký
văn bản đến” và “Sổ chuyển giao văn bản đến” để nắm được những văn bản
đã giải quyết và những văn bản chưa giải quyết hoặc giải quyết chậm trễ.
Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản
thì Văn thư cần lập “Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến”. “Sổ theo dõi
việc giải quyết văn bản đến”giúp người đứng đầu cơ quan nắm được tình
hình giải quyết văn bản đến cuả cơ quan, những thuận lợi và khó khăn của
việc giải quyết từng nội dung công việc của cơ quan, tổ chức từ đó có chỉ đạo
kịp thời giải quyết văn bản đúng pháp luật và đúng tiến độ.
25