Tổ chức hoạch toán kế toán
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.58 MB, 113 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN
KHOA KINH TẾ
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
TỔ CHỨC HOẠCH TOÁN KẾ TOÁN
(Tài liệu lưu hành nội bộ)
Hưng Yên
Chng 1: KHI QUT CHUNG V T CHC HCH TON K TON.
1.1. Khỏi nim v nhim v ca t chc hch toỏn k toỏn.
1.1.1. Khỏi nim.
T chc hch toỏn k toỏn l mt trong nhng ni dung thuc v t chc qun lý
trong doanh nghip. T chc hch toỏn k toỏn thớch ng vi iu kin v quy mụ, v
c im t chc sn xut kinh doanh cng nh gn vi yờu cu qun lý c th ti doanh
nghip cú ý ngha ht sc quan trng v to ln trong vic nõng cao hiờu qu qun lý ti
doanh nghip.
Vi chc nng thụng tin v kim tra tỡnh hỡnh v kt qu hot ng ca doanh
nghip mt cỏch thng xuyờn, nhanh nhy v cú h thng nờn t chc hch toỏn k toỏn
l mt trong cỏc mt quan trng c cỏc doanh nghip quan tõm. T chc hch toỏn k
toỏn khụng n thun l t chc mt b phn qun lý trong doanh nghip, m nú cũn bao
hm c tớnh ngh thut trong vic xỏc lp cỏc yu t, iu kin cng nh cỏc mi liờn h
qua li tỏc ng trc tip hoc tỏc ng giỏn tip n hot ng k toỏn, m bo cho k
toỏn phỏt huy ti a cỏc chc nng vn cú ca mỡnh.
Nhng yu t quyt nh t chc k toỏn l i tng k toỏn, cỏc phng phỏp
k toỏn, b mỏy k toỏn, vi nhng con ngi am hiu ni dung v phng phỏp k toỏn
cựng vi trang thit b thớch ng.
T chc hch toỏn k toỏn chớnh l s thit lp mi quan h qua li gia i tng
k toỏn, phng phỏp k toỏn, b mỏy k toỏn, vi nhng con ngi am hiu ni dung,
phng phỏp k toỏn biu hin qua hỡnh thc k toỏn thớch hp trong mt n v c th,
phỏt huy cao nht tỏc dng ca k toỏn trong cụng tỏc qun lý n v.
Nh vy t chc hch toỏn k toỏn c coi nh l mt h thng cỏc yu t cu
thnh, bao gm t chc b mỏy k toỏn, t chc vn dng cỏc phng phỏp k toỏn
thu nhn, x lý v cung cp cỏc thụng tin, t chc vn dng chớnh sach, ch , th l
kinh t ti chớnh,k toỏn vo n v, nhm m bo cho cụng tỏc k toỏn phỏt huy ht vai
trũ, nhim v ca mỡnh, giỳp cụng tỏc qun lý v iu hnh hot ng, sn xut kinh
doanh cú hiu qu.
Tổ chức hạch toán kế toán là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý nghiệp vụ
hạch toán kế toán. Tổ chức hạch toán hợp lý khoa học có những ý nghĩa thiết thực:
- Xây dựng quy trình hạch toán kế toán trong đơn vị khoa học, hợp lý.
1
- Xây dựng được bộ máy kế toán trong đơn vị gọn nhẹ, tiết kiệm lao động kế
toán mà vẫn đảm bảo hiệu suất công tác kế toán.
- Cung cấp thông tin kinh tế rài chính nhanh chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ
cho lãnh đạo đơn vị ra các quyết định quản lý chính xác.
- Góp phần giám sát, đôn đốc các cá nhân, các đơn vị hoàn thành nhiệm vụ theo
kế hoạch, theo dự toán.
1.1.2. Nhim v.
Cơ sở để tiến hành tổ chức hạch toán kế toán là phải xác định được các đặc điểm
về tổ chức quản lý của đơn vị, những quy định của luật pháp, của chế độ tài chính của
Nhà nước, yêu cầu quản trị của đơn vị Trên cơ sở các đặc điểm trên, nhiệm vụ của tổ
chức hạch toán kế toán thường bao gồm:
- Xác lập mô hình tổ chức và bộ máy kế toán phù hợp với đơn vị.
- Xây dựng hệ thống tài khoản dùng trong đơn vị phù hợp với hệ thống Tài khoản
mà Bộ Tài chính đã ban hành.
- Xác định hình thức kế toán vận dụng và xây dựng bộ sổ kế toán dùng trong đơn
vị.
- Xây dựng bộ chứng từ kế toán dùng trong đơn vị, quy định quy trình luân
chuyển chứng từ, cụ thể hoá chế độ bảo quản và lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán trên cơ
sở những quy định của Nhà nước.
- Xây dựng quy trình kiểm tra kế toán.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dương cán bộ kế toán, kế hoạch trang thiết bị
kỹ thuật cho hạch toán kế toán.
Tổ chức hạch toán kế toán cần được tiến hành trên một số nội dung sau đây:
- Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
- Tổ chức vận dụng hình thức kế toán
- Tổ chức mô hình và bộ máy kế toán.
- Tổ chức lập báo cáo kế toán.
- Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ và tài liệu kế toán.
2
- Tæ chøc c«ng t¸c kiÓm tra kÕ to¸n.
1.2. Đối tượng và nguyên tắc hạch toán kế toán.
1.2.1. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán.
Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán cũng là tài sản. Để phản ánh sự biến
động của tài sản, tổng hợp thông tin về tài sản trong quản lý thì đối tượng cụ thể của tổ
chức hạch toán kế toán phải nghiên cứu các vấn đề sau:
a. Tổ chức hạch toán kế toán theo giai đoạn. (3 giai đoạn)
- Giai đoạn 1: Giai đoạn hạch toán ban đầu: là gai đoạn vận dụng phương pháp chứng từ
để ban hành một chế độ chứng từ và vận dụng chế độ chứng từ đó vào đơn vị hạch toán
cơ sở.
Giai đoạn thu thập thông tin: phương tiện là chứng từ gốc.
Giai đoạn xử lý thông tin.
Giai đoạn trình bày thông tin.
-
Giai đoạn 2: Giai đoạn ghi sổ kế toán: là giai đoạn vận dụng phương pháp sổ kế
toán để ban hành 1 hệ thống sổ kế toán và vận dụng hệ thống sổ kế toán vào từng
đơn vị cơ sở.
Bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sổ là phương tiện để xử lý thông tin, phản ánh thông tin một cách hệ thống theo trình
tự thời gian.
-
Giai đoạn 3: Giai đoạn lập báo cáo kế toán và vận dụng chế độ báo cáo kế toán đã
ban hành để tổng hợp thông tin về tình hình sản xuất, tình hình tài chính của đơn
vị phục vụ cho các đối tượng quản lý.
b. Tổ chức hạch toán kế toán theo phần hành
Phần hành kế toán là từng đối tượng kế toán cụ thể, mỗi đối tượng kế toán ứng với
một phần hành kế toán. Trong mỗi phần hành kế toán lại được phản ánh theo 3 gia đoạn:
-
Lập chứng từ
-
Ghi sổ kế toán
-
Lập báo cáo kế toán.
Các phần hành kế toán: vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lương, tài sản cố định, chi
phí sản xuất, giá thành.
c. Tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán.
3
Tổ chức bộ máy kế toán là sự phân công lao động kế toán theo từng bộ phận chuyên
môn hoá nghiệp vụ kế toán (Theo phần hành) hoặc theo chu trình (Giai đoạn) hạch toán
kế toán với những quy định về sự liên kết giữa các bộ phận, các thành viên trong tổ chức
nhằm đảm bảo thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán ở một đơn vị.
Như vậy bộ máy kế toán giống như một cỗ máy, nó bao gồm các phần tử (từng cán
bộ kế toán), các bộ phận (từng tổ kế toán). Giữa các phần tử, các bộ phận có mối liên kết
chặt chẽ với nhau (Theo một trật tự trong một hệ thống) về quan hệ cung cấp số liệu, đối
chiếu số liệu, quan hệ chặt trẽ với nhau trong việc thực hiện các chức năng của hạch toán
kế toán.
Tuỳ theo đặc điểm loại hình kinh doanh, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh,
trình độ cán bộ kế toán mà các đơn vị cơ thể lựa chọn mô hình tổ chức kế toán và bộ máy
kế toán tương ứng với mô hình kế toán cho phù hợp.
Hoạt động của bộ máy kế toán có hiệu quả hay không là do sự phân công, tạo lập
mối liên hệ chặt chẽ giữa các cán bộ nhân viên kế toán trong công việc với những tính
chất khác nhau.
Trong bộ máy kế toán, các kế toán phần hành và kế toán tổng hợp đều có chức năng
nhiệm vụ và quyền hạn riêng về công tác kế toán ở đơn vị. Các kế toán phần hành thường
được chuyên môn hoá sâu theo một hoặc một số phần hành. Khi đã được phân công ở
phần hành kế toán nào, thì kế toán đó phải đảm nhiệm từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới
các giai đoạn kế toán tiếp theo như: ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu
trên sổ theo thực tế, lập báo cáo phần hành được giao. Trong quá trình đó các kế toán
phần hành có mối quan hệ có tính chất tác nghiệp với nhau. Đồng thời các kế toán phần
hành đều có mối quan hệ với kế toán tổng hợp trong việc cung cấp số liệu đảm bảo cho
kế toán tổng hợp thực hiện chức năng tổng hợp.
Kế toán tổng hợp được phân công công tác kế toán có liên quan đến tất cả các phần
hành kế toán, nhằm thực hiện tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý chung toàn đơn vị.
Trong quá trình này, kế toán tổng hợp thực hiện ghi sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần
hành và lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất.
Bất kỳ bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức nào đều phải có người lãnh đạo
có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt và có năng lực tổ chức công tác kế
toán trong phạm vi đảm nhiệm, chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán của
4
đơn vị. Tuỳ theo từng loại hình đơn vị mà người lãnh đạo bộ máy kế toán được gọi là kế
toán trưởng hoặc trưởng phòng kế toán hoặc phụ trách kế toán.
Với chức năng tổ chức công tác kế toán ở đơn vị thuộc phạm vi phụ trách của mình,
người lãnh đạo bộ máy kế toán là người giúp việc cho thủ trưởng về công tác chuyên môn
thuộc lĩnh vực kế toán. Đối với những đơn vị không tổ chức hoạt động tài chính hoạt
động độc lập, người lãnh đạo bộ máy kế toán còn làm cả nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo cả
công tác tài chính. Trên cương vị đó, người lãnh đạo bộ máy kế toán chịu sự lãnh đạo trực
tiếp về hành chính của thủ trưởng đơn vị, đồng thời chịu sự lãnh đạo về nghiệp vụ chuyên
môn của người lãnh đạo bộ máy kế toán cấp trên.
Quyền hạn của người lãnh đạo bộ máy kế toán gắn liền với trách nhiệm có quyền
phổ biến chủ chương và chỉ đạo thực hiện các chủ chương về chuyên môn, có quyền yêu
cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện
những công việc chuyên môn có liên quan đến các bộ phận chức năng đó. Kế toán trưởng
có quyền ký duyệt tất cả các tài liệu kế toán và có quyền từ chối ký duyệt đối với vấn đề
tài chính không phù hợp với chế độ quy định của Nhà nước. Với quyền hạn về ký duyệt
này đã thể hiện trách nhiệm rất to lớn của kế toán trưởng trong việc giám sát, quản lý tài
sản, vốn liếng của doanh nghiệp.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị có thể thực hiện theo những mô hình khác
nhau phù hợp với loại hình tổ chức công tác kế toán mà đơn vị lựa chọn.
Trong thực tế, mô hình tổ chức bộ máy kế toán rất đa dạng, vì nó phụ thuộc vào
nhiều yếu tố của đơn vị, như đặc điểm loại hình kinh doanh, tổ chức hoạt động kinh
doanh, tổ chức quản lý, trình độ cán bộ nhân viên kế toán ... mà những yếu tố này rất
khác nhau ở mỗi đơn vị.
* Các kiểu bộ máy kế toán tương ứng với từng mô hình tổ chức kế toán.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
ở những đơn vị có quy mô nhỏ hoặc quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên
cùng một địa bàn hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhưng
đã trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép tính toán thông tin hiện đại, tổ
chức quản lý tập trung thường lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Khi
đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán tập trung của
đơn vị, bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế
5
toán. Thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các bộ
phận phụ thuộc đơn vị làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu
nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến
hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán tập trung
của đơn vị.
Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của đơn vị được
thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
Kế toán trưởng (trưởng
phòng kế toán) đơn vị
Bộ phận kế
toán ......
Bộ phận kiểm tra
kế toán
Bộ phận kế toán
tổng hợp
Bộ phận kế toán
vật liệu, TSCĐ
Các nhân viên hạch toán ở bộ phận phụ thuộc
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán.
ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, nhưng chưa
trang bị và ứng dụng kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại, có sự phân cấp
quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc thường lựa chọn loại hình tổ chức
công tác kế toán phân tán. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô hình
một phòng kế toán tập trung của đơn vị và các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc
đơn vị. Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán từ các
phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc đơn vị gửi lên, hạch toán kế toán các hoạt động
kinh tế tài chính có tính chất chung của toàn đơn vị, lập các báo cáo tài chính, hướng dẫn,
kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị. Các phòng kế toán của các bộ phận phụ
thuộc bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi bộ
phận phụ thuộc theo sự phân cấp của phòng kế toán trung tâm. Mô hình bộ máy kế toán
trong các đơn vị này được thể hiện qua sơ đồ sau:
6
Mô hình kế toán kiểu phân tán.
Kế toán trưởng đơn vị cấp trên
Phó kế toán trưởng
Bộ phận tài
chính
Bộ phận kiểm tra
kế toán
Bộ phận kế toán
tổng hợp
Bộ phận kế toán
chung
Kế toán trưởng ở đơn vị cấp dưới
Bộ phận kế
toán tiền lương
Bộ phận kế toán
chi phí
Bộ phận kế
toán thanh
toán
Bộ phận kế
toán ......
Các nhân viên hạch toán ở bộ phận phụ thuộc
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp: ở những đơn vị có quy mô vừa, quy
mô lớn tổ chức hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ
thuộc, đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác nhau, chưa trang bị và ứng
dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin hiện đại trong công tác kế toán,
có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc hoạt động trên các
địa bàn phân tán thường lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa
phân tán. Khi đó, bộ máy kế toán của đơn vị, các phòng kế toán của các bộ phận phụ
thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập
trung. Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động
kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị và các hoạt động kinh tế tài chính ở các
bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung, thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng
7
kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán và của toàn đơn vị, lập báo cáo tài
chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị. Phòng kế toán của các
bộ phận phụ thuộc thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động của các bộ phận
phụ thuộc theo sự phân cấp của phòng kế toán tập trung, các nhân viên kinh tế ở các bộ
phận phụ thuộc hoạt động tập trung trên một địa bàn làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực
hiện hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận phụ thuộc đó và gửi những chứng
từ kế toán đó về phòng kế toán trung tâm của đơn vị.
Sơ đồ bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán (kiểu tổ chức hỗn hợp)
Kế toán trưởng đơn vị cấp trên
Phó kế toán trưởng
Bộ phận tài
chính
Bộ phận kiểm tra
kế toán
Bộ phận kế toán
tổng hợp
Bộ phận kế toán
chung
Kế toán trưởng ở đơn vị cấp dưới
Bộ phận kế
toán tiền lương
Kế toán trưởng ở đơn vị trực thuộc
Bộ phận kế
toán tiền lương
Bộ phận kế
toán thanh
toán
Bộ phận kế
toán thanh
toán
Bộ phận kế toán
chi phí
Bộ p
toá
Các nhân viên hạch toán ở bộ phận phụ thuộc
Bộ phận kế toán
chi8phí
Các nhân viên hạch toán ở bộ phận phụ thuộc
Bộ phận kế
toán ......
Phân công lao động kế toán:
Việc phân công lao động kế toán trong bộ máy kế toán phải đảm bảo yêu cầu sau:
-
Lựa chọn đủ số lượng lao động kế toán
-
Đảm bảo phân công đúng chuyên môn, trình độ
-
Tạo dựng mối quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán (quan hệ chỉ
đạo, quan hệ tác nghiệp). Quy định thời gian hoàn thành từng công việc của từng
loại lao động trong bộ máy kế toán.
1.2.2. Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán.
*) Nguyên tắc thống nhất.
Theo nguyên tắc này, kế toán và quản lý phải thống nhất với nhau vf kế toán là
một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức nawg thông tin và kiểm tra về hoạt động tổ
chức của các đơn vị hạch toán.
Thể hiện ở các nội dung sau:
-
Thống nhất về không gian quản lý và tổ chức hạch toán theo yêu cầu quản lý.
-
Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức
quản lý.
-
Đảm bảo hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và các chỉ tiêu hạch toán phải
phù hợp với chỉ tiêu quản lý.
*) Nguyên tắc phù hợp
Theo nguyên tắc này, hệ thống kế toán trong đơn vị kế toán phải phù hợp với đặc
thù của đơn vị kế toán, đối tượng kế toán (giữa đối tượng với phương pháp), giữa hình
thức và bộ máy kế toán, theo đó một đơn vị kế toán cần tôn trọng những quan hệ có tính
thống nhất như:
-
trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán.
-
Tùy tính chất phức tạp của đối tượng để xác định các bước của quy trình kế toán
để chọn hình thức kế toán thích hợp.
-
Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế
toán và bộ máy kế toán.
*) Nguyên tắc hiệu quả.
Theo nguyên tắc này chi phí cho bộ máy kế toán phải là thấp nhất và thông tin
cung cấp cho đối tượng quản lý phải đầy đủ, chính xác giúp cho việc ra quyết định của
chủ thể quản lý.
9
*) Nguyờn tc m bo tớnh quc t ca ngh nghip k toỏn:
Cỏc vn bn phỏp lý v tỏc nghip k toỏn cng nh trang b k thut phi hng
ti tỏc ng v chun mc quc t v k toỏn..
Cn nghiờn cu y nguyờn tc v chun mc k toỏn quc t vo thc tin t
chc hot ng ca Vit Nam th hin v trin khai phự hp nhu cu qun lý ca cp
th th, n v hch toỏn.
1.3. Ni dung t chc hch toỏn k toỏn
1.3.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:
Chng t k toỏn l phng phỏp thụng tin v kim tra v trng thỏu v s bin ng ca
i tng hch toỏn k toỏn c th nhm phc v cho lónh o nghip v v lm cn c
cho ghi s k toỏn.
T chc chng t k toỏn l t chc cụng tỏc hch toỏn ban u cỏc i tng
hch toỏn nhm thc hin chc nng thụng tin kim tra ca k toỏn v cỏc ch th
quaqnr lý ti n v.
Gm cỏc cụng vic:
-
Thit k h thng bn chng t trờn c s phõn loi i tng hch toỏn k toỏn.
-
Luõn chuyn chng t theo mt trt t quy nh tựy thuc vo c im riờng cú
trong qun lý loi nghip v kinh t gn vi mi i tng phn ỏnh ca hch
toỏn k toỏn.
Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ mang tính phản ánh nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, dùng làm căn cứ để ghi sổ.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phản ánh vào các chứng từ kế toán.
- Theo quy định hiện hành hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương
+ Chỉ tiêu hàng tồn kho
+ Chỉ tiêu bán hàng
+ Chỉ tiêu tiền tệ
+ Chỉ tiêu TSCĐ
1.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Tuỳ vào đặc điểm SXKD và yêu cầu hạch toán của từng doanh nghiệp để lựa chọn
những tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng trong hệ thống tài khoản kế toán.
- Theo chế độ hiện hành hệ thống tài khoản kế toán bao gồm 9 loại trong bảng cân
đối kế toán và 1 loại ngoài bảng cân đối kế toán.
10
- Xõy dng danh mc ti khon k toỏn cn s dng ca n v, gm danh mc ti khon
k toỏn tng hp v danh mc ti khon k toỏn chi tit.
C s xõy dng:
+ Cn c vo h thng ti khon k toỏn thng nht do B ti chớnh ban hnh i vi
lnh vc, ngnh ca n v.
+ Cn c vo c im hot ng sn xut kinh doanh ca n v.
+ Cn c vo yờu cu qun lý ca n v.
Xõy dng h thng ti khon tng hp cn s dng vi s lng phn ỏnh
cỏc i tng k toỏn c th ca n v. S lng ti khon tng hp m n v s dung
khụng c vt quỏ s lng ti khon k toỏn tng hp quy nh trong h thng ti
khon k toỏn thng nht. Khi n v cú nhu cu b sung ti khon k toỏn tng hp
hoc sa i phi ngh B Ti chớnh v c chp thun bng vn bn. Sau ú cn
xỏc nh ni dung, kt cu, nguyờn tc v phng phỏp hch toỏn trờn tng nhúm ti
khon tng hp.
Khi xõy dng h thng ti khon k toỏn chi tit, nu cn cú s b sung, sa i cỏc
ti khon chi tit ó c B ti chớnh quy nh cn phi c B ti chớnh chp thun
bng vn bn. Cũn nhng ti khon chi tit khụng c quy nh trong h thng ti
khon k toỏn thng nht, cỏc n v cú th m b sung theo yờu cu m khụng cn phi
xin phộp B ti chớnh. Vic m cỏc ti khon chi tit c thc hin da trờn c s phõn
loi cỏc i tng k toỏn c th thnh cỏc i tng k toỏn chi tit theo tiờu thc phõn
loi phự hp vi yờu cu qun lý v c im tng i tng k toỏn.
1.3.3. Tổ chức lựa chọn hình thức sổ kế toán:
Để phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình và sự biến
động của từng tài sản, từng nguồn hình thành tài sản và các quá trình kinh tế của các đơn
vị, kế toán phải sử dụng một hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau.
Sổ kế toán có thể là một tờ rời có chức năng ghi chép độc lập, hoặc có thể là quyển
sổ gồm nhiều tờ sổ thực hiện chức năng ghi chép về những nội dung nhất định theo quy
định của hệ thống kế toán. Sổ tờ rời hay quyển sổ đều phải tuân theo nguyên lý kết cấu
nhất định, đảm bảo nội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tượng, tổng hợp hoặc
chi tiết ... và đảm bảo những quan hệ đối chiếu cần thiết.
11
Xây dựng và tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán một cách khoa học, hợp lý sẽ
đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời, trung thực, hợp lý, tiết kiệm được chi
phí và thời gian công tác.
Như vậy: Sổ kế toán là những tờ sổ rời rạc hoặc đóng thành quyển theo mẫu nhất
định, có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép nghiệp vụ kế toán theo đúng phương
pháp kế toán trên cơ sở số liệu từ chứng từ gốc.
Hiện nay ở nước ta có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán:
Mỗi hình thức kế toán đều có ưu, nhược điểm riêng (học sinh đã học ở môn Lý
thuyết hạch toán kế toán). Căn cứ vào đặc điểm SXKD, quy mô hoạt động của doanh
nghiệp, khả năng trình độ đội ngũ cán bộ kế toán hiện có mà doanh nghiệp tự lựa chọn
một trong 4 hình thức trên để sử dụng cho phù hợp.
- Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh đều được phản ánh vào một quyển sổ là Nhật ký Sổ cái.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung: Đây là hình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào nhật
ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được
chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản liên quan.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Đây là hình thức thích hợp với mọi loại hình
doanh nghiệp
- Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Đây là hình thức thích hợp với mọi loại hình
doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều hiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá
cán bộ kế toán.
12
CH ƯƠNG 2: TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Mục tiêu học tập:
Sau khi nghiên cứu chương này người học có thể:
1. Hiểu được hệ thống các chứng từ kế toán sử dụng trong hạch toán và ghi sổ kế
toán vốn bằng tiền
2. Hiểu được hệ thống các sổ kế toán chi tiết sử dụng trong hạch toán kế toán vốn
bằng tiền
3. Hiểu được các công việc kế toán cần làm trong hạch toán và ghi sổ kế toán vốn
bằng tiền.
4. Phân biệt được hệ thống các sổ kế toán chi tiết liên quan đến tiền mặt, tiền gửi
ngân hang.
2.1. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
- Khái niệm: Kế toán vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động bao gồm:
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu
cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí.
- Nguyên tắc:
+ Kế toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là VNĐ
+ Các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động SXKD phải quy đổi ngoại
tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại
thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán. Đồng thời phảI hạch toán chi tiết ngoại
tệ theo từng loại ngoại tệ trên tài khoản 007 – ngoại tệ các loại. Nếu có chênh lệch giữa
tỷ gí thực tế và tỷ giá đã ghi sổ kế toán thì phản ánh khoản chênh lệch này vào TK 413 –
chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Số dư của các tài khoản vốn bằng tiền là ngoại tệ phải được điều chỉnh theo tỷ giá
thực tế ở thời điểm lập báo cáo.
+ Vàng, bạc, kim khí, đá quý phản ánh ở vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh
nghiệp không có chức năng kinh doanh đối với loại tiền này.
Vàng, bạc, kim khí, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm
chất và giá trị của từng thứ, từng loại và phải được phản ánh theo giá thực tế.
Khi tính giá xuất của vàng, bạc, kim khí, đá quý và ngoại tệ có thể áp dụng một
trong các phương pháp như sau:
Bình quân gia quyền
Nhập trước- xuất trước
Nhập sau – xuất trước
Giá thực thế đích danh
- Nhiệm vụ:
+ Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối
chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.
+ Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền.
+ Thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và
phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch, xác định
nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch vốn bằng tiền.
2.2. Tổ chức hạch toán kế toán tiền mặt
2.2.1. Chứng từ sử dụngvà phương pháp lập một số chứng từ cơ bản
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng
Để hạch toán tiền mặt kế toán sử dụng một số chứng từ chủ yếu sau:
13
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Biên lai thu tiền
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
2.2.1.2. Phương pháp lập chứng từ
* Phiếu thu
- Nội dung
Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ… thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ
quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các tài khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền
Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có phiếu thu.
Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập Bảng kê ngoại
tệ đính kèm với phiếu thu.
- Phương pháp ghi:
Đơn vị:…………………..
Địa chỉ: ………………………..
Mẫu số 01 – TT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU THU
Ngày …….. Tháng……….năm…………
Quyển số:
Số:
Nợ:
Có:
Họ và tên người nộp tiền:……………………………………………………………………
Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………
Lý do nộp:………………………………………………………………………………………
Số tiền:…………………………….(Viết bằng chữ): …………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………….
Kèm theo:……………………………………..Chứng từ gốc.
Ngày ………. tháng ……. năm …..
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
Người nộp
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Thủ Quỹ
(Ký, họ tên)
Đó nhận đủ số tiền(viết bằng chữ):……………………………………………………………………………….
Tỷ gía ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):……………………………………………………………………………..
Số tiền quy đổi:…………………………………………………………………………………………………….
(Liên gửi ra ngoài phải đống dấu)
Góc bên trái của phiếu thu phải ghi rõ tên và địa chỉ đơn vị.
Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi sổ từng quyển dùng trong một năm.
Trong mỗi phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh
liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày,
tháng, năm thu tiền.
Nội dung trên phiếu thu phải được điền đầy đủ, chính xác thông tin các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.
14
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký vào
phiếu thu sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát sét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho
thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế
nhập quỹ ( bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu
nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu trước khi ký và cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Chú ý: Trường hợp thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính
ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ.
Mọi nội dung giữa các liên trên phiếu thu phải thống nhất. Liên phiếu thu giao bên
ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu.
* Phiếu chi
- Mục đích: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn
cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
- Phương pháp ghi:
Đơn vị:…………………………..
Mẫu số 02 - TT
Địa chỉ: ………………………..
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU CHI
Ngày …….. Tháng……….năm…………
Quyển số:
Số:
Nợ:
Có:
Họ và tên người nhận tiền:…………………………………………………………………………………….
Địa chỉ:………… ………………………………………………………………………………………………
Lý do chi:……… ……………………………………………………………………………………………
Số tiền:…………………….(Viết bằng chữ):………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………….
Kềm theo:………… …………………..Chứng từ gốc.
Ngày …... tháng …... năm ……….
Người nhận tiền
Giám đốc
Kế toán trưởng
Thủ quỹ
Người lập phiếu
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
Đó nhận đủ số tiền(viết bằng chữ):……………………………………………………………………………….
Tỷ gía ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):……………………………………………………………………………..
Số tiền quy đổi:…………………………………………………………………………………………………….
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
- Góc bên trái của phiếu chi phải ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị.
- Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi phiếu chi phải ghi số quyển và số
của từng phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ để tính toán. Từng phiếu
chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền.
- Nội dung trên phiếu chi phải điền đầy đủ, chính xác nội dung nghiệp vụ kinh tế
phát sinh. Phiếu chi được lập làm 3 liên và chỉ khi có đủ chữ ký ( ký theo từng liên) của
người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ
số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào
phiếu chi.
- Liên 1 lưu nơi lập phiếu
- Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ
gốc để vào sổ kế toán.
- Liên 3 giao cho người nhận tiền.
15
- Chú ý: Nếu chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để
tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.
- Liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu.
* Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Mục đích: Giấy thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận
tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm
ứng và ghi sổ kế toán.
- Phương pháp ghi:
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày …… tháng …… năm……
Số:………………….
Nợ:………………….
Có:………………….
Họ và tên người thanh toán:…………………………………………………
Bộ phân ( hoặc địa chỉ):……………………………………………………..
Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Diễn giải
A
Số tiền
1
I. Số tiền tạm ứng
1. Số tạm ứng kỳ trước chưa chi hết
2. Số tạm ứng kỳ này:
- Số phiếu chi số ……. Ngày……….
- Số phiếu chi số ……. Ngày……….
II. Số tiền đã chi:
1. Chứng từ số ………… Ngày……….
2. Chứng từ số ………….Ngày……….
III. Chênh lệch:
1. Số tạm ứng chi không hết ( I – II)
2. Chi quá số tạm ứng ( II – I)
Giám đốc
( Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
( Ký, họ tên)
Kế toán thanh toán
( Ký, họ tên)
Người đề nghị thanh toán
( Ký, họ tên)
Góc bên trái của giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, tên bộ phận. Phần đầu
ghi rõ ngày, tháng, năm, số hiệu của giấy thanh toán tiền tạm ứng; họ tên, đơn vị người
thanh toán.
Căn cứ vào chỉ tiêu của cột A, kế toán ghi vào cột 1 như sau:
Mục 1- Số tiền tạm ứng: Gồm số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi biết và số
tạm ứng kỳ này, gồm:
Mục 1: Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết: Căn cứ vào dòng số dư tạm ứng
tính đến ngày lập phiếu thanh toán trên sổ kế toán để ghi.
Mục 2: Số tạm ứng kỳ này: Căn cứ vào các phiếu chi tạm ứng để ghi, mỗi
phiếu chi ghi 1 dòng.
Mục 2- Số tiền đã chi: Căn cứ vào các chứng từ chi tiêu của người nhận tạm
ứng để ghi vào mục này. Mỗi chứng từ chi tiêu ghi 1 dòng.
Mục 3 – Chênh lệch: Là số chênh lệch giữa mục 1 và 2.
Nếu số tạm ứng chi không hết ghi vào dòng 1 của mục 3
Nếu chi quá số tạm ứng ghi vào dòng 2 của mục 3.
16
Sau khi lập xong giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán chuyển cho
kế toán trưởng soát xét và giám đốc doanh nghiệp duyệt. Giấy thanh toán tiền tạm ứng
kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Phần chênh lệch tiền tạm ứng chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ
hoặt trừ vào lương. Phần chi quá số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người
tạm ứng. Chứng từ gốc, giấy thanh toán tạm ứng phải đính kèm phiếu thu hoặt phiếu chi
có liên quan.
* Giấy đề nghị thanh toán
- Mục đích: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa
được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng
từ ( nếu có) để làm thủ tục thanh toán, làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.
- Phương pháp ghi:
Đơn vị:
Mẫu số: 05-TT
(Ban hành theo thông tư số 200/2014/QĐ-TT
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Địa chỉ:
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày …….tháng …..năm…….
Họ và tên người đề nghị thanh toán:…………………………………………………………………………….
Bộ phận (hoặc địa chỉ):…………………………………………………………………………………………..
Nội dung thanh tóan: ……………………………………………………………………………………………
Số tiền: ………………………………..
(Viết bằng chữ): ………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
(Kèm theo .................chứng từ gốc)
Người đề nghị thanh toán
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên)
Góc bên trái của giấy đề nghị thanh toán ghi rõ tên đơn vị, bộ phận.
Giấy đề nghị thanh toán đó người đề nghị thanh toán viết 1 liên và ghi rõ gửi
giám đốc doanh nghiệp (hoặc người xét duyệt chi)
Người đề nghị thanh toán phải ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số
tiền đề nghị thanh toán (viết bằng số và bằng chữ)
Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung đề nghị thanh toán.
Giấy đề nghị thanh toán phải ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm.
Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người
mua hàng hoặt chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán được chuyển
cho kế toán trưởng soát xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc doanh nghiệp ( hoặc người
được ủy quyển) duyệt chi. Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm
theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
* Biên lai thu tiền
- Mục đích: Biên lai thu tiền là giấy biên nhận của doanh nghiệp hoặc cá nhân đã
thu tiền hoặc thu séc của người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng
thời để người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ.
- Phương pháp ghi:
Biên lai thu tiền phải đóng thành quyển, phải ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ của đơn vị
thu tiền và đóng dấu đơn vị, phải đánh số từng quyển. Trong mỗi quyển phải ghi rõ số
hiệu của từng tờ biên lai thu tiền liên tục trong 1 quyển.
17
Đơn vị:
Bộ phận:
Mẫu số: 06 – TT
(Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC
ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
BIÊN LAI THU TIỀN
Ngày …… tháng …… năm……..
Quyển số:………….
Số:………………….
Họ và tên người nộp:………………………………………………………………………………..
Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………….
Nội dung thu: ……………………………………………………………………………………….
Số tiền thu: ……………………………(Viết bằng chữ)……………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Người nộp tiền
Người thu tiền
( Ký, họ tên)
( Ký, họ tên)
Ghi rõ họ tên, địa chỉ của người nộp tiền.
Dòng “ nội dung thu” ghi rõ nội dung thu tiền.
Dòng “ số tiền thu” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp, ghi rõ đơn vị tính là “
đồng” hoặc USD,…
Nếu thu bằng séc phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của tờ séc bắt đầu lưu hành
và họ tên người sử dụng séc.
Biên lai thu tiền được lập thành 2 liên. Sau khi thu tiền người thu tiền và người
nộp tiền cùng ký và ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền đã thu, đã nộp. Ký xong người thu
tiền lưu 1 liên, còn liên 2 giao cho người nộp tiền giữ.
Cuối ngày, người được đơn vị giao nhiệm vụ thu tiền phải căn cứ vào bản biên
lai lưu để lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày ( nếu thu séc phải lập bảng kê thu séc
riêng) và nộp cho kế toán để kế toán lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ hoặc làm thủ tục
nộp ngân hàng. Tiền mặt thu được ngày nào, người thu tiền phải nộp quỹ ngày đó.
Biên lai thu tiền thường áp dụng trong các trường hợp thu tiền phạt, lệ phí,
ngoài pháp luật phí, lệ phí…. Và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán với các
khoản nợ.
2.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết kế toán tiền mặt
* Sổ quỹ tiền mặt:
- Nội dung
Được lập để theo dõi tính hình thu, chi của doanh nghiệp bằng tiền mặt trong kỳ
kế toán theo trình tự thời gian phát sinh. Sổ quỹ tiền mặt do kế toán tiền mặt lập nhằm
kiểm tra, đối chiếu với bộ phận quỹ vào cuối kỳ kế toán về số thu, chi và số tiền mặt tồn
quỹ. Nhằm phát hiện ra nguyên nhân và có biện phát xử lý (nếu có)
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
(Kiêm báo cáo quỹ)
Ngày
tháng
năm
Đơn vị tính:………..
Chứng từ
Diễn giải
Thu
Chi
A
B
TK đối ứng
C
Số dư đầu ngày
Phát sinh trong ngày ………
Cộng phát sinh:
Số dư cuối ngày
18
D
Số tiền
Thu
Chi
1
2
Kèm theo ……. chứng từ thu.
…….. chứng từ chi.
- Phương pháp ghi:
Cột A,B: Ghi số hiệu của chứng từ thu, chi phát sinh trong kỳ
Cột C: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Cột D: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng
Cột 1, 2: Ghi số tiền đã thu, chi
Cuối sổ quỹ phải ghi đầy đủ kèm theo bao nhiêu chứng từ thu, chi
2.3 Tổ chức hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng
2.3.1. Chứng từ sử dụng và phương pháp lập
2.3.1.1. Chứng từ sử dụng
Để hạch toán kế toán tiền gửi ngân hang kế toán sử dụng một số chứng từ chủ yếu
sau:
- Séc
- Giấy báo nợ
- Giấy báo có
- Ủy nhiệm thu
- Ủy nhiệm chi
2.3.1.2. Phương pháp lập chứng từ
Cơ sở để hạch toán và ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng là Séc, ủy nhiệm chi hoặc
giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng.
* Séc
Séc thường được dùng để chuyển trả cho các cá nhân hoặc người hưởng lợi một
số tiền nhất định. Thông thường trong các doanh nghiệp Séc thường được lập lên nhằm
rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
Séc phải được đóng thành quyển và ghi rõ tên, địa chỉ của đơn vị ký nhận séc và
phải được đánh số theo từng quyển.
SÉC
Số séc: ...................
Yêu cầu trả cho:
Số CMT ........................ Ngày cấp:
...../...../..... Nơi cấp: ........................
Phần dành cho KB ghi
Địa chỉ:
Số hiệu tài khoản :
TK Nợ:
Tại
Số tiền bằng chữ:
TK Có:
Người phát hành:
Địa chỉ:
Số tiền (bằng số)
Số hiệu tài khoản :
BẢO CHI
Ngày
tháng năm 20…..
……………, ngày tháng năm 20
Dấu
Kế toán trưởng
Người phát hành
- Phương pháp ghi:
Dòng yêu cầu: ghi rõ đơn vị hoặc người hưởng lợi
Dòng “ Địa chỉ” ghi rõ địa chỉ của người hưởng lợi và người trả tiền
19
Dòng “ Số hiệu tài khoản” ghi rõ số tài khoản của người hưởng lợi và người
thanh toán.
Dòng “ Người phát hành” ghi rõ tên người phát hành séc
Tờ séc được coi là hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của những bên liên quan và phải
được đóng dấu của doanh nghiệp.
Nội dung séc phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của tờ séc bắt đầu lưu hành và họ
tên người sử dụng séc.
* ủy nhiệm chi
ủy nhiệm chi là chứng từ do doanh nghiệp lập lên nhằm ủy nhiệm cho ngân hàng
phục vụ mình chi một số tiền nhất định do mình đề ra.
UỶ NHIỆM CHI
Số: ............
Lập ngày ..../...../20…
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN
Tên đơn vị trả tiền: ........................................................................
Số TK: ..........................................................................................
Tại Ngân hàng ..........................
Tỉnh/TP: ........................
PHẦN DO NH GHI
Tên đơn vị nhận tiền: ......................................................................
Số TK: ..........................................................................................
Tại Ngân hàng: ..................
............ Tỉnh/TP: .....................
TÀI KHOẢN CÓ
Số tiền bằng chữ: ..........................................................................
SỐ TIỀN BẰNG SỐ
Nội dung thanh toỏn: ....................................................................
.........................................
TÀI KHOẢN NỢ
........................................................................................................
Đơn vị trả tiền
Ngân hàng A
Ngân hàng B
Kế toán
Ghi sổ ngày: ...................................
Ghi sổ ngày: ...................................
Kế toán
Kế toỏn
Chủ TK
Trưởng phòng KT
Trưởng phòng KT
Phương pháp ghi
Nội dung trên ủy nhiệm chi phải ghi số ủy nhiệm chi và ngày tháng lập.
Dòng “ Tên đơn vị trả tiền” ghi rõ tên đơn vị trả tiền
Dòng “ Số TK, tại ngân hàng” ghi rõ số tài khoản và tên ngân hàng phục vụ doanh
nghiệp.
Dòng “ Tên đơn vị nhận tiền” ghi rõ tên đơn vị nhận tiền
Dòng “ Số TK, tại ngân hàng” ghi rõ số tài khoản và tên ngân hàng của đơn vị
nhận tiền
Dòng “ Số tiền” ghi bằng số và bằng chữ của số tiền chuyển đi
Dòng “ Nội dung thanh toán” ghi rõ nội dung thanh toán của số tiền trả cho đơn vị
nhận tiền
2.3.3. Tổ chức hạch toán chi tiết kế toán tiền gửi
Kế toán tiền gửi ngân hàng phải mở sổ chi tiết theo dõi số tiền gửi tại từng
ngân hang theo từng loại tiền.
- Phương pháp ghi:
20
Đơn vị: ……………………..
Mẫu số S08 - DN
Địa chỉ:……………………..
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Nơi mở tài khoản giao dịch:……………………………………………………………………………….
Số hiệu tài khoản tại nơi gửi:………………………………………………………………………………
Chứng từ
Ngày
tháng
GS
Số
hiệu
Ngày
tháng
A
B
C
Số tiền
Diễn giải
TK
đối
ứng
Thu
(Gửi vào)
Chi
(Rỳt ra)
Còn
lại
D
E
1
2
3
Ghi
chỳ
F
Dư đầu kỳ
Cộng
Sổ này có …..trang, đánh số từ trang
đến trang…..
Ngày mở sổ: …………………………………………..
Thủ quỹ
Kế toán trưởng
Giám đốc
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên, đóng dấu)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Cột A: Ghi ngày tháng ghi kế toán ghi sổ
Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ
Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng
Cột 1, 2, 3: Ghi số tiền thu vào, chi ra và số tiền còn lại
Cột F: Ghi ghi chú
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP
Hãy cho biết nguyên tắc thiết kế khối lượng công tác kế toán chi tiết và quy trình
ghi sổ cho các đối tượng hạch toán kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hang ngoại tệ?
Phân biệt các chứng từ dung cho tiền mặt, tiền gửi ngân hang? Những chứng từ
nào phát sinh từ doanh nghiệp, những chứng từ nào phát sinh từ bên ngoài doanh
nghiệp?
Căn cứ để lập phiếu thu, phiếu chi là gì?
Sổ chi tiết quỹ tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt do ai lập? tại sao?
Số lượng sổ chi tiết cần lập cho đối tượng hạch toán kế toán tiền gửi ngân hang là
bao nhiêu sổ? giải thích?
Có tài liệu kế toán tại công ty X trong tháng 5/N nhứ sau: (ĐVT: VNĐ)
1. Ngày 3, thu tiền mặt vào quỹ số tiền: 22.000.000 do bán hang A, khách hang
Lê Quan minh thuộc công ty Y là người nộp tiền theo HĐ số 022086.
2. Ngày 8, Chi tiền mặt tạm ứng cho người mua hang theo lệnh chi đã ghi trong
đơn xin tạm ứng của anh Hoàng Nhân – Phòng kế hoạch lập ngày 8 số tiền
30.000.000. Thời gian tạm ứng là 30 ngày kể từ ngày nhận tiền.
3. Ngày 28, Công ty thanh toán số tạm ứng ngày 8
- Số tiền chi mua hang hóa: 27.500.000, trong đó thuế GTGT 10%, HĐ
GTGT số 022661
- Chi vận chuyển, bốc dỡ là 500.000 ( biên lai nhận tiền)
Yêu cầu: Tổ chức các chứng từ liên quan đến tiền mặt và ghi sổ kế toán liên quan
21
CHƯƠNG 3
TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Mục tiêu bài học:
Học xong chương này người học có khả năng:
1. Nắm được hệ thống các chứng từ kế toán sử dụng trong hạch toán và ghi sổ kế
toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
2. Nắm được hệ thống các sổ kế toán chi tiết sử dụng trong hạch toán kế toán
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
3. Nắm được trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ
4. Nắm được các chứng từ sử dụng trong hạch toán và theo dõi các khoản nợ phải trả
người bán
5. Hiểu được quy trình và yêu cầu theo dõi các khoản nợ phải trả người bán
6. Hiểu được phương pháp và trình tự ghi sổ trong hạch toán kế toán các khoản nợ
phải trả người bán
3.1. Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
3.1.1. Chứng từ sử dụng và phương pháp lập chứng từ
3.1.1.1. Chứng từ sử dụng
Để theo dõi tình hình biến động của NVl, CCDC kế toán sử dụng một số chứng từ
chủ yếu sau:
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Hóa đơn, kiêm phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hang hóa
3.1.1.2. Phương pháp lập chứng từ
Để tiến hành theo dõi tình hình nhập, xuất kho nguyên vật liệu kế toán căn cứ vào các
chứng từ: phiếu nhập kho, xuất kho.
* Phiếu nhập kho
- Mục đích: Nhằm xác nhận số lượng nguyên vật liệu nhập kho làm căn cứ ghi thẻ
kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán
- Phương pháp ghi:
Đơn vị:………………………………………………
Mẫu số 01 - VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/TT-BTC
Bộ phận:…………………………………………..
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày……..tháng……..năm ……
Số………….……
Nợ……………...
Có:…………….
Họ và tên người giao hàng…………………………… ……………………………………………………………………………………..
Theo………..…Số……...ngày. ….. Tháng . . …. năm ……… của…………………………………………………………………………………
Nhập tại kho……………… ………………..Địa điểm……………………………………………………………………………………….
Số Lượng
Số
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất
Mã
Đơn vị
Đơn
Thành
TT
vật tư, sản phẩm, hàng hoá, dụng cụ
số
tính
giá
tiền
Theo CT Thực nhập
A
B
C
D
Tổng số tiền (viết bằng chữ):
22
1
2
3
4
Số chứng từ gốc kốm theo…… từ gốc
Ngày…...thỏng …năm ………
Người lập biểu
Người giao hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
Góc bên trái của phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn
vị) bộ phận nhập kho. Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho nguyên
vật liệu mua ngoài, gia công chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê.
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu
nhập kho, họ tên người giao vật tư, hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm nhập kho.
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và
đơn vị tính của vật tư.
Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập)
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập kho
Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hóa đơn,… tùy theo
quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư thực nhập.
Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư nhập cùng một phiếu nhập kho.
Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên phiếu nhập kho bằng chữ.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên
(đối với vật tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) và người lập phiếu ký
ghi rõ họ tên, người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư.
Khi tiến hành nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng
người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển
cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) giao
cho người giao hàng giữ.
* Phiếu xuất kho
- Mục đích: Nhằm xác nhận số lượng nguyên vật liệu xuất kho làm căn cứ ghi thẻ
kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán
- Phương pháp lập
Đơn vị: …………………………………………..
Mẫu số 01 – VT
Bộ phận:…………………………………………
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày………..tháng…….năm ………….
Nợ TK…………..
Số………………
Có TK …………
Họ và tên người nhận hàng………………………………………………………Địa chỉ (bộ phận)…………..…...………
Lý do xuất……………………………..………………………………………………………………...……………….
Xuất tại kho…………………………………………..Địa điểm……………………………………………………..….
Số
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất
Mã
Đơn vị
TT
vật tư, sản phẩm, hàng hoá, dụng cụ
Số
tính
A
B
C
D
Số Lượng
Yêu cầu
1
Đơn
Thực xuất
2
Thành
giá
3
tiền
4
Tổng số tiền (viết bằng chữ): …………………………………………………………………………………………………………………….
Số chứng từ gốc kốm theo:
Ngày ….thỏng……...năm ………
Người lập
(Ký, họ tên)
Người nhận hàng
Thủ kho
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
23
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên)
Góc bên trái của phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn
vị) bộ phận nhập kho. Phiếu xuất lập cho một hoặc nhiều loại nguyên vật liệu cùng một
kho dùng cho các đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng mục đích sử dụng.
Khi lập phiếu xuất kho phải đầy đủ học tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ
phận): Số và ngày, tháng, năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất vật tư.
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và
đơn vị tính của vật tư.
Cột 1: Ghi số lượng xuất kho theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng.
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho
Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (tùy theo quy định hạch toán của từng đơn vị)
và tính ra số tiền của từng thứ vật tư thực xuất.
Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư thực tế đã xuất kho.
Dòng “ Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền trên phiếu xuất kho bằng chữ.
Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho
lập ( tùy theo tổ chức quản lý và qui định của từng đơn vị) thành 3 liên, nội dung trên các
liên phải thống nhất. Sau khi lập phiếu xuất kho xong, người lập phiếu và kế toán trưởng
ký xong chuyển giao cho giám đốc hoặc người được ủy quyển duyệt ( ghi rõ họ tên) giao
cho người nhận cầm phiếu xuất kho xuồng kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho
ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng. năm xuất kho và cùng
người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho ( ghi rõ họ tên).
Trong đó:
Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi
vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
* Biên bản kiểm nghiệm vật tư
- Mục đích: Xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư trước khi nhập kho,
làm căn cứ để quy trách nhiệm thanh toán và bảo quản.
- Phương pháp:
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ
Ngày……..….tháng……...năm …..
Căn cứ…..... số…….….ngày……..…tháng ……..năm ……của ……………………………………………………
Ban bàn giao gồm:………………………………………………
ông/bà………………………..……..………………………………Chức vụ ……………………………...……………………………….
ông/bà………………………..……..………………………………Chức vụ …………………………...………………………………...
Số
thứ
tự
Tên, nhón hiệu, quy cỏch
vật tư, công cụ, sản phẩm
hàng hoá
Mã
số
P. thức
kiểm
nghiệm
Đơn
vị
tính
Số lượng
theo
chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Số lượng
Số lượng
đúng Q/cách
không đúng Q/cách
ý kiến của Ban kiểm nghiệm:……………………………………………..…………………………………...
Đại diện kỹ thuật
Thủ kho
Trưởng ban
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
Góc bên trái của biên bản kiểm nghiệm ghi rõ tên đơn vị, bộ phận sử dụng.
24
Ghi
Chú
