Xây dựng công cụ hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng ms excel.doc

`Lời mở đầu

Mỗi doanh nghiệp đợc coi là một tế bào của nền kinh tế. Hoạt động sản xuất
kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp là việc thực hiện những công đoạn của một quá
trình đầu t từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trờng
nhằm mục đích sinh lợi. Để đạt đợc mục tiêu đó trong hoạt động của mình các doanh
nghiệp cần chú trọng hơn đến chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp mình.
Muốn sản xuất ra những sản phẩm tốt, chất lợng cao và giá thành hạ thì doanh
nghiệp cần phải quan tâm đúng mức vào các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất mà
nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là vấn đề trớc mắt, đó là yếu tố cơ bản của quá
trình sản xuất. Hơn thế nữa, hiện nay nhu cầu xây dựng cơ sở hạ tầng đang đợc ngời
dân ở khắp thế giới quan tâm mà nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là một trong
những vấn đề không thể thiếu. Vì vậy, việc quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ chặt
chẽ từ khâu thu mua, vận chuyển đến việc dự trữ và sử dụng tiết kiệm nhất và sẽ cho ra
những sản phẩm tốt nhất. Tuy nhiên, để có đợc hiệu quả cao nhất cần phải có sự theo
dõi và giám sát của kế toán. Có nghĩa là kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác và
khoa học về những biến động phát sinh liên quan đến vật liệu, công cụ dụng cụ.
Trong công cuộc đổi mới đất nớc ta hiện nay, việc áp dụng tin học (chủ yếu là
phần mềm ứng dụng MS Excel)vào công tác kế toán ở tất cả các doanh nghiệp đang
ngày càng phát triển vì nó giúp ích rất nhiều cho kế toán trong việc tính toán, ghi chép
sổ sách, lập các báo cáo, quản lý nguồn kinh phí bằng MS Excel. Mặt khác nó lại
không đòi hỏi ngời sử dụng phải có kỹ năng lập trình cao cấp mà còn giảm đợc thời
gian cho kế toán hơn khi phải thực hiện bằng tay.
Từ những nhận thức trên nên em chọn đề tài "Xây dựng công cụ hạch toán kế
toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Excel".
Kết cấu của đề tài gồm:
Phần I: Những vấn đề cơ bản về hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ.
Phần II: Khái quát chung về xí nghiệp khai thác vật t - phế liệu và tình hình
hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp.
Phần III: Giới thiệu chung về phần mềm ứng dụng MS Excel.
Phần IV: Phân tích thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu của hạch toán vật liệu và công

cụ dụng cụ.
Đề tài này hoàn thành là nhờ sự hớng dẫn nhiệt tình của cô giáo Nguyễn Thị
Hồng Lộc, sự quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện của các cô chú anh chị ở Xí nghiệp khai
thác vật t & phế liệu.
Em xin chân thành cảm ơn!
Phần I: Những vấn đề cơ bản về hạch toán
kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ.
I. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu và công cụ dụng cụ:
1) Khái niệm và đặc điểm của vật liệu:
Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,
tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp
đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất.
Vật liệu là đối tợng lao động, là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản
phẩm. Qua một chu kỳ sản xuất, vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ, hình thái vật chất ban
đầu của nó sẽ không còn nữa. Nói một cách khác, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị
biến dạng trong quá trình sản xuất và cấu thành thực thể của sản phẩm. Khác với
TSCĐ, vật liệu không bị hao mòn dần mà giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ
và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra.
Thông thờng trong cấu tạo của sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ
trọng khá lớn nên việc sử dụng và tiết kiệm vật liệu đúng mục đích, đúng kế hoạch có
ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản
xuất kinh doanh.
2) Khái niệm và đặc điểm của công cụ dụng cụ:
Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị
và thời gian sử dụng quy định với TSCĐ. Công cụ dụng cụ giống vật liệu ở chỗ có giá
trị nhỏ nên đợc xếp vào tài sản lu động, công cụ dụng cụ giống TSCĐ ở chỗ tham gia
vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhng vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu trong
quá trình sản xuất kinh doanh hoặc sử dụng giá trị của công cụ dụng cụ đợc chuyển
dịch dần dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải trích trớc hoặc phẩn bổ
giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Công cụ dụng cụ hay vật liệu đều có đặc điểm riêng nhng chúng đợc mua sắm
và lu trữ bằng nguồn vốn lu động, là tài sản dự trữ luôn luôn biến động không ngừng.
Do đó nếu không theo dõi, quản lý chặt chẽ thì nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ
thất thoát lãng phí, cần quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản và sử
dụng.
II. Nhiệm vụ hạch toán của vật liệu và công cụ dụng cụ:
Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ và vị trí của kế
toán trong hệ thống quản lý kinh tế, hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ có
các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển, bảo quản nhập xuất tồn vật liệu. Tính giá thực tế của vật liệu đã mua. Kiểm tra
tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả,
thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh.
- áp dụng đúng đắn phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ sao cho
phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm
với từng vật liệu, công cụ dụng cụ. Hớng dẫn kiểm tra phòng ban, phân xởng trong đơn
vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu của vật liệu.
- Kiểm tra việc chấp hành, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu, công cụ dụng
cụ. Kiểm tra quá trình nhập, xuất vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử
lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để động viên đúng mức nguồn vốn nội
bộ, tăng nhanh tốc độ chuyển vốn. Tính toán chính xác số lợng, giá trị vật liệu thực tế
đa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ chính xác giá
trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tợng sử dụng.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ đã quy
định. Lập các báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng
của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh.
III. Phân loại, đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ:
1)Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ:
Để tạo ra sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng một khối lợng vật liệu, công cụ

dụng cụ bao gồm nhiều thứ, nhiều loại. Mà mỗi thứ, mỗi loại lại có tác dụng khác nhau
trong quá trình sản xuất. Do đó nếu không phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một
cách hợp lý thì không thể tổ chức quản lý và hạch toán tốt đợc.
Phân loại công cụ dụng cụ cũng nh vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức
quản lý và hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đợc chính xác.
a) Phân loại vật liệu:
Đối với hiện nay việc phân loại là theo tác dụng của nó đối với quá trình sản
xuất. Theo cách phân loại này vật liệu đợc chia ra thành các loại:
- Nguyên vật liệu chính: Là loại vật liệu bị biến đổi hình dạng và tính chất của
chúng trong quá trình sản xuất chế tạo để cấu thành thực thể của sản phẩm. Nguyên
liệu là chỉ những sản phẩm của công nghiệp và nông nghiệp. Vật liệu chính là những
sản phẩm đã qua chế biến công nghiệp dùng cho đối tợng chế biến trong quá trình sản
xuất. Trong vật liệu chính có nửa mua ngoài để tiếp tục gia công. Nh vậy qua quá trình
chế tạo sản xuất thì bán thành phẩm mua ngoài đó sẽ cấu thành thực thể của sản phẩm
mới.
- Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản
xuất. Chủ yếu đợc sử dụng để kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm nâng cao chất l-
ợng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ dụng cụ đợc hoạt động bình thờng. Căn cứ
vào tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, trong quá trình chế tạo sản phẩm của
mỗi doanh nghiệp mà ngời ta phân ra vật liệu chính và vật liệu phụ chứ không phải căn
cứ vào thuộc tính vật lý hay hoá học để phân chia.
- Nhiên liệu: Là những thứ tạo ra nhiệt năng nh: xăng, dầu, than, củi. Nhiên
liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng, thể khí.
- Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng cần dự trữ để sữa chữa, thay thế các máy
móc thiết bị, phơng tiện vận tải.v.v..
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho việc
lắp đặt và dùng lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản gồm: thiết bị cần lắp, công cụ,
khí cụ.v.v..
- Phế liệu: Gồm các vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và thanh lý
TSCĐ, công cụ dụng cụ nhng nó có thể bán ra ngoài.

Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu:
Vật liệu đợc chia ra thành các loại:
- Vật liệu góp vốn liên doanh: Do nhiều đơn vị khác thông qua hợp đồng góp
vốn liên doanh đem đến doanh nghiệp nguyên vật liệu nh đã ký kết.
- Vật liệu mua ngoài: Là toàn bộ nguyên vật liệu doanh nghiệp bỏ vốn ra mua
bên ngoài để phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
- Vật liệu tự chế biến: Tuỳ theo yêu cầu của đơn vị mình doanh nghiệp tự sản
xuất ra những vật liệu cần thiết để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên việc phân loại vật liệu nh nêu trên vẫn mang tính tổng quát mà cha đi
vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống
nhất trong từng doanh nghiệp.
Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ở
các bộ phận khác nhau, đặc biệt là phục vụ cho yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính
thì việc lập bảng danh điểm vật liệu là hết sức cần thiết. Trên cơ sở phân loại vật liệu
theo công dụng nh nêu trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu.
Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá
hạch toán của từng vật liệu.
b) Phân loại công cụ dụng cụ:
Công cụ dụng cụ có nhiều thứ, nhiều loại, có loại nằm trong kho, có loại đang
dùng. Loại đang dùng lại nằm rãi rác ở các bộ phận, phân xởng: Công cụ dụng cụ, bao
bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê. Theo quy định hiện hành những t liệu lao động sau
đây đợc hạch toán là công cụ dụng cụ:
- Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo
quản tiêu thụ sản phẩm hàng hoá.
- Các bao bì kèm theo hàng hoá có tính tiền riêng.
- Những dụng cụ bằng thuỷ tinh, sành sứ, giày dép, áo quần.v.v..
Từ cách phân loại trên đòi hỏi kế toán phải nắm vững đặc điểm sử dụng, hình
thành, vận chuyển để phân loại chi tiết từng nhóm, từng thứ, quy cách... phù hợp với
yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
2)Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ:

Tính giá vật liệu là dùng tiền để hiển thị vật liệu theo những nguyên tắc nhất
định. Một trong những nguyên tắc cơ bản của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ là
phải ghi sổ theo giá thực tế. Nhng trong thực tế giá cả vật liệu biến động thờng xuyên
nên việc ghi sổ vật liệu theo giá thực tế khá phức tạp vì phải tính thờng xuyên theo giá
thực tế sau mỗi lần nhập, xuất kho mà doanh nghiệp sản xuất nên việc sản xuất diễn ra
liên tục, để đơn giản hơn trong công tác hạch toán doanh nghiệp có thể sử dụng một
loại giá hạch toán.
Tính theo giá thực tế:
a) Tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho:
Nguyên tắc chung:
- Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo ph-
ơng pháp khấu trừ thuế, thì giá trị vật t, hàng hoá, dịch vụ mua ngoài là giá mua thực tế
không có thuế gia tăng đầu vào.
- Đối với các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo
phơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế
GTGT thì giá trị vật t, hàng hoá, dịch vụ mua vào là tổng giá thanh toán. Tuỳ theo từng
nguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc xác định:
- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài giá thực tế bao gồm:
+ Giá mua ghi trên hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có).
+ Chi phí mua ngoài thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân
loại, bảo hiểm ...).
- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến giá thực tế bao gồm:
+ Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ xuất để chế biến và chi phí chế
biến.
- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế
bao gồm:
+ Giá thực tế vật liệu sản xuất, chế biến và chi phí chuyên chở đến nơi chế
biến, từ nơi chế biến xong về đơn vị và tiền thuê ngoài gia công chế biến.
- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh giá thực tế là
giá của các bên liên doanh chấp nhận.

b) Tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho:
Có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:
- Phơng pháp tính giá thực tế bình quân: Có thể tính giá thực tế bình quân cuối
tháng hoặc theo giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập tuỳ vào phơng pháp kiểm kê
mà doanh nghiệp áp dụng. Nếu tính giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập thì sau một
lần nhập phải tính lại đơn giá thực tế bình quân.
Trờng hợp tính giá thực tế bình quân cuối tháng:
Ta có công thức:
Cho nên:
- Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (phơng pháp FIFO):
Nghĩa là giá vật liệu nhập trớc sẽ đợc xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trớc. Phải
xuất hết giá trị vật liệu nhập vào trớc mới xuất giá trị vật liệu nhập vào sau. Khi sử
dụng phơng pháp này thì nếu giá trị vật liệu mua vào ngày càng tăng thì vật liệu tồn
kho có giá trị lớn, nghĩa là chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm sẽ thấp và lãi gộp
sẽ tăng lên.
=
Trị giá thực tế NL,
VL tồn đầu kỳ.
+
Tổng giá trị thực tế NL,
VL nhập trong kỳ.
Số lợng NL, VL tồn
đầu kỳ.
+
Tổng số lợng NL, VL
nhập trong kỳ.
Đơn giá thực tế
bình quân
Giá trị thực tế của
NL, VL xuất

trong kỳ
=
Đơn giá thực tế
bình quân.
ì
Số lượng NL,
VL xuất trong
kỳ.
- Phơng pháp tính theo giá nhập sau, xuất trớc (LIFO): Giá vật liệu nhập sau
sẽ làm giá để xuất trớc, nghĩa là giá trị mới nhập vào sẽ đợc xuất trớc. Khi áp dụng ph-
ơng pháp này nếu giá vật liệu mua vào ngày càng tăng thì giá vật liệu tồn kho có giá trị
bé, tức là chi phí vật liệu trong giá thành sẽ cao do vậy lãi gộp sẽ thấp. Khi áp dụng ph-
ơng pháp này thì giá thành thực tế của vật liệu xuất ra để sản xuất sản phẩm sẽ rất phù
hợp với giá cả thị trờng.
- Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh: Khi sử dụng phơng pháp này bắt
buộc kế toán phải có đầy đủ hồ sơ cho từng lần nhập vật liệu, từng loại vật liệu.
Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phơng pháp tính giá thực tế
sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, trình độ năng lực nghiệp vụ của kế toán. Đơn vị
sử dụng phơng pháp tính giá thực tế nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ
kế toán.
Tính theo giá hạch toán:
Để đơn giản cho việc tính toán hằng ngày, các doanh nghiệp có thể sử dụng một
loại giá cố định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc một
loại giá ổn định trong kỳ hạch toán và sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán để hạch
toán sự biến động hằng ngày của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối tháng kế toán
phải tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế trên sổ tổng hợp bằng cách:
Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, hệ số này có thể tính cho từng
loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu.
IV. Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ:
Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ đồng thời hạch toán chi tiết kể cả

giá trị lẫn hiện vật. Kế toán phải theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy cách không
chỉ theo từng kho mà cả phòng kế toán. Tất cả các doanh nghiệp đều tuân theo nguyên
tắc:
- kho: Theo dõi vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lợng trên thẻ kho.
- bộ phận kế toán: Theo dõi vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lợng, giá trị
trên thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
1) Phơng pháp thẻ song song:
Giá thực tế của
CCDC, VL xuất kho
trong kỳ
=
Giá hạch toán của
CCDC, VL xuất kho
trong kỳ.
ì
H
H =
Hệ số giữa giá thực
tế và giá hạch toán của
VL, CCDC
=
Giá thực tế của VL,
CCDC tồn đầu kỳ.
Giá hạch toán VL,
CCDC tồn đầu kỳ.
+
+
Giá thực tế của VL,
CCDC nhập trong kỳ.
Giá hạch toán VL,

CCDC nhập trong kỳ.
- kho: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lợng thực nhập,
thực xuất vào các thẻ kho có liên quan. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất lại tính ra số tồn
kho trên thẻ kho. Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ và thực tế tồn trong kho.
Cứ đến 3 hoặc 5 ngày một lần sau khi vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng
từ nhập, xuất kho về phòng kế toán.
- phòng kế toán: Mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm tơng ứng với thẻ
kho đã đợc mở ở kho. Cứ đến 3 hoặc 5 ngày một lần khi nhận đợc các chứng từ nhập
kho do thủ kho đa lên, kế toán kiểm tra, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các
chứng từ có liên quan nh: Hoá đơn mua hàng, phiếu mẫu hàng... ghi đơn giá hạch toán
và tính thành tiền, kế toán ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ chi tiết có liên
quan. Cuối tháng kế toán cộng thẻ (sổ) kế toán chi tiết của từng danh điểm, tính ra tổng
số nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ và đối chiếu thẻ kho theo từng danh điểm. Kế toán căn
cứ sổ kế toán chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Số liệu
trên bảng nhập, xuất, tồn này đợc đối chiếu với số liệu tổng hợp. Ưu điểm lớn nhất của
phơng pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra nhng nó có nhợc điểm là
khối lợng ghi chép khá lớn.
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi vào cuối tháng.
: Đối chiếu cuối tháng.
2) Phơng pháp đối chiếu luân chuyển:
- kho: Vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm
vật liệu nh phơng pháp thẻ song song.
- phòng kế toán: Có một số nét đặc thù riêng, không mở sổ kế toán chi tiết
VL mà mở sổ đối chiếu luân chuyển theo từng kho. Số này chỉ ghi một lần vào cuối
tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong tháng. Cuối
tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên Sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho sau đó lấy
số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp.
Phiếu nhập

kho
Thẻ kho
Phiếu xuất
kho
Thẻ (sổ) kế toán
chi tiết vật tư.
Bảng
tổng
hợp
nhập
xuất tồn
kho
Tuy đơn giản nhng phơng pháp này khối lợng ghi chép nhiều lại dồn vào cuối
tháng nên việc hạch toán và báo cáo bị chậm trễ.
3) Phơng pháp sổ số d:
- kho: Định kỳ thủ kho phải tập hợp các chứng từ gốc từ nhập, xuất kho
trong kỳ phân loại từng nhóm vật t theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng
từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong phiếu sẽ ghi rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của
từng nhóm, loại vật liệu. Sau khi lập xong kèm các phiếu nhập, xuất giao cho phòng kế
toán. Đến cuối tháng căn cứ vào thẻ kho ghi số lợng vật t tồn kho của từng danh điểm
vật t vào sổ số d. Sổ số d do phòng Kế Toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Sau
đó chuyển cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. Kế toán vật t phải thờng
xuyên xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho.
- phòng kế toán: Định kỳ khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho vật liệu ở
kho do thủ kho chuyển đến kế toán kiểm tra đối chiếu, phân loại ghi giá hạch toán và
tính thành tiền cho từng chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ để ghi số tiền
vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này nhập cho từng kho mỗi kho một
tờ.
Cuối tháng tính ra số tồn kho bằng tiền trên bảng luỹ kế. Số liệu này đợc dùng
để đối chiếu với sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm vật t.

Sử dụng phơng pháp này doanh nghiệp sẽ giảm nhẹ đợc khối lợng ghi chép nh-
ng có nhợc điểm là nếu sai sót thì khó kiểm tra.
V. Hạch toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ:
1) Các phơng pháp hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ:
Kế toán có thể sử dụng một trong hai phơng pháp sau:
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp chứng từ nhập vật
tư
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng tổng hợp chứng từ xuất vật
tư
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận chứng từ
nhập.
Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho vật
tư.
Phiếu giao nhận chứng từ
xuất.
Sổ số
dư
- Phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Phơng pháp kiểm kê định kỳ.
a) Phơng pháp kê khai thờng xuyên:
Là phơng pháp theo dõi phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình
nhập, xuất, tồn vật t, hàng hoá trên sổ kế toán và đợc sử dụng tài khoản hàng tồn kho
để phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật t. Vì vậy, giá trị

vật t trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong niên độ kế toán. Về
nguyên tắc số liệu tồn kho thực tế luôn luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán.
Phơng pháp này thờng áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, đơn vị thơng
nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
b) Phơng pháp kiểm kê định kỳ:
Phơng pháp này không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục trên sổ kế toán
tình hình nhập, xuất, tồn vật t mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
Khi áp dụng phơng pháp này thì toàn bộ các khoản mua hàng hoá, vật liệu đợc phản
ánh vào tài khoản mua hàng. Trong kỳ các khoản xuất kho vật liệu đa vào sử dụng
hoặc bán hàng không phản ánh vào tài khoản tồn kho mà cuối kỳ tiến hành kiểm kê số
lợng vật t, hàng hoá còn lại, xác định giá thực tế ghi vào các tài khoản hàng tồn kho
đồng thời căn cứ vào giá trị vật t, hàng hoá tồn kho để xác định giá trị vật t, hàng hoá
xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi vào sổ kế toán mua hàng và giá trị hàng xuất.
Phơng pháp này đợc áp dụng ở doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng
hoá với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá, vật t xuất dùng hoặc bán
thờng xuyên. Để áp dụng phơng pháp này đòi hỏi phải tăng cờng vật t tại bến, bãi,
quầy, kho.
2) Các tài khoản sử dụng:
Căn cứ vào việc lựa chọn phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ mà sử
dụng các tài khoản phù hợp với việc hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Phơng pháp kiểm kê định kỳ sử dụng tài khoản 611.
Kết cấu của TK 611:
TK 611 không có số d cuối kỳ.
- Phơng pháp kê khai thờng xuyên sử dụng tài khoản:

Trị giá hàng
xuất
=
Tổng trị giá
hàng nhập

Chênh lệch giá trị hàng tồn
kho cuối kỳ và đầu kỳ
- Trị giá thực tế hàng hoá, NVL,
CCDC tồn kho cuối kỳ.
- Trị giá hàng hàng hoá gửi đi bán
chưa xác định tiêu thụ trong kỳ.
- Trị giá hàng hoá, vật tư trả lại
cho người bán hoặc giảm giá.
TK 611
- Trị giá thực tế hàng hoá,
NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ.
- Trị giá thực tế hàng hoá,
NVL, CCDC mua vào trong
kỳ, hàng hoá bán bị trả lại.
- Kết chuyển giá trị thực tế NL,
VL, CCDC tồn kho cuối kỳ.
- SD: Trị giá thực tế NVL,
CCDC tồn kho cuối kỳ.
- Kết chuyển giá trị thực tế của
NL, vật liệu, CCDC tồn kho
đầu kỳ.
TK 152, 153
- Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi
đường.
SDCK: Giá trị vật tư, hàng hoá đã
mua nhưng còn đang đi trên đư
ờng.
- Giá trị vật tư, hàng hoá đang
đi trên đường đã về nhập kho

hoặc đã chuyển giao thẳng cho
khách hàng.
- Trị giá thực tế của NVL nhập kho
do mua ngoài, tự chế, nhận góp
vốn liên doanh.
- Trị giá NVL thừa phát hiện khi
kiểm kê.
SDCK: Trị giá thực tế của NVL
tồn kho.
TK 152: Nguyên vật liệu
- Giá trị NVL xuất kho để sản xuất,
để bán, thuê ngoài gia công chế
biến
- Trị giá NVL trả lại người bán
hoặc người bán giảm giá.
- Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm
kê.
TK 151: Hàng mua đang đi đờng.
3) Hạch toán nhập xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ:
Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ:
a) Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho:
Kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau để hạch toán nhập kho vật liệu, công
cụ dụng cụ:
- Hoá đơn GTGT.
- Hoá đơn bán hàng.
- Biên bản kiểm nghiệm vật t.
- Phiếu nhập vật t.
- Phiếu di chuyển vật t trong nội bộ.
- Thẻ kho.
Trờng hợp mua ngoài: Phòng cung ứng mở sổ theo dõi tình hình thực hiện kế

hoạch cung ứng và tình hình thực hiện hợp đồng. Khi nhận đợc hoá đơn GTGT hoặc
hoá đơn bán hàng hoặc giấy báo nhận hàng phòng cung ứng phải kiểm tra đối chiếu
với kế hoạch thu mua, với hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận
thanh toán với từng chuyến hàng. Khi vật liệu về đến đơn vị cần lập ban kiểm nghiệm
Biên bản kiểm nghiệm vật t sẽ do ban kiểm nghiệm lập thành 2 bản. Một bản phòng
cung ứng gởi để theo ghi sổ theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, một bản giao cho
phòng kế toán để làm cung căn cứ để theo dõi và thanh toán. Khi kiểm nhận nếu phát
hiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất thủ kho phải báo cho phòng cung ứng biết và
lập biên bản cùng ngời giao hàng để làm căn cứ giải quyết.
Phiếu nhập kho lập thành 2 bản sau khi có đầy đủ chữ ký của ngời giao nhận
thủ kho gởi lên phòng kế toán 1 bản, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ vào thẻ kho.
Đối với vật liệu nhập kho dùng không hết trả lại hay phế liệu, phế phẩm thu
hồi: Đối với các bộ phận có vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho phải lập thành 3 bản
Phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho kiểm nhận và ghi số thực nhập
vào phiếu, cùng với ngời nộp thủ kho ký vào 3 bảng Phiếu nhập kho. Một bản giao
cho ngời nộp, 1 bản chuyển lên phòng cung ứng, còn 1 bản sau khi thủ kho ghi vào thẻ
kho sẽ chuyển về phòng kế toán để ghi sổ kế toán nhập vật liệu.
Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến nhập kho: Dựa vào giấy
giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến, phòng cung ứng lập phiếu vật t thành 3
bản. Phiếu đợc giao cho ngời mua hàng xuống nhập, khi phiếu đã có chữ ký của ngời
phụ trách phòng cung ứng. Một bản giao cho ngời nộp, một bản thủ kho chuyển lên
phòng cung ứng, một bản sau khi thủ kho vào thẻ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán.
Đối với vật liệu nhập kho do di chuyển nội bộ: Phòng cung ứng lập phiếu di
chuyển vật t trong nội bộ thành 2 bản. Các thủ tục khác tơng tự nh các trờng hợp trên.
b) Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ xuất kho:
Kế toán sử dụng các chứng từ sau để hạch toán xuất kho vật liệu, công cụ dụng
cụ:
- Phiếu xuất kho vật t.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.

- Thẻ kho.
- Hoá đơn GTGT.
- Hoá đơn bán hàng.
Tuỳ theo đặc điểm yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, các doanh nghiệp có
thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn nh phiếu xuất kho vật t theo hạn mức ...
Trờng hợp vật liệu xuất bán: Theo lệnh của giám đốc phòng cung ứng vật t lập
Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng thành 3 bản. Sau khi giám đốc duyệt 3 bản
trên kế toán trởng ký duyệt và giao cho khách hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho
xuất kho vật liệu và ký vào 3 bản. Một bản giao cho khách hàng, một bản thủ kho
chuyển lên phòng cung ứng, một bản sau khi thủ kho vào thẻ kho sẽ chuyển lên phòng
kế toán.
Trờng hợp vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong đơn vị: Khi có
nhu cầu lĩnh vật liệu, bộ phận có nhu cầu lập giấy đề nghị lĩnh vật liệu. Giấy này đợc
chuyển lên phòng cung ứng sau khi kiểm tra hợp lý, hợp lệ của giấy, đề nghị phòng
cung ứng lập giấy xuất vật liệu thành 3 bản. Căn cứ vào chứng từ này thủ kho xuất kho
và ghi số thực xuất vào phiếu cùng với ngời nhận ký vào 3 bản phiếu xuất. Một bản ng-
ời nhận giữ, một bản thủ kho giữ làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và chuyển lên phòng
kế toán ghi vào sổ, bản còn lại chuyển lên phòng cung ứng.
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào hợp đồng thuê ngoài
gia công để lập Phiếu xuất kho vật t ghi rõ thuê ngoài gia công thành 3 bản, một bản
thủ kho giữ làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để ghi vào sổ,
bản còn lại chuyển lên phòng cung ứng.
Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ:
- Phơng pháp kê khai thờng xuyên:
Giá
t.toán
Nhập kho NVL, CCDC
Thuế GTGT
được khấu trừ
TK

133
Tk 152, 153
Tk 154
Xuất VL thuê ngoài
gia công chế biến
Tk 151
Nhập kho NVL, CCDC
đi đường kỳ trước
Tk138, 334, 821
Xuất VL thuê ngoài
khi kiểm kê
Tk 154
Tk 621, 641, 642, 214
VL, tự chế, thuê ngoài gia công
chế biến xong nhập kho
Xuất VL dùng cho
SXKD, XDCB
Tk 3333
Tk 128, 222
Thuế nhập khẩu tính vào
Xuất VL góp vốn
Tk 411
Tk 412
Tk 338
(nếu có)
liên doanh
Nhận VL, CCDC do góp vốn
liên doanh hay biếu tặng
Đánh giá chênh
lệch giảm

VL kiểm kê phát hiện thừa
Đánh giá chênh lệch
Tk 111, 112, 141, 331
- Phơng pháp kiểm kê định kỳ:
4) Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Để hạn chế bớt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, doanh nghiệp
phải thực hiện lập dự phòng giảm giá vật t, hàng hoá. Lập dự phòng là chuyển chi phí
phát sinh các năm sau vào chi phí năm này.
- Phơng pháp lập dự phòng:
Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lợng tồn kho thực tế của
từng vật t, hàng hoá để xác định mức dự phòng.
Ta có công thức:
Tk 611
Tk 133
Tk 621
Tk 152, 153
Kết chuyển giá trị NVL
tồn đầu kỳ
Tk 111, 112
Tk 138, 331
Nếu thu được
tiền hàng
Trả lại hàng không đúng quy
cách hoặc được giảm giá
Tk 152, 153
Giá trị thực tế NVL xuất dùng cho
xuất dùng cho sản xuất kinh doanh
Giá
mua
Giá thực tế NVL mua

trong kỳ chưa có thuế
GTGT
Giá trị thực tế NVL xuất dùng
cho sản xuất kinh doanh
Tk 138, (1381)
Giá trị NVL thiếu hụt
Thuế GTGT đầu vào
phương pháp khấu trừ
Tk 111, 112, 141, 331
+ Căn cứ vào tình hình thực tế biến động giá cả của thị trờng vào cuối niên độ
kế toán, kế toán thành lập dự phòng cho năm N+1 dựa vào điều kiện lập dự phòng. Kế
toán hoàn nhập toàn bộ dự phòng đã lập cho năm N.
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Có TK 721: Các khoản thu nhập bất thờng.
+ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm N+1.
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý DN.
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Phần II: kháI quát chung về xí nghiệp khai thác
vật t - phế liệu và tình hình hạch toán
kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại xí nghiệp.
A - Khái quát chung về xí nghiệp:
I. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp:
=
Lượng vật tư,
HH giảm giá
trị thời điểm
13/12.
ì
Giá hạch
toán trên

sổ kế toán.
Giá thực tế
trên thị trường
tại thời điểm
31/12.
-
Mức dự phòng giảm
giá VT, HH cho
năm kế hoạch.
Công ty vật t kỹ thuật ra đời ngày 01/10/1975. Đến năm 1980 theo quy định
chung của ngành, sau đó bộ vật t có quyết định số 316/VTQĐ chuyển thành Xí nghiệp
khai thác vật t và phế liệu.
Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu là đơn vị trực thuộc Công ty vật t tổng hợp
Đà Nẵng. Tháng 11/1989, chủ tịch tỉnh QN - ĐN ký quyết định thành lập và cho phép
xí nghiệp đợc hạch toán độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân về mặt nhà nớc và thuộc
tỉnh quản lý.
Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu đợc sở Thơng Mại Du Lịch trực tiếp quản
lý. Ngày 31/12/1993, sở Thơng Mại Du Lịch ra quyết định số 632/TCTM để tổ chức
sắp sếp lại đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty vật t tổng hợp Đà Nẵng đối
với Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu.
Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu là một doanh nghiệp nhà nớc, vừa hoạt
động sản xuất vừa hoạt động thơng mại, trong đó hoạt động thơng mại là chủ yếu.
Năm 1989, Xí nghiệp đợc UBND ký quyết định cho phép hoạt động kinh doanh
độc lập các mặt hàng nh: sắt, kim khí, xi măng, xăng dầu. Năm 1993 Xí nghiệp tổ chức
sản xuất sắt phi.
Từ năm 1993 cho đến nay, mặc dù xí nghiệp đi vào sản xuất với quy mô nhỏ,
dây chuyền công nghệ không hiện đại, vốn kinh doanh ít, đội ngũ cán bộ chuyên môn
còn hạn chế lại chịu sự chi phối và cạnh tranh gay gắt của thị trờng. Song cán bộ công
nhân viên đã nổ lực phấn đấu để vơn lên với thái độ làm việc nghiêm túc, chủ động
chấp nhận thử thách, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng tốt hơn, đáp

ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng. Xí nghiệp ngày một trởng thành và có nhiều kinh
nghiệm trong quá trình kinh doanh từ khâu mua vào cho đến khâu bán ra.
Trải qua nhiều khó khăn và thử thách do nhiều nguyên nhân tác động từ bên
trong cũng nh bên ngoài, cho đến nay xí nghiệp đã đạt đợc một số thành tựu đáng kể:
hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển, kinh doanh nhiều mặt hàng (kim khí, xi
măng, xăng dầu, sắt thép,) đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng nâng cao.
II. Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp:
1) Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ tại xí nghiệp:
a) Tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp:
Xí nghiệp vừa mang tính chất của doanh nghiệp sản xuất lại vừa mang tính chất
của doanh nghiệp thơng mại, do đó tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp gồm hai
phần cơ bản sau:
- Phần sản xuất: Xí nghiệp tuy kinh doanh nhiều mặt hàng nhng chủ yếu là
sản xuất sắt phi các loại (có đờng kính 4mm trở lên), ngoài ra còn sản xuất phụ các sản
phẩm nh: sắt dẹt và đinh các loại. Hằng năm xí nghiệp sản xuất trên 1000 tấn.
+ Để tiết kiệm đợc thời gian lao động phù hợp với yêu cầu sản xuất, xí nghiệp
đã bố trí ở phân xởng chia ra làm 2 bộ phận:
- Bộ phận chuẩn bị phôi: 10 công nhân/ ca.
- Bộ phận cán kéo chia làm 2 tổ, mỗi tổ : 8 công nhân/ ca.
- Phần kinh doanh:
+ Về lĩnh vực kinh doanh: Xí nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng dễ bảo
quản về mặt lý học, hoá học nên có thể dự trữ đợc nhiều mà không sợ h hỏng nh kim
khí, vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị hàng tiêu dùng thiết yếu. Các sản phẩm này
cũng giống nh các loại sản phẩm khác trên thị trờng thờng bán chạy theo mùa, bán
chạy nhất là vào những khoảng thời gian mà thời tiết không ma để có thể dễ dàng trong
việc xây dựng và lu chuyển sản phẩm ra ngoài thành phố. Đặc biệt, hàng kim khí
chiếm tỷ trọng khoảng 70% tổng doanh thu của xí nghiệp.
+ Về tổ chức kinh doanh: Vì quy mô của xí nghiệp không rộng nên phần lớn
khách hàng chủ yếu là những cá nhân hay đơn vị kinh doanh tơng đối nhỏ nhng ngợc
lại có một thị trờng khá lớn. Đa số sản phẩm đợc tiêu thụ ngay trên thị trờng, trên địa

bàn thành phố. Số lợng tiêu thụ ở các tỉnh phía Nam và Tây Nguyên cũng không ít.
Đặc biệt, ở quý I/2003 xí nghiệp đã xuất khẩu sắt xây dựng sang thị trờng Lào với trị
giá khoảng 400.000.000 đồng. Tuy đó là con số cha cao so với các doanh nghiệp khác
nhng đây cũng là động cơ tích cực để xí nghiệp hoàn thiện và tiến nhanh hơn vào
những năm kế tiếp.
b) Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xí nghiệp:
Quá trình sản xuất tại xí nghiệp trải qua 2 giai đoạn:
- Từ sắt tấm công nghiệp, gia công chế biến phôi.
- Từ phôi làm nguyên liệu chính sản xuất ra sắt phi.
Quy trình:
- Vật liệu là sắt phế liệu tận dụng đợc xí nghiệp tổ chức thu mua về nhập kho
để sản xuất, chế tạo ra sản phẩm. Xí nghiệp dùng phơng pháp cán nóng, nung phôi ở
nhiệt độ 1.200 - 1.400 độ C, cho phôi qua máy cán nhiều lần để tạo ra thành phẩm, cụ
thể qua các bớc sau:
+ Tạo phôi: vật liệu, sắt tấm tận dụng có đủ độ dài và dày cần thiết, sau khi
xuất kho đa vào máy cắt thành từng miếng theo yêu cầu của từng loại sắt phi cần sản
xuất. Ngoài ra có thể sử dụng gió đá nếu trong trờng hợp máy không thể tạo phôi đợc.
+ Sau khi phôi đợc tạo xong phải nung ở nhiệt độ 1.200 - 1.400 độ C dùng
than hoặc dầu đen để nung và dùng quạt điện để quạt gió vào lò, lúc này sắt đã đợc
nung đỏ rồi đa sang máy cán.
+ Sau khi phôi đã dài và nhỏ theo đúng yêu cầu,đa sang máy định hình phôi sẽ
cho ra sản phẩm.
+ Công việc cuối cùng là dùng thủ công để cắt đầu, đuôi, hoàn tất sản phẩm,
bó buộc, nhập kho rồi đa ra tiêu thụ.
2) Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp:
a) Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp:
Nguyên vật liệu
Tiếp nhận
Phân loại
Lò nung

Máy cán phôi
Máy định hình
Kho thành phẩm