Kỹ năng quản lý thời gian

Khởi động
“ Tất nhiên là như vậy rồi!”. Nữ hoàng nói tiếp. “Con không biết ở đây dù con cố
chạy như thế nào đi nữa, thì cũng ở nguyên chỗ cũ. Nếu con muốn đến nơi khác,
con nhất định phải chạy nhanh gấp đôi tốc độ con đang chạy”.

(Lời thoại trong truyện Chiếc gương thần kỳ)


Kỹ năng QL thời gian và lập KH

-

Những cái lợi của quản lý thời gian tốt
Nguyên nhân gây ra lãng phí thời gian
Công thức quản lý thời gian
Kỹ năng QL thời gian trong cuộc sống
Kỹ năng QL thời gian trong công việc


ThS. Ngô Hoài Sơn, 2016


Các a/c có thấy hình ảnh của mình trong đoạn clip vừa rồi?


Những cái lợi nếu quản lý thời gian tốt

-

Tiền bạc.
Hiệu quả công việc, thăng tiến.

Sự thoải mái.
Giảm bớt bệnh tật.


Thế nhưng chúng ta có
khuynh hướng lãng phí thời gian…….
Hoạt động

Thời gian

Thời gian lãng phí

Ngủ

8 giờ

10 giờ

Tắm rửa

½ giờ

-

Trang điểm, quần áo

1 giờ

-

Ăn sáng

½ giờ

-

Ăn trưa

1 giờ

-

Ăn tối

1 giờ

-

Đi làm

½ giờ

-

Xem tivi

1 giờ

2 giờ

Mua sắm

1 giờ

2 giờ

Tổng

14,5 giờ

18,5 giờ


Làm việc nhóm
Nguyên nhân gây lãng phí thời gian?


Câu chuyện những hòn đá cuội

Mời các anh/chị xem clip sau về câu chuyện những hòn đá cuội.


BẢNG GHI NHẬN THỜI GIAN
1. Đi ra ngoài trong thời gian làm việc.
2. Xử lý thư từ.
3. Điện thoại liên quan đến công việc.
4. Điện thoại cá nhân.
5. Nói chuyện liên quan đến công việc.
6. Nói chuyện không liên quan đến công việc.
7. Tìm kiếm giấy tờ.

8. Soạn thảo văn bản.
9. Thời gian mộng mơ.
10. Thời gian buồn bực, chửi thầm, giận dỗi (giành cho cảm xúc riêng).
11. Lướt facebook, zalo, và các mạng xã hội.


Công thức quản lý thời gian tốt
Động cơ đúng+
Tâm trạng đúng+
Kỹ năng chính xác

= Cách quản lý thời gian tốt


Kỹ năng quản lý thời gian
Cho cuộc sống riêng
Tình huống nghiên cứu:
Hoa là giảng viên tài năng: tốt nghiệp kinh tế, tiến sĩ triết học. Tuy nhiên trong 4
năm gần đây, Hoa chưa làm được cái gì cả. Hoa không thể cầm bút viết được quyển
sách mặc dù đã có đề cương. Nhiều tạp chí chuyên ngành đang chờ. Hoa có rất
nhiều ước mơ và dự định. Nhưng Hoa luôn bận rộn, có rất ít thời gian thảnh thơi
vào buổi tối hoặc cuối tuần.


Với tôi…..

-

Mỗi ngày không có một giờ đồng hồ để nghỉ ngơi trước khi đi ngủ.
Mỗi ngày không có một giờ nào để giành cho đam mê của tôi cả.

Mỗi tuần không có thời gian để tập thể dục.
Mỗi ngày đều phải đem việc về nhà.


Kỹ năng quản lý thời gian
Cho cuộc sống riêng
- Xác định các mục tiêu sẽ đạt được trong một thời gian nhất định
Ví dụ:
+ Tôi muốn có bốn hay năm tiếng đồng hồ rảnh rỗi mỗi ngày để đi thăm viện bảo
tàng, đi câu cá hay làm một việc gì đó ra trò.
+ Năm nay tôi muốn đi du lịch 02 tuần với gia đình.


Kỹ năng quản lý thời gian
Cho cuộc sống riêng

-

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của các mục tiêu
Quyết định những gì bạn sẽ làm để thực hiện các mục tiêu.


Giải pháp nào cho tôi……

-

Giờ nào việc nấy, tập trung hết sức.
Không có mợ, chợ cũng đông.
Đừng tự hẹn hò với bản thân.
Chỉ cần xuất sắc không cần cầu toàn.

Giữ tâm trạng luôn thoải mái, thảnh thơi.
Làm nhiều việc cùng một lúc, kết hợp các công việc và các chuyến đi.


Kỹ năng quản lý thời gian

Trong công việc

Thảo luận:

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian trong CV?


Kỹ năng quản lý thời gian

Trong công việc

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian

-

Sự trì hoãn:

+ Nhiệm vụ khó khăn, không tạo ra hứng thú

+ Sợ thất

bại
+ Không biết bắt đầu từ đâu

-

Thích ôm đồm
Việc di chuyển không cần thiết
Email, mạng xã hội và công việc giấy tờ
Cuộc họp lãng phí thời gian


Kỹ năng quản lý thời gian

Trong công việc

1. Lãng phí thời gian trong tổ chức công việc

Quan trong và cấp bách

Cáp bách nhưng không quan trọng

Quan trọng nhưng không cấp bách

Không cấp bách và không quan
trọng


-

Chia nhỏ để trị.
Sắp xếp lại những đồ dùng trong công việc.
Hoàn thành trước thời hạn, đừng để nước đến chân mới chạy.

Kỹ năng quản lý thời gian

2. Lãng phí thời gian do cấp trên

Trong công việc


Kỹ năng quản lý thời gian

Trong công việc

3. Lãng phí thời gian do hội họp
Cuộc họp lãng phí khi có những biểu hiện sau:

-

Không cần thiết;
Không theo một chương trình họp;
Biến thành một cuộc cãi vả;
Một vài người khống chế cuộc họp;
Vượt quá thời gian quy định;
Không đưa ra quyết định hoặc kết luận quan trọng;
Không buộc mọi người phải có trách nhiệm về nhiệm vụ của họ.


3. Lãng phí thời gian do hội họp
Nếu chúng ta là người có quyền tổ chức các cuộc họp?
Nếu chúng ta là người phải tham dự họp thì đối phó làm sao?
file://localhost/Users/hoaisonngo/Desktop/Giang day/Quản lý thời gian/Quy trình t

ổ chức cuộc họp hiệu quả.docx


Kỹ năng quản lý thời gian

4. Lãng phí thời gian do đồng nghiệp

Trong công việc


Sơ đồ chống lại lãng phí thời gian
Mức độ hiểu quả
Kẻ đánh cắp thời

Nguyên nhân

gian

Giải pháp

Không hiệu
quả

Điện thoại

Cuộc họp vô

Bạn bè gọi điện thoại

Chỉ tám vào ngoài giờ làm

tám

việc

Không có trọng tâm

Cố đi vào trọng tâm/ ko tham

nghĩa

Sao nhãng nơi
làm việc

Hiệu quả

X

X

dự

Do nhàm chán

Cố gắng tìm ưu điểm và hoàn
tất công việc

X

Rất hiệu

quả


Kỹ thuật quản lý thời gian

đối với bạn bè

Thảo luận về sự lãng phí thời gian mà bạn dành cho người khác như bạn bè.