Phân tích quản trị nhân sự trong các doanh nghiệp ở việt nam hiện nay

QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Phân tích Quản trị nhân sự trong các Doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT IN ENTERPRISES IN
VIETNAM TODAY

Nội dung bài làm:
I.
II.

Sự cần thiết và nhu cầu của nguồn nhân lực
Đánh giá thực trạng và yêu cầu nguồn nhân lực của các DN Việt Nam

III.

Phương pháp tạo nguồn nhân lực

IV.

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

V.
VI.
VII.

Các giải pháp giữ nhân viên cho DN
Đánh giá năng lực thực hiện
Kết luận.

Table of contents:

I.

HR necessity and requirements

II.

Evaluation of HR situation and requirements of enterprises in Vietnam

III. HR training methods
IV. HR training and development
V.

Talents retaining methods for enterprises

VI. Evaluation of employee’s capability
VII. Conclusion


I.

Sự cần thiết và nhu cầu của nguồn nhân lực:
Nguồn nhân lực là tài sản vô cùng quý giá của một doanh nghiệp ( DN ), nó tham gia
vào quá trình tư duy chiến lược, tầm nhìn của DN, nó mang lại giá trị gia tăng lợi
nhuận cho DN và nó mang lại sự khác biệt về yếu tố cạnh tranh của một DN này với
một DN khác. Khi một DN xác định các chiến lược, định hướng phát triển họ phải dựa
vào các nguồn lực nội tại trong đó quan trọng nhất là nguồn nhân lực vì đây là yếu tố
quyết định sự thành công hay thất bại của chiến lược đó.
Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức của DN, họ vận hành DN và quyết định sự
thành bại của DN. Vì thế nguồn nhân lực là một yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ
một DN nào. Để có nguồn nhân lực tốt thì cơng tác quản trị nguồn nhân lực

( QTNNL ) là một công việc hết sức quan trọng trong DN. QTNNL giúp cho các DN
khai thác khả năng tiền tàng, nâng cao năng suất lao động, tạo ra hiệu quả kinh tế, và
quan trọng hơn cả là lợi thế cạnh tranh về nguồn nhân lực của DN.
Các DN đã có một cách nhìn chính xác về tầm quan trọng của nguồn nhân lực vào sự
phát triển của DN và họ ý thức được sự đóng góp của nguồn nhân lực vào sự phát
triển DN. Để có được đội ngũ lao động có chất lượng phục vụ cho sự phát triển DN.
DN phải làm sao QTNNL thật hiệu quả, biết vạch ra được chiến lược tuyển dụng, đào
tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực theo diện rộng, tìm kiếm và phát triển các cá
nhân xuất sắc, tạo cơ chế đánh giá nhận xét đúng đắn để thấy được năng lực nhân
viên, và khuyến khích nắm giữ họ, tạo đà cho họ cống hiến hết mình cho DN….

II.

Đánh giá thực trạng và yêu cầu nguồn nhân lực của các DN
Việt Nam:
Trong xu thế thượng mại hóa tồn cầu mức độ cạnh tranh trên thị trường quốc tế ngày
càng gay gắt, để có thể đuổi kịp nền kinh tế thế giới các DN Viêt Nam phải tìm biện
pháp tăng năng suất lao động tạo ra nhiều sản phẩm hàng hóa của cải vật chất cho xã
hội. Để thực hiện được điều này ngoài việc đầu tư về vốn và cơng nghệ thì việc quan
tâm đầu tư nguồn nhân lực cũng là vấn đề rất quan trọng.


Vốn, công nghệ và nhân lực là 3 yếu tố không thể tách rời nhau nếu muốn đặt mục
tiêu tăng năng suất lao động, DN phải đầu tư cho nguồn nhân lực. Nhân lực phải được
đào tạo nghiêm túc bài bản, có đam mê nghề nghiệp, thái độ và tinh thần trách nhiệm
cao trong cơng việc, có kỷ năng chun mơn cao, có năng lực hồn thành tốt mục tiêu
cơng việc được giao, có khả năng đảm nhận và thực hiện cơng việc được giao đạt
hiệu quả tối ưu. Ngồi ra cịn ln ý chí phấn đấu thường xun cập nhật kiến thức
để có thích ứng sự địi hỏi và phát triển kỷ thuật công nghệ trong tương lai.
Để đáp ứng nền kinh tế tăng trưởng bền vững và sự địi hỏi gia tăng năng suất lao

động là một cơng việc quan trọng đối với bất cứ nền kinh tế của đất nước nào là phải
làm sao không ngừng cải tiến, hoàn thiện các hoạt động sản xuất sao cho thật hiệu
quả. Việc cải tiến ở đây không chỉ là những đặc tính kỹ thuật, cơng nghệ mà cịn cải
tiến nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Chỉ có phương pháp cải tiến liên tục mới có
thể giúp cho chúng ta ln sở hửu một nguồn nhân lực có chất lượng đáp ứng được
yêu cầu và mục tiêu mà DN đặt ra.

III.

Phương pháp tạo nguồn nhân lực:
Tuyển dụng nhân viên được hiểu như một quá trình bao gồm các giai đoạn: tuyển mộ,
tuyển chọn và bố trí. Các giai đoạn q trình trên có sự liên hệ chặt chẽ với nhau. Xác
định nhu cầu và thu hút nguồn nhân sự là thực hiện quá trình tuyển mộ nhân viên.
Tuyển chọn là giai đoạn quyết định đến chất lượng của công tác tuyển dụng.
Quá trình tuyển chọn là một quy trình bao gồm nhiều bước, mà mỗi bước được coi
như một rào chắn nhằm loại bỏ những ứng viên không đạt tiêu chuẩn đi vào các bước
tiếp theo. Số lượng các bước trong q trình tuyển chọn khơng phải cố định mà tùy
thuộc vào mức độ phức tạp của công việc hay tầm quan trọng của chức danh công
việc cần tuyển. Để được nhận vào làm thì các ứng viên phải vượt qua tất cả các bước
trong quá trình tuyển chọn cơng việc đó đề ra.
-

Giai đoạn chuẩn bị: Chuẩn bị cơ sở vật chất như tiền bạc, phòng ốc, các mẫu
trắc nghiệm, văn bản quy định về tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, bảng mô
tả công việc, xác định tiêu chuẩn cần tuyển, số lượng, thời hạn tuyển dụng. Lập
hội đồng tuyển dụng.


-

Chọn phương tiện tryuền thông tuyển dụng: Tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng mà
chọn phương tiện quảng cáo phù hợp. Các phương tiện như: báo có uy tín,
Internet, các mối quan hệ quen biết, các trường Đại học, cao đẵng, dạy nghề,…
cơng ty mơi giới, săn tìm đầu người, hội chợ.

-

Nghiên cứu và phân loại hồ sơ: Loại bỏ các hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu
cơ bản nhất của công việc. Công ty nên xác định số lượng ứng cử viên cho mỗi
vị trí tuyển dụng.

-

Hội đồng tuyển dụng sẽ xem xét và phân loại hồ sơ. Xét nhiều khía cạnh như:
các văn bằng, tính hợp lệ của văn bằng, tính rõ ràng của lý lịch, chữ viết,văn
phong và các khía cạnh liên quan khác.

-

Sơ tuyển trước qua điện thoại: Lựa chọn những ứng cử viên đáp ứng đầy đủ, rõ
ràng về hồ sơ. Phỏng vấn ngắn qua điện thoại. Quyết định mời ứng cử viên nếu
thấy họ cơ bản đáp ứng được các yêu cầu tuyển dụng.

-

Phỏng vấn trắc nghiệm trực tiếp: Các loại trắc nghiệm trong tuyển chọn nhân
viên: kiến thức tổng quát, tâm lý, độ thơng minh, cá tính, trình độ, kỹ năng và
năng lực chun mơn, năng khiếu, tính kiên nhẫn, tính kiên định, lịng trung
thành, khả năng thích ứng,…., khả năng và năng lực để đảm nhận công việc
sau này hay không.

-

Đánh giá sắc thái bên ngoài của ứng viên như : tướng mạo, dáng vóc, sức khỏe,
cách ăn mặc, khoa ăn nói, cách cư xử … Xác định các nguyện vọng nghề
nghiệp , các mục tiêu trước mắt và dài hạn các khả năng thăng tiến của ứng
viên

-

Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn cuối cùng về: mức lương, cơ hội nghề nghiệp,
thăng tiến, chế độ đãi ngộ, đề nghị tuyển dụng và hợp đồng tuyển dụng cần ghi
rõ chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc, và các giao kèo khác.

IV.

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Ngày nay, việc đào tạo và giáo dục là những khoản đầu tư chiến lược chủ chốt cho sự
phồn vinh của dân tộc. Sự thành công vượt trội của Nhật bản, Hàn quốc, Xingapo… là
minh chứng hùng hồn cho thắng lợi của họ khi đầu tư vào giáo dục. Sự cạnh tranh


ngày nay giữa các quốc gia hay giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về chất
lượng của nguồn nhân lực. Mà chất lượng của nguồn nhân lực liên hệ chặt chẽ với quá
trình giáo dục, đào tạo và phát triển.
Đào tạo được coi như một khoản đầu tư bắt buộc vào nguồn vốn nhân lực của DN.
Các nghiên cứu cho thấy hiệu quả của những nhân viên mới được đào tạo ngang bằng
với những nhân viên có kinh nghiệm. Đào tạo gắn liền với khả năng sinh lợi lâu dài và
bền vững cho DN. Người lãnh đạo của một doanh nghiệp họ phải thấy rằng nguồn
nhân lực là một tài sản vơ giá của mình.

Q trình đào tạo: quá trình đào tạo được thự hiện qua 4 bước:
-

Bước 1: Xác định và đánh giá về nhu cầu Đào tạo. Thu thập và phát triển thông
tin để làm rõ nhu cầu cần cải thiện khả năng thực hiện công việc và xác định
mức độ thiết thực sao cho phù hợp chiến lược phát triển kinh doanh, cũng như
nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp đó.

-

Bước 2: Lập kế hoạch Đào tạo. Xác định mục tiêu đào tạo, chiến lược, đối
tượng cần đào tạo, thời gian, phương pháp, loại hình đào tạo, nhu cầu đào tạo
và chủ ý của lãnh đạo doanh nghiệp. Chuẩn bị nguồn ngân sách, cơ sở vật chất,
tài liệu, nội dung đào tạo.

-

Bước 3: Đào tạo theo định hướng công việc, định hướng doanh nghiệp, đào tạo
kỹ năng, nâng cao trình độ chun mơn kỹ thuật, phát triển năng lực quản lý.
Các hình thức đào tạo như: đào tạo tại chức, thuê ngoài, đào tạo nội bộ nhằm
nâng cao năng lực chuyên môn, cử đi học, thuê trường đào tạo, thuê chuyên gia
đến đào tạo, luân chuyển công tác trong nội bộ để học tập,….

-

Bước 4: Đánh giá đào tạo. Đánh giá chương trình đào tạo qua hiệu quả làm
việc của nhân viên sau đào tạo. Để đo lường phản ứng của người học chúng ta
có thể thăm dị ý kiến của họ thơng qua phiếu điều tra đánh giá về khóa học.

V.

Các giải pháp giữ nhân viên cho DN:

1/ Các giải pháp động viên nhân viên:


Tạo ra một môi trường làm việc thật trong sạch, công bằng, bằng các công nghệ và
tiến bộ của nhân loại đưa vào Công ty, cung cấp và trang bị cho họ đầy đủ các trang
thiết bị cho họ để họ thi thố tài năng và hồn thành cơng việc mà mình được giao phó.
Họ cảm thấy tự tin và hãnh diện khi khốc lên mình chiếc áo có Lơgơ của Công ty.
Tạo cho họ thật nhiều động lực như cơ hội thăng tiến, cơ hội được thưởng, được quan
tâm chăm sóc đầy đủ các chế độ mà người lao động được hưởng.
Áp dụng học thuyết Maslow, người lao động có năm nhu cầu bậc thang từ thấp
đến cao là: nhu cầu sinh lý, nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu được ghi
nhận và nhu cầu tự hoàn thiện. Những nhu cầu này thúc đẩy con người thực hiện
những công việc nhất định để được đáp ứng. Các nhu cầu trở thành động lực quan
trọng và việc tác động vào nhu cầu cá nhân sẽ thay đổi được hành vi của con người.
Sự ghi nhận công việc kịp thời từ phía nhà quản lý hoặc giám sát là nhân tố động viên
hàng đầu đối với nhân viên. Giúp nhân viên nhận biết những hành vi góp phần tăng
hiệu quả công việc và giúp tổ chức xây dựng được tiêu chuẩn cho những người giỏi
nhất.
2/ Một số giải pháp giữ chân người tài cho Doanh nghiệp:
Ngày nay, trước sức ép về công nghệ thông tin, truyền thông, sự cạnh tranh gay gắt
của thị trường lao động giữa các Doanh nghiệp trong nước với nhau và với các Doanh
nghiệp đầu tư nước ngoài, sự thiếu hụt lực lược lao động có chất lượng cao đang diễn
ra ngày một trầm trọng. Vì vậy, trong bối cảnh điều hành Doanh nghiệp của các CEO
hiện nay ngoài việc điều hành tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp thì người CEO
cịn phải nổ lực thu hút nguồn nhân lực và tìm các biện pháp để giữ chân họ.
Một số các giải pháp sau đây giúp cho người điều hành Doanh nghiệp áp dụng cho
mình tùy theo tình hình tại Doanh nghiệp:

-

Luân chuyển nhân viên cho họ cọ sát với các công việc trong cơng ty, từ đó
xem xét về khả năng vượt trội của họ phù hợp nhất với công việc gì, và nó
cũng tránh nhàm chán cho họ.

-

Khuyến khích họ bằng các phần thưởng như: du lịch nước ngoài, hội trại gia
đình cho nhân viên, cơ hội tham gia học tập ở nước ngoài.


-

Hỗ trợ tỷ lệ phần trăm chi phí học tập cho họ tùy theo cấp bậc, vị trí, thâm niên
của họ trong công ty.

-

Xây dựng thang bảng lương, thưởng theo thành tích, hưởng lương theo năng
suất lao động và cơng bố cho nhân viên biết để họ phấn đấu về thành tích đạt
được, thâm niên, ghi nhận sự cống hiến cho họ.

-

Xây dựng tiêu chuẩn về thưởng cổ phiếu, cổ phần trong doanh nghiệp.

-

Tạo môi trường làm việc lành mạnh, trong sạch, công bằng, được tôn trọng, cơ

hội thăng tiến.

-

Phân chia quyền hạng cho nhân viên và tùy theo cấp độ cho các cấp quản lý.

-

Xây dựng tình cảm gắn kết trong doanh nghiệp, lịng quyết tâm trong cơng
việc, đồn kết nội bộ, tạo sự đồng thuận cao của nhân viên trong doanh nghiệp.

VI.

Đánh giá năng lực thực hiện:
1/ Đánh giá năng lực thự hiện công việc:
Để đánh giá hiệu quả của kế hoạch, chúng ta sử dụng 2 công cụ: KPI và đánh giá
thành tích của nhân viên.
Những KPI sau đây cần được đặt ra:
-

Số lượng: số lượng nhân viên ở mỗi vị trí, mỗi bộ phận và mỗi phòng ban mà
chúng ta mong muốn. Việc này cũng bao hàm cả việc chọn người dự bị cho
mỗi vị trí quan trọng.

-

Chất lượng: nó bao gồm các kỹ năng cần thiết của nhân viên, năng lực và kiến
thức của họ.

-

Sự hoà nhặp: cách họ tuân thủ các qui định, cách họ hồ nhập với cơng việc
kinh doanh và văn hố công ty cũng như cách họ làm việc với những người chỉ
huy và người quản lý của họ.

-

Sự phối hơp: cách mà những nhân viên mới hợp tác và cùng làm việc với
những đồng nghiệp trong cùng đội nhóm hoặc những người ở các bộ phận
khác.


-

Sự đóng góp vào thành quả của cơng ty.

Sau một khoảng thời gian nhất định, những KPI này sẽ được xem lại và đánh giá.
2/ Đánh giá thành tích của các nhân viên:
Đây cũng là một trong số các KPI nhưng nó rất quan trọng nên cần tập trung chú ý.
Để đánh giá thành tích của nhân viên, chúng ta sử dụng các chỉ thị sau đây:
- Số lượng: Số lượng đơn vị được thực hiện hay được bán là một chỉ thị của thành
tích. Tuy nhiên nên cẩn thận vì đơi khi q tập trung vào số lượng, người ta quên
đi chất lượng.
- Chất lượng: Chất lượng của công việc có thể được đánh giá bằng nhiều cách. Tỉ
lệ công việc phải thực hiện lại hay tỉ lệ sản phẩm bị loại bỏ là một trong những
chỉ thị cho chất lượng.
- Tính kịp thời: Thời gian hồn thành cơng việc cũng là một trong những chỉ định,
nó cần được ấn định và cảnh báo trước với nhân viên.
- Hiệu quả của chi phí: Chi phí của cơng việc nên được sử dụng cho một số vị trí
mà họ có thể kiểm sốt được chi phí.

- Tính sáng tạo: Có thể hơi khó sử dụng yếu tố này như là một thước đo để đánh
giá, tuy nhiên đối với một số cơng việc trí óc thì điều này là quan trọng.
- Đánh giá của người quản lý: Người quản lý đánh giá nhân viên và cho họ biết
những đánh giá của mính.
- Nhân viên tự đánh giá: Nhân viên tự đánh giá thành tích của mình và trong nhiều
trường hợp họ so sánh với những đánh giá của người quản lý. Thông thường,
nhân viên sẽ tập trung vào những khác biệt giữa sự tự đánh giá của họ và sự đánh
giá của người quản lý.
- Đánh giá của đội – nhóm: Các thành viên trong đội, những người có thể giữ những
vị trí khác nhau được yêu cầu đánh giá công việc hay cách làm viêc của người
khác trong đội. Cách tiếp cận này cho thấy mục tiệu chung của đội và sự đóng
góp của mỗi thành viên trong đội được xác định rõ ràng.
- Trung tâm đánh giá: Nhân viên được đánh giá khả năng làm việc thật sự của họ


bởi những người đánh giá chuyên nghiệp. Sự khách quan là một lợi thế của
phương pháp này khi những kết quả đánh giá không bị ảnh hưởng bởi những quan
hệ cá nhân đối với nhân viên.
- Quản lý theo mục tiêu: Mục tiêu công việc của nhân viên được ấn định cùng với
sự phối hợp với người quản lý nhân viên đó. Liên tục giám sát và xem xét các
mục tiêu sẽ làm cho nhân viên tập trung vào việc đạt được mục tiêu đề ra. Hàng
năm, các mục tiêu đã ấn định được xem xét lại và đề ra những mục tiêu mới.

VII.

Kết luận:
Quản trị nhân sự giữ vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà quản trị
quan tâm nghiên cứu và phân tích, xem đây là một chức năng cốt lõi và quan trọng
nhất của tiến trình quản trị. Trong vấn đề quản trị nhân sự cần nắm rõ các phương
pháp tuyển chọn nhân sự, bố trí và sử dụng nhân viên sao cho phù hợp với DN của

mình. Thương xuyên theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, phải đào tạo, huấn
luyện, phát triển nghề nghiệp, phát triển kỹ năng và trình độ chun mơn của nhân
viên DN.
Trong q trình quản trị nhân sự, nhà quản trị cũng cần phải biết các phương pháp
đánh giá nhân viên, để hiểu hơn về nhân viên của mình, từ đó có thể bố trí họ vào
những cơng việc thích hợp hơn, biết được khi nào cần thăng chức cho nhân viên, khi
nào cần cắt chức, xa thải họ.
Cũng cần phải có những chương trình khuyến khích làm việc, chế độ tiền lương, tiền
thưởng hợp lý, các chế độ đãi ngộ để nhân viên của mình có tinh thần phấn đấu trong
cơng việc và hồn thành công việc tốt hơn và cũng là để củng cố đời sống vật chất và
tinh thần cho nhân viên của doanh nghiệp.
Quản trị nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản trị, bởi con
người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất của một DN. Do đó, việc lựa chọn, sắp
xếp con người có năng lực, phẩm chất phù hợp với các vị trí trong bộ máy tổ chức là
nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản trị nhân sự.


I. HR necessity and requirements
Human resource is an extremely valuable asset of an enterprise which plays a decisive
role in setting business strategies, reflects the vision of the enterprise as well as brings
about added value to the profit of the enterprise and difference regarding the
competitiveness among enterprises. When development strategies and directions are
set by an enterprise, they should rely on the internal factors in which human resource
is the most important as HR acts as the decisive role to the great success or painful
failure of such strategies.
Human beings is an indispensable factor of an organization. They operate the
enterprise which can bring about great success or painful failure. Thus, HR is an
indispensable element of any enterprises. To obtain good HR, human resource
management (HRM) must be effective and efficient which helps enterprises to fully
utilize their potential, improve productivity, obtain economic efficiency and ultimately

have high competitiveness in terms of HR.
Enterprises have an accurate approach towards the significant importance of HR as a
decisive factor to their business development and they are also aware of the
contribution made by HR for further prosperity. To have a staff cadre of high quality,
enterprises have no choice but to well manage their HR through appropriate
recruitment and training strategies to improve the quality of their staff both
horizontally and vertically, developing talents, creating evaluation mechanism in such
an effective manner, and motivating them as a good base for them to fully devote to
the development and growth of the organization…

II. Evaluation of HR situation and requirements of enterprises in
Vietnam
Bounded in the global commercialization with increasingly tougher competition in the
international market today, Vietnamese enterprises have no choice but to actively seek
solutions to improve productivity with higher output for the society to catch up with
the rest of the world. To achieve this, apart from capital and technological investment,
investment in HR is such an important issue that cannot be ignored.


Capital, technology and HR are 03 inseparable factors as a base to obtain the
productivity targets and investment in HR must be made. HR must be trained in such
an appropriate method and the staff must have great passion for work, high sense of
responsibility, being highly qualified and capable of performing the assigned task with
the most optimal results. Additionally, eagerness for knowledge to regularly update
skills at work aimed at adapting to the technological and technical advances in the
future is needed.
Meeting requirements for sustainable development and improving productivity are on
high agenda of any economies. The issue is how to keep renovating and facilitating
productivity in such an effective manner. Renovation is not purely technical and
technological features but also improvement of the quality of HR. Only when

continuous renovation is implemented, can we have the HR with high quality to
obtain the goals set by the enterprises.

III. HR training methods
Recruitment is understood as a process including searching, selection and arrangement
of

human resources. The

aforementioned

stages

are

closely interrelated.

Determination of demands and attraction of human resources are implementation of
recruitment process. Selection is the decisive process on the quality of recruitment.
Selection is process including many steps in which each step can be considered as a
barrier aimed at rejecting unqualified candidates for the step afterwards. The number
of steps in the selection process is not fixed and depends on the complexity of the
work or the position/title of the offered job. To be recruited, the candidates must
undergo all steps in the selection process of the job.
-

Preparation period: material facilities such as financial resources, rooms,
interview tests, recruitment documents, recruitment notice, job description,
determination of recruitment criteria, number of recruited staff, recruitment
timeframe and forming the recruitment panel.

-

Selection of advertising channels: Depending on the position of the vacancy,
means of communications can be thoroughly selected. Communication


channels can include reliable and prestigious recruitment newspapers, internet,
relations of the relevant persons, universities, junior colleges, vocational
training schools, headhunters, trade fairs, etc
-

Reviewing and categorizing application documents: documents failing to meet
the most fundamental criteria of the work are rejected. The company should
determine the number of potential candidates for each recruitment position.

-

The recruitment panel will review and categorize the document in terms of
certificates and degrees, their eligibility, clarity of the CV, writing style and
other relevant aspects.

-

Pre-selection via the telephone: selecting candidates who fully meet criteria in
terms of documents, short interview via the phone, making decision to invite
candidates basically meeting the recruitment criteria.

-

Interview tests: tests about the general knowledge of the candidates, candidate
psychology tests , personality tests, tests about professional ability, tests about
candidates’ natural gift, tests about emotional intelligence, persistence,
adaptability, loyalty, capability to perform the assigned task well

-

External appearance of the candidates are also evaluated including body, build,
health status, dressing style, communication and behavior, etc. Determining the
candidates’ expectation of the offered job, short term and long term career
objectives and their promotion in their future career ladder

-

Preparation for the final interview round: salary, professional opportunity and
promotion, treatment regime, recruitment decision and labor contract in which
title, salary, probationary period, other terms and conditions must be specified.

IV.

HR training and development

Today, there are more documents as proof with higher awareness that training and
education act as the key and strategic investment for the national prosperity. The
resounding success of Japan, South Korea and Singapore, ect is such a convincing
proof of their great success stories when they make extensive investment in education.
It can be said that the competitiveness of nations or enterprises in the modern business


world today lies in the quality of human resources. The quality of human resources is

tightly related to the educational, training and development process. Training can be
considered as an investment into HR of the organization. The studies show that work
performance of the newly trained staff is equal to that of the experienced ones. At the
same time, training helps to create the current and future qualified HR for the
organization. There has been increasingly economic proof that investment in training
is closely attached to the sustainable profitability of organizations. Leader of an
enterprise must recognize that HR is an invaluable asset that should be always
maintained and developed.
Training process: is implemented via 4 steps as follows:
-

Step 1: Determining the training needs. Evaluation of training needs is an
information collecting and developing process to clarify the needs to improve
the work performance and determine if training is a good solution which aligns
with the corporate business and development strategies as well as HR demands
of the enterprise

-

Step 2: To set training plan. Training goals, training strategies and needs,
intention of the leaders should be determined. Training budget, material
facilities, training contents and materials should be prepared. In addition,
training subjects, time, training methods and forms should be determined.

-

Step 3: To implement training. Training should be oriented towards work,
corporate goals, training is aimed at improving skills, technical and
professional knowledge and developing management capability. Training forms
including in service training, outsourcing, hiring experts to provide training

courses, internal job rotation, etc for knowledge exchange and improvement.

-

Step 4: To evaluate training. The most important criterion in evaluation of the
training program is the work performance of the staff after being trained. Thus,
comparison of work performance before and after being trained is needed to
evaluate if the training program meets the training goals or not. To understand
about the feedback of the learners, we can collect their opinions as their
comments about the course by the course evaluating sheet.


V. Talents retaining methods for enterprises
1/ Motivating methods
Let’s create such a good and fair working environment through the most state-of-theart technologies and other advances brought about by human beings applied
throughout the company. All staff are provided with good working conditions and
adequate equipment as a solid base for them to fairly compete against to one another
and obtain good work performance as assigned. Let’s make them realize that this is
such a fair, transparent and professional working environment and take pride in
wearing uniform with the company logo.
Make them self-motivated via promotion, appropriate bonus, taken good care of
through good treatment regimes.
Application of Maslow theory: There are five hierarchical needs so called
psychological, safety, social, esteem and self-actualization needs. Accordingly,
Maslow’s theory suggests that the most basic level of needs must be met before the
individual will strongly desire (or focus motivation upon) the secondary or higher
level needs. Human beings are motivated to perform certain work to meet these needs.
Therefore, needs become a pivotal motivation and influencing the individual needs
will change his personal behavior accordingly. The leader or manager can apply tools
or solutions to influence the needs and desire of employees and make them more selfmotivated and hard working.

Therefore, the recognition of employees’ contributions in such a timely manner from
the managers or supervisors is the most important factor as an effective motivation
towards the employees. Work performance management tools can be used to collect
feed-back for evaluation and comparison of working results of employees which helps
to fully recognize the appropriate motivation methods to raise employees’ work
performance and create good criteria for the most talents.
2/ A number of talents retaining methods for enterprises
Today, bounded in the context of huge pressure caused by the aggressive boom in
information, technology and communications, tough competition among domestic and


foreign enterprises in the labor market, the severe shortage of highly qualified laborers
takes place as a head-aching problem. Therefore, for CEOs to create added value for
their companies, they have to attract and retain talents which can never be easy.
A number of measures as follows help CEOs in their corporate governance depending
on the situation of the enterprises:
-

Rotating staff as a chance for them to interact with work in the company and it
is also a base to evaluate the most appropriate positions for the staff as well as
help them to avoid the boring feeling at work

-

Encouraging staff by bonuses including overseas tourist trips, family festival
for staff, overseas training courses

-

Assisting with learning fees by percentage as per their titles, positions,

seniority in the company

-

Creating salary table and scale, giving bonuses based on work performance and
accomplishments, labor productivity and publicly announcing to staff for their
further efforts, recognizing their devotion and seniority

-

Creating standards about bonuses by shares in the company

-

Creating a fair, transparent and professional working environment with
promotion opportunities at work and treat one another with great respect

-

Decentralization in management is applied

-

Creating a working environment of great solidarity, friendliness and openness

VI. Evaluation of employees’ capability
1/ Evaluation of employees’ capability to perform the work
To evaluate the efficiency of the plan, 2 tools as KPI and evaluation of work
performance of the employees are applied.
KPI includes the following:

-

Number of staff: number of staff for each position, each department as
expected. This work item includes the selection of the succession plan for each


key position.
-

Quality: including necessary skills of employee as well as their ability and
knowledge

-

Integration: the way they comply with company’s rules and regulations, how
they integrate into the company business and culture as well as their working
styles (with those at higher management level)

-

Coordination: how new comers coordinate and cooperate with other colleagues
in the same group or team or in other departments

-

Contribution level to the accomplishments of the company

After a certain period of time, these KPI will be reviewed for amendments and
supplements.
2/ Evaluation of work performance of employees

Below is a number of KPIs which should be paid attention to as a base to evaluate
work performance of staff.
- Number: number of products sold or amount of work done is one of the indicators
for accomplishments. However, apart from quantity, quality should be high on
the agenda.
- Quality: the quality of work can be evaluated by a number of ways. Re-work
percentage or rejected work percentage is one of the quality indicators.
- Timely manner: deadline for completed work is also one of the indicators which
should be determined and advised to the staff in advance
- Cost effectiveness: costs for work should be applied to those who can control their
costs
- Creativeness: it is a little bit difficult to apply, however this is a measure for
evaluation. As for intellectual work, it is important.
- Evaluation of managers: it is the duty of managers to evaluate their staff as well as
advise them of the evaluating results


- Self-evaluation of the staff: the staff self-evaluate their work performance and
under many cases, they also compare against the evaluation made by their
managers.
- Evaluation of team/group: team members with different positions are required to
evaluate work performance of other members in the team. This approach shows
the general goals of the team and contribution made by each member can be
clearly evaluated.
- Evaluation center: work performance of staff is evaluated by professional
evaluators. Objectiveness is an advantage of this method as the evaluating results
are not impacted by the personal relations with the staff
- Management by objectives: work goals of the staff are determined with the
coordination of the relevant managers. Regular supervision and reviewing goals
will enable the staff to focus on how to achieve the set goals. Pre-determined

goals are reviewed as a base for setting new goals on a yearly basis.

VII. Conclusion
HR management plays such a pivotal role and this issue has become an increasingly
popular topic for research and analysis of managers/leaders and to be considered as
the most important and fundamental function of administration process. Personnel
selection methods, putting the right person at the right position must be appropriately
implemented within an enterprise. Moreover, regular observation of work
performance of the staff, professional training and development, and improvement of
skills and qualification of the staff are needed.
During HR management, it is a must for managers to know how to apply evaluation
methods aimed at understanding more about their staff as a base to put them at the
right position, promote them to higher position or on the contrary when demotion or
dismissal is needed.
There must be work encouraging programs, appropriate salary and bonus regime, and
other treatment regimes as a motivation to facilitate the high working spirit of the


employees for better work performance as well as to improve their material and
spiritual lives.
HRM is one of the fundamental functions of administration process as human beings
is always the most important factor of any enterprises. Therefore, selection, putting
the right person at the right position within the organizational structure is the highest
priority as the ultimate goal of managers or leaders.