Chương 3 phương pháp chứng từ

1

2


NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
3.1. Khái quát chung về phương pháp chứng từ
3.2. Hệ thống chứng từ
3.3. Luân chuyển chứng từ


3.1. Khái quát chung về phương pháp
chứng từ


3.1.1. Khái niệm PPCT và các yếu tố cấu
thành PPCT


Khái niệm phương pháp chứng từ
Là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự vận động của đối tượng HTKT cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho
lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ để phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán.


Các yếu tố cấu thành phương pháp
chứng từ
1. Hệ thống bản chứng từ: dùng để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng HTKT và là
căn cứ để ghi sổ
2. Kế hoạch luân chuyển chứng từ: nhằm thông tin kịp thời về các NV kinh tế phát sinh phản ánh trạng thái và sự biến động của các đối
tượng HTKT

3.1.2. Vị trí và tác dụng của
phương pháp chứng từ
- Là PP thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không ngừng
của đối tượng HTKT nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và sự
vận động của các đối tượng này.
- Hệ thống bản chứng từ hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cho việc bảo
vệ TS và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các MQH
KT pháp lý thuộc đối tượng HTKT.
- Là phương tiện thông tin hỏa tốc cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ
- Chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ
kinh tế, với trách nhiệm vật chất của các cá nhân,…
- Chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các NV kinh tế cho việc
ghi vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể


3.2. Hệ thống bản chứng từ
3.2.1. Bản chứng từ
- Bản chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của NV kinh tế phát sinh, là phương tiện thông tin về kết quả NVKT
đó.
- Mỗi bản chứng từ chứa đựng các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh .
- Mỗi bản chứng từ bao gồm các yếu tố:


3.2.1. Bản chứng từ

4


3.2.1. Bản chứng từ

* Yếu tố bổ sung
- Phương thức thanh toán
- Thời gian thanh toán
- Định khoản…


Các yêu cầu khi lập chứng từ
 Ghi tất cả các yếu tố trong chứng từ
 Nội dung, con số phải chính xác, rõ ràng
 Đối với số tiền ghi trên chứng từ vừa phải ghi bằng chữ vừa ghi
bằng số
 Đối với chứng từ có nhiều liên chỉ được ghi 1 lần qua giấy than
 Thủ trưởng và Kế toán trưởng không được ký sẵn trên chứng từ
trắng
 Khi có sai sót không được tẩy xoá, viết hỏng phải huỷ bỏ nhưng
không xé khỏi cuống


…


* Ý nghĩa của chứng từ kế toán


Cơ sở pháp lý cho mọi số liệu kế toán



Là cơ sở ghi sổ kế toán



Là cơ sở kiểm tra tình hình chấp hành chính sách chế độ tài chính kế toán



Là cơ sở pháp lý cho việc giải quyết tranh chấp khiếu tố


3.2.2. Phân loại chứng từ

• Phân loại theo công dụng của chứng từ:

- Chứng từ mệnh lệnh

detail

- Chứng từ chấp hành

detail

- Chứng từ thủ tục kế toán
- Chứng từ liên hợp

detail

detail

5

Chứng từ mệnh lệnh
Là những chứng từ mang tính quyết định của chủ thể quản lý. Nó chỉ biểu hiện nhiệm vụ cần phải thực hiện mà chưa
chứng minh kết quả của nhiệm vụ đó, chưa đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.
VD: Lệnh điều xe, lệnh xuất kho, lệnh chi tiền.


Chứng từ chấp hành (thực hiện)
- Là những chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành.
VD: Phiếu nhập kho, Phiếu thu, Phiếu chi ...
- Chứng từ thực hiện có thể làm căn cứ ghi sổ


Chứng từ thủ tục kế toán
-

Là những chứng từ tổng hợp tiện lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu

- Khi sử dụng chứng từ loại này phải có chứng từ ban đầu kèm theo
VD: Bảng kê tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ.


Chứng từ liên hợp
Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hay 3 loại chứng từ đã nêu trên
VD: Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng kiêm vận chuyển nội bộ...


3.2.2. Phân loại chứng từ
• Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:
- Chứng từ bên trong

- Chứng từ bên ngoài
detail

detail


Chứng từ bên trong
Là những chứng từ lập trong phạm vi nội bộ đơn vị hạch toán, không phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế.
Ví dụ: Bảng thanh toán tiền lương, giấy đề nghị tạm ứng…


Chứng từ bên ngoài
Là chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị hạch toán nhưng được lập ở đơn vị # gửi về
VD: Giấy báo nợ, giấy báo có, hóa đơn mua hàng,…


3.2.2. Phân loại chứng từ
•

Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ:
- Chứng từ ghi 1 lần detail
- Chứng từ ghi nhiều lần detail


Chứng từ ghi 1 lần
Là chứng từ dùng để ghi chép 1 lần 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại, cùng
1 thời gian cùng 1 địa điểm.
Ví dụ: Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi.

Chứng từ ghi nhiều lần
Là chứng từ ghi 1 loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần trong kỳ hạch toán. Sau mỗi lần ghi các con số trước đều được

cộng dồn

.

Ví dụ: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức.


3.2.2. Phân loại chứng
từ
•

Phân loại theo tính cấp bách của thông tin:
- Chứng từ báo động detail
- Chứng từ bình thường detail


Chứng từ bình thường
Là những chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh diễn ra thường xuyên, hợp quy luật (nằm trong kế hoạch, định mức
đã được duyệt). Trên chứng từ không có dấu hiệu gì đặc biệt
VD: phiếu thu, phiếu chi…


Chứng từ báo động
Là chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế (vượt
định mức)
VD: giấy báo nợ vay quá hạn, giấy báo nộp phạt do nộp thuế chậm … Trên chứng từ này thường có dấu hiệu chỉ rõ mức báo động
(vạch xanh, đỏ)