Báo cáo thực tập: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHUYÊN ĐỀ:
TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH
NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG

Sinh viên

: Thân Thị Lan Anh

Lớp

: Đại học Lưu trữ học K2B

Người hướng dẫn

: Chuyên viên Đặng Ngọc Anh

Hà Nội, 2017


MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư -Lưu trữ............................3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc Giang......................................3

1.1.1 Lịch sử hình thành của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc
Giang.............................................................................................................3
1.1.2 Chức năng..................................................................................5
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................5
1.1.4 Cơ cấu tổ chức............................................................................6
1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức:........................................................................6
1.1.4.2Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc..........7
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp Chi cục Văn thư- Lưu trữ.............7
1.2.1. Chức năng.................................................................................7
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................7
1.2.3. Cơ cấu tổ chức...........................................................................8
Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn thưLưu trữ...............................................................................................................10
2.1 Hoạt động quản lý.......................................................................10
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ................................................................................................................10
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Chi cục Văn thư- Lưu trữ...................12


2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn thư- Lưu
trữ................................................................................................................12
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý
công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ................13
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công
tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan...............................................................13
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...................................................................13
2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư.....................................................13
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản.............................................14
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến....................................15

2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.....................................17
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu..................................................19
2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ......................................................20
2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ...........................21
2.2.2.2. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ........................................22
2.2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu..........................................23
2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu......................................................24
2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu
trữ................................................................................................................25
2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................25
2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..............26
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc
Giang và một số đề xuất khuyến nghị..............................................................30


3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được......................................................................................30
3.1.1 Sắp xếp các cặp, hộp tài liệu lên giá trong kho........................30
3.1.2 Kiểm đếm tài liệu mang ra tu bổ, phục chế của Sở y tế...........30
3.1.3 Xuất, Nhập tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả.............................31
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu
trữ của cơ quan............................................................................................32
3.2.1 Về Công tác Văn thư................................................................32
3.2.1.1. Ưu điểm................................................................................32
3.2.1.2. Hạn chế.................................................................................33
3.2.2 Về Công tác Lưu trữ.................................................................33
3.2.2.1. Ưu điểm................................................................................33
3.2.2.2. Hạn chế.................................................................................33
3.3 Một số khuyến nghị.....................................................................34
3.3.1 Đối với Chi cục Văn thư- Lưu trữ............................................34

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư- lưu trữ của Khoa, Trường................35
C. PHẦN KẾT LUẬN......................................................................................36
D.PHỤ LỤC.......................................................................................................37


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Thực tập cuối khóa là một khâu rất quan trọng trong quá trình đào tạo của
tất cả các nghành. Đợt thực tập tạo điều kiện cho sinh viên vận dụng những kiến
thức đã học vào thực tế công việc tại cơ sở thực tập, qua đó sinh viên có thể so
sánh những kiến thức lí luận đã được trang bị trong quá trình đào tạo với thực
tiễn tại cơ sở thực tập. Từ đó giúp sinh viên có thể luyện tập các kĩ năng nghiệp
vụ, nâng cao ý thức trách nhiệm của một người công chức trong tương lai. Sau
quá trình học tập và rèn luyện tại trường, ngày 10/01/2017 được sự giới thiệu
của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Ban lãnh đạo Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh
Bắc Giang đã tạo điều kiện cho tôi thực tập tại cơ quan, đây thực sự là cơ hội
quý báu giúp bản thân tôi gắn lí thuyết với thực hành, rèn luyện kĩ năng nghiệp
vụ và tích lũy kinh nghiệm phục vụ tốt cho tương lai.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đã và đang đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về Văn thư, Lưu trữ có
chất lượng, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Đặc biệt với mục đích học đi đôi với
hành, hàng năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viên
năm thứ tư đi thực tập ngành nghề nhằm mục đích:
- Giúp sinh viên củng cố kiến thức đã được trang bị đồng thời từng bước
gắn học với hành, lý luận gắn với thực tiễn.
- Giúp sinh viên làm quen và tăng cường kỹ năng ngành nghề, năng lực
chuyên môn đã được đào tạo.
- Giúp sinh viên hệ thống hóa và tăng cường củng cố những kiến thức cơ
bản thuộc chuyên ngành.
Qua ba tháng thực tập tại Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang tôi xin

trình bày kết quả báo cáo thực tập cuối khóa bao gồm nội dung như sau :
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
Chương2: Thực trạng công tác lưu trữ ( hoặc công tác văn thư- lưu trữ)
của cơ quan, tổ chức
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,
1


khuyến nghị
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, các đồng chí Lãnh đạo Chi cục
Văn thư lưu trữ và các đồng chí cán bộ công chức, viên chức công tác tại Chi
cục Văn thư Lưu trữ đã tiếp nhận và tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành nhiệm
vụ trong đợt thực tập này. Đặc biệt là sự hướng dẫn trực tiếp của chị Đặng Ngọc
Anh đã giúp tôi hiểu sâu hơn về nhiệm vụ và công việc của mình. Qua đây, tôi
xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới quý Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu trữ đã
tận tình hướng dẫn tôi trong thời gian qua.
Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên
“Báo cáo thực tập” của tôi cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của tôi được
hoàn chỉnh hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 10 tháng 03 năm 2017
Sinh viên
Thân Thị Lan Anh

2


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư -Lưu trữ

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc Giang.
1.1.1 Lịch sử hình thành của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc
Giang.
Nghị quyết của Quốc hội nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa khóa II, kỳ
họp thứ 5, ngày 27/10/1962 đã phê chuẩn việc hợp nhất hai tỉnh Bắc Giang và
Bắc Ninh thành một đơn vị hành chính mới, lấy tên là Hà Bắc, tỉnh lỵ đặt tại thị
xã Bắc Giang. Sau khi sáp nhập, công tác văn thư- lưu trữ được quan tâm và coi
trọng hơn trong nhiệm vụ tổng thể của Văn phòng. Một sự kiện quan trọng đối
với công tác lưu trữ của tỉnh Hà Bắc thời kỳ này nói riêng và lịch sử nghành Lưu
trữ tỉnh Hà Bắc nói chung đó là việc xây dựng Kho Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn
phòng UBHC theo Quyết định số 603/TCDC ngày 06/09/1965 tỉnh Hà Bắc.
Ngày 07/01/1997 UBND tỉnh ra Quyết định số 01/UB v/v thành lập Sở,
cơ quan ngang Sở, cơ quan trực thuộc UBND tỉnh Bắc Giang. Kho Lưu trữ tỉnh
Bắc Giang được thành lập thuộc văn phòng UBND tỉnh, đây là bộ phận thuộc
Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng, nhiệm vụ theo sự phân công, chỉ đạo,
lãnh đạo trực tiếp của Văn phòng UBND tỉnh nhằm đảm bảo, gìn giữ số lượng
tài liệu đang được bảo quản trong Kho cũng như tiến hành chỉnh lý thu nộp tài
liệu của cơ quan đơn vị đóng trên địa bàn tỉnh Bắc Giang
Trải qua 20 năm hình thành và phát triển ( 1997- 2017 ) Chi cục Văn thưLưu trữ tỉnh Bắc Giang hiện đang quản lý khoảng 997,5 mét giá tài liệu với tổng
số trên 37 phông gồm các loại hình tài liệu như: Tài liệu hành chính, tài liệu
nghe nhìn, khối hồ sơ kỷ vật của cán bộ đi B…
Tài liệu hành chính
Với số lượng hơn 1.032 m/giá của 50 phông, trong đó có rất nhiều phông
tài liệu quan trọng như phông: Sở tư pháp, Ty tài chính, Ty thương nghiệp Bắc
Giang, Thanh tra tỉnh Hà Bắc, Cục thuế tỉnh Hà Bắc, sở xây dựng tỉnh Hà Bắc,
sở giáo dục và đào tạo tỉnh Hà Bắc, Ban tổ chức chính quyền tỉnh Bắc Giang, Sở
3

y tế tỉnh Bắc Giang, Phông chi cục Lưu trữ,Sở Lao động TB&XH tỉnh Bắc
Giang ,Uỷ ban DS - Kế hoạch hoá gia đình tỉnh Bắc Giang , Sở Công nghiệp và
Tiểu thủ công nghiệp tỉnh Bắc Giang, Sở Tài chính Vật giá tỉnh Bắc Giang, Sở
Khoa học công nghệ môi trường tỉnh Bắc Giang,Ty Văn hoá - Thông tin tỉnh Hà
Bắc … là những tài liệu có ý nghĩa lịch sử, chính trị xã hội to lớn, thể hiện
những chặng đường của cách mạng Việt Nam.
Khối hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B
Khối hồ sơ, kỷ vật chiếm một số lượng lớn trong phông (285 mét giá) với
gần 56.000 bộ hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B. Cán bộ đi B- đó là những cán bộ,
chiến sĩ Miền Nam tập kết ra Bắc, tham gia lao động sản xuất trên Miền Bắc và
những cán bộ Miền Bắc theo yêu cầu của cán bộ Cách mạng đã vào Nam công
tác theo con đường Dân sự.
Tài liệu được sắp xếp và phân loại theo tên gọi địa dư (tên tỉnh, hay thành
phố là nơi sinh hoặc quê quán của cán bộ). Tiếp theo trong từng tỉnh thành, hồ sơ
được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tên gọi của cán bộ. Kết quả chỉnh lý khối tài
liệu khoa học này cho thấy có 55.710 hồ sơ cán bộ đi B từ 89 tỉnh,thành trong cả
nước (theo địa giới hành chính giai đoạn 1945 đến 1975); trong đó có 147 cán bộ đi
B có quê quán từ các tỉnh của Trung Quốc, Lào, Campuchia,Thái Lan.
Tới nay số lượng hồ sơ đi B đã trả được là : 4503 hồ sơ
Số lượng cán bộ còn kỷ vật :3403 người
Riêng tỉnh Bắc Ninh và các đơn vị hành chính liên quan đến Bắc Giang có
1288 hồ sơ cán bộ đi B,trong đó :
Tỉnh Bắc Giang : 08 hồ sơ
Tỉnh Hà Bắc :1276 hồ sơ
Cán bộ có quê quán từ CamPuchia : 03 hồ sơ
Cán bộ có quê quán từ Trung Quốc : 01 hồ sơ
Tài liệu nghe nhìn
Trung tâm đang bảo quản trên 115 bộ phim gồm cả phim tài liệu và phim
điện ảnh. Những bộ phim này phản ánh các sự kiện lịch sử, hoạt động của lãnh
đạo Đảng và Nhà nước, cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân

4


Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong
thời điểm chiến tranh ở Việt Nam. Trung tâm còn quản lý 1.000 tấm ảnh và 115
cuốn phim nhựa thời kỳ tỉnh Hà Bắc, hơn 100 cuộn băng VHF và gần 116 đĩa,
băng video.
1.1.2 Chức năng
Quyết định số 79/QĐ-UBND ngày 30/7/2010 của UBND tỉnh Bắc Giang
về việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ có quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Chi cục như sau:
+ Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức
năng giúp Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định
của pháp luật;
+ Chi cục Văn thư- Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của chi cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;
+ Chi cục Văn Thư – Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng và kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định
pháp luật.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Giúp Giám đốc sở Nội Vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng
năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về
văn thư, lưu trữ;
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ;
+ Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh’’;

+ Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết
giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,
5


lưu trữ;
+ Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ;
+ Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện báo cáo. Thống kê văn thư, lưu trữ;
+ Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.
- Giúp giám đốc sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của tỉnh.
+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu đến hạn nộp lưu;
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
+ Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
+ Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
+ Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức thực hiện nhiệm vụ khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện một số dịch vụ công tác về lưu trữ;
+ Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc
Sở Nội vụ quy định.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức:
-Lãnh đạo Chi cục:
+ Chi cục trưởng và 02 Phó Chi cục trưởng. Chi cục Cơ cấu tổ chức gồm:
Chi cục trưởng do Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm và hướng dẫn
phụ cấp chức vụ hệ số 0,7. Phó Chi cục trưởng do giám đốc sở nội vụ bổ nhiệm,

miễn nhiệm và hưởng vụ cấp chức vụ hệ số 0,5.
• Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước giám
đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Văn thư và
Lưu trữ; đồng thời là chủ tài khoản của Chi cục.
• Các Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng theo dõi chỉ đạo và tổ chức
triển khai thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Chi cục trưởng; chịu trách
6


nhiệm cá nhân trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về các lĩnh vực, công
việc được phân công phụ trách.
1.1.4.2 Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc
- Các Phòng chuyên môn, trước mắt có 02 phòng, gồm:
+ Phòng hành chính - tổng hợp;
+ Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ;
- Đơn vị sự nghiệp: Trung tâm lưu trữ.
+ Biên chế của Chi cục: Gồm biên chế hành chính (lãnh đạo chi cục và
các phòng chuyên môn), biên chế sự nghiệp (Trung Tâm Lưu Trữ) do UBND
tỉnh giao hằng năm trong tổng biên chế HCSN của Sở Nội vụ.
+ Trước mắt chuyển 03 chỉ tiêu biên chế hành chính của văn phòng Quản
lý Văn thư Lưu trữ và 10 biên chế sự nghiệp của Trung tâm Lưu trữ sang Chi
cục. Khi Bộ Nội vụ giao bổ sung biên chế hành chính năm 2010, Sở Nội vụ trình
chủ tịch UBND tỉnh giao bổ sung biên chế cho Chi cục.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp Chi cục Văn thư- Lưu trữ
Theo Quyết định số 02/QĐ – CCVTLT ngày 18/02/2011 của Chi cục Văn thư
- Lưu trữ về việc ban hành Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư Lưu trữ có quy
định nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính – Tổng hợp như sau:
1.2.1. Chức năng
Phòng Hành chính - Tổng hợp có chức năng tham mưu và tổ chức thực

hiện các nhiệm vụ thuộc công tác hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự, thông
tin tổng hợp; quản lý cộng sản, công tác quản trị và bảo đảm cơ sở vật chất, điều
kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động của Chi cục.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Quản lý công tác văn thư, in ấn văn bản, lưu trữ hiện hành của Chi cục.
Kiểm soát nội dung và thể thức văn bản trước khi phát hành theo quy định.
Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước;
- Giúp lãnh đạo Chi cục quản lý công chức, viên chức thuộc quyền quản
lý của Chi cục thực hiện các quy định của Nhà nước, nội quy, quy chế của cơ
7


quan; theo dõi chấm điểm thi đua của các phòng trực thuộc và từng công chức,
viên chức; tham mưu cho Chi cục trưởng xét khen thưởng và xử lý kỉ luật đối
với công chức viên chức theo quy định;
- Phối hợp với các bộ phạn xây dựng chương trình công tác tháng, quý,
năm của Chi cục. Dự thảo các báo cáo của Chi cục theo định kỳ và theo yêu cầu;
- Lập kế hoạch tài chính, đảm bảo kinh phí hoạt động của Chi cục; báo
cáo dự toán, quyết toán ngân sách theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo
chế độ và các chính sách, chế độ đãi ngộ khác đối với công chức, viên chức
thuộc Chi cục;
- Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản của Chi cục theo quy định
của pháp luật; công tác bảo vệ, vệ sinh và trực cơ quan;
- Tổ chức đón tiếp khách trong và ngoài tỉnh đến liên hệ công tác với Chi
cục. Đảm bảo các điều kiện về vật chất phục vụ phiên họp, hôi nghị của Chi cục;
- Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp được thừa lệnh Chi cục trưởng ký
một số văn bản như: giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, thông báo
của cơ quan, sao lục văn bản gửi đến Chi cục, công văn giải quyết công việc nội
bộ cơ quan hoặc các công việc giao dịch khác khi được Chi cục trưởng ủy
quyền, giao nhiệm vụ;

- Thực hiện những nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
- Trưởng phòng: Là người chịu trách nhiệm cá nhân trước Lãnh đạo Chi cục
về mọi hoạt động của phòng được giao phụ trách. Trưởng phòng có nhiệm vụ, quyền
hạn sau:
+ Phân công nhiệm vụ cho CCVC và người lao động trong phòng sau khi đã
báo cáo lãnh đạo Chi cục phụ trách. Tổ chức thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ của
phòng;
+ Chủ động phối hợp với các phòng và CCVC trong cơ quan về việc cung cấp
thông tin và trao đổi nghiệp vụ để giải quyết công việc thuộc chức năng của phòng.
Những vấn đề không thuộc thẩm quyền, trưởng phòng phải báo cáo lãnh đạo Chi cục
phụ trách để giải quyết;
8


Quản lý CCVC và người lao động theo phân cấp quản lý và quản lý cán bộ;
điều hành hoạt động của phòng; duy trì kỷ luật lao động; xây dựng kế hoạch học tập,
bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CCVC trong phòng và bản thân;
- Phó Trưởng phòng: được Trưởng phòng giao phụ trách một số công việc
cụ thể của phòng; thay mặt Trưởng phòng giải quyết công việc được phân công,
đồng thời chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo Chi cục về công việc đó.
Khi Trưởng phòng đi vắng, Phó Trưởng phòng được ủy quyền giải quyết, điều hành
công việc của phòng , sau đó báo cáo ngay với Trưởng phòng khi Trưởng phòng có
mặt về nhừng việc mình đã giải quyết và những tồn tại để Trưởng phòng nắm được
giải quyết tiếp.

9


Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn thưLưu trữ

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ngoài hoạt động nghiệp
vụ thì hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng, được ví như kim chỉ nam của
công tác Văn thư- Lưu trữ trong cơ quan. Vì vậy, các cơ quan tổ chức nói chung
và Chi cục Văn thư- Lưu trữ nói riêng luôn quan tâm và chú trọng hoạt động
quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ.
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ
Công tác Văn thư của Chi cục Văn thư- Lưu trữ chịu sự quản lý trực tiếp
của Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp. Trưởng phòng Hành chính - Tổng
hợp là người tham mưu, giúp việc cho Chi cục trưởng, điều hành mọi hoạt động
của Chi cục. Bên cạnh đó, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp còn theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn các cán bộ làm công tác Văn thư các nghiệp vụ
thuộc phạm vi, quyền hạn của mình.
Ngay từ khi thành lập, Công tác Văn thư của Chi cục Văn thư- Lưu trữ đã
được quan tâm, chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vì bộ phận Văn thư cơ quan được
ví như cả bộ mặt của cơ quan. Nếu làm tốt Công tác Văn thư thì các hoạt động
của Chi cục mới thực hiện tốt. Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn và thực hiện
luôn gắn với các Văn bản Quy phạm pháp luật, các Văn bản hướng dẫn chỉ đạo
nghiệp vụ về Công tác Văn thư của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị
định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
10

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ…
Ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhất
trong các khâu nghiệp vụ, từ khi thành lập cho đến nay Chi cục Văn thư- Lưu
trữ còn ban hành các văn bản quy định cụ thể về Công tác văn thư của Chi cục
như:
- Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04/09/2013 của UBND tỉnh
Bắc Giang về Quy định công tác Văn thư- Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Giang
- Quyết định số 654/QĐ-SNV ngày 14/10/2015 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc
Giang về việc Ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ
lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 và Thông tư số
13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội Vụ ban hành Danh mục thành
phần hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ Ban hành
Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Đối với các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, Chi cục Văn thư- Lưu
trữ luôn thực hiện theo đúng các văn bản chỉ đạo của nhà nước:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000…

Ngoài ra Trung tâm còn ban hành:
11


- Quyết định số 01/QĐ-VP ngày 03/01/2003 của Chánh Văn phòng
UBND tỉnh Về việc cho phép tiêu hủy tài liệu lưu trữ;
- Công văn 376 ngày 03/07/2002 của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
ban hành về việc trao đổi nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Hằng năm, Ban Giám đốc Chi cục còn tổ chức cho cán bộ Văn thư, Lưu
trữ tham gia tập huấn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các văn
bản chỉ đạo nên công tác Lưu trữ sớm đi vào nề nếp và có chất lượng, hiệu quả.
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Chi cục Văn thư- Lưu trữ
Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị Phòng, ban thuộc Chi cục lập hồ sơ
và nộp toàn bộ văn bản, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan. Cán bộ Lưu trữ kiểm tra
tài liệu, làm thủ tục rồi chuyển toàn bộ vào Kho Lưu trữ tại tầng 4 và phòng trệt
tại UBND tỉnh Bắc Giang. Hồ sơ, tài liệu được quản lý tập trung thống nhất,
tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu của cơ quan.
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn thư- Lưu
trữ
Có thể nói, Công tác Văn thư – Lưu trữ là một trong những công việc
quan trọng của cơ quan tổ chức nói chung và Chi cục Văn thư- Lưu trữ nói
riêng. Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ thì mọi công việc của cơ quan mới ổn
định được. Đồng thời, Chi cục Văn thư- Lưu trữ là một Cơ quan Lưu trữ thuộc
Sở Nội Vụ tỉnh Bắc Giang nên hơn bao giờ hết hoạt động nghiên cứu khoa học
và ứng dụng các thành tựu khoa học vào Công tác Văn thư – Lưu trữ ngày càng
được chú trọng. Cụ thể, nhiều cán bộ Lưu trữ của Chi cục đã thực hiện những đề
tài nghiên cứu để ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ.
Hay đơn giản hơn, việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ được Chi
cục Văn thư- Lưu trữ thực hiện trong việc áp dụng các tiêu chuẩn bìa, cặp, hộp,

giá đựng tài liệu theo tiêu chuẩn của Bộ Khoa học và Công nghệ. Nhờ việc ứng
dụng các thành tựu khoa học và Công nghệ nên Cán bộ làm Công tác Văn thư –
Lưu trữ của cơ quan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của cấp trên giao phó.

12


2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý
công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư Lưu trữ của Chi cục Văn thư- Lưu trữ do hai cán bộ làm
công tác kiêm nhiệm cả Văn thư và Lưu trữ. Hai cán bộ đều tốt nghiệp chuyện
ngành Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên nắm vững các
khâu nghiệp vụ cơ bản của Công tác Văn thư – Lưu trữ. Trong quá trình làm
việc, hai cán bộ trẻ luôn chịu khó tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm các văn bản mới
hướng dẫn về Công tác Văn thư và Lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.
Đồng thời, Chi cục Văn thư- Lưu trữ là một cơ quan Lưu trữ nên các cán bộ,
chuyên viên của Trung tâm đa phần tốt nghiệp đúng chuyên ngành Văn thư –
Lưu trữ. Hằng năm Chi cục cũng tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ cho các cán bộ, công chức trong cơ quan.
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công
tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan
Để nắm bắt tình hình, thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn
thư- Lưu trữ , hằng năm vẫn có bộ phận thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước đến kiểm tra tình hình thực hiện các nghiệp vụ về Văn thư - Lưu trữ
của Chi cục. Qua mỗi lần kiểm tra, các cán bộ Văn thư- Lưu trữ của Chi cục rút
ra được bài học và có nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc. Bên cạnh đó, tài
liệu sản sinh của Chi cục Văn thư- Lưu trữ phản ánh đúng chức năng và nhiệm
vụ của cơ quan nên số tài liệu sản sinh ra có giá trị vô cùng lớn. Vì thế, đối với
những trường hợp làm mất mát, thất lạc tài liệu của cơ quan đều bị xử lý theo
quy định của Pháp luật và đặc biệt là theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 – Văn

bản Luật có giá trị pháp lý cao nhất của ngành Lưu trữ.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư
- Công tác văn thư gắn liền với việc hoạt động chỉ đạo điều hành công
việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức một phần
phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không. Vì thế mà công tác Văn thư
trong các cơ quan tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong
13


công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những
trọng tâm được tập trung đổi mới.
Thực tế, Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang áp dụng hình thức văn
thư tập trung. Mọi văn bản đến và văn bản đi đều tập trung tại lưu trữ cơ quan để
làm thủ tục đăng ký. Sau khi thủ tục đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý văn
bản đi đến, cán bộ lưu trữ sẽ trình lãnh đạo chi cục cho ý kiến và cuối cùng sẽ
nhân bản để chuyển giao tới các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Ngoài hai cán
bộ chuyên trách về văn thư cơ quan thì các phòng , đơn vị của Chi cục không có
văn thư riêng
- Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác Văn thư trong hoạt động
của cơ quan, Chi cục đã có sự quan tâm đúng mức, có biện pháp tổ chức văn thư
hợp lý mang lại hiệu quả cho công tác công văn giấy tờ của cơ quan. Góp phần
làm tăng năng xuất, chất lượng giải quyết công việc và làm tốt công tác Văn thư
sẽ tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ và các công tác khác của cơ quan.
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang là đơn vị sự nghiệp trực thuộc
Sở Nội Vụ – Cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Sở Nội vụ quản lý
Văn thư- Lưu trữ trên phạm vi cả tỉnh. Vì vậy, các văn bản của Chi cục được
soạn thảo, ban hành rất được chú trọng về hình thức và nội dung, thực hiện đúng
theo tinh thần của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ,

Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Một điều
quan trọng hơn có thể thấy, Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang không có
thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật mà căn cứ theo thẩm
quyền thì Chi cục chỉ có thể ban hành các loại văn bản hành chính thông thường
như: Quyết định (cá biệt), chương trình, kế hoạch, thông báo, tờ trình, biên bản,
công văn, báo cáo…
Hiện nay, các văn bản liên quan đến đơn vị nào thì đơn vị đó soạn thảo,
sau đó trình lên Phó Chi cục xem xét bản thảo, sửa những sai sót và ký nháy vào
văn bản. Tiếp theo, văn bản được chuyển xuống cho văn thư đánh máy, in ra
thành văn bản rồi chuyển lại cho đơn vị soạn thảo kiểm tra lại. Văn bản sau khi
14


được đơn vị kiểm tra lại sẽ được chuyển đến Trưởng phòng Hành chính- Tổng
hợp kiểm lại một lần cuối cùng rồi trình lên người có thẩm quyền ký văn bản.
Văn bản có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ Văn thư sẽ photo ít
nhất 03 bản (01 bản gửi cho cơ quan, đơn vị hoặc người nhận, 01 bản lưu ở văn
thư và còn lại 01 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu.
Bước cuối cùng là cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục chuyển giao văn bản.
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến
Công tác quản lý văn bản đi, đến của Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc
Giang được thực theo đúng tinh thần Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thường quản lý những loại văn bản: Văn
bản đi, văn bản đến, văn bản mật. Chi cục luôn đảm bảo tính thống nhất, chính
xác, nhanh chóng kịp thời và an toàn trong quá trình tổ chức và quản lý văn bản
đi đến
a.Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Trước hết, các văn bản đi sẽ được cán bộ văn thư của Chi cục kiểm tra

lại thể thức, hình thức và kĩ thuật soạn thảo văn bản.
- Ghi số; ngày tháng năm cho văn bản đi. Mỗi một văn bản đi đều được
đánh một số liên tiếp bằng chữ số Ả Rập. Ngày tháng văn bản được đánh theo
ngày tháng thực tế và theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV.
- Đăng kí văn bản đi: Việc đăng kí văn bản đi được thực hiện vào phần
mềm quản lý văn bản và điều hành của Chi cục. Cán bộ văn thư nhập các dữ
liệu: số, ký hiệu của văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung
văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản
và những điểm đáng chú ý khác (nếu có) vào phần mềm quản lý văn bản đi. Do
số lượng văn bản đi hàng năm của Chi cục không nhiều và nhất là số lượng văn
bản mật đi rất ít nên văn thư đã đăng ký chung cả văn bản đi thường và văn bản
đi mật vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Sau một năm sẽ in thành
quyển và lưu lại.
15


(Phần mềm quản lý văn bản và điều hành xem ảnh ở Phụ lục )
- Sau khi đăng kí văn bản đi, cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục nhân bản,
đóng dấu cơ quan và các loại dấu mật, khẩn nếu có.
- Làm thủ tục phát hành và chuyển giao văn bản đi: Căn cứ vào độ dày,
kích thước của văn bản để lựa chọn mẫu bì cho phù hợp với văn bản. Mẫu bì
được in sẵn, có logo của Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang và số điện
thoại trên bì. Hiện tại, Chi cục có loại sổ chuyển giao văn bản đi đó là sổ chuyển
giao văn bản đi tới Ban lãnh đạo, đơn vị và cá nhân trong cơ quan. Chi cục
không lập sổ chuyển giao văn bản qua đường bưu điện. Đối với các văn bản
khẩn được đóng dấu theo quy định.
- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi lưu 02 bản (01 bản lưu tại Văn thư và 01
bản lưu tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ.
b.Quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo nguyên tắc, toàn bộ các văn bản gửi đến Chi cục Văn thư- Lưu trữ

tỉnh Bắc Giang đều phải tập trung ở bộ phân Văn thư để làm thủ tục đăng kí sau
đó mới chuyển giao đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Quy trình quản lý
và giải quyết văn bản đến như sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến: Khi văn bản được gửi đến cơ quan cán
bộ văn thư kiểm tra xem văn bản đã gửi đúng Chi cục hay không (nếu không
đúng cán bộ văn thư phải gửi lại hoặc báo người có thẩm quyền xem xét, cho ý
kiến). Bên cạnh đó, cán bộ văn thư còn kiểm tra mức độ an toàn của văn bản
xem bì văn bản có bị rách, mất hoặc gửi chậm văn bản phải báo ngay cho người
có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến.
- Phân loại, bóc bì văn bản: việc phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số
đến, ngày đến được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Việc phân loại
được thực hiện rất khoa học. Đối với việc bóc bì, khi nhận được văn bản có
đóng dấu hoả tốc, khẩn, hoả tốc hẹn giờ, cán bộ văn thư của Chi cục luôn bóc bì
trước và làm các thủ tục, sau đó trình lãnh đạo cơ quan cho ý kiến giải quyết.
Những văn bản mật, cán bộ văn thư của Chi cục chỉ bóc bì ngoài và giữ nguyên
bì trong khi trình lãnh đạo cơ quan. Quan trọng hơn, đối với văn bản ngoài bì
16


ghi rõ tên người nhận thì cán bộ văn thư cũng không bóc bì và phải gửi tận tay
cho người nhận.
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến: Đối với việc đóng dấu đến cho văn
bản, mỗi văn bản gửi đến Chi cục đều được cán bộ văn thư đóng dấu đến sau đó
ghi ngày tháng năm cho văn bản đến. Dấu đến được đóng ở dưới số kí hiệu và
trích yếu nội dung (đối với những văn bản không có tên loại). Dấu đến được
đánh từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hàng năm (Dấu đến của Chi cục xem tại phụ lục )
- Đăng kí văn bản đến: Cũng như văn bản đi, văn bản đến không được
đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến mà trước khi được chuyển giao, văn bản
được đăng kí trực tiếp vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành (xem ảnh

phụ lục ). Văn bản mật đến cũng được đăng kí chung bằng một hệ thống số và
quản lý chung vào phần mềm.
- Trình và sao văn bản đến: Sau khi đã đăng kí văn bản đến. Cán bộ văn
thư trình lên Phó Chi cục cho ý kiến chỉ đạo. Nhận được ý kiến chỉ đạo, cán bộ
văn thư sẽ sao văn bản để gửi tới các phòng, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết.
- Chuyển giao văn bản đến: Theo như sự phân công nhiệm vụ giải quyết
của Phó Chi cục cho ý kiến các đơn vị, cá nhân giải quyết công việc ở phía lề
trái của văn bản. Cán bộ văn thư sao đúng, đủ theo số lượng văn bản gửi tới các
đơn vị. Việc chuyển giao văn bản cũng phải đăng kí vào sổ. Hiện tại Văn thư có
sổ chuyển giao văn bản đến năm 2016.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Các Phòng, đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc theo đúng quy định và thời hạn.
Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp là người trực tiếp tổng hợp tình hình giải
quyết văn bản đến. Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc giao
nhận văn bản có kịp thời, chính xác hay chưa kịp thời chính xác và nhắc nhở các
đơn vị giải quyết công việc theo đúng thời hạn quy định.
2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
* Công tác lập hồ sơ:
17


Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết
công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các
đặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo
phương pháp khoa học.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ được lập trong
quá trình giải quyết công việc và hoàn thành sau khi công việc kết thúc, sẽ được
giao nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định của cơ quan và theo Luật lưu trữ
Việt Nam. Việc lập hồ sơ hiện hành tốt có tác dụng nâng cao hiệu suất, chất

lượng công tác, giúp cơ quan quản lý văn bản được chặt chẽ và tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ việc lập hồ sơ hiện hành được tiến hành rất
tốt do Chi cục là cơ quan quản lý trong tỉnh về công tác văn thư lưu trữ do đó
việc gương mẫu đi đầu là việc làm thiết yếu, hơn nữa còn do ý thức trách nhiệm
của cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
Các cán bộ, nhân viên trong Chi cục luôn ý thức được công tác lập hồ sơ
hiện hành, mở hồ sơ ngay từ khi được giao giải quyết công việc. Cơ quan chưa
có Danh mục hồ sơ do đó việc lập hồ sơ thường theo các đặc trưng khác nhau
như: đặc trưng vấn đề, thời gian, tên loại...
* Về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
- Khi lập hồ sơ công việc xong nghĩa là khi công việc kết thúc thì các
phòng ban, đơn vị và cá nhân được phải giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Chi cục.
- Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ tạm thời, nghỉ
hưu trí sẽ phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, để cơ quan phân
công cho người kế nhiệm tiếp tục lập hồ sơ.
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Chi cục là 01 năm kể từ khi công
việc kết thúc công chức, viên chức được giao giải quyết công việc có trách
nhiệm phải nộp lưu hồ sơ, tài liệu, đối với tài liệu xây dựng cơ bản thì thời hạn
là 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
- Trường hợp các Phòng, Trung tâm, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài
liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Chi cục trưởng đồng
18


ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan, thời gian
giữ lại hồ sơ, tài liệu của các phòng, Trung tâm, cá nhân không quá 02 năm, kể
từ ngày đến hạn nộp lưu.
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu
Theo điều 2 Quyết định số 79/QĐ-UBND về việc thành lập Chi cục Văn

thư - Lưu trữ thì Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang là cơ quan chuyên
môn trực thuộc Sở Nội vụ, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng;
chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu
sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
trực thuộc Bộ Nội vụ.
Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành các văn bản,
đóng dấu nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tính
chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do cơ quan quản lý hành chính và
các chức danh nhà nước ban hành. Quản lý con dấu nhằm mục đích đề ngăn
ngừa tình trạng giả mạo gây tổn hại đến an ninh chính trị, kinh tế, quốc phòng
của đất nước, lợi ích của các cơ quan tổ chức và công dân. Việc quản lý con dấu
còn nhằm mục đích đảm bảo tính kỉ cương, ngăn ngừa sự tuỳ tiện trong việc ban
hành văn bản của cơ quan tổ chức.
Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang việc quản lý và sử dụng
con dấu được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban
hành ngày 24 tháng 08 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu, điều 23 của
Quyết định số 50/QĐ-CCVTLT về việc ban hành quy chế công tác văn thư lưu
trữ, ban hành ngày 5 tháng 11 năm 2011 và Thông tư số 07/TT-BNV của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Hiện nay Chi cục có tổng cộng 05 loại dấu:
- Dấu chức danh Chi cục trưởng;
- Dấu chức danh Phó Chi cục trưởng;
- Dấu cơ quan;
- Dấu sao;
- Dấu chứng thực ( có đóng dấu vào bản chứng thực tiểu sử và chứng thực
19


theo chuyên đề)
Hai dấu chức danh thì văn thư cơ quan quản lý và sử dụng còn dấu sao,

dấu chứng thực do Phó Giám đốc Chi cục lưu trữ quản lý.
Quy định quản lý và sử dụng con dấu trong Chi cục:
- Cán bộ văn thư và Phó Giám đốc Chi cục lưu trữ được giao nhiệm vụ
giữ và sử dụng con dấu của Chi cục và các loại dấu khác được thực hiện theo
đúng quy định nêu trên.
- Không được mang dấu ra khỏi khu vực đóng dấu khi không có sự chỉ
đạo của Chi cục trưởng.
- Không được tự ý giao con dấu cho người khác sử dụng khi không có sự
chỉ đạo của Chi cục trưởng bằng văn bản.
- Không được đóng dấu khống chỉ;
- Không đóng dấu đối với văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký
nháy của phòng chuyên môn soạn thảo văn bản, các bản sao có chữ ký không rõ
ràng, lem luốc.
- Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Đóng dấu giáp lai lên các bản hợp đồng, biên bản dự toán có nhiều
trang. Dấu được đóng vào khoảng giữa lề trái của văn bản
- Con dấu của Chi cục được đảm bảo an toàn trong kéo sắt. Trong trường
hợp văn thư vắng mặt phải giao cho người có thẩm quyền quản lý nhưng phải
được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan (có biên bản bàn giao dấu). Văn thư chỉ
đóng lên những văn bản có đầy đủ nội dung và thể thức, không đóng dấu khống.
2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ
Công tác lưu trữ là một hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu
trữ. Được thể hiện qua các nghiệp vụ: Tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tài
liệu và khai thác sử dụng tài liệu. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc
Giang công tác lưu trữ luôn đảm bảo thực hiện tốt các nghiệp vụ cơ bản trên.
Bên cạnh chức năng lưu trữ cơ quan thì Chi cục còn là lưu trữ lịch sử của tỉnh
do đó công tác lưu trữ được thự hiên đúng quy định của nhà nước và hoàn thành
tốt nhiệm vụ lưu trữ do Sở Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giao
20

Các văn bản bản về công tác lưu trữ Chi cục thực hiện:
- Luật lưu trữ;
- Công văn 283/VTLTNN-NVTW về việc ban hành bản hướng dẫn
chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng 09 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Bắc Giang ban hành quy định công tác Văn thư, Lưu trữ trên
địa bàn tỉnh Bắc Giang
- Công văn số 840/UBND - TTLT ngày 16/4/2007 của chủ tịch ủy ban
nhân dân tỉnh về việc thực hiện chỉ thị số 05/2007/CT- TTg về tăng cường bảo
vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Công văn số 441/UBND-TTLT ngày 22/02/2008 về việc thực hiện công
tác văn thư lưu trữ địa phương.
- Công văn số 635/ UBND-TTLT ngày 13/3/2008 về việc quản lý tài liệu
khi chia tách sát nhập cơ quan.
2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan
trọng của công tác lưu trữ, giúp Phông lưu trữ hoàn thiện và có giá trị.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào Chi cục bao gồm công tác
thu thập bổ sung tài liệu của Chi cục và công tác thu thập bổ sung tài liệu của
các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Trung tâm lưu trữ trực thuộc
Chi cục chính là một lưu trữ lịch sử của tỉnh do đó Chi cục có rất nhiều nguồn
nộp lưu.
* Thu thập đối với tài liệu của Chi cục:
- Lưu trữ cơ quan sẽ tiến hành thu thập tại văn thư cơ quan vì đây là nơi
lưu các tập lưu công văn đi và một số văn bản đến để bổ sung và hoàn chỉnh cho
các hồ sơ.
- Tiến hành thu thập tài liệu tại các phòng ban vào lưu trữ cơ quan khi tài
liệu công việc đã giải quyết xong và đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan vì
đây là nơi sản sinh ra tài liệu có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ

của cơ quan.
21