KHÓA LUẬN: THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM ILIB TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ, NINH BÌNH

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN HÓA THÔNG TIN VÀ XÃ HỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM ILIB
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ,
NINH BÌNH
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: KHOA HỌC THƯ VIỆN
: THS. PHẠM QUANG QUYỀN
: PHẠM THỊ CHÚC
: 1305KHTA012
: 2013-2017
: ĐH KHTV 13A

HÀ NỘI - 2017


LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian nghiên cứu đề tài, mặc dù đã có nhiều cố gắng song khóa
luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận
được sự đóng góp chỉ bảo của các thầy cô, cán bộ thư viện và bạn bè để đề tài
được hoàn thiện hơn.

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô trong Khoa
văn hóa Thông tin và Xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và các cán bộ
trong Trung tâm Thư viện - Thiết bị trường Đại học Hoa Lư đã tạo điều kiện
giúp em thực hiện khóa luận này.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Th.S Phạm Quang
Quyền - giảng viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp và Th.S Lê Thị Tuyết
Nhung - giảng viên hướng dẫn thực tập đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em trong
quá trình nghiên cứu đề tài, giúp em hoàn thành khóa luận này.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng sử dụng
phần mềm Ilib tại Thư viện Trường Đại học Hoa Lư” là kết quả nghiên cứu
của riêng em. Nội dung nghiên cứu trong khóa luận có sự tham khảo và sử
dụng tài liệu được đăng tải trên các công trình nghiên cứu, các tài liệu tham
khảo khác trên sách, báo tạp chí và trên các trang Web theo danh mục tài liệu
tham khảo khóa luận.
Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Chúc


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................4
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................6

CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU......................................................................7
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu..........................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu......................................................................3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................3
6. Giả thuyết nghiên cứu.....................................................................3
7. Phương pháp nghiên cứu.................................................................3
8. Kết cấu của khóa luận.....................................................................4
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................5
Chương 1..............................................................................................................5
KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ VÀ GIỚI
THIỆU VỀ HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB.............................5
1.1. Khái quát về Thư viện Trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình........5
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển................................................5
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của thư viện............................................6
1.1.3. Cơ cấu tổ chức...........................................................................7
1.1.4. Nguồn lực thông tin...................................................................8
1.1.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin...................................9
1.1.6. Cơ sở vật chất, trang thiết bị...................................................12
1.2. Giới thiệu về Hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib.........................12
Chương 2............................................................................................................15


THỰC TRẠNG SỬ DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ, NINH BÌNH...................15
2.1. Quá trình triển khai ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib
tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư...........................................................15
2.2. Thực trạng sử dụng phần mềm Ilib............................................19

2.2.1. Ứng dụng phân hệ Bổ sung.....................................................19
2.2.2. Ứng dụng phân hệ Biên mục...................................................22
2.2.3. Ứng dụng phân hệ Tra cứu trực tuyến – OPAC......................29
2.2.4. Ứng dụng phân hệ Lưu thông tài liệu (Mượn/trả tài liệu và
quản lý bạn đọc)..........................................................................................33
2.2.5. Ứng dụng phân hệ Quản lý kho..............................................39
2.3. Đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm Ilib tại Thư viện trường
Đại học Hoa Lư...........................................................................................41
2.3.1. Những kết quả đạt được..........................................................41
2.3.2. Khó khăn.................................................................................42
Chương 3............................................................................................................44
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG HỆ QUẢN
TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC
HOA LƯ, NINH BÌNH......................................................................................44
3.1. Nâng cấp và phát triển phần mềm..............................................44
3.2. Tăng cường đội ngũ cán bộ thư viện chuyên nghiệp.................44
3.3. Đào tạo, hướng dẫn người dùng tin............................................47
3.4. Nâng cấp trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.......49
3.5. Tăng cường hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin.......................50
KẾT LUẬN........................................................................................................52
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................53


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
AACR2
ALA
CNTT
CSDL
DDC

ĐHHL
ĐKCB
ISBD
MARC
NCT
NDT
OPAC
TCVN
TVQG
SV
Z39.50

Ý nghĩa
Anglo – American Cataloging Rules, secone edition (Quy tắc
biên mục Anh – Mỹ)
American Library Association (Hiệp hội thư viện Mỹ)
Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Dewey Decimal Classification (Khung phân loại thập phân
Dewey)
Đại học Hoa Lư
Đăng ký cá biệt
International Standard Bibliographic Description (Mô tả thư
tịch theo chuẩn quốc tế)
Machine Readable Catalogue (Khổ mẫu đọc máy cho dữ liệu
thư mục)
Nhu cầu tin
Người dùng tin
Online Pulic Access Catalogue (Mục lục tra cứu trực tuyến)
Tiêu chuẩn Việt Nam

Thư viện Quốc gia
Sinh viên
Chuẩn tra cứu liên thư viện


CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU
Bảng 1: Cơ cấu người dùng tin tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư....Error:
Reference source not found
Bảng 2: Cơ cấu nhân lực của thư viện..........Error: Reference source not found
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thư viện – Thiết bị...............8
Bảng 1: Cơ cấu người dùng tin tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư.........10
Hình 1.2: Mô hình tính năng của phần mềm [2]............................................13
Hình 2.1: Giao diện của phần mềm Ilib..........................................................16
Bảng 2: Cơ cấu nhân lực của thư viện.............................................................17
Hình 2.2: Màn hình phân hệ bổ sung..............................................................20
Hình 2.3: Kết quả in đăng ký mã vạch (ĐKCB).............................................21
Hình 2.4: Màn hình trong quá trình thao tác Biên mục................................24
Hình 2.5: Thao tác biên mục theo MARC21...................................................28
Hình 2.6: Màn hình hiển thị kết quả tìm kiếm biểu ghi................................29
Hình 2.7: Màn hình tra cứu tài liệu.................................................................31
Hình 2.8: Màn hình chính của phân hệ Lưu thông [2]..................................34
Hình 2.9: Màn hình quản lý thông tin bạn đọc..............................................36
Hình 2.10: Thẻ bạn đọc.....................................................................................37
Hình 2.11: Thống kê các tài liệu được yêu thích.............................................37
Hình 2.12: Thống kê sách mượn, trả vào kho.................................................38
Hình 2.13: Màn hình phân hệ quản lý kho [2]................................................39
Hình 2.14: Màn hình kiểm kê [2].....................................................................40
Hình 2.15: Cửa sổ thông kê tài liệu trong kho [2]..........................................40

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào thư
viện nói chung, thư viện các trường đại học nói riêng đang trở thành một xu thế
tất yếu để xây dựng thư viện là trung tâm thông tin khoa học chất lượng, phục
vụ đắc lực cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo, nâng cao dân trí góp phần vào
phát triển đất nước theo hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa.
Thư viện trường Đại học Hoa Lư (ĐHHL), được thành lập từ năm 2007
trên cơ sở nâng cấp từ Thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Ninh Bình. Từ
những ngày đầu mới thành lập, thư viện đã được ban lãnh đạo nhà trường quan
tâm đầu tư kinh phí, tăng cường cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị hiện đại;
bổ sung nguồn tài liệu cũng như phê duyệt các đề án ứng dụng công nghệ thông
tin. Năm 2008, thư viện ĐHHL chính thức đưa vào sử dụng phần mềm thư viện
điện tử tích hợp Ilib 3.6 của công ty CMC Hà Nội. Cho đến nay, sau gần 10
năm sử dụng, phần mềm Ilib đã mang lại hiệu quả thiết thực góp phần làm thay
đổi bộ mặt thư viện của nhà trường.
Là một sinh viên chuyên ngành Khoa học thư viện trường Đại học Nội
vụ Hà Nội nhà trường luôn tạo điều kiện cho sinh viên không chỉ được học các
kiến thức do các thầy cô truyền đạt, còn tạo cho sinh viên các chương trình học
tập ngoại khóa và tham quan thực tế, cũng như các đợt kiến tập và thực tập.
Trong suốt 2 đợt thực tập và kiến tập, em rất may mắn được học tập thực tế tại
Thư viện trường ĐHHL để trải nghiệm thực tế các kiến thức đã được học trên
giảng đường. Trong suốt thời gian được làm việc thực tế tại đây em nhận thấy,
việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là phần mềm Ilib đã đem lại kết
quả khả quan, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện. Tuy nhiên,
phần mềm cũng phát sinh ra nhiều vấn đề trong quá trình sử dụng, cần được
nghiên cứu xử lý và khắc phục nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng công tác
hoạt động thư viện trong thời gian tới. Ngoài ra, trong 3 tháng kiến tập và thực
tập tại đây em đã được làm việc, tìm hiểu về phần mềm Ilib và làm báo cáo
chuyên đề tốt nghiệp của mình về vấn đề này. Tuy nhiên, vì thời gian khá hạn

1


hẹp, nên nội dung của báo cáo còn nhiều hạn chế. Với lý do ấy, em đã lựa chọn
đề tài: “Thực trạng sử dụng phần mềm Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa
Lư, Ninh Bình” làm khóa luận tốt nghiệp để đi sâu tìm hiểu việc ứng dụng
phần mềm thư viện điện tử tại đây.
2. Lịch sử nghiên cứu
Nghiên cứu về thư viện trường Đại học Hoa Lư đã có rất nhiều các tác
giả chuyên ngành về Thư viện học thực hiện như:
- Luận văn cao học Phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện trường
Đại học Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình (2011) của tác giả Lê Thị Tuyết Nhung.
- Luận văn cao học Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động thông
tin thư viện tại trường Đại học Hoa Lư (2011) của tác giả Nguyễn Thị Thảo.
- Đề tài nghiên cứu khoa học Nghiên cứu nhu cầu tin của sinh viên
Trường Đại học Hoa Lư tại thư viện Trường (2010) của hai tác giả Nguyễn Thị
Thảo và Nguyễn Thị Hồng Nhung.
Bên cạnh đó, còn các tài liệu như báo cáo, các bài khóa luận, nghiên cứu
khoa học,…Tất cả các công trình nghiên cứu trên đều đi sâu vào tìm hiểu khảo
sát thực tế, phân tích tình hình chung của thư viện theo các nội dung chính của
đề tài mà mỗi tác giả quan tâm.
Bản thân chọn đề tài: “Thực trạng sử dụng phần mềm Ilib tại Thư viện
trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình” làm khóa luận tốt nghiệp, đây là một đề
tài mới mẻ, chưa có tác giả nào đi sâu vào khai thác. Nên em rất mong mình có
thể tìm hiểu cụ thể, thông tin chất lượng, phân tích được từng đặc điểm của
phần mềm Ilib, nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp cho việc ứng dụng phần
mềm tại thư viện trường Đại học Hoa Lư. Và phân tích ra tình hình hoạt động
thực tế tại thư viện. Vì vậy, đề tài khóa luận của em hoàn toàn không có sự
trùng lặp với các tài liệu của những tác giả đi trước.
3. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu thực trạng sử dụng phần
mềm Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình để từ đó đề xuất ra
một số giải pháp, nhằm nâng cao hoàn thiện hiệu quả ứng dụng phần mềm này
2


trong hoạt động thư viện tại trường Đại học Hoa Lư.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu những vấn đề lý luận chung liên quan đến đề tài.
- Khảo sát, tìm hiểu về thực trạng và kết quả sử dụng phần mềm Ilib tại
Thư viện trường Đại học Hoa Lư.
- Đưa ra nhận xét, đánh giá được ưu-nhược điểm và đề xuất một số giải
phát để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm Ilib tại Thư viện trường Đại học
Hoa Lư.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng phần mềm Ilib được sử dụng tại Thư viện trường Đại học
Hoa Lư, Ninh Bình.
Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Thư viện trường Đại học Hoa Lư
- Thời gian: Từ năm 2007 (Từ khi thư viện bắt đầu ứng dụng phần mềm
Ilib vào hoạt động nghiệp vụ thư viện).
6. Giả thuyết nghiên cứu
Khóa luận được nghiên cứu với mục đích tìm hiểu thêm về phần mềm
Ilib hiện đang được áp dụng tại một số cơ quan thông tin thư viện nói chung và
thư viện trường Đại học Hoa Lư nói riêng. Qua đó đánh giá ưu điểm, nhược
điểm của phần mềm Ilib khi được áp dụng vào thực tế, giúp cho nhà trường và
Thư viện có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của hoạt động thư
viện. Bên cạnh đó, khóa luận cũng góp phần cung cấp thêm thông tin, tài liệu
tham khảo về phần mềm Ilib, giúp cho người dùng tin hay các cá nhân, tập thể

muốn tìm hiểu, nghiên cứu về vấn đề này.
7. Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như:
- Thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu;
- Quan sát và trao đổi trực tiếp.

3


8. Kết cấu của khóa luận
Khóa luận ngoài các phần: mở đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham
khảo, kết luận khóa luận còn được chia làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về Thư viện trường Đại học Hoa Lư và giới thiệu
về hệ quản trị thư viện Ilib
Chương 2: Ứng dụng phần mềm Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa
Lư, Ninh Bình.
Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ quản trị
thư viện Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình.

4


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ VÀ GIỚI
THIỆU VỀ HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB
1.1. Khái quát về Thư viện Trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Trường Đại học Hoa Lư được thành lập từ năm 09/04/2007 theo quyết
đinh số 407/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, trên cơ sở tiền thân là trường

Cao đẳng Sư phạm Ninh Bình. Trường Đại học Hoa Lư trực thuộc Ủy ban
Nhân dân tỉnh Ninh Bình, dưới sự quản lý của Nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo. Trường đóng tại thôn Kỳ Vỹ, xã Ninh Nhất, thành phố
Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình. Với sứ mệnh là trường đại học công lập đa ngành,
đa cấp, đa lĩnh vực; đây là cơ sở đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao đáp
ứng nhu cầu thị trường lao động trong tỉnh và trên cả nước. Ngoài ra, đây còn là
trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, phục vụ cho sự
nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Ninh Bình và các địa phương khác
trên cả nước.
Sau gần 10 năm kể từ khi nâng cấp lên thành trường đại học thì trường
Đại học Hoa Lư đang không ngừng nỗ lực xây dựng trở thành một trường đại
học đa ngành, đa lĩnh vực. Từ năm 2007, nhà trường đã triển khai đào tạo nhiều
ngành nghề, củng cố và mở rộng thêm các ngành nghề mới; trước đây thế
mạnh của nhà trường là về đào tạo Sư phạm (giáo viên Tiểu học và Trung học
cơ sở). Tính đến hiện nay, tổng số ngành đào tạo của Trường hiện có là 31
ngành (với 10 ngành Đại học và 21 ngành Cao đẳng). Để đáp ứng nhu cầu về
đào tạo ngành nghề, nhà trường chú trọng phát triển đội ngũ giảng viên và đầu
tư phát triển cơ sở vật chất trang thiết bị. Trong đó, thư viện trường ĐHHL là
một bộ phận cơ sở vật chất trọng yếu được nhà trường hết sức chú trọng đầu tư
nâng cấp và phát triển.
Thư viện trường ĐHHL trực thuộc Trung tâm Thư viện – Thiết bị, cùng
với sự phát triển của nhà trường đã và đang trong quá trình hoàn thiện chính
5


mình để xứng đáng với vị trí vai trò của một thư viện trường đại học. Trước
đây, hoạt động thư viện còn khá nghèo nàn, các tài liệu cung cấp cho bạn đọc
chủ yếu là giáo trình, sách tham khảo phục vụ cho giáo dục ngành sư phạm.
Nhưng ngày nay, cùng với việc mở rộng thêm các chương trình đào tạo thì thư
viện không ngừng mở rộng vốn tài liệu, nhằm phục vụ đắc lực cho sự nghiệp

giáo dục của Nhà trường.
Năm 2008 Thư viện trường ĐHHL chính thức tiến hành ứng dụng phần
mềm quản trị thư viện Ilib vào hoạt động thông tin thư viện. Đến nay, sau gần
10 năm ứng dụng, phần mềm Ilib đã phát huy nhiều tiện ích giúp nâng cao hiệu
quả hoạt động thư viện và góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà
trường.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của thư viện
Theo quyết định số 103/QĐ-ĐHHL của Hiệu trưởng Trường ĐHHL, Thư
viện ĐHHL có chức năng và nhiệm vụ như sau:
Chức năng:
- Tham mưu cho Hiệu trưởng về việc xây dựng kế hoạch mua sắm sách,
giáo trình, tài liệu, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của nhà trường; kế
hoạch tìm kiếm, lưu trữ thông tin, tư liệu phục vụ dạy học và nghiên cứu khoa
học.
- Giúp việc và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc tổ chức xây
dựng, quản lý, sử dụng, khai thác tư liệu, văn bản, các loại giáo trình của các
ngành học, phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng
viên và sinh viên.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của thư viên; tổ
chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong nhà trường;
- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp
ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ
của nhà trường,…
- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý nguồn tài nguyên của
6


thư viện; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và
tìm kiếm thông tin tự động hoá; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản

các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng
hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin – thư viện thông qua
các hình thức phục vụ của thư viện phù hợp với quy định của pháp luật;
- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công
nghệ thông tin vào công tác thư viện;
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất
lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác;
- Đáp ứng các nhu cầu về in ấn giáo trình bài giảng và những ấn phẩm
khác phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và công tác quản lý
của nhà trường, đồng thời đóng góp tài chính cho nhà trường trên cơ sở hạch
toán nội bộ;
- Không ngừng mở rộng quan hệ trao đổi, hợp tác chia sẻ tài nguyên với
các đối tác trong và ngoài nước;
- Quản lý tốt cơ sở vật chất hiện có, từng bước có kế hoạch nâng cấp,
hiện đại hoá thư viện.
- Ngoài ra, ““…Vai trò quan trọng của Thư viện Đại học Hoa Lư trong
đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục đào tạo của Trường theo phương châm “biến
quá trình đào tạo thành quá trình tự đào tạo”…”” [14, tr.34].
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, tổng số cán bộ của Trung tâm Thư viện - Thiết bị gồm 20
người được phân chia thành 02 Tổ chuyên môn (Tổ Thư viện và Tổ thiết bị) Tổ
Thư viện có 08 người, tất cả đều là nữ, trong đó:
Phân chia theo trình độ:
- Cán bộ có trình độ thạc sĩ là 02 người.
- Cán bộ có trình độ đại học là 03 người (01 cán bộ đang học cao học).
- Cán bộ có trình độ cao đẳng, trung cấp là 03 người (cả 03 cán bộ đang
7

học đại học).
Phân chia theo chuyên ngành đào tạo:
- Chuyên ngành thông tin - thư viện là 03 người.
- Chuyên ngành khác (Sư phạm Ngữ văn, Luật, Kinh tế, Xuất bản) là 05
người.
Ban Giám Đốc
Trung tâm Thư viện – Thiết bị

Tổ Thư viện

Tổ Thiết bị

Bộ phận

Bộ phận phục vụ

nghiệp vụ

người dùng tin

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thư viện – Thiết bị
1.1.4. Nguồn lực thông tin
Căn cứ vào các dấu hiệu khác nhau (vật liệu mang tin, mục đích sử dụng,
phạm vi phổ biến thông tin, thời gian xuất bản của tài liệu,…) có thể phân chia
loại hình tài liệu của Thư viện trường ĐHHL như sau:
Phân theo vật liệu mang tin
Thư viện trường ĐHHL có các loại tài liệu sau:
- Tài liệu dạng truyền thống (tài liệu được viết hoặc in trên giấy) như:
sách, báo, tạp chí, bản nhạc, bản vẽ, bản đồ,…

- Tài liệu dạng hiện đại: tài liệu nghe - nhìn (băng từ, đĩa từ), tài liệu
điện tử có dạng lưu trữ trên đĩa CD-ROM, CSDL online,...
Nguồn lực thông tin của Thư viện tính đến nay có hơn 8 nghìn tên sách
với hơn 100 nghìn bản sách; trên 30 tên ấn phẩm định kỳ (mỗi loại ấn phẩm có
số lượng 1 bản/số); hơn 2.000 tấm tranh ảnh, bản đồ; tài liệu điện tử (gồm các
loại CD, VCD, DVD) có khoảng 500 đơn vị.
8


Đến nay, Thư viện có 8 kho sách gồm: kho đọc giáo trình, kho mượn
giáo trình, kho đọc tham khảo, kho mượn tham khảo, kho sách giáo khoa, kho
sách dự án phát triển giáo viên tiểu học, kho tài liệu nội bộ, kho sách pháp luật.
Loại hình ấn phẩm định kỳ có khối lượng hạn chế. Do thiếu phòng nên
loại hình tài liệu này không tổ chức thành kho riêng mà chỉ được bày trên 3 giá
đặt chung với kho mượn tài liệu tham khảo.
Loại hình tài liệu điện tử của Thư viện còn sơ sài, gồm băng từ, đĩa CDROM, để đáp ứng công tác giảng dạy của Khoa Ngoại ngữ - Tin học là chủ yếu.
Ngoài ra, Thư viện có một số đĩa DVD, VCD chứa đựng thông tin chuyên
ngành Giáo dục Mầm non và Lý luận chính trị phục vụ cho các buổi rèn luyện
Nghiệp vụ Sư phạm của sinh viên chuyên ngành Giáo dục Mầm non và các
buổi sinh hoạt chính trị của nhà trường. Tổng số tài liệu điện tử của Thư viện
chỉ có khoảng 500 đơn vị. Do số lượng khá khiêm tốn, dạng tài liệu điện tử vẫn
chưa thể tạo thành một phòng riêng; hiện nay, chúng được bảo quản trong một
tủ kính và đặt trong Kho mượn tham khảo.
Đặc biệt, Thư viện đang hoàn thiện việc tạo lập cơ sở dữ liệu (CSDL) thư
mục sách trên phần mềm Thư viện tích hợp Ilib (của công ty CMC). Đến hết
tháng 11 năm 2017, CSDL đã có gần 8 nghìn biểu ghi với hơn 80 nghìn bản
sách.
Như vậy, loại hình tài liệu của Thư viện ĐHHL phân theo vật liệu mang
tin chủ yếu là dạng tài liệu truyền thống bao gồm sách, báo, tạp chí, bản nhạc,
bản vẽ, bản đồ, tranh, ảnh,… (trong đó sách là loại hình tài liệu chính). Loại tài

liệu điện tử, chiếm tỷ lệ nhỏ trong cơ cấu vốn tài liệu của Thư viện, đáng kể
nhất là CSDL sách (được tạo lập từ năm 2008 đến nay). Ngoài ra, còn có loại
tài liệu điện tử là các băng từ, đĩa VCD, DVD.
1.1.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
Người dùng tin (NDT) là một trong bốn yếu tố hình thành và đảm bảo
nên sự phát triển của một thư viện. Họ là đối tượng được phục vụ, là người sử
dụng các dịch vụ thông tin thư viện cũng là người sản sinh ra các sản phẩm
thông tin ấy.
9


Người dùng tin của trường ĐHHL khá phong phú và đa đạng, chính vì
thế mà thư viện đã phân thành các đối tượng khác nhau để phục vụ cho bạn đọc
nhanh chóng và hiệu quả. Thư viện chia làm 3 nhóm bạn đọc chính trong đó:
nhóm bạn đọc là cán bộ lãnh đạo quản lý; nhóm bạn đọc là giảng viên; và nhóm
bạn đọc là sinh viên (SV).
Bảng 1: Cơ cấu người dùng tin tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư
Nhóm người dùng tin

Số lượng

Tỷ lệ

Cán bộ lãnh đạo, quản lý
Cán bộ giảng viên
Sinh viên
Tổng số

(Người)
45

200
3457
3702

(%)
1,21
5,4
93,38
100

Nhóm bạn đọc là cán bộ lãnh đạo, quản lý
Cán bộ lãnh đạo, quản lý bao gồm: Ban giám hiệu, ban giám đốc, các
trưởng phòng, phó phòng, các khoa, tổ, các trung tâm, trưởng ban. Họ tham gia
tất cả các hoạt động của cơ quan, bộ phận họ chịu trách nhiệm quản lý; đồng
thời họ cũng tham gia vào công tác nghiên cứu và giảng dạy; là những người
vạch ra mục tiêu và định hướng phát triển của Nhà trường.
Dựa vào bảng 1 cơ cấu người dùng tin nhận thấy số lượng bạn đọc nhóm
này không lớn, họ chỉ chiếm 1,21% trong tổng số NDT của thư viện. Tuy nhiên,
họ chiếm một tỷ lệ nhỏ nhưng lại giữ vị trí vai trò vô cùng quan trọng, bởi họ
vừa là người dùng tin vừa là chủ thể thông tin.
Đặc điểm nhu cầu tin (NCT):
- Họ cần các thông tin về chủ trương chính sách của Đảng, các vấn đề về
nguồn tài chính, thông tin về cơ cấu tổ chức…
- Thông tin cần đảm bảo: tính chính trị; tính tối ưu và đầy đủ; tính chính
xác và logic; tính mới; tính kịp thời.
- Hình thức phục vụ là các thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, ấn
phẩm thông tin, bản tin chọn lọc… Ngoài ra, phải có phương pháp phục vụ linh
hoạt trong các tình huống khác nhau.
Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng viên
10

Nhóm người dùng tin này cao hơn nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý gấp 4
lần gồm 200 người chiếm khoảng 5,4% trong tổng số người dùng tin của
trường. Đây là nhóm có nhu cầu thông tin cao và bền vững, bởi họ tham gia vào
hoạt động nghiên cứu khoa học và giảng dạy. Trường Đại học Hoa Lư là trường
đào tạo đa ngành đa nghề, nhưng trọng tâm vẫn là về sư phạm vì thế các tài liệu
mà giảng viên sử dụng nhiều chủ yếu là sách sư phạm, tập bài giảng, khoa học
tự nhiên, khoa học xã hội.
Họ là nguồn nhân lực giữ vai trò quan trọng, đảm bảo chất lượng và hiệu
quả của quá trình giáo dục. Nhóm này có tầm hiểu biết sâu rộng, sử dụng thư
viện linh hoạt, thành thạo hệ thống tra tìm thông tin của thư viện.
Đặc điểm NCT:
- Thông tin có tính chuyên sâu, tính lý luận và thực tiễn, tính tổng hợp,
tính thời sự và đa dạng
- Thông tin cung cấp phải có giá trị khoa học
- Hình thức phục vụ: cung cấp các tài liệu gốc, thông tin chuyên đề,
thông tin có tính chọn lọc cũng như các lĩnh vực mà họ quan tâm.
Nhóm người dùng tin là sinh viên
Đây là nhóm chiếm số lượng đông đảo nhất của thư viện chiếm tới
93,38% trong tổng số người dùng tin tại Đại học Hoa Lư. Đây là nhóm thường
bị biến động nhiều về số lượng; do trình độ của họ còn nhiều hạn chế, chưa có
nhiều kinh nghiệm và kỹ năng sử dụng thư viện. Là nhóm có cường độ sử dụng
thư viện cao, đặc biệt là vào đầu và cuối mỗi kỳ học, hoặc vào thời điểm nghiên
cứu khoa học, làm khóa luận và báo cáo tốt nghiệp.
Đặc điểm NCT:
- Các tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu và điển hình là các tài
liệu về chuyên ngành mà SV đang theo học. Ngoài ra, họ là những người cần
lượng thông tin giải trí cao.
- Họ sử dụng nhiều loại hình thông tin khác nhau nhưng chủ yếu nhất là

dạng tài liệu in ấn.
- Hình thức phục vụ cho nhóm người dùng tin này là các tài liệu dạng
11


gốc, các tài liệu là sách giáo khoa, giáo trình, bài giảng, sách tham khảo, báo
tạp chí…
1.1.6. Cơ sở vật chất, trang thiết bị
- Cơ sở vật chất của thư viện được trang bị khá hiện đại. Tuy nhiên, do
diện tích dành cho thư viện còn khá hẹp; hiện mới chỉ có một phòng đọc tại
chỗ. Hệ thống kho chứa gồm 8 kho sách và 01 phòng đọc.
- Về trang thiết bị thư viện hiện có: 8 chiếc máy tính (trong đó có 01 máy
chủ), máy in 2 chiếc, một máy scan, 2 đầu đọc mã vạch, một máy epplasstich,
hệ thống máy điều hoà, quạt điện và bóng điện chiếu sáng,...
- Từ năm 2008, Thư viện đã được đầu tư lắp đặt và triển khai phần mềm
quản lý thư viện điện tử Ilib do công ty CMC cung cấp.
1.2. Giới thiệu về Hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib
Phần mềm thư viện là phần mềm có khả năng thực hiện toàn diện các
chức năng quản lý của thư viện, bao gồm: Theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên
mục tự động, tìm tin tại chỗ hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài
liệu , quản lý kho, trao đổi thông tin thư mục với các đơn vị khác…
Có các phần mềm chuyên dụng như: Phần mềm tư liệu; phần mềm tích
hợp quản trị thư viện (như Libol, Koha, Ilib,…); phần mềm thư viện số.
Ilib là một hệ thống thư viện tích hợp với các tính năng được thiết kế
nhằm đáp ứng nhu cầu của các thư viện trong nước từ thư viện công cộng, thư
viện các trường đại học, cho đến thư viện chuyên ngành các trung tâm thông tin
toàn quốc.
Ilib quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn cơ bản của một thư viện hiện
đại như: Bổ sung, biên mục, quản lý ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, tập san…),
tra cứu trực tuyến OPAC, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho tài liệu, quản

lý thông tin bạn đọc.
Các thế mạnh của Ilib:
- Công cụ tìm kiếm và tra cứu thông tin, khả năng tìm kiếm toàn văn
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ với khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả hai bảng
mã Unicode và TCVN.
- Sử dụng các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục ISBD, AACR2, …
các khung phân loại như DDC, BBK… và các loại từ điển, từ chuẩn, chủ đề, tác
12


giả…
- Chuẩn biên mục theo UNIMAC, MARC21.
- Tra cứu mục lục trực tuyến thông qua Internet.
- Hỗ trợ giao thức tra cứu liên thư viện Z39.50
- Quản lý dữ liệu số hóa, biên mục, quản lý truy nhập các dạng tài liệu:
văn bản, âm thanh, hình ảnh, video.
- Tích hợp mã vạch
- Xuất và nhập biểu ghi
- Ngoài ra, khả năng chạy trên các hệ điều hành khác nhau.
Các Module chính của Ilib:
- Tra cứu trực tuyến OPAC
- Bổ sung
- Ấn phẩm định kỳ
- Biên mục
- Quản lý kho
- Lưu thông (mượn/trả tài liệu, quản lý bạn đọc)
- Xuất nhập dữ liệu
- Quản trị hệ thống
- Mượn liên thư viện.

Hình 1.2: Mô hình tính năng của phần mềm [2]
Mỗi phân hệ có chức năng và nhiệm vụ riệng biệt, nhưng chúng có sự
liên kết chặt chẽ với nhau để đảm bảo cho dây truyền hoạt động đạt hiệu quả.
13


Một số nét tổng quan trên về Ilib có thể nhận thấy rằng đây là phần mềm
được thiết kế và xây dựng khá chuyên dụng, phù hợp cho mọi hệ thống thư viện
không chỉ trường đại học, cao đẳng mà còn phù hợp với các thư viện công
cộng, thư viện đa ngành đa lĩnh vực. Ilib thực sự có khả năng đáp ứng yêu cầu
là một phần mềm thư viện.
Ilib được nhiều hệ thống ứng dụng trong đó:
- Hệ thống cơ quan thư viện ở các trường phổ thông, Trường Đại học,
Cao đẳng (trường Đại học Hoa Lư, trường Đại học Huế…)
- Hệ thống thư viện công cộng (Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện
tỉnh Bắc Giang…)
- Hệ thống thư viện các viện, trung tâm nghiên cứu
- Hệ thống các trung tâm thông tin đa ngành, chuyên ngành của các bộ
ban ngành.

14


Chương 2.
THỰC TRẠNG SỬ DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ, NINH BÌNH.
2.1. Quá trình triển khai ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib
tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư
Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin (CNTT), thì việc tin học hóa
hoạt động thông tin – thư viện là xu thế tất yếu của mọi cơ quan thông tin – thư

viện hiện nay. Đặc biệt, việc triển khai ứng dụng CNTT vào các trường đại học
nhằm xây dựng thư viện là một trung tâm thông tin phát triển hiện đại, và là bộ
phận chủ lực của các trường phụng sự đắc lực cho sự nghiệp giáo dục & đào
tạo.
Thư viện là một trung tâm lớn trong hệ thống của trường ĐHHL, năm
2008 thư viện chính thức đưa vào hoạt động triển khai ứng dụng phần mềm thư
viện Ilib để nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm thông tin,
cũng như chất lượng phục vụ bạn đọc:
- Khả năng lưu trữ các tài liệu lâu dài hơn,
- Cùng một lúc nhiều người có thể truy cập được vào hệ thống,
- Không bị hạn chế bởi không gian và thời gian tra cứu tài liệu,
- Khắc phục được những hạn chế mà hệ thống thủ công đang gặp phải,
- Tra cứu tài liệu nhanh, độ chính xác cao hơn và đưa ra nhiều thông tin
về tài liệu mà hệ thống thủ công không có…
Nhờ vào thiết kế các phân hệ có tính chất đặc thù khác nhau của chương
trình, phần mềm đã hỗ trợ đầy đủ các chức năng về nghiệp vụ cho các cán bộ
thư viện tại trường Đại học Hoa Lư: ví dụ ở công đoạn bổ sung sau khi dữ liệu
được nhập xong cán bộ xử lý lựa chọn nút <ĐKCB> (đăng ký cá biệt) phần
mềm Ilib sẽ tự động nảy sinh ra dãy ký tự tăng dần để tạo thành các nhãn gắn
kèm với mã vạch gán cho từng cuốn tài liệu. Ngoài việc, hỗ trợ chức năng
ĐKCB theo tập, chương trình có hỗ trợ “Coppy số ĐKCB” giúp cán bộ xử lý
có thể sao chép số đã có sang sổ mới và sửa chữa để có một nhãn mới thích
hợp.
15


Hình 2.1: Giao diện của phần mềm Ilib
Việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng phần mềm Ilib
đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực, nhưng cũng không tránh khỏi được những
khó khăn hạn chế đang gặp phải trong thực tế. Trong suốt quá trình sử dụng,

thư viện vẫn gặp khó khăn trong quá trình nâng cấp phần mềm. Do phiên bản
mà thư viện đang sử dụng vẫn là Ilib 3.6.
Một số yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động ứng dụng phần mềm Ilib tại
Thư viện trường Đại học Hoa Lư
Thế giới đang bước vào kỷ nguyên mới kỷ nguyên của công nghệ thông
tin, trong xu thế ấy các thư viện trường đại học trong nước ta đang từng bước
làm mới mình hơn, gỡ bỏ dần các rào cản trước đây để hướng tới khuynh
hướng cạnh tranh không chỉ thị trường quốc nội, mà đang dần hướng tới cạnh
tranh trong khu vực và toàn cầu. Đứng trước bối cảnh đó, thư viện các trường
đại học trong nước không ngừng nỗ lực nâng cao chất lượng hoạt động, tạo ra
các sản phẩm dịch vụ chất lượng, phát huy tối đa tiềm năng cũng như thế mạnh
đang có nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác đào tạo của mỗi trường. Do đó,
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện là một xu
thế tất yếu hiện nay. Một hệ thông tin tự động hóa bị chi phối bởi các yếu tố:
- Nguồn nhân lực
- Hạ tầng công nghệ thông tin
- Nguồn tin điện tử
16


Nguồn nhân lực:
Nguồn nhân lực (cán bộ thư viện) được ví như cầu nối giữa vốn tài liệu
của thư viện với người dùng tin. Đây chính là những người tác động trực tiếp
và đảm bảo chất lượng của nguồn tài liệu khi đưa đến tay bạn đọc. Và họ cũng
chính là người vận hành các phân hệ của phần mềm.
Tính đến hiện nay, nguồn nhân lực của thư viện là 8 người tất cả điều là
nữ trong đó: 2 cán bộ có trình độ thạc sĩ, 3 cán bộ trình độ đại học, 3 cán bộ
trình độ cao đẳng, trung cấp.
Bảng 2: Cơ cấu nhân lực của thư viện
Trình độ

Số lượng

Tỷ lệ

(người)
(%)
Thạc sĩ
02
25
Đại học
03
37,5
Cao đẳng, trung cấp
03
37,5
Tổng số
08
100
Từ bảng 2 có thể thấy, trình độ đại học và trên đại học chiếm 62,5%. Với
nguồn nhân lực đó việc thư viện xây dựng và phát triển theo hướng hiện đại là
hoàn toàn có khả năng. Với một đội ngũ còn trẻ, thư viện đã có những thay đổi
tích cực về mặt hoạt động thông tin thư viện, xử lý nghiệp vụ và cả chất lượng
thông tin phục vụ bạn đọc.
Với đặc thù là trường đào tạo đa ngành nhưng phần lớn là thiên về sư
phạm, cho nên chủ yếu các nguồn tài liệu về giáo dục sư phạm các độ tuổi khác
nhau từ trẻ em đến học sinh phổ thông, và các tài liệu tham khảo khác… nên
ngoài trình độ về thư viện, các cán bộ cũng nên am hiểu về ngoại ngữ và nghiệp
vụ sư phạm nhằm tư vấn tài liệu cho bạn đọc đạt hiệu quả. Một yếu tố quan
trọng là trình độ tin học là một phần không thể thiếu ở mỗi cán bộ thư viện hiện

nay, đặc biệt là sử dụng thông thạo phần mềm Ilib nhằm giúp cho quá trình hoạt
động phần mềm thuận lợi dễ dàng.
Hạ tầng công nghệ thông tin
Cơ sở hạ tầng thông tin thể hiện sự vững mạnh của một cơ quan thông tin
thư viện.
Hệ thống trang thiết bị thông tin hiện nay của thư viện hiện có: 8 chiếc
17


máy tính trong đó có:
- 01 máy chủ web Ilib chạy trên hệ điều hành Windows
- 03 máy chứa CSDL
- 02 máy dành cho cán bộ trong quản lý và tra tìm tài liệu
- 02 máy tra cứu dành cho bạn đọc
- 02 máy in, 02 đầu đọc mã vạch, 01 máy ép plastic, 01 máy photto.
Ngoài ra, còn hệ thống điều hòa, quạt điện, bóng đèn chiếu sáng và hệ thống
quạt thông gió,…
Cơ sở vật chất và trang thiết bị đã được nhà trường chú trọng đầu tư, tạo
điều kiện thuận lợi cho người dùng tin tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng,
thuận tiện và đạt hiệu quả cao.
Nhờ vào việc ứng dụng công nghệ thông tin, đã cải thiện được chất
lượng làm việc, mang lại nhiều kết quả. Thư viện đã xây dưng được 01 bộ máy
tra cứu điện tử và nâng cấp bộ máy tra cứu truyền thống (các tờ phích trong hộp
phiếu viết bằng tay sẽ được thay thế bằng các tờ phiếu in). Sắp tới đây thư viện
sẽ xin nhà trường đầu tư thêm về kinh phí để lắp đặt thêm hệ thống máy tính,
và việc nâng cấp hệ thống phần mềm Ilib.
Nguồn tin điện tử
Tại Điều 44 của “Điều lệ trường đại học” ban hành theo quyết định số
153/2003/QĐ-TTg ngày 30/07/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc
“Trung tâm thông tin – tư liệu có trách nhiệm quản lý, bổ sung và cung cấp

thông tin, tư liệu khoa học và công nghệ trong và ngoài nước thuộc các lĩnh vực
hoạt động của trường, thu thập và bảo quản các sách, tạp chí, băng, đĩa, các tài
liệu lưu trữ, các luận văn đã được bảo vệ tại trường…”
Nguồn tin điện tử (Electronic Information Resources) tại thư viện bao
gồm các CSDL, các CD-ROM, trang web,…
Nguồn tin điện tử tại thư viện chủ yếu nhất đó là nguồn thông tin nội
sinh hay còn gọi là nguồn tài liệu chất xám bao gồm: các công trình nghiên cứu
khoa học, luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp, các bài giảng,… Đây là
nguồn thông tin có giá trị cao phục vụ cho việc học tập, giảng dạy, nghiên cứu
18