Ứng dụng ISO 9001 2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính việt nam

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới giáo viên hướng dẫn của tôi
Thầy Nguyễn Phú Thành- Giảng viên bộ môn Trường Đại Học Nội Vụ đã nhiệt
tình hướng dẫn Tôi trong suốt toàn bộ quá trình làm chuyên đề này, tôi luôn luôn
nhận được sự hướng dẫn tận tình và ý kiến đóng góp của Thầy giáo
Tôi bày tỏ sự cảm ơn chân thành đến các giảng viên và nhân viên của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ đã cho tôi kiến thức hữu ích, hỗ trợ và tạo
điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan toàn bộ bài tiểu luận của tôi là công trình nghiên cứu
của tôi, không coppy của ai khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội
dung của bài tiểu luận này.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................................................... I
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................................................. II
MỤC LỤC............................................................................................................................................ 3
PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu...................................................................................................................................... 1
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu...............................................................................1
4. Mục đích nghiên cứu.................................................................................................................................. 2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng...................................................2
6. Giả thuyết khoa học.................................................................................................................................... 2
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài......................................................................................................... 3
8. Cấu trúc của đề tài...................................................................................................................................... 3

CHƯƠNG 1......................................................................................................................................... 4
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN....................................................................................... 4
VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG..................................................................................... 4

1.1. Khái quát về sự hình thành và phát triển cua Tổng Công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt
Nam............................................................................................................................................................... 4
1.1.1. Giới thiệu về Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI)..............................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài
chính Việt Nam (VIDIFI).................................................................................................................................. 5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban hành chính – nhân sự.................................5
1.2.1. Chức năng:........................................................................................................................................... 5
1.2.2. Nhiện vụ............................................................................................................................................... 5
1.2.3. Công tác tổ chức, bộ máy:..................................................................................................................... 5
1.2.4. Quản tác Quản lý Nhân sự:................................................................................................................... 6
1.2.5. Công tác tiền lương.............................................................................................................................. 6
1.2.6. Công tác Phiên dịch, biên dịch tài liệu:.................................................................................................. 7
1.2.7. Công tác Công nghệ thông tin:.............................................................................................................. 7
1.2.8. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Tổng Giám đốc giao.......................................................................8
1.3. Trách nhiệm và quyền hạn:...................................................................................................................... 8
1.4. Cơ cấu tổ chức và điều hành.................................................................................................................... 9
2. Cơ sở lý luân về ISO và bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008................................................................................10
1.Khái niệm ISO............................................................................................................................................ 10
2.Khái quát về bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008................................................................................................. 10
3. Khái niệm về công tác soạn thaỏ và ban hành văn bản..............................................................................13
3.1. Khái niệm văn bản................................................................................................................................. 13
3.2. Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản...............................................................................13
4. Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản............14

CHƯƠNG 2...................................................................................................................................... 15

3


THỰC TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG
TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN............................................................................. 15

2.1. Mục đích, yêu cầu , nôi dung và trình tự áp dụng h ê thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản..............................................................................15
2.1.1. Mục đích............................................................................................................................................. 15
2.1.2. Yêu cầu............................................................................................................................................... 15
2.1.3. Nôi dung............................................................................................................................................. 15
2.1.4. Trình tự áp dụng hê thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo
và ban hành văn bản.................................................................................................................................... 16
2.2.Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty
Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam........................................................................................... 16
2.2.1. Thực trạng quy trình soạn thaorban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài
chính Việt Nam theo tiêu chuẩn Iso 9001:2008............................................................................................ 16
2.1.1.1.Xác định nhu cầu.............................................................................................................................. 18
2.2.1.2. Tổng hợp nhu cầu, trình Lãnh đạo công ty........................................................................................ 19
2.2.1.3.Phê duyệt kế hoạch xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật..........................................19
2.2.1.4. Phân công nghiên cứu xây dựng văn bản......................................................................................... 19
2.2.1.5. Lập kế hoạch tiến độ chi tiết............................................................................................................ 19
2.2.1.6. Thu thập tài liệu, văn bản liên quan................................................................................................. 20
2.2.1.7. Xây dựng dự thảo........................................................................................................................... 20
2.2.1.8. Tổ chức lấy ý kiến góp ý................................................................................................................... 20
2.2.1.9. Chỉnh sửa......................................................................................................................................... 21
2.2.1.10. Trình Lãnh đạo duyệt nội dung...................................................................................................... 21
2.2.1.11. Tổ chức triển khai.......................................................................................................................... 21
2.2.1.12. Theo dõi thực hiện và đánh giá hiệu lực........................................................................................ 21

2.3.Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001:2008......................................................23
2.4.Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ISO 9001 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam......................................................................24
2.4.1.Thuận lợi.............................................................................................................................................. 24
2.4.2.Khó khăn............................................................................................................................................. 25
2.4.3. Nguyên nhân...................................................................................................................................... 25

CHƯƠNG 3...................................................................................................................................... 27
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VIỆC ỨNG
DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢOVÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT
NAM................................................................................................................................................... 27
3.1. Phương hướng và kế hoạch phát triển................................................................................................... 27
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác soạn
thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam........................27

KẾT LUẬN........................................................................................................................................ 29
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................................. 30


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nền kinh tế thị trường đã và đang tạo nên sự cạnh tranh mạnh mẽ, khốc
liệt hơn bao giờ hết; đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập
sâu rộng vào nền kinh tế khu vực và thế giới; ở đó, các tổ chức, doanh nghiệp
đều phải tuân theo các quy luật mang tính toàn cầu. Các tổ chức, doanh nghiệp
có năng lực vượt trội trong quản lý điều hành, trong quản trị tài chính, trong
quản trị chiến lược,… sẽ có ưu thế và lợi thế rõ rệt; song hành với đó là các tổ
chức có năng lực yếu kém sẽ gặp nhiều khó khăn trong cạnh tranh hoặc phải tự
đào thải.

Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng không chỉ là các lĩnh vực về
kinh tế mà trong hoạt động văn phòng nó cũng là vô cùng quan trọng và thiết
yếu. Việc áp dụng ISO 9001: 2008 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng
một hệ thống hoạt động có chất lượng . Hầu hết mọi người đều cho rằng Quản
lý chất lượng chỉ thực hiện trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh sản phẩm vật
chất.Do đó Tôi chọn đề tài “ Ứng dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Soạn
thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài
chính Việt Nam” để làm đề tài cho bài tiểu luận của mình. Mong muốn được
dùng vốn kiến thức được học và tích luỹ cung cấp cho mọi người hiểu thêm về
hệ thống Quản lý chất lượng và có cái nhìn đúng hơn về nó.
2. Lịch sử nghiên cứu
Trước đấy đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vai trò Nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp do đó bài viết kế thừa và đưa ra kết quả cụ thể tại Tổng
Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam
Có một số tác giả cũng đã đề cập tới vấn đề này. Các tài liệu, giáo trình:
Giáo trình quản trị học, giáo trình hành chính văn phòng; sách giáo trình quản trị
văn phòng doanh nghiệp; báo cáo: báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóa
luận… bài viết khoa học trên các tạp chí.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu.

1


Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Ứng dụng ISO 9001: 2008 trong
Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và
đầu tư tài chính Việt Nam
3.2. Phạm vi nghiên cứu.
+ Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu về việc ứng dụng
ISO 9001: 2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty

Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam
+ Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu về việc ứng dụng ISO 9001:2008
vào công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng
và đầu tư tài chính Việt Nam từ năm 2014 và đã đưa đến những thay đổi nhất
định.
4. Mục đích nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001:
2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển
hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam. Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra
các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xã hội,
mà chủ yếu là:
+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin, tài liệu lưu trữ tại cơ quan.
+ Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của cơ quan, chọn
lọc phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác áp dụng
bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
6. Giả thuyết khoa học
Việc ứng dụng tốt bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008 vào công tác soạn thảo và
ban hành văn bản sẽ góp phần giúp cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu
chất lượng, phát huy những thuận lợi và giảm thiểu những hạn chế, rủi ro trong
quá trình hoạt động

2


7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:
+ Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác

động có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác
soạn thảo và ban hành văn bản.
+ Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn
tồn đọng.
+ Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho
mọi người.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung báo cáo tổng kết đề tài được thể hiện trong ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO
9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát
triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam
Chương 2: Thực trạng về việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại
Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam
Chương 3: Phương hướng và giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu quả
việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng
và đầu tư tài chính Việt Nam

3


CHƯƠNG 1
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG
1.1. Khái quát về sự hình thành và phát triển cua Tổng Công ty phát
triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam.
1.1.1. Giới thiệu về Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài
chính Việt Nam (VIDIFI).
Thủ tướng Chính phủ giao Ngân hàng phát triển Việt Nam chủ trì cùng
Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam huy động vốn để đầu tư xây dựng đường ô

tô cao tốc Hà Nội - Hải Phòng theo hình thức BOT, Dự án đường ô tô Tân Vũ Lạch Huyện và các Dự án xây dựng kết cấu hạ tầng đồng bộ khác. Được sự
đồng ý của Thủ tướng Chính phủ, Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài
chính Việt Nam - Công ty Cổ phần (viết tắt là VIDIFI) đã được thành lập. Các
cổ đông góp vốn sáng lập bao gồm: Ngân hàng Phát triển Việt Nam (VDB),
Công ty cổ phần đầu tư Sài Gòn (SGI), Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại
thương Việt Nam (VCB), Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xây dựng
Việt Nam (Vinaconex).
Tại Quyết định số: 1621/QĐ-TTg ngày 29/11/2007 về một số cơ chế,
chính sách thí điểm đầu tư Dự án Đường ô tô Hà Nội - Hải Phòng Thủ tướng
Chính phủ đã giao VIDIFI làm Chủ đầu tư Dự án đường ô tô cao tốc Hà Nội Hải Phòng theo hình thức hợp đồng BOT.
VIDIFI làm chủ đầu tư xây dựng Dự án đường cao tốc Hà Nội - Hải
Phòng, và các Dự án xây dựng cơ sở hạ tầng khu Đô thị, Khu công nghiệp, Khu
dịch vụ, hậu cần đồng bộ với hai Dự án này. Ngoài ra, VIDIFI sẽ đầu tư vào các
lĩnh vực tài chính, chứng khoán, bất động sản và các Dự án có hiệu quả khác
nhằm góp phần thu hồi vốn đầu tư cho các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng. Với lợi
thế của các Cổ đông sáng lập, VIDIFI sẽ có nhiều thuận lợi về vốn, về đầu tư tài
chính, chứng khoán, bất động sản; có ưu thế để vận động, thu hút đầu tư trong
nước và nước ngoài.

4


1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng
công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI).
Tổng Công ty Phát triển Hạ tầng và Đầu tư Tài chính Việt Nam được
thành lập bởi Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh số 0103019365 Do Sở Kế
hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 31/8/2007 Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty
Phát triển Hạ tầng và Đầu tư Tài chính Việt Nam.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban hành
chính – nhân sự.

1.2.1. Chức năng:
Ban Hành chính Nhân sự là đơn vị thuộc Tổng Công ty Phát triển Hạ tầng
và Đầu tư Tài chính Việt Nam, có chức năng quản lý: Công tác Văn thư – Lưu
trữ; Công tác Hành chính - Quản trị; Công tác tổ chức bộ máy; Quản lý nhân sự
và tiền lương; Công tác biên phiên dịch; Công tác công nghệ thông tin.
1.2.2. Nhiện vụ
Công tác Văn thư – Lưu trữ, Hành chính – Quản trị: Do Phòng Hành
chính – Quản trị thực hiện. Bao gồm: Công tác quản lý công cụ dụng cụ và tài
sản, công tác quản lý xe ô tô; công tác tổ chức các sự kiện, lễ tân; công tác văn
thư lưu trữ; công tác quản trị văn phòng.
Lập kế hoạch, xây dựng dự toán kinh phí tổ chức các sự kiện của Tổng
Công ty.
Kiểm tra việc tổ chức thực hiện kế hoạch, kinh phí tổ chức sự kiện.
Quản lý, bố trí sắp xếp, chỗ làm việc, cho cán bộ, đơn vị thuộc Tổng
Công ty; văn phòng trụ sở của các đơn vị Tư vấn, Nhà thầu, đối tác (nếu có).
Lập kế hoạch, tổ chức triển khai việc mua sắm và quản lý tài sản, công cụ
dụng cụ, phương tiện làm việc.
Theo dõi đánh giá và đề xuất sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn thực hiện
quy định về công tác văn thư, lưu trữ….
1.2.3. Công tác tổ chức, bộ máy:
Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc về cơ cấu tổ chức bộ máy thuộc
Tổng Công ty đáp ứng yêu cầu công tác quản lý trong từng giai đoạn. Tổ

5


chức triển khai thực hiện theo mô hình tổ chức bộ máy đã được phê duyệt.
Là đầu mối tổng hợp, rà soát, thẩm định văn bản quy định về tổ chức hoạt
động, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cua các đơn vị trình Tổng
Giám đốc ban hành.

Phối hợp với các đơn vị có liên quan tiến hành làm các thủ tục, hồ sơ đăng
ký thành lập đơn vị mới thuộc Tổng Công ty.
Giám sát việc thực hiện nội quy, quy định của Tổng Công ty.
1.2.4. Quản tác Quản lý Nhân sự:
Tổ chức, theo dõi, thực hiện các chế độ, chính sách nhân sự, tiền lương
đối với Cán bộ nhân viên thuộc Tổng Công ty. Quản lý hồ sơ cán bọ, tin học hóa
công tác quản lý cán bộ.
Lập kế hoạch tuyển dụng, bố trí phân công công việc đối với cán bộ trên
cơ sở đề xuất của các đơn vị;
Tham mưu, trình Tổng Giám đốc về công tác bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều
động, luân chuyển cán bộ căn cứ yêu cầu nhiệm vụ và năng lực, trình độ của cán
bộ.
Giúp việc Tổng Giám đốc trong công tác khen thưởng, kỷ luật đối với cán
bộ trên cơ sở đề xuất của các đơn vị;
Tổng hợp thực trạng đội ngũ cán bộ hiện tại, tổ chức thực hiện công tác
quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trên từng lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ
đáp ứng yêu cầu công tác trước mắt và lâu dài;
Đề xuất nhân sự tham gia các tổ công tác, tổ chuyên gia; Tham gia quản
lý, người đại diện Công ty thành viên; dự thảo các quyết định cử người trình
lãnh đạo xem xét, phê duyệt;
Quản lý hồ sơ cán bộ. Thực hiện tin học hóa công tác quản lý cán bộ.
1.2.5. Công tác tiền lương
Tham mưu trong việc dự thảo quy chế tiền lương, tổ chức thực hiện công
tác tiền lương theo quy chế tiền lương đã được ban hành, bao gồm:
- Phối hợp cùng Ban Tài chính, Ban Kế toán xây dựng kế hoạch quỹ tiền
lương, thưởng, các chế độ quy định khác đảm bảo hoạt động của Tổng Công ty.

6

- Trình xét duyệt, xếp lương cơ bản đối với cán bộ;
- Tổ chức đánh giá, bình xét mức độ hoàn thành nhiệm vụ, đề xuất mức
lương hoàn thành;
- Trình Hội đồng lương, Tổng Giám đốc việc xét nâng lương cơ bản,
lương hoàn thành năm, đột xuất đối với Cán bộ nhân viên đủ tiêu chuẩn theo
quy định.
Phối hợp cùng Ban kế toán tổ chức thực hiện và quản lý việc chi trả tiền
lương tháng, tiền thưởng, tính thuế thu nhập cá nhân trên lương và các chế độ
phụ cấp đối với CBNV theo đúng quy định.
1.2.6. Công tác Phiên dịch, biên dịch tài liệu:
- Phiên dịch, biên dịch các văn bản, tài liệu, các hợp đồng… theo yêu cầu
công việc của Tổng Công ty.
- Rà soát bản tiếng Việt và tiếng Anh các hợp đồng, tài liệu các gói thầu
của Dự án, phục vụ chấm thầu theo yêu cầu công việc.
- Thực hiện phiên dịch các cuộc họp, hội thảo theo yêu cầu của lãnh đạo.
1.2.7. Công tác Công nghệ thông tin:
Nghiên cứu và đề xuất với Tổng Giám đốc chiến lược phát triển thông tin,
tin học của Tổng Công ty. Phối hợp với các đơn vị trong Tổng Công ty xây dựng
kế hoạch công tác phù hợp với yêu cầu công việc và nhiệm vụ của Tổng Công ty
trong từng giai đoạn. Lập kế hoạch trình Tổng Giám đốc phê duyệt và tổ chức
thực hiện.
Chủ trì và phối hợp với các đơn vị tổ chức, tiếp nhận chuyển giao công
nghệ và triển khai các chương trình phần mềm tin học. Quản lý và hướng dẫn sử
dụng hoạt động của các phần mềm ứng dụng.
Phối hợp với các tổ chức cung cấp dịch vụ, đăng ký, duy trì và quản trị
trang điện tử, hệ thống phần mềm thư điện tử, xử lý công văn của Tổng công ty.
Lập kế hoạch mua sắm và nâng cấp trang thiết bị tin học trong Tổng Công
ty, phối hợp với Ban Kế toán trong việc mua sắm trang thiết bị, sản phẩm và
dịch vụ tin học; Chịu trách nhiệm về ván đề kỹ thuật của việc đầu tư trang thiết
bị tin học.

7


Quản lý thống nhất việc bảo hành, bảo trì thiết bị tin học, đảm bảo thuận
tiện và đáp ứng kịp thời các yêu cầu sửa chữa của các thiết bị tin học.
Tổ chức Xây dựng cơ sở dữ liệu, tổ chức thu nhận, lưu trữ thông tin, phối
hợp với các đơn vị khác trong công tác xử lý và kết xuất thông tin theo yêu cầu
quan lý.
Đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên hệ thống mạng tin học Tổng
Công ty
1.2.8. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Tổng Giám đốc giao
1.3. Trách nhiệm và quyền hạn:
Chịu trách nhiệm toàn diện trước Tổng Giám đốc về việc tổ chức và hoàn
thành công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao;
Chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời của các thông tin, số liệu, ý
kiến liên quan đến nhiệm vụ được giao; phát hiện và báo cáo trung thực các
vướng mắc, tồn tại phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Chịu trách
nhiệm bảo mật và cung cấp thông tin, số liệu theo quy định của pháp luật và của
Tổng Công ty.
Chịu trách nhiệm về sự phù hợp với pháp luật trong lĩnh vực được phân
công và các văn bản tham mưu cho Tổng Giám đốc.
Hướng dẫn, kiểm tra đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc trong lĩnh vực
được phân công.
Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn để tạo quyền chủ động cho từng
chức danh, đề cao kỷ cương, kỷ luật, trách nhiệm cá nhân, đạo đức nghề nghiệp
của mỗi cán bộ trong thực thi nhiệm vụ được giao.
Được quyền yêu cầu các Ban/ bộ phận có liên quan trong Tổng Công ty
cung cấp số liệu, tài liệu đến công tác được giao theo quy định.
Trên cơ sở chủ trương được Tổng Giám đốc duyệt, được chủ động phối

hợp với các đơn vị ngoài Tổng Công ty để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được
giao.
Được ký thừa lệnh Tổng Giám đốc các văn bản:
- Trả lời về chính sách, chế độ đối với cán bộ trong phạm vi chế độ Nhà

8


nước và Tổng Công ty quy đinh; Các văn bản trả lời về công tác cán bộ khi được
Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Thông báo ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc về công tác tổ chức, quản
lý nhân sự, tiền lương, thưởng…
- Xác nhận lý lịch, quá trình công tác, giấy nghỉ phép, giấy đăng ký kết
hôn, trích sao các quyết định về nhân sự, quá trình công tác, chế độ khác của cán
bộ.
Được ký thừa ủy quyền Tổng Giám đốc về việc phân công, bố trí, sắp xếp
cán bộ; ký hợp đồng lao động thử việc đối với cán bộ thuộc Tổng Công ty sau
khi có ý kiến phê duyệt của Tổng giám đốc.
Được thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền Tổng Giám đốc ký các văn bản chỉ
đạo, giao nhiệm vụ và ký các văn bản hành chính của Tổng công ty.
Được ký các Hợp đồng kinh tế với các đơn vị ngoài Tổng Công ty đẻ thực
hiện một số công việc theo ủy quyền của Tổng Giám đốc.
Được chủ động sử dụng tài sản và phương tiện làm việc được giao phục
vụ yêu cầu hoạt động nghiệp vụ và có trách nhiệm bảo toàn các tài sản và
phương tiện theo quy định.
1.4. Cơ cấu tổ chức và điều hành.
Giám đốc Ban là người điều hành công việc của Ban, giúp Giám đốc Ban
có các Phó Giám đốc Ban.
Giám đốc Ban là người chịu trách nhiệm toàn diện trước Tổng Giám đốc
về mọi hoạt động của Ban theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Có trách nhiệm

chỉ đạo xây dựng phương án, chương trình, kế hoạch công tác nhằm hoàn thành
nhiệm vụ được Tổng Giám đốc giao.
Phó Giám đốc Ban thực hiện sự phân công của Giám đốc Ban, giúp Giám
đốc Ban chỉ đạo, điều hành một số công tác thuộc nhiệm vụ của Ban; chịu trách
nhiệm trước Giám đốc Ban về nhiệm vụ được phân công.
Khi Giám đốc Ban vắng mặt, Phó Giám đốc Ban được ủy quyền (bằng
văn bản) thay mặt Giám đốc Ban điều hành, giải quyết công việc của Ban, chịu
trách nhiệm về các công việc đã giải quyết và phải báo cáo lại cho Giám đốc

9


Ban bằng văn bản.
Cán bộ, nhân viện của Ban thực hiện công việc theo sự phân công của
Giám đốc Ban và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban về nhiệm vụ được phân
công.
Việc sửa đổi, bổ sung quy định do Giám đốc Ban Hành chính – Nhân sự
và Tổng Giám đốc Tổng Công ty quyết định.
2. Cơ sở lý luận về ISO và bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008
1. Khái niệm ISO
ISO là chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch là “
Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế”.
2. Khái quát về bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong đó tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được coi là
tiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản của Hệ thống
quản lý chất lượng của một Tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của một Tổ
chức luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với các
chế định, đồng thời tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cũng là cơ sở để đánh giá khả
năng của một Tổ chức trong hoạt động nhằm duy trì và không ngừng cải tiến,
nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một phương pháp quản lý chất lượng mới,
khi được áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh đạo của tổ chức đó kiểm soát
được hoạt động trong nội bộ tổ chức đó và thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả ở
mức cao nhất.
ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống
quản lý khoa học, chặt chẽ đã được quốc tế công nhận,
ISO 9001:2008 dành cho tất cả các loại hình Doanh nghiệp, từ Doanh
nghiệp rất lớn như các tập đòan đa quốc gia đến những Doanh nghiệp rất nhỏ
với nhân sự nhỏ hơn 10 người. Một Doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng,
đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy trì tỷ suất lợi nhuận cao, Doanh nghiệp đó
nhất định phải có một hệ thống quản lý khoa học chặc chẽ như ISO 9001:2008
để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có.

10


Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệ
thống quản lý chất lượng”.
ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào năm
2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức
tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản
xuất, kinh doanh, dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động.
ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, không
phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm. Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp đã
tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa
các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn
thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong
công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ
công nhân viên nâng lên rõ rệt.

Chính nhờ những tác dụng ấy mà ISO 9001 hiện nay được xem là một
trong những giải pháp căn bản nhất, là nền tản đầu tiên để nâng cao năng lực của
bộ máy quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy hầu hết các doanh nghiệp khi muốn
cải tổ bộ máy, nâng cao năng lực cạnh tranh đều chọn áp dụng ISO 9001:2008
cho doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là quyển tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO
9001:2008:2008 (ISO 9001:2008:2008 series).
ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO
9001:2008) để biết được những yêu cầu gì mà hệ thống quản lý của Doanh
nghiệp mình cần phải đáp ứng.
 Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản
lý chất lượng cho tổ chức:
Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến
sản phẩm

11


Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và
duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Việc
duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các
yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm.
 8 nguyên tắc quản lý chất lượng (Quality managtôient principles), 8
nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm
thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toàn
thế giới. Qua nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy có 8
nguyên tắc quản lý chất lượng cần được xem là nền tản để xây dựng nên chuẩn

mực cho một hệ thống quản lý chất lượng, đó là:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện
Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn khi xây dựng ISO 9001:2008, Doanh
nghiệp phải ban hành và áp dụng tối thiểu các tài liệu sau:
1. Chính sách chất lượng.
2. Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấp
phòng ban chức năng.
3. Sổ tay chất lượng.
4. Sáu (06) thủ tục cơ bản sau:
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ
- Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp

12


- Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục.
- Thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa.
Tóm lại: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
không thể bảo đảm rằng các quá trình và sản phẩm không có lỗi Nhưng chắc
chắn rằng hệ thống này tạo nên sức mạnh và sự tin cậy của tổ chức, nhờ vào :
- Có được chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm của

Lãnh đạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống.
- Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực hiện
từng công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn
- Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi công việc sẽ
được thực hiện thích hợp và khoa học.
- Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các sai lỗi, sai sót
ở tất cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại sai lỗi, sai sót với
nguyên nhân cũ đã từng xảy ra.
- Một cơ chế để có thể định kỳ đánh giá toàn diện nhằm liên tục cải tiến
toàn bộ hệ thống.
- Xây dựng được một quá trình bảo đảm mọi yêu cầu của khách hàng đều
chắc chắn đạt được trước khi chấp nhận yêu cầu của khách hàng.
3. Khái niệm về công tác soạn thaỏ và ban hành văn bản
3.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay
ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống
xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau.
3.2. Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là tất cả các công việc có liên
quan đến quá trình xây dựng, kiểm duyệt và ban hành văn bản đến các phòng
ban, đơn vị.

13


4. Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác
soạn thảo và ban hành văn bản
- Soạn thảo và ban hành văn bản là một hoạt động không thể thiếu và giữ
một vị trí, vai trò rất quan trọng trong hoạt động của bộ phận văn thư của cơ
quan . Để công tác soạn thảo và ban hành văn bản có hiệu quả thì việc áp dụng

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào cơ quan không chỉ là một đòi
hỏi cấp thiết, một bước đi tất yếu trong xu thế hiện nay mà còn có tính khả thi
cao góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm cán bộ, nhân viên và việc tổ chức
thực hiện nhiệm vụ công việc nội bộ.
- Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 góp phần
nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan;
- Nhằm khắc phục những thiếu sót trong công tác soạn thảo và ban hành
văn bản ,tạo điều kiện để Lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng
5. Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Để xây dựng một quy trình một nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản
chính xác và hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO và phù hợp với tình hình thực tế của
cơ quan, chúng ta cần chuẩn bị những bước cơ bản sau:
- Xác định tên gọi chính xác và tiêu chuẩn
- Xác định mục đích chủ yếu và mục đích thứ yếu trong việc xây dựng
tiêu chuẩn.
- Xác định một cách chính xác các đối tượng có trách nhiệm chính, trách
nhiệm các phòng, ban, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện tiêu chuẩn.

14


Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
2.1. Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban
hành văn bản
2.1.1. Mục đích
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào trong công

tác soạn thảo và ban hành văn bản là nhằm xừy dựng và thực hiện các quy trình xử
lý công việc thuộc nội dung công tác soạn thảo và ban hành văn bản một cách khoa
học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ
dàng.
2.1.2. Yêu cầu
Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào
trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản đạt hiệu quả cần phải đáp ứng các
yêu cầu sau:
- Quy trình xử lý công việc phải cụ thể hoá được các quá trình hoạt động
thành từng bước và sắp xếp theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế
phù hợp.
- Quy trình được xây dựng phải chỉ rõ trách nhiệm cụ thể của mỗi cá
nhân tham gia vào quy trình đó. Điều này không chỉ giúp cho lãnh đạo cơ quan,
đơn vị kiểm soát được công việc mà nó cũng là bằng chứng để kiểm tra, đánh
giá chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan.
- Các quy trình được xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan,
buộc các đối tượng có liên quan phải thực hiện.
2.1.3. Nội dung
Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào
công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Đối với công tác soạn thảo và ban hành
văn bản bao gồm các công việc về xác định nội dung và thể loại văn bản, thu
thập tài liệu để xây dựng văn bản, phác thảo đề cương, trình duyệt và sửa chữa

15


văn bản, hoàn thiện văn bản, ban hành văn bản.
2.1.4. Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác soạn thảo và ban hành

văn bản, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001: 2008 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:
- Quy trình xây dựng văn bản
- Quy trình tìm tài liệu soạn thảo văn bản
- Quy trình ban hành văn bản
2.2.Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác soạn
thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài
chính Việt Nam
2.2.1. Thực trạng quy trình soạn thaorban hành văn bản tại Tổng
Công ty Phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam theo tiêu chuẩn
Iso 9001:2008
• . Quy trình soạn thảo ban hành văn bản
 Mục đích

Nhằm thống nhất quá trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật, đảm
bảo văn bản được ban hành theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, phục
vụ công việc quản lý nhà nước và công cuộc cải cách hành chính trên địa bàn
huyện.
 Phạm vi áp dụng

- Quy trình này áp dụng cho việc ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật do Lãnh đạo công ty thực hiện.
- Các phòng ban, đơn vị thuộc Công ty áp dụng quy trình này trong quá
trình tham mưu xây dựng và ban hành các văn bản QPPL liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của phòng mình.
 Tài liệu liên quan

16

- Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 về kiểm tra và xử lý
văn bản quy phạm pháp luật;
- Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản;
- Công văn số 63/VTLTNN-TTNC ngày 06/10/2003 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc vận dụng TCVN 5700:2002 trong quản lý và giảng
dạy;
- Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục, phòng
ngừa QT.HT.03;
- Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ QT.HT.01;
- Quy trình quản lý văn bản đến - đi QT.VP.02;
- Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000.
Định nghĩa và thuật ngữ

- Dùng các từ viết tắt được định nghĩa trong Sổ tay chất lượng và trong
các văn bản quy phạm pháp luật.
 Nội Dung

17


Sơ đồ quá trình:
Trách nhiệm
Các lãnh đạo các phòng
ban chuyên môn
Văn phòng Công ty

Tiến trình thực hiện
Xác định nhu

cầu
Tổng hợp nhu cầu
trình Lãnh đạo

Mô tả/Tài liệu
2.2.1.1
Mẫu 1.....
2.2.1.2
Mẫu 1.....
2.2.1.3

Lãnh đạo công ty
Lãnh đạo công ty,
Lãnh đạo các Phòng

Cán bộ được phân công

Cán bộ được phân công
Cán bộ được phân công
Cơ quan chủ trì,
các đơn vị liên quan
Phòng pháp chế

Phê
duyệt
Phân công
xây dựng văn bản
Lập kế hoạch tiến độ chi
tiết
Thu thập tài liệu liên

quan
Xây dựng dự thảo

2.2.1.4

2.2.1.5
BM.TP.01.02
2.2.1.6
BM.TP.01.03
2.2.1.7
2.2.1.8

Lấy ý kiến góp ý và hoàn thiện dự
thảo tthảo

BM.TP.01.04
2.2.1.9

Thẩm định

2.2.1.10
Lãnh đạo công ty
Các bộ phận liên quan

Phê duyệt/ ký ban
hành
Tổ chức triển khai

2.2.1.11
2.2.1.12

Lãnh đạo công ty

Theo dõi thực
hiện và đánh giá
hiệu lực

2.1.1.1. Xác định nhu cầu
Hằng năm, cùng với việc xây dựng kế hoạch hoạt động cho năm kế hoạch
tiếp theo, các phòng thuộc Công ty nếu có nhu cầu thì xây dựng kế hoạch ban
hành văn bản quy phạm pháp luật theo biểu mẫu BM.TP.01.01gửi Văn phòng

18


công ty, căn cứ để xây dựng kế hoạch là thực tiễn công tác quản lý ... thời gian
qua, định hướng phát triển ... những năm tiếp theo, yêu cầu của các cơ quan cấp
trên, sự ra đời của các văn bản cấp cao hơn (luật, nghị định, thông tư,…) nay cần
có văn bản cấp trên để triển khai thực hiện.
Cần xác định rõ nhu cầu cần ban hành loại văn bản gì, tên văn bản, phòng
chủ trì soạn thảo, phòng phối hợp, thời gian ban hành.
Lãnh đạo các phòng chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của
các loại văn bản cần tham mưu trước khi gửi Văn phòng Công ty
Ngoài ra, còn có các nhu cầu ban hành văn bản quy phạm pháp luật đột
xuất.
2.2.1.2. Tổng hợp nhu cầu, trình Lãnh đạo công ty
Văn phòng tổng hợp nhu cầu trình Lãnh đạo công ty phê duyệt kếhoạch
xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Bộ phận tổng hợp thuộc Văn phòng công ty tổng hợp nhu cầu từ các đơn
vị bộ phận, dự thảo kế hoạch xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật

cho toàn Công ty. Lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch. Thời gian xử lý công
việc này trong vòng 3 ngày, kể từ khi có đủ nhu cầu từ các bộ phận.
2.2.1.3.Phê duyệt kế hoạch xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp
luật
Lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch xây dựng và ban hành các văn bản.
Trong quá trình tổchức thực hiện nhiệm vụ, nếu có nhu cầu cần xây dựng
văn bản mới ngoài kếhoạch đã phê duyệt, các Phòng báo cáo bằng văn bản lên
lãnh đạo công ty để xin ý kiến chỉ đạo.
2.2.1.4. Phân công nghiên cứu xây dựng văn bản
Tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ và năng lực của từng chuyên viên,
Lãnh đạo công ty phân công (bằng văn bản) việc nghiên cứu xây dựng các văn
bản pháp quy một cách hợp lý, cụthể.
2.2.1.5. Lập kế hoạch tiến độ chi tiết
Người được phân công xây dựng dựthảo văn bản phải lập kếhoạch tiến độ
nghiên cứu xây dựng văn bản theo biểu mẫu BM.TP.01.02trình lãnh đạo
Phòng thông

19


2.2.1.6. Thu thập tài liệu, văn bản liên quan
Người được phân công tự tổ chức thu thập tài liệu văn bản liên quan hoặc
có thể phân công người khác giúp thu thập các tài liệu văn bản liên quan đến nội
dung văn bản cần xây dựng, ban hành (Các căn cứ). Lưu ý tính pháp lý và giá trị
hiệu lực của các văn bản thu thập được. Tổng hợp, phân loại các tài liệu theo cấp
ban hành, theo thời gian, theo mức độ sử dụng để lập danh mục và báo cáo tổng
thuật tài liệu theo biểu mẫu BM.TP.01.03.
2.2.1.7. Xây dựng dự thảo
Người được phân công xây dựng văn bản nghiên cứu các quy định hiện
hành, nghiên cứu thực tế và yêu cầu phát triển của vấn đề đang nghiên cứu, lập

đề cương chi tiết và thảo luận trong nội bộ nhóm chuyên viên cùng chức năng
(nếu cần), trình Trưởng phòng thông qua trước khi xây dựng dự thảo.
Dự thảo văn bản pháp quy phải tuân thủ các quy định hiện hành về nội
dung và hình thức văn bản, đáp ứng yêu cầu thực tế và định hướng phát triển
của vấn đề.
Sau khi dự thảo xong, người được phân công báo cáo với lãnh đạo Phòng
và tổ chức lấy ý kiến góp ý.
2.2.1.8. Tổ chức lấy ý kiến góp ý
• Phòng được giao xây dựng dự thảo chủ trì thảo luận, góp ý trong nội bộ
phòng. Trưởng phòng quyết định những nội dung cần điều chỉnh trước khi tổ
chức lấy ý kiến góp ý của các phòng liên quan khác.
• Các phòng được gửi lấy ý kiến góp ý lập biên bản/phiếu góp ý theo biểu
mẫu BM.TP.01.04 và gửi về phòng chủ trì.
• Phòng chủ trì hoàn chỉnh dự thảo sau khi nhận được góp ý từ các phòng
• Phòng chủ trì gửi dự thảo đến phòng pháp chế thẩm định. Phòng tư pháp
thẩm định và trả kết quả theo biểu mẫu BM.TP.01.05
• Phòng chủ trì trình lãnh đạo xem xét và thông qua. Nếu lãnh đạo không
thông qua thì phòng chủ trì thực hiện lại từ bước 2.

20


2.2.1.9. Chỉnh sửa
Trên cơ sở các Biên bản góp ý, người/bộ phận được phân công xây dựng
văn bản chỉnh sửa để hoàn chỉnh bản dự thảo. Nếu có vấn đề chưa thống nhất,
người được phân công lập văn bản báo cáo và xin ý kiến lãnh đạo công ty để
giải quyết. Khi cần thiết, để đảm bảo sự phù hợp của dự thảo trước khi trình
duyệt, các bộ phận liên quan xây dựng văn bản lặp lại bước 2.2.1.8 nêu trên.
2.2.1.10. Trình Lãnh đạo duyệt nội dung
Sau khi dự thảo được chỉnh sửa xong, người được phân công trình lãnh

đạo đề nghị duyệt nội dung. Sau khi duyệt nội dung xong, lãnh đạo Phòng trình
lãnh đạo công ty ký ban hành; đồng thời, gửi các đơn vị có thẩm quyền khác,...
2.2.1.11. Tổ chức triển khai
Các văn bản quy phạm pháp luật sau khi được ký ban hành, lãnh đạo
huyện chỉ đạo các bộ phận chức năng tổ chức triển khai theo các hình thức sau:
- Sao gửi các cá nhân/đơn vị có liên quan thuộc công ty , yêu cầu quán
triệt nội dung để triển khai.
- Sao gửi các tổ chức, cá nhân có liên quan.
- Tổ chức tập huấn phổ biến nội dung văn bản cho các tổ chức, cá nhân có
liên quan (Nếu cần).
2.2.1.12. Theo dõi thực hiện và đánh giá hiệu lực
- Trong quá trình triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, lãnh
đạo công ty phân công phòng chức năng thường xuyên theo dõi, tổng hợp báo
cáo Lãnh đạo công ty để chỉ đạo.
- Việc kiểm soát sự không phù hợp của các văn bản quy phạm pháp luật
so với các yêu cầu, được thực hiện theo quy trình kiểm soát công việc không
phù hợp QT.HT.04. Ngoài ra, khi thấy có nhiều khả năng tái diễn vấn đề không
phù hợp, các bộ phận liên quan đến việc tham mưu, soạn thảo văn bản phải thực
hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa theo quy trình QT.HT.03.

21