Đánh giá, khảo sát công tác tổ chức các cuộc hội họp tại công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng cũng như giảng viên
đã truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm quý báu, hữu ích để em hoàn thành
tốt đề tài nghiên cứu này.
Với vốn kiến thức hạn hẹp và thời gian nghiên cứu có hạn nên em không
tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phê
bình của quý thầy cô để giúp em hoàn thiện hơn kiến thức của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong luận văn là trung thực. Nếu không đúng như đã nêu trên, tôi
xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài của mình.
Hà Nội, tháng 12 năm 2016.


BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Chữ cái viết tắt
GTVT
QĐ
TCCB
LĐ
CBCNV
CSVC
KDXNK

Nghĩa của từ
Giao thông vận tải
Quyết định
Tổ chức cán bộ

Lao động
Cán bộ công nhân viên
Cơ sở vật chất
Kinh doanh sản xuất


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp.
Trong xã hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân chúng ta
hầu như không có đủ tất cả các thông tin cần thiết để làm các quyết định quan
trọng. Doanh nghiệp tùy thuộc vào các cá nhân cung cấp thông tin, đưa ra các
nhận xét. Phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc,
đó là các cuộc thảo luận nhóm. Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho các
thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào tiến trình làm quyết
định.
Chắc chắn khi đi làm, chúng ta sẽ phải tham dự vào các cuộc họp như hội
nghị công nhân viên chức, các cuộc họp của bộ phận phòng ban, các cuộc họp
về chính sách, các cuộc họp của hội đồng đề ra chính sách, hoặc các cuộc họp
báo cáo tình hình. Các cuộc họp này có thể là cuộc họp nhỏ có tính chất nội bộ
không nghi thức đến các cuộc họp trang trọng theo nghi thức. Một số cuộc họp
sẽ đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị trước, trong khi đó một số cuộc họp chỉ đòi hỏi
một cú điện thoại.
Các cuộc họp thường làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc, trong khi cả hai
yếu tố này rất quý đối với chúng ta. Do đó chúng ta chỉ nên tổ chức cuộc họp

cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang tính xây
dựng.
Công tác hội họp có một vị trí quan trọng trong sự phát triển của doanh
nghiệp không chỉ trong ngắn hạn mà còn trong dài hạn. Vì vậy mỗi doanh
nghiệp cần chú trọng đến công tác tổ chức hội họp trong doanh nghiệp của
mình. Bởi vì, bất cứ một doanh nghiệp nào muốn thực hiện tốt hoạt động sản
xuất kinh doanh trước tiên phải có đầy đủ các nguồn thông tin cần thiết. Do đó,
hoạt động tổ chức hội họp của công ty là hết sức quan trọng, nó quyết định sự
thành bại của doanh nghiệp từ.
Bên cạnh đó, để thực hiện tốt được công tác tổ chức hội họp thì văn
phòng cũng đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu nhằm giúp việc tổ
chức hội họp đi theo đúng hướng, đúng kế hoạch đã đặt ra và đạt được hiệu quả
5


cao.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em đã chọn đề tài
nghiên cứu: “Đánh giá, khảo sát công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty
Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT”
2. Lịch sử nghiên cứu
Sự phát triển của làm việc nhóm nói chung và các cuộc hội họp, hội nghị,
hội thảo… cho các công ty nói riêng là vấn đề được nhiều người quan tâm, đã có
một số công trình nghiên cứu và công bố.
- Tài liệu “Nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp trong các doanh nghiệp”
của tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2009. Tài liệu nhấn mạnh
về đánh giá thực trạng tổ chức hội họp và đưa ra một số biện pháp để tổ chức
hiệu hội họp trong các doanh nghiệp ở Việt Nam.
- Tài liệu “Phát triển kỹ năng tổ chức các cuộc hội họp” của tác giả Đinh
Văn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2011, đã hệ thống hóa lý luận về các cuộc
hội họpvà phân tích sâu về thực trạng tổ chức hội họp trong các doanh nghiệp ở

nước ta hiện nay.
Tuy nhiên, vấn đề liên quan đến tổ chức hội họp ở các doanh nghiệp cũng
còn ít công trình nghiên cứu. Vì vậy, bài tiểu luận vẫn tập trung nghiên cứu
những vấn đề mới liên quan đến công tác tổ chức các cuộc hội họp của Công ty
Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu là Công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty
Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.
- Phạm vị nghiên cứu của đề tài: Một đề tài mang tính thực tiễn như vậy
thì phạm vi nghiên cứu phải được sử dụng nguồn tài liệu phong phú. Những
kiến thức hiểu biết của bản thân chưa thể đáp ứng được những yêu cầu của đề
tài. Chính vì lí do đó mà em đã thu thập tài liệu từ Internet, báo chí, sách tham
khảo, truyền hình… với mong muốn làm nổi bật nội dung của đề tài.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa lý luận về công tác tổ chức các cuộc hội họp trong doanh
nghiệp.
- Đánh giá thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty
6


Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.
- Xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức các cuộc hội
họp trong công ty.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Với đề tài này, việc nghiên cứu từ mọi nguồn tham khảo là rất quan trọng.
nên cần phải biết chọn lọc những nội dung, những con số phù hợp với đề tài. Vì
thế việc sử dụng các phương pháp khác nhau để hoàn thành nội dung đề tài này
là rất cần thiết.
Đồng thời, phải kết hợp với bộ môn khoa học khác để có thể có được nội

dung phong phú và đa dạng, có được những dẫn chứng thiết thực để thuyết phục
người đọc.
Các phương pháp chủ yếu:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết
- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa
- Phương pháp giả thuyết
- Phương pháp lịch sử
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Bài tiểu luận tiếp tục hoàn thiện hệ thống lý luận về công tác tổ chức hội
họp.
- Phân tích có hệ thống thực công tác tổ chức các cuộc hội họp trong công
ty.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức các
cuộc hội họp.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và phụ lục, bài tiểu luận gồm 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức các cuộc hội họp.
Chương 2: Thực trạng về tổ chức các cuộc hội họp của Công ty
Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức các cuộc
hội họp của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.

7


8


NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC
CUỘC HỘI HỌP
1.1. Khái niệm hôi nghị, hội họp
Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt động của cơ
quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một
nhằm quyết định một vấn đề thuộc thảm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư
vấn kiến nghị.
Hội họp là hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức; đó là hoạt động
tập các thành viên theo một hình thức nhất định trong khoảng thời gian nhất
định nhằm giải quyết các vấn đề của cơ quan. Đồng thời, đây chính là một hình
thức quản lý, lãnh đạo, điều hành trong quá trình hoạt động của cơ quan, văn
phòng.
1.2. Mục đích
Thảo luận, trao đổi thống nhất một số nội dung, vấn đề trong chương trình
công tác hoặc đang được quan tâm lưu ý. Những đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo
vấn đề một cách có cơ sở khoa học.
1.3. Vai trò
- Hội họp là hình thức sinh hoạt nhằm giải quyết những vấn đề mà cơ
quan đang phụ trách.
- Hội họp có vai trò quan trọng trong quản lý.
- Tổ chức hội họp đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu
suất và giải quyết được các vấn đề.
- Văn bản chỉ chuyên chở 7% ý nghĩa và cảm xúc thật. Trao đổi qua điện
thoại chỉ có 38% ý nghĩa và cảm xúc thật có thể chuyền tải 55% . Phần còn lại
thì bằng biểu cảm trên nét mặt, điệu bộ và những dầu hiệu không thể hiện thành
lời.
- Thông qua cuộc họp nhà quản trị dùng để phân công công việc, bố trí
nhân sự.
- Thông qua cuộc họp mà có thể phổ biến truyền tin.
- Thông qua cuộc họp nhà quản trị dùng để điều tiết đường lối phát triển

của cơ quan, tổ chức.
- Thông qua cuộc họp để các nhà quản trị thể hiện vai trò lãnh đạo và
9


kiểm tra, giám sát trong quá trình thực hiện công việc.
1.4. Ý nghĩa
- Cuộc họp là hình thức thu thâp, truyền đạt thông tin nhằm đảm bảo cho
thông tin được lưu truyền thông suốt
- Các cuộc họp hay hội nghị là nơi để cho các thành viên trao đổi, thảo
luận về các vấn đề chung và cùng tham gia vào quá trình ra quyết định.
- Cuộc họp cũng là nơi để cho các cá nhân phát huy quyền làm chủ của
mọi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bac, đóng góp ý kiến giúp lãnh
đạo có quyết định đúng đắn.
- Cuộc họp là nơi để triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những
vướng mắc, khó khăn, phát hiện và phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc
trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm,
khắc phục nhược điểm thúc đẩy sư phát triển.
1.5. Phân loại
a.

b.

Hội họp bao gồm các loại:
Đại hội
- Đại hội là hình thức hội họp mà các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể
trong các nhiệm kỳ thường sử dụng.
- Đặc điểm:
+ Số lượng đại biểu: đông
+ Bàn bạc, trao đổi về nhiều vấn đề

+ Những cơ quan làm việc theo chế độ nhiệm kỳ
- Kết thúc đại hội nghị quyết của đại hội (văn kiện)
Hội nghị
- Hội nghị là hình thức hội họp mà các cơ quan, tổ chức thường sử dụng
để triển khai công việc, quán triệt chỉ đạo của cấp trên, sơ kết và tổng kết.
- Đặc điểm:
+ Số lượng đại biểu: tương đối đông
+ Bàn bạc, trao đổi về một hoặc một số vấn đề
+Cơ quan, tổ chức nào cũng có.
+ Kết thúc hội nghị phải có nghị quyết (nghị quyết là văn bản quan trọng

c.

của hội nghị, bắt buộc tất cả các thành viên phải hoàn thành).
Hội thảo
-Hội thảo là hình thức hội họp mà các cơ quan, tổ chức thường sử dụng
nhằm trao đổi phổ biến thông tin, trao đổi phổ biến kiến thức, đánh giá kết quả
hoặc dùng trong các trường hợp phổ biến kiến thức mới, trao đổi kinh nghiệm
10


công tác hoặc đánh giá thực trạng. Qua đó nhằm giúp các thành viên tham gia
đổi mới tư duy, có cách nhìn mới về vấn đề đang đặt ra.
- Đặc điểm:
+ Số lượng đại biểu đông tùy theo từng loại hội thảo.
+ Bàn bạc trao đổi về một số vấn đề hoặc chủ đề.
+ Cơ quan, tổ chức nào cũng có hội thảo.
+ Kết thúc hội thảo: kỷ yếu là tập hợp các tham luận, các bài phát biểu,
các ý kiến đánh giá về chủ đề của hội thảo và thông qua đó các thành viên tham
gia có thể nắm bắt được các quan điểm khác nhau từ đó hiểu sâu sắc hơn về chủ

d.

đề của hội thảo.
Các cuộc họp
Các cuộc họp là hình thức hội họp diễn ra thường xuyên trong bất kỹ
trường hợp nào. Ví dụ: họp thường kỳ, đột xuất, họp phòng, tổ, giao ban, kỷ
luật, giao ban…
- Đặc điểm:
+ Số lượng đại biểu từ 02 trở lên
+ Để bàn bạc, trao đổi, thống nhất, phân công thông qua một vấn đề.
+ Cơ quan, tổ chức và cá nhân
+ Kết thúc: có biên bản.
1.6. Nguyên tắc tổ chức hội họp
- Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vị trách nhiệm
được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm
quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp
trên giải quyết.
- Chỉ tiến hành cuộc họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác
chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các quyết
định quản lý, điều hành.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và
thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công
việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập
trung thống nhất, thống suốt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
- Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hóa quy định
thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lí, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực,
tiết kiệm, không hình thức phô trương.
- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp
11

các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
Tiểu kết:
Qua những phân tích ở trên, có thể thấy rằng, họp là một phương thức
quản lý qua đó nhà quản lý có thể huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh
nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết những
vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức;
truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện. Họp luôn
là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên. Trong công tác quản lý điều hành ở
mỗi công ty, việc họp rất quan trọng và về lâu dài họp vẫn là một phương thức
nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng
kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý của công ty. Hội họp (hội
nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức cơ bản để thực hiện,
phát huy tính dân chủ, cơ chế tham gia tập thể và tự giác của người lao động vào
hoạt động phát triển công ty.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC
HỘI HỌP CỦA CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ
THIẾT BỊ GTVT
2.1. Một số nét chung về Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết
bị GTVT
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một doanh
nghiệp Nhà nước trực thuộc liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT-BGTVT. Được
thành lập theo quyết định số 602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 05/4/1993 của Bộ GTVT.
- Tên công ty: Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT.
- Trụ sở giao dịch: Km9, Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc,
quận Thanh Xuân – TP Hà Nội.
- Nay DNNN đổi tên thành công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị
GTVT – Trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT kể từ ngày ký quyết định theo

12


số 2195-1998/QĐ-BGVT
Nay chuyển đến 199B phố Minh Khai – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội
- Tên giao dịch Quốc tế: TMT – Trade Manufacture Transportation.
Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT – trực thuộc Liên
hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT với quy mô ban đầu rất sơ khai với tổng số vốn
kinh doanh là:190 triệu đồng. Và được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở
đặt tại Km9 Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa – TP
Hà Nội.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập:
Theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB-LĐ ngày 05 thắng 4 năm 1993 của Bộ
trưởng Bộ GTVT về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Vật tư
Thiết bị cơ khí GTVT, trực thuộc tổng công ty cơ khí GTVT. Công ty có nhiệm
vụ chủ yếu là:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận
tải, nông sản và hàng tiêu dùng.
- Đại lý, kinh doanh vật tư thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ
vân tải hàng hóa.
- Xuất khẩu lao động (Có giấy phép số 81/LĐTBXH-GP ngày 28/4/2000
của bộ Lao động Thương binh và Xã hội và Quyết định số 869/2000/QĐ-GTVT
ngày 18/4/2000 của Bộ GTVT)
- Sản xuất, lắp ráp xe ô tô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị,
phụ tùng ô tô, xe gắn máy hai bánh (Có QĐ số 4000/QĐ-BGTVT ngày
27/01/2001 của Bộ GTVT).
Với những nhiêm vụ trên đây công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do Bộ
trưởng GTVT giao và ngày càng khẳng định vị thế của mình trong ngành Giao
thông Việt Nam. Cho đến ngày 4/11/1994 và ngày 08/9/1998/QĐ-BGTVT ngày
01/9/1998 của Bộ GTVT công ty được đổi tên thành công ty thương mại và sản

xuất vật tue thiết bị GTVT và công ty được bổ sung thêm nhiệm vụ đó là:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận
tải, nông sản và hàng tiêu dùng.
13


- Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ
vận tải hàng hóa.
- Gia công phục hồi, kinh doanh vật tư phụ tùng, phương tiện thiết bị cơ
khí GTVT. Sửa chữa, kinh doanh, ký gửi các loại xe gắn máy hai bánh, kinh
doanh hàng điện tử, hàng trang trí nội thất. Làm dịch vụ xuất nhập khẩu thiết bị,
phụ tùng, phương tiện GTVT.
2.1.3. Tổ chức công ty
Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một đơn vị hạch
toán độc lập. Bộ máy quản lý của công ty theo kiểu “Trực tuyến chức năng” và
chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới có nghĩa là các phòng tham mưu với giám
đốc chức năng và nhiệm vụ của mình giúp ban giám đốc điều hành và ra quyết
định có lợi cho công ty.
•

Ban giám đốc gồm có:
- Giám đốc công ty.
- Phó giám đốc, gồm Phó Giám đốc kỹ thuật và Phó Giám đốc nội chính.

•

Các phòng chức năng gồm có:
- Phòng Tổ chức hành chính
- Phòng Tài chính kế toán
- Phòng Kinh doanh XNK

- Phòng Thị trường
- Phòng Khoa học công nghệ
Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc bao gồm:
- Nhà máy xưởng sản xuất và dây chuyền sản xuất bộ ly hợp, bộ côn tại
199B Minh Khai.
- Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy tại Hưng Yên.
- Nhà máy sản xuất lắp ráp xe ô tô tải nhẹ tại Hưng Yên.
- Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh (Số 23 Đặng Thị Nhu – Q.1 –
TPHCM)
2.2. Các hình thức hội họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật
tư thiết bị GTVT
14


Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT bao gồm nhiều hình
thức hội họp khác nhau phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty như: Hội nghị, hội thảo, thảo luận, tọa đàm, diễn đàn, triển lãm, hội chợ.
* Hội nghị: Công ty thường tổ chức các cuộc hội nghị nối tiếp hoặc theo
chu kỳ nhằm báo cáo, tổng kết, đúc kết kinh nghiệm, công trình nghiên cứu.
* Hội thảo: các cuộc họp chính thức của một nhóm chuyên gia cùng quan
tâm đến một đề tài. Trình bày, chia sẻ, bàn luận các vấn đề lý luận và thực tiễn
của một nội dung.
* Diễn đàn, tọa đàm, thảo luận là loại hình trao đổi ý tưởng cho nhiều đối
tượng và nhiều chủ đề; là nơi có thể trình bày ý kiến, quan điểm tình cảm của cá
nhân về một vấn đề nào đó; có thể trao đổi trực tiếp và gián tiếp; thông qua việc
trình bày, trao đổi, tranh luận để tìm hiểu một vấn đề, từ đó đưa ra hướng đánh
giá, nhận thức hành động.
=> Mục đích của các hình thức hội họp là: tạo điều kiện cho nhân viên
trong công ty trao đổi thông tin với nhau, góp phần xây dựng mối quan hệ trao
đổi giữa các thành phần liên quan đến hoạt động thư viện thông tin.

=> Ngoài những hình thức hội họp cơ bản nêu trên công ty Thương mại
và sản xuất vật tư thiết bị GTVT còn có các loại hình thức hội họp khác phục vụ
cho nhu cầu kinh doanh, sản xuất như: triển lãm, hội chợ. Thông qua loại hình
này công ty có thể giới thiệu cho người dùng tin các sản phẩm, dịch vụ của
mình. Tạo điều kiện cho công ty nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng trong
mọi hoạt động.
2.3. Quy trình tổ chức hội họp của Công ty Thương mại và sản xuất
vật tư thiết bị GTVT
Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trong trong hoạt động của công ty,
vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hóa của tổ chức được duy trì, là một trong
những cách thức để công ty truyền đạt tới đội ngũ nhân viên của mình rằng “Bạn
là một thành viên của một tập thể”. Nếu bạn tổ chức một cuộc họp không đúng
quy trình, buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin
rằng mình làm cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thời
15


gian.
Chính vì vậy, khi tổ chức hội họp cho công ty cần chú ý thực hiện theo
đúng quy trình.
2.3.1. Chuẩn bị cho cuộc họp
Chuẩn bị cuộc họp là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công hay
thất bại của một buổi họp. Trước hết phải xác định “mục tiêu” của cuộc họp là
gì? Những vấn đề được đưa vào cuộc họp tùy thuộc vào tầm quan trọng và mức
độ khẩn cấp của nó.
•

Xác định chương trình nghị sự
- Xác định chương trình nghị sự là phác thảo một kế hoạch chi tiết của
cuộc họp.

- Khi chuẩn bị chương trình nghị sự, người chủ trì phải:
+Xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc họp
+ Vạch một kế hoạch chi tiết của cuộc họp
+ Liệt kê các đề mục tranh luận, trao đổi và định thời gian cho từng mục.
+ Dự đoán những đáp ứng của người tham dự, những ý kiến tán thành hay
phản đối.
+ Ghi chú những điểm quan trọng nhất cần tập trung nhấn mạnh, suy nghĩ
về những câu hỏi mà các thành viên có thể nêu lên cũng như dự kiến những giải
pháp đưa ra.
- Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và chương
trình nghị sự. Một cuộc họp thường kéo dài từ 30 phút cho đến 2 giờ. Nếu cuộc
họp kéo dài từ 2 tiếng trở lên thì nên có 10 – 15 phút nghỉ.
- Chương trình nghị sự cũng không nên ôm đồm quá nhiều đề muc nóng
vì vậy cuộc họp sẽ dễ kéo dài.
- Khi xác định trình tự của cuộc họp, nên để những vấn đề ít quan trọng ra
trước, vì nếu không chúng dễ bị bỏ quên nếu để ra sau.
- Những vấn đề có tính khẩn cấp phải đưa ra trước và những vấn đề không
khẩn cấpnên để ra sau.
- Người chủ trì cuộc họp có thể lưu hành bản nháp của chương trình nghị
sự đến mọi thành viên của cuộc họp để tham khảo ý kiến mọi người về chương

•

trình nghị sự, để tránh bỏ sót một số đề mục.
Xác định thành phần tham dự
- Nên chọn đúng người tham gia cuộc họp. Thường thì dễ xác định ai nên
16


tham dự vào một cuộc họp

- Nên đưa vào thành phần tham dự những người sau đây:
+ Những người ra quyết định cho những vấn đề liên quan.
+ Những người có thể cung cấp những thông tin đầu vào cần thiết cho
cuộc họp.
+ Những người có quan tâm và sẵn sàng can dự đến vấn đề nêu ra trong
cuộc họp.
+ Những người mà sẽ thực thi những quyết định được đưa ra trong cuộc
họp.
- Việc xác định thành phần tham dự trở nên tế nhị khi mời người thuộc
đơn vị khác hoặc tổ chức bên ngoài đến tham dự.
- Mời những người ngoài chỉ khi những kiến thức chuyên môn của họ
giúp ích cho cuộc họp. Tuy vậy, do có sự hiện diện của họ, có những vấn đề nội
bộ không tiện nêu lên thảo luận trong cuộc họp.
- Khi phải mời những lãnh đạo cấp trên tham gia cuộc họp nên tránh để
•

họ can thiệp quá nhiều vào cuộc họp.
Xác định thời gian – địa điểm – cơ sở vật chất
- Xác định ngày họp: Cố gắng tìm một ngày phù hợp nhất để tổ chức hội
họp.
- Xác định giờ họp: Thường gói gọn trong một buổi sáng hay chiều.
- Xác định địa điểm: Chọn phòng phải đủ lớn cho số người dự họp. Nếu
phòng quá lớn hoặc quá trang trọng hoặc quá nhỏ, cũng ảnh hưởng đến sự tập
trung của những thành viên tham dự.
=> Không nên thay đổi thời gian và địa điểm cuộc họp vào giờ phút chót
vì làm như vậy có nguy cơ làm hỏng cuộc họp.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất: Cần chuẩn bị tốt phương tiện nghe nhìn hỗ trợ
cho cuộc họp. Phải có đủ creen cho các projector.
Cách sắp đặt bàn ghế tùy thuộc vào loại hình và quy mô cuộc họp.
+ Đối với cuộc họp đông người thì công ty sẽ dùng hội trường và mời

người tham dự ngồi thành hàng, có bàn trước mặt, đối diện với người chủ trì
cuộc họp.
+ Đối với cuộc họp số lượng trung bình thì xếp ngồi theo hình chữ U,
ngồi đối diện với bàn người chủ trì.
+ Đối với cuộc họp ít người thì dùng một bàn hình chữ nhật.
- Việc đặt đế các thiết bị nghe nhìn là rất quan trọng. Lưu ý rằng thông tin
nhận được gồm: thông tin từ thị giác chiếm 83% còn từ thính giác chiếm 11%.
17


Thông tin từ thị giác cảm nhận được dễ dàng hơn và nhận được dễ dàng hơn và
nhận được cả những thông tin phức tạp.
- Hình ảnh từ máy chiếu phải rõ. Âm thanh đủ lớn để có thể nghe, dù ngồi
ở cuối phòng họp.
- Cần phải có kỹ thuật viên coi sóc các thiết bị nghe nhìn trong suốt cuộc
họp. Tuyệt đối những trục trặc kỹ thuật.
=> Ngoài ra, công ty còn chuẩn bị thêm như: chuẩn bị phòng nghỉ,
•

phương tiện, an ninh, y tế, quà tặng, lễ tân, môi trường vệ sinh…
Gởi thư mời
- Thư mời họp được gửi đến những người tham dự khoảng trước một tuần
lễ.
Người chủ trì gửi đến những người tham dự:
+ Một thư mời ghi rõ thời gian (giờ, ngày, tháng) và địa điểm cuộc họp.
+ Một chương trình nghị sự rõ ràng cùng với những đề nghị tham gia của
người tham dự.
+ Một bộ hồ sơ ngắn gọn có nội dung: Các vấn đề chính sẽ được trình bày
và giới thiệu những thành viên tham dự cùng với các báo cáo của họ về các vấn
đề đặt ra.

- Cung cấp tài liệu đầy đủ cho mọi thành viên và để cho họ có đủ thời
gian nghiên cứu chúng trước khi đi vào cuộc họp. Cần phân loại chúng cẩn thận:
cái nào cho thông tin, cái nào cho thảo luận hoặc cái nào cho quyết định để mà
sự quan trọng và thời gian đã được yêu cầu, có thể được tiến hành trên mỗi loại.
2.3.2. Trong khi cuộc họp đang diễn ra.
* Bắt đầu cuộc họp
- Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi với tất cả những thành viên
tham gia.
- Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi.
- Thiết lập các quy định:
+ Thời gian nghỉ giải lao và kết thúc.
+ Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào.
+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
+ Mỗi thành viên được mong đợi những gì.
+ Các chủ đề bí mật.
* Điều khiển cuộc họp
- Dành thời gian để nói và lắng nghe các câu chuyện. Sáng tạo trong cách
bạn chia sẻ chúng.
- Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt.
- Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới.
18


- Sử dụng kỹ thuật vân dụng trí tuệ tập thể.
- Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp.
- Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói.
- Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp.
- Tập trung vào các chủ đề chương trình. Đừng lan man chủ đề.
- Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp. Chắc chắn rằng mọi người
đều được lắng nghe.

- Để mọi người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình.
- Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng.
- Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động.
- Làm cho cả nhóm nhận thức vị trí của họ trong quy trình.
- Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình.
- Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận.
* Bế mạc
- Giúp các nhóm xác định bước tiếp theo
- Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công. Chắc chắn rằng mọi
người đều biết nhiệm vụ của họ, mọi người sẽ đi từ “họp” đến “làm”.
- Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm.
- Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia đóng góp của họ.
2.3.3. Khi cuộc họp kết thúc
- Đánh giá cuộc họp. Điều gì hiệu quả? Điều gì cẩn phải cải thiện?
- Lên kế hoạch sau cuộc họp
- Sử dụng các ghi chép và ấn tượng trong cuộc họp, tạo ra một tài liệu mô
tả rõ ràng về cuộc họp. Sử dụng các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và
các quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu.
- Phân phát các tài liệu cho tất cả những người tham gia và những người
chủ chốt trong tổ chức.
- Giám sát sự tiến bộ của các hoạt động sau đó.
- Lập hồ sơ về cuộc họp (đúng trình tự); bàn giao (biên bản bàn giao);


hoàn ứng (hóa đơn, báo giá, sản phẩm…); biên bản rút kinh nghiệm.
Ghi biên bản cuộc họp
- Có một người làm thư ký ghi biên bản cuộc họp, ngồi bên cạnh người
chủ trì cuộc họp, nếu không người chủ trì phải ghi chép về cuộc họp.
- Biên bản rất quan trọng cho việc quản lý diễn tiến, những quyết định và
những kết quả của cuộc họp. Nó đúc kết những điều được nhất trí và làm sáng tỏ

những điều mơ hồ.
- Một cuộc họp không biên bản thì những quyết định và kết quả của cuộc
19


họp sẽ bị quên lãng và những công sức tổ chức cuộc họp trở thành uổng phí.
- Sau cuộc họp, biên bản được hoàn thiện, đánh máy và sao thành nhiều
bản gửi đến mọi thành viên tham dự cuộc họp.
- Biên bản nên ngắn gọn, chính xác và minh bạch, bao gồm những con số,
những sự kiện, những hành động phải làm và những thời hạn.
- Những hành động được nhất trí phải được mô tả rõ ràng và có phân công
người chịu trách nhiệm và có kỳ hạn hoàn tất.
- Biên bản cuộc họp nên có những phần sau đây:
+ Ngày giờ và địa điểm cuộc họp
+ Những người có mặt, vắng mặt.
+ Những chủ đề được thảo luận.
+ Những quyết định của cuộc họp.
+ Những bước hành động sắp tới.
- Cuối buổi họp, người chủ trì cuộc họp phải phát biểu tổng kết lại những
điểm chính của cuộc họp trước khi giải tán cuộc họp.
2.4. Vai trò của văn phòng Công ty trong công tác tổ chức các cuộc
hội họp.
Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống doanh nghiệp.
Chỉ nên tổ chức cuộc họp khi cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải
ngắn gọn và mang lại hiệu quả.
Một cuộc họp gồm những người có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo
luận va giải quyết hay quyết định vấn đề nào đó. Để cuộc họp có kết quả, cần
phải tiến hành một cách có nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành
phần tham dự và nội dung…
2.4.1. Tổ chức bộ máy văn phòng:

Bộ máy văn phòng của công ty bao gồm những phòng ban sau:
- Ban giám đốc điều hành hoạt động của công ty.
- Phòng tài chính kế toán
- Phòng khoa học công nghệ
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
20


- Phòng tổ chức lao động, hành chính: bao gồm: tổ bảo vệ, tổ xe, nhà ăn,
tạp vụ.
2.4.2. Sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp
Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp có một ảnh
hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Nó còn thể hiện trình độ
quản lý của công ty, và đồng thời nó sẽ gây ấn tượng tốt hay xấu đối với người
tham dự.
Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp để giúp chúng
ta tổ chức một cuộc họp không bị nhàm chán, làm tăng hiệu quả của cuộc họp.
- Cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi nếu cần thiết, vẽ sơ đồ chỗ ngồi
sao cho hợp lí.
- Chủ tọa luôn luôn ngồi ở đầu bàn. Đầu bàn thường có bản đen, khung
màn hình. Cửa chính được xếp đối diện với chủ tọa. Các nhân viên của cơ quan
và các thành viên tham dự sẽ được xếp thành một nhóm và sẽ ngồi phía bên phải
và trái của chủ tọa.
2.4.3. Hoạch định và tổ chức các cuộc hội họp.
2.4.3.1. Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường
không nghi thức.
- Hầu hết các cuộc họp này do các cấp quản trị trong công ty triệu tập.
- Sự thành công của hầu hết các cuộc hội họp phần lớn tùy thuộc vào công
việc chuẩn bị.
- Đăng ký phòng họp, thông báo cho cho người tham dự biết lịch trình

cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn, chuẩn bị nước giải khát,
ghi biên bản và theo dõi.
a. Đăng ký phòng họp
- Đó không chỉ là vấn đề tiện nghi mà người tham gia cũng phải có cảm
giác nơi đó phù hợp với nội dung của cuộc họp.
- Thư ký phải đăng ký trước và chuẩn bị phòng họp cho hợp lí, sạch sẽ.
b. Thông báo cho người tham dự
- Mời những người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo
21


trực tiếp, fax hoặc email.
- Thông báo cho các thành viên biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ
mang theo tài liệu cần thiết.
c. Chuẩn bị tài liệu
Đôi khi cuộc họp cần nhiều phương tiện hỗ trợ, cần phải chuẩn bị trước
các tài liệu phát tại chỗ và các dụng cụ nghe nhìn như: phim Slides, máy chiếu
(overhead projector), video, bảng viết, sơ đồ…
d.Chuẩn bị nước giải khát
Phục vụ nước trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn. Đối vớ các cuộc họp
kéo dài, thư ký sẽ tùy theo sử chỉ đạo của cấp trên, hoặc giờ giải lao mới phục
vụ nướ giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự.
e.

Ghi biên bản
Thường trong các cuộc họp không cần nghi thức, biên bản chỉ cần ghi ý
chính và tóm tắt.

f.

Theo dõi
Sau cuộc họp thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo bản tóm
tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự. Thư ký lưu giữ
lại bản chính để lưu.
2.4.3.2. Hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức
- Các cuộc họp lớn.
- Các cuộc họp có tính chất quan trọng và các thành viên có ý kiến khác
nhau.
- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính chất pháp lý mà tất cả các
thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo.
- Hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm
ba giai đoạn:
+ Gia đoạn chuẩn bị
+ Giai đoạn tiến hành
+ Giai đoạn kết thúc
- Xác định nội dung cầng phải giải quyết: Những vấn đề chính có thể bao
22


gồm những nội dung gì?
- Xác định thành phần tham gia: Các thành phần tham gia kể cả chủ tịch
đoàn và thư ký đoàn.
- Xác định ngày, tháng và thời gian tiến hành cuộc họp.
a. Giai đoạn tiến hành
- Đón tiếp đại biểu: đảm bảo các nguyên tắc xã giao.
- Phân phát văn kiện, tài liệu.
- Quyết định chủ tịch đoàn và thư ký đoàn.
- Khai mạc cuộc họp: tiến hành các nghi thức nhà nước (nếu cần) và giới
thiệu chủ đề cuộc họp.
b. Giai đoạn kết thúc hội nghị

- Thông qua các nghị quyết.
- Diễn văn tổng kết của chủ tọa
- Kết luận vấn đề
- Kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết.
2.5. Vai trò của thư ký trong việc chuẩn bị tổ chức các cuộc họp.
Để tạo nên một cuộc họp có hiệu quả thì chắc chắn không thể không kể
đến vai trò của người thư ký:
- Lập danh sách thành phần và số lượng người tham dự họp
- Đặt trước địa điểm và thời gian họp (dựa vào tính chất cuộc họp để
quyết định thời gian).
- Chuẩn bị chương trình cuộc họp
- Chuẩn bị tài liệu
- Soạn thư mời và trình duyệt (thư mời phải trả lời được những câu hỏi
5W sau đây: 1.Who (Ai triệu tập cuộc họp?); 2.What (Mục đích cuộc họp để làm
gì?); 3.When (Cuộc họp được tổ chức khi nào?); 4.Where (Cuộc họp được tổ
chức tại đâu?); 5.Why (Tại sao lại tổ chức cuộc họp?).
- Gửi thư mời (Lưu ý việc khác múi giờ khi tổ chức các cuộc hội nghị).
- Tổ chức vệ sinh phòng họp
- Kiểm tra đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện.
23


- Hệ thống âm thanh (Phải có người điều chỉnh, xử lý thiết bị và hỗ trợ về
mặt kỹ thuật khi cần thiết).
- Chuẩn bị nước uống.
- Máy chiếu, computer, màn chiếu, máy truyền hình, giấy, bút…
- Nhắc tham gia họp
- Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp (biên bản cuộc họp
phải chính xác và rõ ràng, ngắn gọn, trình bày đúng quy định, nên ghi chép chi
tiết trong cuộc họp để chuẩn bị cho việc viết biên bản).

2.6. Hiệu quả mang lại từ việc nâng cao chất lượng các cuộc họp của
Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.
Các giải pháp cho các vướng mắc trong các hoạt động được tìm thấy
xuyên qua cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại,
máy fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ
thông tin hoặc các cá nhân làm việc một mình.Những cuộc họp đóng vai trị rất
quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì,
là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình
rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể.
Công ty đã tổng hợp được tốt hơn các cuộc họp. Như chúng ta đã biết
tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy
tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao
việc cụ thể cho từng thành viên. Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ
được giao sau cuộc họp.Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham
gia về cuộc họp mà bạn tổ chức. Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm và làm tốt
hơn những lần sau. Hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết
thúc.
Tiểu kết:
Tại chương 2, bài tiểu luận đã đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội
họp của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT bao gồm các nội
dung chính sau:
24


Thứ nhất, đánh giá tổng quan về tình hình sản xuất, kinh vật tư thiết bị
của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT
Thứ hai, đưa ra các loại hình hội họp khác nhau trong công ty.
Thứ 3, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty.
Thứ 4, đánh giá về vai trò của văn phòng và thư ký trong việc tổ chức các
cuộc hội họp cho công ty.

Việc đánh giá đúng thực trạng cũng như vai trò của văn phòng, thư ký
trong công tác tổ chức các cuộc hội họp tại công ty sẽ giúp đưa ra những giải
pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả các cuộc hội họp, thảo luận, giúp công
ty đạt được nhiều thành tựu lớn trong kinh doanh.

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN
XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT
3.1. Ưu điểm
Qua học tập lý thuyết về chức năng nhiệm vụ của một cuộc hội họp và
nghiên cứu quy trình, vai trò, chức năng tổ chức hội họp nhất của công ty
thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT, có thể thấy rằng công tác tổ chức
hội họp trong công ty đươc thực hiện khá tốt, đầy đủ, tiết kiệm và có hiệu quả.
25