Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của một cơ quan cụ thể

Đề bài: Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của
một cơ quan cụ thể


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang bước vào giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá,
với mục tiêu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng
hiện đại. Để thực hiện được mục tiêu này, còng nh là sự chuyển đổi nÒn kinh tế thị
trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập
nÒn kinh tế thế giới. Trong những năm qua dưới sự lãnh đạo của Đảng, Việt
Nam đang từng bước tiến hành cải cách nền hành chính trên các lĩnh vực. Đặc biệt
là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bé công chức hành chính. Việc đổi mới
và hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan hành
chính Nhà nước giữ mét vai trò hết sức quantrọng, nã góp phần nâng cao hiệu quả
phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Đây được coi là
mét trong những chủ trương lớn của Việt Nam trong công cuộc cải cách nÒn hành
chính quốc gia. Để thực hiện tốt chủ trương này chúng ta không thể không ngừng
cải tiến và hoàn thiệnhoạt động của các bộ phận chức năng đặc biệt là bộ phận văn
phòng.
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của
mỗi cơ quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơquan,
tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo. Chính vì vậy việc xây dựng tổ chức và cải
cách hoạt động văn phòng của cơ quan cần đựơc quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên cho
đến nay, vẫn còn có những nhận thức chưa đầy đủ, thống nhất về vai trò vị trí, chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng như chưa quan tâm đúng mức việc chăm lo
xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chỉ đạo công tác và tạo
điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan điều
hành mọi công việc. Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng

làm cơ sở đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng
UBND các cấp nói chung và văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà nội nói riêng là
một vấn đề cơ bản và cấp thiết hiện nay. Xuất phát từ tầm quan trọng của những
vấn đề trên và sau 2 tháng thực tập tại cơ quan em đã chọn đề tài "Giải pháp nâng
cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội
vụ Hà nội” làm tiểu luận của mình.
2. Ý nghĩa khoa học thực tiễn


Thông qua bài tiểu luận này một lần nữa khẳng định những lý luận của
hoạt động quản lý văn bản hành chính. Đồng thời đề tài liên quan đến khâu
nghiệp vụ quản lý văn bản hành chính đến và đi giúp em hiểu rõ hơn về
chuyên nghành học của mình đã học và có kiến thực thực tế hơn để phục
vụ cho công việc sau này.
3. Mục đích nghiên cứu

Các mục đích cơ bản của tiểu luận này là
1. Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động của văn phòng.
2. Đánh giá thực tiễn hoạt động của văn phòng Trung tâm tin học Trường

Đại học Nội vụ Hà nội Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt
động của văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà nội.
4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
Do thời gian có hạn nên tiểu luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động
văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội
Đối tượng nghiên cứu của tiểu luận là: những lý luận chung về thực trạng
hoạt động quản lý văn bản đi và đến của
5. Phương pháp nghiên cứu
- Nghiên cứu này vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương
pháp cụ thể như: so sánh, phân tích, đối chiếu, thống kê...

- Phương pháp quan sát thực tế
6. Bố cục của tiểu luận
Kết cấu của tiểu luận gồm 3 phần
Lời mở đầu
Phần nội dung: Gồm 3 chương


Chương 1: Giới thiệu chung
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
Chương 3: Đánh giá ưu nhược điểm
Phần kết luận

CHƯƠNG I – GIỚI THIỆU CHUNG
I.
1.

Giới thiệu chung về Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội
Lịch sử hình thành và phát triển Trung tâm tin học Trường Đại học Nội
vụ Hà nội

Lịch sử hình thành và phát tiển của Trung tâm Tin học gắn liền với 42 năm
truyền thống của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.


Ngày 25 tháng 4 năm 2002, Cục Lưu trữ Nhà nước ký Quyết định số 55/QĐLTNN thành lập Trung tâm Tin học, với nhiệm vụ được giao là đào tạo chuyên
ngành Tin học Văn phòng bậc Trung cấp.
Đến năm 2005, Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương I nâng cấp
Thành trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ, Trung tâm Tin học được thành lập lại
theo Quyết định số 31/QĐ-CĐVTLT ngày 6 tháng 02 năm 2006 của Trường
Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI với nhiệm vụ được giao thêm đạo tạo chuyên

ngành Tin học bậc Cao đẳng.
Năm 2008, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI được đổi tên thành Trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà trường đã thành lập Trung tâm Tin học-Ngoại
ngữ. Ngoài những chức năng, nhiệm vụ cụ thể do Hiệu trưởng giao, Trung tâm
còn hoạt động theo Quy chế tổ chức và hoạt của Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học
theo Quyết định số 31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 4/6/2007.
Ngày 24 tháng 4 năm 2012 Trung tâm Tin học được thành lập theo Quyết định
218/QĐ-BNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội trên cơ sở phân tách từ Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ trực thuộc
trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, với chức năng nhiệm vụ tổ chức thực hiện quá
trình đào tạo chuyên sâu bậc Cao đẳng, Đại học đối với ngành Công nghệ thông
tin và đào tạo Tin học cho các ngành trong toàn Trường.
2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Trung tâm
2.1. Lãnh đạo Trung tâm
- Phó giám đốc phụ trách:

KSC. Phạm Phú Tứ

- Phó giám đốc:

Ths.NCS. Nguyễn Thị Thúy Hoa

- Phó giám đốc:

Ths.NCS. Lê Thị Thu Hương


-

a. Các bộ môn trực thuộc Trung tâm

Tổ Bộ môn Tin học ứng dụng:
Bộ môn có nhiệm vụ thực hiện theo Điều 15 Quy chế Tổ chức và hoạt động

của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành kèm theo quyết định số1016/QĐĐHNV ngày 14/11/2012 của Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Bộ môn có trưởng bộ môn, Phó trưởng bộ môn. Danh sách giảng viên do
trung tâm đề nghị, Hiệu trưởng quyết định.
-

Tổ Bộ môn Hệ thống thông tin

Bộ môn có nhiệm vụ thực hiện theo Điều 15 Quy chế Tổ chức và hoạt động của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành kèm theo quyết định số1016/QĐ-ĐHNV
ngày 14/11/2012 của Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Bộ môn có trưởng bộ môn, Phó trưởng bộ môn. Danh sách giảng viên do trung
tâm đề nghị, Hiệu trưởng quyết định.
-

Tổ Bộ môn Toán học ứng dụng
Bộ môn có nhiệm vụ thực hiện theo Điều 15 Quy chế Tổ chức và hoạt động

của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành kèm theo quyết định số1016/QĐĐHNV ngày 14/11/2012 của Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Bộ môn có trưởng bộ môn, Phó trưởng bộ môn. Danh sách giảng viên do trung
tâm đề nghị, Hiệu trưởng quyết định.

-

Tổ Quản trị mạng và Bảo trì thiết bị tin học

Tổ Quản trị mạng và bảo trì thiết bị tin học thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo
Quyết định số 998/QĐ-ĐHNV ngày 09/12/2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học

Nội vụ Hà nội quy định chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Tin học.


-

Tổ Quản trị thông tin.

Tổ Quản trị thông tin thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định số
998/QĐ-ĐHNV ngày 09/12/2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà nội
quy định chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Tin học và các quy định của Trường.
3. Vị trí và chức năng
Trung tâm Tin học là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức
năng tham mưu giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi
dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực
công nghệ thông tin và ngành nghề khác có liên quan; công tác quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghệ thông tin của Trường; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa
học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
4. Nhiệm vụ và quyền hạn
4.1. Thực hiện công tác đào tạo
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và điều
hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Trung tâm quản lý. Chủ trì, tổ
chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác trong
chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường;
- Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các
trình độ, các chuyên ngành đào tạo. Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng
và bảo vệ chương trình mở ngành học mới;
- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Trung tâm;
- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do Hiệu
trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp

giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học
thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;
- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào tạo
các bậc, hệ đào tạo;
- Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn
nghiệp vụ thuộc Trung tâm quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu trưởng phê
duyệt;
- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các lớp.Tổ
chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh viên
thuộc Trung tâm quản lý.
- Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộc Trung
tâm. Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Trung tâm quản lý. Thực hiện việc xét
học tiếp đối với sinh viên thuộc Trung tâm quản lý quy định tại Điều 6 Quy chế
đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy ban hành kèm theo Quyết định số
25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng điểm toàn
khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn, phát
triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điều
kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;
- Quản lý viên chức và người học thuộc Trung tâm theo sự phân cấp của
Hiệu trưởng;


- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự án
hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ
sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh
và đời sống xã hội;
- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng hoạt

động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Trung tâm;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư
tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trung tâm;
- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Trung tâm; tham gia đánh giá
cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Trường;
4.2. Thực hiện về công nghệ thông tin
- Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch năm, ngắn hạn và dài hạn về
phát triển công nghệ thông tin của Trường;
- Xây dựng văn bản quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ
thông tin của Trưởng;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện hoạt động quản lý, xử lý dữ liệu,
bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị công nghệ thông tin của Trường;
- Quản lý trang thiết bị công nghệ thông tin của Trung tâm;
- Các trách nhiệm và quyền hạn khác thực hiện theo Quyết định số
31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 04/06/2007của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về
việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ-tin học;
4.3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
5 . Ngành đào tạo


Trung tâm Tin học hiện đang đào tạo 01 chuyên ngành Tin học ứng dụng.

CHƯƠNG II
Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
2. Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
2.1 Quy trình quản lý văn bản đi
2.1.1 Sơ đồ quy trình
Đơn vị
chức năng

soạn thảo
văn bản
(1)

Kiểm tra
nội dung
văn bản

Tập hợp
văn bản
trình ký

Kiểm tra
thể thức
văn bản

(2)

(3)

(4)

VPHV Tr
ký Ban
Giám đốc
(5)


2.1.2 Diễn giải qui trình
Bước 1:

Chuyên viên hoặc văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ có trách nhiệm

soạn thảo văn bản
Bước 2:

Thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào một trong các văn bản gốc và

chịu trách nhiệm nội dung văn bản.
(Lãnh đạo đơn vị ký nháy sau chữ cuối cùng của nội dung văn bản)
Bước 3:

Chuyên viên hoặc văn thư đơn vị chuyển văn bản trình ký đến Phòng

116 – nhà Hành chính (Văn thư Học viện)
Bước 4:

Chánh/Phó Chánh Văn phòng kiểm tra, ký nháy và chịu trách nhiệm về

thể thức văn bản
Bước 5:

Văn thư Học viện trình ký Ban Giám đốc theo lĩnh vực được phụ trách

Bước 6:

Văn bản Ban Giám đốc đã ký chuyển về Văn thư Học viện , đóng dấu,

vào sổ theo dõi, lưu 1 văn bản gốc (văn bản có 3 chữ ký) các văn bản còn lại trả về đơn vị
để làm thủ tục gửi văn bản tới các đơn vị trong, ngoài Học viện.

2.1.3 Phân công nhiệm vụ tổ chức và kiểm soát thực hiện văn bản đi

- Cán bộ chuyên môn: quản lý văn bản liên quan đến chuyên môn ở đơn vị (quản
lý văn bản hành chính)
- Cán bộ văn thư: quản lý văn bản gốc
- Thủ trưởng cơ quan: quản lý các văn bản quan trọng trong cơ quan (bản chính)
Như vậy, trách nhiệm quản lý của mỗi cá nhân, bộ phận là khác nhau
2.2 Quy trình quản lý văn bản đến
2.2.1 Sơ đồ qui trình
Tiếp nhận văn
bản

Xử lý văn bản

Vào sổ theo dõi
(3)


(1)

(2)

2.1.2. Diễn giải qui trình
Bước 1:
Văn thư Học viện chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân loại văn bản gửi đến trình
Chánh/Phó Chánh Văn phòng Học viện
Bước 2:
Chánh/Phó Chánh Văn phòng phê duyệt Văn bản trước khi chuyển đến các đơn vị,
cá nhân.
Bước 3:

Văn thư Học viện vào sổ theo dõi, lưu bản gốc tại Văn thư Học viện.
Bước 4:
Văn thư Học viện Scan văn bản đến. Chuyển văn bản tới các đơn vị, cá nhân theo
đúng phê duyệt của Chánh/Phó Chánh Văn phòng bằng đường thư điện tử (E_Mail).
(Ghi chú: Văn bản đến giải quyết trong ngày, tuyệt đối không để sang ngày hôm
sau)
2.2.3 Phân công nhiệm vụ tổ chức và kiểm soát thực hiện văn bản đến

Cán bộ chuyên môn: quản lý trực tiếp văn bản liên quan đến chuyên môn ở đơn vị
(quản lý văn bản hành chính)
- Cán bộ văn thư: không quản lý trực tiếp
- Thủ trưởng cơ quan: quản lý các văn bản quan trọng, văn bản mật
Như vậy, trách nhiệm quản lý của mỗi cá nhân, bộ phận là khác nhau. Việc phân
chia nhiệm vụ giúp mỗi cá nhân, bộ phận nắm rõ số lượng văn bản đến của cơ
quan để thuận tiện cho việc theo dõi, tra tìm khi cần thiết


CHƯƠNG 3
ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢN
TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN
BẢN CỦA TRUNG TÂM TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Đánh giá
Ưu điểm

3.1
3.1.1

Việc kiểm soát và tổ chức văn bản được phân công rõ ràng cho từng cá nhâ, bộ
phận phù hợp với năng lực chuyên môn và trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận
đó. Điều này đã thúc đẩy quá trình quản lý và thực hiện công việc một cách nhanh

chóng, chính xác đem lại hiệu quả công việc cao.
Công tác Hành chính văn phòng là một hoạt động quan trọng luôn được lãnh đạo
chú trọng. Bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động
công sở, công tác văn thư lưu trữ.


Cán bộ văn thư lưu trữ là những người có trình độ và kinh nghiệm trong công việc
nên việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến được hoàn thành kịp thời
đáp ứng công việc.
Mặc dù cơ quan có khối lượng văn bản nhiều, nhưng công tác văn thư lưu trữ vẫn
hoạt động có hiệu quả, mọi quy trình được thực hiện khá chặt chẽ, đảm bảo nhanh
chóng, chính xác, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu và giúp cho bộ máy cơ quan
thực hiện tốt nhiệm vụ.
Cán bộ văn thư thực hiện các bước trong việc quản lý văn bản đi, đến khá rõ ràng,
tuân thủ đúng theo quy trình quy định.
3.1.2

Nhược điểm
Bên cạnh những mặt đạt được trong công tác kiểm soát văn bản còn có một số
hanj chế:
Phòng làm việc của cán bộ công chức, viên chức còn hơi nhỏ gây khó khăn
trong quá trình thực hiện công việc, Trang thiết bị còn hạn chế như việc đăng
ký văn bản đi vẫn dùng phương pháp truyền thống mà chưa ứng dụng công
nghệ thông tin vào việc đăng ký.
Phần lớn các phòng, ban, bộ phận, các cán bộ công nhân viên chức chưa lập
hồ sơ công việc mình làm, hồ sơ tài liệu đang trong tình trạng bó gói chưa
được chỉnh lý, gây không ít khó khăn cho công tác bảo quản, khai thác sử
dụng.
Thực tế công tác quản lý văn bản đến tại Trung tâm Tin học cũng thực hiện
đúng theo quy định của Nhà nước nhưng vẫn còn nhiều hạn chế khi các đơn

vị, cá nhân gửi văn bản đến đòi hỏi về việc xử lý, giải quyết văn bản thuộc về
phạm vi đơn vị nào thì cán bộ văn thư lại tìm trong sổ đăng ký văn bản đến.
Như vậy rất khó khăn và không được nhanh chóng. Việc chuyển giao văn bản
đến do cán bộ văn thư gửi đến các phòng ban nhưng lại không có trong sổ
đăng ký nhận và khi văn bản bị mất thì văn thư lại phải chịu trách nhiệm.
3.2

Các giải pháp, đề xuất để nhằm nâng cap hiệu quả công tác kiểm soát
văn bản


Qua tìm hiểu và nhận thấy thực tế về công tác kiểm soát van bản của văn thư
Trung tâm Tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội, em xin đưa ra một số giải
pháp để nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát văn bản hành chính của văn
phòng và các cơ quan nói chung và văn phòng của Trung tâm Tin học Trường
Đại học Nội vụ Hà nội nói riêng.
3.2.1
-

-

-

-

-

-

Đổi mới công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ:

Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai Luật lưu trữ và các
văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng cao nhận
thức, trách nhiệm cho cán bộ, công chức, viên chức, về quản lý văn bản, lập
hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Đồng thời quán triệt và thực
hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật, về công tác bảo vệ bí mật Nhà
nước.
Rà soát sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới Quy chế về công tác văn thư
lưu trữ và Danh mục hồ sơ, tài liệu hiện hành; Danh mục tài liệu nộp lưu và
hồ sơ tài liệu mật của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định hiện hành của Nhà
nước.
Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác
văn thư lưu trữ như: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình quản
lý văn bản đi, đến; việc quản lý và sử dụng con dấu; công tác nộp hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản
tài liệu; công tác bảo quản an toàn tài liệu; công tác ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Đồng thời xử lý nghiêm những cá
nhân, tổ chức cố tình vi phạm và không thực hiện nghiêm túc các quy định
của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Việc bố trí phân công cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải đáp ứng các
yêu cầu tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định. Trường hợp các cán bộ kiêm
nhiệm, người đang làm công tác văn thư, lưu trữ có chuyên nghành khác
phải cử tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật.
Sắp xếp, bố trí các phòng, kho, tủ và mua sắm các trang thiết bị để phục vụ
cho công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan đúng quy định; bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư lưu trữ phù hợp với
tình hình thực tế của mình.

-

-

-

Hoàn thiện tổ chức, nhân lực thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư
lưu trữ; đổi mới phương pháp quản lý, nâng cao năng lực và hiệu quả quản
lý; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn thư lưu trữ bằng
cách thức phù hợp, đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ vào chương trình
đào tạo, bồi dưỡng các cấp.
Tăng cường sự phối hợp giữa các cấp các ngành, các địa phương, các cơ
quan tổ chức trong công tác kiểm soát văn bản;
Đẩy mạnh việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc để tài liệu đưa
vào lưu trữ đầy đủ, khoa học;
Các cơ quan, đơn vị sắp xếp lại biên chế cán bộ phụ trách văn thư, có trình
độ về công nghệ thông tin để quản trị hệ thống, cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử
tại cơ quan, đơn vị theo vị trí việc làm đảm bảo tiêu chuẩn nghạch công
chức, viên chức theo quy định Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng
10 năm 2014 của nghành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31
tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số nghạch và tiêu
chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các nghạch công chức chuyên nghành văn thư.
Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị.
Về tổ chức
Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ tại huyện theo quy đinh tại Thông
tư số 02/2010/TT/BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
- Về biên chế:

Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ theo đúng nghạch bậc, chuyên nghành
đào tạo; điều động, bố trí công chức văn phòng – Thống kê ở văn phòng Trung tâm
tin đúng chuyên nghành để kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ
-

Về đào tạo, bồi dưỡng:

Tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán
bộ chuyên trách và kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
-

Về chế độ, chính sách:
Thực hiện chế độ tiền lương và chế độ phụ cấp cho công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Đảm bảo việc thực hiện chế độ


3.2.2
a)

b)

3.2.3

phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức phụ trách lưu trữ theo
quy định hiện hành.
- Việc hướng dẫn, kiểm tra công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ thực hiện theo quy định hiện hành.
Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về công tác văn
thư, lưu trữ

Xây dựng, ban hành văn bản
Căn cứ Luật Lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo
của Bộ Nội vụ, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục văn thư và Lưu trữ
Nhà nước, văn phòng Trung tâm tin tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc
ban hành các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy
định hiện hành như: Ban hành, sửa đổi, bổ sung quy chế công tác văn thư,
lưu trữ.
Tổ chức thực hiện các văn bản
- Tổ chức thực hiện Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ.
- Triển khai tổ chức thực hiện nghiêm túc các khâu nghiệp vụ về công
tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Luật Lưu trữ và các văn bản.
- Rà soát hồ sơ, tài liệu đủ điều kiện noopk vào lưu trữ lịch sử và thực
hiện thủ tục thu, nộp theo đúng quy định.
- Bố trí kinh phí thực hiện các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ;
phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ;
công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ; đầu tư cải tạo, nâng cấp hệ
thống kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu; chỉnh lý
tồn đọng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ.
Công tác kiểm tra, hướng dẫn các hoạt động văn thư, lưu trữ
Việc tuyên truyền, phổ biến các văn bản quản lý, chỉ đạo của Nhà nước;
việc triển khai các văn bản quy phạm pháp luật và câc văn bản hướng dẫn
về nghiệp vụ của cơ quan cấp trên như: Luật Lưu trữ, Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Quyết định số 3662/QĐ-BNV ngày
13/10/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn triển khai áp dụng phần mềm chuẩn
hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV; Thông tư số 07/2012 ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

3.2.4

3.2.5

cơ quan; Thông tư sô 04/2013/ TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan tổ
chức.
Việc thực hiện các quy định của pháp luật, các văn bản chỉ đạo cấp trên của
trưởng các đơn vị, cơ quan trực thuộc Trường Đại học Nội vụ.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; nghiên cứu áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công
tác văn thư lưu trữ
- Ứng dụng phần mềm eOffice vào quan lý văn bản đi, đến.
Thực hiện chế độ thông tin công tác văn thư lưu trữ
Các cơ quan đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà nội bố trí kinh
phí thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định tại điều 39, Luật Lưu
trữ.
- Trên đây là một số biện pháp nhằm nâng cao công tác kiểm soát công
tác văn thư lưu trữ mà Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội
cần chú trọng thực hiện để đảm bảo cho quá trình thực hiện công việc
diễn ra nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao.