Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty cổ phần hãng sơn đông á

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện đề tài em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của
anh Nguyễn Việt Linh - nhân viên văn thư của phòng Hành chính-Nhân sự trong
việc thu thập và tìm kiếm các thông tin, đồng thời giúp em hiểu rõ hơn về công
tác văn phòng.
Nhân đây, cho phép em được gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Đăng Việt
người đã hướng dẫn những bước đầu tiên cho em học hỏi, tiếp thu những kiến
thức thực tiễn bổ ích.
Trong quá trình thu thập thông tin cho bài báo cáo em còn gặp khá nhiều
khó khăn do vậy bài báo cáo của em còn nhiều điều thiếu sót. Vì vậy em rất
mong nhận được sự góp ý từ phía các thầy cô.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp em nhận ra những hạn chế
và qua đó có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, tháng 12 năm 2016


STT
1

Chữ cái viết tắt
HSDA

Ý nghĩa

Hãng sơn Đông Á

2

TP

Thành phố

3

KCN

Khu công nghiệp

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hành chính văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học.
hành chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó, nó
được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ
thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại. Trong thời kỳ đẩy mạnh
Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ
mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc trong

nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Bởi vậy cần phải chú trọng đến công tác
văn phòng trong đó có công tác tổ chức các cuộc hội họp. Do đó, tôi chọn đề tài
“Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty cổ phần
Hãng sơn Đông Á”
2. Lịch sử nghiên cứu
Là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, các đề tài liên quan đến
-

quản trị văn phòng cũng trở nên phong phú. Các tác phẩm được nghiên cứu :
Phương pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng : Phạm Thị Huyền
Quản trị Hành chính văn phòng : Ths. Trương Hoàng Hoa Duyên
Cách tổ chức họp và tiệc: Mạc Tấn Tài
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

-

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty cổ phần
Hãng sơn Đông Á.
Giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
+ Phạm vi nội dung: Nghiên cứu công tác tổ chức các cuộc hội họp
+ Phạm vi không gian: Tại công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

-

Mục tiêu
+ Khảo sát tình hình tổ chức các cuộc hội họp tại công ty cổ phần Hãng
sơn Đông Á.
+ Sau khi khảo sát tiến hành đánh giá thực trạng thực hiện công tác tổ

chức hội họp tại công ty này.
+ Tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty để phục vụ cho kỹ năng nghiệp vụ

-

cho sinh viên( đặc biệt là sinh viên quản trị văn phòng ).
Nhiệm vụ
5


+ Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty cổ
phần Hãng sơn Đông Á.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
-

Để thực hiện được đề tài này tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau dây:
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu
+ Phương pháp quan sát
+ Phương pháp điều tra khảo sát
+ Phương pháp thống kê
+ Phương pháp phân tích tổng hợp
+ Phương pháp so sánh
+ Phương pháp mô tả
6. Giả thuyết học

-

Hiện nay nền kinh tế ngày càng phát triển đặc biệt là sự phát triển mạnh mẽ của
các công ty, doanh nghiệp. Mà bất cứ công ty, doanh nghiệp nào đều phải có một
bộ phận văn phòng để đảm nhiệm các công tác hành chính. Trong đó công tác tổ

chức hội họp giữ một vai trò quan trọng để triển khai và hoàn thành được mục

-

tiêu của tổ chức.
Tuy nhiên không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng chú trọng đến công tác tổ
chức hội họp. Do đó, cần phải nâng cao sự hiểu biết và tầm quan trọng của công
tác này để vai trò của công tác tổ chức hội họp được phát huy.
7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài

-

Ý nghĩa luận
Đề tài góp phần làm sang tỏ, bổ sung, nâng cao những kiến thức của độc
giả, đồng thời mong muốn làm sáng tỏ các phương diện lý luận về nghiệp vụ
văn phòng, công tác tổ chức hội họp, những chồng chéo hạn chế trong quy trình
tổ chứ hội họp tại các công ty , doanh nghiệp nói chung và công ty cổ phần
Hãng sơn Đông Á nói riêng. Và tầm quan trọng của công tác hội họp trong cơ

-

quan, tổ chức hiện nay.
Ý nghĩa thực tiễn
+ Đề tài cung cấp các thông tin bổ ích phục vụ các độc giả có nhu cầu tìm
hiểu.
+ Giúp sinh viên khoa quản trị văn phòng hiểu rõ hơn về công tác tổ chức
hội họp tại công ty, doanh nghiệp.
+ Đề tài này giúp giải đáp các thắc mắc có liên quan đến công tác tổ chức
6

hội họp.
8. Cấu trúc của đề tài
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
1.1
1.2
1.3

CÔNG TY CỔ PHẦN HÃNG SƠN ĐÔNG Á
Lịch sử hình thành
Cơ cấu tổ chức
Chức năng nhiệm vụ
Tiểu kết.
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.1 Các hình thức tổ chức hội họp của công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á
2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp
2.2.1 Công tác chuẩn bị
2.2.1.1 Vai trò của văn phòng trong công tác chuẩn bị hội họp
2.2.1.2 Các công việc chuẩn bị cho cuộc hội họp
2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp
2.2.2.1 Vai trò của văn phòng trong tổ chức điểu hành hội họp
2.2.2.2. Các điều cần lưu ý khi điều hành hội họp
2.2.3 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc
2.2.3.1 Vai trò của văn phòng khi hội họp kết thúc
2.2.3.2 Một số công việc khi hội họp kết thúc
2.2.3.3 Các công tác sau khi hội họp kết thúc
Tiểu kết
CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC
HỘI HỌP
3.1 Nhận xét đánh giá

3.1.1 Ưu điểm
3.1.2 Nhược điểm
3.1.3 Nguyên nhân
3.2 Các giải pháp
Tiểu kết
KẾT LUẬN
7


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.4

8


CHƯƠNG 1 .KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÃNG SƠN ĐÔNG Á
1.1Lịch sử hình thành
-Ngày 20/11/1974: Công ty Cổ phần Hãng sơn Đông Á được thành lập
với vốn điều lệ 10 tỷ đồng. Định hướng của Ban Lãng Đạo Hãng sơn Đống Á là
thúc đẩy tốc độ tăng trưởng ổn định và phát triển bền vững của Công ty trong
các năm tiếp theo, phấn đấu trở thành một trong những công ty hàng đầu trong
cả nước chuyên cung cấp các sản phẩm sơn, bột trét và keo chống thấm với chất
lượng cao phục vụ trong ngành xây dựng cơ bản, lĩnh vực trang trí nội, ngoại
thất.
-Tháng 01/2007: Khởi công xây dựng Nhà xưởng và mua sắm máy móc,
trang thiết bị.
-Tháng 08/2007 : Công ty bắt đầu sản xuất và đưa sản phẩm ra thị trường.
-Tháng 02/2009: Công ty tiến hành mở rộng sản xuất, xây đựng nhà
xưởng tại T.P Đà Nẵng.

- Tháng 05/2009: Xây dựng nhà máy tại TP HCM.
- Ngày 10/07/2009: Phát hành cho cổ đông hiện hữu tăng vốn điều lệ lên
13,5 tỷ đồng.
- Ngày 13/05/2010: Trả cổ tức bằng cổ phiếu năm 2009 và 3 tháng đầu
năm 2010 tăng vốn điều lệ lên 22 tỷ đồng.
- Ngày 27/12/2010: Cổ phiếu của Công ty được niêm yết và giao dịch trên
sàn HNX.
Công ty được xây dựng với chiến lược nghiên cứu và phát triển dòng sản
phẩm sơn giả đá, sơn giả gỗ, sơn chống thấm 1 thành phần, sơn chống thấm 2
thành phần, sơn lót kháng muỗi, sơn Easy wash. Đầu tư xây dựng và nâng cấp
hệ thống vận hành nhà máy sản xuất: Mua đất ở KCN Sài Đồng với diện tích 1
ha, tổng vốn đầu tư dự kiến 20 tỷ đồng; Nâng cao công suất của Nhà máy tại Đà
Nẵng lên 5.000 tấn sản phẩm/năm với tổng mức đầu tư dự kiến 10 - 12 tỷ đồng.

9


1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Ban Giám đốc

Giám
đốc
Các
hành
nhân

chính
viên

Giám
đốc kế
Phó
toán
giám
đốc

Giám
đốc
Các
kinh
nhân
doan
viên
h

Giám
đốc
Các
kĩ
nhân
thuật
viên

Giám
đốc
Các

nhà
nhân
máy
viên

Các
nhân
viên

•

Đại hội đồng cổ đông: Tất cả các cổ dông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết
định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền quyết định loại cổ phần,bầu, bãi,
miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại và giải thể công ty, quyết

•

định mua lại tổng số cổ phần. . .
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội cổ đông của công
ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan
đến mục đích, quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược của công ty, quyết
định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của
từng loại, quyết định huy động thêm vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức
Giám đốc.
10


•

Ban Giám đốc: điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty

•

bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở các tỉnh khác.
Giám đốc các phòng ban: Là người trực tiếp điều hành công ty, là đại diện pháp
nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước công ty và nhà nước về

•

mọi hoạt động của công ty.
Phó Giám đốc: Thay mặt Giám đốc điều hành khi Giám đốc đi vắng, là người

•

giúp việc cho giám đốc, trực tiếp phụ trách từng mảng công việc cụ thể.
Nhân viên: Người trực tiếp thực hiện công việc mà cấp trên giao theo chức năng,
nhiệm vụ của từng phòng.
1.3Chức năng, nhiệm vụ của công ty
1.3.1 Chức năng
Công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á là công ty hoạt động theo luật doanh
nghiệp của Nhà nước, thực hiện theo các quy định của pháp luật và điều lệ tổ
chức.
Chức năng kinh doanh chủ yếu của Công ty là sản xuất sơn nội, ngoại thất
nhiệt đới cao cấp mang thương hiệu HSDA – Viglacera. Các sản phẩm chính của
công ty là sơn mịn nội, ngoại thất; sơn bán bóng nội, ngoại thất; sơn bóng nội,
ngoại thất; sơn lót chống kiềm nội,ngoại thất; bột trét nội, ngoại thất; đặc biệt là
sản phẩm dung dịch chống thấm hệ thẩm thấu công nghệ mới có khả năng chống
thấm ngược và keo chống thấm hệ trộn xi măng. Công ty luôn quan tâm thích
đáng đến công tác nghiên cứu thị trường để kịp đề ra những chủ trương đúng
đắn trong kinh doanh nhằm duy trì và phát triển thị phần của Công ty. Mẫu mã

và chủng loại sản phẩm thường xuyên được đa dạng hóa nhằm thỏa mãn nhu cầu
ngày càng cao của khách hàng. Bên cạnh đó công ty luôn chú trọng đến phong
cách phục vụ khách hàng trên cơ sở tôn trọng và bảo vệ quyền lợi của khách
hàng.
1.3.2 Nhiệm vụ
Nhiệm vụ kinh doanh của Công ty là sản xuất kinh doanh sản phẩm sơn
theo đúng kế hoạch và quy định của Tổng công ty, đáp ứng nhu cầu của người
tiêu dùng trong nước và theo nhu cầu thị trường trên thế giới. Vì vậy, Công ty
luôn khai thác hết khả năng của mình để mở rộng sản xuất, mở rộng thị trường
11


tiêu thụ trong nước cũng như thị trường xuất khẩu. Từ đầu tư sản xuất, cung ứng
đến tiêu thụ sản phẩm sản phẩm, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế
trong và ngoài nước, nghiên cứu áp dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại tiên tiến,
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao...Với
những sản phẩm chủ lực mũi nhọn, có những đội ngũ cán bộ quản lý và công
nhân lành nghề cùng với cơ sở sản xuất khang trang.
Tiểu kết
Được thành lập năm 1974 với cơ sở ban đầu là các nhà máy sản xuất gạch
công nghệ lạc hậu.Viglacera đã đi tiên phong trong lĩnh vực sản xuất vật liệu
xây dựng. Nhằm phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu ngày càng cao của người tiêu
dùng, Viglacera chính thức đưa ra thị trường sản phẩm Sơn nội, ngoại thất nhiệt
đới cao cấp mang thương hiệu HSDA-Viglacera do Công Ty Cổ Phần Hãng Sơn
Đông Á sản xuất. HSDA-Viglacera luôn coi chất lượng sản phẩm là mục tiêu
hang đầu, là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển lâu bềnh của Công Ty. Sản
phẩm sơn nội, ngoại thất cao cấp của HSDA-Viglacera được sản xuất trên dây
chuyền công nghệ hiện đại của Mỹ và hoàn toàn tự động hóa từ khâu nạp liệu
khép kín cho tới khâu đóng gói sản phẩm. Sản phẩm HSDA-Viglacera sử dụng
nguyên liệu ngoại nhập đạt tiêu chuẩn ISO 9001-2000 và được nhiều tổ chức thế

giới kiểm nghiệm và đánh giá cấp chứng chỉ an toàn với môi trường. Sản phẩm
HSDA-Viglacera được sản xuất bằng các công thức tiên tiến đã được nhiệt đới
hóa thích hợp với khí hậu nóng ẩm của Việt Nam.Cho đến nay Sơn nội, ngoại
thất HSDA-Viglacera đã được tiêu thụ rộng khắp Việt Nam, thông qua 50 tổng
đại lý và hàng ngàn cửa hàng bán lẻ trải đều trên 64 tỉnh thành cà nước. Sản
phẩm HSDA-Viglacera có nhiều sự lựa chọn như: sơn mịn nội,ngoại thất; sơn
bán bóng nội, ngoại thất; sơn bóng nội,ngoại thất; sơn lót chóng kiềm nội,ngoại
thất; bột trét nội,ngoại thất , đặc biệt là sản phẩm dung dịch chống thấm hệ thẩm
thấu công nghệ mới có khả năng chống thấm ngược và keo chống thấm hệ trộn
xi măng. Sản phẩm HSDA-Viglacera đã tham gia hoàn thiện cho nhiều khu đô
thụ mới có qui mô lớn,khu công nghiệp trên khắp cả nước như: Mỹ Đình, Văn
Khê, Dung Quất,Nam Cấn….và rất nhiều công trình dân dụng khác.Công ty
12


chúng tôi luôn quan tâm tích đáng đến công tác nghiên cứu thị trường để kịp đề
ra những chủ trương đúng đắng trong kinh doanh nhằm duy trì và phát triển thị
phần của công ty. Mẫu mã và chủng loại sản phẩm thường xuyên được đa dạng
hóa nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Ngoài ra Công Ty Cổ Phần Hãng Sơn Đông Á đã và đang rất thành công
và phát triển trong việc tham gia đấu thầu thi công và cung cấp vật liệu cho các
dự án lớn trong cả nước.

13


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.1 Các hình thức tổ chức hội họp của công ty cổ phần Hãng sơn
Đông Á
2.1.1 Khái niệm hội họp:

Hội họp là một hình thức hoạt động của một cơ quan hoặc một tổ chức
nhằm tập hợp đám đông để bàn bạc, nghị sự, trao đổi, thảo luận về một hoặc
nhiều vấn đề nhất định.
Vai trò của hội họp:
-

Thông qua cuộc họp lãnh đạo , triển khai, phổ biến các thông tin có liên quan

-

đến chủ đề của cuộc họp.
Hội họp là một hình thức giúp lãnh đạo tổ chức, triển khai các công việc của

-

công ty.
Thông qua hội họp lãnh đạo có thể nắm bắt được các thông tin phản hồi của các

-

đơn vị, cá nhân để từ đó có phương án điều chỉnh phù hợp.
Thông qua hội họp giúp lãnh đạo lấy ý kiến của tập thể.
2.1.2 Các hình thức tổ chức hội họp
Hình thức hội họp được chia làm hai loại cơ bản :

-

Loại thứ nhất là các hội nghị. Hội nghị của công ty do Chủ tịch hội đồng quản trị
công ty triệu tập.
Đặc điểm : Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung

vừa nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung,
đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ chức khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc
họp thông thường khác.
Ví dụ : Hội nghị khách hàng của công ty Cổ phần Hãng sơn Đông Á tại
Eden Plaze ( trung tâm hội nghị quốc tế ) tại Đà Nẵng vào ngày 09.09.2016 với
sự tham dự của gần hơn 200 khách mời bao gồm các đại lý, thầu thợ và khách
hàng của công ty tại khu vực miền Trung. Với sự chuẩn bị chu đáo và phối hợp

-

nhịp nhàng của ban tổ chức và các đội ngũ nhân viên Sales khu vực miền Trung.
Loại thứ hai là các cuộc họp. Thuộc loại này thường là các cuộc họp thường kỳ
của ban lãnh đạo công ty, các cuộc họp giữa lãnh đạo công ty với đơn vị trong
công ty và với khách hàng ngoài cơ quan. Ngoài ra còn có các cuộc họp đột xuất
nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh.
14


Đặc điểm : Các cuộc họp này số lượng người dự không nhiều, thời gian
họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ. Vì vậy việc đầu tư thời
gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung các cuộc họp thường bàn về biện
-

pháp công tác hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể.
Ngoài ra còn có các cuộc họp đặc biệt quan trọng như : họp hội đồng quản trị,
họp đại hội cổ đông .
+ Hội đồng quản trị có thể họp định kỳ hoặc bất thường. Hội đồng quản trị
có thể họp tại trụ sở chính của công ty hoặc ở nơi khác.Cuộc họp định kỳ của
Hội đồng quản trị do Chủ tịch triệu tập bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết,
nhưng mỗi quý phải họp ít nhất một lần.

+ Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc
họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại
hội đồng cổ đông phải ở trên lãnh thổ Việt Nam. Trường hợp cuộc họp Đại hội
đồng cổ đông được tổ chức đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau thì địa điểm
họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp.
2.1.3 Mục đích của cuộc hội họp

-

Đạt được mục đích hội họp, ngắn gọn, tổ chức khoa học.
Nội dung đầy đủ, xúc tích, phong phú, mới, không nhàm chán.
Đúng thời gian: Bắt đầu, tiến độ, kết thúc.
Thể hiện được nề nếp, kỷ cương, văn hóa của đơn vị.
Phải có hồ sơ lưu của từng cuộc họp được thể hiện: Biên bản, các văn kiện tham
gia, số người tham gia, số người vắng. Lưu ý trường hợp hội ý hoặc họp quy mô
nhỏ có thể lưu sổ nhưng cũng phải đầy đủ nội dung.
2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội họp của công ty cổ phần Hãng sơn
Đông Á
Để tổ chức buổi hội họp thành công thì khâu tổ chức là yếu tố quan trọng
và luôn đòi hỏi sự tươm tất, chu đáo kỹ lưỡng đến từng chi tiết. Để tránh khỏi
các chi tiết bị bỏ xót trong khâu tổ chức thì cần phải tổ chức buổi hội họp theo
một quy trình cụ thể. Sau đây là quy trình tổ chức hội họp của công ty cổ phần
Hãng sơn Đông Á.

15


Xác định thống nhất các chủ đề của cuộc
họp

Lên kế hoạch tổ chức các chương trình

Các công tác chuẩn bị cho chương trình
hội họp

Công tác tổ chức cho chương trình hội họp

Kết thúc chương trình

Xử lý các thông tin trong cuộc hội họp

Đánh giá kết quả đạt được và hiệu quả
của chương trình

16


Bước 1: Xác định thống nhất các chủ đề của cuộc họp
Để xác định mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp, giúp cuộc họp tập trung vào
trọng điểm.
Bước 2. Lên kế hoạch tổ chức các chương trình
-

Xác định mục đích yêu cầu cần đạt được
Xác định nội dung của cuộc họp
Xác định thời gian diễn ra cuộc họp
Dự trù kinh phí
Lên danh sách khách mời, đại biểu
Dự kiến các đơn vị phối hợp

Dự kiến các chương trình sẽ diễn ra trong cuộc họp
Bước 3. Các công tác chuẩn bị cho chương trình hội họp

-

Công tác chuẩn bị trước hội họp
+ Xây dựng chương trình nghị sự ( kịch bản chương trình)
+ Soạn thảo giấy mời gửi đến các đơn vị, phòng ban có liên quan, các đại
biểu có tên trong danh sách khách mời
+ Lập bản dụ trù kinh phí, giấy đề nghị tạm ứng
+ Chuẩn bị tài liệu
+ Chuẩn bị bang rôn, ma két.
+ Chuẩn bị về cơ sở vật chất: phòng họp, bàn, ghế, loa, đài, điện, nước, . .
+ Chị bị công tác lễ tân, MC
+ Đối với các sự kiện lớn diễn ra trong vài ngày thì chuẩn bị phương tiện
đi lại, thức ăn, nơi nghỉ cho đại biểu.
Bước 4 . Công tác tổ chức cho chương trình hội họp
Tổ chức công việc trong hội họp








+ Đối với nhân viện :
Tiếp đón đại biểu
Điểm danh đại biểu
Phát tài liệu

Ghi biên bản
MC
Xử lý các tình huống
+ Đối với lãnh đạo:




Kiểm soát toàn bộ công tác tiếp đón
Điều hành cuộc họp
Bước 5. Kết thúc chương trình

-

Tổng kết lại các ý kiến trong cuộc họp
17


-

Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo
Bước 6. Xử lý các thông tin trong cuộc hội họp

-

Kiến nghị các tổ chức , đơn vị về nội dung cuộc họp
Đánh giá nội dung của cuộc họp
Bước 7. Đánh giá kết quả đạt được và hiệu quả của chương trình[1].
Các nguyên tắc cơ bản để tiến hành một cuộc họp:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Đúng giờ. Riêng người chủ trì phải đến trước giờ họp ít nhất nửa giờ.
Trang phục phù hợp.
Tắt chuông điện thoại di động; Ra khỏi phòng họp khi trả lời điện thoại di động.
Chịu sự điều phối của chủ trì.
Chuẩn bị nội dung trước khi phát biểu (có sẵn tài liệu càng tốt);
Phát biểu có chính kiến.
Không dùng lời lẽ khiếm nhã hoặc xúc phạm nhau trong cuộc họp, đặc biệt là

với những người vắng mặt.
8. Trình bày ngắn gọn, rõ ràng.
9. Biết lắng nghe, không nói chuyện riêng trong giờ họp.
10. Tự ghi lại những điểm quan trọng
Trình tự cơ bản của một cuộc họp:
1.

Tập trung.

2.

Điểm danh thành phần tham dự.

3.

Sơ lược chương trình họp để mọi người có khái niệm trước về nội dung
họp.

4.

Nội dung chính của cuộc họp

5.

Kết thúc cuộc họp.

6.

Nếu còn thời gian, đọc lại biên bản cuộc họp
2.2.1 Công tác chuẩn bị
2.2.1.1 Trách nhiệm của văn phòng trong công tác chuẩn bị hội họp
Các cuộc hội họp nói chung, đặc biệt là các cuộc hội họp có quy mô lớn,
đơn vị chủ trì hội họp thường phải lập kế hoạch tổ chức hội họp. Căn cứ vào kế
18


hoạch, văn phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc các
đơn vị chuẩn bị tốt các công việc được phân công, đúng tiến độ và đúng thời
gian .
Trong hội họp thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo, tài liệu
tham khảo . . .nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm đề xuất với lãnh đạo công
ty phân công cho các đơn vị chuẩn bị các văn bản đó. Khi các văn bản đã được
các đơn vị dự thảo xong, văn phòng kiểm tra lại quy trình biên soạn, đảm bảo
thẩm quyền ban hành và thể thức của văn bản.

Sau khi kiểm tra nếu thấy đúng, văn phòng trình lãnh đạo công ty xét
duyệt. Sau khi được duyệt, văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép
bộ tài liệu. Văn bản dùng trong hội họp phải đúng nội dung, đúng thể thức, đúng
số lượng so với yêu cầu.
Để đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình hội họp,
văn phòng tổ chức việc chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết
như : chương trình hội nghị, các báo cáo tham luận, các dự thảo, giấy mời đại
biểu . . .Trong giấy mời ghi rõ tên hội họp, thành phần tham dự, thời gian, địa
điểm cà các nội dung cần thiết khác để đại biểu chuẩn bị.
Ngoài các nội dung trên, nhà quản trị văn phòng còn có trách nhiệm đề
nghị với lãnh đạo công ty về chương trình làm việc, dự kiến thành phần đại biểu.
Thuộc trách nhiệm của mình nhà quản trị văn phòng phân công các bộ
phận, nhân viên chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho cuộc hội
họp. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại,nơi ăn, nơi nghỉ và cử nhân viên trực tiếp
phục vụ tại hội nghị, các phương tiện nghe nhìn.
2.2.1.2 Các công việc chuẩn bị cho cuộc hội họp
- Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc hội họp
- Nắm được thành phần tham dự hội họp để làm thư mời gửi đến các bộ
phận. Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong
thư mời họp. Các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên
tập các báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp
và năng lực quản trị tốt.
19


- Thảo một bản chương trình nghị sự ( agenda ) để trình người chủ trì
cuộc họp duyệt , trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung
với thời gian ấn định cụ thể.
- In ấn chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp
gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, gọi điện thoại hỏi lại để biết chắc

rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.
- Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp,
bàn ghế, nước uống. . .Trước khi bắt đầu cuộc họp người thư ký phải đi kiểm tra,
đôn đốc cho chu đáo.
- Đối với các cuộc hội họp quan trọng như hội nghị, hội thảo cần tổ chức
khâu tiếp khách, lễ tân, kiểm tra thư mời, cài hoa hoặc thẻ đại biểu để phân biệt
khách mời.
- Nếu cuộc họp tổ chức tại phòng họp của khách sạn, làm việc chặt chẽ
với khách sạn về các phần trong dịch vụ mà họ cung cấp. Kiểm tra các thiết bị
phục vụ cuộc họp: Máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, ánh sang, các dây dẫn
điện, . . đến trước một ngày để kiểm tra bằng cách sử dụng thử hoặc phải được
cam kết của phía khách sạn về chất lượng của các thiết bị.
- Xếp bàn ghế cũng phải thực hiện sớm.
2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp
2.2.2.1 Trách nhiệm của văn phòng trong tổ chức điều hành hội họp
Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm chủ trì và phối hợp với lãnh đạo công
ty để tổ chức tiếp đón đại biểu. Nội dung việc tiếp đón gồm: Ghi danh sách đại
biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo công
ty tiếp đại biểu cấp cao đến dự, . .
Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị, đôn đốc,
nhắc nhở các đơn vị và nhân viên công ty phục vụ kịp thời các nhu cầu để cuộc
hội họp diễn ra đúng chương trình đã định.
Văn phòng tổ chức việc thường trực ngoài hội trường để giải quyết các
việc đột xuất xảy ra trong quá trình hội họp đang diễn ra như y tế, trật tự trị an,
điện, nước, loa, đài, các thông tin liên quan đến nội dung cuộc họp, . .
20


Cùng với chủ trì đơn vị, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội họp, Tổng
hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội họp.[2]

2.2.2.2. Các điều cần lưu ý khi điều hành hội họp
- Đảm bảo rằng tất cả các thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung
nào là được thảo luận, vấn đề cần phải giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt
được của cuộc họp.
- Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của
nó.
- Đơn giản hóa tất cả các phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
- Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng
trong các buổi hội họp.
- Dẫn dắt cuộc họp:
+ Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói.
+ Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý then chốt.
+ Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo về những ý tưởng
mới.
- Kết thúc buổi hội họp trước khi quá muộn.
- Cố gắng để đạt được sự mãn nguyễn lẫn nhau những không lãng phí
toàn bộ thời gian vào các nội dung đơn lẻ.
- Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã
được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên.
- Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp.
- Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp
mà bạn tổ chức.
- Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình hội họp, tổng kết những
cái đã được thảo luận và những cái đã đạt được sự đồng thuận.
2.2.3 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc
2.2.3.1 Trách nhiệm của văn phòng khi hội họp kết thúc
Sau khi hội họp kết thúc, nhà quản trị văn phòng đề xuất với lãnh đạo
công ty nội dung và hình thức thông báo kết quả của cuộc họp, báo cáo với cấp
21

trên về kết quả của cuộc họp.
Tùy vào nội dung, nếu công việc của cuộc hội họp thuộc chức năng của
văn phòng thì văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hồ sơ hội họp.
Nếu công việc thuộc đơn vị khác thì văn phòng đôn đốc nhắc nhở đơn vị đó
hoàn chỉnh hồ sơ hội họp theo quy định.
Căn cứ vào kết quả hội họp, nhà quản trị văn phòng tổ chức việc bổ sung
những việc mà cuộc hội họp đề ra vào chương trình công tác của công ty.
Thuộc chức năng của mình, nhà quản trị văn phòng tổ chức việc quyết
toán kinh phí theo quy định.
2.2.3.2 Một số công việc khi hội họp kết thúc
- Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp bàn ghế, hoàn
trả trang thiết bị cho đơn vị chức năng. Khi hoàn trả cần bàn giao cụ thể, cần
thiết phải có giấy hoặc biên bản tránh tình trạng khi thiết bị hư hỏng khó xác
định trách nhiệm. Các văn phòng phẩm quà tặng còn lại thư ký cần báo cáo
Chánh văn phòng hoặc người chủ tọa.
- Trước khi ra về không quên kiểm tra lại điện nước và cảm ơn những
người đã tham gia phục vụ cuộc hội họp.
- Thư ký biên tập lại một số loại văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo :
quyết định quản lý hoặc bản hướng dẫn, nhắc nhở thực hiện những vấn đề cần
thiết, các thư cám ơn, hợp đồng kinh tế hoặc các thỏa thuận vè sản xuất, kinh
doanh.
- Triển khai nội dung đã được thông qua.
Thông báo cho cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp.
- Lập hồ sơ cuộc họp đối với hội nghị lớn, quan trọng. Thu thập hồ sơ tài
liệu liên quan để lập hồ sơ cuộc họp.
Hồ sơ cuộc họp bao gồm:
-

Giấy mời, giấy triệu tập

Danh sách đại biểu
Lời khai mạc
Các báo cáo tham luận, bài phát biểu
Nghị quyết cuộc họp
Biên bản
22


-

Lời bế mạc
Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp:

-

Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp
Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên vắng mặt (cùng với lý do vắng

-

mặt).
Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết định, trách nhiệm cá nhân cho các

-

nhiệm vụ được phân công.
Thời điểm kết thúc họp
Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế.
Thanh quyết toán chi phí : Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến
các chi phí của cuộc họp.

2.2.3.3 Các công tác sau khi hội họp kết thúc

-

Đánh giá về cuộc họp: Những gì đã làm được? Những gì chưa làm được? Những

-

gì cần cải thiện trong những lần tiếp theo?
Chuẩn bị những việc “hậu- bàn bạc” sau khi cuộc họp kết thúc.
Gửi văn bản này tới tất cả những người tham gia cuộc họp, cũng như tới những

-

nhân vật quan trọng khác trong tổ chức.
Giám sát tiến trình thực hiện các bước đi tiếp theo.

23


Tiểu kết
Cuộc hội họp được tổ chức tốt sẽ kích thích tranh luận từ những người
tham dự, qua đó các biện pháp, giải pháp tối ưu để giải quyết những vấn đề mà
cơ quan, tổ chức đang gặp phải sẽ nhanh chóng lộ diện mà nếu không có hội họp
nhà lãnh đạo sẽ phải mất rất nhiều thời gian mới tìm ra. Thông qua hội họp sẽ
tạo ra được sự thống nhất về mặt nhận thức, quan điểm cho những người tham
dự, là tiền đề cho sự phối hợp trong công việc nhằm đạt mục tiêu chung.

24

CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC
TỔ CHỨC HỘI HỌP
3.1 Nhận xét, đánh giá
3.1.1 Ưu điểm
•

Tác phong chuẩn bị nhanh nhẹn. Tất cả những đơn vị, cá nhân được phân công

•

đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Cuộc hội họp diễn ra đúng tiến độ, không có tình trạng lùi ngày hay chuyển giờ

•

họp.
Các thành viên tham gia khá đầy đủ, số lượng người dự họp đúng so với số giấy

•

mời được gửi đi. Số người vắng mặt thường do công việc đột xuất rất ít.
Công tác chuẩn bị hội họp rất chu đáo, âm thanh, ánh sáng, các trang thiết
bị, . . .được chuẩn bị đầy đủ, đảm bảo chất lượng cho cuộc họp được diễn ra tốt

•

nhất.
Các thành viên tham dự cuộc họp đều đóng góp ý kiến khá tích cực.
Không khí buổi họp sôi nổi.

Các cuộc họp diễn ra với tiêu chí chống lãng phí, nên không có tình trạng khoa

•

trương, hình thức.
Người tham dự họp có ý thức tốt, nghiêm túc trong quá trình diễn ra cuộc hội

•
•

họp, người chủ trì không phải nhắc nhở, nên kỷ luật phòng họp nghiêm túc,
không có tình trạng người làm việc riêng như đọc báo, nói chuyện, và đặc biệt
•

không có tình trạng chỉ có mặt lúc điểm danh, sau đó đi làm việc riêng.
Điều hành hiệu quả : Người điều hành, chủ trì cuộc họp là người giữ vai trò
kiểm soát nội dung, không khí và thời gian một cách cụ thể, triệt để. Đồng thời
phải xử lý linh hoạt các tình huống trong cuộc họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn,
tổng hợp ý kiến của các thành viên, đồng thời đưa kết quả cuộc họp như mong
muốn. Một sự điều hành tốt có thể khiến cuộc họp đi theo hướng những chủ đề
đã định hay làm cho nó trở nên một cách nghiêm túc … Thậm chí có thể làm
tăng sự sáng tạo của những người tham gia phát biểu.
3.1.2 Nhược điểm

•

Họp thống nhất cao, đồng ý nhanh, nhưng xem ra khó vào cuộc sống, hiệu quả
không cao, không rõ, bởi họp hành bây giờ gần như độc thoại, gần như giao chỉ
tiêu kế hoạch, ít có thời gian, ý kiến bàn bạc, lại không thấy ý kiến phản biện,
25