Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty sản xuất thương mại hà nội

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới các cô, chú, anh, chị, nhân
viên tại Phòng Tổ chức hành chính nhân sự Công ty sản xuất thương mại Hà Nội
đã giúp đỡ em rất nhiệt tình thời gian em tìm hiểu tại phòng.
Bài nghiên cứu của em sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự giúp đỡ
của thầy Nguyễn Hữu Danh- Giáo viên hướng dẫn đã giúp đỡ để em biết cách
làm bài nghiên cứu này.
Qua bài nghiên cứu em mong muốn nhận được sự góp ý của các thầy cô
giáo để giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở, nền tảng
kiến thức để phục vụ cho công tác sau này với hy vọng góp một phần công sức
trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước
nhà.
Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong bài
nghiên cứu không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót.
Xin chân thành cảm ơn!

1


DANH MỤC VIẾT TẮT
TCHCNS

Tổ chức hành chính nhân sự

2


MỤC LỤC

3

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mọi cơ
quan, tổ chức. Là nơi để trao đổi và bàn bạc. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy
được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành viên thảo
luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định.
Là một sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, em nhận thấy cần trang
bị cho mình những đầy đủ những kỹ năng để thực hiện được chức năng tham
mưu, tổng hợp, trợ giúp, điều hành của một nhà quản trị văn phòng. Một trong
những kỹ năng cần thiết đó chính là kỹ năng tổ chức một cuộc họp trong cơ
quan mình làm việc.. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên
kém hiệu quả và mất thời gian. Do vậy để tổ chức cuộc họp cần có những kỹ
năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức và điều hành một cuộc họp thành
công.
Trong thời gian tìm hiểu tại Công ty sản xuất thương mại Hà Nội, em nhận
thấy hoạt động tổ chức hội họp do Văn phòng công ty đảm nhiệm là một hoạt
động rất bổ ích cho em để tìm hiểu thực tế vì đó là công việc mà bất cứ nhà quản
trị văn phòng có năng lực nào cũng phải có khả năng thực hiện nên do vậy em
chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công
ty sản xuất thương mại Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu của mình .
2. Đối tượng, mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu
•

Đối tượng nghiên cứu:
Nghiên cứu thực tiễn về công tác tác tổ chức hội họp của Công ty sản xuất
thương mại Hà Nội.

•

Mục tiêu nghiên cứu
Đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội họp của Công ty sản
xuất thương mại Hà Nội.

•

Nhiệm vụ nghiên cứu
Phân tích thực trạng tổ chức cuộc họp, hội nghị công tại công ty sản xuất thương
4


mại Hà Nội; chỉ ra những mặt đạt được, những hạn chế cũng như nguyên nhân của
những hạn chế đó trong công tác tổ chức hội họp.
Đề xuất một số giải pháp và biện pháp hỗ trợ nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả tổ
chức hội họp của Công ty trong thời gian tới.
3. Phương pháp nghiên cứu
•

Phương pháp phân tích - tổng hợp
Để thực hiện nghiên cứu này, em đã nghiên cứu các tài liệu ở sách, báo, tạp chí,
website có liên quan đến hoạt động tổ chức các cuộc họp, hội nghị trong tổ chức; các
tài liệu của Công ty sản xuất thương mại Hà Nội trong khoảng thời gian 2013 – 2016.
Trên cơ sở đó có một cái nhìn khái quát nhất về thực tiễn công tác tổ chức hội họp tại
Công ty, so sánh với hệ thống lý luận để chỉ ra những ưu, nhược điểm và đề ra các giải
pháp hợp lý.

•

Phương pháp quan sát thực tế
Trong quá trình tìm hiểu tại công ty Sản xuất thương mại Hà Nội, em có cơ hội

được quan sát công tác tổ chức cuộc họp của nhà quản trị văn phòng trong công ty trên
cơ sở quan sát chi tiết từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc của một cuộc họp của công
ty và đánh giá được một cách khách quan hiệu quả của hoạt động này.
4. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài
Đề tài có ý nghĩa chỉ ra những ưu điểm, hạn chế của công tác tổ chức các cuộc
họp, hội nghị do bộ phận Văn phòng công ty đảm nhiệm.
Phân tích đánh giá thực trạng tổ chức hội họp tại công ty và đề xuất giải pháp
nâng cao hơn nữa hiệu quả của quá trình tổ chức các cuộc họp, hội nghị.
5. Kết cấu của bài tiểu luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, bài tiểu
luận kết cấu thành 3 chương:
Chương 1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp
Chương 2. Thực trạng công tác tổ chức hội họp ở công ty sản xuất thương mại
Hà Nội
Chương 3. Hoàn thiện công tác tác tổ chức hội họp tại công ty sản xuất thương
mại Hà Nội.

5


CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY SẢN
XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty Sản Xuất Thương Mại Hà Nội (Hamatra) được thành lập ngày
27/04/2000. Số GPKD 0102036089 do sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố Hà Nội
cấp. Trụ sở văn phòng làm việc đầu tiên tại: Số 67 Vạn Bảo - Ba Đình - Hà Nội.
Sau hơn 15 năm xây dựng và phát triển, đến nay công ty đã trưởng thành lớn
mạnh và ngày càng phát triển.
Công ty là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt

động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nước
và điều lệ của công ty.
Là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí phục vụ họat động
đóng tàu, công ty còn kinh doanh xuất nhập khẩu các máy móc, thiết bị công
nghiệp như: xe cẩu, xe nâng, đầu kéo, ô tô…
Tên công ty: CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
Tên giao dịch: Hamatra Industries Joint Stock Company (Hamatra
Industries ., JSC)
Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Do Hạ, xã Tiền Phong, huyện Mê Linh, TP Hà
Nội.
- Điện thoại: 04.22.60.68.48.
- Fax: 04.39.58.08.17.
- Email:
Vốn pháp định: 4 tỷ Vốn điều lệ: 60 tỷ đồng
Ngân hàng mở tài khoản: Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn
Hà Nội.
- Số tài khoản: 2100211044469
- Mã số thuế: 0200469085
- Người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: Giám đốc Trần
Quốc Anh
6


1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (Sơ đồ phụ lục 1)
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như quy mô sản xuất, công ty
đã tổ chức bộ máy quản lý một cấp. Giám đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trực
tiếp đến từng xưởng, giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc và các phòng
ban chức năng. Thông qua sự trợ giúp của các Phó giám đốc, Giám đốc có thể
nắm bắt được tình hình sản xuất của các xưởng, tình hình sản xuất kinh doanh
của công ty.

2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Đứng đầu là Giám đốc giữ vai trò chủ chốt, thay mặt công ty chịu trách
nhiệm pháp lý đối với nhà nước, và hoạt động sản xuất kinh doanh.
*Phó Giám đốc kỹ thuật
- Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, kiểm tra bản thiết
kế các sản phẩm, hướng dẫn thực hiện sản xuất sản phẩm đúng theo thiết kế đảm
bảo chất lượng và tiến độ sản xuất, an toàn lao động, xử lý thay đổi thiết kế
trong điều kiện cho phép, lập biện pháp kiểm tra kỹ thuật an toàn cho máy móc
thiết bị.
* Phòng kỹ thuật.
- Là phòng chuyên môn chuyên kiểm tra kĩ thuật của sản phẩm, máy móc,
theo dõi giám sát quá trình sản xuất sản phẩm, thẩm định theo dõi chất lượng
của sản phẩm.
- Quản lý, hoạch định chiến lược trước mắt và lâu dài về công tác kỹ thuật,
xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất lượng của công ty.
- Báo cáo định kỳ và đột xuất việc thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực do
phòng quản lý theo quy định.
- Quản lý công chức, tài sản do Giám đốc công ty giao cho phòng.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
*Phó Giám đốc tài chính
- Theo dõi, kiểm tra về các hoạt động kinh tế - tài chính của tất cả các bộ
phận trong công ty. Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó cung cấp các
thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, cùng Giám đốc phân tích, đánh giá tình
7


hình sản xuất kinh doanh, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thanh toán và kiểm tra
tình hình thanh toán với ngân hàng, Nhà nước, khách hàng, cán bộ công nhân
viên. Quản lý phòng tài chính.
- Tham mưu phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện

các quyết định tài chính của Giám đốc công ty và tổ chức, thực hiện công tác kế
toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ theo quy
định hiện hành.
- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các
khoản thu phát sinh ở đơn vị. Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý
tài chính hàng năm.
- Phát hành và luân chuyển các chứng từ kế toán theo quy định .
- Lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định của nhà nước.
- Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp
trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định hiện
hành của nhà nước, phục vụ cho việc quản lý điều hành của Giám đốc công ty.
*Phó Giám đốc kinh doanh
- Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lập dự toán
tiêu thụ sản phẩm, quản lý công tác thu mua hàng hóa, thực hiện đối chiếu quyết
toán hàng hóa, sản phẩm theo kế hoạch, dự toán tiêu thụ. Quản lý phòng
Marketing.
- Xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện.
- Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân
phối của công ty.
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh
thu cho công ty.
- Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh
doanh của công ty.
- Quảng bá, tiếp thị hỉnh ảnh và thương hiệu của công ty cũng như dự án
đến với khách hàng.
8


- Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan như phòng kế toán, kỹ thuật, phân
phối…nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
*Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự (sơ đồ cơ cấu tổ chức-phục lục 2)
- Tham mưu cho Giám đốc việc bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng
ban, các xưởng. Phòng đứng ra lập hợp đồng giao khoán nhân công cho
từng xưởng sản xuất theo từng loại sản phẩm.
- Giải quyết các thủ tục hành chính, tổ chức các cuộc họp hội nghị, công tác
tiếp khách, bảo vệ…
- Quản lý có hiệu quả các thiết bị văn phòng phẩm.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định.
- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công
việc của công ty. Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu có liên quan
trong công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn bản tài liệu
lưu hồ sơ công ty.
- Theo dõi công tác quản lý lao động tiền lương, các chế độ chính sách với
người lao động, Bảo hiểm xã hội. Thi đua, tính toán và xây dựng kế hoạch tiền
lương theo kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức lao động.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu,
chiến lược của công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện việc quản lý nhân sự,
đào tạo và tái đào tạo.
- Tổ chức việc quản lý nhân sự của toàn công ty, xây dựng quy chế lương
thưởng, các biện pháp kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ
cho người lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của
Giám đốc công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa
công ty với người lao động trong công ty.
- Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, hậu cần…
9

*Phòng xuất, nhập khẩu
- Tham mưu cho Giám đốc việc nhập khẩu những máy móc thiết bị, làm
thủ tục liên quan đến vấn đề nhập khẩu như: hợp đồng nhập khẩu, vay ngân
hàng để mở LC nhập khẩu, thủ tục hải quan…và làm thủ tục giao nhận hàng từ
cảng về đến kho, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa sau mỗi lần nhập
khẩu.
*Các xưởng sản xuất và sửa chữa máy móc thiết bị
- Đây là nơi trực tiếp tiến hành sản xuất sản phẩm và sửa chữa máy móc
thiết bị nhập khẩu (vì hàng nhập khẩu của công ty đa phần là những hàng hóa đã
qua sử dụng chất lượng còn 80%). Các xưởng chịu sự quản lý và tổ chức của các
phòng ban (như sơ đồ đã nêu).
- Căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất, tổ chức quản lý, bộ máy kế toán
của công ty được xây dựng theo mô hình kiểu tập trung. Toàn bộ công việc kế
toán được thực hiện ngay tại phòng Tài chính – kế toán của công ty. Phòng tài
chính – kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tổ chức hạch toán và quản lý tài
chính của công ty.
- Tại các xưởng sản xuất, chỉ cần có một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ
thu thập, xử lý chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng Tài chính – kế toán của công
ty, thực hiện cấp phát nguyên liệu theo yêu cầu của công ty hay của từng xưởng
sản xuất.
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký vào mục đích kinh doanh. Bảo
đảm và phát triển nguồn vốn được giao, thực hiện tốt về phân phối lao động, chăm lo
đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Thực hiện nghĩa vụ và trách
nhiệm đối với nhà nước, không vi phạm pháp luật.
- Công ty Sản xuất thương mại Hà Nội có trách nhiệm khai thác và sử dụng một
cách hợp lý có hiệu quả nguồn vốn, chủ động không ngừng tăng nguồn vốn tự có, mở
rộng tài sản, đổi mới trang thiết bị kĩ thuật nâng cao năng suất lao động. Đảm bảo cho

hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, làm tròn nghĩa vụ của công ty đối với nhà
nước.
- Có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển dài hạn theo đúng mục
10


tiêu kế hoạch nhà nước giao. Căn cứ nhu cầu thị trường thông qua đại hội công nhân
viên chức.
- Chuẩn bị đầy đủ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn mà cấp trên ban hành, tổ chức hoàn
thiện các tiêu chuẩn về định mức lao động thỏa thuận ghi rõ trong quy định của công
ty. Công ty chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ của nhân
viên.
- Thường xuyên chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên,
thực hiện đầy đủ các chính sách đảm bảo công tác phân phối lao động được công bằng
như: tiền lương, tiền thưởng, bảo hộ lao động, đảm bảo an ninh trật tự xã hội…
- Xây dựng các chỉ tiêu khen thưởng để khuyến khích cán bộ công nhân viên
phát huy được khả năng của mình. Đồng thời có những biện pháp để xử lý sai phạm.
- Công ty có quyền tuyển chon đội ngũ nhân viên của mình theo yêu cầu của sản
xuất và chỉ tiêu đề ra của công ty.Thực hiện rộng rãi các chế độ hợp đồng lao động
thay thế chế độ tuyển dụng và biên chế nhà nước, có quyền hạn chấm dứt hợp đồng
khi hết thời hạn hợp đồng hoặc khi nhân viên vi phạm hợp đồng lao động. Có thể
tuyển nhân viên thay thế ở những vị trí mà nhân viên hiện tại không đáp ứng được yêu
cầu của công việc.
- Công ty có quyền tự do liên kết kinh tế với các tổ chức kinh doanh khác trên cơ
sở tự nguyện giữa các bên, không giới hạn vị trí địa lý, quy mô hoạt động, tiến tới một
mối quan hệ hợp tác cùng có lợi.

11

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Ở CÔNG TY SẢN
XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
2.1. Lý luận chung về tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Tổ chức cuộc họp, hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan
trọng của văn phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự
phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao.
Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện
cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu
lên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người
đang quan tâm.
Qua cuộc họp, hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ
biến, truyền bá, những khó khăn thách thức được bàn bạc, tháo gỡ, các công
việc được triển khai nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn.
Về mặt kinh tế, nếu cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều
thông tin bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và
ngoài cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc.
2.2. Các hình thức Hội họp ở công ty
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng trong hoạt động đối
nội, đối ngoại của công ty. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán
bộ công nhân viên trong công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng
thời quyết định đến các yếu tố thành công trong hợp đồng sản xuất kinh doanh
của công ty.
Hội họp là hình thức biểu hiện dân chủ trong quản lý và là hình thức truyền
thông trực tiếp. Trên thực tế tại công ty Hamatra thường có các cuộc họp, hội
nghị như:
-

Hội nghị toàn công ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua và đề ra

phương hướng cho năm kế tiếp.
-

Hội nghị hàng quý để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và đôn đốc

nhắc nhở những vấn đề còn đang thực hiện dang dở.
12


-

Các cuộc họp giao ban với nội dung là nhìn nhận lại tình hình thực hiện công
việc trong tháng và giải quyết các vấn đề tồn đọng ở các đơn vị, phòng ban. Đây
là cơ sở để báo cáo lên Giám đốc công ty. Mỗi cuộc họp như vậy thì sẽ được các
phòng ban, đơn vị tự đứng ra tổ chức thực hiện.
2.2. Thực trạng tác tổ chức công tác tổ chức hội họp
Công tác tổ chức hội họp toàn cơ quan được giao cho phòng TCHCNS đảm
nhiệm. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm chính trong công tác này. Phó
trưởng phòng TCHCNS phối hợp với các nhân viên trong phòng, các phòng ban
trong công ty tổ chức thực hiện dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng TCHCNS.
2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
Chuẩn bị cuộc họp là yếu tố đầu tiên quyết định đến sự thành công hay thất
bại của cuộc họp.

•

Chuẩn bị nội dung
Người chủ trì định rõ mục tiêu của cuộc họp, hội nghị và sau đó căn cứ vào
đó mà chuẩn bị nội dung cho phù hợp, tất cả đều được phác thảo lên bản kế
hoạch chi tiết của cuộc họp. Những nội dung chuẩn bị gồm có:

-

Báo cáo chính

-

Báo cáo bổ sung

-

Những vấn đề thảo luận

-

Kết luận chương trình hành động

-

Bài phát biểu của lãnh đạo

-

….

-

Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị người chủ trì đã nắm được danh

sách cá nhân, tổ chức nào viết báo cáo bổ sung, cá nhân hoặc tổ chức nào viết
tham luận cho hội nghị.

Tất cả báo cáo và tham luận đều được viết thành văn bản gửi trước cho
người chuẩn bị nội dung chính hoặc gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảng
thời gian được quy định.
Bộ phận chuẩn bị nội dung đã căn cứ vào mục đích, yêu cầu, nội dung của
báo cáo chính, báo cáo bổ sung và các tham luận để chuẩn bị những vấn đề cần
13


đưa ra trao đổi, thảo luận trong hội nghị.
•

Chuẩn bị thành phần tham dự
Tùy theo tính chất của từng hội nghị ban tổ chức đã xác định rõ:
-

Đối tượng chính của hội nghị là ai, tại sao?

-

Cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và nội bộ thì mời những người nào?

-

Thành phần tham dự phải chuẩn bị những vấn đề gì (báo cáo bổ sung,

tham luận, ủng hộ, giúp đỡ hội nghị những mặt nào).
Ban tổ chức đã cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm về mục đích, nội
dung, hình thức tham gia để họ chủ động và có kế hoạch.
•

Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị
Ban chuẩn bị nội dung cùng với ban chuẩn bị hậu cần đã sớm báo cáo lãnh
đạo để xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị.
Khi những vấn đề đã được ấn định thì ban tổ chức sẽ tiến hành các thủ tục
để tổ chức hội nghị:
-

Biên tập lại báo cáo, nhân bản hoặc in và đóng thành hồ sơ tài liệu nghiêm

chỉnh, đẹp có chất lượng để phục vụ hội nghị.
-

Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu và các

điều hướng dẫn ban đầu rồi gửi tới các đại biểu để họ biết và chuẩn bị các công
việc cần thiết cho hội nghị.
•

Công tác chuẩn bị hậu cần
Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung thì bộ phận hậu cần cũng đã tích
cực chuẩn bị cho hội nghị. Tùy theo tính chất, tầm quan trọng, số lượng người
tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà bộ phận hậu cần đã chuẩn bị các mặt
như:
- Hội trường phòng thảo luận
+ Chuẩn bị cơ sở vật chất hỗ trợ cho cuộc họp như quạt, máy chiếu, micro,
loa…
+ Sắp xếp bàn ghế (tùy thuộc vào loại hình và quy mô của cuộc họp mà
chuẩn bị)
-

Phòng ở cho khách từ xa đến, có nhu cầu nghỉ ngơi hoặc nghỉ qua đêm
14


-

Phòng ăn để chiêu đãi, tổ chức ăn uống sau cuộc họp

-

Phương tiện đi lại: Đưa đón các khách mời bằng xe của công ty. Đưa đón

công nhân viên…
-

Giờ nghỉ giải lao

-

Nghỉ giải trí buổi tối

-

Chuẩn bị trật tự an ninh được phân công cho bộ phận bảo vệ công ty.

Với những hội nghị lớn, trước khi tổ chức thực hiện, công ty tổ chức một
cuộc họp bao gồm ban giám đốc, trưởng các phòng ban đơn vị, những người
được giao tổ chức hội nghị đó để thống nhất những vấn đề sau:
-

Bàn bạc, thông qua nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung và những

vấn đề cần đưa ra thảo luận trong hội nghị.
-

Quyết định danh sách khách mời, thường là những người có vai trò vị trí

nào đó đối với mục đích của hội nghị.
-

Quyết định chương trình hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị.

-

Thư kí hội nghị

Ban lãnh đạo đã ký duyệt thông qua các báo cáo, danh sách đại biểu,
chương trình hội nghị rồi cho biên tập, nhân in các tài liệu phục vụ hội nghị.
* Gửi thư mời, cung cấp tài liệu ( mẫu thư mời họp: Phụ lục 5)
Thư mời họp được bộ phận chủ trì soạn thảo và gửi đến các cá nhân tham
dự ( thường là trước 1 tuần khi cuộc họp, hội nghị diễn ra)
Tài liệu về cuộc họp, hội nghị được cung cấp cho mọi thành viên có liên
quan, các khách mời cần đến những tài liệu đó để họ có thời gian nghiên cứu
chúng trước khi đi vào buổi họp.
2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp
*

Kiểm tra quan sát tại chỗ các công việc đã chuẩn bị

Trước khi diễn ra hội nghị ban chuẩn bị và thư ký đã xem xét lại lần cuối

các văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị, đến hội trường kiểm tra cách trang
trí, khẩu hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ánh sáng, chỗ ngồi, nơi ăn chỗ ở cho
các đại biểu ở xa.
Tất cả những công việc trên đã được kiểm tra chu đáo, cẩn thận. Nếu việc
15


gì chưa đảm bảo thì chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hoàn tất mọi công việc
chuẩn bị cho hội nghị diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp.
•

Tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ ngồi
trong hội trường
Nếu hội nghị có khách mời từ xa đến thì ban tổ chức cuộc họp đã có kế
hoạch phân công người đón đại biểu.
Nếu là khách mời cấp trên thì đưa khách vào phòng khách trước, sau đó
đưa khách vào ngồi đúng vị trí trong hội trường, đưa chương trình, tài liệu cho
khách.
Với những hội nghị lớn có các đại biểu đại diện cho các cấp tỉnh, thành
phố, trung ương, khách nước ngoài tới dự thì đại diện ban lãnh đạo và ban tổ
chức đã đến thăm và làm việc xã giao trước cũng như trao đổi một số nét về hội
nghị.

•

Chương trình hội nghị
Tùy vào phạm vi, tính chất của hội nghị ban tổ chức đã xây dựng chương
trình làm việc cụ thể. Chương trình hội nghị được chuẩn bị từ trước, với những
hội nghị lớn của công ty chương trình hội nghị đã được gửi trước tới đại biểu
kèm theo giấy mời.

Trong nội dung chương trình hội nghị đã ghi các nội dung chính ứng với
thời gian, đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị của người chịu
trách nhiệm từng nội dung trong chương trình.

•

Điều hành hội nghị
Trong giai đoạn này, người chủ trì đã bám sát bản kế hoạch của hội nghị và
tiến hành gồm các bước sau:
-

Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, chủ tịch đoàn, thư ký đoàn.

-

Đọc diễn văn khai mạc hội nghị.

-

Trình bày báo cáo chính tại hội nghị.

-

Trình bày báo cáo bổ sung.

-

Những tham luận đóng góp với hội nghị.

-

Điều hành việc thảo luận trong hội nghị, biết cách vận động mọi thành
16


viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng nhận xét, đánh giá, đề nghị cho cuộc
họp.
-

Thư kí đã được phân công sẽ ghi biên bản hội nghị gồm các nội dung như:

diễn biến hội nghị, người điều hành hội nghị, họ tên và nội dung ý kiến của từng
đại biểu, các kết luận…
-

Tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: âm thanh, ánh sáng, nước uống, an

ninh…
Ban tổ chức đã có cơ chế phân công người đôn đốc, kiểm tra để không xảy
ra sai sót. Sau khi kết thúc hội nghị, bộ phận hậu cần văn phòng đã có kế hoạch
và phân công người tiếp tục làm việc với các bộ phận có liên quan để thanh
toán, giải quyết các công việc về tài chính, kinh phí cũng như các mối quan hệ
sao cho ổn thỏa, tốt đẹp.
2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc
Sau hội nghị, ban tổ chức cuộc họp tiến hành:
* Lập hồ sơ hội nghị bao gồm các giấy tờ sau:
Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị.
-

Giấy triệu tập hội nghị hoặc giấy mời.

-

Danh sách đại biểu tham dự hội nghị

-

Chương trình hội nghị.

-

Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo.

-

Báo cáo chính tại hội nghị

-

Các báo cáo bổ sung và tham luận. Bài phát biểu của đại biểu cấp trên.

-

Biên bản hội nghị.

-

Nghị quyết hoặc kết luận của hội nghị.

-

Lời bế mạc hội nghị.

Các tài liệu này sau vài năm sẽ chọn lọc và chỉ lưu lại vào hồ sơ những văn
bản có giá trị.
* Thông báo, triển khai kế hoạch hội nghị
Văn phòng đã giúp lãnh đạo thông báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải
pháp…và các điều kiện cần thiết, nêu được những việc cần quan tâm tới các đơn
17


vị và cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực hiện để hội
nghị được triển khai và có kết quả tốt.
* Tổ chức rút kinh nghiệm
Sau mỗi cuộc họp, hội nghị lớn,ban lãnh đạo công ty, văn phòng và các bộ
phận liên quan đã cùng nhau họp bàn để rút kinh nghiệm.Trong cuộc họp, các bộ
phận chuẩn bị nội dung, hậu cần và những người có liên quan đã kiểm điểm lại
từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai
sót, những việc đã làm nâng cao chất lượng hội nghị và cùng nhau rút kinh
nghiệm để những cuộc họp, hội nghị lần sau được tổ chức tốt hơn.

18


CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY SẢN
XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI.
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Thông qua việc tổ chức các cuộc họp, ban lãnh đạo có thể đánh giá được

tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, quý, tháng của công ty để từ
đó đề ra được những phương hướng kế hoạch chỉ đạo thực hiện.
Bản kế hoạch của hội nghị được lập rất khoa học, bao gồm đầy đủ những
thông tin cần thiết, do đó rất thuận lợi cho ban lãnh đạo và các phòng ban làm
căn cứ thực hiện.
Các mệnh lệnh, thông báo, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội
nghị kết thúc được triển khai nhanh dưới dạng văn bản đến các phòng ban
chuyên môn và các đơn vị liên quan.
Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần
thiết và được bảo quản cẩn thận. Các báo cáo chính, báo cáo bổ sung, tham luận,
bài phát biểu…của lãnh đạo được chuẩn bị chu đáo.
Đồng thời thông qua các cuộc họp lãnh đạo công ty có thể nắm bắt được
tâm tư, nguyện vọng của tập thể cán bộ công nhân viên làm việc tại công ty, đảm
bảo được nguồn thông tin hai chiều giữa lãnh đạo với cán bộ công nhân viên từ
đó nâng cao được hiệu quả công tác quản lý và sản xuất.
3.1.2. Nhược điểm
Tại một số cuộc họp, hội nghị của công ty thành phần tham dự không đầy
đủ. Trong thời gian diễn ra các cuộc họp còn có một bộ phận người tham gia
nhưng không tập trung hoặc làm việc riêng, do đó không nắm được chủ trương,
tinh thần của hội nghị. Thậm chí một số cán bộ quản lý còn thờ ơ, coi nhẹ việc
tham gia các cuộc họp của công ty.
Công tác đón tiếp khách cho hội nghị, đặc biệt là khách nước ngoài đôi khi
còn chưa thật sự chu đáo.
Các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, hội nghị còn thiếu thốn, cũ hỏng, ví
19


dụ như máy chiếu sử dụng trong hội trường đã cũ, đôi lúc bật lên rất chậm, chất
lượng không tốt. Vấn đề làm mát trong hội trường họp chưa được chuẩn bị chu
đáo, cần bổ sung thêm quạt, hoặc điều hòa mới, đảm bảo hội trường không quá

tải nhiệt khi nhiệt độ ngoài trời cao và số lượng người trong khán phòng lớn
3.1.3. Nguyên nhân
Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn chưa cao, vẫn còn
lúng túng trong khâu chỉ đạo lên kế hoạch cho cuộc họp, hội nghị. Công tác
chuẩn bị giấy mời, làm thông báo còn chậm, các đơn vị không bố trí được thời
gian gây ảnh hưởng đến thành phần tham dự.
Trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng còn hạn chế nên đã
tạo ra rào cản trong việc giao tiếp với khách nước ngoài. Đây là thực trạng khá
phổ biến hiện nay.
Việc giáo dục, tuyên truyền về ý nghĩa, tầm quan trọng của các cuộc họp,
hội nghị cho cán bộ nhân viên của công ty còn chưa thường xuyên. Chính vì vậy
mà kết quả của một số cuộc họp và hội nghị chưa thật sự hiệu quả.
3.2. Các giải pháp
3.2.1 Tăng kinh phí cho phục vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị
Hiện nay công ty đã tổ chức tốt công tác họp, hội nghị, tuy nhiên vẫn cần
phải có những quy định cụ thể về mức kinh phí có thể cấp cho từng cuộc họp,
hội nghị để tiết kiệm tránh lãng phí, để cải thiện công tác tổ chức thực hiện cuộc
họp, hội nghị.
3.2.2. Nâng cao trình độ ngoại ngữ
Nâng cao trình độ ngoại ngữ của nhân viên văn phòng để có thể giao tiếp
tốt được với khách nước ngoài. Đối với nhân viên cũ, cần tổ chức các lớp đào
tạo bồi dưỡng ngoại ngữ cơ bản. Đối với tuyển dụng nhân viên cho công ty, cần
có tiêu chuẩn mới để tuyển dụng nhân viên văn phòng về trình độ ngoại ngữ.
Đây là vấn đề mang tính tầm nhìn chiến lược nếu công ty muốn phát triển hợp
tác với các công ty nước ngoài.
3.2.3. Mua sắm trang thiết bị
Cần mua sắm thêm một số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như:
20

máy chiếu,màn chiếu, máy ghi âm,…đây là những thiết bị phục vụ đắc lực cho
mỗi hội nghị, tạo điều kiện cho công việc diễn ra nhanh chóng và tốt đẹp. Song
song với đó cần thường xuyên tổ chức kiểm tra chất lượng, bảo dưỡng các
phương tiện điện tử phục vụ cuộc họp.
3.2.4. Các giải pháp vấn đề khác
•

Sau mỗi cuộc họp, ban lãnh đạo công ty cần tổ chức rút kinh nghiệm, những
người có liên quan sẽ kiểm điểm từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành
công, những mặt còn hạn chế sai sót để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho
những lần tổ chức sau.

•

Ngoài ra tại công ty cũng chưa thường xuyên tuyên truyền cho cán bộ công nhân
viên về tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị. Do đó văn phòng cần phải
đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mọi người nhận thấy các cuộc họp là cơ hội
để họ nắm bắt được các kế hoạch sắp tới, những kế hoạch đã đạt được của công
ty và đó cũng là cơ hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng của mình với lãnh đạo
công ty, giúp xóa nhòa khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên làm cho mọi
người hiểu nhau hơn.

•

Đối với người điều hành (chủ trì cuộc họp)
Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả
của cuộc họp. Trước hết phải tuân thủ chính xác về thời gian. Phải giám sát quá
trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn
trong cuộc họp.
Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang

trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và
mất thời gian. Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản
nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công.

21


KẾT LUẬN
Hội họp cung cấp cho các nhà quản lý cơ hội để thống nhất nhận thức; tăng
cường dân chủ trong điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp,
ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên và tăng cường hiểu biết lẫn
nhau; tạo áp lực hành động. Đó cũng là một cách thức hữu hiệu để thu thập
thông tin phản hồi cho quản lý đồng thời cũng là một phương thức quản lý qua
đó nhà quản lý có thể huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các
thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; tổ
chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức; truyền đạt trực tiếp
các quyết định quản lý đến những người thực hiện. Họp luôn luôn là biện pháp
tốt nhất kết nối các thành viên trong tổ chức.
Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động tổ chức hội họp tại
công ty, tôi đã rút ra đuợc những nhận xét, đánh giá về kết quả đã đạt được, cũng
như những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. Trên cơ sở đó
đề xuất những kiến nghị nhằm củng cố và hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức
hội họp tại công ty.
Thông qua đề tài em đã hiểu thêm được về tầm quan trọng của các cuộc
họp, hội nghị trong một cơ quan, tổ chức cụ thể là trong một công ty để từ đó
nhận thức được một sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng cần phải bổ
sung những kiến thức, am hiểu về vấn đề hội họp, các kĩ năng tổ chức cuộc họp,
hội nghị chu đáo chính xác, hoàn thành được nhiệm vụ lãnh đạo giao phó trong
công việc sau này.

22


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Nguyễn Thành Độ (2012): Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà xuất bản
trường đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.

2.

Bài giảng kỹ năng tổ chức một cuộc họp:
/>
3. Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả: />4. Vai trò và chức năng của hội họp: />5.

Các tài liệu có liên quan về tổ chức hội họp tại Công ty sản xuất thương mại
Hà Nội.

6.

23


PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

24


Phụ lục 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng TCHCNS:

25