Trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện công tác hậu cần cho cơ quan

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế “ Không có thành công nào mà không có sự giúp đỡ”. Để
hoàn thành đề tài “ Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của văn phòng công ty Cổ
phần thiết bị Tuấn Nguyễn trong việc tổ chức thực hiện công tác hậu cần cho cơ
quan”, ngoài những cố gắng nỗ lực của bản thân về vận dụng kiến thức đã học
trên giảng đường cũng như tìm hiểu thực tế tại cơ quan, tôi đã nhận được sự
giảng dạy và giúp đỡ nhiệt tình của giảng viên Ths.Lâm Thu Hằng trong suốt
quá trình học tập và làm bài. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên
Ths. Lâm Thu Hằng với lòng biết ơn sâu sắc.
Ngoài ra trong quá trình tìm hiểu thực tế tôi đã nhận được sự giúp đỡ và
hướng dẫn cụ thể của công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn nói chung và văn
phòng của công ty nói riêng.Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý công
ty.
Hoàn thành đề tài này là một thành công đối với tôi, song cũng không thể
tránh khỏi những sai sót và thiếu hụt về kiến thức thực tế, tôi rất mong nhận
được sự góp ý,chỉ bảo của giảng viên Ths.Lâm Thu Hằng cùng các thầy cô khác
để đề tài được hoàn hiện hơn và giúp tôi có những kiến thức mang theo trong
hành trang của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Để hoàn thành đề tài này tôi xin cam đoan đã sử dụng tài liệu tự thu
thập,tìm hiểu và kiến thức của chính bản thân tích lũy trong quá trình học tập,
không sao chép hay copy bài khác, mọi thông tin trong tài liệu đều được dẫn
chứng cụ thể trong phần tài liệu tham khảo.Nếu có sai phạm gì tôi xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm về bài làm của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
- Để hoàn thành học phần “ Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị
văn phòng”.
-Trong quá trình thực tế tại công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn tôi
nhận thấy đây là một đề tài rất thiết thực, hay và bổ ích giúp tôi có thêm những
kiến thức và hiểu biết sâu rộng hơn.
- Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng lựa chon đề tài này là điều
cần thiết và nên làm để có cơ hội tập dượt cũng như tìm hiểu thêm về công ty,
nếu có thể sẽ làm việc ở công ty sau khi tốt nghiệp đại học
- Nhận thấy trong vấn đề tổ chức thực hiện công tác hậu cần của bộ phận
văn phòng công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn vẫn còn một số những hạn chế
thiếu sót vì vậy tôi muốn nêu ra và đề xuất một số giải pháp có thể giúp khắc
phục hạn chế này.
2.Lịch sử nghiên cứu
- Các tìm hiểu, nghiên cứu của bộ phận văn phòng công ty
- Tác giả Văn Tất Thu với học liệu “ Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ”
3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
-Công ty và văn phòng công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn
-Công tác tổ chức thực hiện hậu cần của văn phòng công ty Cổ phần thiết
bị Tuấn Nguyễn
- Tài liệu,giấy tờ liên quan đến việc tổ chức thực hiện công tác hậu cần
-Con người và phong cách làm việc
-Quy chế làm việc
- Cơ sở vật chất,trang thiết bị phục vụ công việc

4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu:
-Hoàn thành đề tài
-Có thêm những kiến thức thực tế và kinh nghiệm cho bản thân
4


-Khảo sát, đánh giá công tác chuẩn bị, tổ chức, thực hiện hậu cần của văn
phòng công ty Cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn,những ưu nhược điểm, nguyên
nhân và giải pháp.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
Ngoài những mục đích nói trên thì nhiệm vụ của nghiên cứu là
-Thực tế,khách quan khi nghiên cứu
- Chăm chỉ làm việc và quan sát,lắng nghe trong suốt quá trình nghiên
cứu
-Tìm hiểu thật kĩ và thu thập nhiều tài liệu
- Áp dụng những kiến thức đã học trên cơ sở thực tế để suy luận,đánh
giá ,nhận xét và linh hoạt trong tìm giải pháp.
5.Cơ sở phương pháp luận và các phượng pháp nghiên cứu được sử
dụng
- Thu thập xử lý thông tin: Thu thập và chọn lọc các thông tin từ tài
liệu,sách vở, trang riêng của công ty,...
- Phỏng vấn: Hỏi trực tiếp để lấy thông tin
-Điều tra, kiểm soát: Tự điều tra, kiểm tra, quan sát công việc trong quá
trình đi thực tế tại cơ quan
- Phân tích tổng hợp: Phân tích những nguồn thông tin có được và tổng
hợp thành nguồn tin bổ ích, đưa ra những nhận định, đánh giá của bản thân.
6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài có thể trở thành tài liệu tham khảo về vai trò,nhiệm vụ của bộ phận
văn phòng trong vấn đề tổ chức thực hiện công tác hậu cần tại một cơ quan cụ

thể.
Đối với bản thân:
-Hoàn thành đề tài,học phần
-Tập dượt và có thêm hiểu biết thực tế về vai trò của văn phòng trong tổ
chức thực hiện công tác hậu cần.
-Có cơ hội tìm hiểu về công ty mình yêu thích và mong muốn làm việc
-Rút ra những kinh nghiệm riêng cho bản thân
5


Đối với công ty:
-Biết được thực trạng hoạt động,những ưu nhược điểm trong việc tổ chức
thực hiện công tác hậu cần của bộ phận văn phòng cùng những nguyên nhân
-Có thêm những giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong việc tổ
chức thực hiện công tác hậu cần cho cơ quan.
7.Cấu trúc của đề tài
Đề tài gồm 3 chương:
-Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động công ty Cổ phần thiết bị
Tuấn Nguyễn
-Chương II: Trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện công
tác hậu cần cho cơ quan
-Chương III: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc tổ chức
thực hiện công tác hậu cần cho cơ quan

6


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TUẤN NGUYỄN

1.1.Lịch sử hình thành
Công ty cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn tiền thân là xí nghiệp công nghệ
sản xuất phụ tùng Nam Định. Xí nghiệp được thành lập từ ngày 6/9/1969 do
công ty thương nghiệp Nam Hà quyết định. Đến năm 1981 theo quyết định số
12/QĐ-TC ngày 07/01/1981 của UBND tỉnh Hà Nam Ninh hợp nhất tổng hợp
thành lập xí nghiệp.
Trong quá trình hình thành và hoạt động, xí nghiệp càng ngày càng phát
triển lớn mạnh về cơ sở vật chất, về chuyên môn cũng như về kỹ thuật và nhiệm
vụ được giao. Để phù hợp với phương hướng, nhiệm vụ về đẩy mạnh sản xuất
hàng xuất khẩu, sở thương nghiệp Hà Nam Ninh đã ra quyết định số 31/TC-TN
ngày 14/07/1987. Tách xí nghiệp nội thương Hà Nam Ninh thành hai xí nghiệp
là xí nghiệp Ninh Bình và xí nghiệp Nam Định có chức năng tổ chức việc sản
xuất hàng phụ tùng phục vụ tiêu dùng nội địa và xuất khẩu và đặt trụ sở chính
tại Hà Nội.Ngày 22/02/1993 quyết định đổi thành công ty cổ phần thiết bị Tuấn
Nguyễn.
Trong suốt quá trình thành lập và hoạt động, xí nghiệp từng bước phát
triển và lớn mạnh, luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch được giao. Xí
nghiệp được vinh dự nhiều lần đón các đồng chí cán bộ lãnh đạo cấp cao của
Đảng và Nhà nước tới thăm.Đội ngũ cán bộ công nhân viên có chuyên môn, kỹ
thuật đủ điều kiện sản xuất những mặt hàng cao cấp, đáp ứng đủ thị hiếu và nhu
cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
Giai đoạn từ năm 2001 đến 2005 công ty đã bắt đầu triển khai nhiều dự án
đầu tư đa ngành nghề mới như: sản xuất xi măng, đầu tư kinh doanh bất động
sản, kính xây dựng... đã chú trọng trong lĩnh vực phát triển thị trường, xuất nhập
khẩu VLXD... Địa bàn hoạt động của Tổng Công ty đã trải rộng trên khắp cả
nước và vươn ra quốc tế. Trong giai đoạn này, Tổng Công ty có 16 đơn vị thành
7


viên (kể cả các đơn vị phụ thuộc) với tổng số 7.132 CBCNV.

Đẩy mạnh công tác kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu. Trong đó đặc
biệt chú trọng việc quảng bá và xây dựng thương hỉệu với bạn hàng trong nước
và quốc tế, coi trọng hiệu quả thiết thực và định hướng chiến lược các dòng sản
phẩm cao cấp phục vụ xuất khẩu. Điển hình trong công tác này là các đơn vị như
Công ty Thương mại VLXD FiCO, Công ty CP Đầu tư và Kinh doanh VLXD
FICO (BMT), Công ty CP Kỹ thuật Xây dựng và VLXD (COTEC). Tăng cường
liên doanh liên kết và Hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực xây lắp và xử lý nền
móng... Điển hình như các đơn vị: Công ty CP COTEC.CONS, Công ty TNHH
Liên doanh CHUNWO-FICO (với Hongkong), Công ty TNHH Liên doanh Xây
dựng FICO-COREA (với Hàn Quốc)...
1.2.Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
Ban giám đốc
Phòng tổ chức nhân sự:
-Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo theo yêu cầu,chiến lược
của công ty;
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào
tạo và tái đào tạo;
-Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty;
-Xây dựng quy chế lương thưởng,các biện pháp khuyến khích,kích thích
người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động;
-Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương,quy định,chỉ thị của ban
giám đốc;
-Nghiên cứu,soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty
- Phục vụ công tác hành chính để ban giám đốc thuận tiện chỉ đạo,điều
hành
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các tài sản của công ty,đảm bảo an ninh
trật tự,an toàn lao động
8

- Tham mưu,đề xuất cho ban giám đốc xử lí các vấn đề về nhân sự
- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự đồng thời là cầu nối
giữa ban giám đốc và người lao động trong công ty.
Phòng giao dịch khách hàng( phòng kinh doanh):
-Chịu trách nhiệm liên hệ khách hàng,giao dịch trực tiếp hoạc gián tiếp
-Trao trả sản phẩm,thanh toán chi phí cho khách.
-Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác bán các
sản phẩm & dịch vụ của Công ty (cho vay, bảo lãnh, các hình thức cấp tín dụng
khác, huy động vốn trên thị trường 1, dịch vụ tư vấn thanh toán quốc tế, dịch vụ
tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên kết, chào bán sản phẩm kinh
doanh ngoại tệ trừ trên thị trường liên ngân hàng);
-công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công
tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng.
-Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm
vụ, thẩm quyền được giao.
Phòng sản xuất:
-Chịu trách nhiệm sản xuất hàng hóa theo đơn đặt hàng của khách hàng từ
phòng khinh doanh chuyển xuống,
-Chịu trách nhiệm giao hàng cho khách theo đúng hợp đồng được bàn
giao.
- Báo cáo tiến trình chuẩn bị và sản xuất sản phẩm mới cho ban giám đốc
Văn phòng:
Bao gồm lễ tân,hậu cần,văn thư lưu trữ, tổ chức sự kiện,tổ chức phục vụ
các chuyến đi công tác, tham mưu cho lãnh đạo, xây dựng các kế hoạch phát
triển,...
Phòng tài chính kế toán:
-Chịu trách nhiệm về các khoản thu chi của công ty như tiền lương cho
nhân viên, quản lý ,
-Giải quyết các chế độ chính sách cho ngươi lao động

- Báo cáo nguồn thu đầu vào của công ty hàng tháng và báo cáo lên giám
9


đốc.

10


1.3.Chức năng,nhiệm vụ
Ngày 01/01/2001 Công ty thực hiện cổ phần hoá theo chính sách của
Đảng và Nhà nước. Từ khi cổ phần hoá đến nay công ty phát triển mạnh cơ sở
chuyên môn kỹ thuật cũng như cơ sở vật chất cùng với khối lượng công nhân
ngày càng đông đảo và lành nghề.
Chức năng chính của Công ty là sản xuất và cung cấp các loại thiết bị cho
thị trường trong và ngoài nước.Sản phẩm chính của Công ty là các loại phụ tùng,
thiết bị xe môtô,oto,thiết bị xây dựng công trình,máy móc cho các dự án... Ngoài
ra Công ty còn sản xuất một số mặt hàng khác theo đơn đặt hàng và tham gia
đầu tư bất động sản.Theo cơ cấu tổ chức, mỗi phòng thuộc công ty sẽ thực hiện
chức năng riêng của mình để hoạt động công ty đạt được hiệu quả cao nhất.
Công ty cổ phần thiết bị Tuấn Nguyễn quy củ và xuyên xuốt các quy
trình. Nhiệm vụ đặt ra hàng đầu của công ty là đảm bảo cung cấp mặt hàng chất
lượng,đầy đủ,tốt nhất và kịp thời cho khách hàng trong và ngoài nước. Đảm bảo
tuân thủ các luật về kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng quy định của nhà
nước.Hiệu quả hoạt động của công ty gắn với hiệu quả tiêu dùng sản phẩm của
khách hàng dựa trên cơ sở luật pháp.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, TK 152: Nguyên liệu, vật liệu - vật tư
thay thế (đơn vị đang hạch toán tài khoản 1522): Là những vật tư dùng để thay
thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất.

TK 153: Công cụ dụng cụ, TK1534- Thiết bị, phụ tùng thay thế: Là các thiết bị,
phụ tùng thay thế không đủ tiêu chuẩn của TSCĐ sử dụng cho sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Vật tư thay thế (thuộc tài khoản 152) khi sử dụng,
Công ty xuất dùng một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Đối với thiết bị, phụ
tùng thay thế (thuộc tài khoản 153 -1534) khi sử dụng, Công ty xuất dùng một
lần vào chi phí sản xuất kinh doanh (nếu có giá trị nhỏ) hoặc được phân bổ dần
vào chi phí sản xuất kinh doanh nếu được sử dụng như công cụ dụng cụ. Thiết
bị, phụ tùng thay thế dùng để dự trữ, thay thế, phòng ngừa hư hỏng của tài sản
nhưng không đủ tiêu chuẩn để phân loại TSCĐ và có thời gian dự trữ trên 12
11


tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường (theo hướng dẫn
tại tiết 1.4b, khoản 1, điều 112 Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014
của Bộ Tài chính hướng dẫn lập và trình bày Bảng cân đối kế toán năm hướng
dẫn phương pháp lập các chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp
đáp ứng giả định hoạt động liên tục - Mẫu B01-DN).
Căn cứ hướng dẫn trên, Công ty thực hiện phân loại vật tư thay thế và
thiết bị phụ tùng thay thế để hạch toán đúng vào tài khoản 152 hoặc tài khoản
153 - 1534 theo quy định hiện hành. Công ty tham khảo thêm danh mục thiết bị,
máy móc, phụ tùng thay thế, phương tiện vận tải chuyên dùng trong nước đã sản
xuất được và danh mục nguyên liệu, vật tư, linh kiện trong nước đã sản xuất
được ban hành kèm theo Thông tư số 04/2012/TT-BKHĐT ngày 13/8/2012 của
Bộ Kế hoạch và Đầu tư để vận dụng thực hiện.
Như vậy, với nhiều năm quá trình hình thành và phát triển,công ty Cổ
phần thiết bị Tuấn Nguyễn đã từng bức khẳng định vị thế của mình trên thị
trường trong và ngoài nước.Với cơ cấu tổ chức,bộ máy khá hoàn thiện và thuận
lợi trong công tác làm việc, công ty đã hoàn thành chức, năng nhiệm vụ của
mình, tạo ra các sản phẩm tốt nhất để phục vụ nhu cầu người tiêu dùng cũng như
cung cấp thiết bị tốt nhất các công trình lớn.Với thị hiếu tiêu dùng ngày một

thay đổi và thị trường cạnh tranh ngày một phức tạp hơn công ty phải liên tục
nắm bắt cơ hội để phù hợp với biến động xã hội, hoàn thiện và vững mạnh hơn
nữa

12


CHƯƠNG II:TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ
CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN CHO CƠ QUAN
2.1.Tổ chức các chuyến đi công tác
2.1.1.Trách nhiệm trong công tác chuẩn bị
Đầu tiên bộ phận văn phòng công ty sẽ liên hệ nơi lãnh đạo hay đoàn đến
công tác để xem xét tình hình, thái độ địa điểm đến có đồng ý và ủng hộ hay
không.Thống nhất cách làm việc giữa hai bên, nội dung chuyến đi của lãnh đạo
đến đó là gì,thống nhất hỗ trợ xe đi lại, ....
Tiếp sau là lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác một cách cụ thể nhất
như sau:
-Mục đích của chuyến đi công tác là gì (bàn giao công việc, ký kết hợp
đồng, thăm viếng, học hỏi kinh nghiệm,...)
-Thành phần đoàn đi công tác gồm những ai( trưởng đoàn, thành viên là
người có chuyên môn về lĩnh vực cần làm việc trong chuyến đi, thư ký), cần
xem xét căn cứ ai có thẩm quyền cho đi công tác, tiêu chuẩn cán bộ khi đi công
tác.
-Thời gian, địa điểm cụ thể nơi đoàn đến ( họp bàn công việc, nghỉ
ngơi,...) Các địa điểm trong chuyến đi,ngày, giờ dự kiến tại mỗi địa điểm,các kế
hoạch khác trong chuyến đi,lịch trình được gởi cho các nơi liên quan cần thiết.
-Phương tiện di chuyển (do mình tự chuẩn bị hoặc có xe đưa đón của đối
tác). căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông, những ưa thích cá nhân,… để đặt
trước. Lưu ý những ngày, giờ thay đổi của các tuyến giao thông (nếu có). Cần
kiểm tra vé (máy bay) gồm: số chuyến bay; các điểm khởi hành và thời gian như

yêu cầu; sân bay xuất phát, nơi đến; chi tiết ghi trên vé. Nếu sai thông tin hoặc
thủ trưởng muốn huỷ chuyến đi thì phải làm thủ tục trả vé, lấy tiền lại.
-Dự trù chi phí cho toàn bộ chuyến đi.Nếu đi cùng với lãnh đạo, cần sắp
xếp lịch trình riêng cho bản thân và dự tính các tình huống xử thế (trả tiền,
phong tục-nghi lễ của nơi đến, những đột biến không tính trước về phương tiện,
tài liệu, thời gian cá nhân, thời gian chung,…).
13


Nếu là một thư ký chuyên nghiệp, thì cần chuẩn bị thêm: tìm hiểu những
yêu cầu đặc biệt đặt ra cho thương gia ở nơi đến (thông qua lãnh sự hoặc công ty
du lịch), lập danh sách những người lãnh đạo sẽ tiếp kiến của mỗi cuộc tiếp kiến
hay làm việc, lập danh sách những cơ quan, cá nhân có đóng góp cho công ty
cần thăm viếng (nên gởi thư thông báo cho họ về sự thăm viếng này). Ngoài ra,
nên liên hệ các cơ quan, cá nhân có uy tín đối với phía đối tác, đồng thời lãnh
đạo của mình cũng có quan hệ tốt để xin họ cho những thơ tay giới thiệu (nhằm
thuận tiện cho các công tác ở nước đó).
Nhật ký hành trình: thông tin khách sạn (đăng ký số lượng phòng, vị trí
phòng, đăng ký đảm bảo, xác nhận việc đăng ký. Đặt phòng cho cuộc họp lớn
nếu cần và bữa ăn tại khách sạn nếu muốn),bản chương trình hẹn gặp, tài liệu
cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo
Chuẩn bị tài liệu đầy đủ cho chuyến đi công tác: Tùy theo từng trường
hợp mà bộ phận văn phòng sẽ chuẩn bị các loại giấy tờ khác nhau phục vụ cho
công việc của đoàn hay lãnh đạo. Ví dụ như lãnh đạo đi hội thảo sẽ chuẩn bị các
bài phát biểu theo đúng chủ đề, đi kí hợp đồng sẽ chuẩn bị hợp đồng,...ngoài ra
còn có giấy đi công tác, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền cho lãnh
đạo ở nhà,cần chọn người được ủy nhiệm thay thế,l ập giấy ủy nhiệm và trình
duyệt,tiến hành bàn giao công việc giữa người đi và người thay thế, điều chỉnh
các cuộc họp, sinh hoạt,…cần thay đổi do bị ảnh hưởng bởi người đi công tác.
Các thủ tục giấy tờ, nếu đi trong nước, cần chú ý kiểm tra những giấy tờ

tùy thân cần thiết, nếu đi ra nước ngoài, cần chú ý làm đầy đủ các thủ tục vi-sa,
passport. Cần chú ý thời gian làm các giấy tờ này để chuẩn bị từ trước.
Bên cạnh đó bộ phận văn phòng cũng cần thông báo cho các đơn vị khác
về thời gian lãnh đạo đi công tác yêu cầu các phòng đơn vị phòng ban hoàn
thiện những giấy tờ cần thiết để trình lãnh đạo kí, duyệt trước khi đi để không
làm gián đoạn công việc cũng như để lãnh đạo yên tâm công tác.
2.1.2.Trách nhiệm trong chuyến đi
Thứ nhất, làm thư ký ghi chép toàn bộ thông tin công việc cho lãnh đạo
14


trong chuyến đi, việc này đòi hỏi người thư ký phải là người có chuyên môn,
thân cận với lãnh đạo, được sự tín nhiệm cao. Thư ký được biết đến như là vị trí
trợ thủ đắc lực phía sau giám đốc, là cầu nối giữa khách hàng với ban lãnh đạo
và giữa các phòng ban với nhau, đồng thời là chất xúc tác để bộ máy công ty
hoạt động tốt hơn.
Được ví như “người giúp việc cao cấp” cho lãnh đạo, thư ký quan trọng
hơn hết là sự hiểu biết, năng động, khéo léo, chuyên nghiệp trong xử lý công
việc và phong cách ứng xử. Bởi trên thực tế, không có một quy trình nghiệp vụ
chung nào về việc đào tạo một thư ký chuyên nghiệp, thông minh, năng động,
cũng như nhu cầu công việc và áp lực đối với thư ký ở mỗi công ty là khác
nhau.kế toán, tài chính, nhân sự, các nghiệp vụ văn thư như: nhận điện thoại, sắp
xếp lịch hẹn, tiếp khách, đến những công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé
máy bay, book khách sạn, lấy thị thực, tham gia ghi chép tại các cuộc họp, chuẩn
bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của ban lãnh đạo,.. những công việc này không hề
đơn giản, đòi hỏi sự chuyên nghiệp, nhạy bén.
Ví dụ nếu là cuộc họp thư ký cần làm những việc sau:
- Thảo một văn bản chi tiết về việc phân chia cuộc họp như thế nào theo
từng nội dung và thời gian cụ thể cho từng nội dung đó.
- Chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến cuộc họp và gửi cho các thành

viên tham gia, cần phải gọi điện lại một lần nữa để chắc chắn rằng tất cả mọi
người đã có các tài liệu đó
-Thảo luận trước về nội dung cuộc họp:Trao đổi trước về nội dung với
những người chủ trì cuộc họp ít nhất là một ngày trước khi diễn ra cuộc họp.
Việc làm này sẽ giúp giám đốc nắm được phần nào tinh thần của buổi họp đồng
thời cũng giúp chuẩn bị tốt hơn những gì sẽ nói, sẽ thảo luận. Cuộc họp cũng vì
thế mà được tiến hành thuận lợi và diễn ra sôi nổi hơn.
-Họp đúng giờ:Trễ giờ họp cũng có nghĩa là đang làm mất thời gian của
15


người khác. Là một thư ký,có thể mời mọi người trước thời gian họp tầm 15
phút để cuộc họp có thể tiến hành đúng dự định.Và nếu đã đến giờ mà có những
nguời vẫn chưa đến thì cũng không nên vì một vài người mà khiến những người
khác phải tiếp tục chờ đợi. Hãy bắt đầu cuộc họp như đã định.
-Nhất thiết cần có biên bản cuộc họp.Đó cũng là công việc chính của một
người thư ký. Ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề quan
trọng. Sau cuộc họp làm một bản báo cáo chi tiết sau đó in ra và phát cho mọi
người. Cách làm khoa học này sẽ giúp mọi người tham gia nắm được rõ ràng và
chi tiết nội dung cuộc họp.
-Gợi ý mọi người thảo luận.Khi thấy không khí buổi họp có trùng xuống
và thiếu sôi nổi, người thư ký cũng có thể trở thành người lĩnh xướng, đặt ra
những câu hỏi, những tình huống và yêu cầu mọi người tham gia thảo luận
-Bày tỏ ý kiến của mình.Thư ký không chỉ có việc ngồi một chỗ và ghi ghi chép
chép,cũng có vai trò như một nhân viên bình thường. Bởi thế cũng cần có những
ý kiến riêng của mình. Đó có thể là ý kiến trái chiều nhưng hoàn toàn vẫn có thể
nêu lên quan điểm và thuyết phục mọi người vào ý kiến của mình.
Thứ hai, báo cáo kết quả chuyến đi cho người được lãnh đạo ủy quyền tại
cơ quan, đồng thời tiếp nhận thông tin,tình hình hoạt động ở công ty cho lãnh
đạo.

Ngoài ra trong quá trình lãnh đạo đi công tác thì bộ phận văn phòng thừa
lệnh đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực hiện đúng chương trình,
kế hoạch đã được giao và phải giữ liên lạc với lãnh đạo trong thời gian đi công
tác
2.1.3. Trách nhiệm sau chuyến đi
Sau chuyến đi công tác lãnh đạo trở về, bộ phận văn phòng sẽ là nơi tiếp
nhận thông tin đầu tiên và nhận chỉ đạo của ban giám đốc giúp giải quyết các
công việc, vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác. Thu thập
giây tờ, tài liệu, tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả
16


chuyến đi công tác, trình nhật ký công tác và các văn bản, giấy tờ thuộc quyền
thủ trưởng, soạn thảo thư cảm ơn, thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về các
khoản chi phí để làm thủ tục quyết toán với tài vụ
Thư ký không tự mình giải quyết toàn bộ công việc cho lãnh đạo mà là
người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của lãnh đạo tới các bộ phận chức năng hoặc
chuyên gia, phối hợp các đơn vị lãnh đạo hoàn thành công việc một cách tốt
nhất
Chủ động báo cáo về những vấn đề xảy ra trong thời gian qua, đồng thời
xin ý kiến giải quyêt các công việc còn tồn đọng và trình văn bản liên quan đến
cá nhân lánh đạo.
Hoàn tất hồ sơ cho chuyến đi công tác của lãnh đạo hoặc đoàn của công ty
và lưu vào để bảo quản, sử dụng khi cần thiết.
2.2.Tổ chức các cuộc hội họp
Văn phòng luôn phải sẳn sàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, phương tiện phục
vụ và hỗ trợ cho việc ghi biên bản đối với tất cả hội nghị, cuộc họp diễn ra trong
công ty. Bất kì hội nghị, cuộc họp nào, biên bản rất quan trọng trong đó tóm tắt
lại tất cả diễn biến sự việc đã diễn ra, với những hội nghị nhỏ chỉ lưu lại biên
bản, còn đối với những hội nghị lớn, thư ký thành lập hồ sơ bao gồm biên bản

hội nghị, các báo cáo, tham luận, diễn văn khai mạc, bế mạc.
Hội họp có nhiều loại như họp tổng kết, họp sơ kết, họp đột suất,...
Dựa vào nguyên tắc tổ chức hội họp:
-Giải quyết công việc đúng thẩm quyền (ví dụ họp về tiền lương sẽ do
phòng tài chính trù trì)
-Tiến hành khi cần thiết
-Xác định đúng mục tiêu, yêu cầu, nội dung
-Tổ chức theo kế hoạch
-Các bộ phận liên kết với nhau
- Đúng tính chất và nội dung vấn đề
Bộ phận văn phòng sẽ tổ chức cuộc họp theo đúng quy trình 8 bước như
17


theo các điều trong chương II QĐ số:114/2006/QĐ-TTg của thủ tướng chính
phủ ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính
nhà nước
Điều 10. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp
1. Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan
mình và yêu cầu giải quyết công việc, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước
chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng
trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội
dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.
Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông
báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự.
2. Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công
việc đột xuất, khẩn cấp.
Điều 11. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp
1. Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công
chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian.

2. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu
cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước
thành văn bản.
Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn
phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.
Điều 12. Giấy mời họp
1. Giấy mời họp phải được ghi rõ những nội dung sau đây:
a) Người triệu tập và chủ trì;
18


b) Thành phần tham dự;
c) Người được triệu tập; người được mời tham dự;
d) Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp;
đ) Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.
2. Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc,
kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội
dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
Điều 13. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
1. Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người
triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người
tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.
2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc
họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và
yêu cầu của cuộc họp.
3. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là thủ trưởng cơ quan,
đơn vị không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả
năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay.
Điều 14. Thời gian tiến hành cuộc họp
1. Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây

được quy định như sau:
a) Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc;
b) Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp đối với
những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng
19


không quá 2 ngày;
c) Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày;
d) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và
nội dung của chuyên đề;
đ) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tuỳ theo
tính chất và nội dung vấn đề.
2. Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời
gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày.
Điều 15. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp
1. Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều
hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề
và điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu
quả giải quyết công việc.
2. Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn
gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp
hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu,
văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý
tại cuộc họp.
3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào
những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử
lý.
4. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể
hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Điều 16. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp
20


1. Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch
trình của cuộc họp.
2. Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình
bày ý kiến của mình một cách hợp lý.
3. Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
4. Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.
5. Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông
báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.
Điều 17. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp
1. Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự
cuộc họp.
2. Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
3. Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời
gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự
đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc
họp kết thúc.
4. Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc
không có liên quan đến nội dung cuộc họp.
Không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp.
5. Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn,
đi thắng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc
họp cho phép.
6. Trong trường hợp được cử đi họp thay, thì phải báo cáo kết quả cuộc
21

họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.
Điều 18. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp
1. Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong
trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.
Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây:
a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;
b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;
c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;
d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc
họp.
2. Chậm nhất là 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn
vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp, gửi
cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện.
Văn bản thông báo kết quả cuộc họp bao gồm những nội dung chính sau
đây:
a) Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra
tại cuộc họp;
b) Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc
giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.
3. Văn bản thông báo kết quả cuộc họp không thay thế cho việc ra văn
bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt của thủ trưởng cơ quan hành chính
nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật để giải quyết các vấn đề
liên quan được quyết định tại cuộc họp.
22


Vì là công ty cổ phần thiết bị nên các cuộc họp của công ty chủ yếu xoay
quanh các vấn đề về nhân sự, chiến lược phát triển mở rộng công ty, các mặt
hàng, quan hệ với đối tác, khách hàng hay kết quả doanh thu,...
Sau khi kết thúc cuộc họp, thư ký sẽ giúp lãnh đạo công ty thông báo triển

khai kết luận của cuộc họp, họp rút kinh nghiệm, soạn thư cảm ơn gửi tới khách
hàng và đại biểu, công ty đối tác khác.
2.3.Tổ chức bố trí văn phòng, quản lý cơ sơ vật chất trang thiết bị
Văn phòng hiện đại và hiệu quả luôn là tiêu chí cao của công ty, bộ phận
văn phòng có trách nhiệm tổ chức phòng làm việc một cách khoa học nhất, gọn
gàng, thuận tiện giúp con người tư duy lãnh đạo, làm việc và phát triển kỹ
năng,chuyên môn.
Cơ sở vật chất đầy đủ đáp ứng nhu cầu làm việc: máy tính đồng bộ, điện
thoại, máy in, máy photo, điều hòa,quạt, bàn làm việc và kính chống ồn,bàn làm
việc được đặt theo phòng và phong thủy đảm bảo không gian làm việc tốt nhất,
phát huy khả năng trí tuệ của nhân viên công ty, cách bài trí hợp lý, phù hợp với
tính chất công việc, theo dây chuyền.Đồng thời đòi hỏi con người có thể đáp
ứng công nghệ một cách hiệu quả nhất, linh hoạt trong các tình huống vf quản lý
đồng bộ.
Bộ phận văn phòng có trách nhiệm bảo quản và quản lý cơ sở vật chất,
trang thiết bị, trong thường hợp mất hay hư hỏng sẽ báo lại tổng kết báo cáo
lãnh đạo xin kinh phí thay, sửa, tuy nhiên hạn chế chi phí luôn là ưu tiên hàng
đầu.Ví dụ như văn phòng chỉ có máy in nhằm hạn chế chi phí giấy mực và các
tác hại từ máy đến con người.
2.4. Lễ tân
Lễ tân có thể coi là bộ mặt của công ty, vì sẽ được thể hiện ngay từ đầu
khi các đối tác tiếp xúc với công ty, là người tiếp thị văn hóa, hình ảnh của tổ
chức đến các cá nhân, tổ chức có nhu cầu quan tâm, hợp tác. Vì vậy công ty Cổ
phần thiết bị Tuấn Nguyễn luôn chú trong tới vấn đề này.
Nghiệp vụ lễ tân cũng đòi hỏi sự khéo léo và linh hoạt trong sắp xếp bố
23


trí, tổ chức tốt công tác lễ tân giúp tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo,tạo ấn tượng
tốt đẹp cho khách, tạo thuận lợi cho quan hệ đối tác. Khu vực lễ tân cần phải

được dọn dẹp sạch sẽ hàng ngày, hồ sơ và các vật dụng văn phòng cần được sắp
xếp ngăn nắp, gọn gàng. Trên quầy lễ tân cần có card vist cuả công ty, một vài tờ
quảng cáo, thông tin về công ty cho những khách hàng mới tiếp xúc lần đầu.
Khách liên hệ với cơ quan, doanh nghiệp hằng ngày: liên hệ công tác,
khiếu nại, tố cáo… Khách trong cơ quan, doanh nghiệp: liên hệ công tác giữa
các phòng ban, gặp lãnh đạo… Khách quan trọng: liên hệ kí kết hợp đồng, kiểm
tra… Nhân viên lễ tân phải phân biệt các loại khách để có ứng xử thích hợp. Đối
với khách nội bộ cơ quan có thể tiếp xúc và giải quyết bằng nhiều cách khác
nhau. Trong tiếp khách nội bộ phân thành 3 loại và có các cách ứng xử riêng như
nhau:
- Đối với cán bộ thân cận thì có thể gặp giám đốc bất kỳ lúc nào.
- Đối với cán bộ nhân viên muốn gặp phải đăng ký qua lễ tân đế lễ tân
sắp xếp, bố trí.
- Đối với người lao động cần tổ chức tiếp dân vào thời gian nhất định.
Tuy nhiên trong cả 3 trường hợp trên cần phải chú ý đến các trường hợp ngoại
lệ, nhiều trường hợp quan trọng khẩn cấp không thể đợi đến ngày giờ, đến hẹn
mới giải quyết. Sau khi làm các thủ tục cần thiết như chào hỏi, ghi tên... nhân
viên lễ tân phải thông báo cho thư ký biết những khách đang ngồi chờ những
yêu cầu của họ và hướng dẫn họ đến văn phòng.
Tất cả khách đến cơ quan phải được chào đón với thái độ tôn trọng và lịch
sự. Tuỳ theo điều kiện cụ thể,cơ quan có một quy tắc riêng về gặp rỡ, chào đón
khách. ví dụ như tổ chức đón - tiếp một đoàn khách quan trọng từ xa tới.
Tổ chức các cuộc hẹn gặp Lễ tân cần phải sắp xếp chương trình cho các
buổi hẹn một cách khoa học, trên cơ sở thống nhất với Giám đốc về thời gian
dành cho việc tiếp khách.
2.5 Công tác y tế
Vì đây là công ty sản xuất thiết bị máy móc nên số lướng công nhân
tương đối lớn, vấn đề an toàn lao động và sức khỏe cho nhâ viên luôn được công
24

ty ưu tiên hàng đầu,chú trọng nhiều hơn về công tác y tế
Đòi hỏi bộ phận văn phòng phải luôn thường trực, có nguồn thông tin
nhanh, đáp ứng cũng như giải quyết kịp thời mọi tình huống xảy ra trong lao
động:
-Thực hiện cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh thông thường tại cơ sở lao
động và sơ cứu, cấp cứu các trường hợp tai nạn lao động;
-Quản lý tình hình sức khỏe của người lao động, bao gồm: Tổ chức khám
sức khỏe định kỳ; khám bệnh nghề nghiệp; lưu giữ và theo dõi hồ sơ sức khỏe
tuyển dụng, hồ sơ khám sức khỏe định kỳ, hồ sơ bệnh nghề nghiệp
-Quản lý cơ số trang thiết bị, thuốc men phục vụ sơ cứu, cấp cứu theo ca
sản xuất
-Xây dựng các nội quy về vệ sinh lao động, các yếu tố nguy cơ gây bệnh
nghề nghiệp và các biện pháp dự phòng để người lao động tham gia phòng tránh
-Kiểm tra việc chấp hành điều lệ vệ sinh, phòng chống dịch bệnh, đảm
bảo an toàn vệ sinh thực phẩm cho người lao động tại cơ sở lao động; phối hợp
với bộ phận an toàn – vệ sinh lao động để triển khai thực hiện đo, kiểm tra, giám
sát các yếu tố nguy cơ trong môi trường lao động, hướng dẫn các phân xưởng và
người lao động thực hiện các biện pháp vệ sinh lao động;
-Xây dựng kế hoạch điều dưỡng và phục hồi chức năng cho người lao
động làm công việc nặng nhọc, độc hại hoặc có kết quả khám sức khỏe định kỳ
là loại IV, loại V hoặc mắc bệnh nghề nghiệp;
-Hằng năm kiểm tra, giám sát môi trường lao động; quản lý hồ sơ vệ sinh
lao động của cơ sở; đề xuất các khuyến nghị và biện pháp cải thiện điều kiện lao
động và nâng cao sức khỏe cho người lao động;
-Hướng dẫn và tổ chức thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật (cơ cấu
25