Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu của Thư viên tại Viện Gia đình và Giới

MỤC LỤC
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU
1.
2.
3.
4.
5.

Lý do chọn đề tài
Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu
Bố cục

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ
PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5

Lịch sử hình thành và phát triển
Chức năng, nhiệm vụ
Cơ cấu tổ chức
Vốn tài liệu
Đối tượng phục vụ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA
THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI

2.1 Mục đích, vai trò của xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và
Gới
2.2 Thực trạng công tác xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và
Gới
2.2.1 Xử lý kỹ thuật
2.2.1.1 Đóng dấu
2.2.1.2 Dán nhãn
2.2.2 Xử lý hình thức tài liệu – Biên mục mô tả
2.2.3 Xử lý nội dung
2.2.3.1 Phân loại tài liệu
2.2.3.2 Định từ khóa tài liệu
2.2.3.3 Làm tóm tắt tài liệu
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ
VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA
ĐÌNH VÀ GIỚI
3.1 Nhận xét
3.1.1 Xử lý kỹ thuật
1


3.1.2 Xử lý hình thức
3.1.3 Xử lý nội dung
3.2 Kiến nghị
3.2.1 Xử lý kỹ thuật
3.2.2 Xử lý hình thức
3.2.3 Xử lý nội dung
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

2


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CSDL

Cơ sở dữ liệu

KHPL

Ký hiệu phên loại

NDT

Người dùng tin

ĐKCB

Đăng ký cá biệt

3


MỞ BÀI
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Xã hội ngày càng phát triển, con người không ngừng hoạt động để
hoàn thiện bản thân và làm cho xã hội tiến bộ, mọi nhu cầu được đáp
ứng.
Bất cứ những việc làm của con người dù là nhỏ nhất cũng cần đến thông

tin.Thông tin giúp cho ta định hướng được những sự việc, góp phần vào
kết quả của hành động và chúng ta sẽ hành động chính xác và đạt được
kết quả cao nhất.
Ngày nay thông tin được xem như là nguồn tài nguyên kinh tế, giống
nhu các nguồn tài nguyên khác: lao động, vật chất,… Thông tin không
ngừng phát triển, không bị hạn chế bởi thời gian và khả năng nhận thức
của con người. Bởi vì, con người tiếp nhận thông tin rồi lại sản sinh ra
những thông tin mới cho xã hội.
Với số lượng tài liệu ngày một gia tăng trong xã hội thì người dùng tin
( NDT ) khó khăn trong việc lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu của
mình. Vì vậy, công tác xử lý tài liệu có vai trò quan trọng hơn bao giờ
hết trong bất kỳ hoạt động của thư viện nào. Những sản phẩm của công
tác xử lý tài liệu là cầu nối giữa người dùng tin và các nguồn thông tin:
cơ sở dữ liệu ( CSDL ), mục lục, các bài tóm tắt,…giúp người dùng tin
tìm tin, lựa chọn, tra cứu dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Qúa trình lao động để tạo ra sản phẩm chính là quá trình sử lý tài liệu
bao gồm các khâu: tiếp nhận tài liệu, đăng ký tài liệu, phân loại tài liệu,
định từ khóa, định chủ đề, làm tóm tắt,….Mức độ thỏa mãn nhu cầu
thông tin ở những sản phẩm khác nhau cũng rất khác nhau và phụ thuộc
phần lớn vào chất lượng và hiệu quả của công tác xử lý tài liệu.
4


Nhận thức được tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu trong việc thực
hiện những nhiệm vụ trên cũng như trong hoạt động của các cơ quan
Thông tin – Thư viện em đã chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác xử lý tài
liệu của Thư viên tại Viện Gia đình và Gới” làm đề tài tiểu luân của
mình.
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích: đánh giá được những thuận lợi, khó khăn, thách thức để từ

đó đưa ra những biện pháp và định hướng phát triển nhằm giúp thư viện
hoạt động ngày một tốt hơn của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới
Nhiệm vụ: tìm hiểu và đánh giá được thực trạng công tác xử lý tài
liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Công tác xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và
Giới hiện nay, bao gồm:
+ Xử lý kỹ thuật: đóng dấu; dán nhãn.
+ Xử lý hình thức: Biên mục mô tả tài liệu.
+ Xử lý nội dung: Phân loại tài liệu; Định từ khóa tài
liệu; Tóm tắt tài liệu.
Phạm vi: Thư viện tại Viện Gia đình và Giới.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng những kiến thức đã được học
tại trường, đồng thời sử dụng các phương pháp nghiên cứu, cụ thể là:
- Tổng quan tài liệu
- Quan sát, khảo sát thực tế
- Trao đổi trực tiếp với cán bộ thư viện
- Xử lý, phân tích tổng tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài.
5. Bố cục

5


Thông qua quá trình khảo sát thực tế, nghiên cứu, thu thập tài liệu;
những kiến thức em đã được học tại trường cùng sự hướng dẫn của cô Lê
Thị Thúy Hiền và sự giúp đỡ của các cô, chú trong Thư viện tại Viện Gia
đình và Giới em đã hoàn thành đề tài với 36 trang, chia làm 3 phần:
Chương 1: Khái quát về quá trình trình hình thành và phát triển của
Thư viện tại Viện Gia đình và Giới.

Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện
Gia đình và Giới.
Chương 3: Một số nhận xét, đánh giá và kiến nghị về công tác xử
lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới.
Em xin chân thành cảm ơn cô Lê Thị Thúy Hiền đã hướng dẫn tận
tình em trong quá trình làm đề tài, cùng các cô, chú, anh , chị công tác
tại Thư viện của Viện Gia đình và Giới đã giúp đỡ em hoàn thành đề
tài.
Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2011
Người viết
Dương Thị Yến

6


NỘI DUNG

CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT
TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện tại viện Gia đình
và Giới
Thư viện Viện Gia đình và Giới là một phòng trực thuộc Viện Gia
đình và Giới được thành lập từ năm 1987 cùng với sự ra đời của Viện Gia
đình và Giới.
Nghị định 117/CP ngày 31 tháng 7 năm 1987 của Hội đồng Chính
Phủ quy định thành lập “ Trung tâm Nghiên cứu khoa học vê Phụ nữ”
cùng các phòng ban trong đó có phòng ngiệp vụ Thư viện.
Nghị định số 30/2003/NĐ-CP, ngày 15 tháng 01 năm 2004 của Chính
phủ quyết định đổi tên “ Trung tâm Nghiên cứu khoa học về Phụ nữ”

thành “Viện Gia đình và Giới” ( Instiute For Family and Gender Studies.
Viết tắt là IFGS ). Hiện nay, Viện Gia đình và Giới có địa chỉ là: Số 6,
Đinh Công Tráng – Hoàn Kiếm – Hà Nội.
Hơn 20 năm qua, cùng với sự phát triển và không ngừng lớn mạnh
về mọi mặt của Viện Gia đình và Giới, Thư viên của Viện Gia đình và
Giới cũng có nhiều cải tiến nhằm mục đích ngày càng phục vụ bạn đọc
tốt nhất thư viện nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin từ năm 1998
vào hai hoạt động chủ yếu là quản lý, tổ chức khai thác kho tài liệu của
Thư viện để xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL) và đưa các CSDL này
vào phục vụ độc giả tra cứu khai thác Thư viện. Vào năm 2004 các CSDL
được cải tiến để phục vụ bạn đọc ngày càng hiệu quả ( phần mềm
CDS/ISIS – Tiếng anh là: Computer Documentation System – Intergrate
Set of Information System ).
7


1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng: Thư viện của Viện Gia đình và Giới là thư viện chuyên
ngành khoa học xã hội, cơ quan trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt
Nam với các chức năng: lưu trữ và khai thác tài liệu; thu thập và sư u tầm
tài liệu; tiến hành các hoạt động tư vấn và phổ biến tài liệu thông tin; đảm
bảo thông tin cho các hoạt động của hệ thống cơ quan trực thuộc Viện
Khoa học xã hội.
Do chức năng của thư viện Viện Gia đình và Giới là thư viện chuyên
ngành phục vụ nghiên cứu khoa học. Vì vậy, khi xem xét vốn tài liệu của
thư viện chỉ xem xét trên các lĩnh vực chính: gia đình, trẻ em, phụ nữ,
giới.
Nhiệm vụ:
- Thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và xử lý thông tin theo các nhiệm
vụ nghiên cứu khoa học của Viện Gia đình và Giới.

- Tổ chức các hoạt động của Thư viện, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin,
với ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại nhằm đáp ứng các yêu cầu về
thu thập và tham khảo thông tin phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu khoa học
của Viện Gia đình và Giới.
- Quản lý và tổ chức phục vụ tra cứu, cung cấp thông tin về các kết quả
nghiên cứu khoa học của Viện nhằm công bố và quảng bá các kết quả
nghiên cứu của Viện Gia đình và Giới đến các cơ quan, tổ chức nghiên
cứu khoa học và các độc giả ở trong và ngoài nước.
1.3 Cơ cấu tổ chức
Từ cơ quan với quy mô rộng lớn cho đến các cơ quan nhỏ cũng cần có
sự bố trí lực lượng hợp lý, để làm sao cho hoạt động của cơ quan đạt
được kết quả như mong đợi. Đó chính là cơ cấu tổ chức sao cho có chất
lượng, quyết định quan trọng tớ hoạt động của cơ quan. Thư viện của
Viện Gia đình và Giới tuy chỉ là một bộ phận nghiệp vụ của Viện nhưng
cũng được tổ chức một cách khoa học hợp lý.
8


Cùng với sự ra đời của Viện Gia đình và Giới, bộ phận nghiệp vụ
Thư viện cũng không ngừng phát triển. Với đội ngũ cán bộ thư viện:
+ Giám đốc thư viện: Th.S. Phạm Thị Huệ
+ Phó giám đốc thư viện: Th.S. Nguyễn Đức Tuyến
Giám đốc thư viện quản lý chung tất cả hoạt động của thư viện. Còn phó
giám đốc thư viện cùng một cán bộ thư viện sẽ trực tiếp hoạt động của
thư viện với những công việc đặc thừ như: tiếp nhận tài liệu, sử lý tài
liệu; sắp xếp tài liệu; bảo quản tài liệu; phục vụ bạn đọc.
Thư viện bao gồm ba phòng dành cho hoạt động : phòng giám đốc,
phòng cho phó giám đốc và phòng phục vụ bạn đọc. Các phòng được bố
trí sáng tạo và khoa học giúp cho các hoạt động diễn ra dễ dàng và thuận
tiện.

Bạn đọc đến thư viện sẽ sử dụng máy tính hỗ trợ để tìm tài liệu theo yêu
cầu của mình dưới sự hỗ trợ của cán bộ thư viện và viết phiếu rồi cán bộ
thư viện sẽ xuống kho tìm tài liệu. Tài liệu của thư viện được tổ chức theo
hình thức phục vụ: kho đóng và kho mở (Kho mở của thư viện sẽ được bố
trí luôn tại phòng phục vụ bạn đọc nên sẽ thuận tiễn cho bạn đọc).
1.4 Vốn tài liệu
Thư viện tại Viện Gia đình và Giới đã sử dụng hợp lý nguồn ngân
quỹ của nhà nước đầu tư cho thư viện để xây dựng thư viện ngày càng
phát triển. Với 2 kho: kho tài liệu tiếng việt và kho tài liệu nước ngoài.
Vốn tài liệu của thư viện ngày càng gia tăng nhanh chóng.
Do có nhiều cố gắng trong công tác sưu tầm, lựa chọn, bổ sung vốn
tài liệu, trải qua 24 năm xây dựng và trưởng thành đến nay thư viện đã có
vốn tài liệu với cơ cấu như sau:
+ sách: sách tiếng Anh 1570 cuốn
Sách tiếng Việt ( Vv- Việt vừa: 2080 cuốn; Vb – Việt
bé: 1550 cuốn ).
Cao đẳng ( CĐ ): 153 cuốn
9


+ Báo: 21 đầu báo
+ tạp chí : 42 loại ( trong nước và quốc tế ) như: Women;
Logistics; Poverty, Gender, and Youth;….
+ Tư liệu: 2361 cuốn
+ Từ điển: 234 cuốn ( Anh – Việt; Hán – Việt; Việt – Pháp; Việt
– Nhật ).
Thư viện của Viện Gia đình và Giới là một thư viện chuyên ngành,
ngày càng thu hút bạn đọc tới, đòi hỏi thư viện phải ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động của mình nhằm tạo ra các điểm tiếp cận thông tin
mới đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc. Với nhiều vật mang tin

phi giấy: CSDL ( 7593 biểu ghi sách và 12318 biểu ghi bài trích ); đĩa
CD – ROM ( 83 đĩa nhưng chưa đem ra phụ vụ bạn đọc ).
1.5 Đối tượng phục vụ
Thư viện của Viện Gia đình và Giới có chức năng góp phần nâng cao
kiến thức mọi mặt, hiểu biết xã hội. Với chức năng như vậy, đối tượng
bạn đọc ngày càng được mở rộng, mang tính xã hội hóa cao: từ chỗ đơn
thuần phụ vụ cho cán bộ trong viện nghiên cứu Viện Gia đình và Giới ,
còn phục vụ bạn đọc làm công tác nghiên cứu về lý luận, thực tiễn về gia
đình và giới.
Bạn đọc tại Thư viện của Viện Gia đình và Giới gồm 2 nhóm:
- Cán bộ công tác tại viện Viện Gia đình và Giới:
Những người công tác tại Viện Gia đình và Giới, viện Khoa học xã
hội Việt Nam luôn tìm tài liệu tại thư viện với mục đích nghiên cứu
những vấn đề lý luận và thực tiễn về giới, gia đình và phụ nữ của Việt
Nam nhằm cung cấp luận cứ khoa học giúp cho Đảng và Nhà nước có cơ
sở trong việc hoạch định những đường lối chính sách đối với sự bình
đẳng giới, gia đình và phụ nữ.

10


- Những người làm hoạt động nghiên cứu về lý luận, thực tiễn về gia
đình và giới
Những người làm công tác nghiên cứu với các đề tài nghiên cứu thuộc
các cấp từ nhà nước, cấp Bộ, đến cấp cơ sở….Đây là các cán bộ khoa học
có học vị và học hàm như: giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên, các
sinh viên trong các trường học.
Do công việc của họ là phải chủ động nghiên cứu, tìm tòi trong khối
lượng thông tin của thư viện để rút ra những thông tin cần thiết cho bản
thân vì vậy họ cần bỏ ra nhiều thời gian để đọc tài liệu và tự bản thân phải

xử lý gia cố thông tin tìm được và tạo ra sản phẩm thông tin mới cho xã
hội.
Nhu cầu thông tin của nhóm này chủ yếu là:
+ Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học của một lĩnh vực
chuyên môn hẹp;
+ Thông tin tư liệu nghiên cứu một đề tài khoa học cụ thể;
+ Thông tin về kết quả nghiên các hội nghị trong và ngoài nước
thuộc lĩnh vực học quan tâm.

11


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ
VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI
2.1 Mục đích, vai trò của xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình
và Gới
♣
Quan điểm xử lý tài liệu
Theo giáo trình thông tin học “ Xử lý tài liệu là hoạt động biến đổi
và trình bày thông tin dưới các hình thức nhằm đáp ứng tối đa hoạt động
thông tin”.
Xử lý tài liệu nhằm mục đích:
+ Khắc phục sự bùng nổ thông tin bằng cách quản lý các nguồn tin.
+ Gia tăng giá trị nội dung của các thông tin giúp người dùng tin
định hướng thông tin cho mục đích hoạt động của mình hoặc ở mức độ
cao hơn nó thể hiện chức năng tư vấn, hỗ trợ ra quyết định lãnh đạo.
♣

Ý nghĩa, tầm quan trọng của xử lý tài liệu

Chúng ta thấy rằng việc tổ chức tài liệu theo bất kỳ một hình thức nào

thì tất cả tài liệu trong kho vẫn được sắp xếp theo một thứ tự nhất định để
vừa có thể tạo điều kiện sử dụng tối đa vốn tài liệu, lại vừa đảm bảo cho
việc quản lý tốt những tài liệu này. Hơn nữa, việc làm này tạo điều kiện
thuận lợi cho cán bộ tài liệu lấy sách phục vụ bạn đọc.
Hoạt động thư viện gồm 2 khâu chính đó là: công tác kỹ thuật nghiệp
vụ ( xử lý tài liệu ) và công tác quản trị nghiệp vụ. Trong đó, kỹ thuật
nghiệp vụ là khâu quan trọng mang tính chất quyết định đến mọi hoạt
động của cơ quan thông tin thư viện. Hoạt động đó là một chuỗi các quá
trình từ chọn lọc, bổ sung, xử lý, lưu trữ tài liệu đến khâu tìm và phổ biến
thông tin. Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động chung của mọi
loại hình thư viện. Xử lý tài liệu là quá trình thực hiện hàng loạt các thao

12


tác nhằm rút ra những thông tin đặc trưng cả về nội dung và hình thức của
tài liệu ( như mô tả thư mục, phân loại, định chủ đề, định từ khóa,… ).
Đề làm được điều đó, chúng ta phải hiểu rõ được mục đích của việc
xử lý tài liệu. Xử lý tài liệu giúp chúng ta nhận dạng tài liệu một cách dễ
dàng để từ đó có thể tránh được những sai lầm, thiếu sót trong các khâu
tiêp theo.
Việc xử lý tài liệu còn giúp cho việc tìm tin đạt kết quả nhanh chóng.
Tài liệu muốn xử lý chính xác, khoa học thì khi xử lý tài liệu, người cán
bộ phải xử lý cẩn thận. Mục đích của việc xử lý tài liệu là thông qua việc
xử lý tài liệu mà chúng ta có thể tìm được tài liệu trên cả hai phương diện
nôi dung và hình thức, làm tăng giá trị nội dung của thông tin giúp cho
người dùng tin định hướng thông tin cho mục đích hoạt động của mình.
Yêu cầu xử lý tài liệu là quá trình thực hiện hàng loạt các thao tác

nhằm rút ta những thông tin đặc trưng cả về nội dung và hình thức của tài
liệu, chủ đè, từ khóa….giúp cho bạn đọc chọn được chính xác tài liệu phù
hợp với nhu cầu.
Để thực hiện được những yêu cầu trên, quá trình xử lý tài liệu phải
được thực hiện trên một quy tắc nhất định để đảm bảo tính thống nhất.
Hiện nay, trên thế giới có các tiêu chuẩn biên mục như Quy tắc mô tả thư
mục theo tiêu chuẩn Quốc tế ISBD ( International Standard Bibliographic
Description ), Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 ( Anglo – American
Catalogong Rule Edition two ) và được trình bày trên khổ mẫu nhất định.
Thư viện của Viện Gia đình và Giới sử dụng Quy tắc mô tả thư mục
theo tiêu chuẩn Quốc tế ISBD trong quá trình xử lý tài liệu và được thể
hiện trên các vùng mô tả của biểu ghi khổ mẫu MARC 21.
2.2 Thực trạng công tác xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình
và Gới
2.2.1 Xử lý kỹ thuật tài liệu
2.2.1.1 Đóng dấu
13


Tài liệu sau khi được đăng ký xong phải đóng dấu xác nhận quyền sở
hữu của thư viện đối với tài liệu đó.
Dấu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới được đóng dấu ở trang
tến sách và trang thứ 17 như quy định chung. Vì trang thứ 17 thường bắt
đầu một tay sách mới, phòng khi mất hoặc mất tay sách đầu có thể nhận
định được tài liệu và vị trí của nó. Đối với tài liệu quý hiếm đóng dấu ở
trang tên sách và trang đầu của mỗi tay sách. Với những tài liệu không
đủ 17 trang thì sẽ đóng dấu ở trang tên sách và trang cuối cùng. Một
cuốn sách có ít nhất 2 dấu.
Dấu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới với chiều dài là 3 cm và
chiều rộng 2 cm. Dấu được chia làm 3 phần và được đóng dấu đỏ. Phần

đầu mang dòng chữ đặc trưng của thư viện, phần 2 ghi ngôn ngữ kết hợp
với khổ của tài liệu, phần 3 được viết số đăng kí cá biệt ( ĐKCB ).
→

Ví dụ: Gia đình và phụ nữ trong biến đổi văn hóa – xã hội nông

thôn/ Nguyễn Linh Khiếu.- H.: Khoa học xã hội, 2001.- 255tr.; 20cm
Tài liệu có số ĐKCB là Vv 620 dấu được trình bày như sau:
`

Th viÖn

Phụ nữ

Vv

127
Việc đóng dấu tài liệu giúp cho cán bộ thư viện nhận ra tài liệu của
thư viện mình khi bị thất lạc vì nhiều lý do khác nhau.
Tuy nhiên, nhiều khi đóng dấu của tài liệu đó không ngay ngắn và
đóng ở nhiều chỗ có chữ làm cho mất nội dung tài liệu.
2.2.1.2 Dán nhãn
Việc dán nhãn tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới được
làm theo đúng quy định. Nhãn được dán ở mặt trên tài liệu và được dán

14


trên mặt gáy cách từ dưới lên 2cm. Nhãn dán được in từ máy thông qua
sự hỗ trợ của khoa học công nghệ. Nhãn dán tài liệu của thư viện cũng

mang đặc trưng của thư viện. Nhãn của tài liệu thường được ghi ngôn ngữ
kết hợp với khổ và số ĐKCB. Tài liệu được đưa vào thư viện, sẽ được
phân theo ngôn ngữ ( Việt - V; La tinh - L ); theo khổ ( <=19 cm là nhỏ b, từ 19 – 25 là khổ vừa - v) và theo đặc trưng của tài liệu: sách (Vb +
Vv; Lb + Lv ), từ điển ( TĐ ), tư liệu (TLb + TLv ); Công đoàn ( CĐ );
….ứng với mỗi loại sẽ có những nhãn đặc trưng khác nhau nhưng đều
được dán nhãn theo quy định là 2 nơi như đã nói.
Ví dụ một số loại nhãn đặc trưng của thư viện:
Th viÖn

Th viÖn

Vv

TLv

2001

2002

Phụ nữ

Phụ nữ

:

Th viÖn

Phụ nữ

CĐ

2000

→
Trương

Ví

dụ:
Văn

2003.- 375tr.
Tài liệu có số

Th viÖn

Phụ nữ

Bí quyết giữ gia đình hạnh phúc/

TĐ

Hoa, Lưu Yến.- H.: Văn hoá thông tin,

2003
ĐKCB CĐ 127 dấu được trình bày như

sau:

15

Th viÖn

Phụ nữ

CĐ

127

Tài liệu được dán nhãn như sau:

16


2.2.2 Xử lý hình thức tài liệu – Biên mục mô tả
Năm 1998, thư viện nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin vào
hai hoạt động chủ yếu là quản lý, tổ chức khai thác kho tài liệu của Thư
viện để xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL) và đưa các CSDL này vào
phục vụ độc giả tra cứu khai thác Thư viện. Thư viện tại Viện Gia đình và
Giới tiến hành biên mục mô tả tài liệu trên phần mềm CDS/ISIS
(Computer Documentation System – Intergrate Set of Information System
). Từ năm 2004 đến nay, phần mềm CDS/ISIS được nâng cấp sao cho quá
trình biên mục cũng như phụ vụ bạn đọc đạt hiện quả cao.
Các dữ liệu biên mục được thể hiện theo quy tắc mô tả ISBD và được
thể hiện trên các vùng mô tả của biểu ghi khổ mẫu MARC 21.
 Khổ mẫu biên mục đọc máy ( MARC21 – Machine Readble
Cataloging 21 )
Khổ mẫu MARC là một mô tả có cấu trúc, dành riêng cho các dữ liệu
được đưa vào máy tính điện tử. Nó là khổ mẫu cho phép máy tính điện tử

lưu giữ và truy xuất thông tin.
Cấu trúc khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu
thư mục được sắp xếp trong các trường, có độ dài xác định, được mã hóa
và trình bày theo một quy định chặt chẽ. Khổ mẫu MARC sử dụng các
chữ số, chữ cái, các ký hiệu ngắn gọn, đặt ngay trong biểu ghi thư mục để
đánh dấu và nhận biết các loại hình thông tin khác nhau trong mỗi biểu
ghi.
Mỗi biểu ghi của khổ mẫu MARC bao gồm các trường ( Fields ).
Ngoài các trường dành cho các yếu tố mô tả theo MARC21: nhan đề,
thông tin trách nhiệm, thông tin về xuất bản,… còn các trường dành cho
kí hiệu phân loại ( KHPL ), đề mục chủ đề, từ khóa, tóm tắt… Các trường
trong biểu ghi MARC thường được biểu diễn bằng nhãn trường gồm 3
chữ số. Người ta thường tập hợp nhãn trường thành từng nhóm.

17


→

Ví dụ: + Các nhãn trường thường được bắt đầu bằng số “ 0”

thuộc nhóm trường “0XX” là các trường điều khiển, các chữ số phân
loại và nhận dạng.
+ Các nhãn trường được bắt đầu bằng chữ số “ 1” thuộc nhóm
trường “ 1XX” là các trường tiêu đề chính.
→

Ví dụ: Gia đình phụ nữ thiếu vắng chồng/ Lê Thi.- H.: Chính trị

quốc gia,1954.- 149tr.

Có cấu trúc biểu ghi như sau:
100
700

Lê Thi
Nguyễn Thanh Tâm, Lê Ngọc Lân, Nguyễn Thị Khoa,
Nguyễn Thật Tuyền.

245

Gia đình phụ nữ thiếu vắng chồng

260

H.: Chính trị quốc gia

300

149tr.

2.2.3 Xử lý nội dung
Xử lý nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và
phản ánh những thông tin đặc trưng của nội dung tài liệu dưới các hình
thức: Kí hiệu phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề, tóm tắt,... Tùy theo yêu
cầu của người dùng tin và điều kiện cụ thể của từng thư viện mà thư viện
sẽ tiến hành mô tả nội dung tài liệu theo các hình thức khác nhau.
2.2.3.1 Phân loại tài liệu
Phân loại nội dung tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu, kết quả
được thực hiện bằng ký hiệu phân loại dựa trên một bảng phân loại mà
thư viện hoặc cơ quan thông tin sử dụng.

Ký hiệu phân loại là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng trong
các thư viện và cơ quan thông tin nhằm mô tả nội dung tài liệu theo các
môn ngành tri thức. Ký hiệu phân loại được rút ra từ bảng phân loại.

18


Nhờ phân loại tài liệu đã giúp cho cán bộ thư viện sắp xếp tài liệu
trên giá một cách thuận lợi cho việc sử dụng, tìm kiếm và quản lý kho
sách; xử lý tài liệu theo phân loại giúp chúng ta có thể tổ chức các
phương tiện tra cứu theo phân loại: mục lục phân loại, cơ sở dữ liệu.
Để phân loại tài liệu thì tùy từng thư viện sẽ sử dụng các bảng phân
loại khác nhau. Từ khi thành lập đến nay, Thư viện tại Viện Gia đình và
Giới sử dụng bảng phân loại UDC.


Bảng phân loại thập phân bách khoa quốc tế ( UDC )

Hai luật sư người Bỉ là Paul Otle và Henry Lafontaine cho rằng bảng
phân loại DDC ( ra đời vào năm 1876 ) chưa đáp ứng được nhu cầu xử lý
các tài liệu phong phú đa dạng khắp toàn cầu. Trên cơ sở đó bảng phân
loại UDC rút gọn ra đời vào năm 1897 và UDC đầy đủ xuất bản đầu năm
1905 và đến đầu năm 1927 được hoàn tất với tên gọi “ Bảng phân loại
thập phân bách khoa”.
UDC được xuất bản dưới nhiều dạng khác nhau: UDC đầy đủ, UDC
cỡ trung bình, UDC rút gọn, UDC chuyên ngành. Trong đó, UDC chuyên
ngành là loại thông dụng nhất được sử dụng trong các thư viện chuyên
ngành. Mức độ chi tiết của các đề mục phụ thuộc vào chuyên ngành của
thư viện.
UDC được dịch sang tiếng Việt cùng nhiều tên gọi khác nhau: Bảng

phân loại thập tiến quốc tế, Bảng phân loại thập tiến tổng hợp và có tên
viết tắt trong tiếng Việt: PTB.
Cũng như nhiều thư viện khác trên nước ta, Thư viện tại Viện Gia
đình và Giới thuộc thư viện chuyên ngành khoa học xã hội đã sử dụng
bảng phân loại UDC. Trong cấu trúc của bảng phân loại có lớp 3 là các
lớp khoa học xã hội phù hợp với chuyên ngành của thư viện.
♣

Ý nghĩa của bảng phân loại giúp cho cán bộ thư viện nhanh

chóng xác định được nội dung chính của tài liệu thông qua ký hiệu

19


phân loại ( Ký hiệu phân loại chính là kết quả của quá trình phân loại
tài liệu ).
♣

Qúa trình phân loại tài liệu ở Thư viện tại Viện Gia đình và

Giới được cán bộ thư viện tiến hành theo quy trình chung, cụ thể như
sau:
- Phân tích nội dung tài liệu
Khi nghiên cứu nội dung tài liệu, cán bộ phân loại xem xét tài liệu trên
mọi bình diện cả nội dung và hình thức. Nghiên cứu nội dung tài liệu là
một quá trình phân tích tài liệu đòi hỏi người cán bộ phân loại phải đánh
giá đúng, chính xác chủ đề của tài liệu. Để nắm bắt được nội dung tài
liệu, người cán bộ phân loại đã xem xét tổng quan một số yếu tố để thu
được những thông tin cần thiết: nhan đề tài liệu, thông tin bổ sung cho

nhan đề, lời giới thiệu, lời nói đầu, mục lục.
→

Ví dụ: Gia đình Việt Nam: Những giá trị truyền thống và các vấn

đề Tâm – Bệnh lý xã hội/ Đặng Phương Kiệt.- H: Lao động, 2006.636tr.; 21cm.
Qua nhan đề cho ta biết được nội dung chính của tài liệu là : Gia đình
Việt Nam
- Xác định vị trí môn loại
Sau khi đã xác định được nội dung tài liệu thuộc lĩnh vực nào trong
các lớp của bảng phân loại thì người cán bộ phân loại dựa vào cấu tạo của
bảng phân loại để xác định tài liệu thuộc vào môn loại nào.
→

Ví dụ: Giáo dục giới tính vì sự phát triển của vị thành niên/ Đào

Xuân Dũng.- H.: Đại học Quốc gia Hà Nội, 2002.- 234tr.; 19cm.
Nội dung: Cuốn sách đề cập tới việc giáo dục giới tính của vị thành
niên. Nội dung gồm 5 chương: giới thiệu về giáo dục giới tính; giáo dục
gia đình ; giáo dục sức khỏe sinh sản; phương tiện truyền tải giáo dục giới
tính; bài học về bệnh học tuổi vị thành niên.

20


Thông qua nội dung của tài liệu ta cũng biết được tài liệu thuộc môn
loại nào. Với tài trên thuộc vào môn loại Giới tính của bảng phân loại
UDC mà Thư viện tại Viện Gia đình và Giới sử dụng.
- Định ký hiệu phân loại
Định ký hiệu phân loại cho tài liệu là giai đoạn cuối cùng của quá trình

phân loại tài liệu. Ký hiệu phân loại ( KHPL ) được ghi vào phiếu nhập
tin và nhập vào máy. Ký hiệu phân loại của thư viện tại Viện Gia đình và
Giới sử dụng ký hiệu của môn loại chính tương ứng với nội dung chính
của tài liệu chứ không có sự phân chia chi tiết hơn. Nên dễ dàng cho cán
bộ thư viện định ký hiệu phân loại cho tài liệu một cách nhanh chóng.
→

Ví dụ: Cuộc sống của phụ nữ đơn thân ở Việt Nam/ Lê Thi.- H.:

Khoa học xã hội, 2002.- 246tr.; 21cm.
Cuốn sách này thuộc môn loại Phụ nữ với ký hiệu phân loại là 327.6
Kết quả của quá trình phân loại của Thư viện tại Viện Gia đình và
Giới được đảm bảo đầy đủ, chính xác, giúp cho phần nào cán bộ thư viện
nắm bắt được nội dung chính của tài liệu một cách nhanh chóng để phục
vụ bạn đọc kịp thời.
2.2.3.2 Định từ khóa tài liệu
Định từ khóa tài liệu là một trong những công đoạn của quy trình xử
lý nội dung tài liệu, đây cũng là việc làm thường xuyên của các thư viện
và cơ quan thông tin hiện nay.
Mặc dù, định từ khóa tài liệu không phục vụ cho việc tổ chức các mục
lục truyền thống, song nó lại đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng
CSDL và tìm tin tự động hóa.
Cùng với ứng dụng công nghệ thông tin ( CNTT ) vào hoạt động thư
viện để xây dựng CSDL giúp cho người truy cập tìm kiếm thông tin dễ
dàng và tiện ích.
Từ khóa tài liệu

21

Là một từ hay cụm từ có ý nghĩa được rút ra từ nội dung tài liệu,
phản ánh cô đọng, chính xác những nội dung chủ yếu mà tài liệu đề cập
đến. Đó là những từ hoặc cụm từ chỉ những khái niệm về sự vật, hiện
tượng, vấn đề, nhân vật, vùng địa lý.
Đinh từ khóa tài liệu
Là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thực hiện nội dung chính
của tài liệu đó bằng một hay một tập hợp các từ khóa nhằm lưu trữ và tìm
tin tự động hóa hay tạo ngôn ngữ tìm tin trong các bảng tra ấn phẩm
thông tin. Mỗi từ khóa là một điểm tiếp cận tìm tin độc lập.
♣

Những thuận lợi của ngôn ngữ từ khóa
- Trong CSDL mỗi từ khóa là một điểm tiếp cận thông tin của

nội dung tài liệu gốc.
- Ngôn ngữ tìm tin bằng từ khóa mềm dẻo, linh hoạt, không bị
hạn chế bởi số lượng từ khóa.
- Tập hợp các từ khóa của một tài liệu nó có thể thể hiện đầy
đủ nội dung thông tin cho người dùng tin ( NDT ) trong trường hợp nhan
đề không rõ ràng.
Thư viện tại Viện Gia đình và Giới ứng dụng công nghệ thông tin vào
quá trình hoạt động của thư viện từ năm 1998, nên việc định từ khóa rất
quan trọng để xây dựng các biểu ghi trong CSDL để phụ vụ bạn đọc.
♣

Phương pháp định từ khóa tài liệu của Thư viện tại Viện Gia

đình và Giới sử dụng phương pháp định từ khóa tự do, nhưng thường
ưu tiên sử dụng từ khóa thuộc các lĩnh vực: gia đình, giới, phụ nữ, trẻ
em,…..

Thư viện tại Viện Gia đình và Giới phân chia từ khóa thành 3 loại:
600

Từ khóa nhân vật

650

Từ khóa

651

Từ khóa địa danh

22


Qúa trình định từ khóa tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới
được cán bộ thư viện tiến hành theo quy định chung, cụ thể như sau:
Bước 1: Phân tích nội dung tài liệu
Phân tích nội dung tài liệu nhằm xác định nội dung, vấn đề chính mà
tài liệu phản ánh. Nói cách khác phân tích nội dung tài liệu là nghiên cứu
các yếu tố chứa đựng thông tin về nội dung tài liệu để xác đinh rõ đối
tượng nghiên cứu tài liệu, tính chất, đặc điểm và các phương diện nghiên
cứu của tài liệu như là: phương diên nội dung, địa điểm.
Thư viện tại Viện Gia đình và Giới xem xét các yếu tố sau:
- Nhan đề tài liệu: Thường cung cấp thông tin về đối tượng chính của tài
liệu, cung cấp chủ đề của tài liệu.
→

Ví dụ:Nữ lưu đất Viết/ Lê Duy Anh, Lê Hoàng Vinh.- H.: Nxb

Đà Nẵng, 2006.- 555tr.; 21cm.
Thông qua nhan đề, từ khóa đối tượng nghiên cứu chính của tài liệu là:
Phụ nữ Việt Nam.
- Mục lục: chính là các chương, mục phản ánh cụ thể các vấn đề mà nội
dung tài liệu đề cập tới.
→

Ví dụ: Mười năm bước tiến bộ của phụ nữ Việt Nam ( 1885 –

1995 ).
Chương II: Bước tiến bộ của nữ công nhân, nông dân trí thức.
Chương III: Vấn đề việc làm, giáo dục và sức khỏe của phụ nữ.
Chương IV: Vấn đề hôn nhân, gia đình, pháp luật và tệ nạn xã hội.
Thông qua các chương của tài liệu, ta có từ khóa như sau: Đổi mới,
Phụ nữ Việt Nam, Giáo dục, Sức khỏe.
- Các kết luận cuối chương, cuối tài liệu.
- Các từ in nghiêng, in đậm, gạch dưới trong chính văn.
Qua những căn cứ trên của tài liệu ta có thể xác định được nội dung của
tài liệu. Nếu không thể hiện được nội dung tài liệu, cán bộ thư viện phải
đọc chính văn.
23


Bước 2: Xác định các khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu
Sau khi phân tích tài liệu phải xác định những khái niệm đặc trưng cho
nội dung tài liệu.Những khái niệm đó có thể là:
- Đối tượng nghiên cứu: là vấn đề bao trùm toàn bộ tài liệu, một tài
liệu có thể có nhiều đối tượng nghiên cứu và những từ khóa về đối tượng
nghiên cứu được Thư viện tại Viện Gia đình và Giới cho vào mục 650 khi

xử lý tài liệu.
→

Ví dụ: Dân tộc BaNa ở Việt Nam/ Bùi Minh Đạo, Trần Hồng

Thu, Bùi Bích Lan.- H.: Khoa học xã hội, 2007.- 338tr.; 21cm.
Đối tượng nghiên cứu: Người BaNa
- Địa điểm: là một đối tượng địa lý cụ thể (châu lục, đại dương,
sông, núi,…), các đơn vị hành chính phân chia theo lãnh thổ ( nước, tỉnh,
thành phố,…), cũng có thể là. một địa danh hành chính ( ngoại ô, đường
phố, quảng trường ), những từ khóa địa điểm được Thư viện tại Viện Gia
đình và Giới cho vào mục 651 khi xử lý tài liệu.
- Nhân vật: cuộc đời, hoạt động của các nhân nào đó được đề cập
trong tài liệu.
→

Ví dụ: Tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng và phát triển nền văn

hóa mới ở Việt Nam/ Đỗ Huy.- H.: Khoa học xã hội, 2000.- 244tr.;
20cm.
Cuốn sách có từ khóa về nhân vật là Hồ Chí Minh và cho vào mục 600
( từ khóa nhân vật ) mà Thư viện tại Viện Gia đình và Giới tiến hành
trong quá trình xử lý tài liệu.
Thư viện tại Viện Gia đình và Giới không sử dụng các từ khóa chỉ về
thời gian, cũng như hình thức của tài liệu như các thư viện khác.
Bước 3: Mô tả các khái niệm đặc trưng bằng ngôn ngữ từ khóa
Những khái niệm được chọn ra từ nội dung tài liệu là những thuật ngữ
thuộc ngôn ngữ tự nhiên. Vì vậy, nó phải được mô tả bằng ngôn ngữ từ

24

khóa. Những từ khóa này phải đảm bảo tính chính xác, tính thông dụng,
ngắn gọn, súc tích,…
- Xử lý tài các từ đồng nghĩa: Đối với từ đồng nghĩa, chọn từ thông
dụng, những từ có tần suất sử dụng nhiều trong các tài liệu và yêu cầu tin.
→

Ví dụ: Bác Hồ và cuộc chiến đấu diệt “ giặc dốt”/ Đỗ Quang

Chung, Nguyễn Quang La.- KNxb,1990.- 11tr.;21cm
Từ khóa: Diệt dốt, xóa mù chứ, Hồ Chí Minh.
Trong quá trình định từ khóa tự do, người đinh từ khóa có thể bổ
sung thêm một số từ khóa như là từ rộng hơn, từ gần nghĩa và từ đồng
nghĩa được dùng với tần suất như từ khóa ưu tiên để mở rộng khả năng
tìm tin. Và ở Thư viện tại Viện Gia đình và Giới việc định từ khóa không
có giới hạn về số lượng từ khóa vì nếu càng nhiều từ khóa thì sẽ làm rõ
nội dung tài liệu hơn.
Bước 4: Sắp xếp từ khóa trong mẫu tìm
Mặc dù trong tìm tin, các từ khóa độc lập với nhau nhưng cán bộ định
từ khóa sắp xếp các từ khóa theo một trật tự nhất định tạo điều kiện cho
nội dung tài liệu dễ dàng xác định vấn đề chính và xem vấn đề đó có thích
hợp với yêu cầu tin của mình không khi tìm được biểu ghi.
Có nhiều cách sắp xếp tài liệu nhưng Thư viện tại Viện Gia đình và
Giới sắp xếp tài liệu theo một trật tự logic để làm nổi bật đối tượng.
600 Từ khóa nhân vật
650

Từ khóa chính ( từ khóa về nội dung chính cũng như
khía cạnh nghiên cứu của tài liệu

651 Từ khóa địa danh
Việc định từ khóa cho bất kỳ tài liệu nào đều phải tuân thủ theo các
bước kể trên. Tuy nhiên, đây là công việc mang tính chủ quan và sáng tạo
của cán bộ thư viện. Chất lượng của từ khóa phụ thuộc vào kỹ năng và
trình độ của người định từ khóa và cán bộ thư viện phải nắm được
phương pháp và nguyên tắc sử dụng các ngôn ngữ từ khóa.
25