Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của tổng công ty bảo hiểm bưu điện hà nội

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết đầy đủ
Tổng công ty Bảo hiểm Bưu điện Hà Nội
Tài liệu lưu trữ
Trách nhiệm hữu hạn

MỤC LỤC

Chữ viết tắt
PTI
TLLT
TNHH


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, các cụm từ “văn bản”, “tài liệu” đã không còn quá xa lạ trong
cuộc sống của chúng ta và trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Trên
mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành,
nghiên cứu đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn
thảo, ban hành và tổ chức, khai thác sử dụng văn bản, tài liệu nói riêng và với
công tác văn thư, lưu trữ nói chung. Do đó vai trò của công tác văn thư, lưu trữ
đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Hiện nay, ở
Việt Nam, đã có hệ thống các văn bản quy định cụ thể về công tác văn thư, lưu
trữ cho các cơ quan, tổ chức.
Cùng với điều đó, tầm quan trọng của ngành Lưu trữ Việt Nam đã được
khẳng định một cách rõ nét trong các thời kỳ lịch sử. Ngày nay, với sự phát triển
của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính

nhà nước cũng có sự phát triển; công tác văn thư,lưu trữ trong lĩnh vực quản lý
hành chính được Đảng và Nhà nước ta ngày càng được đẩy mạnh, đã và đang có
những chủ chương chính sách ngày càng hoàn thiện trong công tác này, với mục
đích phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
TLLT là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong
việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò của
ngành văn thư, lưu trữ để bảo vệ an toàn và sử dụng TLLT một cách có hiệu quả
đồng thời nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ
chức xã hội...
Để biết được rõ hơn những công việc về văn thư, lưu trữ trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức; cũng như tìm hiểu được thực tiễn công việc có khác gì
so với những kiến thức lý luận và pháp lý thì chúng tôi đã đến tìm hiểu cơ quan
PTI. Qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy rằng, khối tài liệu được sản sinh
3


ra trong mỗi năm có rất nhiều, nội dung đa dạng; tuy nhiên một số tài liệu vẫn
đang còn tồn đọng chưa được lập thành hồ sơ, công việc văn thư chưa được giải
quyết xong, dẫn đến tình trạng khi lưu trữ tài liệu gặp phải vấn đề khó khăn.
Điều này dẫn đến hoạt động của tổng công ty sẽ kém hiệu quả, không cung cấp
đủ tài liệu một cách nhanh chóng kịp thời, vì vậy cần phải tìm các biện pháp
thích hợp để đảm bảo quá trình hoạt động của tổng công ty được thực hiện tốt.
Với lý do đó, nhóm nghiên cứu đã chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu
quả công tác văn thư, lưu trữ của Tổng công ty Bảo hiểm Bưu điện Hà Nội”
làm đề tài nghiên cứu khoa học.
2. Lịch sử nghiên cứu đề tài.
Về công tác văn thư lưu trữ, đây không phải là một đề tài mới mẻ đối với
những người nghiên cứu về lĩnh vực này. Bởi nó đóng vai trò quan trọng trong
việc bảo quản tài liệu, và nâng cao lợi ích của TLLT qua các thế hệ. Với đề tài

“Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Tổng công ty Bảo
hiểm Bưu điện Hà Nội” cũng không phải xa lạ với độc giả, tuy nhiên điểm mới
của đề tài nghiên cứu này là chưa có một công trình nghiên cứu nào về văn thư
lưu trữ củaTổng công ty bảo hiểm. Vì vậy, khi làm đề tài nghiên cứu khoa học
này, nhóm đã tìm hiểu một số luận văn, các đề tài, các xuất bản phẩm, các bài
viết có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt là những bài viết về công
tác này ở doanh nghiệp, khóa luận, các đề tài nghiên cứu khoa học…. để thực
hiện đề tài có hiệu quả. Cụ thể như sau:
- Luận án “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các tập đoàn kinh tế Việt
Nam” của ThS. Nguyễn Thị Kim Bình. Luận án đã nêu ra được những khó khăn
còn tồn tại trong việc tổ chức TLLT trong các tập đoàn kinh tế nói riêng và các
doanh nghiệp trong cả nước nói chung.
- Khóa luận “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả công tác văn thư, lưu trữ tại tổng công ty TNHH Phúc Tiến” của sinh viên
Vũ Khắc Tuấn
- Luận văn “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu
4


trữ tại tổng công ty xăng dầu hàng không Việt Nam” của sinh viên Trần Thị
Huyền
- Khóa luận “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác
văn thư lưu trữ tổng công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành” của
sinh viên Phạm Thị Huyền.
Ngoài ra, có nhiều bài viết của nhiều tác giả là những nhà khoa học uy tín
trong nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, hành chính... như: PGS Vương Đình
Quyền, GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm, PGS Nguyễn Văn Hàm, PGS.TS. Vũ Thị
Phụng... đã được công bố trên tạp chí chuyên ngành, trong các Kỷ yếu hội thảo
khoa học. Các công trình nghiên cứu các tác giả trên đã cho thấy có rất nhiều
vấn đề liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của các doanh nghiệp cần được

nghiên cứu và giải quyết.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu chính của bài nghiên cứu là:
- Nghiên cứu ra được phương hướng, giải pháp cụ thể tối ưu nhằm khắc
phục những hạn chế về công tác văn thư lưu trữ tại PTI
Để thực hiện được mục tiêu đó cần hướng tới các nhiệm vụ sau:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn thư,lưu trữ (các hoạt đông
văn thư, lưu trữ tại PTI) để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế, tìm ra nguyên
nhân gây ra những hạn chế đó nhằm tìm được những giải pháp đối với công tác
văn thư lưu trữ tại PTI.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là lý thuyết về văn thư, lưu trữ và thực
tiễn các hoạt động văn thư, lưu trữ tại PTI. Cụ thể:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của PTI.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, đặc biệt là khối văn phòng và tổ
văn thư, lưu trữ.
- Thực trạng về hoạt động văn thư, lưu trữ tại tổng công ty như: Công tác
5


văn thư (xây dựng và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức
quản lý và sử dụng con dấu, lập và giao nộp hồ sơ); công tác lưu trữ (phân loại
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê, chỉnh
lý, bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT).
- Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ từ đó tìm ra ưu
điểm hạn chế của tổng công ty và đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những hạn
chế đó.
- Trên cơ sở đã nêu trên, nhóm sẽ đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn
thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại PTI.

- Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2008 đến nay.
- Không gian: Nhóm đã tổ chức thực hiện bài nghiên cứu trong phạm vi
của tổng công ty trên địa bàn Hà Nội.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện được bài tiểu luận này, nhóm đã sử dụng các phương pháp
nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Với phương pháp này, nhóm
đã đi thực tế ở PTI để xem cách thức hoạt động, và tiến hành thu thập lựa chọn
những văn bản của tổng công ty về vấn đề đang tìm hiểu.
- Phương pháp thống kê: Nhóm liệt kê tất cả những tài liệu văn bản đã thu
thập được, sắp xếp theo trình tự hoạt động của tổng công ty để dễ dàng cho việc
thực hiện bài nghiên cứu được nhanh chóng chính xác.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Số lượng văn bản và thông tin của
tổng công ty tương đối nhiều, với nội dung phong phú đa dạng; vì vậy cần phải
phân tích cụ thể từng vấn đề và tổng hợp một cách ngắn gọn, dễ hiểu.
- Phương pháp so sánh: Đặt trong mối liên hệ giữa các đơn vị trong cơ
quan để đưa ra được những so sánh về hoạt động của công việc.
7. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm những
phần sau:
6


- Chương 1: Cơ sở lý luận chung về Công tác văn thư, lưu trữ
- Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của PTI..
- Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư,
lưu trữ tại PTI.
Do trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm còn gặp phải một số vấn đề khó
khăn như xin một số tài liệu của tổng công ty bởi vì mang tính chất là tổng công
ty bảo hiểm nên có rất nhiều tài liệu bí mật mà nhóm không thể lấy và cũng

không thể khai thác được, cũng như việc tiếp xúc với công việc gặp nhiền khó
khăn. Vì vậy đề tài nghiên cứu khoa học không tránh khỏi một số hạn chế.
Nhóm nghiên cứu rất mong được sự chỉ đạo, đóng góp ý kiến của thầy cô để đề
tài nghiên cứu của nhóm được hoàn chỉnh hơn.
Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2017

7


Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
Công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ là một trong
những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước, các đoàn
thể, tổ chức xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo
thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.
Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức của nhà nước dùng để công bố
truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước,
để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, để ghi chép kinh nghiệm đã
được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết. Là cánh tay phải giúp đỡ cho lãnh
đạo vì công tác văn thư phản ánh đầy đủ tình hình một cơ quan, tổ chức, đồng
thời cũng tìm ra đươc ưu điểm, khuyết điểm của cơ quan để từ đó rút kinh
nghiệm và đưa cơ quan, tổ chức mình trở nên tốt hơn.
Theo quy định tại Nghị định 110/NĐ-CP về công tác văn thư:“Công tác
văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn
bản tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,
quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”

1.1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,
tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ
quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách,
pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các
ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.1.1.2. Nội dung của công tác văn thư:
* Hoạt động nghiệp vụ:

8


- Soạn thảo và ban hành văn bản
•

Thảo văn bản

•

Duyệt văn bản

•

Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản

•

Ký văn bản
- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức

•

Quản lý và giải quyết văn bản đi

•

Quản lý và giải quyết văn bản đến

•

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu

•

Các loại con dấu

•

Bảo quản con dấu

•

Sử dụng con dấu
* Hoạt động quản lý:

-

Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm

-

pháp luật về công tác văn thư;
Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác

-

văn thư;
Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công

-

tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về

-

công tác văn thư;
Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
1.1.1.3.

Ý nghĩa công tác văn thư
Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của

một cơ quan, tổ chức và đối với toàn xã hội.
Là sợi dây liên hệ giữa Đảng- Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa
các cơ quan, tổ chức với nhau. Góp phần tích cực trong việc nâng cao và hiệu

9


quả công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản, hạn chế giấy tờ hết giá trị
sử dụng và bệnh quan liêu. Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật quốc gia, là
nguồn bổ sung chủ yếu những tài liệu có ý nghĩa trong công tác quản lý Nhà
nước.
1.1.2. Cơ sở lý luận công tác lưu trữ
1.1.2.1. Khái niệm, vai trò và tính chất của công tác lưu trữ
* Khái niệm:
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin, tất cả
những văn bản, tài liệu liên quan của cơ quan, tổ chức sau khi đã được giải
quyết xong sẽ lựa chọn, giữ lại và tổ chức những văn bản, tài liệu có giá trị , tiến
hành lập hồ sơ hoàn chỉnh chuyển vào lưu trữ để làm bằng chứng tra cứu thông
tin cần thiết trong quá trình hoạt động.
“ Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ
chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các
cá nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu
thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu
của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác. Cách định
nghĩa này có thể rút gọn như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ
quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản,
thu thập, thống kê, và sử dụng tài liệu lưu trữ” [2; tr.46]
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, đây là một mắt xích không
thể thiếu và được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới, là một trong những
hoạt động được nhà nước quan tâm.
Những tài liệu được đưa vào lưu trữ phải là những tài liệu có giá trị, đó

phải là bản gốc, bản chính hay bản sao hợp pháp được chọn từ toàn bộ khối tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, được bảo quản
trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, văn hóa, khoa
10


học, lịch sử của toàn xã hội.
*Tính chất của công tác lưu trữ.
- Tính chất khoa học :
Thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu, tìm ra các quy luật vận động của xã
hội được phản ánh vào TLLT, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện
các nội dung chuyên môn về công tác lưu trữ.
Mỗi loại hình tài liệu có đặc thù riêng nên quy trình nghiệp vụ đối với
từng loại hình tài liệu có sự khác nhau. Vì vậy, khoa học lưu trữ phải nghiên
cứu, phát hiện để tìm ra những điểm khác biệt và đề ra một cách chính xác cho
từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải được nghiên cứu, kế thừa các kết quả nghiên cứu
khoa học của các nghành như tin học, hóa học,…để phục vụ cho việc bảo quản,
tra tìm, tổ chức khoa học tài liệu.
Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa
trong lưu trữ cũng phải được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn về
kho tàng, điều kiện bảo quản, an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về
giá, tủ, bìa hồ sơ, cặp (hộp), sổ sách, thẻ tra tìm….đã và đang đặt ra cho công tác
tiêu chuẩn hóa của ngành.
* Tính chất cơ mật:
Về mặt lý thuyết, TLLT có giá trị lịch sử, tài liệu này được sử dụng rộng
rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử và các hoạt động xã hội. Tuy nhiên, một số tài
liệu có nội dung thuộc phạm vi bí mật của quốc gia, ngành, địa phương, của cơ
quan hoặc cá nhân. Vì vậy, các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải
thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu.

Cán bộ lưu trữ phải là người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi
dân tộc, có ý thức tổ chức kỷ luật, nghiêm chỉnh chấp hành các quy chế bảo mật
TLLT của Đảng và Nhà nước.
1.1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ.
* Hoạt động nghiệp vụ: bao gồm các bước sau
11


- Phân loại TLLT.
- Thu thập, bổ sung TLLT.
- Xác định giá trị TLLT.
- Chỉnh lý tài liệu.
- Xây dựng công cụ tra cứu TLLT.
- Bảo quản, tu bổ, phục chế TLLT.
- Tổ chức, sử dụng TLLT.
- Thống kê trong công tác lưu trữ.
* Hoạt động quản lý.
- Xây dựng và chỉ đạo việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch, phát triển
nghành lưu trữ.
- Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật
về công tác lưu trữ.
- Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia.
- Quản lý thống nhất về chuyên môn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ.
- Tổ chức chỉ đạo nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học
kỹ thuật vào trong hoạt động lưu trữ.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức viên chức lưu trữ, quản lý công tác
thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các hành vi vi
phạm pháp luật về lưu trữ.
- Hợp tác quốc tế về lưu trữ.

1.1.3. Mối quan hệ của công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác văn thư và lưu trữ là hai hoạt động khác nhau về mặt nghiệp vụ,
về cách thức tổ chức, quản lý nhưng giữa chúng không có sự tách biệt mà còn có
mối quan hệ chặt chẽ, ảnh hưởng và thúc đẩy lẫn nhau.Mối quan hệ này thể hiện
qua các quá trình từ việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến việc lập hồ sơ
để chuyển giao văn bản vào các lưu trữ.

12


Công tác văn thư có vai trò nhằm đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động
quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị. Công tác lưu trữ là tổ chức lựa
chọn, lưu giữ các hồ sơ tài liệu có giá trị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng
của cơ quan, đơn vị, xã hội.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu là rất quan
trọng. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá
trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản từ đó việc
ban hành văn bản sẽ nhanh chóng, đúng với quy định được giao.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần thúc đẩy nhanh công tác lưu trữ. Đó
là, việc lập hồ sơ và quản lý văn bản, tài liệu ở giai đoạn văn thư là nguồn tài
liệu bổ sung chủ yếu cho các kho lưu trữ và sẽ giữ lại được đầy đủ tài liệu để
đưa vào kho lưu trữ. Công tác lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư như là cầu nối giữa
hai nghiệp vụ văn thư và lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm được
thời gian, công sức cho người làm công tác lưu trữ không mất công khôi phục và
lập lại hồ sơ, đồng thời tránh được tình trạng văn bản, tài liệu bị bó gói lộn xộn.
Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục
vụ khai thác sử dụng nhằm phát huy giá trị của TLLT.
Như vậy, mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức là đặc biệt và không thể tách rời. Làm tốt công tác văn
thư sẽ giúp cho cơ quan hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ đó

tạo tiền đề tốt cho công tác lưu trữ trong việc bảo quản và tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu. Vì vậy, cần phải có những biện pháp để quản lý thống nhất, nâng
cao chất lượng hiệu quả cho hai bộ phận này.
1.2. Cơ sở pháp lý
- Luật doanh nghiệp
- Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam
- Luật kế toán
13


- Luật thương mại
- Luật thuế giá trị gia tăng
- Luật giao dịch điện tử
- Các văn bản quy phạm pháp luật khác của nghành thuộc lĩnh vực kinh
doanh của doanh nghiệp.
* Để quản lý công tác văn thư doanh nghiệp trong nước, có thể nghiên
cứu các văn bản của Nhà nước quy định về việc thực hiện công tác văn thư để
ban hành những văn bản quy định về việc thực hiện công tác này cho mỗi loại
hình doanh nghiệp. Để ban hành văn bản quy định đó có thể dựa trên các văn
bản sau:
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001, Điều 1: “TLLT quốc gia là tài liệu có
giá trị về kinh tế, chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục,
khoa học công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt
Nam. Trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị
vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử,
khoa học vào hoạt động thực tiễn”.
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
* Nghị định 110, điều 1 nêu rõ phạm vi, đối tượng áp dụng điều chỉnh như

sau:“Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý Nhà nước về công
tác văn thư, được áp dụng đối với cơ quan Nhà nước,tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,
đơn vị vũ trang nhân dân.”
- Điều 3, Nghị định 110 quy định về trách nhiệm thực hiện đối với công
tác văn thư: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi quyền hạn được
giao có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo công việc nghiên cứu ứng
dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư.
Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc có liên quan
đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Nghị định này và
quy định khác của pháp luật về công tác văn thư.”
14


- Điều 23, Nghị định 110 quy định về trách nhiệm đối với công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành: “Trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.”
- Ngoài ra, thông tư 55 cũng là cơ sở để các doanh nghiệp thực hiện tốt
công tác văn thư.
* Đối với công tác lưu trữ cũng cần phải chú trọng một số văn bản quy
phạm pháp luật sau:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ.
- Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Thông tư 09/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 26 tháng 11 năm 2007
hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
1.3. Cơ sở thực tiễn.
Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ của PTI đang hoạt động dựa trên đặc
điểm tình hình của tổng công ty, cụ thể:
Trên toàn thị trường, các doanh nghiệp phi nhân thọ trong nước vẫn tiếp

tục giữ vai trò chủ đạo, chiếm 94.63% thị phần và các doanh nghiệp có vốn đầu
tư nước ngoài chiếm 5.37% còn lại. Dẫn đầu về thị phần vẫn là tốp 5 tổng công
ty bao gồm: Bảo Việt, Bảo Minh, PVI, PJICO và PTI.
Năm 2007, doanh thu phí bảo hiểm gốc của Bảo Việt đạt xấp xỉ 7.800 tỷ
đồng, tăng 13,5%; Tổng công ty Bảo Minh đạt 1.708, tăng khoảng 17,64%; PVI
đạt trên 1706 tỷ đồng, tăng khoảng 40.4%; PJICO đạt trên 667 tỷ đồng, tăng
32.65%; PTI đạt trên 255 tỷ đồng, tăng 4.8%.
* Kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây của tổng công ty.
Tại thời điểm 22/10/2016 vốn điều lệ của tổng công ty chỉ là 105 tỷ đồng.
Tuy nhiên, để đáp ứng quy định của Thủ tướng Chính phủ trong Nghị định
46/2007/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Kinh doanh bảo
hiểm và quy định chế độ tài chính đối với doanh nghiệp bảo hiểm, môi giới bảo
hiểm, mặt khác cũng là để tăng năng lực tài chính nhằm phục vụ tốt hơn nữa các
khách hàng của mình, tổng công ty đã tăng vốn điều lệ lên 500 tỷ đồng.
-Kinh doanh bảo hiểm gốc
15


Với kinh nghiệm hơn 10 năm hoạt động trên thị trường, tuy thị phần còn
nhỏ nhưng PTI đã có bước phát triển mạnh mẽ, tiếp tục giữ vững vị thế của
mình trong suốt thời gian qua.
-Bảo hiểm Con người
Nghiệp vụ này của PTI đứng thứ tư sau Bảo Việt (60.4%), Bảo Minh
(20.1%), PJICO (7.02%), chiếm khoảng 2.5% thị phần doanh thu phí nghiệp vụ
con người trên toàn thị trường. Doanh thu từ nghiệp vụ này đạt khoảng 20-25 tỷ
trong 3 năm qua, chiếm 10% tổng doanh thu bảo hiểm gốc của tổng công ty, với
tỷ lệ tăng trưởng đạt bình quân trên 20%/năm.
Tỷ lệ chi trả bồi thường cho nghiệp vụ này dao động ở mức 45%-65% phí
bảo hiểm, xấp xỉ mức bồi thường toàn thị trường. Trong những năm tới, Tổng
công ty dự định sẽ phát triển mảng nghiệp vụ này như một sản phẩm bổ sung

hữu hiệu, với mức tăng trưởng khoảng 25%/năm.
Với kết quả đã đạt được, mỗi năm PTI sản sinh ra một khối lượng văn bản
lớn ghi lai quá trình hoạt động, điều này đòi hỏi cần phải sắp xếp khoa học khối
lượng tài liệu đó để phục vụ cho hoạt động của tổng công ty.
* Nhận sự văn thư lưu trữ hiện tại của tổng công ty
Bộ phận văn thư, lưu trữ của tổng công ty đặt tại phòng Tổng hợp bao
gồm:
Trần Bích Hợp (CVP)
Lê Vũ Hải (PCVP)
4 cán bộ văn thư:
Trương Thị Kim Anh
Đỗ Thị Thanh Hương
Trần Phương Anh
Nguyễn Thị Quỳnh Liên
2 cán bộ lưu trữ:
Nguyễn Thị Chung
Phạm Phương Diệp
-Một số cán bộ nhân viên còn lại làm công việc khác trong văn phòng

16


* Quy trình thực hiện công tác văn thư của tổng công ty
Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Tổ chức công tác lập hồ sơ hiện hành

* Quy trình thực hiện công tác lưu trữ của tổng công ty
Thu thập TLLT

Xác định giá trị TLLT

Chỉnh lý TLLT

Tiêu hủy TLLT

Bảo quản TLLT

Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

17


* Tiểu kết chương 1:
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản
lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó cán
bộ văn thư sẽ đảm nhận những công việc trên; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân
phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ
trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của
mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả
các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia
thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc
được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những
người làm văn thư.
Tài liệu của PTI hằng năm sản sinh ra với khối lượng lớn vì vậy để văn
bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, TLLT

được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp
thông tin thì những người làm công tác này luôn nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu
đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ cực. Để có thể hiểu rõ và chi tiết
hơn về điều này thì chúng ta sẽ chuyển sang chương 2.

18


Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA PTI
2.1. Giới thiệu về tổng công ty
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của tổng công ty
PTI tiền thân là Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện được Bộ Tài
chính cấp Giấy chứng nhận đủ tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động kinh doanh bảo
hiểm số 10/TC/GCN ngày 18/06/1998, được Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà
Nội thành lập theo Giấy phép số 3633/GP-UB ngày 01/8/1998 và Sở Kế hoạch
và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số
055051 ngày 12/8/1998.
Kể từ khi đi vào hoạt động đến nay, PTI đã đem đến cho khách hàng
những sản phẩm dịch vụ thiết thực, có uy tín trên thị trường. PTI thực hiện cung
cấp cho khách hàng bao gồm cả khách hàng cá nhân và khách hàng doanh
nghiệp hơn 100 sản phẩm bảo hiểm thuộc 4 nhóm sản phẩm chính: Bảo hiểm xe
cơ giới, Bảo hiểm con người, Bảo hiểm tài sản kỹ thuật và Bảo hiểm hàng hải.
Từ ngày 30/6/2010, được sự chấp thuận của Bộ Tài chính, PTI chính thức
chuyển đổi sang mô hình tổng công ty với 25 Chi nhánh được chuyển đổi thành
các công ty thành viên trực thuộc.
Hiện nay, PTI có hơn 1000 cán bộ nhân viên làm việc tại trụ sở chính và
các công ty thành viên, cùng mạng lưới gần 13000 đại lý viên. Có được mạng
lưới phân phối rộng lớn như vậy là do PTI đã triển khai bán lẻ các sản phẩm bảo

hiểm thông qua hệ thống bưu cục của Tổng tổng công ty Bưu chính (VNPost)
trên toàn quốc.
PTI xác định không thỏa mãn với những kết quả đã đạt được trong hiện
tại mà sẽ tiếp tục hoàn thiện mình và nỗ lực không ngừng để vươn lên những
tầm cao mới.
−

Tên đơn vị: Tổng công tyBảo hiểm Bưu điện Hà Nội (Tên viết tắt: PTI)

−

Tên Tiếng Anh: Posts & Tel. Joint-Stock Insurance Company
19


−

Trụ sở chính: Tầng 8 Tòa nhà 4A - Láng Hạ - Ba Đình - Hà Nội

−

Năm thành lập: 1998

−

Ngành nghề kinh doanh chính: Bảo hiểm gốc, nhận và nhượng tái liên quan đến
các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ; Giám định, điều tra, tính toán, phân bổ tổn
thất, đại lý giám định, xét giải quyết bồi thường.
Thành viên sáng lập.
PTI có 07 thành viên sáng lập, đều là những tổng công ty có uy tín và

tiềm lực tài chính vững mạnh, gồm:

•

Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT);

•

Tổng công ty Xây dựng Hà Nội (HANCORP);

•

Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam (VINCONEX);

•

Tổng công ty CP Tái Bảo hiểm Quốc gia Việt Nam (VINARE);

•

Ngân hàng Thương Mại Cổ phần Quốc tế (VIBank);

•

Tổng công ty Cổ phần Bảo Minh (BAOMINH).
Mặc dù ra đời muộn hơn so với các ngành bảo hiểm như Bảo Việt, Bảo
Minh; mới chỉ có 10 năm kinh nghiệm, nhưng tổng công ty đã khẳng định được
vị thế của mình trên thị trường bảo hiểm Việt Nam và có sự hợp tác chặt chẽ với
nhiều tổng công ty bảo hiểm, tái bảo hiểm và tổ chức tài chính quốc tế, xếp thứ
5 trong tổng số 28 tổng công ty bảo hiểm phi nhân thọ toàn thị trường tính đến

hết năm 2016.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của tổng công ty
a) Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý
PTI được tổ chức và hoạt động tuân thủ theo:

•

Luật Doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt
Nam có hiệu lực ngày 01/07/2006 và Luật kinh doanh bảo hiểm có hiệu lực từ
ngày 01/04/2001.

•

Điều lệ Tổng công ty được Đại hội Cổ đông lần thứ I ngày 23/6/1998, lần II
ngày 28/6/2005, lần III ngày 30/6/2006, lần IV ngày 30/11/2007 nhất trí thông
qua.
20


Đại hội đồng Cổ đông
Đại hội đồng Cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất của tổng công ty.
Đại hội đồng cổ đông quyết định tổ chức lại và giải thể tổng công ty, quyết định
định hướng phát triển của tổng công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm thành viên Hội
đồng Quản trị, thành viên Ban Kiểm soát.
Hội đồng Quản trị
Hội đồng Quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của tổng công ty, có đầy
đủ quyền hạn để thay mặt Đại hội đồng Cổ đông quyết định các vấn đề liên quan
đến mục tiêu và lợi ích của tổng công ty, ngoại trừ các vấn đề thuộc quyền hạn
của Đại hội đồng Cổ đông. Hội đồng Quản trị do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra.
Cơ cấu Hội đồng Quản trị hiện tại như sau:

•

Ông Đỗ Ngọc Bình : Chủ tịch Hội đồng quản trị

•

Ông Phạm Xuân Phong : Phó chủ tịch Hội đồng Quản trị

•

Ông Trịnh Quang Tuyến: Uỷ viên Hội đồng Quản trị

•

Ông Phạm Anh Tuấn: Uỷ viên Hội đồng Quản trị

•

Ông Trịnh Văn Tuấn: Ủy viên Hội đồng Quản trị
Ban Tổng Giám đốc
Ban Tổng Giám đốc bao gồm Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc
do Hội đồng Quản trị quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm. Tổng Giám đốc là
người đại diện theo pháp luật của tổng công ty và là người điều hành cao nhất
mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của tổng công ty. Cơ cấu Ban Tổng Giám
đốc hiện tại như sau:

•

Ông Phạm Anh Tuấn: Quyền Tổng Giám đốc

•

Bà Trần Thị Minh: Phó Tổng Giám đốc

•

Ông Nguyễn Đức Bình: Phó Tổng Giám đốc

•

Ông Nguyễn Bá Ngọc: Phó Tổng Giám đốc

•

Ông Nguyễn Trường Giang: Phó Tổng Giám đốc
Ban kiểm soát
Ban Kiểm soát do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra, là tổ chức thay mặt cổ
21


đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Tổng
công ty.

22


ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT

(Nguồn: Phòng Tổng hợp)

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Q. TỔNG GĐ PHẠM ANH TUẤN

Phó GĐ Nguyễn Bá Ngọc

KHỐI PHÒNG BAN

CÁC CHI NHÁNH

Phó TGĐ Trần Thị Minh

Phòng Tổ chức Cán bộ

Phòng Tổng hợp

CN Đà Nẵng

Phòng KH - ĐT

Phòng Quản lý Đại lý

CN Tây Nguyên

Phòng TK - KT

Phòng BH Con người

CN Bình Định

CN Hồ Chí Minh

Phòng BH Xe Cơ giới

CN Đồng Nai

CN Bình Dương

CN An Giang

CN Long An

CN Cần Thơ

KHỐI PHÒNG BAN

Hội sở Giao dịch
CN Sài Gòn

CN Huế

Phòng Tái Bảo hiểm

CN Quảng Ninh

Phòng BH HàngHải

CN Bắc Trung Bộ

CN Thanh Hoá

CN Lào Cai

CN Hải Phòng

CN Bắc Ninh

CN Phía Bắc

CN Nam Trung Bộ
23

CÁC CHI NHÁNH

Phòng CNTT

Phòng BH Tài sản Kỹ Thuật

CN Khánh Hoà

CN Cà Mau

Phó TGĐ Nguyễn Đức Bình

CN Vĩnh Phúc


Cơ cấu Ban kiểm soát hiện tại như sau:
•

Ông Nguyễn Quốc Kế: Trưởng Ban Kiểm soát

•

Ông Đỗ Anh Tuấn: Uỷ viên

•

Bà Nguyễn Thị Thúy Hồng : Uỷ viên
Nhìn chung, phần lớn những cán bộ chủ chốt của tổng công ty đều là
những người có trình độ chuyên môn cao, có nhiều kinh nghiệm trong ngành
bảo hiểm hoặc các lĩnh vực liên quan như tài chính, kỹ thuật, kế toán…Chính vì
vậy, họ là những nhà lãnh đạo có tầm nhìn xa, đưa ra những quyết sách đúng
đắn đưa tổng công ty hoạt động ngày càng phát triển.
b) Chức năng các phòng ban
Khối nghiệp vụ bao gồm: Phòng Bảo hiểm Tài sản Kỹ Thuật, Phòng Bảo
hiểm hàng hải, Phòng Bảo hiểm Xe Cơ giới, Phòng Bảo hiểm con người, Phòng
Quản lý Đại lý, Phòng Tái bảo hiểm, có chức năng tham mưu cho Ban Tổng
Giám đốc trong việc quản lý, chỉ đạo công tác chuyên môn nghiệp vụ thống nhất
toàn tổng công ty.
Khối Kinh tế bao gồm: Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Kế hoạch –
Đầu tư, có chức năng kinh doanh, tham mưu và giúp Ban Giám đốc Tổng công
ty quản lý, chỉ đạo các công tác liên quan đến Kế toán Tài chính, Kế hoạch và
Đầu tư tài chính theo đúng pháp luật.
Khối Quản lý bao gồm các phòng: Phòng Tổng hợp, Phòng Tổ chức Cán
bộ, Phòng Công nghệ thông tin, có chức năng tham mưu cho Ban Tổng Giám
đốc tổng công ty trong việc quản lý, chỉ đạo các phòng ban trực thuộc và các
công việc chuyên môn.
2.2. Thực trạng công tác quản lí về văn thư, lưu trữ của tổng công ty

- Thu thập những quy định của Nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ
trong doanh nghiệp
- Tổ chức bộ phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ và tuyển chọn cán
bộ:

•

Nhiệm vụ này được giao cho phòng Tổng hợp sắp xếp các cán bộ và số
lượng cán bộ văn thư, lưu trữ. Hiện tại tổng công ty có 4 cán bộ văn thư và 2 cán
24


bộ lưu trữ
•

Về việc tuyển chọn cán bộ, hầu hết cán bộ văn thư,lưu trữ được tuyển vào
làm việc dưới dạng hợp đồng ngắn hạn hoặc dài hạn (không có biên chế), cán bộ
hầu như đều có chứng chỉ về văn thư và lưu trữ

•

Về đạo đức, phẩm chất: ngoài những phẩm chất cần thiết phải có ở người
cán bộ văn thư,lưu trữ nói chung thì nhất thiết phải giữ kín thông tin trong TLLT
- Ban hành các Quy chế, Quy định về công tác văn thư, lưu trữ
Qua quá trình tìm hiểu, nhóm nhận thấy PTI vẫn chưa có văn bản nào quy
định rõ về công tác văn thư, lưu trữ.
- Bố trí và xây dựng kho lưu trữ

•

Theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất,TLLT là tài sản chung của
cơ quan, thuộc sở hữu của Nhà nước do đó ở các cơ quan Nhà nước trong đó có
các doanh nghiệp nhất thiết phải bố trí và xây dựng kho lưu trữ.

•

PTI xây dựng kho do Hội đồng thành viên quyết định. Kho của tổng công
ty được xây tại tầng 1, ngay cạnh phòng Tổng hợp. Tuy nhiên kho vẫn chưa đảm
bảo đủ điều kiện để bảo quản TLLT
2.3. Thực trạng về quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của tổng công ty
2.3.1. Quy trình nghiệp vụ văn thư
2.3.1.1. Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản
Để đảm bảo quy trình hoạt động được thông suốt ban lãnh đạo tổng công
ty luôn chú ý theo dõi và đôn đốc quá trình soạn và ban hành văn bản. Việc soạn
thảo văn bản, sửa chữa bổ sung bản thảo, đánh máy văn bản vừa do cán bộ
chuyên môn và cán bộ văn thư đảm nhiệm. Việc ký văn bản do tổng giám đốc
trực tiếp ký hoặc phó Giám đốc, trưởng bộ phận mỗi đơn vị ký thay.
Là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh và nhất là
chuyên ngành về bảo hiểm nên tổng công ty ban hành những loại văn bản sau:
- Văn bản hành chính: Quyết định, Thông báo, Công văn, Kế hoạch, Báo
cáo….
- Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, Biên bản, Chứng từ,..
* Soạn thảo văn bản:
Soạn thảo văn bản là nhiệm vụ của cán bộ chuyên môn và cán bộ văn thư.
25