bản chất và chức năng chu trình

2.

Bản chất và chức năng của chu trình mua hàng và thanh
toán
Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và

các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình thờng đợc
bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của ngời có trách nhiệm
tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh
toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc.
Có nhiều phơng thức mua hàng khác nhau:
Phơng thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp mua hàng trực tiếp tại
kho hoặc các phân xởng sản xuất của ngời bán và đợc chuyển quyền
sở hữu.
Phơng thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo
hợp đồng ký kết, số hàng này chỉ đợc nhận khi doanh nghiệp thanh
toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.
Phơng thức mua hàng trả góp: số tiền mua hàng hoá đợc trả góp từng
kỳ.
Ngoài ra, còn có các hình thức mua hàng khác nh mua hàng hoá
trong nội bộ doanh nghiệp...
Chu trình mua hàng thanh toán bao gồm 4 chức năng cơ bản:
Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Thông thờng, ở các doanh nghiệp phòng kế hoạch đảm nhiệm
nghiệp việc xác định nhu cầu hàng hoá hay dịch vụ, đảm bảo chất lợng thích hợp của hàng hoá và dịch vụ với giá thấp, lên kế hoạch mua
hàng hoá, dịch vụ đảm bảo đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá
trình sản xuất diễn ra liên tục mà không gây ứ đọng vốn.
Sau khi xác định nhu cầu mua hàng, bộ phận kế hoạch lập đơn
yêu cầu mua hàng để trình cho Giám đốc hoặc ngời có thẩm quyền

ký duyệt. Sự phê chuẩn đúng đắn là phần chính của chức năng này
vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ đợc mua theo các mục đích đã
đợc phê chuẩn của doanh nghiệp, tránh cho việc mua quá nhiều hoặc
mua các mặt hàng không cần thiết. Sau khi đợc phê duyệt đơn yêu
cầu mua hàng đợc chuyển cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng
sẽ tìm kiếm nhà cung cấp và giao đơn đặt hàng.Nh vậy, đơn đặt
hàng đợc lập bởi ngời mua là điểm khởi đầu của chu trình.
Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Đây là thời điểm quyết định trong chu trình vì đây là thời
điểm bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ
sách của họ. Khi hàng hoá nhận đợc, quá trình kiểm soát thích hợp
đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các điều kiện
khác.
Việc tiếp nhận hàng hoá thờng do một bộ phận hay một phòng
đảm nhiệm để đa ra một báo cáo nhận hàng nh một bằng chứng của
sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thờng đợc gửi cho
thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông
báo. Hàng hoá phải đợc kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận cho
đến khi chuyển đi, nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với
thủ kho và phòng kế toán.
Ghi nhận các khoản nợ ngời bán
Việc ghi nhận khoản nợ ngời bán đòi hỏi việc ghi sổ chính xác
và nhanh chóng, kế toán chỉ đợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở
hợp lý theo số tiền đúng. Kế toán các khoản phải trả thờng có trách
nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào và ghi chúng
vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Khi kế toán
các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán thì phải so sánh
mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá

đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo
nhận hàng (nếu hàng đã về). Thờng thì các phép nhân và các phép
cộng tổng đợc kiểm tra lại và đợc ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền
đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán
Việc thanh toán đợc thực hiện khi đã thực hiện đầy đủ các yếu
tố: đơn yêu cầu mua hàng đã đợc phê chuẩn, đơn đặt hàng, hoá
đơn mua hàng và biên bản giao nhận hàng. Phơng thức thanh toán
có thể đợc thực hiện qua uỷ nhiệm chi, séc hoặc tiền mặt.
Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc
ký phiếu chi do đúng cá nhân có trách nhiệm, việc tách biệt trong
công việc giữa ngời ký phiếu chi với ngời chi tiền. Các phiếu chi phải
đợc đánh số trớc, cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu chi đã
ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không có hiệu lực.

3. Tổ chức chứng từ kế toán
1.Chứng từ
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh
nghiệp sử dụng các loại chứng từ, sổ sách sau:
- Yêu cầu mua: tài liệu đợc lập bởi bộ phận sử dụng (nh bộ phận sản
xuất) để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trờng hợp,
các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng,
trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
- Đơn đặt hàng: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, đợc gửi
cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ.
- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu
dịch vụ): tài liệu đợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận

phải đợc ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng
hoá (hay dịch vụ) thực tế.
- Báo cáo nhận hàng: đợc bộ phận nhận hàng lập nh một bằng chứng
của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ
tục kiểm soát).
- Hoá đơn của ngời bán: chứng từ nhận đợc từ ngời cung cấp hàng,
đề nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã đợc chuyển giao
- Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống
kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các
hoá đơn (từng cái một), cùng với việc chỉ ra tên ngời cung cấp hàng,
ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó.
- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản
tiền phải trả cho mỗi ngời cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản ngời
cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi
trên khoản mục phải trả ngời bán.
- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc của nhà cung
cấp hàng (thờng là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn cha thanh toán
vào một ngày đối chiếu nhất định.


Sơ đồ 2: Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán
Đối với nghiệp vụ mua hàng
Bộ phận kế hoạch
Bộ phận cung ứng
Cán bộ thu mua
Trởng bộphận cung ứngThủ kho

Nhu cầu vật liệu hàng hoa

Kế toán

Lu trữ, bảo quản chứng từ

Đơn đề nghị mua hàng
Đơn đặt hàngLập chứng từ kho
Ký duyệt chứng từ Nhập kho

Ghi sổ

Đối với nghiệp vụ thanh toán
Cán bộ thu mua

Kế toán quỹ
Thủ trởng, kế toán trởng
Thủ quỹ Kế toán tiền mặt

Nhu cầu thanh toán

Hoá đơn bán hàng Lập phiếu chi

Lu chứng từ

Ký duyệt

Chi quỹ

Ghi sổ


2.Tài khoản sử dụng và cách hạch toán

Chu trình mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài
khoản trên bảng cân đối kế toán nh các tài khoản trong mục vốn bằng
tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả. Nhng về cơ bản gồm các loại tài khoản
sau:

- TK 111: tiền mặt
- TK 112: tiền gửi ngân hàng
- TK 133: thuế GTGT đầu vào
- TK 152, 153, 156, 331...
Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phát
sinh trong chu trình mua hàng - thanh toán theo phơng thức
trả chậm:
TK 111, 112

TK 331
ứng trớc tiền cho ngời bán

TK 152,153,156,611
Mua hàng nhập kho

Hoặc trẩ nợ ngời bán

TK 152, 153, 156, 611

TK 133

Giảm giá hàng mua

VAT đầu vào

Trả lại hàng cho ngời bán

TK 133
TK 627, 641, ...
VAT của hàng chiết khấu
Hoặc giảm giá

Dịch vụ mua chịu


4.

Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan

trọng, tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh
đoanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc xác định mục tiêu kiểm toán
chu trình mua hàng thanh toán là việc làm cần thiết, Chuẩn mực
kiểm toán Việt Nam số 200 Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối
Báo cáo tài chính đã xác định: ...Mục tiêu của kiểm toán Báo cáo tài
chính là giúp kiểm toán viên và công ty kiểm toán đa ra ý kiến xác
nhận rằng báo cáo tài chính có đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế
độ kế toán hiện hành hoặc đợc chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên
quan và có phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính trên các
khía cạnh trọng yếu hay không.... Do vậy mục đích chung của kiểm
toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu các số d
tài khoản có liên quan có đợc trình bày trung thực và phù hợp với các
nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc đợc thừa nhận hay không. Từ mục
tiêu chung cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù sau:
- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh các khoản

nợ ngời bán: với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ
phải đợc đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó.
- Tính đúng đắn của việc tính giá vốn thức tế hàng nhập kho:đợc
tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các
khoản phải trả ngời bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá
đơn ngời bán và biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ.
- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua
vào cũng nh các koản phải trả ngời bán: với ý nghĩa tuân thủ các qui


định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện
chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết.
- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ: với ý
nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên Báo cáo tài chính phải thuộc
quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả ngời bán thể hiện đúng
nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính chính xác về cơ học: là tính chính xác trong việc tính toán,
cộng dồn, chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
Các mục tiêu kiểm toán nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc
xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
để thu thập bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, kiểm
toán viên phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc
cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợc điểm theo từng
mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây
dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách tơng ứng.