Thực trạng về công tác hộ tịch của phường vĩnh phúc

MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình xây dựng và hoàn thiện chế độ xã hội chủ nghĩa, Nhà
nước ta có nhiệm vụ trướ=c hết là bảo vệ quyền dân chủ của nhân dân, như đã
được ghi nhận trong các bản Hiến pháp trong lịch sử và gần đây nhất là Hiến
pháp 1992. Quyền dân chủ đó trước hết được thể hiện ở chỗ người dân được
thực hiện các quyền cơ bản nhất như quyền được đăng ký khai sinh, khai tử,
đăng ký kết hôn…Đây chính là các hoạt động trong lĩnh vực hộ tịch, “Hộ tịch là
một trong những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một con
người từ sinh ra cho đến khi chết.
Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được xác định là một trong những
nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính quyền các cấp,nhằm theo dõi thực
trạng và sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp
pháp của công dân, đồng thời góp phần xây dựng các chính sách kinh tế, xã hội,
an ninh, quốc phòng và dân số, kế hoạch hóa gia đình ở mỗi địa phương” và cơ
quan chịu trách nhiệm về công tác hộtich chính là hệ thống cơ quan tư pháp.
Trên cơ sở đó, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp
luật điều chỉnh sâu sát và cụ thể hơn hoạt động hộ tịch, từ những ngày đầu như
Điều lệ đăng ký hộ tịch ban hành kèm theo Nghị định số 764 của Thủ tướng
chính phủ ngày 08/5/1956 và mới đây như Nghị định 158/ 2005 NĐ-CP, hay
Nghị định06/2012 NĐ-CP sửa đổi bổ sung nghị định 158/2005 /NĐ-CP và tiến
tới đây cho ban hành Luật hộ tịch nhằm đưa ra một văn bản chính xác và nhất
quán nhất điều chỉnh công tác hộ tịch để công tác này đạt được hiệu quả trên
thực tế
Đăng ký và quản lý hộ nhiệm vụ quan trọng luôn được các quốc gia quan
tâm thực hiện. Hoạt động này còn là cơ sở để Nhà nước công nhận và bảo hộ
quyền con người, quyền, nghĩa vụ tịch là công dân, đồng thời có biện pháp quản
lý dân cư một cách khoa học, phục vụ thiết thực cho việc xây dựng, hoạch định

chính sách phát triển kinh tế - xã hôi, quốc phòng - an ninh của đất nước. Tại
hầu hết các nước, các sự kiện hộ tịch của con người từ khi sinh ra đến khi chết
2


như khai sinh, kết hôn, ly hôn, nuôi con nuôi, giám hộ, thay đổi, cải chính hộ
tịch, khai tử… đều được đăng ký và được quản lý chặt chẽ
2. Mục đích của đề tài
Việc nghiên cứu đề tài này giúp chúng ta hiểu rõ thêm về các quy định
của pháp luật về hộ tịch và công tác quản lý hộ tịch. Trên cơ sở đó, đề tài đưa ra
một số giải pháp, kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống pháp luật trong
hoạt động, nâng cao hiệu quả của công tác hộ tịch trên địa bàn đáp ứng yêu cầu
của nền hành chính thông thoáng, đảm bảo quyền làm chủ của nhân dân được
thực hành triệt để.
3. Ý nghĩa của đề tài
3.1. Ý nghĩa khoa học
Giúp chúng ta hiểu rõ về cơ chế, phương thức thủ tục cũng như là sự điều
chỉnh của pháp luật về hộ tịch nói chung, đó chính là căn cứ để xây dựng và
hoàn thiện hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch nói
riêng.
3.2. Ý nghĩa thực tiễn
Góp phần nâng cao vai trò của Đảng và Nhà nước trong việc tuyên truyền
giáo dục ý thức pháp luật đến với người dân, từ đó rút ra những bài học kinh
nghiệm trong quá trình từ soạn thảo các quy phạm điều chỉnh đến đưa chúng vào
cuộc sống, vai trò của cơ quan chủ quản cũng như ý thức tự giác chấp hành pháp
luật của người dân. Là một nội dung cần thiết để nâng cao vai trò quản lý của
Nhà nước, khắc phục những khuyết điểm, hạn chế còn tồn tại, tạo điều kiện để
pháp luật đi sâu hơn vào đời sống thực tiễn.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động cụ thể trong việc thực

hiện công tác hộ tịch tại địa phương bao gồm phương thức, thủ tục, số liệu….
Phạm vi nghiên cứu của đề tài được nghiên cứu trên cơ sở pháp luật Việt Nam
về hộ tịch và các văn bản khác có nội dung liên quan
5. Phương pháp nghiên cứu đề tài
Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp luận
3


Mác – Lê nin: là phương pháp nghiên cứu các hiện tượng xã hội trong sự phát
triển lịch sự cụ thể, trong mối liên hệ mật thiết với những yếu tố quy định chúng
và gắn liền với đời sống thực tế.Ngoài ra, đề tài còn sử dụng các phương pháp
khác như phân tích, tổng hợp, liệt kê, so sánh…
6. Bố cục
Ngoài phần mở đầu và phần kết thúc, phần nội dung được chia thành 03
phần như sau:
Phần 1: Tổng quan về phường Vĩnh Phúc
Phần 2: Thực trạng về công tác hộ tịch của phường Vĩnh Phúc
Phần 3: Mục tiêu, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà
nước về hộ tịch ở UBND phường Vĩnh Phúc

4


PHẦN NỘI DUNG
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ PHƯỜNG VĨNH PHÚC
1. Lịch sử hình thành và phát triền.
Vĩnh Phúc là một đơn vị hành chính cấp phường thuộc quận Ba Đình,
Thủ đô Hà Nội
- Tổng diện tích theo k2 là: 73,72 ha
- Tổng số dân: 15.743 người

Vị trí địa lý: Địa giới hành chính phường Vĩnh Phúc:
- Phía Đông giáp phường Liễu Giai
- Phía Tây giáp quận Cầu Giấy
- Phía Nam giáp phường Cống Vị
-Phía Bắc giáp quận Tây Hồ..
2. Cơ cấu tổ chức UBND phường Vĩnh Phúc
- Thường trực UBND phường: 03 người (01 Chủ tịch và 02 Phó chủ tịch).
- Thành viên UBND phường: 02 người (01 quân sự và 01 Công an).
- Cán bộ, công chức chuyên môn hiện có: 10 người (trong đó có 01 là
thành viên UBND phường).
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phường Vĩnh Phúc.
3.1. Vị trí, chức năng của Uỷ ban nhân dân phường.
Uỷ ban nhân dân Phường do Hội đồng nhân dân Phường bầu là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
Uỷ ban nhân dân Phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật,
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã
hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ Trung ương tới cơ sở.
5


3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường.
Ủy ban nhân dân phường thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại
các khoản 3, 4, 5 Điều 111; các khoản 1, 2, 4 Điều 112; các khoản 2, 3, 4 Điều
113; các điều 114, 115, 116, 117 và các khoản 2, 3, 4 Điều 118 của Luật Tổ chức

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, các quy định khác của pháp luật có liên
quan và các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy ban
nhân dân quận phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt.
- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách
địa phương, báo cáo Ủy ban nhân dân quận quyết định;
Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thu
ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân
bổ dự toán ngân sách cấp mình, điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường
hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực hiện ngân
sách và báo cáo Ủy ban nhân dân quận kết quả phân bổ và giao dự toán ngân
sách địa phương;
Lập quyết toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân
quận phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy
hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã
hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công
cộng và cảnh quan đô thị trên địa bàn.
- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường thành lập Tổ
bầu cử đại biểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức thực
hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp theo
quy định của pháp luật.
3.3. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân
phường:
Ủy ban nhân dân phường thảo luận tập thể, quyết định theo đa số các vấn
đề được quy định tại khoản 2 Điều 10 Nghị quyết số 725/2009/NQ-UBTVQH12
6


của Ủy ban Thường vụ Quốc hội điều chỉnh nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng

nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định
nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện, quận, phường
nơi không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện, quận, phường và những vấn đề
quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân
phường.
Cách thức giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân phường:
+ Ủy ban nhân dân phường ban hành quyết định, chỉ thị để thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn của mình;
+ Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức được cuộc
họp Ủy ban nhân dân phường, theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường, công chức Văn phòng - Thống kê được phân công gửi toàn bộ hồ sơ
vấn đề cần xử lý đến các thành viên Ủy ban nhân dân phường để lấy ý kiến. Khi
nhận được phiếu lấy ý kiến, thành viên Ủy ban nhân dân phường có trách nhiệm
trả lời đúng thời gian quy định, quá thời hạn trả lời mà không có ý kiến xem như
chấp nhận phương án trình lấy ý kiến.Nếu quá nửa tổng số thành viên Ủy ban
nhân dân phường nhất trí thì công chức Văn phòng - Thống kê tổng hợp, trình
Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân
phường tại phiên họp gần nhất.
3.4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các thành viên Ủy
ban nhân dân phường:
3.4.1 Trách nhiệm chung:
Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của Ủy ban nhân dân
phường; tham dự đầy đủ các phiên họp Ủy ban nhân dân, cùng tập thể quyết
định và chịu trách nhiệm về các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy
ban nhân dân phường; tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách của
Đảng, pháp luật Nhà nước; kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, thực hành
tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Tổ
trưởng Tổ dân phố hoàn thành các nhiệm vụ; thường xuyên học tập, nâng cao
trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương, chính sách
7

đang thi hành tại cơ sở;
Không được nói và làm trái các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân
phương và văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên. Trường hợp có ý
kiến khác thì vẫn phải chấp hành, nhưng được trình bày ý kiến với Ủy ban nhân
dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường.
3.4.2. Trách nhiệm của thành viên UBND phường
* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch Ủy ban nhân
dân phường:
Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường là người lãnh đạo và điều hành công
việc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Ủy ban nhân
dân cấp trên và Đảng ủy phường về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy
ban nhân dân phường;
Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
Đảng ủy và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng chương trình công tác
năm, 6 tháng, quý, hàng tháng của Ủy ban nhân dân phường;
Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công nhiệm
vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân phường và các cán bộ,
công chức, Trưởng khu phố, Tổ trưởng Tổ dân phố trong việc thực hiện nhiệm
vụ được giao;
Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công
việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến
khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủy ban nhân
dân phường;
Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường và
thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường theo quy định của pháp luật; khi
vắng mặt thì ủy quyền bằng văn bản để Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
ký thay;
Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của Ủy ban nhân

dân phường với Đảng ủy và Ủy ban nhân dân quận;
Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Ủy ban
8


Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân phường;
phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, xem xét, tiếp thu kiến
nghị của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân phường
đối với công tác của Ủy ban nhân dân phường; bảo đảm kinh phí, cơ sở vật chất
và những điều kiện cần thiết khác để Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các
đoàn thể nhân dân phường hoạt động có hiệu quả.
* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân phường:
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc và sự phân công
của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; chịu trách nhiệm trước pháp luật và
trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
được giao; cùng với Chủ tịch và các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về
những vấn đề Ủy ban nhân dân phường quyết định;
Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch Ủy ban
nhân dân phường phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển
khai các công việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn; được sử dụng
quyền hạn của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường khi giải quyết các vấn đề
thuộc lĩnh vực được giao. Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền
thì phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định;
Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách
nhiệm giải quyết công việc của thành viên Ủy ban nhân dân khác thì chủ động
trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn
ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định;
Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng khu phố và Tổ trưởng Tổ
dân phố thực hiện các chủ trương, chính sách, công việc thuộc lĩnh vực được

giao theo quy định của pháp luật
*Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên Ủy ban nhân dân
phường:
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc và sự phân công
của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; chịu trách nhiệm trước pháp luật và
9


trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
được giao; cùng với Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các thành viên khác chịu trách
nhiệm tập thể về những vấn đề Ủy ban nhân dân phường quyết định;
Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực được phân
công trên địa bàn; chủ động đề ra các biện pháp để hoàn thành tốt công việc đó;
nắm tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường về lĩnh
vực công tác của mình và các công việc khác có liên quan;
Phối hợp công tác với các thành viên khác của Ủy ban nhân dân phường,
các cán bộ, công chức quận có liên quan và giữ mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan
chuyên môn của Ủy ban nhân dân quận để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao.

10


PHẦN 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ PHƯỜNG VINH
PHÚC
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
VỀ HỘ TỊCH
I. Những vấn đề chung:
1. Khái niệm về hộ tịch:
Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một

người từ khi sinh ra đến khi chết. Đó là các sự kiện:
- Sinh; kết hôn; tử; nuôi con nuôi, giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi
họ tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh; xác định lại dân tộc; đăng ký khai sinh,
khai tử quá hạn; đăng ký lại các việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi.
- Ly hôn; xác định cha, mẹ, con; thay đổi quốc tịch; huỷ hôn nhân trái
pháp luật; xác định lại giới tính, xác định lại dân tộc hoặc những sự kiện khác do
pháp luật quy định.
Với mỗi vấn đề hộ tịch thì có giấy tờ về vấn đề đó, gọi là giấy tờ về hộ
tịch. Giấy tờ về hộ tịch là giấy tờ có giá trị chứng minh thực tế thân trạng của
mỗi công dân.
Giấy tờ về hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Đó là cơ sở
pháp lý chứng minh các quyền và nghĩa vụ của công dân phát sinh từ sự kiện hộ
tịch. Do tính chất quan trọng như vậy của các giấy tờ về hộ tịch cho nên pháp
luật có quy định chặt chẽ, cụ thể các nguyên tắc, thủ tục, trình tự đăng ký và cấp
các loại giấy tờ về hộ tịch.
Giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân theo
quy định của pháp luật về hộ tịch là căn cứ pháp lý xác nhận sự kiện hộ tịch của
cá nhân đó.
Giấy tờ hộ tịch do cơ quan đại điện Ngoại giao, cơ quan Lãnh sự của Việt
Nam ở nước ngoài cấp có giá trị như giấy tờ hộ tịch được cấp ở trong nước.
Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân và Giấy khai sinh là
giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi một cá nhân. Do vậy, tất cả các loại giấy tờ về hộ
tịch đều phải thống nhất với Giấy khai sinh của cá nhân người đó. Chính vì vậy,
11


đăng ký hộ tịch là hành vi bắt buộc không chỉ đối với công dân mà còn đối với
cả các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Đặc điểm của hộ tịch
Từ quan niệm trên về hộ tịch, có thể thấy, hộ tịch có những đặc điểm chủ

yếu sau:
Thứ nhất, hộ tịch là một giá trị nhân thân, gắn chặt với cá nhân con
người, bởi vì, mỗi người chỉ có một thời điểm sinh, một thời điểm chết. Các dấu
hiệu về cha đẻ, mẹ đẻ, dân tộc, giới tính là những dấu hiệu giúp người ta phân
biệt từng cá nhân con người. Do đó, đây là các giá trị nhân thân gắn với một con
người cụ thể từ khi sinh ra đến khi chết
Thứ hai, hộ tịch là những giá trị, về nguyên tắc không chuyển đổi cho
người khác. Đặc điểm này là hệ quả của của đặc điểm thứ nhất. Do đó, việc thực
hiện các sự kiện hộ tịch phải do trực tiếp cá nhân người đó thực hiện, trừ trường
hợp pháp luật có quy định khác (như: khai sinh có thể do bố, mẹ đi đăng ký khai
sinh; khai tử do người thân của người chết đăng ký khai tử).
Thứ ba, hộ tịch là những sự kiện nhân thân không lượng hoá được thành
tiền. Chính vì vậy, hộ tịch không phải là một loại hàng hóa có thể trao đổi trên
thị trường.
II. Trách nhiệm quản lý nhà nước về hộ tịch của UBND cấp xã,
phường, thị trấn:
UBND cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương và có
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện đăng ký hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch;
- Căn cứ quy định của UBND cấp trên, bố trí công chức Tư pháp - Hộ tịch
thực hiện việc đăng ký hộ tịch;
- Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hộ tịch;
-Quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định;
- Quản lý, cập nhật, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cấp bản sao
trích lục hộ tịch theo quy định;
-Tổng hợp tình hình và thống kê hộ tịch báo cáo UBND cấp huyện theo
12


quy định của Chính phủ;

- Lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch;
-Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền
Cấp xã, phường, thị trấn thực hiện quản lý và đăng ký hộ tịch với công
việc cụ thể sau:
Thứ nhất, thụ lý hồ sơ, kiểm tra, xác minh và đề xuất với Chủ tịch UBND
cấp xã, phường, thị trấn xem xét, quyết định việc đăng ký hộ tịch;
Thứ hai, thường xuyên kiểm tra và vận động nhân dân đi đăng ký kịp thời
các sự kiện hộ tịch. Đối với những khu vực người dân bị chi phối bởi phong tục,
tập quán hoặc điều kiện đi lại khó khăn, công chức Tư pháp - Hộ tịch phải có
lịch định kỳ đến tận nhà dân để đăng ký những sự kiện hộ tịch đã phát sinh;
Thứ ba, chịu trách nhiệm trước UBND cấp xã, phường, thị trấn về những
sự kiện hộ tịch phát sinh trên địa bàn phương, mà không được đăng ký hoặc
đăng ký không đúng sự thật, sai sự thật;
Thứ tư, giữ gìn, bảo quản, lưu trữ sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch; khi thôigiữ
nhiệm vụ phải bàn giao đầy đủ cho người kế nhiệm. Chủ tịch UBND cấp xã
phường, thị trấn có trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch của địa
phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn đến những sai phạm,
tiêu cực của cán bộ, công chức trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa
phương mình, thì Chủ tịch UBND cấp xã, phường, thị trấn đó phải chịu trách
nhiệm.
III.

Vai trò của việc đăng ký hộ tịch

Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một
người từ khi sinh ra đến khi chết, nên, đăng ký, quản lý hộ tịch là một vấn đề
quan trọng đối với mỗi cá nhân trong xã hội. Đăng ký hộ tịch thể hiện việc nhà
nước công nhận một cá nhân con người tồn tại với tất cả đầy đủ tính pháp lý của
nó.
Quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính quyền

các cấp, nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo
hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình khi tham gia vào các
13


quan hệ xã hội như quyền được kết hôn khi công dân đủ tuối theo quy định,
quyền được giám hộ, quyền được thừa kế....đồng thời góp phần xây dựng các
chính sách về kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và dân số, kế hoạch hóa gia
đình.
Cũng trên cơ sở theo dõi biến động về hộ tịch mà các cơ quan quản lý
nhà nước xây dựng chính sách phù hợp dựa trên dân số theo độ tuổi, giới tính
nguồn nhân lực từ đó có phân tích đánh giá cụ thể làm cơ sở để hoạch định các
chính sách về phát triển kinh tế, văn hoá-xã hội, thể dục thể thao, xây dựng cơ
sở y tế, trường học, bố trí giáo viên....chăm sóc sức khoẻ trong nhân dân, đảm
bảo cân bằng giới tính phục vụ an ninh quốc phòng, chăm sóc sức khoẻ trong
nhân dân ....

14


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỘ TỊCH UBND
PHƯỜNG VINH PHÚC
I. Thực trạng công tác quản phường Vĩnh Phúc
1.Số liệu đăng kí hộ tịch tại UBND phường Vĩnh Phúc tính từ đầu
năm đến nay
Sự kiện hộ tịch

Tổng

Nam

Nữ

Trong đó
Đăng kí Đăng kí Đăng kí
đúng hạn quá hạn
lại
498
28
9
122
6
-

Sinh
Khai tử
Đăng kí kết hôn
Nhận con nuôi
Nhận cha,mẹ con
Thay đổi họ, tên,
chữ đệm
Cải chính

535
128
217
2
1

296

73
-

239
55
-

15

-

-

-

-

-

Xác định lại dân tộc

-

-

-

-

-

-

2.Trang thiết bị và phương tiện kỹ thuật:
UBND phường đã bố trí công chức phụ trách công tác hộ tịch tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả của UBND phường tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi
lại làm việc của cán bộ, công chức và để nhân dân dễ dàng khi liên hệ. Công
chức phụ trách công tác hộ tịch được trang bị 01 bàn làm việc, 01 kệ đựng hồ sơ,
01 tủ sách pháp luật và 01 máy vi tính.
3. Ban hành các văn bản quản lý nhà nước đối với hộ tịch
Để việc đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn phường được thực hiện
đúng các quy định của pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường hàng năm đều ban
hành kế hoạch trọng tâm công tác tư pháp. Xây dựng đội ngũ cán bộ tư pháp
trong sạch vững mạnh theo hướng nâng cao đạo đức công vụ, chuyên nghiệp,
hiện đại; tập trung thưc hiện tốt các nhiệm vụ công tác tư pháp để phục vụ một
cách hiệu quả những nhiệm vụ về phát triển kinh tế xã hội của huyện; nâng cao
nhận thức, ý thức trách nhiệm của các ngành các cấp về công tác tư pháp; đảm
15


bảo triển khai thực hiện một cách đồng bộ, có hiệu quả công tác tư pháp trên địa
bàn phường trong đó có công tác hộ tịch để Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn
xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện, trong đó có công tác đăng ký và quản
lý hộ tịch.
Uỷ ban nhân dân phường yêu cầu làm tốt công tác tuyên truyền pháp luật
đăng ký và quản lý hộ tịch. Công tác đăng ký khai sinh, khai tử đạt đạt 95% trở
lên đăng ký đúng hạn, chỉ đạo uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn tiếp tục cải tiến
phong cách, lề lối làm việc của cán bộ tư pháp hộ tịch, cán bộ công chức của
phòng tư pháp, đáp ứng các việc về hộ tịch đạt 100% về thẩm quyền, giao cho
phòng tư pháp tăng cường kiểm tra, hướng dẫn Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn

giải quyết các việc về đăng ký và quản lý hộ tịch, kịp thời giải quyết các vướng
mắc trong tổ chức thực hiện, xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác hộ tịch các xã
thị trấn,xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ, tập huấn về hộ tịch, quản lý, sử
dụng cấp phát các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch do Bộ Tư pháp phát hành
đúng quy định
4. Công tác quản lý nhà nước về hộ tịch ở UBND phường Vĩnh Phúc
Theo Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về
đăng ký và quản lý hộ tịch và Nghị đinh số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012
của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch,
hôn nhân và gia đình và chứng thực, nhưng đến nay các Nghị định này bộc lộ
nhiều điểm bất cập, không còn phù hợp với điều kiện hiện nay do sự đa dạng
của các sự kiện về hộ tịch, yêu cầu hiện đại hóa công tác hộ tịch, đây là một
trong những nguyên nhân dẫn đến việc đăng ký hộ tịch trong thời gian qua chưa
thực hiện đầy đủ và thống nhất. Đây là lần đầu tiên có văn bản ở tầm Luật điều
chỉnh riêng lĩnh vực đăng ký, quản lý hộ tịch sau hơn 60 năm thực hiện bằng
văn bản dưới luật (các Nghị định của Chính phủ; Thông tư liên tịch, Thông tư
của các Bộ, cơ quan ngang Bộ), là bước hoàn thiện khá cơ bản về thể chế đăng
ký và quản lý hộ tịch của Việt Nam. Đồng thời, Luật Hộ tịch cũng có ý nghĩa đột
phá với nhiều quy định hoàn toàn mới.
Từ khi có Luật Hộ tịch thì công tác hộ tịch của phường có nhiều chuyển
16


biến tích cực, việc quản lý cũng đã đổi mới hiện đại hơn. Về công tác thay đổi,
cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, xác định lại dân tộc, giới
tính đã được đơn giản hóa, công khai hóa, thông thoáng hơn so với trước.
Từ việc cấp số định danh cá nhân và sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện
tử, tất cả thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch nói riêng, các lĩnh vực khác
liên quan đến người dân nói chung sẽ được đơn giản tới mức tối đa, người dân
không phải nộp, xuất trình nhiều loại giấy tờ chứng minh tình trạng nhân thân

như hộ khẩu, chứng nhận kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân, bản án/quyết
định ly hôn… khi làm thủ tục hành chính, chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân có
ghi số định danh cá nhân, bởi tất cả thông tin đã được cập nhật gắn liền với số
định danh của cá nhân đó. Đồng thời, thời gian thực hiện thủ tục hành chính sẽ
được rút ngắn đáng kể, giảm chi phí thực hiện thủ tục hành chính cho cả cơ quan
Nhà nước và người dân.
Với quy định mới này, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể thực hiện
yêu cầu tại bất kỳ cơ quan đăng ký hộ tịch nào có thẩm quyền tương đương,
không phụ thuộc nơi cư trú, đặc biệt là việc xin cấp bản sao trích lục hộ tịch
(tương tự như việc xin cấp bản sao Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn
hiện nay) sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết.
5.Về trình tự, thủ tục thực hiện việc đăng ký hộ tịch:
5.1.Quy trình tiếp nhận:
Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ
sơ công dân ở UBND phường Vĩnh Phúc:
-Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả. Chức năng: nhận hồ sơ từ tổ chức,
công dân chuyển cán bộ chuyên môn xử lý.
-Cán bộ - Công chức chuyên môn xử lý. Chức năng: nhận hồ sơ từ Bộ
phận Tiếp nhận và trả kết quả, tiến hành xử lý trước khi trình lãnh đạo ký
- Lãnh đạo UBND phường Vĩnh Phúc. Công chức chuyên môn sau khi
thẩm định trình lãnh đạo ký hồ sơ
- Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả nhận hồ sơ đã được Lãnh đạo ký.
-Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tiến hành trả kết quả hồ sơ cho
17


5.2. Trình tự thực hiện việc đăng ký hộ tịch:
Bước 1: Người dân có yêu cầu giải quyết công việc liên quan đến hộ tịch
như: đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký nhận nuôi con nuôi, sẽ tự tìm
hiểu về thủ tục có và các giấy tờ có liên quan đến vẫn đề của mình, hoặc trong

phòng của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hành chính cũng có dán niêm yết
công khai các thủ tục, trình tự và lệ phí để người dân biết và tránh cho việc cán
bộ, công chức lợi dụng chức vụ để sách nhiễu, của quyền với nhân dân.
Bước 2: Công chức Tư pháp - Hộ tịch thụ lý hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ và
hẹn thời gian trả hồ sơ với người dân.
Bước 3: Sau khi hồ sơ đã hoàn thành, công chức Tư pháp - Hộ tịch trình
phó Chủ tịch chịu trách nhiệm trực tiếp về thủ tục hành chính.
Bước 4: Chuyển sang cho cán bộ văn phòng đóng dấu để đảm bảo tính
pháp lý, ghi số vào sổ của phường để phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ.
Bước 5: Đến hạn trả hồ sơ, công chức Tư pháp - Hộ tịch cũng đồng thời
chịu trách nhiệm trả hồ sơ cho công dân tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
5.3. Thủ tục thực hiện việc đăng ký hộ tịch:
*Đăng ký khai sinh thông thường:
-Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có tráchnhiệm
đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khaisinh cho
con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chứcđang nuôi
dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em. Người điđăng ký
khai sinh cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
+ Giấy chứng sinh (do Bệnh viện, Cơ sở y tế nơi trẻ sinh ra cấp). Trường
hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về
việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc
sinh; trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận việc
trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh
ra do mang thai hộ phải có văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định
pháp luật;
+ Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ
18


khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị

sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân;
+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú là giấy tờ mà người yêu cầu đăng ký hộ
tịch phải xuất trình trong giai đoạn chuyển tiếp;
+ Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ trẻ (nếu cha, mẹ của trẻ có đăng
ký kết hôn). Nếu công chức Tư pháp - Hộ tịch biết rõ quan hệ hôn nhâncủa cha
mẹ, không bắt buộc xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn;
- Điền mẫu tờ khai đăng ký khai sinh.
- Nộp các giấy tờ trên tại UBND cấp xã, phường, thị trấn nơi cư trú của
người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh.
- Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ trên, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ
và phù hợp, công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ hộ tịch;
cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để
lấy Số định danh cá nhân. Công chức Tư pháp - Hộ tịch và người đi đăng ký
khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch UBND cấp xã cấp Giấy khai sinh
cho người được đăng ký khai sinh.
*Đăng ký kết hôn:
Hai bên nam, nữ đi đăng ký kết hôn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
-Bản chính Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định sau:
+Trường hợp đăng ký kết hôn tại UBND cấp xã mà người yêu cầu đăng
ký kết hôn không thường trú tại xã, phường, thị trấn nơi đăng ký kết hôn thì phải
nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do UBND cấp xã có thẩm quyền cấp
theo quy định tại các Điều 21, 22 và 23 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
+Trường hợp người yêu cầu đăng ký kết hôn đang công tác, học tập, lao
động có thời hạn ở nước ngoài thì phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
do Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước
ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) cấp.
-Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ
khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị
sử dụng (giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân;
19

Cả hai bên nam, nữ cùng có mặt khi đăng ký kết hôn.
Nộp các giấy tờ trên tại UBND cấp xã, phường, thị trấn nơi cư trú của
một trong hai bên nam, nữ thực hiện đăng ký kết hôn.
Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 18, Luật Hộ
tịch, nếu thấy đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia
đình, công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch, cùng hai bên
nam, nữ ký tên vào Sổ hộ tịch. Hai bên nam, nữ cùng ký vào Giấy chứng nhận
kết hôn; công chức Tư pháp - Hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã tổ chức
trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ.
Trường hợp cần xác minh điều kiện kết hôn của hai bên nam, nữ thì thời
hạn giải quyết không quá 05 ngày làm việc.
*Đăng ký khai tử:
UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký
khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết
thì UBND cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực
hiện việc đăng ký khai tử.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con,
cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký
khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ
quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.
Người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
-Bản chính Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử theo quy định tại
Khoản 1 Điều 34 của Luật Hộ tịch và tại Khoản 2 Điều 4 của Nghị định
123/2015/NĐ-CP, cụ thể như sau:
+Đối với người chết tại cơ sở y tế thì Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy báo
tử;
+Đối với người chết do thi hành án tử hình thì Chủ tịch Hội đồng thi hành
án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử;

+Đối với người bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Bản án, quyết định có
hiệu lực của Tòa án thay Giấy báo tử;
20


+Đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết,
chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn thì văn bản xác nhận của cơ quan công an
hoặc kết quả giám định của Cơ quan giám định pháp y thay Giấy báo tử;
+Đối với người chết không thuộc một trong các trường hợp quy định tại
các trường hợp ở trên thì UBND cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp
Giấy báo tử.
Ngay sau khi nhận giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 34 Luật Hộ
tịch, nếu thấy việc khai tử đúng thì công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi nội dung
khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo
Chủ tịch UBND cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch khóa thông tin hộ tịch của người chết trong
Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
6. Ưu điểm:
Thứ nhất, ưu điểm nổi lên trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cấp
phường là hầu hết uỷ ban nhân dân phường đã quan tâm lãnh đạo công tác đăng
ký, quản lý hộ tịch.
Cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của tư pháp được bố trí đảm bảo hơn
cho hoạt động. Công chức Tư pháp-Hộ tịch thường xuyên được cử đi bồi dưỡng,
tập huấn do tư pháp cấp trên tổ chức. Tư pháp cấp phường đã tham mưu cho Uỷ
ban nhân dân cùng cấp tiếp nhận và giải quyết hầu hết các loại việc đăng ký hộ
tịch đúng thẩm quyền, giải quyết kịp thời các yêu cầu của công dân; các loại sổ,
biểu mẫu dùng để đăng ký hộ tịch sử dụng đúng mẫu Bộ Tư pháp ban hành; chữ
viết trong sổ hộ tịch rõ ràng, dễ đọc; sổ lưu và hồ sơ lưu về đăng ký khai sinh,
khai tử, kết hôn, đăng ký lại việc sinh, thay đổi, cải chính hộ tịch được lưu trữ
đầy đủ, sắp xếp ngăn nắp, khoa học thuận lợi cho công tác tra cứu, sao lục khi

cần. Niêm yết các thủ tục, trình tự, thời gian và lệ phí về hộ tịch đúng quy định
pháp luật, thuận lợi cho dân khi có yêu cầu…
Thứ hai, tuyên truyền về pháp luật hộ tịch được quan tâm
Xác định công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hộ tịch có vai trò
và ý nghĩa quan trọng. Để thực hiện tốt công tác đăng ký và quản lý hộ tịch,
21


trước hết phải làm cho cán bộ và nhân dân hiểu biết về mục đích, ý nghĩa của
công tác đăng ký,quản lý hộ tịch; quyền và nghĩa vụ công dân về đăng ký hộ
tịch. Vì vậy, Ủy ban nhân dân đã tổ chức họp để triển khai và tổ chức các lớp tập
huấn.
Tổ chức tuyên truyền lồng ghép thông qua các hội nghị bằng nhiều hình
thức đa dạng phong phú
Thứ ba, công tác thanh tra, kiểm tra về đăng ký và quản lý hộ tịch được
thực hiện đúng theo quy định
Công tác thanh tra, kiểm tra được coi là nhiệm vụ thường xuyên có tích
chất quyết định
Kết quả qua công tác thanh tra, kiểm tra những năm qua cho thấy UBND
phường Vĩnh Phúc đã thực hiện việc niêm yết công khai các thủ tục, trình tự,
thời gian và lệ phí về hộ tịch đúng quy định pháp luật thuận lợi cho dân khi có
yêu cầu.
Mọi công dân khi đến đăng ký khai sinh đều được cán bộ tư pháp - hộ tịch
hướng dẫn cụ thể, đảm bảo đầy đủ và chính xác. Việc đăng ký khai sinh, khai tử,
kết hôn, cho nhận con nuôi; thay đổi, cải chính hộ tịch… được thực hiện đúng
trình tự, thủ tục và thời hạn quy định; hạn chế tình trạng đăng ký khai sinh quá
hạn…
Thứ tư, công tác thống kê báo cáo cho thấy, Ủy ban nhân dân đã thực hiện
tốt tổng hợp số liệu thống kê hộ tịch báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, cả năm
theo đúng quy định, tất cả báo cáo về hộ tịch đều được thực hiện theo đúng mẫu

quy định của Bộ tư pháp, do vậy công tác quản lý nhà nước về hộ tịch những
năm qua trên địa bàn được thực hiện đảm bảo về nội dụng theo quy định.
Thứ năm, công tác lưu trữ sổ sách được thực hiện tốt
Các loại sổ, biểu mẫu dùng để đăng ký hộ tịch được sử dụng đúng mẫu
Bộ Tư pháp ban hành, thực hiện khoá sổ (ghi rõ vào trang cuối sổ tổng số trang,
tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký), đóng giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ
theo đúng quy định và chuyển lưu 01 quyển đến Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện lưu trữ theo quy định; chữ viết trong sổ hộ tịch rõ ràng, dễ đọc; sổ lưu và hồ
22


sơ lưu về đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, đăng ký lại việc sinh, thay đổi, cải
chính hộ tịch được lưu trữ đầy đủ, sắp xếp ngăn nắp, khoa học thuận lợi cho
công tác tra cứu, sao lục khi cần, các tủ đựng lưu trữ sổ sách hộ tịch được Uỷ
ban nhân dân các xã, thị trấn trang bị riêng đảm bảo cho công tác lưu trữ
7. Những hạn chế và nguyên nhân
7.1 Hạn chế
Thực tế tại UBND phường Vĩnh Phúc thời gian qua còn một số hạn chế
sau:
Thứ nhất, tình trạng đăng ký hộ tịch quá hạn vẫn còn trong nhân dân: Số
lượng đăng ký khai sinh quá hạn còn cao; tỷ lệ đăng ký khai tử còn thấp, những
ai chết có chế độ tử tuất, xin đất mộ thì mới đến xã khai tử, việc này đã ảnh
hưởng đến thi hành pháp luật về hộ tịch và quản lý của chính quyền địa phương.
Còn có hiện tượng, do thân quen, hàng xóm, họ hàng nên cán bộ có thẩm
quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký kết hôn đã cấp giấy chứng nhận kết hôn cho
nam, nữ tại nhà riêng. Bỏ qua một nguyên tắc bắt buộc là mọi trường hợp kết
hôn phải được tổ chức và tiến hành tại Uỷ ban nhân dân nơi nam nữ kết hôn cư
trú. Cùng với việc nam, nữ kết hôn phải gửi đơn đến Uỷ ban nhân dân có thẩm
quyền trong một thời gian nhất định để cấp có thẩm quyền thẩm định, xem xét
những điều kiện cần và đủ của đôi bên quyết định cho kết hôn hoặc không cho

kết hôn.
Nhưng trong thực tế khi nam nữ đến trụ sở Uỷ ban nhân dân nơi họ cư trú
để đăng ký kết hôn họ mới đồng thời nộp đơn xin kết hôn. Từ những việc trên đã
thể hiện sự lỏng lẻo trong công tác quản lý và trách nhiệm của các cán bộ có
thẩm quyền ở tuyến cơ sở còn chủ quan, thiếu tinh thần trách nhiệm: bỏ qua
những thủ tục bắt buộc để làm qua loa, nhanh gọn, làm mất đi tính trang trọng
và ý nghĩa thiết thực của việc kết hôn.
Thứ hai, về ghi chép trong sổ sách hộ tịch, còn nhiều trường hợp ghi
không đủ nội dung, dữ kiện trong mẫu giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch có sẵn như:
nơi sinh trong giấy khai sinh chỉ ghi địa danh xã, còn viết tắt; trong sổ hộ tịch thì
23


không ghi tên, chức vụ của người ký cấp giấy tờ hộ tịch, họ tên, chữ ký của cán
bộ tư pháp hộ tịch và không có chữ ký của người đi khai sinh; cột ghi chú không
ghi đăng ký quá hạn, đăng ký lại, ghi chưa chính xác về quan hệ giữa người đi
khai với người được đăng ký sự kiện hộ tịch; sử dụng nhiều màu mực cho một
sự kiện đăng ký hộ tịch, khi tẩy xóa, sửa chữa không thực hiện việc ghi chú và
đóng dấu theo đúng nguyên tắc quy định tại Điều 69 Nghị định 158. . .; giữa
giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch không trùng khớp về nội dung đăng ký hộ tịch.
Cán bộ hộ tịch không ký và ghi rõ họ tên vào trong Sổ hộ tịch. Khi xác
nhận nội dung trong giấy tờ hộ tịch như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, tờ
khai đăng ký kết hôn.. không ghi rõ chức danh của người ký cấp giấy xác nhận
mà chỉ có chữ ký và đóng dấu. Một số trường hợp đăng ký lại việc sinh không
có xác nhận của Uỷ ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây về việc sổ
hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng
được.
Thứ ba, về lưu trữ sổ sách hộ tịch, việc lưu trữ chưa khoa học, không lưu
riêng biệt từng trường hợp đăng ký hộ tịch, loại việc đăng ký hộ tịch; một số
trường hợp chỉ lưu bản phô tô Quyết định cho phép thay đổi cải chính hộ tịch,

xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ
tịch...việc này cần lưu giấy tờ, hồ sơ riêng biệt từng trường hợp đăng ký và đánh
số đúng theo số đăng ký trong sổ đăng ký hộ tịch để tiện lợi cho việc quản lý.
Thứ tư, thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch, đăng ký sự kiện hộ tịch chỉ
dựa vào lời khai của người đi khai mà không yêu cầu cung cấp đủ giấy tờ theo
qui định để chứng minh sự kiện hộ tịch là có thật.
Có những trường hợp phức tạp, do quen biết, sợ dân phản ánh nên không
đi thực tế xác minh làm rõ mà vẫn ký cấp, suy cho cùng đã làm hợp thức hóa cái
sai của họ thành cái đúng; khi giải quyết hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch cán bộ
Tư pháp chưa kiểm tra, xem xét kỹ các hồ sơ xin thay đổi, cải chính hộ tịch đã
trình Chủ tịch ký Quyết định cho phép thay đổi, nhất là những trường hợp cải
chính năm sinh dẫn đến công dân lợi dụng việc cải chính để hợp thức hóa giấy
24


tờ cá nhân vì mục đích khác.
7.2 Nguyên nhân
Những hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân sau:
Một là, nguyên nhân từ hệ thống pháp luật về hộ tịch: không đồng bộ về
cấp độ giữa văn bản pháp luật về hộ tịch với văn bản pháp luật khác có liên quan
đến lĩnh vực hộ tịch
Hiện tại, trong hệ thống các văn bản pháp luật có liên quan đến lĩnh vực
nhân thân con người thì văn bản điều chỉnh trực tiếp chỉ ban hành dừng ở cấp độ
Nghị định còn một số lĩnh vực khác liên quan đến quản lý con người ( có liên
quan mật thiết tới lĩnh vực hộ tịch) hầu hết ban hành ở cấp độ luật như : Luật
Nuôi con nuôi, Luật Quốc tịch, Luật Lý lịch tư pháp, Luật Cư trú...chính từ sự
không cân bằng về cấp độ văn bản (giữa một bên là các quy định của luật, với
một bên là các quy định của nghị định) đã dẫn đến việc làm giảm hiệu lực thi
hành của các văn bản pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch. Thậm chí, có văn bản ở
cấp độ ngành có liên quan đến lĩnh vực hộ tịch mà có quy định khác với các văn

bản pháp luật về hộ tịch, thì các quy định của pháp luật về hộ tịch trong trường
hợp này cũng không thực hiện, mà chỉ được thực hiện theo quy định riêng của
ngành đó.
Sổ đăng ký hộ tịch hiện đang lưu trữ ghi chép không đầy đủ, rõ ràng,
thiếu nhiều nội dung như: mục phần khai về cha mẹ trong sổ đăng ký khai sinh
có đơn vị chỉ ghi về cha hoặc mẹ; cấp giấy khai sinh không ghi số, quyển số
hoặc cấp bản chính nhưng không vào sổ hộ tịch. Số gốc và bản chính giấy khai
sinh không trùng nhau…
Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân có nhiều nơi
tạm trú khác nhau còn gặp nhiều khó khăn do không đủ điều kiện, thời gian để
xác minh.
Hai là, những nguyên nhân từ sự yếu kém trong năng lực quản lý về đăng
ký, quản lý hộ tịch

25