nghiên cứu về hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán của việt nam

MỤC LỤC

1


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

–
–
–
–
–
–
–
–
–
–

PMKT: phần mềm kế toán
GTGT: thuế giá trị gia tang
VAT: thuế giá trị gia tăng
TSCĐ: tài sản cố định
CCDC: công cụ dụng cụ
BTC: bộ Tài Chính
HCSN: hành chính sự nghiệp
CSDL: cơ sở dữ liệu
TNHH: trách nhiệm hữu hạn
TTĐB: tiêu thụ đặc biệt.

-

2


LỜI MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài
- Trong nền kinh tế hiện nay, công nghệ thông tin rất phát triển, là một
trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển. Chỉ thị số 58-CT/TƯ ngày
17/10/2000 của Bộ Chính Trị đã khẳng định : “Công nghệ thông tin là một trong
các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ
cao khác đang làm biến đổi đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện
đại”.
- Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính được các
chuyên gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực. Trong đó,lĩnh vực kế
toán là một trong các lĩnh vực thông thường được ưu tiên để tin học hóa nhiều
nhất.
- Kế toán là một công cụ rất quan trong, không thể thiếu đối với một tổ chức.
Người kế toán là người nắm giữ và phân tích hoạt động tài chính của doanh
nghiệp.
-Sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp cho kế toán viên chuyển dần
từ cập nhật thủ công sang sử dụng tin học hóa công tác kế toán, và hiện nay phổ
biến là thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán, giảm thiểu chi phí đem lại lợi
nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.
- Phần mềm kế toán là sản phẩm của ứng dụng công nghệ thông tin, giúp
việc xử lý công việc của kế toán được nhanh chóng, từ đó cho ra các báo cáo kế
toán cần thiết đáp ứng các yêu cầu của nhà quản lý một cách chính xác.
- Phần mềm kế toán không chỉ giải quyết về mặt phương pháp kế toán mà
còn giải quyết liên quan hàng loạt vấn đề như thu thập, xử lý, kiểm soát, bảo mật,
tuân thủ các quy định Nhà nước.
3

-Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm của các hãng sản xuất khác
nhau, cả trong nước và nước ngoài. Do thiếu định hướng nên không ít nhà sản xuất
phần mềm lúng túng không chọn lựa được chiến lược phát triển phù hợp, đối với
doanh nghiệp sử dụng phần mềm thì không tìm được phần mềm thích hợp phục vụ
cho nhu cầu thông tin quản lý.
Nguyên nhân: Từ trước tới nay do chưa có những quy định để thẩm
định chất lượng sản phẩm phần mềm kế toán, vấn đề này cũng chưa có cơ quan
nào đứng ra để kiểm chứng thông tin đó. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn
đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam hiện nay là vấn đề cần thiết nhằm
thiết kế, xây dựng và lựa chọn phần mềm kế toán. Ngoài ra, nó còn cung cấp một
cơ sở lý luận quan trọng cho việc phát triển và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán,
đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình phát triển nền kinh tế.
2. Mục đích nghiên cứu của luận văn
Mục đích của luận văn là nghiên cứu về hệ thống tiêu chí đánh giá
chất lượng phần mềm kế toán của Việt Nam, để từ đó giúp cho các doanh nghiệp
Việt Nam có được những căn cứ để lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán phù hợp
với mục đích sử dụng cũng như nhu cầu của doanh nghiệp mình. Đồng thời luận
văn đề xuất ra một số biện pháp tổ chức thiết kế, xây dựng PMKT để giúp cho
những doanh nghiệp sản xuất PMKT có được những lý luận cơ bản để sản xuất ra
những PMKT có chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Với mục đích trên, phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào những
vấn đề:
-

Lý luận tổng quan về phần mềm kế toán, lịch sử hình thành và phát triển của phần

-

mềm kế toán.
Chất lượng phần mềm kế toán
Tiêu chuẩn về việc sử dụng phần mềm kế toán ở Việt Nam.
4


-

Khảo sát thực tế việc thiết kế phần mềm kế toán của 1 số doanh nghiệp tại Việt

-

Nam.
Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán.
Giải pháp thiết kế, lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng tôi chỉ đề cập đến lý luận,
phương pháp tổ chức khảo sát, phân tích, thiết kế phần mềm kế toán, không đề cập
đến giải thuật, thuật toán hay lập trình phần mềm kế toán.
3. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu chủ yếu là vận dụng phương pháp thống kê,
so sánh, phân tích và tổng hợp. Thu thập các thông tin liên quan đến đề tài trên cơ
sở lý thuyết gắn liền với thực tiễn.
Với những thông tin thu thập, thống kê được qua nghiên cứu, khảo sát
một số phần mềm kế toán đang được sử dụng trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp, công ty xây lắp, công ty thương mại, dịch vụ…Sử dụng các tiêu chí đánh
giá kinh tế, hiệu lực, hiệu quả để tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng về tình
hình chất lượng của các loại phần mềm kế toán đang được sử dụng trên thị trường.
Từ đó chỉ ra những hạn chế còn tồn tại, thảo luận và đề xuất những giải pháp hoàn
thiện hơn.

5


4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Luận văn đã cung cấp những lý luận khoa học về hệ thống tiêu chuẩn
đánh giá chất lượng phần mềm kế toán và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá
chất lượng phần mềm kế toán áp dụng trong thực tế bao gồm:
-

Hệ thống hóa lý luận về chất lượng phần mềm kế toán
Cung cấp kết quả khảo sát và đánh giá thực trạng của phần mềm kế toán đã được

-

thiết kế và sử dụng trên thị trường Việt Nam
Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán trên thế giới và so sánh

-

với Việt Nam
Đề xuất hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam.
Ngoài ra, luận văn còn cung cấp cho các chuyên gia tin học những cơ sở lý
luận về kế toán cần thiết để hiểu biết về kế toán và quản lý toàn diện hệ thống đối
với người làm kế toán, các nhà quản lý doanh nghiệp…
5. Kết cấu luận văn
Chương 1 : Tổng quan về phần mềm kế toán
Chương 2 : Thực trạng về việc sử dụng cũng như chất lượng của một số
phần mềm kế toán.
Chương 3 : Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán
Chương 4 : Tình hình ứng dụng của các tiêu chí đánh giá phần mềm kế toán

trong các doanh nghiệp hiện nay.
Chương 5 : Các giải pháp đề xuất về việc lựa chọn sử dụng, thiết kế phần
mềm kế toán.

6


Chương 1: Một số vấn đề về phần mềm kế toán và chất
lượng phần mềm kế toán

1.1. Phần mềm kế toán và tổ chức dữ liệu kế toán
1.1.1. Phần mềm kế toán và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán
1.1.1.1. Khái niệm và phân loại phần mềm kếtoán
a. Khái niệm phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin
kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ,
xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra
sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
Phần mềm kế toán có thể được phát triển, thiết lập ngay chính công ty hay
tổ chức sử dụng nó, có thể được mua từ một bên thứ ba, hoặc có thể là một sự kết
hợp của một gói phần mềm của bên thứ ba với yêu cầu sửa đổi của tổ chức, cá
nhân sử dụng. Có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau về độ phức tạp và chi phí
của nó.
b. Phân loại phần mềm kế toán.
Hình thức của sản phẩm phần mềm được chào bán trên thị trường bởi nhà
cung cấp phần mềm, người ta có thể chia phần mềm kế toán làm 2 loại:

-

Phần mềm đóng gói:

Khái niệm: Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn,
đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và
bộ đĩa cài phần mềm. Phần mềm kế toán dạng này thường được bán rộng rãi và

•

phổ biến.
Ưu điểm, nhược điểm:
Ưu điểm:
7


•

-

+ Giá thành rẻ
+ Tính ổn định cao
+ Nâng cấp, cập nhật nhanh
+ Chi phí triển khai rẻ
+ Thời gian triển khai ngắn, dễ dàng
Nhược điểm: + Không đáp ứng yêu cầu đặc thù.
Phần mềm đặt hàng:
Khái niệm: Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần
mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp
trong cùng một tập đoàn và hệ thống theo đơn đặt hàng. Trong trường hợp này nhà
cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà cung cấp dịch vụ
phát triển sản phẩm trên những yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại phần mềm

•

•

này là không phổ biến và có giá thành rất cao.
Ưu điểm, nhược điểm:
Ưu điểm: Đáp ứng yêu cầu đặc thù, cụ thể
Nhược điểm:
+ Chi phí cao
+ Khó cập nhật và nâng cấp
+ Tính ổn định kém
+ Tính rủi ro cao
1.1.1.3. Tính ưu việt và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán
a. Tính ưu việt của phần mềm kế toán.
- Tính chính xác :
+ Do dữ liệu tính toán để kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn
duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần
mềm kế toán mang tính nhất quán cao.
+ Với sự hỗ trợ của của phần mềm kế toán thì người sử dụng có thể
giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách , báo cáo từ vài
ngày xuống chỉ còn vài phút.
- Tính hiệu quả :

8


+ Với khả năng cung cấp thông tin kế toán tài chính và quản trị một cách đa
chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh
hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn.
+ Phần mềm kế toán do tự động hoá hoàn thành các công đoạn lưu trữ, tính
toán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian , chính
điều này đã tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.

- Tính chuyên nghiệp:
+ Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán , toàn bộ hệ thống báo cáo, sổ sách
kế toán của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xoá), đẹp và nhất quán
theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính
chuyên nghiệp của mình với khách hàng , đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính ,
kiểm toán và các nhà đầu tư khi đọc báo cáo tài chính

→

Đây là yếu tố có giá trị

khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình.
- Tính cộng tác :
+ Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế
toán từ mua hàng, bán hàng , thu, chi,… cho tới lương, tài sản cố định và cho phép
nhiều người làm kế toán cùng làm việc này với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán.
+ Trong môi trường làm việc trên thì số liệu đầu ra của người này có thể là
số liệu đầu vào của người kia và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra
một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hoá làm việc cộng tác
và cũng biến đổi cả văn hoá làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên
nghiệp và tích cực hơn.
b. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán.
Với đặc điểm nhanh chóng, kịp thời và có thểkiết xuất sốliệu một cách chính
xác nhanh chóng ở bất kỳlúc nào có yêu cầu,phần mềm kế toán đã hoàn toàn khắc
phục yếu điểm so với kếtoán thủcông trước kia, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao
cho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo và hoạt động của đơn vị. Đồng thời,
9


phần mềm kếtoán có thểloại bỏ hầu hết những sai sót do chủ quan của con người

trong quá trình ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, do đó nó phản ánh được
những số liệu kế toán khách quan và trung thực hơn.
Các nghiệp vụ kế toán ngày càng đa dạng phong phú và phức tạp hơn,
nhưng với phần mềm kế toán, việc phát sinh các nghiệp vụ mới, các hạch toán
phức tạp... đều được giải quyết một cách dễ dàng, chuẩn xác.
Các phần mềm kế toán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy trì
hoạt động cho “bộnão tài chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng để phục vụ
các nhu cầu quản lý kế toán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết và chính xác,
báo cáo số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, liệt kê danh sách khách hàng và
các mối quan hệ với công ty…
Lợi ích của phần mềm kế toán:
•
•

Đối với đơn vị hành chinh sự nghiệp:
+ Đối với kế toán viên:
Không phải thực hiện việc ghi chép , tính toán bằng tay.
Không yêu cầu phải nắm rõ từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững những
quy trình hạch toán kế toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất
hữu ích với kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ kế toán.
+ Đối với kế toán trưởng:

•

Tiế kiệm thời gian trong việc tổng hợp, so sánh, đối chiếu các sổ sách,báo cáo kế

•

toán.
Cung cấp tức thì được bất kì số liệu và báo cáo kế toán nào, tại bất kì thời điểm

nào cho người quản lí khi được yêu cầu.
+ Đối với giám đốc tài chính:

•

Cung cấp các báo cáo phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo

•

nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng.
Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch tài chính của doanh nghiệp một ách chính
xác và nhanh chóng.
10


+ Đối với giám đốc điều hành:
•

Có được đầy đủ thông tin tài chính – kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để
phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh

•

một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.
Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường tính chuyên nghiệp của đội ngũ
nhân sự, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu
tư.
- Đối với cơ quan thuế, kiểm toán: Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng
từ, sổ sách kế toán tại các doanh nghiệp.
1.1.2. Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán.

Trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác hạch toán kế toán tại
doanh nghiệp, thì việc tổ chức dữ liệu kế toán có những điểm khác biệt so với hạch
toán thủ công.
a. Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào
Đây là bước thu thập ban đầu về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Trong công đoạn này, từ các chứng từ gốc đã kiểm tra xong, người sử
dụng tiến hành phân tích, phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt
động kinh tế sau đó nhập liệu vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm
cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong
máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
b. Công đoạn 2: Xử lý
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông
tin tài chính kết oán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn
1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.
Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng
từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích
lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan,
11


đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối
của từng tài khoản.
c. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự
động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân
tích,... Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,…
để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ
thống phần mềm khác.
Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng
phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo

nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.
1.2. Chất lượng phần mềm kế toán
1.2.1. Chất lượng
1.2.1.1. Khái niệm
Chất lượng không tự sinh ra; chất lượng không phải là một kết qủa ngẫu
nhiên, nó là kết qủa của sự tác động của hàng loạt yếu tố có liên quan chặt chẽ với
nhau. Trong dự thảo DIS 9000:2000, Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO đã
đưa ra định nghĩa sau:
“Chất lượng là khả năng của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ
thống hay qúa trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên
quan".
1.2.1.2. Đặc điểm của chất lượng
- Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu. Nếu một sản phầm vì lý do
nào đó mà không được nhu cầu chấp nhận thì phải bị coi là có chất lượng kém, cho
dù trình độ công nghệ để chế tạo ra sản phẩm đó có thể rất hiện đại. Đây là một kết
12


luận then chốt và là cơ sở để các nhà chất lượng định ra chính sách, chiến lược
kinh doanh của mình.
- Do chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn luôn
biến động nên chất lượng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, không gian,
điều kiện sử dụng.
- Khi đánh giá chất lượng của một đối tượng, ta phải xét và chỉ xét đến mọi
đặc tính của đối tượng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể. Các
nhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan, ví dụ
như các yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu của cộng đồng xã hội.
- Nhu cầu có thể được công bố rõ ràng dưới dạng các qui định, tiêu chuẩn
nhưng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, người sử dụng chỉ có thể
cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện được trong chúng trong quá trình sử

dụng.
- Chất lượng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà ta vẫn
hiểu hàng ngày. Chất lượng có thể áp dụng cho một hệ thống, một quá trình.
1.2.2. Đánh giá chất lượng
Hiện nay , tại Việt Nam, cả nhà sản xuất lẫn người tiêu dùng đều thiếu
thông tin và kiến thức về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng nói chung và chất lượng
phần mềm nói riêng. Vì vậy , việc sản xuất định giá và tiêu thụ sản phẩm đều thiếu
tính khoa học, gây ảnh hưởng đến việc sản xuất cũng như đầu tư ứng dụng. Mặt
khác, nhiều nhà đầu tư nước ngoài cũng rất phân vân khi mua hay đặt hàng doanh
nghiệp Việt Nam gia công phần mềm vì không an tâm về chất lượng sản phẩm.

13


Để đánh giá được chất lượng thì cần phải xây dựng các tiêu chí về chất
lượng cho chính sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cần đánh giá. Căn cứ vào các tiêu
chí đề ra người ta xác định chất lượng theo từng mức độ , từng cấp bậc .
1.2.3. Chất lượng phần mềm kế toán
Chất lượng phần mềm đang là vấn đề làm đau đầu cả giới sản xuất và
ứng dụng. Cùng với sự tăng trưởng mạnh của ngành phần mềm Việt Nam thì chất
lượng phần mềm cần dành được sự quan tâm đặc biệt.
Một phần mềm có chất lượng là phần mềm thỏa mãn được yêu cầu của
người dùng. Chất lượng phần mềm nói chung là một khái niệm trừu tượng bao
gồm sự mong đợi của con người.
Các yêu cầu cho chất lượng sản phẩm phần mềm sẽ bao gồm các tiêu
chí đánh giá chất lượng trong, chất lượng ngoài và chất lượng sử dụng, để đáp ứng
yêu cầu của người sử dụng, người bảo dưỡng, tổ chức sử dụng và người dùng cuối.
Chuẩn ISO 9126 (tiêu chuẩn quốc tế đánh giá phần mềm) được đưa ra
vào năm 1991 quy định các đặc tính về chất lượng phần mềm. Có 6 đặc tính lớn và
được thể hiện thông qua 21 đặc tính con. Phần mềm kế toán cũng là một phần mềm

nói chung, nên về cơ bản phần mềm kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu sau
đây để làm căn cứ đánh giá:
-Tính năng : Một chuỗi các tính năng mà có liên quan đến sự tồn tại của
hàng loạt các chức năng và những thuộc tính cụ thể của nó. Những chức năng này
làm thoả mãn cả nhưng nhu cầu đã xác định hoặc tiềm năng:
•

Phù hợp

•

Đúng đắn

•

Liên kết tốt giữa con người, dữ liệu và hệ thống

•

Làm đúng theo yêu cầu.
14


•

Tính bảo mật
-Độ tin cậy: Một chuỗi các tính năng có liên quan đến khả năng duy trì mức
độ thực hiện của phần mềm trong những điều kiện đã định trong một khoảng thời
gian nhất định:

•

Xử lý tin cậy

•

Khả năng khôi phục dữ liệu

•

Khả năng tìm lỗi, báo lỗi
-Sự tiện lợi: Một chuỗi các tính năng có liên quan đến những nỗ lực cần
thiết cho việc sử dụng và có liên quan đến những đánh giá mang tính cá nhân đối
với việc sử dụng của hàng loạt người dùng đã định hay tiềm năng:

•

Dễ học thuộc, dễ hiểu, dễ thành thạo, dễ sử dụng
-Tính hiệu quả:

Những tính năng mà có liên quan đến mối quan hệ giữa

mức độ thực hiện của phần mềm và khối lượng tài nguyên được sử dụng trong
những điều kiện nhất định:
•

Quản lý thời gian

•

Quản lý nguồn tài nguyên
-Khả năng bảo hành bảo trì: Những tính năng mà có liên quan đến những
nỗ lực cần thiết cho việc tạo ra những biến đổi cụ thể.

•

Chạy ổn định.

•

Có khả năng phân tích dữ liệu.

•

Có khả năng thay đổi phù hợp.

•

Có khả năng kiểm tra.
-Tính khả chuyển:

Những tính năng mà có liên quan đến khả năng chuyển

rời phần mềm từ nơi này đến nơi khác:
15


•

Khả năng cài đặt.

•

Khả năng thay thế, cập nhật và nâng cấp.

•

Khả năng thích hợp với nhiều cấu hình máy tính.
1.3. Các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán việt nam
1.3.1. Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán
Điều kiện áp dụng là những yêu cầu về cơ sở vật chất, quy chế kiểm soát, bộ
máy tổ chức, con người để thực hiện công việc kế toán bằng phần mềm kể toán tại
đơn vị.
Các đơn vị sử dụng và sản xuất phần mềm kế toán, phải đảm bảo các điều
kiện tiêu chuẩn theo quy định tại thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài Chính ,
hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế
toán như sau:
1.3.1.1. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật
Đơn vị kế toán phả căn cứ vào tổ chức hoạt động sản xuất , kinh doanh và
yêu cầu quản lý chung, từng phần hành, từng bộ phận cụ thể của đơn vị mình để
lựa chon phần mềm kế toán phù hợp. Phần mềm được lựa chọn phải đảm bảo tiêu
chuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Đơn vị kế toán phải trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu
cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế
toán.
Đơn vị kế toán được vận hành thử nghiệm trước khi áp dụng chính thức
phần mềm kế toán nhưng việc thử nghiệm phải được tiến hành song song với việc
ghi sổ bằng tay( trường hợp đơn vị chưa áp dụng phần mềm kế toán) hoặc thực
hiện song song với phần mềm kế toán mà đơn vị đang áp dụng ( trường hợp đơn vị
đã áp dụng phần mềm kế toán). Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán

16


đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì
đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy
vi tính theo các yêu cầu: quản lý máy chủ ( nếu có ); quản lý dữ liệu; kiểm tra,
kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao, lưu dữ
liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu; phân định chức
năng của từng người trong bộ máy kế toán.
1.3.1.2. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán
Đơn vị kế toán phải lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình
độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, trình độ sử dụng máy vi tính đáp ứng yêu cầu
sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Đơn vị kế toán phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu trong công
việc: lập chứng từ cho máy; kiểm tra việc nhập số liệu cho máy; thực hiện các thao
tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế
toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán.
Đơn vị kế toán phải quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên
máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành
quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy
định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
1.3.1.3. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán
Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc ( Công ty, Tổng
công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính
hợp nhất cần chỉ đạo các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán đảm
bảo thuận tiện cho việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.

17

1.3.2. Điều kiện của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh
rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư
103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể
kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn
giản.
Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải
được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công
việc kế toán của một năm tài chính.
1.3.3. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán
Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc
hoặc hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sở
cho các đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản xuất
phần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán.
1.3.3.1. Tuân thủ các quy định của nhà nước về chế độ kế toán
Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các yêu cầu
của pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau:
Đối với chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm kế toán
phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán
và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện
hành. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán
được lập trên máy vi tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ
kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng mẫu quy định. Chứng từ kế toán điện tử được
sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về
chứng từ kế toán và các quy định riêng về chứng từ điện tử.
18

Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng
trong phần mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành
phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài
khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống
nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin
của ngành và đơn vị.
Đối với hệ thống sổ kế toán:
Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đảm bảo
các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán
với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội
dung chủ yếu theo quy định về sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số
liệu được phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã
được truy cập; đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác.
Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu
quản lý của đơn vị.
Đối với báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải
đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các chỉ tiêu theo quy định của
chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực. Việc mã hoá các chỉ tiêu báo
cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa
các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan.
Chữ số và chữ viết trong kế toán:
Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao diện của phần mềm và khi in ra
phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán cần sử
dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc

19

phiên bản song song bằng tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản
tiếng Việt. Giao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm.
In và lưu trữ tài liệu kế toán:
Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp
lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và
số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời
hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được thực hiện theo quy định về thời hạn lưu
trữ tài liệu kế toán hiện hành. Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo
các điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.
1.3.3.2. Đảm bảo khả năng năng cấp sửa đổi
Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổ
sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một
số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt các chứng
từ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạch
toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể bỏ bớt các tài
khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung,
cách ghi chép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo
tính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác. Có thể loại bỏ bớt sổ kế toán
không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bày
báo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt báo cáo tài
chính không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

20

1.3.3.3. Đảm bảo tự động xử lý thông tin
Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán
cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy định
hiện hành.
Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán.
Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ
liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.
1.3.3.4. Đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu
Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm: Kế
toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán. Mỗi vị trí được phân
công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có
trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kế
toán của đơn vị, nếu không được người có trách nhiệm đồng ý.
Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức, như: Thời
gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào
hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó,...
Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu
kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương pháp
sửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới được
quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ
thống.
Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trường
hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.

21


1.4. Chức năng cơ bản của phần mềm kế toán
1.4.1. Quản lý tài chính
1.4.1.1. Kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi NH, tiền vay)

Theo dõi thu, chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại
các ngân hàng theo nhiều loại tiền tệ VNĐ, USD, EUR, JPY, ... Lập và in phiếu
thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi từ máy tính. Tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷ
giá ngoại tệ. Thanh toán chi tiết cho các hóa đơn mua hàng, thu tiền hàng, đối trừ
công nợ.
1.4.1.2. Kế toán công nợ phải thu
Nhận số liệu phát sinh công nợ phải thu từ phân hệ quản lý bán hàng. Quản
lý công nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, nhóm khách hàng, từng hóa đơn,
thương vụ, hợp đồng, theo cán bộ kinh doanh quản lý. Quản lý công nợ phải thu
theo hạn thanh toán, quy định và quản lý công nợ theo hạn mức về giá trị và thời
gian nợ.
1.4.1.3.Kế toán công nợ phải trả
Nhận số liệu phát sinh công nợ phải trả từ phân hệ quản lý mua hàng. Quản
lý công nợ phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp, từng hóa đơn, thương vụ, hợp
đồng. Quản lý công nợ phải trả theo hạn thanh toán, ...
1.4.1.4. Kế toán tổng hợp
Liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ kế toán chi tiết: Vốn bằng tiền, công nợ
phải thu, công nợ phải trả, chi phí giá thành, tài sản cố định, bán hàng, mua hàng,
tồn kho. Là nơi tập hợp các dữ liệu để lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính,
báo cáo thuế.
Ngoài các dữ liệu nhận từ các phân hệ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp còn
tạo ra các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh tự động, bút toán khóa sổ để lên
các sổ sách, báo cáo theo chế độ kế toán.
22


1.4.1.5. Báo cáo thuế (mới nhất)
Tính và theo dõi các khoản thuế và nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
Chương trình tự động kê khai thuế đầu vào, đầu ra ngay khi lập chứng từ tại các
phân hệ kế toán, đồng thời có chức năng kê khai bổ sung và điều chỉnh thuế đầu

vào, đầu ra. 3S Accounting luôn cập nhật các chính sách và biểu mẫu thuế mới
nhất.
1.4.1.6. Báo cáo tài chính (mới nhất)
Bảng cân đối phát sinh các tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả
kinh doanh: Lãi/lỗi, Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước; Thuế
GTGT được khấu trừ, hoàn lại, miễn giảm; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo pp
trực tiếp & gián tiếp), Thuyết minh báo cáo tài chính.
1.4.2. Kế toán chi phí và tính giá thành
Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho từng sản phẩm, công trình hoặc nhóm
sản phẩm, nhóm công trình, ... theo từng giai đoạn.
Khai báo giá thành kế hoạch, giá thành định mức, so sánh giá thành thực tế
với giá thành kế hoạch, giá thành định mức để từ đó có được những phân tích sắc
bén làm cơ sở để đề ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả
hơn.
Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí. Cho phép phân bổ chi phí chung theo
nhiều tiêu thức.
Tính giá thành theo nhiều phương pháp: Phương pháp trực tiếp, định mức,
hệ số, hoàn nguyên, phân bước, hỗn hợp.
1.4.3. Quản lý mua hàng
Quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về số lượng, giá trị hàng nhập, hàng
xuất trả lại nhà cung cấp, tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua cho

23


từng mặt hàng. Kê khai và theo dõi thuế GTGT đầu vào, thuế nhập khẩu trên hóa
đơn mua hàng.
1.4.4. Quản lý bán hàng
Quản lý và theo dõi tình hình bán hàng về số lượng và giá trị, cho phép in
hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn VAT trực tiếp từ máy tính. Cho phép quản lý và hạch

toán thuận lợi hàng bán bị trả lại.
Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu
ra cũng như các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều cách
khác nhau.
1.4.5. Quản lý hàng tồn kho
Quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vật tư cả về số lượng và giá trị đồng
thời nhận số liệu từ phân hệ quản lý mua hàng và quản lý bán hàng từ đó đưa ra
thông tin chính xác để kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho, mức tồn kho tối thiểu, tối
đa và tồn theo từng phiếu nhập.
1.4.6. Quản lý tài sản cố định – công cụ dụng cụ
Theo dõi tăng giảm tài sản theo từng nhóm, bộ phận sử dụng, nguồn vốn
hình thành, đối tượng sử dụng, quá trình luân chuyển tài sản qua các thời kỳ.
Tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn, mục đích sử
dụng, bộ phận sử dụng. Cho phép điều chỉnh giá trị khấu hao một cách linh động
cho phù hợp với yêu cầu quản lý, sản xuất.
Cho phép tính khấu hao theo đường thẳng và giảm dần. Hỗ trợ kiểm kê chi
tiết tài sản theo từng nhóm, loại và đối tượng sử dụng.
Cho phép quản lý và phân bổ dần giá trị CCDC vào chi phí từ tài khoản 142,
242 và báo cáo về tình hình phân bổ.

24


1.4.7.Quản trị hệ thống
Là phân hệ khai báo và quản lý các tham số hệ thống, quản lý và bảo trì số
liệu, khai báo và quản lý người sử dụng. Cho phép dễ dàng khai báo, thiết lập các
tham số hệ thống của phần mềm cho phù hợp với yêu cầu. Tính năng bảo mật cho
phép khai báo và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng, danh mục,
chức từ, từng thao tác trên chứng từ cho từng người sử dụng.
Chức năng Bảo trì và kiểm tra số liệu tự động tìm kiếm và sửa lỗi dữ liệu

giúp cho người dùng khắc phục được những sai sót trong quá trình thao tác.
Cho phép kết xuất dữ liệu vào/ra, truyền/nhận và tổng hợp số liệu từ các chi
nhánh, đơn vị thành viên với số liệu tại Trụ sở chính để lên báo cáo tổng hợp cho
toàn Công ty.
Tự động sao lưu dữ liệu theo lịch, kết xuất dữ liệu ra Excel, Word, file DBF
và nhiều tiện ích khác.

25