các chứng từ thường dùng trong kinh doanh quốc tế

Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

MỤC LỤC
CÁC CHỮ VIẾT TẮT ................................................................................................... 4
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 5

CHƯƠNG 1:
CÁC CHỨNG TỪ THƯỜNG DÙNG TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ
1. Tờ khai hải quan (Customs Declaration) ............................................................... 6
1.1.

Khái niệm ....................................................................................................... 6

1.2.

Công dụng ...................................................................................................... 7

1.3.

Yêu cầu về nội dung ....................................................................................... 7

1.4.

Những sai sót thường gặp ............................................................................... 7

1.5.

Cách khắc phục sai sót .................................................................................... 9

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I)................................................ 10
2.1.

Khái niệm ..................................................................................................... 10

2.2.

Công dụng của hóa đơn thương mại.............................................................. 10

2.3.

Phân loại hóa đơn ......................................................................................... 11

2.4.

Yêu cầu về nội dung của hóa đơn thương mại ............................................... 12

2.5.

Những sai sót thường gặp khi lập hóa đơn thương mại ................................. 13

2.6.

Cách khắc phục sai sót .................................................................................. 16

3. Vận đơn đường biển (Bill of Landing – B/L)....................................................... 16
3.1.

Khái niệm ..................................................................................................... 16

3.2.

Công dụng của vận đơn đường biển .............................................................. 17

3.3.

Phân loại vân đương đường biển ................................................................... 17

3.4.

Yêu cầu về nội dung của vận đơn đường biển ............................................... 19

3.5.

Những sai sót thường gặp khi lập vận đơn đường biển .................................. 21

3.6.

Cách khắc phục sai sót .................................................................................. 24

4. Chứng từ bảo hiểm .............................................................................................. 25
1

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

4.1.

Khái niệm ..................................................................................................... 25

4.2.

Chức năng của chứng từ bảo hiểm ................................................................ 25

4.3.

Phân loại chứng từ bảo hiểm ......................................................................... 26

4.4.

Yêu cầu về nội dung của chứng từ bảo hiểm ................................................. 26

4.5.

Những sai sót thường gặp khi lập chứng từ bảo hiểm.................................... 27

4.6.

Cách khắc phục sai sót .................................................................................. 27

5. Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, trọng lượng (Certificate of Quantity,
Quality, Weight) ........................................................................................................ 28
5.1.

Khái niệm ..................................................................................................... 28

5.2.

Chức năng của giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, trọng lượng .............. 28

5.3.

Những sai sót thường gặp khi lập .................................................................. 30

5.4.

Cách khắc phụ sai sót: .................................................................................. 31

6. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) ....................................... 32
6.1.

Khái niệm ..................................................................................................... 32

6.2.

Công dụng của giấy chứng nhận xuất xứ: ..................................................... 32

6.3.

Phân loại giấy chứng nhận xuất xứ ............................................................... 32

6.4.

Yêu cầu về nội dung của giấy chứng nhận xuất xứ........................................ 33

6.5.

Những sai sót thường gặp khi lập giấy chứng nhận xuất xứ .......................... 35

6.6.

Cách khắc phục sai sót .................................................................................. 36

7. Giấy chứng nhận kiểm dịch ................................................................................. 36
7.1.

Khái niệm ..................................................................................................... 36

7.2.

Chức năng của giấy chứng nhận kiểm dịch ................................................... 36

7.3.

Phân loại và yêu cầu về nội dung .................................................................. 36

7.4.

Những sai sót thường gặp khi lập giấy chứng nhận kiểm dịch....................... 37

7.5.

Cách khắc phục sai sót: ................................................................................. 37

8. Phiếu đóng gói (Packing list)............................................................................... 37
8.1.

Khái niệm ..................................................................................................... 37
2

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

8.2.

Công dụng của phiếu đóng gói ...................................................................... 37

8.3.

Phân loại phiếu đóng gói .............................................................................. 38

8.4.

Yêu cầu về nội dung của phiếu đóng gói ....................................................... 38

8.5.

Những sai sót thường gặp khi lập phiếu đóng gói ......................................... 39

8.6.

Cách khắc phục sai sót .................................................................................. 39

CHƯƠNG 2:
TÓM TẮT CÁC CHƯNG TỪ THƯỜNG DÙNG TRONG KINH DOANH
QUỐC TẾ
BẢNG TÓM TẮT CÁC LOẠI CHƯNG TỪ THƯỜNG DÙNG TRONG KINH DOANH
QUỐC TẾ ................................................................................................................... 41

CHƯƠNG 3: HỎI - ĐÁP
HỎI – ĐÁP VỀ CÁC CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN QUỐC TẾ .......................... 51
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 76
PHỤ LỤC 1 (Tờ khai hải quan)................................................................................. 172

PHỤ LỤC 2 (Hóa đơn thương mại) ......................................................................... 173
PHỤ LỤC 3 (Vận đơn đường biển) ........................................................................... 174
PHỤ LỤC 4 (Đơn bảo hiểm hàng hóa) ...................................................................... 175
PHỤ LỤC 5 (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa)..................................................... 176
PHỤ LỤC 6 (Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa) ................................................ 177
PHỤ LỤC 7 (Giấy chứng nhận số lượng và trọng lượng hàng hóa) ........................... 178
PHỤ LỤC 8 (Giấy chứng nhận kiểm dịch) ................................................................ 179
PHỤ LỤC 9 (Phiếu đóng gói hàng hóa) .................................................................... 180
PHỤC LỤC 10 (Quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan

điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại) .................................... 181

3

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

CÁC CHỮ VIẾT TẮT

B/L

:

Bill of Landing – Vận đơn đường biển

C/I

:

Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại

C/O

:

Certificate of Origin – Giấy chứng nhận xuất xứ

DN

:

Doanh nghiệp

L/C

:

Letter of Credit – Thư tín dụng

NK

:

Nhập khẩu

XK

:

Xuất khẩu

XNK :

Xuất nhập khẩu

4

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

LỜI MỞ ĐẦU
Hội nhập kinh tế quốc tế là xu hướng tất yếu và là một yêu cầu khách quan đối
với bất kỳ quốc gia nào trên thế giới trong quá trình phát triển của mình. Xu hướng
này ngày càng hình thành rõ rệt và nổi bật với hàng loạt các sự kiện mang các quốc gia
lại gần nhau hơn. ASEAN đã có đủ con số 10 thành viên, trong khi đó Nga cũng đã
chính thức gia nhập WTO, Eurozone ngày càng chứng tỏ sức mạnh của mình trên
trường quốc tế, hay APEC đã có những cái bắt tay chặt hơn trong các kỳ hội nghị
thượng đỉnh,… tất cả đã và đang trở thành một sân chơi chung cho tất cả các nước.
Trong nhiều năm qua, Việt Nam cùng với chính sách mở cửa nền kinh tế cũng đã
từng bước đi hoà nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Vì thế, các doanh nghiệp Việt Nam
ngày càng thiết lập được nhiều hơn các mối quan hệ với các doanh nghiệp khác trong
khu vực và trên thế giới, góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại phát triển mạnh mẽ
và đa dạng.
Là yếu tố quan trọng không thể thiếu được cho sự phát triển thương mại quốc tế,
thanh toán quốc tế đã không ngừng được đổi mới và hoàn thiện với các phương thức
thanh toán ngày càng an toàn và hiệu quả, đặc biệt là các phương thức thanh toán có
sử dụng bộ chứng từ. Tuy nhiên, trong thực tế, các rủi ro trong thanh toán là điều
không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và cũng không ít trường
hợp nguyên nhân xuất phát từ bộ chứng từ thanh toán không hoàn thiện, không trung
thực, giả mạo...Xác định được tầm quan trọng của bộ chứng từ thanh toán xuất nhập
khẩu, việc hoàn thiện công tác thiết lập và xuất trình bộ chứng từ để phòng ngừa, hạn
chế những rủi ro trong thanh toán đã trở nên nhu cầu bức thiết trong bối cảnh hiện nay
không chỉ đối với các doanh nghiệp mà còn cả đối với các tổ chức ngân hàng – người
trung gian giữa người mua và người bán.
Xuất phát từ sự quan tâm đó, nhóm quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu về các
chứng từ thường dùng trong kinh doanh quốc tế” làm đề tài nghiên cứu. Với lòng
say mê học hỏi cùng những kiến thức và sự hướng dẫn của tận tình của GS.TS. Võ
Thanh Thu – Giảng viên bộ môn Nghiệp vụ ngoại thương của lớp, nhóm mong muốn
trình bày một cái nhìn tổng thể về các chứng từ thường dùng trong hoạt động kinh
doanh quốc tế hiện nay. Tuy nhóm đã nỗ lực và cố gắng hết mình để hoàn thành tốt đề

tài này, nhưng do hạn chế về thời gian, tài liệu cũng như kiến thức nên đề tài sẽ khó
tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Mong nhận được sự quan tâm và đóng góp ý
kiến của cô cùng tất cả các bạn.
NHÓM SINH VIÊN THỰC HIỆN

5

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

CHƯƠNG 1:
CÁC CHỨNG TỪ THƯỜNG DÙNG TRONG KINH DOANH
QUỐC TẾ
1. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
1.1. Khái niệm
Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện phải kê khai về lô
hàng (hoặc phương tiện) và xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc
phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia. Thông lệ quốc tế cũng như pháp
luật Việt nam quy định việc khai báo hải quan là việc làm bắt buộc đối với phương
tiện xuất hoặc nhập qua cửa khẩu quốc gia. Mọi hành vi vi phạm như không khai báo
hoặc khai báo không trung thực đều bị cơ quan hải quan xử lý theo luật pháp hiện
hành.
Tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định. Trước đây viết tay theo mẫu in
sẵn. Nay hầu hết các Chi cục đã chuyển sang khai và nộp tờ khai theo hình thức hải
quan điện tử.
Tờ khai hải quan sẽ gồm cả phụ lục (nếu có nhiều mục hàng cần khai báo), và tờ

khai trị giá tính thuế (với hàng nhập khẩu bị phân luồng Vàng hoặc Đỏ).
Đến đầu năm 2014, về cơ bản, chủ yếu đang sử dụng tờ khai hải quan điện tử
theo mẫu in trực tiếp từ phần mềm hải quan.
Với tờ khai hàng phi mậu dịch, hiện vẫn đang sử dụng cách truyền thống. Người
khai phải mua tờ khai giấy tại chi cục hải quan, sau đó điền bằng tay vào các ô liên
quan để làm thủ tục.
Theo thông tư số 128/2013/BT-TTC có hiệu lực từ ngày 01/11/2013 quy định chi
tiết về địa điểm đăng ký tờ khai, điều kiện và thời điểm đăng ký tờ khai hải quan.
Theo đó, địa điểm đăng ký tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được
đăng ký tờ khai tại trụ sở chi cục hải quan hoặc chi cục hải quan ngoài cửa khẩu, cụ
thể:
 Đối với hàng hóa không được chuyển cửa khẩu thì phải đăng ký tờ khai hải
quan tại chi cục hải quan quản lý địa điểm lưu giữ hàng hoá tại cửa khẩu, cảng đích.
 Đối với hàng hóa được chuyển cửa khẩu thì được đăng ký tờ khai hải quan
tại chi cục hải quan quản lý địa điểm lưu giữ hàng hóa tại cửa khẩu hoặc chi cục hải
quan nơi hàng hóa được chuyển cửa khẩu đến.
6

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

 Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo một số loại hình cụ thể thì địa
điểm đăng ký tờ khai thực hiện theo từng loại hình tương ứng được hướng dẫn Thông
tư này.
Thời hạn khai báo và nộp tờ khai hải quan:
 Hàng hoá nhập khẩu được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng

hoá đến cửa khẩu.
 Hàng hoá xuất khẩu được thực hiện chậm nhất là 8 giờ trước khi phương tiện
vận tải xuất cảnh.
1.2. Công dụng
Giúp cơ quan hải quan sử dụng để kiểm tra giấy tờ và hàng hóa xuất nhập khẩu.
1.3. Yêu cầu về nội dung
Tờ khai hải quan thường là mẫu in sẵn của cơ quan hải quan, nội dung của tờ
khai hải quan gồm 2 mặt:
 Mặt trước:
-

Tên cơ quan xuất

-

Hình thức xuất

-

Cửa khẩu

-

Phương tiện vận tải

-

Số hiệu và ngày tháng của giấy phép xuất nhập khẩu

-

Các giấy tờ đính kèm

-

Chi tiết về hàng hóa

-

Số liệu của thống kê hải quan

 Mặt sau:
-

Tình hình và kết quả kiểm tra hàng hóa

-

Tình hình xếp hàng lên phương tiện vận tải

-

Hàng thực tế qua biên giới

1.4. Những sai sót thường gặp
7

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14

Các chứng từ kinh doanh quốc tế



GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

Sai sót trong khai báo

 Đối với hàng gia công, sản xuất xuất khẩu khi doanh nghiệp khai báo điện tử
thường khai sai một số thông tin về loại hình tờ khai, phương thức thanh toán, tên
hàng, trọng lượng… dẫn đến mất nhiều thời gian cho cả cơ quan Hải quan và DN
trong việc sửa chữa tờ khai. Đặc biệt, những trường hợp không thể sửa được trên hệ
thống, DN lại phải thực hiện khai báo lại, ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng
hóa.
 Bên cạnh đó, khi nộp hồ sơ đăng kí tờ khai NK, DN thường nộp vận đơn chỉ có
chữ kí của DN, không có chữ kí của người vận chuyển hoặc thuyền trưởng hoặc người
đại diện khác có thẩm quyền của người vận chuyển theo quy định tại Điều 87 Luật
Hàng hải.
 Các DN XK hàng qua đường hàng không hết sức lưu ý về trọng lượng hàng.
Trong thời qua, nhiều DN khi làm thủ tục XK hàng thường bị sai về trọng lượng giữa
khai báo và số lượng thực xuất, khi làm thủ tục tính phí với hãng tàu mới phát hiện
được, DN phải quay lại Hải quan nơi mở tờ khai để điều chỉnh, ảnh hưởng đến thời
gian thông quan hàng hóa.
 Lỗi DN thường gặp nhất trong thời gian qua là thông báo mã nguyên liệu không
đúng quy định, dẫn đến phát sinh vướng mắc về thanh khoản, chuyển tiếp nguyên phụ
liệu sang hợp đồng gia công mới…


Lỗi khi thanh khoản hàng gia công

 Theo lãnh đạo Chi cục Hải quan quản lí hàng đầu tư, nhiều DN khi nộp hồ sơ
thanh khoản theo kiểu nộp cho đúng ngày, nhưng hồ sơ thiếu rất nhiều chứng từ không
thể thanh khoản được. Khi nộp hồ sơ thanh khoản hàng gia công, DN phải nộp đủ các
bảng biểu quy định theo điều 21 Thông tư 117/TT-BTC của Bộ Tài chính và kèm cả
phương án giải quyết nguyên phụ liệu dư thừa
 Trên thực tế, phần lớn các DN có vốn đầu tư nước ngoài thuê dịch vụ thanh
khoản hợp đồng gia công, do vậy giám đốc DN thường giao khoán toàn bộ cho nhân
viên làm dịch vụ thanh khoản, mà không theo dõi công việc thực hiện thanh khoản của
người được thuê có đúng thời gian qui định không? Do đó khi có các phát sinh điều
chỉnh do số liệu không khớp giữa hồ sơ giấy DN nộp và hệ thống dữ liệu, như: đăng
ký nhầm định mức, mã hàng, đơn vị tính, số lượng,.. thường xử lý không kịp thời, mất
nhiều thời gian.
 Về phía nhân viên được thuê do nhận hồ sơ thanh khoản cùng lúc nhiều hợp
đồng của nhiều DN, nên đôi lúc thực hiện thanh khoản chậm trễ, kéo dài thời gian
thanh khoản. Chính vì thế, để đảm bảo tránh sai sót, chủ DN cần quan tâm và có chọn
lọc hơn khi giao hồ sơ cho nhân viên dịch vụ thanh khoản hợp đồng gia công, nhất là
khâu xử lý nguyên liệu dư để hoàn tất thanh khoản hợp đồng đúng qui định.
8

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

 Đối với việc thanh khoản, DN không để ý đến ngày chốt số liệu trên bảng thanh
khoản khi mở tờ khai chuyển tiếp nguyên phụ liệu dư và máy móc thiết bị hoặc đóng
thuế thường quá hạn 30 ngày, nên phải lập biên bản vi phạm. Việc thanh khoản không
đúng thời gian qui định không chỉ gây phiền phức cho DN do bị lập biên bản vi phạm

vì thanh khoản trẽ hạn, mà còn gây thêm việc cho cơ quan Hải quan vì phải đôn đốc
nhắc nhở DN nhiều lần, phải đi xác minh hoặc ấn định thuế.
 Chính vì vậy, lãnh đạo các DN cần quan tâm và chọn lọc đại lí khai thuê và
nhân viên giao nhận khi giao hồ sơ cho họ phụ trách khâu thanh khoản hợp đồng gia
công, nhất là khâu xử lí nguyên phụ liệu dư để hoàn tất thanh khoản hợp đồng đúng
thời gian quy định.
1.5. Cách khắc phục sai sót
Khi gặp phải sai sót, các cá nhận doanh nghiệp cần tiến hành lập thủ tục sửa chữa
tờ khai, khai bổ sung hồ sơ hải quan.
 Thực hiện bằng phương thức thủ công:
(1) Khai chính xác, trung thực, đầy đủ các yếu tố, căn cứ khai bổ sung trong văn
bản khai bổ sung.
(2) Tính số tiền thuế khai bổ sung, số tiền phạt chậm nộp (nếu có) phải nộp do
khai bổ sung.
(3) Nộp đủ hồ sơ cho cơ quan hải quan trong thời hạn được sửa chữa, khai bổ
sung theo quy định tại Điều 34 Luật Quản lý thuế, khoản 2 Điều 22 Luật Hải quan.
(4) Thực hiện thông báo của cơ quan hải quan trên văn bản sửa chữa, khai bổ
sung.
(5) Trường hợp khai bổ sung làm tăng số tiền thuế phải nộp, người nộp thuế phải
nộp đầy đủ, đúng thời hạn số tiền thuế, tiền phạt chậm nộp (nếu có) theo đúng quy
định.
(6) Trường hợp khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp, người nộp thuế có
quyền đề nghị cơ quan hải quan nơi khai bổ sung xử lý số tiền nộp thừa theo hướng
dẫn tại Điều 24 Thông tư 194/2010/TT-BTC.
 II. Thực hiện bằng phương thức điện tử:
(1) Khi sửa chữa, khai bổ sung, người khai hải quan tạo thông tin sửa chữa, bổ
sung trên Tờ khai hải quan điện tử, nêu rõ lý do sửa chữa, bổ sung.
(2) Gửi đến cơ quan hải quan.
9

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

(3) Nhận “Thông báo hướng dẫn làm thủ tục hải quan điện tử” và thực hiện các
yêu cầu tại thông báo hướng dẫn thủ tục hải quan.
(4) Trường hợp phải xuất trình, nộp bản giấy theo yêu cầu của các cơ quan có
thẩm quyền, tờ khai hải quan điện tử và một số chứng từ được in ra giấy theo mẫu quy
định, gồm:
-

Tờ khai hải quan điện tử, Phụ lục tờ khai hải quan điện tử (nếu có), Bản kê
(nếu có).

-

Tờ khai hải quan điện tử bổ sung trong trường hợp cơ quan hải quan đã xác
nhận “Hàng đã qua khu vực giám sát hải quan” hoặc “Thông quan” hoặc
“Giải phóng hàng” hoặc “Đưa hàng hoá về bảo quản” hoặc “Hàng chuyển
cửa khẩu”.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I)
2.1. Khái niệm
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ cơ bản trong các chứng
từ hàng hóa. Hóa đơn thương mại do người bán, nhà xuất khẩu phát hành xuất trình
cho người mua để chứng minh thật sự việc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ sau khi
hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Hóa đơn thương mại còn là yêu cầu của người bán đòi

người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn.
Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa,
điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải…
Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau:
xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí
bảohiểm, cho hải quan để tính thuế.v.v..
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung
ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.
2.2. Công dụng của hóa đơn thương mại
Có thể kể đến 5 tác dụng chủ yếu của hoá đơn thương mại như sau:
 Đóng vai trò trung tâm của bộ chứng từ thanh toán. Trong bộ chứng từ có hối
phiếu kèm theo, qua hóa đơn người mua có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong hối phiếu,
khi không có hối phiếu thì hoá đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho
việc đòi và trả tiền.
 Trong việc khai báo hải quan, hoá đơn nói lên giá trị của hàng hoávà là bằng
chứng của sự mua bán, trên cơ sở đó, người ta tiến hành giám sát, quản lý và tính tiền
thuế.
10

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

 Hoá đơn cung cấp những chi tiết cần thiết về hàng hoá cho việc thống kê, đối
chiếu hàng hoá với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng. Trong một số trường
hợp nhất định bản sao hoá đơn thương mại được dùng làm như một thông báo của kết
quả giao hàng để người mua nhận hàng và trả tiền.

 Trong nghiệp vụ tín dụng: Hóa đơn thương mại với chữ ký chấp nhận trả tiền
có thể đóng vai trò của một chứng từ đảm bảo cho việc vay mượn.
 Ngoài ra, hoá đơn thương mại còn được dùng để xin giấy chứng nhận xuất xứ,
xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, xuất trình cho cơ quan quản lý
ngoại hối của nước nhập khẩu xin cấp ngoại tệ,...
2.3. Phân loại hóa đơn
Ngoài hoá đơn thương mại, trong thực tế ta còn thường gặp các loại hoá đơn sau:


Hoá đơn tạm thời (Provisional Invoice):

Là hoá đơn dùng để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp :
 Giá hàng mới là giá tạm tính
 Thanh toán từng phần hàng hoá (trong trường hợp giao hàng từng phần).
Ngoài tác dụng dùng để thanh toán như trên, hoá đơn tạm thời còn được dùng
như là một tài liệu ghi nhớ khi thương lượng mua bán hoặc dùng để làm thủ tục xin
giấy phép nhập khẩu, nếu cần. Trong những trường hợp này, trên hóa đơn tạm phải
luôn ghi một mệnh đề: “không dùng cho mục đích thuế quan” (not for custom
purposes).


Hoá đơn chính thức (Final Invoice):
Là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.



Hoá đơn chi tiết (Detailed Invoice):

Là hoá đơn có tác dụng nêu chi tiết các bộ phận và đơn giá hàng từng loại. (như
phụ tùng máy nhiều loại)



Hoá đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):

Là loại chứng từ có hình thức giống như hoá đơn, không có tác dụng thanh toán
vì nó không phải là một yêu cầu đòi tiền, được lập trước khi bán hàng. Nó được sử
dụng làm:


Đơn chào hàng

 Khai giá trị hàng đem đi hội chợ triển lãm tại nước ngoài, bán đấu giá, gửi
kho,...
11

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

Chứng từ phục vụ khai báo hải quan để xin giấy phép xuất nhập khẩu.


Hoá đơn trung lập (Neutral Invoice):

Được sử dụng khi người mua có yêu cầu và được ngân hàng chấp nhận nhằm để
người mua sau khi mua có thể sử dụng chính hoá đơn này để bán hàng cho người
khác.



Hoá đơn xác nhận (Certified Invoice):

Là hoá đơn có chữ ký của Phòng Thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất
xứ của hàng hoá. Nhiều khi hoá đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức
năng hóa đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ.


Hoá đơn hải quan (Custom’s Invoice):

Là hóa đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các
khoản lệ phí của hải quan. Hoá đơn này ít quan trọng trong lưu thông.


Hoá đơn lãnh sự (Consular Invoice):

Là hóa đơn có xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người
bán. Hoá đơn này có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.
2.4. Yêu cầu về nội dung của hóa đơn thương mại
Mẫu hóa đơn thương mại thường do các công ty lựa chọn và soạn thảo. Nó được
sử dụng phổ biến trong các phương thức thanh toán, và là chứng từ không thể thiếu
trong bộ chứng từ xuất trình thanh toán. Đặc biệt trong phương thức tín dụng chứng từ,
nội dung hóa đơn được quy định khắt khe và chặt chẽ nhất, cụ thể là phải thể hiện đầy
đủ các mục sau:
 Mục Shipper / Exporter: tên và địa chỉ của người bán, người xuất khẩu. Mục
này phải thể hiện đầy đủ những yêu cầu như L/C quy định và phải phù hợp với vận
đơn.
 Mục Consignee: tên và địa chỉ người nhận hàng. Mục này phải phù hợp với yêu
cầu của L/C mà thông thường là người mà hối phiếu thương mại ký phát.

 Mục Invoice No. và Date: số và ngày lập hóa đơn. Ngày này phải trùng hoặc
trước với ngày ký B/L.


Mục L/C No.và Date: Số và ngày phát hành L/C



Mục Notify party: Tên và địa chỉ của người được thông báo



Mục L/C issuing bank: Tên Ngân hàng phát hành tín dụng thư.



Mục Port of loading, Port of discharge: Tên cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng
12

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu



Mục Carrier: Tên phương tiện vận chuyển



Mục Sailing on or about: Ngày tàu (phương tiện vận chuyển) đi.

 Phần các mục No. of carton, Description of goods, quantity: phải ghi rõ số
lượng thùng carton, quy cách phẩm chất của hàng hoá (tên hàng hoá, ký mã hiệu của
hàng hoá), số lượng hàng hóa.


Mục Unit Price: Ghi đơn giá của hàng hoá, loại tiền.



Mục Amount: ghi tổng trị giá của đơn hàng, loại tiền.

 Mục In say: ghi tổng trị giá của đơn hàng bằng chữ. Số này phải trùng khớp với
phần ghi bằng số ở trên.


Ngoài ra, trên hoá đơn phải thể hiện điều kiện cơ sở giao hàng.

 Nếu L/C yêu cầu phải ghi những ghi chú bổ sung vào hoá đơn thì ghi vào phần
cuối cùng bên trái của hoá đơn.


Ngoài ra, cần lưu ý những điểm sau khi lập hoá đơn thương mại theo L/C

 Hoá đơn người bán cấp phải là hoá đơn thương mại đã ký “signed commercial
invoice”. Có khi L/C còn yêu cầu phải ghi số giấy phép nhập khẩu “indication import
licence No.” vào hóa đơn và cách tính của hoá đơn như chiết giá (discount) hay trừ

hoa hồng (commission).
 Nếu giao hàng theo điều kiện FOB thì chỉ cần hoá đơn thương mại chung
(commercial invoice).
2.5. Những sai sót thường gặp khi lập hóa đơn thương mại
Những sai biệt thường gặp trong khi lập hoá đơn thương mại là:
 Tên và địa chỉ của các bên có liên quan được ghi trên hoá đơn thương mại khác
với L/C (nếu thanh toán bằng thư tín dụng) và các chứng từ khác.


Số bản và loại hóa đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của L/C.

Ví dụ, L/C có quy định: “Signed commercial invoice in duplicated and one
copy”. Nhưng khi lập bộ chứng từ xuất trình thanh toán thì chỉ thấy có 2 bản chính và
không có bản sao nào cả.


Sai sót về số bản Invoice cần xuất trình:

Ví dụ: trong L/C có quy định rằng “Original and two coppies commercial
invoice” nhưng khi lập hoá đơn, các công ty xuất khẩu lại lập các bản giống hệt nhau,
không có dấu quy định nên không thể phân biệt đâu là bản chính, đâu là bản sao. Do
đó vô tình tạo nên sự không phù hợp của chứng từ so với L/C.
13

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

 Số lượng, đơn giá, mô tả hàng hoá, đơn giá, tổng trị giá, đơn vị tiền tệ, điều
kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá không chính xác với nội dung của L/C hoặc
không khớp với các chứng từ khác, những phụ phí khác không quy định trong L/C
nhưng lại được tính trong hóa đơn thương mại. Đây là phần mà các công ty xuất nhập
khẩu Việt Nam hay bị sai sót nhất.


Số L/C và ngày mở L/C không chính xác.

 Không có chữ ký theo quy định của L/C. Cụ thể: người thụ hưởng không ký tên
trong hoá đơn mặc dù L/C có quy định. Tuy nhiên trong UCP500 có quy định điều 37:
“Trừ khi được quy định khác trong thư tín dụng, các hoá đơn thương mại cần phải
được ký tên, các hóa đơn thương mại phải thể hiện trên bề mặt là được phát hành bởi
người thụ hưởng (trừ trường hợp thư tín dụng chuyển nhượng), phải được lập cho tên
người xin mở thư tín dụng (trừ trường hợp thư tín dụng chuyển nhượng)”
 Sai sót về ngày ký hoá đơn: Ngày ký lập hóa đơn phải trước ngày ký lập vận tải
đơn (B/L). Nếu ngày ký hoá đơn sau ngày ký B/L thì đây là một sai sót nặng nề, chắc
chắn ngân hàng mở L/C không thanh toán.
Ngoài ra, còn có các trường hợp sau: ngày ký hoá đơn trùng với ngày hết hạn
L/C, sau ngày hết hạn L/C, hoặc trước ngày hết hạn L/C nhưng không còn đủ thời gian
chuyển bộ chứng từ sang xuất trình tại ngân hàng mở L/C trong trường hợp L/C yêu
cầu xuất trình tại ngân hàng mở L/C.
 Sai sót về người lập hoá đơn: Nếu L/C không quy định gì thì người lập hóa đơn
là người thụ hưởng L/C. Trường hợp ngược lại thì người lập hoá đơn là người được
L/C cho phép. Trong trường hợp xuất khẩu uỷ thác, nếu có sự đồng ý của hai bên mua
bán trên L/C sẽ có điều khoản cho phép người lập L/C khác với người thụ hưởng L/C.
 Các dữ kiện về vận tải hàng hoá (ví dụ, tên cảng xếp hàng, dỡ hàng) không phù
hợp với quy định của L/C.


Sai sót do thiếu hoặc sai những ký hiệu bắt buộc:
 Mục tên tàu: thiếu ký hiệu M/V hoặc M/S trước tên tàu (M/V: Name of
ocean vessel; M/S: Name of ocean ship).
 Thiếu những ghi chú bắt buộc theo quy định của L/C.

Ví dụ: Trên L/C ghi: “The number and date of the credit and name of our bank
must be quoted on all drafts and invoices”. (Số thư tín dụng, ngày mở và tên của ngân
hàng chúng tôi, phải được nêu lên trên tất cả các bản hối phiếu và hóa đơn).
 Mục số vận tải đơn không ghi rõ.


Tẩy xoá, sửa chữa không được ký tắt.
14

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

Ví dụ: Trường hợp tranh chấp sau đây xảy ra do lập hoá đơn thương mại bị sai
sót:
Công ty Hachimex, Hải Phòng có nhập khẩu một lô hàng hóa chất từ công ty
Tienjin chemicals, Trung Quốc. Công ty Hachimex có mở một thư tín dụng trị giá
30.000 USD (CIF Hải Phòng) không huỷ ngang tuân thủ UCP 500 qua Ngân hàng
Vietincombank Hải Phòng và ngân hàng đòi tiền là Bank of China Tianjin.
Theo quy định của thư tín dụng, mô tả hàng hóa phải như sau:
Mã hàng: 160-4609 và 270-3210

Khi bộ chứng từ được gửi đến Vietinbank Hải Phòng hoá đơn thương mạ có ghi
ba mã hàng như sau:
160-4609 đơn giá 41,00 USD/ kg
270-3210 đơn giá 32,50 USD/ kg
511-74: miễn phí.
Điều kiện giao hàng: CIF không ghi trên hoá đơn thương mại.
Hachimex từ chối thanh toán với lý do mô tả hàng hoá không đúng theo quy định
của thư tín dụng (thừa mặt hàng thứ ba và thiếu điều kiện giao hàng).
Người hưởng lợi Tienjin Chemicals và Ngân hàng đòi tiền Bank of China Tienjin
trả lời là không chấp nhận lý do từ chối thanh toán trên và đưa ra quan điểm của mình
như sau:
Mặt hàng thứ ba được mô tả trên hoá đơn không có trong thư tín dụng thì điều 37
UCP 500 không cấm. Hơn nữa trị giá hoá đơn cũng không vì thế mà bị ảnh hưởng.
Về vấn đề thiếu điều kiện giao hàng thì ngân hàng đòi tiền cho rằng đây không là
sai sót chứng từ (theo điều 37 (b) của UCP 500) vì điều kiện giao hàng không phải là
phần mô tả hàng hoá mà thuộc về các điều khoản không liên quan đến các chứng từ.
Tuy nhiên khi dẫn chiếu đến UCP 500 thì thấy cả hai bên đều không áp dụng
đúng, cụ thể:
Điều 13 (c) UCP 500 quy định nếu một L/C có một số điều khoản mà không yêu
cầu những chứng từ tương ứng chứng minh phải xuất trình thì ngân hàng sẽ bỏ qua
không xem xét đến những điều khoản này (vì là các điều khoản không liên quan đến
các chứng từ). Nhưng các bên liên quan tới giao dịch L/C cũng phải cân nhắc tới sự
liên hệ hoặc thống nhất giữa các chứng từ được xuất trình theo yêu câù. Do vậy mà
những điều khoản như “điều kiện giao hàng CIF Hải Phòng” mặc dù không được quy
định là phải có một chứng từ riêng nào để chứng từ thì cũng phải được nêu ra và thoả
mãn trong các chứng từ xuất trình.
Trong trường hợp này thư tín dụng đặt CIF Hải Phòng sau tổng số tiền thì không
phải là một phần của mô tả hàng hóa. Hơn nữa, trong bộ chứng từ đòi tiền của Tienjin
15

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

Chemicals có giấy chứng nhận bảo hiểm (hoàn hảo) nên đã đáp ứng được yêu cầu là
có thể hiện điều kiện giao hàng trong một chứng từ nào đó.
Như vậy, mô tả hàng hoá trên hoá đơn thương mại là đúng. Ví dụ này đã chỉ ra
rằng chỉ một sai sót trong việc lập hóa đơn cũng có thể dẫn tới tranh chấp, gây tốn kém
thời gian và tiền của của của hai bên.
2.6. Cách khắc phục sai sót


Kiểm tra số bản được xuất trình có đúng quy định của L/C không?

 Kiểm tra các dữ liệu về người bán, người mua (tên công ty, địa chỉ, số điện
thoại...) so với nội dung của L/C quy định có phù hợp không?
 Kiểm tra xem hoá đơn có chữ ký xác nhận của người thụ hưởng hay không?
(Lưu ý theo UCP-500, nếu L/C không quy định thêm thì hoá đơn không cần ký tên).
Nếu hoá đơn không phải do người thụ hưởng lập thì hoá đơn được coi là hợp lệ khi
L/C có quy định chấp nhận chứng từ do bên thứ ba lập: commercial invoice issued by
third party is acceptable hay third party acceptable


Kiểm tra xem mô tả trên hoá đơn có đúng quy định của L/C hay không?

 Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng,
điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá có mâu thuẫn với các chứng từ khác như

phiếu đóng gói, vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không...
 Kiểm tra hoá đơn về các dữ kiện mà ngân hàng đã đề cập trong L/C, hợp đồng,
quota, giấy phép xuất nhập khẩu... và các thông tin khác ghi trên hoá đơn: số L/C, loại
và ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, cảng dỡ hàng, số và ngày lập hoá
đơn có phù hợp với L/C và các chứng từ khác hay không?
3. Vận đơn đường biển (Bill of Landing – B/L)
Có thể nói vận đơn là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng
từ thanh toán ngoại thương. Căn cứ vào từng phương thức vận chuyển mà vận đơn
cũng có nhiều loại: vận đơn đường biển, vận đơn đường sông, vận đơn đường sắt, vận
đơn hàng không, vận đơn liên hợp,...Tuy nhiên, trong các phương thức vận tải được sử
dụng ngày nay, vận tải đường biển ra đời sớm nhất và đóng vai trò quan trọng nhất
trong việc vận chuyển hàng hoá ngoại thương. Khối lượng hàng hoá buôn bán đường
biển không ngừng tăng qua các năm với giá trị luôn chiếm hơn 80% tổng lượng giá trị
buôn bán xuất nhập khẩu trên toàn thế giới. Chính vì lẽ đó mà vận đơn đường biển trở
nên phổ biến và quan trọng đối với mọi nhà kinh doanh xuất nhập khẩu.
3.1. Khái niệm
Vận đơn đường biển là một chứng từ chứng minh cho một hợp đồng vận tải
đường biển, cho việc nhận hàng hoặc xếp hàng của người chuyên chở và bằng vận đơn
16

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

này, người chuyên chở cam kết sẽ giao hàng khi xuất trình nó. Từ khái niệm trên ta
thấy người cấp vận đơn là người chuyên chở, chủ tàu hoặc người được họ uỷ quyền,
khi hàng đã được xếp lên tàu hay khi nhận để xếp.

3.2. Công dụng của vận đơn đường biển
Theo điều 81 Bộ Luật hàng hải Việt Nam 2005, vận đơn đường biển có 3 chức
năng cơ bản:
 Là "bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tàu số hàng hoá với số
lượng, chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả
hàng". Thực hiện chức năng này, vận đơn là biên lai nhận hàng của người chuyên chở
cấp cho người xếp hàng. Nếu không có ghi chú gì trên vận đơn thì những hàng hoá ghi
trong đó đương nhiên được thừa nhận có "Tình trạng bên ngoài thích hợp" (In apperent
good order and condition). Điều này cũng có nghĩa là người bán (người xuất khẩu) đã
giao hàng cho người mua (người nhập khẩu) thông qua người chuyên chở và người
chuyên chở nhận hàng hoá như thế nào thì phải giao cho người cầm vận đơn gốc một
cách hợp pháp như đã ghi trên vận đơn ở cảng dỡ hàng.
 "Vận đơn gốc là chứng từ có giá trị, dùng để định đoạt và nhận hàng" hay nói
đơn giản hơn vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hoá ghi trong vận đơn.
Vì vậy, vận đơn có thể mua bán, chuyển nhượng được. Việc mua bán, chuyển nhượng
có thể được thực hiện nhiều lần trước khi hàng hoá được giao. Cứ mỗi lần chuyển
nhượng như vậy, người cầm vận đơn gốc trong tay là chủ của hàng hoá ghi trong vận
đơn, có quyền đòi người chuyên chở giao hàng cho mình theo điều kiện đã quy định
trong vận đơn tại cảng đến.
 Là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường biển đã
được ký kết giữa 2 bên.
Về công dụng
Từ các chức năng kể trên, B/L có thể được dùng để:


Làm căn cứ khai hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa;

 Làm tài liệu về hàng hóa kèm theo trong bộ chứng từ thương mại người bán gửi
cho người mua hoặc ngân hàng để nhận tiền thanh toán;


Làm chứng từ để mua bán, cầm cố và chuyển nhượng hàng hóa;

 Làm căn cứ xác định số lượng hàng đã được người bán gửi cho người mua, dựa
vào đó người ta ghi sổ, thông kê, theo dõi việc thực hiện hợp đồng.
3.3. Phân loại vân đương đường biển

17

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

Có nhiều cách phân loại vận đơn:
 Xét theo dấu hiệu trên vận đơn có ghi chú xấu về hàng hoá hay không thì có 2
loại:
 Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L): là vân đơn không có thêm điều khoản hay ghi
chú rõ ràng điều kiện khiếm khuyết của hàng hoá, của bao bì.
 Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L): là loại vận đơn trên đó người chuyên
chở có ghi những ghi chú xấu về tình trạng hàng hoá hay bao bì. Ví dụ: “thùng bị vỡ”,
“Đựng trong những bao rách hay đã sử dụng rồi”. Thông thường, những vận đơn có
ghi chú xấu thì ngân hàng từ chối thanh toán, trừ khi có quy định riêng.
 Xét theo dấu hiệu người vận tải nhận hàng khi hàng đã được xếp lên tàu hay
chưa thì có hai loại vận đơn:
 Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on board B/L): là vận đơn được cấp khi hàng đã
nằm trên tàu.
 Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L): là vận đơn được cấp

trước khi hàng hoá được xếp lên tàu. Trên vận đơn không ghi rõ ngày, tháng được xếp
xuống tàu. Sau khi xếp hàng xuống tàu, người gửi hàng có thể đổi lấy vận đơn đã xếp
hàng.
 Xét theo dấu hiệu quy định người nhận hàng thì có 3 loại vận đơn sau:
 Vận đơn theo lệnh (B/L to order): là vận đơn theo đó người chuyên chở sẽ giao
hàng theo lệnh của người gửi hàng, ngân hàng hoặc người nhận hàng.
 Vận đơn đích danh (B/L to a named person or Straight B/L): là vận đơn trong
đó ghi rõ tên và địa chỉ người nhận hàng, do đó hàng chỉ có thể giao được cho người
có tên trong vận đơn.
 Vận đơn xuất trình (Bearer B/L): còn có tên gọi là vận đơn vô danh, là vận đơn
trong đó không ghi rõ tên người nhận hàng, cũng không ghi rõ theo lệnh của ai. Người
chuyên chở sẽ giao hàng cho người cầm vận đơn và xuất trình cho họ. Vận đơn này
thường được chuyển nhượng bằng cách trao tay.
 Xét theo dấu hiệu hàng hoá được vận chuyển bằng một hay nhiều tàu thì có 3
loại vận đơn sau:
 Vận đơn đi thẳng (Direct B/L): cấp cho hàng hoá được chuyên chở bằng một
con tàu đi từ cảng xếp đến cảng đích, nghĩa là tàu chở đi thẳng từ cảng đến cảng.
 Vận đơn suốt (Through B/L): là vận đơn dùng trong trường hợp chuyên chở
hàng hoá giữa các cảng bằng hai hoặc nhiều tàu thuộc hai hay nhiều chủ khác nhau.
18

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

Người cấp vận đơn đi suốt phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trên chặng đường từ
cảng xếp đến cảng dỡ cuối cùng.

 Vận đơn địa hạt (Local B/L): là vận đơn do các tàu tham gia chuyên chở cấp,
loại vận đơn này chỉ có chức năng là biên lai nhận hàng hoá mà thôi.
Ngoài ra còn có thể kể đến một số loại vận đơn khác như:


Vận đơn chở container (Container B/L)



Vận đơn do người giao nhận cấp (Forwarder’s B/L hay House B/L)



Vận đơn tập hợp (Groupage B/L)



Vận đơn rút gọn (Short form B/L)

Trong trường hợp một lô hàng được giao cho nhiều người nhận hàng khác nhau,
vận đơn dùng vào việc chia lẻ hàng như vậy mang tên là “lệnh giao hàng” (Delivery
order).
3.4. Yêu cầu về nội dung của vận đơn đường biển
Không có mẫu B/L thống nhất ở các công ty vận tải. Nhưng nhìn chung các B/L
tối thiều phải thể hiện được hai phần với những nội dung chính như sau:
 Phần một (mặt trước của vận đơn): phần này có các mục mà người gửi hàng tự
khai như ghi tên người gửi, tên tàu, số liệu chuyến đi, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng
kiện, trọng lượng bao bì, tên người nhận, tình hình trả cước, xếp hàng, số bản gốc
được lập và ngày thàng cấp vận đơn.
Sau đây là một số chi tiết chủ yếu liên quan đến tàu và hàng thể hiện ở mặt trước

của B/L:
(1) Tên, địa chỉ của hãng tàu, đại lý tàu biển
(2) Shipper: Tên, địa chỉ người gửi hàng
(3) Consignee: Tên, địa chỉ người nhận hàng hoặc theo lệnh “to order”
(4) Notify party: Tên, địa chỉ người được thông báo
(5) Vessel: Tên tàu
(6) Port of loading: Tên cảng xếp hàng
(7) Port of discharge: Tên cảng dỡ hàng
(8) Place of delivery: Tên cảng dỡ cuối cùng (khi hàng có chuyển tải)
19

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

(9) Mark and Number: Ký mã hiệu ghi trên bao bì (nếu có)
(10) Number of Containers or pkgs: Số lượng container hoặc số lượng kiện.
(11) Kind of packages; description of goods: hình thức đóng gói và mô tả hàng
hoá.
(12) Gross weight: Trọng lượng cả bì (MT hoặc KG)
(13) Measurement: thể tích lô hàng (M3)
(14) Freight and charges: Cước phí và phụ phí
(15) Place of issue, Date: địa điểm, ngày tháng phát hành vận đơn
(16) Number of original B/L: số lượng vận đơn gốc phát hành.
 Phần hai (mặt sau của vận đơn): in sẵn các điều khoản được áp dụng bao gồm
các nội dung chủ yếu sau:
Trách nhiệm và nghĩa vụ của người chuyên chở (responsibility clause):

Điều 3 công ước Brusels 1924 quy định 3 trách nhiệm như sau:
 Trước khi và bắt đầu hành trình, người chuyên chở phải có sự cần mẫn hợp lý
để tàu có đủ khả năng đi biển. Tức là: tàu phải bền chắc để chịu được sóng gió bình
thường như các tàu khác; tàu phải được trang bị, cung ứng đầy đủ về các mặt, tàu phải
được tu sửa tốt, các hầm tàu phải bảo đảm việc chứa hàng, nhận hàng, bảo quản hàng
hoá.
 Người chuyên chở phải tiến hành một cách thích hợp và cẩn thận việc xếp hàng,
sắp đặt hàng hoá, vận chuyển, bảo quản và dỡ hàng. Trách nhiệm này gọi là trách
nhiệm thương mại của người chuyên chở. Nó được bắt đầu từ khi cần cẩu móc vào
hàng ở cảng xếp hàng cho đến khi cần cẩu dời khỏi hàng ở cảng dỡ hàng.
 Khi đã nhận xong hàng hoá, người chuyên chở, thuyền trưởng hay đại lý của họ
phải cấp cho người gửi hàng- theo yêu cầu của họ- một bộ vận đơn (full set of B/L)thông thường gồm 3 bản chính và một số bản phụ tuỳ ý.
Miễn trách của người chuyên chở (immunity liability clause)
Điều 4 công ước Brusels 1924 quy đinh 17 trường hợp và nguyên nhân làm căn
cứ miễn trách cho người chuyên chở đối với mất mát, hư hỏng của hàng hoá.
Ngoài ra trong vận tải đơn còn có điều khoản về thể thức tố tụng, quy định các
tranh chấp sẽ được giải quyết tại cơ quan trọng tài hàng hải và theo luật của nước chủ
tàu, điều khoản hai tàu đâm va cùng có lỗi...
20

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

Vận đơn là một chứng từ vận tải không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất trình
thanh toán nếu hàng hoá được vận chuyển bằng đường biển. Trong mọi phương thức
thanh toán, kể cả các phương thức thanh toán không kèm chứng từ như chuyển tiền,

ghi sổ, người mua luôn đòi hỏi người bán phải giao cho mình vận đơn cùng các chứng
từ khác để làm cơ sở nhận hàng. Đặc biệt, trong các phương thức thanh toán như nhờ
thu kèm chứng từ và tín dụng chứng từ, người bán thường phải xuất trình 3 bản chính
vận đơn và nếu là phương thức tín dụng chứng từ thì cần phải lưu ý một số điểm sau:
 Thư tín dụng thường yêu cầu B/L là “A full set clean shipped on board” ocean
bill of lading (một bộ vận tải đơn đường biển hoàn hảo, đã xếp hàng lên tàu). Còn vận
tải đơn trao cho người nhận hàng (consignee) theo lệnh của ai thì hoàn toàn phụ thuộc
vào sự thoả thuận giữa người bán và người mua. Cụ thể sự thoả thuận thể hiện trong
L/C như sau:
 “Made out to order of shipper and endorsed in blank” tức là “làm theo lệnh
của người gửi hàng và ký hậu để trống” thì trên vận đơn phải ghi rõ “to
order of shipper” và người gửi hàng phải ký hậu để trống trên B/L.
 “Made out to order of issuing bank” tức là “làm theo lệnh của ngân hàng
mở L/C” thì trên B/L phải ghi rõ “to order of issuing bank” là đủ.
 “Made out to order of issuing bank and endorsed in blank” tức là “làm theo
lệnh của ngân hàng mở L/C và ký hậu để trống” thì trên B/L ghi “to order
of issuing bank” và người gửi hàng phải ký hậu để trống trên B/L.
 “Made out to order and endorsed in bank” tức là “làm theo lệnh và ký hậu
cho Ngân hàng” thì trên B/L ghi “to order” và mặt sau của B/L người gửi
hàng ghi câu “delivery to the order of issuing bank” và ký tên (giao hàng
theo lệnh của ngân hàng).
 Vận tải đơn thường thông báo cho người nhận hàng, “notify accountee” (thông
báo cho người mua).
3.5. Những sai sót thường gặp khi lập vận đơn đường biển
Đây là một chứng từ hết sức quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán, tuy nhiên
cũng rất hay xảy ra những sai sót trong công tác lập, đặc biệt là đối với phương thức
thanh toán bằng L/C:
 Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người
được thông báo không phù hợp với các quy định của L/C.
Thông thường vận đơn được giao cho các công ty xuất khẩu để tự mình điền vào

các phần có liên quan đến hàng hoá, người gửi hàng, người nhận hàng...Thuyền trưởng
hoặc đại lý xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn. Do vậy, khi lập vận đơn, các
21

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

công ty xuất khẩu thường mắc phải các sai sót do không nắm vững được cách lập
chứng từ. Phần thường bị sai sót nhiều nhất trên vận đơn là phần tên và địa chỉ của
người nhận hàng (consignee) vì phần này thường được quy định khác nhau trên từng
L/C. Có một số công ty lý luận đơn giản rằng “Phần người nhận hàng thì phải ghi tên
người mở L/C (người mua)” nhưng thật ra không phải thế vì trong buôn bán quốc tế có
thể nói người nào cầm được vận đơn thì người đó có quyền định đoạt đối với hàng
hoá. Ngân hàng mở L/C thường giành lấy quyền này để tránh rủi ro người mua không
chịu thanh toán. Tuy nhiên, việc ngân hàng có khống chế chứng từ vận tải hay không
còn tuỳ thuộc vào sự tín nhiệm của ngân hàng đối với khách hàng của mình và tuỳ
thuộc vào tỷ lệ ký quỹ đối với nó. Vì vậy, trong vận đơn ở chỗ consignee thường đa
dạng và những sai sót ở phần này dễ làm cho ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán.
 Cảng bốc và cảng dỡ không khớp với quy định trong L/C. Điều này chủ yếu do
người lập vận đơn không nắm vững L/C.
Ví dụ: L/C quy định “shipment from Hochiminh Port to Pusan Port”. Thực tế
không tồn tại cảng Hochiminh nhưng vì trong L/C quy định thế mà người bán không
yêu cầu tu chỉnh nên khi lập B/L, phần “loading port” phải ghi là “Hochiminh Port”
như L/C quy định. Nhiều nhân viên lập chứng từ không chú ý đến quy định trong L/C
nên đã ghi sai tên cảng bốc hàng là “Saigon Port”. Sai sót này cũng có thể là do người
mua thuê tàu không đúng theo hành trình trong L/C quy định. Khi bán hàng với giá

FOB, người mua sẽ chủ động thuê tàu. Nhưng thay vì thuê tàu theo đúng hành trình
như trong L/C quy định, nghĩa là tàu phải bốc hàng tại “Hochiminh Port” và dỡ hàng
tại “Pusan Port”, người mua lại thuê tàu theo hành trình của nó là dỡ hàng tại một cảng
khác với cảng quy định trong L/C. Trong trường hợp này, người bán có thể từ chối
giao hàng cho người mua với lý do người mua thuê tàu có hành trình không phù hợp
L/C (có thể là không phù hợp với cả hợp đồng). Nhưng do người bán đã lỡ tập kết
hàng tại kho hoặc tại cảng nên việc từ chối giao hàng gây thiệt hại đáng kể cho người
bán, mặt khác do muốn giữ quan hệ bạn hàng tốt đẹp với người mua, người bán chấp
nhận giao hàng với điều kiện người mua phải làm bản cam kết sẽ chấp nhận hợp lệ về
“cảng dỡ hàng” của B/L so với L/C. Tuy nhiên, đứng về phía ngân hàng thì dù có cam
kết chấp nhận bất hợp lệ trên, ngân hàng vẫn xem điều đó là bất hợp lệ và vẫn có thể
từ chối việc chiết khấu hoặc thanh toán bộ chứng từ có B/L như nêu trên.
 B/L xuất trình cho ngân hàng trễ hơn 21 ngày sau ngày lập vận đơn, hoặc xuất
trình khi L/C đã hết thời hạn có hiệu lực (trừ trường hợp L/C quy định khác).
 Là vận đơn lập theo hợp đồng thuê tàu (charter party Bill of Lading). (Nếu L/C
cho phép thì loại vận đơn này sẽ được chấp nhận).
 Trên vận đơn ghi hàng đã xếp lên boong tàu (on deck cargo) thay vì đúng ra
phải ghi hàng đã để trong hầm tàu (on board).

22

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

 B/L xuất trình không phải là vận đơn hoàn hảo (unclear Bill of Lading) nghĩa là
chủ tàu có ghi trên vận đơn về sự khiếm khuyết của hàng giao: hàng bị bể, bao bì bị

rách,...
 Ghi những nội dung trên vận đơn không đúng với quy định của L/C: số L/C,
ngày mở L/C không chính xác, các điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hóa không
đúng theo L/C, ...


Ký hậu chuyển nhượng L/C không đúng.

 Các thay đổi bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của người lập (chữ ký và
con dấu).
 Vận đơn thiếu tính chính xác thực do người lập vận đơn không nêu rõ tư cách
pháp lý đối với trách nhiệm chuyên chở lô hàng này.
 Số hiệu container hay lô hàng không khớp với các chứng từ khác như chứng từ
bảo hiểm, hoá đơn,...
Có thể lấy các ví dụ sau để minh hoạ cho việc lập vận đơn sai sẽ ảnh hưởng tới
việc thanh toán giữa các bên:
Ví dụ 1: Ngân hàng mở thư tín dụng không huỷ ngang là Vietcombank Hà Nội,
người xin mở là Daewoo Corp, Triều Tiên, mặt hàng là Tivi Daewoo, giao hàng làm
ba chuyến vào mỗi tháng 6,7,8 năm 1994. Yêu cầu về chứng từ gồm bộ vận đơn
đường biển sạch, đầy đủ (3/3) cùng một số chứng từ khác.
 Daewoo giao hàng cả ba chuyến rồi xuất trình chứng từ nhờ Ngân hàng
Firstbank Seoul đòi tiền.
 Tuy nhiên, Vietcombank kiểm tra bộ chứng từ thấy có sai sót về vận đơn như
sau: vận đơn “nhận hàng để chở” và ghi chú “giao hàng lên tàu” không đề ngày như
quy định của UCP 500 (điều 23a (ii)). Như vây, Vietcom bank có quyền từ chối thanh
toán cho bộ chứng từ này.
Ví dụ 2:
 Công ty Haneco, Việt Nam có nhập khẩu một lô hàng từ công ty Chemie AG
Weg, CHLB Đức. Thư tín dụng do Haneco mở có yêu cầu vận đơn đường biển phải
sạch, đã xếp hàng và giao hàng từ cảng Châu Âu tới Hải Phòng va không cho phép

chuyển tải.
 Thực tế, công ty Chemie xuất trình bộ chứng từ có vận đơn chỉ ra: nơi nhận
hàng để gửi là Antwerp CFS và cảng xếp hàng là Rotterdam.

23

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

 Công ty Haneco cho rằng vận đơn này là không đáp ứng yêu cầu của L/C và từ
chối thanh toán. Họ đưa ra lý lẽ là Antwerp CFS là một địa điểm nằm sẵn trong lục địa
nên đây là một vận đơn vận tải đa phương thức, nhận hàng để chở và có chuyển tải (từ
Antwerp tới Rotterdam).
Ví dụ 3:
 Công ty A nhập khẩu một lô hàng của công ty B và mở thư tín dụng có quy
định công ty B phải xuất trình một bộ vận đơn đường biển đã xếp hàng lên tàu. Tuy
nhiên công ty B lại đưa ra một bộ vận đơn có ghi “vân đơn vận tải hỗn hợp hoặc từ
cảng tới cảng” nhưng lại có ghi chú như sau:
Tàu dự định

Cảng xếp hàng dự kiến

Hung Vuong 6S

Pusan

Cảng dỡ hàng dự kiến

Nơi đến cuối cùng

Hochiminh port

Hochiminh port

Nếu chỉ có vậy thì rõ ràng vận đơn này không đáp ứng yêu cầu của L/C và công
ty A có quyền từ chối thanh toán. Nhưng trên vận đơn có thêm một ghi chú như sau:
“Hàng đã giao M/V Hung Vuong tại Pusan ngày 11/02/1995” (“shipped on board M/V
Hung Vuong at Pusan, 11st Feb. 1995”)
Như vậy vận đơn đường biển này vẫn đáp ứng được yêu cầu của L/C.
3.6. Cách khắc phục sai sót


Kiểm tra số bản chính được xuất trình



Kiểm tra loại vận đơn:

 Vận đơn có nhiều loại như vận đơn đường biển, vận đơn đường thuỷ, vận đơn
đa phương thức...Căn cứ vào quy định của L/C, cần kiểm tra xem loại vận đơn có phù
hợp không?


Kiểm tra tính xác thực của vận đơn:

 Nhà nhập khẩu phải kiểm tra vận đơn có chữ ký của người chuyên chở (hãng

tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc người giao
nhận và tư cách pháp lý. Nếu chỉ có chữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách
pháp lý hoặc không nêu đầy đủ các chi tiết liên quan tư cách pháplý của người đó thì
chứng từ sẽ không được ngân hàng thanh toán.
 Kiểm tra mục người gửi hàng. Tuy nhiên, ngân hàng vẫn chấp nhận một chứng
từ vận tải mà trên đó bên thứ ba được đề cập cho dù trong L/C không quy định như
vậy.
24

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14


Các chứng từ kinh doanh quốc tế

GVHD: GS.TS.Võ Thanh thu

 Kiểm tra mục người nhận hàng: đây là mục quan trọng trên B/L và luôn được
quy định rõ trong L/C nên người lập vận đơn phải tuân thủ quy định này một cách
nghiêm ngặt.
 Kiểm tra mục thông báo (Notify): Mục Notify trên B/L sẽ ghi tên và địa chỉ đầy
đủ của người làm đơn xin mở L/C.
 Kiểm tra tên cảng xếp hàng (port of loading) và cảng dỡ hàng (port of
discharge) có phù hợp với quy định của L/C hay không?
 Kiểm tra điều kiện chuyển tải: Nếu L/C quy định không cho phép chuyển tải
(transhipment prohibited), trên B/L không được thể hiện bất cứ bằng chứng nào về sự
chuyển tải. Nếu việc chuyển tải xảy ra, ngân hàng chỉ chấp nhận chứng từ này khi tên
cảng chuyển tải, tên tàu và tuyến đường phải được nêu trên cùng một vận đơn.
 Kiểm tra nội dung hàng hoá được nêu trên B/L có phù hợp với quy định trong
L/C và các chứng từ khác hay không? Nội dung này bao gồm: tên hàng hoá, ký mã
hiệu hàng hoá, số lượng, số kiện hàng hoá, tổng trọng lượng hàng hoá., đặc biệt ngân

hàng thường chú ý đến mục ký mã hiệu hàng hoá ghi trên thùng hàng, số hiệu
container hoặc số hiệu lô hàng được gửi trên tàu với nội dung L/C và Packing List.
 Kiểm tra đặc điểm của vận đơn: có thể là vận đơn đã xếp hàng (shipped on
board B/L) hoặc v ận đơn nhận hàng để xếp (received for shipment B/L)- loại vận đơn
này không được ngân hàng chấp nhận và từ chối thanh toán trừ khi có sự chấp nhận
của người nhập khẩu.


Kiểm tra mục cước phí: có phù hợp với quy định của L/C hay không?

 Cần lưu ý các sửa đổi bổ sung trên B/L phải được xác nhận bằng chữ ký và con
dấu đồng thời kiểm tra các thông tin như số L/C và ngày mở, các dẫn chiếu các chứng
từ khác như hoá đơn, hợp đồng... Nhà nhập khẩu phải kiểm tra ngày ký phát vận đơn
có hợp lệ hay không?
4. Chứng từ bảo hiểm
4.1. Khái niệm
Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm (trong trường hợp mua bảo
hiểm ở nước ta, đó là Công ty Bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt) cấp nhằm hợp thức hoá
hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người
được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những
tổn thất xảy ra và những rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm và
người được bảo hiểm phải nộp phí bảo hiểm.
4.2. Chức năng của chứng từ bảo hiểm

25

SVTH: Nhóm SV lớp 11DQT14