tìm hiểu và áp dụng phần mềm orange hrm tại asiasoft

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
BMTIN HỌC

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VÀ ÁP DỤNG PHẦN
MỀM ORANGE HRM TẠI ASIASOFT
MÔN: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP
SINH VIÊN: NHÓM 1.1 LỚP CNTT.1

1


MỤC LỤC

2


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay nền kinh tế Việt Nam dần hồi phục, tuy nhiên họ đã nhận thấy những
sai lầm ở công việc quản trị nguồn nhân lực trong thời kỳ khủng hoàng, chính vì lí do
đó mà các doanh nghiệp đang bắt đầu xem xét và tìm kiếm cách thức hợp lý để sắp
xếp đồng thời quản lí lại nguồn nhân sự của họ. Một giải pháp tối ưu được các doanh
nghiệp lựa chọn đó chính là sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (Human resources
manegament – HRM).
Đặc biệt trong thời gian vừa qua, việc lên ngôi của các phần mềm Việt như
Misahrm, Perfecthrm, SDP-HRM hay các phần mềm nổi tiếng thế giới như Orange
HRM đã tạo tiếng vang rất lớn trong giới công nghệ thông tin. Nhiều doanh nghiệp đã
lựa chọn việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự bởi những tính năng vô cùng
hữu ích mà nó mang lại.
Vậy HRM là gì? Điều kì diệu gì ẩn chứa đằng sau 3 chữ cái đó ?
Chúng ta có thể hiểu HRM – Human Resources Management chính là Quản lí
nguồn nhân sự.

HRM được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch đáp ứng nhu
cầu nhân sự, phát triển tiềm năng của nhân viên hay kiểm soát hoạt động và các chính
sách liên quan đến người lao động.
Theo cách đó, các chủ doanh nghiệp, các nhà hoạch định nhân sự có thể có được
một công cụ giám sát việc thực hiện các công việc được giao, nắm bắt được số lượng
nhân viên của từng chi nhánh, thông tin liên quan đến họ hay như việc trả lương
thưởng trực tiếp thông qua trình duyệt web mà không phải xuống tận phòng quản lý
nhân sự.
Chính vì vậy nhóm em mong muốn tìm hiểu và áp dụng phần mềm Orange HRM
nhằm giải quyết bài toán quản trị nguồn nhân lực tại công ty Game Online Asiasoft.

3


PHẦN 1. GIỚI THIỆU CHUNG
1.1. Giới thiệu công ty
Asiasoft là công ty Game Online (game trực tuyến chơi trên internet) đầu tiên ở Việt
Nam. Được thành lập từ năm 2004, Asiasoft đã giới thiệu đến các gamer game
Gunbound Việt Nam – Game online chính thức đầu tiên của Việt Nam, với lượng
người chơi đông nhất so với các game hiện có (phát hành ngày 20/12/2004)
Trở thành công ty game đầu tiên ở Việt Nam có đến 2 sản phẩm game được đem
đến cho mọi người khi phát hành game thứ hai TSonline vào ngày 19/5/2005. Đến
nay, Công ty Asiasoft đã có các sản phẩm game sau giới thiệu đến các bạn với các
game mới được đưa vào hoạt động là:
− Game Gunbound phát hành 12/2004.
− Game TSOnline phát hành 05/2005.
− Game Hiệp Khách phát hành 06/2006.
− Game Tam Quốc Chí phát hành tháng 10/2006.
− Game Tiểu Bá Vương phát hành tháng 04/2007.
Tầm nhìn và mục tiêu của Asiasoft

− Trở thành nhà cung cấp dịch vụ Game Online số 1 tại Việt Nam
− Trở thành đối tác được ưa chuộng của các Cyber-café
− Được xem là nhà cung cấp các game hàng đầu cho gamer.
− Tạo nên một sân chơi vui nhộn với chi phí thấp cho giới trẻ.
− Giúp giới trẻ giải trí và tiếp cận IT/ Internet.
− Đem đến những game vui và bổ ích nhất cho gamer Việt Nam.
Asiasoft Co.,Ltd.
Địa chỉ : T5.04 Tòa nhà Lữ gia, số 70 Lữ Gia, P.15, Q.11, TP.Hồ Chí Minh.
Điện thoại : 08.62644988
Fax : 08.62644985

4


1.2. Sơ đồ tổ chức
Ban Giám đốc

Phòng nhân sự

Phòng kỹ thuật

Phòng Marketing

Phòng tài chính - Kế toán

Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức công ty Asiasoft
1.3. Khái niệm HRM – quản trị nguồn nhân lực
Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh
hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người

lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc và vào
đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, một câu hỏi đặt
ra: ai phụ trách quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? rõ ràng câu trả lời sẽ là:
những nhà quản lý trong doanh nghiệp.
Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp,
vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công
ty.
Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị
nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư
phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích,
nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự.
Chính cung cách quản trị tài nguyên nhân sự này tạo ra bộ mặt văn hóa của tổ
chức, tạo ra bầu không khí có sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau hay lúc nào cũng căng
thẳng bất ổn định.
Vì vậy, quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị
căn bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:
1.
2.
3.
4.

Phân tích công việc.
Tuyển dụng nhân viên.
Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên.
Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích
thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên.
5


1.4. Thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại một số doanh nghiệp Việt Nam

Một số vấn đề mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt nam đang phải đối mặt liên
quan đến chức năng quản trị nhân sự:
− Gặp khó khăn trong việc xác định lương đúng, đủ cho người lao động.
− Thường xuyên gặp những sự phàn nàn về chính sách lương
− Đôi khi dư thừa nguồn nhân lực hoặc có sự thiếu hụt nhân lực
− Không kiểm soát nổi chi phí lao động hoặc các chi phí quản lý
− Để cho chi phí lao động tăng hoặc giảm một cách không bình thường trong
một thời gian ngắn
− Tỉ lệ luân chuyển lao động cao
− Gặp khó khăn trong việc xác định quỹ đào tạo và các quỹ khác cho các hoạt
động quản trị nhân sự.
− Chi tiêu quá nhiều cho các hoạt động quản trị nhân sự
− Có các dấu hiệu nghiêm trọng về việc trì hoãn sản xuất, phải làm lại sản
phẩm hay sự từ chối và phàn nàn của khách hàng
− Năng suất lao động của công nhân thấp
− Tỉ lệ nghỉ việc và đi làm muộn cao
− Tỉ lệ người xin chuyển công tác cao
− Tỉ lệ luân chuyển lao động cao
− Gặp khó khăn trong việc bắt đầu hay thiết kế lại chương trình phát triển nghề
nghiệp cho cán bộ công nhân viên của công ty
− Khó khăn trong việc tuyển dụng, cất nhắc và xắp xếp lại lao động
− Khó khăn trong việc xác định các hình thức phạt hay buộc phải điều chỉnh
hoạt động do vi phạm nội qui của công ty hay làm thiệt hại đến công ty
− Gặp khó khăn trong việc xác định một công việc là thành công hay thất bại
− Gặp khó khăn trong việc bảo vệ các quyết định trong quá trình tuyển dụng.

6


1.5. Bài toán quản trị nhân sự của công ty Game Online Asiasoft

Hiện tại, Asiasoft cũng như nhiều công ty khác tại Việt Nam vẫn gặp nhiều khó
khăn trong công việc quản trị nhân sự, những vấn đề mà công ty đang gặp phải như:
− Không kiểm soát nổi chi phí lao động hoặc các chi phí quản lý
− Để cho chi phí lao động tăng hoặc giảm một cách không bình thường trong
một thời gian ngắn
− Tỉ lệ nghỉ việc và đi làm muộn cao
− Khó khăn trong việc tuyển dụng, cất nhắc và xắp xếp lại lao động
− Chi tiêu quá nhiều cho các hoạt động quản trị nhân sự
Nhằm mục đích giải quyết các vấn đề trên, nhóm chúng tôi đưa ra giải pháp áp
dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp, đây là giải pháp mà các doanh nghiệp
trên thế giới đã và đang áp dụng nhằm quản trị một cách hiệu quả. Cụ thể hơn,
Asiasoft sẽ áp dụng phần mềm quản trị nguồn nhân lực Orange HRM nhằm nâng cao
năng suất hoạt động, giảm thiểu chi phí một cách tối ưu.
1.6. Giới thiệu Orange HRM và các chức năng của phần mềm
Lần đầu xuất hiện bản beta hồi năm 2006, OrangeHRM liên tục phát triển và đến
nay công cụ HRM đã có đến một triệu người dùng trên toàn cầu. OrangeHRM hỗ trợ
nhiều mảng trong quản lý nhân sự với với ưu điểm dễ dùng, dễ cài đặt, dễ triển khai và
bao quát được nhiều mảng, đây là công cụ hữu ích cho nhiều mô hình doanh nghiệp,
từ công ty khởi nghiệp cho đến công ty đa quốc gia.
OrangeHRM cung cấp một giải pháp HRIS miễn phí linh hoạt và dễ sử dụng cho
các công ty vừa và nhỏ. Bằng cách cung cấp mô-đun thông tin quản lý nhân sự, nhân
viên tự phục vụ, thời gian tham gia, lợi ích và các công ty tuyển dụng có thể quản lý
tài sản tổ chức quan trọng đó là con người. Sự kết hợp của các phân hệ trong phan
mem quan ly nhan su này vào một ứng dụng đảm bảo nền tảng hoàn hảo cho tái kỹ
nghệ và điều chỉnh quy trình nhân sự của bạn cùng với các mục tiêu tổ chức.
a. Chức năng quản trị(admin): quản trị về tổ chức, nghề nghiệp, trình độ…
• Tổ chức
• Công việc
• Trình độ
• Các thành viên

• Người dùng
b. Chức năng quản lý thông tin nhân sự(PIM):
• Tùy chọn
• Danh sách nhân viên
• Thêm nhân viên
7


c.

d.

e.

f.

g.

• Báo cáo
Chức năng quản lý ngày nghỉ(leave):
• Thiết lập
• Tóm tắt ngày nghỉ
• Danh sách ngày nghỉ
• Các ngày nghỉ bù
• Lịch nghỉ
Chức năng quản lý tuyển dụng(recruitment):
• Ứng cử viên sau khi được chọn lựa
• Các vị trí ứng tuyển
• Thiết lập
Quản lý thời gian làm việc(time):

• Bảng chấm công
• Điểm danh
• Các báo cáo
Quản lý đào tạo(training):
• Thêm khóa đào tạo
• Hiện thị các khóa đào tạo
Quản lý năng suất làm việc(perfromance):
• Danh sách hiệu suất(chỉ số đánh giá thực hiện công việc)
• Thêm hiệu hiệu suất
• Sao chép hiệu suất
• Thêm reviews
• Reviews

8


PHẦN 2. ÁP DỤNG GIẢI BÀI TOÁN TRÊN ORANGE HRM
2.1. Giới thiệu về Admin và PIM
Các hình ảnh module Admin và PIM

Hình ảnh 1. Admin module

Hình ảnh 2. PIM module

9


2.2. Quy trình tuyển dụng
Sư dụng Orange HRM để thực hiện:
−

−
−
−

Kế hoạch tuyển dụng
Quản lý hồ sơ ứng viên
Theo dõi quá trình phỏng vấn, dự tuyển
Hồ sơ ứng viên được cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức của công ty
một cách tự động khi ứng viên trúng tuyển.

2.2.1. Quy trình

Thông báo tuyển dụng

Dánh sách hồ sơ ứng viên

Lọc hồ sơ

Quản lý tuyển dụng

Lựa chọn

Phỏng vấn

10


2.2.2. Áp dụng trên Orange HRM

Bước 1: Lập vị trí tuyển dụng

Bước 2: Thêm danh sách ứng viên

11


Bước 3: lên lịch phỏng vấn vòng 1

Bước 4: Lên lịch phỏng vấn vòng 2

12


Bước 5: Đề nghị công việc

Bước 6: Tuyển dụng vào làm việc

13


2.3. Quy trình theo dõi thời gian làm việc
Quy trình thực hiện nhằm tổ chức dữ liệu hiệu quả lao động và cải thiện việc
quản lý lực lượng lao động động. Ngoài ra, quy trình hướng dẫn nhân viên xác định và
trình bảng thời gian của họ, có thể được phê duyệt/ bác bỏ và sửa đổi bởi người giám
sát của họ.
2.3.1. Quy trình:
Bước 1.
Bước 2.
Bước 3.
Bước 4.

Bước 5.

Thêm dự án (Project) và tên khách hàng (Customers)
Lên các hoạch hoạt động dự án (Activity)
Nhân viên báo cáo kết quả hoạt động (Timesheet)
Nhà quản trị đánh giá nhân viên
Lập báo cáo (Reports)

2.3.2. Áp dụng trên Orange HRM

Bước 1. Thêm nội dung dự án và tên khách hàng

14


Bước 2. Nhân viên báo cáo kết quả hoạt động (Timesheet)

Bước 3. Nhân viên báo cáo kết quả hoạt động (Timesheet)

15


Bước 4. Nhà quản trị đánh giá nhân viên

Bước 5. Lập báo cáo.

16


2.4. Quy trình đánh giá năng lực nhân viên theo phương pháp 360 độ feedback

Quy trình đánh giá dựa trên module KPI. KPI là - Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi chức danh sẽ có
bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các
chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty
sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân
2.4.1. Quy trinh:
Bước 1.
Bước 2.
Bước 3.
Bước 4.

Đưa ra chỉ tiêu đánh giá và thiết lập chỉ số KPI
Thiết lập người đánh giá đánh giá nhân viên khác
Tiến hành đánh giá.
Nhà quản trị nhận kết quá đánh giá và đưa ra quyết định

2.4.2. Áp dụng trên Orange HRM

Bước 1. Đưa ra chỉ tiêu đánh giá và thiết lập chỉ số KPI

17


Bước 2. Thiết lập người đánh giá đánh giá nhân viên khác

Bước 3. Tiến hành đánh giá.

18


Bước 4. Nhà quản trị nhận kết quả đánh giá và đưa ra quyết định

19


PHẦN 3. ƯU - NHƯỢC ĐIỂM ORANGE HRM KHI ÁP DỤNG TẠI ASIASOFT
3.1. Ưu điểm
− Quản lý toàn bộ thông tin quan trọng của nhân viên một cách dễ dàng và
chuyên nghiệp
− Giúp tiết kiệm thời gian
− Dễ dàng lập kế hoạch công việc cho các nhân viên và người quản lý
− Giám thời gian làm việc của nhân viên, những ngày vắng mặt hay làm giờ làm
thêm…
− Giám sát sự quản lý một cách hiệu quả nhất đồng thời giám sát hiệu suất làm
việc của mỗi nhân viên.
− Tích hợp với việc tính toán lương giúp nhanh chóng và dễ dàng hơn
− Tích hợp với các thiết bị thẻ để tự động tạo ra thông tin quản lý.
− các chỉ số KPIs do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ
có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ
phận.
− Quản lý thời gian làm việc hàng ngày và hàng tuần của nhân viên. Dựa trên cơ
sở đó ta chấm công cho nhân viên.
− Lập được những báo cáo hàng tuần hàng tháng của các dự án một cách nhanh
chóng.
3.2. Nhược điểm
− Có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs như:
đặt mục tiêu quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPIs theo phương pháp này thì
cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu
về công việc của bộ phận/phòng/ban.
− Không tránh được những gian lận thời gian làm việc khi nhân viên báo cáo

20


PHẦN 4. KẾT LUẬN
Như vậy việc áp dụng phần mềm Orange HRM sẽ giải quyết được bài toán quản
trị nhân sự của công ty Asiasoft. Công ty sẽ khắc phục được nhược điểm bấy lâu nay
còn hạn chế và giảm thiểu chi phí quản lý cũng như nâng cao năng suất hoạt động
quản lý. Việc áp dụng phần mềm HRM cũng cách giúp công ty đón đầu xu hướng áp
dụng công nghệ thông tin và hòa nhịp cùng với sự phát triển của thế giới.

21