BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUPER CARGO

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY SUPER CARGO
Giảng viên hướng dẫn: TS. PHẠM THỊ NGÂN
Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỊ THANH DUY
MSSV: 71206021
Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
Khóa: ĐH16

TPHCM, THÁNG 04 NĂM 2016

LỜI CẢM ƠN




Để hoàn thành tốt bài báo cáo này, lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến
Ban giám hiệu nhà trường cùng toàn thể các Thầy Cô giáo đã tạo điều kiện thuận lợi
và trang bị cho em những kiến thức trong những năm học qua. Đặc biệt là các Thầy
Cô khoa Quản Trị Kinh Doanh của trường đại học Tôn Đức Thắng đã tận tình
hướng dẫn, truyền dạy cho em những kiến thức chuyên môn cũng như những bài
học bổ ích trong thời gian còn ngồi ghế nhà trường. Và em xin chân thành cảm ơn
Cô Phạm Thị Ngân, Cô đã sắp xếp thời gian tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong
suốt thời gian thực hiện báo cáo và giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này.

Và để có thể kết thúc tốt kỳ thực tập vừa rồi, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ
nhiệt tình của các anh chị trong Công ty Super Cargo Service. Đặc biệt là các anh
chị ở phòng Logistics và phòng chứng từ đã hướng dẫn tận tình, chỉ dạy cho em
những kinh nghiệm thực tế bổ ích và tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt báo cáo
này.
Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy Cô của trường dồi dào sức khỏe, chúc các
anh chị của Công ty Super Cargo Service công tác tốt, hoàn thành tốt các công việc
được giao và luôn thành công trong cuộc sống.

Em xin chân thành cảm ơn!

TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng 04 năm 2016
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thanh Duy


NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
Sinh viên: NGUYỄN THỊ THANH DUY
Lớp:

12070601

MSSV: 71206021
Khóa: 16

...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................

...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
XÁC NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP
(Ký tên và đóng dấu)


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Sinh viên: NGUYỄN THỊ THANH DUY
Lớp:

12070601

MSSV: 71206021
Khóa: 16

...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................

...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN


Sinh viên: NGUYỄN THỊ THANH DUY
Lớp:

12070601

MSSV: 71206021
Khóa: 16

...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................

...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................

MỤC LỤC



DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Từ đầy đủ

SCS

Super Cargo Service (Công ty TNHH DV Hàng Hóa Phim
Chính)

TNHH DVHH

Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ Hàng hóa

ĐKKD

Đăng ký Kinh doanh

cont

Container

C/O

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

CS

Chăm sóc khách hàng (Customer Service)

Shipper

Người gửi hàng, nhà xuất khẩu

Buyer
Consignee

Người mua hàng, nhà nhập khẩu

Vessel

Tên tàu chở hàng

HBL

House Bill of Lading

MBL

Master Bill of Lading

POL

Cảng xếp hàng (Port of Loading)

POD

Cảng dỡ hàng (Port of Discharge)

UBND

Ủy ban nhân dân

VICT

Cảng Container Quốc tế Việt Nam (Vietnam International
Container Terminals)

ICD

Cảng cạn, cảng khô, cảng nội địa (Inland Container Depot)

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ
Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự công ty SCS………………………………………...…...6


Bảng 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh từ năm 2013 đến năm 2015……..………....7
Bảng 1.3: Tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận của công ty (từ năm 2013 đến
năm 2015)…………………………………………...………………………………8

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý……………………………………………3
Hình 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2013, 2014 và 2015…………………...8
Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất
khẩu theo hợp đồng số SI0528/PL-2016 của công ty SUPER CARGO…………...10
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty SCS..12
Sơ đồ 2.3: Quy trình chứng từ hàng xuất bằng đường biển tại công ty SCS………16


LỜI MỞ ĐẦU
&

Trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, cùng với những đổi mới cơ bản về
cơ chế quản lý của Đảng và Nhà nước, nền kinh tế nước ta đã và đang hội nhập
thành công với nền kinh tế khu vực và thế giới. Những năm gần đây, được xem như
là cột mốc đánh dấu nhiều bước chuyển mình của nền kinh tế Việt Nam, nhất là khi
gia nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO đã tạo ra bước ngoặc lớn, làm tiền đề
cho sự hội nhập thị trường thế giới. Trong năm 2016, Việt Nam đã gia nhập Hiệp
định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP), đây là cơ hội ngành logistics Việt Nam
có điều kiện để phát triển và tham gia sâu hơn vào những trung tâm giao dịch vận
tải thế giới. Với tốc độ tăng trưởng được dự báo từ nay cho đến năm 2020 là
12%/năm và kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 623 tỷ USD vào năm 2020 (nguồn
World Bank), Việt Nam đang là điểm đến của các nhà đầu tư. Hiện nay, Việt Nam
đang trong giai đoạn phát triển rất mạnh ngành logistics (Giao nhận). Độ phục hồi
kinh tế cộng hưởng với việc phát triển cơ sở hạ tầng nhanh. Đây sẽ là nền tảng tốt
để nền công nghiệp logistisc Việt Nam phát triển trong tương lai. Thật vậy, nhiều
doanh nghiệp sản xuất vẫn chọn xu hướng thuê công ty logistics thực hiện công
việc hậu cần. Bởi vì, chi phí hậu cần chiếm khoảng 10 - 5% chi phí giá thành sản

phẩm. Nhưng để đầu tư cả hệ thống thì chi phí cố định sẽ tăng lên đến 40 - 60%. Do
đó, đây sẽ là thị phần cho các doanh nghiệp logistics trong nước. Theo thống kê từ
Cục Hàng hải Việt Nam, lĩnh vực quan trọng nhất trong logistics là vận tải biển, có
đến 90% hàng hóa xuất nhập khẩu được vận chuyển bằng đường biển. Tuy nhiên,
các doanh nghiệp trong nước mới chỉ chuyên chở được 18% tổng lượng hàng hóa
xuất nhập khẩu, phần còn lại đang bị chi phối bởi các doanh nghiệp nước ngoài. Với
vốn ít, yếu về nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng kém, việc các doanh nghiệp trong nước
nắm quyền chủ trong ngành logitics vẫn là điều tương đối khó khăn. Cùng với đó là
chính sách Nhà nước với ngành logistics vẫn chưa được hoàn thiện, nhiều quy định
ban hành chồng chéo, chưa có sự thống nhất, chưa rõ ràng, chưa tạo điều kiện hỗ
trợ ngành logistics non trẻ phát triển. Bên cạnh đó, các quy trình, thủ tục, các quy
định vẫn còn rườm rà; các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam vẫn còn đang
bối rối và thiếu kiến thức nhiều về ngành logistics.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, trong quá trình thực tập tại Công ty
Super Cargo Service em đã chọn đề tài “PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO
NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUPER
CARGO” để làm báo cáo thực tập. Đây là những kiến thức cơ bản nhất để sinh
viên chúng em hiểu rõ hơn một phần nào đó của ngành logistics và có thể vững
vàng để hòa nhập cùng xu thế đang phát triển như hiện nay.


KẾT CẤU BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP
Đề tài được chia thành ba phần: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận.
Trong phần nội dung chính của đề tài sẽ trình bày thành ba chương như sau:
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SUPER CARGO
SERVICE
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUPER CARGO SERVICE
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP
VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SUPER
CARGO SERVICE
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Super Cargo Service:
1.1.1 Khái quát chung về công ty:
- Tên doanh nghiệp trong nước: Công ty TNHH DV Hàng Hóa Phim Chính
- Tên giao dịch bằng tiếng anh: SUPER CARGO SERVICE CO., LTD
- Tến viết tắt:SCS
- Logo công ty:

- Phương châm hoạt động:
-

-

SAFE

SAVING

SWIFT

Loại hình công ty: Công ty TNHH gồm nhiều thành viên
Trụ sở đặt tại: 3G Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, TP. HCM
Telephone: (84) 8 38440252
Fax: (84) 8 3844 0337
Email
:
Website
: www.supercargoservice.com

Mã số thuế
: 0305924567
Giấy phép ĐKKD số
: 41020643344, Ngày cấp: 10/01/2008
Nơi cấp
: Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP.HCM
Ngân hàng giao dịch
: VIETCOMBANK Chi nhánh TP.HCM
Tài khoản VND
: 0071004578826
Tài khoản USD
: 0071374578836
Swift code
: BFTVVNVX007
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Tháng 8/2008: Công ty TNHH Hàng Hóa Phim Chính được thành lập theo quyết
định số 4102064344 được cấp bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP.Hồ Chí Minh,với
vốn điều lệ 5 tỷ VND.
Tháng 4/2009: Trở thành hội viên chính thức của VIFFIS - Vietnam Freight
Forwarder Association.
Tháng 8/2009: Trở thành hội viên chính thức FIATA - International Federation of
Freight Forwarder Association.
Tháng 12/2009: Trở thành hội viên VCCI - Phòng Thương mại và công nghiệp
Việt Nam.
Tháng 1/2010: Đạt được Giấy chứng nhận ISO 9001:2000 do tổ chức SGS-UKAS
005 (Anh Quốc) cấp.

12

Tháng 3/2010: Trở thành hội viên chính thức HTFN-Hi Tech Forwarder Network.
Tháng 6/2011: Tăng vốn đầu tư lên 7 tỷ đồng.
Tháng 9/2011: Đạt danh hiệu Doanh nghiệp Việt Nam Uy Tín và Chất Lượng.
Tháng 1/2012: Tăng vốn đầu tư lên thành 10 tỷ đồng.
Hiện nay công ty đã có rất nhiều đại lý ở nhiều quốc gia trên thế giới như Mỹ, Úc,
Đức, Singapore,….
- Bên cạnh đó, công ty cũng đã có mối quan hệ rộng rãi với các hãng Logistics lớn
như: NYK, OOCL, APL, MOL,… một số hãng tàu như: HAIWAN, WANHAI,…
và một số hãng hàng không như: VIETNAM AIRLINE, AIR FRANCE, THAI
AIRWAYS, CHINA AIRLINE,….
1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty:
Hoạt động kinh doanh của công ty chuyên về giao nhận vận tải đường biển và
đường hàng không.
Vận tải hàng hải :
• Giao nhận quốc tế bằng đường biển và hàng không.
• Nhận làm thủ tục hải quan,chứng từ “khó và phức tạp”.
• Dịch vụ giao nhận tận nơi (Door to Door).
• Đại lý hãng tàu.
• Và các dịch vụ hỗ trợ khác.
Vận tải hàng không :
• Nhận hàng và đóng gói tại kho.
• Làm thủ tục thông quan hàng hóa.
• Vận chuyển hàng đến tận nơi.
1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu chiến lược:
1.3.1 Tầm nhìn của công ty:
Trở thành một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần hàng đầu tại Việt Nam.
Hoạt động, phát triển và thành công trên cơ sở thành công của khách hàng, thành
công của công ty và thành công của mỗi nhân viên.
1.3.2 Sứ mệnh của công ty:
Cung cấp dịch vụ tốt nhất và các giải pháp gia tăng giá trị đáp ứng với sự hài

lòng của khách hàng.
Xây dựng và phát triển hệ thống dịch vụ giao nhận và vận tải chuyên nghiệp,
thuận tiện, nhanh chóng, tiết kiệm tối đa chi phí cho khách hàng.
Tạo cơ hội việc làm có ý nghĩa và đầy thử thách với sự hài lòng cao cho tất cả
nhân viên.
Mang đến một lợi ích chung và hợp tác bền vững giữa các cổ đông và quan hệ
đối tác của công ty.
1.3.3 Mục tiêu chiến lược của công ty:
Trở thành một doanh nghiệp uy tín, khẳng định được thương hiệu trong thị
trường xuất nhập khẩu Việt Nam.
-

13


Đầu tư mở rộng hệ thống cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu trên khắp các tỉnh
thành, đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
Từng bước vươn ra thị trường thế giới, xây dựng chuỗi cung ứng dịch vụ giao
nhận và vận tải chuyên nghiệp ra khắp các quốc gia Đông Nam Á.
1.4 Cơ cấu tổ chức bộ mấy quản lý của công ty:
1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG ĐẠI LÝ

PHÒNG KINH DOANHPHÒNG CHỨNG TỪ PHÒNG GIAO NHẬN
PHÒNG CHĂM SÓC KH KHÁ
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
1.4.2.1 Hội đồng quản trị:
- Là cơ quan đứng đầu, điều hành hoạt động của công ty, quyết định phương hướng,

mục tiêu phát triển của công ty và kế hoạch, chỉ tiêu hàng năm của công ty.
- Thảo luận và thông qua bảng tổng kết tài chính của năm.
1.4.2.2 Ban giám đốc:
- Quản lý điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty theo
điều lệ của công ty và quyết định của hội đồng quản trị.
- Xây dựng và trình hội đồng quản trị cơ cấu, tổ chức quản lý, kế hoạch dài hạn
hàng năm và các dự án đầu tư hay liên doanh, liên kết.

14


- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức tiền lương, tài chính và kế toán.
- Đưa ra chỉ tiêu và kế hoạch cụ thể cho hoạt động của công ty.
- Thay mặt hội đồng quản trị trong những quyết định kinh doanh cụ thể.
1.4.2.3 Phó giám đốc:
- Thay mặt giám đốc điều hành quản lý công ty khi giám đốc đi vắng.
- Nghiên cứu tập hợp các văn bản về luật, các Nghị định, Thông tư,… có liên quan

-

-

-

-

-

-

-

đến hoạt động của công ty đồng thời xây dựng các quy chế, định mức kinh tế, kỹ
luật, an toàn hoạt động, xây dựng các phương án, chiến lược phát triển thị trường,
mô hình đại lý, môi giới trong tình hình cạnh tranh trong nước và thế giới.
Nghiên cứu quy trình công nghệ, tiêu chuẩn hàng hóa dịch vụ của đại lý.
1.4.2.4 Phòng kinh doanh:
Tìm kiếm khách hàng, chào hàng, báo giá, theo dõi cước tàu hỗ trợ thông tin giá
cả cho bộ phận chứng từ, cung cấp thông tin đến khách hàng cụ thể, phối hợp với
các bộ phận chứng từ, các bộ phận khác để giải quyết nhanh chóng nếu có vấn đề
xảy ra cho đơn hàng của khách hàng.
Gặp gỡ khách hàng định kỳ, duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài với các khách
hàng của công ty.
1.4.2.5 Phòng giao nhận:
Phụ trách về làm thủ tục hải quan, thông quan và giao nhận hàng hóa theo yêu cầu
của khách hàng, hoạt động tại sân bay, cảng là chủ yếu.
Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hoá, tài liệu hồ sơ
được giao đầy đủ, đúng thời hạn.
1.4.2.6 Phòng chứng từ:
Phụ trách chứng từ xuất nhập khẩu, nhận đặt chỗ (booking) của khách hàng,
chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ cho khách hàng để làm thủ tục khai báo hải quan,

xin các chứng từ C/O (Certificate of Origin), kiểm dịch,…theo yêu cầu của công
tác thông quan xuất nhập khẩu và khách hàng đảm bảo cho bộ phận giao nhận
thực hiện tốt công việc.
1.4.2.7 Phòng kế toán:
Thực hiện công tác kế toán, quyết toán tài chính định kịp thời hàng năm hàng quý,
thu chi theo đúng nguyên tắc, lên báo cáo tài chính, kiểm soát về tài chính cho
công ty và các hoạt động của công ty.
Liên hệ khách hàng, xuất hóa đơn, yêu cầu thanh toán, theo dõi yêu cầu khách
hàng thanh toán.
1.4.2.8 Phòng chăm sóc khách hàng:
Thường xuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng và gặp gỡ duy trì mối quan hệ
tốt với khách hàng.
Trợ giúp phòng Kinh doanh trong hoạt động marketing đồng thời chuẩn bị chứng
từ giao cho khách hàng, thường xuyên cập nhật cho khách hàng bảng báo giá cước
vận chuyển, phí làm dịch vụ giao nhận….

15


Bộ phận đại lý:
- Nhận booking của khách hàng, làm đại lý của các hãng tàu nước ngoài.
- Cập nhật thường xuyên cước tàu vận chuyển, hỗ trợ phòng kinh doanh về bảng
báo giá cước vận chuyển.
1.4.2.10 Nhận xét:
Cơ cấu tổ chức của công ty có cấu trúc trực tuyến-chức năng (cấu trúc hỗn hợp).
Vì vậy, cơ cấu này có các ưu, nhược điểm sau:
1.4.2.9

Ưu điểm:
Các bộ phận chức năng không có quyền ra lệnh cho các bộ phận khác tuyến. Vì

vậy quyền hạn và trách nhiệm được phân định rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi để
các nhà quản trị thể hiện khả năng của mình.
Cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh của một cấp trên duy nhất, do đó một mặt tạo điều
kiện thuận lợi cho cấp dưới thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, một mặt lại đảm
bảo việc thực hiện nguyên tắc thống nhất của chỉ huy, một nguyên tắc quan trọng
của quản trị.
Các thông tin chỉ huy và thông tin phản hồi được truyền đi nhanh chóng, kịp thời
và chính xác. Môi trường làm việc thân thiện, thoải mái, cấp trên quan tâm đến
cấp dưới, cấp dưới tôn trọng và hỗ trợ cấp trên giảm áp lực cho nhân viên, tăng
hiệu quả công việc.
Mỗi phòng ban có những trách nhiệm riêng tạo sự thống nhất với nhau, bên cạnh
đó các phòng ban hỗ trợ với nhau để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Ví
dụ như phòng kinh doanh, phòng chăm sóc khách hàng, phòng chứng từ và phòng
giao nhận có mối quan hệ mật thiết với nhau, nhân viên giữa các phòng này phải
phối hợp một cách chặt chẽ và ăn ý với nhau để giải quyết công việc một cách
nhanh chóng và thuận lợi.
Nhược điểm:
Sự bất đồng, sự tranh chấp nội bộ vẫn có thể xảy ra, làm cho khối lượng công việc
ở bộ phận lãnh đạo cấp cao nhất của Công ty tăng lên. Vì vậy để khắc phục tình
trạng này, công ty nên có phân cấp quản lý cho phép các nhà lãnh đạo chức năng
có quyền thông tin trực tiếp với bộ phận khác tuyến trong khuôn khổ được quy
định trước.
1.4.3 Tình hình nhân sự tại công ty:
- Công ty có đội ngũ nhân viên tương đối trẻ và năng động, được học tập, tập huấn
qua các chương trình thực tập, thử việc bài bản trước khi bắt đầu làm việc tại công
ty. Ngoài ra công ty thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo nhằm nâng cao
chuyên môn phục vụ tốt cho công việc.
- Cơ cấu nhân sự của công ty TNHH TMDV Hàng Hóa Phim Chính (SCS):

16

Trình độ chuyên môn
Đại học
Cao đẳng Trung cấp
Ban giám đốc
4
4
0
0
Phó giám đốc
1
1
0
0
Phòng kinh doanh
7
5
2
0
Phòng chăm sóc KH (CS) 7
5
2
0
Phòng giao nhận
10
2
5
3
Phòng chứng từ

8
5
3
0
Phòng kế toán
6
4
2
0
Phòng đại lý
4
2
2
0
Tiếp tân
1
0
1
0
Tổng cộng
48
28
17
3
Tỷ lệ (%)
100
58,3
35,4
6,3
(Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự công ty SCS)

Phòng ban

Số nhân viên

Qua bảng số liệu ta có thể thấy trong tổng số nhân viên thì có trên 50% nhân viên
đạt trình độ đại học trở lên, đây là một lực lượng có kiến thức vững chắc, có năng
lực và chuyên môn cao, là một thế mạnh trong hoạt động của công ty. Công ty có
đội ngũ nhân viên có đam mê, tinh thần làm việc và trách nhiệm cao, đội ngũ nhân
viên trẻ, năng động, có tính chuyên môn cao, làm việc cẩn thận và luôn được đào
tạo những kiến thức mới nhất. Đây là một trong những yếu tố tạo nên sự thành
công của công ty.
Trong cơ cấu nhân sự của công ty, phòng giao nhận được tuyển nhân viên có trình
độ trung cấp (tỷ lệ 6,3%), số nhân viên này chủ yếu là nam và làm việc trong hoạt
động giao nhận hàng hóa. Đây là công việc không đòi hỏi quá nhiều kiến thức
chuyên môn, lại di chuyển nhiều nên ưu tiên tuyển dụng nam, có sức khỏe tốt và
nhiệt tình trong công việc. Đồng thời phòng giao nhận là phòng có đông nhân viên
nhất (10 nhân viên), đây là lực lượng chủ yếu của công ty, tạo ra mức lợi nhuận
đáng kể cho công ty, chịu trách nhiệm giao và nhận hàng hóa từ khách hàng. Đây
là một lực lượng không thể thiếu đối với những công ty logistics như Super Cargo
Service.
Đối với các phòng ban khác thì công ty ưu tiên tuyển dụng những nhân viên có
trình độ cao đẳng trở lên, được học tập và rèn luyện bài bản trong trường lớp, khả
năng học hỏi cao, trình độ chuyên môn cao, đáp ứng được nhu cầu và tính chất
công việc.
Ngoài ra, công ty luôn khuyến khích các nhân viên nâng cao trình độ học vấn, học
tập bổ sung những kiến thức mới nhất. Bên cạch đó, công ty luôn tạo điều kiện
cho sinh viên các trường đại học thực tập, học hỏi kinh nghiệm tại công ty. Đây
cũng là cách để công ty có thể lựa chọn được những ứng cử viên phù hợp.

17

1.5 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:

Bảng 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh từ năm 2013 đến năm 2015
Đơn vị: triệu đồng
Chỉ tiêu

Năm 2013

Năm 2014

Năm 2015

Doanh thu

12.200

15.050

17.600

Chi phí

11.475

11.040

7.481

Lợi nhuận (trước thuế)

725

4.010

10.119

Lợi nhuận (sau thuế)

543,75

2.606,5

6.577,35

(Nguồn: Báo cáo quyết toán 2013, 2014, 2015, phòng Kế toán)

Bảng 1.3: Tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận của công ty (từ năm 2013
đến năm 2015)
Năm 2014 so với
Năm 2015 so với
Năm 2015 so với
Chỉ tiêu
năm 2013
năm 2014
năm 2013
Doanh thu (lần)

1,23

1,17

1,44

Lợi nhuận (lần)

5,53

2,52

13,96

(Nguồn: Phòng kế toán)

Hình 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2013, 2014 và 2015
 Nhận xét:
Căn cứ theo bảng số liệu ta thấy SCS đã chứng tỏ uy tín, chất lượng dịch vụ của
mình trên thị trường. Doanh thu qua mỗi năm đều tăng lên, điển hình năm 2013 lợi
nhuận của công ty đạt 725 triệu đồng nhưng đến năm 2014 lợi nhuận đạt được đến
4.010 triệu đồng, chỉ trong một năm mà lợi nhuận của công ty đã tăng một cách
nhanh chóng. Khởi đầu kinh doanh trong thời kì logistics Việt Nam còn khó khăn,
bất cập nhưng SCS đã từng bước nâng cao các dịch vụ của mình. Nhờ vào việc nắm
bắt được cơ hội và nhu cầu của khách hàng, công ty đã hoạt động thành công trong
những năm qua. Sau hơn tám năm hoạt động, công ty đã tạo dựng được những mối

18


quan hệ hợp tác lâu dài, có những khách hàng đã hợp tác nhiều lần với công ty nên

sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí (như đi lại hay tìm kiếm khách hàng,…); đồng thời,
với nhiều năm hoạt động công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm, khi gặp một
số rắc rối sẽ được nhân viên giải quyết kịp thời và nhanh chóng nên chi phí được
giảm hơn rất nhiều. Cụ thể năm 2015, với mức doanh thu thu được rất lớn 17600
triệu đồng, nhưng chi phí bỏ ra chỉ 7481 triệu đồng (năm 2014 là 11040 triệu đồng,
giảm 3559 triệu đồng). Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận năm 2015 so với năm 2013 là
13,96%, chỉ với hai năm mà lợi nhuận tăng rất nhanh, chứng tỏ công ty đã phát triển
một cách vượt bậc. Như vậy, theo xu hướng đó thì hoạt động công ty SCS ngày
càng được mở rộng và phát triển, được nhiều khách hàng quan tâm và sử dụng dịch
vụ. Tương lai công ty SCS sẽ ngày càng lớn mạnh theo thời gian.

19


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT
KHẨU BẲNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUPER CARGO
2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty SCS

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển được viết dựa trên hợp
đồng số SI058/PL-2016 ngày 04/02/2016 tại công ty SCS. Đây là quy trình được
viết thực tế cho lô hàng. Để hiểu rõ hơn về các bước trong quy trình thì trước
tiên chúng ta sẽ tìm hiểu sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan. Đây là bước để
xác định vai trò của công ty SCS trong quá trình thực hiện lô hàng này và là cơ
sở cho quy trình giao nhận được thể hiện một cách rõ ràng và cụ thể.
2.1.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình giao nhận hợp
đồng xuất khẩu của công ty SCS (dựa theo hợp đồng số SI058/PL2016 ngày 04/02/2016)
Hãng tàu
K”LINE
Cục Hải quan
CK Cảng Sài Gòn KVI

(Cảng Cát Lái)

(4)

(5)
Cơ quan hun trùng
hàng hóa
Công ty Cổ phần giám
định Đại Việt –
DAVICONTROL (DVC)

Hãng tàu
K”LINE

(3)
Forwader
Công ty Super
Cargo Service (VN)

Forwader

(6)

Samuel Shapiro &
Company, Inc
(2)

Người xuất khẩu
Công ty Penflex
Viet Nam Co.,LTD

(1)

Người nhập khẩu
Công ty Penflex
Corporation (USA)

Ngân hàng của
người XK
VID Pubic Bank –
Dong Nai Branch

Hình 2.1: Mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng
hóa xuất khẩu theo hợp đồng số SI0528/PL-2016 của công ty SUPER
CARGO

20


 Qua sơ đồ mối liên hệ giữa các bên, ta thấy công ty Super Cargo Service (SCS)

(1)

(2)

(3)

(4)
(6)

đứng vai trò là một Forwader cho nước người nhập khẩu (công ty Penflex
Corporation), công ty SCS sẽ đóng vai trò là bên trung gian, nhận vận chuyển
hàng hóa của công ty Penflex Việt Nam xuất khẩu sang công ty Penfex
Corporation (Mỹ). SCS sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm việc xuất nhập khẩu lô hàng
này (do điều khoản xuất khẩu là EXW nên toàn bộ quá trình từ khi nhận hàng tại
kho công ty Penflex Việt Nam đến kho công ty Penflex Corporation (Mỹ) đều
do công ty SCS thực hiện với vai trò là một Forwarder). Tuy nhiên do vấn đề về
địa lý nên công ty SCS sẽ liên hệ với đại lý của mình là công ty Samuel Shapiro
& Company để hoàn thành các thủ tục còn lại tại nước Mỹ (nước người nhập
khẩu). Công ty SCS sẽ có trách nhiệm thuê hãng tàu để vận chuyển hàng theo
đúng lịch trình của khách hàng đồng thời thay thế chủ hàng nhập khẩu hoàn tất
các hồ sơ thông quan và nộp thuế xuất nhập khẩu. Ngoài ra SCS sẽ làm mọi thủ
tục liên quan đến chứng từ như vận đơn, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy hun
trùng hàng hóa.
MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BÊN THEO SƠ ĐỒ:
Công ty Penflex Việt Nam kí hợp đồng xuất khẩu hàng hóa với Công ty Penflex
Corporation (Mỹ). Việc kí hợp đồng này được thực hiện giữa hai bên mà không
có sự can thiệp của công ty SCS.
Công ty Penflex Corporation (Mỹ) sẽ liên hệ và kí hợp đồng giao nhận với công
ty Super Cargo, đồng thời trao đổi những thông tin cần thiết đến lô hàng cần
xuất khẩu.
Công ty SCS sẽ liên hệ và đặt chỗ với hãng tàu K”Line Việt Nam theo đúng lịch
trình đã trao đổi với khách hàng. Hãng tàu K’Line sẽ xác nhận với công ty SCS
về lịch trình tàu chạy theo yêu cầu.
(5) Công ty SCS sẽ liên hệ lấy container rỗng, làm thủ tục xuất khẩu, thông quan
hàng hóa, đồng thời liên hệ để xin giấy hun trùng hàng hóa, giao hàng lên tàu…
Công ty SCS và công ty Samuel Shapiro & Company trao đổi những vấn đề về
lô hàng.

21

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
SCS:

2.1.2

Trao đổi thông tin, hỏi giá, chào giá cho khách hàng và thỏa thuận hợp đồng

Đặt chỗ với Hãng tàu

Kiểm tra và chuẩn bị chứng từ xuất khẩu

Khai báo thủ tục hải quan điện tử

Thông quan hàng hóa

Quyết toán và lưu hồ sơ
(Sơ đồ 2.2:Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty SCS)
DIỄN GIẢI SƠ LƯỢC VỀ SƠ ĐỒ:
 Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng về lô hàng; hỏi giá, chào giá cho
khách hàng và thỏa thuận hợp đồng;
 Bước 2: Tiến hàng đặt chỗ với hãng tàu;
 Bước 3: Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu;
 Bước 4: Khai báo thủ tục hải quan điện tử;
 Bước 5: Tiến hàng thông quan hàng hóa;
 Bước 6: Quyết toán và lưu hồ sơ.

2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

SCS:

22


Theo hợp đồng mua bán giữa công ty Penflex Việt Nam và Penflex Corporation Mỹ
(hợp đồng số: SI0528/PL-2016) thì điều kiện giao hàng là EXW (giao hàng tại
xưởng) nghĩa là công ty Penflex Corporation sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm kể cả thủ
tục hải quan ở nước Việt Nam sau khi đã nhận được hàng tại xưởng. Tuy nhiên, trên
thực tế thì hàng hóa sẽ được công ty SCS (công ty Forwarder) thực hiện toàn bộ quá
trình giao nhận hàng do được sự ủy quyền của công ty Penflex Corporation.
Quy trình giao nhận xuất khẩu hàng hóa bẳng đường biển tại công ty như sau:
2.2.1 Nhận thông tin từ khách hàng về lô hàng; hỏi giá, chào giá cho khách
hàng và thỏa thuận hợp đồng:
Nhận thông tin từ khách hàng về lô hàng:
Những thông tin về lô hàng sẽ được nhân viên kinh doanh của công ty tiếp nhận.
Những thông tin cụ thể như:
- Loại hàng xuất khẩu: căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng công ty sẽ tư vấn cho
khách hàng loại container phù hợp (ví dụ như hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ
được chọn cont lạnh 20’RF, 40’RH tùy vào số lượng hàng, nếu hàng bách hóa
hoặc nông sản thì nên chọn cont khô 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC…). Đồng thời
việc cung cấp thông tin về loại hàng xuất khẩu sẽ được nhân viên của công ty tìm
hiểu về quy định của nước nhập khẩu mặt hàng đó.
• Hàng hóa: CORRUGATED METAL HOSE & BRAID với 6 loại mã hàng khác
nhau.
• Số lượng: 18 476 FT
- Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì nếu khoảng
cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí sẽ thấy
hơn.
• Cảng đi: cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh

• Cảng đến: Elizabeth, NJ, USA
- Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh
doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù
hợp. Tuy nhiên cũng có một số khách hàng đã quen sử dụng dịch vụ của một hãng
tàu cho hàng hóa của họ thì công ty sẽ báo giá cước cho khách hàng biết.
- Thời gian dự kiến xuất hàng: để công ty tìm kiếm lịch trình tàu chạy cho phù hợp
với yêu cầu của khách hàng.
Hỏi giá, chào giá cho khách hàng
- Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên phòng CS sẽ liên

hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu sẽ có
những lịch trình riêng, tuyến tàu chạy riêng.

23


• Các hãng tàu thường đi Châu Âu, Mỹ như: Hanjin, OOCL, ZIM Line, K”Line,

…
- Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí và
tiến hành chào giá cho khách hàng.
- Nếu giá cước và lịch tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng
sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh, bộ phận kinh
doanh sẽ gửi thông tin cho bộ phận CS để tiến hàng đặt chỗ với hãng tàu. Booking
request xác nhận thông tin hàng hóa liên quan đến:
• Người gửi hàng và người nhận hàng: Công ty Penflex Corporation. Địa chỉ:
105B Industrial Drive, Gilbertsvilie, PA 19525, USA (Vì đây là lô hàng theo
điều kiện EXW nên thực tế người gửi hàng và người nhận hàng trên booking
request là một, vì người xuất khẩu khi giao hàng tại kho đã hết nghĩa vụ và trách
nhiệm)

• Tên hàng: Corrugated Metal Hose & Braid
• Trọng lượng: 18 467 FT
• Nơi đóng hàng (lưu kho): Công ty ICD Tân Cảng CIC
• Cảng xuất khẩu: Cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh
• Cảng đến: Elizabeth, NJ
• Ngày tàu chạy: 08/02/2016
Thỏa thuận hợp đồng:
- Sau khi đã thống nhất giá cả với nhau, hai bên công ty sẽ thỏa thuận những điều
khoản trong hợp đồng. Việc cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu được
thực hiện dựa trên cơ sở Hợp đồng dịch vụ - giao nhận hàng hóa được kí kết giữa
công ty SCS với công ty Penflex Corporation. Trong đó ghi rõ việc công ty
Penflex Corporation đồng ý ủy quyền cho công ty Super Cargo Service tiếp nhận,
vận chuyển lô hàng theo yêu cầu của khách hàng, thực hiện khai báo hải quan,
hoàn tất thủ tục Hải quan, lập bộ chứng từ thanh toán…
- Với những lần hợp tác sau này, hai công ty không cần phải ký hợp đồng giao nhận
mà sẽ tiến hành thực hiện phần nhiệm vụ tương tự như những điều khoản trong
hợp đồng đã ký. Nếu hai bên muốn thay đổi một số điều khoản trong hợp đồng thì
sẽ được trao đổi qua điện thoại hoặc email.
- Giữa công ty SCS và công ty Penflex Corporation đã hợp tác với nhau từ trước
nên trong lô làng này việc trao đổi thông tin về quá trình giao nhận giữa hai công
ty sẽ được trao đổi và thỏa thuận thông qua email.
2.2.2 Đặt chỗ với hãng tàu:
Bộ phận CS sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request
đến hãng tàu để đặt chỗ với hãng tàu K”Line. Sau đó hãng tàu K”Line sẽ xác nhận
đặt chỗ đã thành công cho bộ phận CS bằng cách gửi booking confirmation (Lệnh
cấp container rỗng). Các thông tin trên booking confirmation bao gồm:

24

-

-

-

• Số booking: SGN237552, ngày: 03/02/2016
• Khách hàng: SUPER CARGO
• Tên tàu (Vessel): SINAR SABANG, Số chuyến (Voy): 376S
• Cảng xếp hàng (POL – Port of Loading): HO CHI MINH CITY/ CAT LAI
• Cảng giao hàng (POD – Port of Delivery): ALIZABETH, NJ, UNITED STATES
• Cảng chuyển tải (Port of Discharge): SINGAPORE
• Tên tàu chuyển tải: HANOI BRIDGE, số chuyến 014A
• Dự kiến ngày đến (ETA - estimated time arrival): 09/03/2016
• Thời gian cắt máng (Cutoff Time): 04/02/2016
Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi
booking cho khách hàng để họ có thể chuẩn bị hàng hóa, sắp xếp việc nhận
hàng…
Nhân viên phòng CS sẽ gửi booking confirmation (Lệnh cấp container rỗng) cho
bộ phận giao nhận để nhân viên giao nhận đến hãng tàu đổi lệnh lấy container.
Bên phía hãng tàu sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận các thông tin như: packing
list container, seal tàu, vị trí cont, lệnh cấp cont có chữ ký…Đồng thời nhân viên
phòng CS sẽ gửi booking confirmation cho nhân viên phòng chứng từ để làm
hoàn tất chứng từ như: phát hành House Bill of Lading, lấy Master BL từ hãng
tàu, theo dõi lịch trình….
2.2.3 Kiểm tra và chuẩn bị chứng từ xuất khẩu:
Sau khi nhận booking confirmation từ khách hàng, bộ phận CS sẽ gửi booking
đến bộ phận chứng từ để phát hành House BL và xin Master BL.
Quy trình chứng từ:

25