Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Bắc Âu.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự
hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

VÕ THỊ BÍCH PHỤNG


MỤC LỤC
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CP

: Cổ phẩn

DN

: Doanh nghiệp

ĐĐH

: Đơn đặt hàng

GĐ

: Giám đốc

GTGT

: Giá trị gia tăng

HĐKT

: Hợp đồng kinh tế

HĐQT

: Hội đồng quản trị

HT KSNB

: Hệ thống kiểm soát nội bộ

KSNB

: Kiểm soát nội bộ

PGĐ

: Phó giám đốc

TK

: Tài khoản

DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu

Tên bảng

bảng

Trang

2.1

Đơn đặt hàng của khách hàng

50

2.2

Phiếu xuất kho

51

2.3

Phiếu giao hàng

52

3.1

Phiếu thẩm định khách hàng

81

3.2

Đơn đặt hàng hoàn thiện

82

3.3

Báo cáo tình hình công nợ bán hàng Công ty CP Bắc Âu

83

3.4

Báo cáo tình hình công nợ bán hàng Công ty

84

3.5

Báo cáo bán hàng trong ngày Công ty CP Bắc Âu

85


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Số hiệu

hình vẽ
1.1

Tên hình vẽ

Trang

Chu trình bán hàng và thu tiền

20

2.1

Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

34

2.2

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

40

2.3

Trình tự luân chuyển chứng từ trên máy vi tính

41

2.4

Quy trình KSNB hoạt động bán hàng tại Văn phòng
Công ty

48

2.5

Sơ đồ kiểm soát doanh thu tại văn phòng Công ty

55

2.6

Sơ đồ kiểm soát doanh thu tại các đơn vị trực thuộc

58

2.7

Sơ đồ kiểm soát nợ phải thu khách hàng

61


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt

và gay gắt trên thị trường. Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh ngoài
chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt… các doanh nghiệp còn
phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát. Điều này có nghĩa mỗi
doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một hệ thống KSNB vững mạnh nhằm
hạn chế rủi ro, sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh và phát triển
doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong tổ chức doanh
nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu về: Hiệu lực và hiệu quả của hoạt động,
bao gồm cả việc đảm bảo các nguồn lực được sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản
không bị thất thoát, hư hỏng, sử dụng sai mục đích, đảm bảo báo cáo tài chính
tin cậy và chính xác, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các quy định của công
ty và pháp luật, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và mọi đối tượng
quan tâm đến doanh nghiệp. Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ
chính là việc xác lập một cơ chế giám sát bằng những công cụ rõ ràng, cụ thể
để đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.
Công ty Cổ Phần Bắc Âu là một doanh nghiệp cổ phần hoạt động trong
lĩnh vực thương mại. Sự hình thành và phát triển của Công ty gắn liền với
sự phát triển của ngành kinh tế kỹ thuật dược và yêu cầu của nền kinh tế
với nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp, phân phối thuốc chữa bệnh cho các bệnh
viện và các hiệu thuốc trên địa bàn Thành Phố và các Đại lý tại khu vực
Miền Trung.
Hoạt động mang lại doanh thu lớn nhất cho Công ty là việc bán sĩ và bán
lẻ thuốc tân dược. Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty diễn ra thường
xuyên và liên tục, hoạt động phân phối hàng hóa ngày càng mở rộng, giá cả


2

lại biến động theo khu vực và đối tượng, mặt hàng ngày càng đa dạng, doanh
thu bán hàng tại đơn vị ngày một gia tăng do đó công tác kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng và thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động
kinh doanh của Công ty vì nó ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, nhằm đạt
được sự tuân thủ các nguyên tắc, chính sách và quy trình đã thiết lập để nâng
cao hiệu quả kinh doanh, tái mở rộng.
Hiện nay, tại Công ty đã thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu
trình bán hàng và thu tiền. Tuy nhiên, việc kiểm soát còn nhiều bất cập và hạn
chế. Vì vậy, tăng cường kiểm soát nội bộ bán hàng và thu tiền là một yêu cầu
cấp thiết nhằm hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế những rủi ro, sai sót và gian lận
làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn
đề “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Bắc
Âu” để làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp.
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Bắc Âu.
Đưa ra giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Bắc Âu
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Bắc Âu.
- Phạm vi nghiên cứu:
Luận văn giới hạn ở công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền
trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm tại Văn phòng chính và các đơn vị trực


3

thuộc của Công ty Cổ Phần Bắc Âu.

4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn vận dụng phương pháp như phân tích, quan sát, thu thập, xử
lý trực tiếp, so sánh đối chiếu chứng minh, phỏng vấn, tiếp cận hồ sơ để làm
rõ thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Công ty.
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung
chính của luận văn gồm có 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền trong doanh nghiệp
- Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
tại Công ty Cổ Phần Bắc Âu
- Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Bắc Âu.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Với tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu về KSNB nói chung và KSNB
chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng thì KSNB chu trình bán hàng và thu
tiền là một hoạt động tất yếu không thể thiếu trong doanh nghiệp.
Bán hàng và thu tiền là mục tiêu cuối cùng của bất cứ doanh nghiệp
kinh doanh, nó đánh giá toàn bộ hiệu quả của quá trình hoạt động kinh doanh.
Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền là hoạt động không
thể thiếu đối với tất cả các doanh nghiệp, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả
hoạt động, bù đắp chi phí, tiếp tục mở rộng quy mô kinh doanh đồng thời góp
phần hạn chế những rủi ro sai phạm có thể xảy ra bất cứ lúc nào cho doanh
nghiệp mình.
Cũng xuất phát từ những lý do về tính cấp thiết nên tác giả đã chọn đề


4

tài “ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Bắc Âu”
và trong quá trình nghiên cứu đề tài này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu
liên quan:
Như tác giả đã tham khảo, tìm hiểu nghiên cứu đối với KSNB chu
trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp của: Tác giả Nguyễn Thị
Phương Thảo (2010) “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền bán hàng tại viễn thông quảng ngãi” Luận văn này, tác giả Nguyễn
Thị Phương Thảo đã nghiên cứu KSNB đối với doanh thu bán hàng và thu
tiền bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông, hoạt động
kinh doanh sản phẩm: dịch vụ điện thoại cố định, dịch vụ viễn thông di
động, dịch vụ Internet, dịch vụ 108, dịch vụ hộp thư thông tin…đề tài dựa
trên đặc thù của kinh doanh ngành viễn thông. Qua tìm hiểu tác giả rút ra
một số ý kiến sau:
- Đề tài đã đưa ra hạn chế trong việc chưa hệ thống hóa thông tin phục

vụ cho công tác kiểm soát và vấn đề này cần phải được khắc phục để hoàn
thiện tốt hơn công tác bán hàng và thu tiền.
- Đề tài nêu ra mặt hạn chế mà doanh nghiệp còn gặp phải trong công

tác quản lý như: nhân viên kiêm nhiệm quá nhiều việc, không có sự kiểm tra
chéo các bộ phận, cũng như báo cáo không được định kỳ.
- Bên cạnh đó, chính sách khuyến mãi và công tác đối chiếu công nợ là
một trong những sơ hở tạo điều kiện cho rủi ro có thể xảy ra nhưng tại đơn vị
chưa kiểm tra giám sát chặt chẽ vấn đề tác giả đã đề cập.
Trong quá trình nghiên cứu tác giả cũng đã nghiên cứu và tham khảo
đề tài ngành khác cụ thể là đề tài của tác giả Thái Như Quỳnh (2008) “Tăng
cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại Công ty
trách nhiệm hữu hạn Một thành viên điện lực Đà Nẵng” đã kiểm soát nội bộ
doanh thu và đưa ra giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu,

5

đánh giá và ghi nhận doanh thu và nêu ra đặc điểm của doanh thu ngành điện
lực không tính đúng kỳ nhưng vẫn chưa có giải pháp cho vấn đề này.
Ngoài các luận văn tác giả đã tham khảo một số tài liệu khác như:
Cuốn sách “Kiểm soát nội bộ” (2012) trường Đại học Kinh tế TP HCM
của nhà xuất bản Phương Đông. Nội dung cuốn sách trình bày về khái quát về
kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ theo khuôn mẫu của COSO, các
loại gian lận và biện pháp ngăn ngừa, các thủ tục kiểm soát cho từng chu trình
nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
Cuốn sách “Hệ thống thông tin kế toán” (2011) do PGS.TS Nguyễn
Mạnh Toàn và Th.S Huỳnh Thị Hồng Hạnh biên soạn. Cuốn sách này trình
bày tổng quan về hệ thống thông tin kế toán, phương pháp tổ chức dữ liệu hệ
thống thông tin kế toán, cách xây dựng bộ mã các đối tượng thông tin kế toán
cũng như việc kiểm soát cơ sở dữ liệu các chu trình trong doanh nghiệp,
thông qua đó phục vụ thông tin cho các đối tượng sử dụng. Ngoài ra, cuốn
sách còn hệ thống về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình quản
lý các nghiệp vu của chu trình trong doanh nghiệp.
Cuốn sách “Hệ thống thông tin kế toán” (2007), khoa Kế toán – Kiểm
toán, trường Đại học Kinh tế TP HCM biên soạn. Cuốn sách trình bày nội
dung về các quan điểm của kiểm soát nội bộ và những rủi ro trong doanh
nghiệp mà nhà quản trị cần quan tâm cũng như việc áp dụng công nghệ thông
tin đối với việc kiểm soát nội bộ trong môi trường máy tính.
Và “Bài giảng kiểm toán” TS. Đoàn Thị Ngọc Trai (2005), Đại học
kinh tế Đà Nẵng. Nội dung bài giảng trình bày tổng quát về kiểm toán, các
báo cáo cũng như mục tiêu của việc kiểm toán và những biện pháp nhằm làm
giảm thiểu các gian lận, sai sót, rủi ro trọng yếu trong quá trình kiểm toán và
việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tiếp đó, Tác giả cũng đã tham khảo thêm một số tài liệu do Bộ tài

6

chính quy định về kế toán, kiểm toán như:
“Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát
nội bộ” của Bộ Tài Chính. Nội dung chuẩn mực qui định các nguyên tắc, thủ
tục cơ bản và hướng dẫn thể thức áp dụng các nguyên tắc, thủ tục cơ bản liên
quan đến việc tìm hiểu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ cũng
như việc đánh giá rủi ro kiểm toán và các thành phần của nó, bao gồm: Rủi ro
tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện trong quá trình kiểm toán báo
cáo tài chính.
“Thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07-12-2009 hướng dẫn trích lập và
sử dụng các khoản dự phòng” của Bộ Tài Chính. Nội dung của thông tư quy
định cụ thể về phương pháp trích lập cũng như việc xử lý các khoản dự phòng
đã được trích lập.
“Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 – Doanh thu và thu nhập khác”
của Bộ Tài Chính. Nội dung chuẩn mực nói về Doanh thu bao gồm tổng giá
trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được và cũng
nêu ra cách xác định, nhận biết doanh thu, thu nhập khác.
Bài viết “Báo cáo điều tra cộng đồng doanh nghiệp về các vấn đề hội
nhập ngành Dược, y tế, hóa mỹ phẩm” (2011) của VCCI Phòng thương mại
và công nghiệp Việt Nam. Bài viết nói về những bất cấp hiện tại trong việc
thâm nhập của ngành Dược, ytế, hóa mỹ phẩm với thị trường quốc tế và thực
trạng hiện tại của các doanh nghiệp kinh doanh dược Việt Nam.
Qua những tài liệu tác giả tham khảo, trên cơ sở lý luận kết hợp với
thực tiễn tác giả đã hệ thống về việc kiểm soát nội bộ nói chung và chu trình
bán hàng và thu tiền nói riêng để làm tài liệu tham khảo cho quá trình hoàn
thành đề tài “ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ
Phần Bắc Âu”.

7

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì: KSNB là một hệ thống
chính sách và tuân thủ nhằm 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm
độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo
đảm hiệu quả hoạt động của đơn vị. Theo đó KSNB là một chức năng thường
xuyên của các đơn vị, tổ chức trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong
từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu
quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 100): thì KSNB là các
quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng, áp
dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để
kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo
cáo tài chính trung thực hợp lý nhằm bảo vệ và sử dụng có hiệu quả tài
sản của đơn vị.
Theo ủy ban COSO (Committeee of Sponsoring Organization): là một
Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài
chính thì KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản
trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau:
+ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
+ Sự tin cậy của báo cáo tài chính
+ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định

8

Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO.
Trong định nghĩa này có bốn khái niệm cần lưu ý đó là quá trình, con người,
đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
o KSNB là một quá trình

Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế
hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần
KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt
động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là
một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức. KSNB sẽ hữu hiệu khi
nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các
hoạt động của tổ chức.
o Con người
KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là hội đồng quản
trị, ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. KSNB là một
công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý,
Nói cách khác, nó được thực hiện với những con người trong tổ chức, bởi suy
nghĩ và hành động của họ. Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp để
kiểm soát và vận hành chúng.
o Đảm bảo hợp lý
KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong
việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Điều
này xuất phát từ hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ
thống KSNB, đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định,
sự thông đồng của các các nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt
khỏi KSNB… Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho

quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình
kiểm soát đó.


9

o Các mục tiêu
Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác
định chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là các mục tiêu chung cho toàn đơn
vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị thành ba nhóm:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu
quả của việc sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Nhấn mạnh đến tính trung thực
và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
- Nhóm mục tiêu tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và
các quy định.
Một hệ thống KSNB hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt
được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự
tuân thủ pháp luật và các quy định. Để đạt được các mục tiêu này, cần dựa
trên cơ sở của những chuẩn mực đã được thiết lập. Kết quả đạt được phụ
thuộc vào môi trường kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin truyền thông
và vấn đề giám sát.
1.1.2. Vai trò của kiểm soát nội bộ
Từ khái niệm về KSNB giúp chúng ta nhận thấy được tầm quan trọng
của HT KSNB trong doanh nghiệp. Một HT KSNB vững mạnh sẽ mang lại
nhiều hữu ích như sau:
- Giúp cho Lãnh đạo DN giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro về
tài sản và con người.
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của DN một cách có hiệu
quả thông qua các chế độ chính sách ban hành.

- Phát hiện kịp thời những vấn đề tồn tại trong kinh doanh để đề ra các
biện pháp giải quyết.
- Ngăn ngừa, phát hiện sai sót gian lận trong các bộ phận và trong hoạt


10

động kinh doanh.
- Đảm bảo các chế độ, nghiệp vụ ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và
đúng quy trình trong hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo các báo cáo tài chính được kịp thời, hợp lý, tin cậy và tuân
thủ theo quy định.
- Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục
đích.
1.1.3. Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống KSNB bao gồm các thành phần chủ yếu: Môi trường
kiểm soát; Hệ thống kế toán; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát (các thủ
tục kiểm soát); Giám sát độc lập (Kiểm soát nội bộ).


Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, thông qua
việc chi phối ý thức kiểm soát của các thành viên. Môi trường kiểm soát là
nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường
kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý trong
đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Môi trường kiểm
soát có một ảnh hưởng quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các
thủ tục kiểm soát. Một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự
thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát gồm những nội

dung cơ bản:
Thứ nhất: Triết lý quản trị và phong cách điều hành
Kiểm soát là một chức năng quản trị chịu sự tác động bởi các hành vi
của con người theo một cách thức nhất định, để đạt được mục tiêu của doanh
nghiệp. Triết lý quản trị và phong cách điều hành dẫn đến các quan điểm khác
nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Nếu như
người quản lý cấp cao coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của


11

mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng
của kiểm soát thì những nhân viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều
đó và sẽ thực hiện tuân theo một cách cẩn thận hệ thống kiểm soát đã được
thiết lập. Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức biết rằng kiểm soát
không phải là quan trọng đối với ban quản lý cấp cao thì họ sẽ không nhận
được sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía lãnh đạo thì việc đặt mục
tiêu kiểm soát của nhà quản lý sẽ không hữu hiệu.
Thứ hai: Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là việc thiết lập bộ máy thực hiện mục tiêu của doanh
nghiệp. Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của
doanh nghiệp được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Các hoạt
động này bao gồm mua hàng, sản xuất, bán hàng, tiếp thị, và các hoạt động hỗ
trợ khác như hành chính, nhân sự hay kỹ thuật.
Mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức phù hợp với nhu cầu riêng của
mình nên không có một khuôn mẫu chung duy nhất, chẳng hạn có một số
doanh nghiệp tổ chức theo kiểu tập trung, số khác lại tổ chức theo kiểu phân
tán. Một số doanh nghiệp quy định phải báo cáo trực tiếp, số khác lại quy
định báo cáo dưới dạng ma trận…
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt

động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù tổ chức thế nào nó cũng phải giúp
doanh nghiệp thực hiện chiến lược đã hoạch định để đạt được mục tiêu đề ra.
Thứ ba: Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với
chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân
viên. Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng,
hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật.
Khía cạnh quan trọng nhất của KSNB là nhân sự, chính sách nhân sự


12

có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát. Có thể xem
đây là nhân tố bổ sung cho nhân tố đảm bảo về năng lực nói trên. Một chính
sách nhân sự đúng đắn sẽ bù đắp cho những yếu kém của môi trường kiểm
soát.
Thứ tư: Ban Giám đốc và ủy ban kiểm toán
Thành viên của ban Giám đốc là những người đại diện của các cổ đông
được bầu và có trách nhiệm chính là giám sát quản trị, bao gồm cả đánh giá
và phê chuẩn chiến lược cơ bản của tổ chức.
Ủy ban kiểm toán là những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm toán. Sự độc
lập và tính hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán là những nhân tố quan trọng trong
môi trường kiểm soát.
Thứ năm: Công tác lập kế hoạch
Các kế hoạch của doanh nghiệp sẽ là cơ sở tốt cho các mục tiêu của HT
KSNB. Việc lập kế hoạch đúng sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và
có hiệu quả. Đồng thời công tác lập kế hoạch nếu được tiến hành một cách
nghiêm túc và khoa học sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp đơn vị

có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai sót, rủi ro, gian lận trong các hoạt
động sản xuất kinh doanh.
Vì thế nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế
hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện so với số liệu kế hoạch để phát
hiện ra những vấn đề bất thường và có hướng điều chỉnh kịp thời.
Thứ sáu: Bộ phận kiểm toán nội bộ
Là một nhân tố cơ bản trong môi trường kiểm soát, bộ phận kiểm toán
nội bộ cung cấp sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động
của đơn vị trong đó có HT KSNB, bộ phận kiểm toán nội bộ trong đơn vị


13

được hữu hiệu sẽ cung cấp những thông tin được chính xác và kịp thời về tình
hình thực tế nói chung và chất lượng công tác KSNB nói riêng để đối chiếu
bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn.
Thứ bảy: Các nhân tố bên ngoài
Là các nhân tố vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng nó có
ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và các quy chế, thủ tục kiểm
soát cụ thể như: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước có thẩm
quyền, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý…
Môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quá
trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HT KSNB doanh nghiệp, trong
đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hành động kiểm tra, kiểm
soát và điều hành hoạt động quản lý của doanh nghiệp.


Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Rủi ro

là những nguy cơ làm cho mục tiêu của tổ chức không được thực hiện. Kinh
doanh là chấp nhận rủi ro. Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý
khác nhau, mọi tổ chức đều có rủi ro. Rủi ro phát sinh từ các nguồn bên ngoài
lẫn bên trong của tổ chức, nên cần phải đánh giá và phân tích rủi ro, kể cả các
rủi ro hiện hữu lẫn tiềm ẩn.
Trong thực tế, không có biện pháp nào để giảm được rủi ro bằng không
khi lợi nhuận hiện hữu. Vì vậy, cho nên vấn đề quan trọng của quản lý luôn là
quyết định rằng rủi ro nào có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý và giảm
thiểu tác hại của chúng.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu cần có khả năng đánh giá các
rủi ro. Một trong những tiền đề quan trọng của việc đánh giá rủi ro là phải xác
định được mục tiêu của doanh nghiệp, bởi vì, một sự kiện chỉ là rủi ro nếu nó
đe dọa đến mục tiêu của doanh nghiệp và mức trọng yếu của nó tùy thuộc vào


14

mức độ nó có thể tác động xấu đến các mục tiêu của tổ chức.


Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các
chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện
để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ
tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát mạnh sẽ hổ trợ đáng kể cho các thủ tục
kiểm soát. Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ
thống kiểm soát nội bộ mạnh. Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm
bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống KSNB.

Môi trường kiểm soát tốt chỉ là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động
kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải
thiết lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tục kiểm soát. Ba nguyên tắc cơ bản
trong nguyên tắc thiết lập các thủ tục kiểm soát là:
Thứ nhất: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách nhiệm được phân chia cho
nhiều người trong bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức.
Đảm bảo được nguyên tắc này doanh nghiệp sẽ tránh được việc một cá nhân,
bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc, nghiệp vụ kinh tế từ lúc phát
sinh cho đến lúc kết thúc, do vậy sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận
và cá nhân, qua đó thúc đẩy năng suất làm việc cao hơn.
Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự tách biệt về quyền hạn và trách nhiệm đối
với một số công việc nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn để
tham ô tài sản của doanh nghiệp và dễ nhận ra sự sai sót, gian lận. Không
được bố trí kiêm nhiệm giữa các công việc có liên quan với nhau cho cùng
một cá nhân thực hiện như tách biệt chức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo


15

quản tài sản hoặc chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát.
Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn
Theo nguyên tắc này, người quản lý đơn vị không thể giải quyết mọi
công việc trong đơn vị mà phải ủy quyền cho cấp dưới thay mặt người quản
lý trong đơn vị quyết định một số công việc trong phạm vi nhất định. Tuy
nhiên người quản lý đơn vị phải chịu trách nhiệm về công việc đó và phải duy
trì một sự kiểm tra nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện đối
với các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền
hạn giữa các cấp và vẫn đảm bảo tính trung lập trong đơn vị.

Bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát theo các nguyên tắc nêu trên,
việc thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát là yếu tố quan trọng để đạt được các
mục tiêu kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu: Kiểm tra,
phê duyệt các tài liệu, chứng từ kế toán, kiểm tra tính chính xác của các số
liệu kế toán, kiểm tra số liệu báo cáo tài chính, sổ kế toán tổng hợp với sổ
kế toán chi tiết, kiểm tra so sánh các số liệu, tài liệu đã phê duyệt, so sánh
đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán, phân tích so
sánh giữa số liệu thực tế với kế hoạch dự toán, giới hạn việc tiếp cận trực
tiếp với các tài sản và các số liệu kế toán.


Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo
tài chính.
Hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng của HT KSNB. Thực hiện
tốt các chế độ kế toán (chế độ chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, hạch toán kế
toán và báo cáo tài chính) thì tự thân hoạt động này đồng thời là hoạt động
kiểm soát của kế toán.
Một trong những nội dung quan trọng của kiểm soát kế toán là kiểm tra


16

tài liệu, chứng từ kế toán: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các
chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, kiểm tra tính hợp pháp của
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối
chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan, kiểm tra tính chính
xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Ngoài ra, một khía cạnh khác

của kiểm soát kế toán đó là kiểm soát về vật chất như kiểm kê vật tư, nguyên
vật liệu, kiểm kê tài sản, giám sát việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Kế
toán thực hiện tốt trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát hồ sơ tài liệu kế toán và
kiểm soát vật chất là hoạt động kiểm soát thực sự hữu hiệu.
Hệ thống tài khoản kế toán, báo cáo tài chính: Hệ thống tài khoản kế
toán được sử dụng hợp lý là một biện pháp kiểm soát quan trọng, nguyên tắc
cân đối giữa nguồn vốn, tài sản và những thông tin trên báo cáo tài chính là
yếu tố quan trọng của kiểm soát. Sơ đồ kế toán rất có ích trong việc chống
lại những sai sót trong hạch toán, báo cáo tài chính cung cấp cho lãnh đạo
đơn vị những thông tin cơ bản cho việc ra quyết định quản lý và những
người khác sử dụng báo cáo tài chính.


Kiểm soát nội bộ

Loại cuối cùng của quá trình kiểm soát là việc xem xét lại cẩn thận liên
tục đối với bốn thành phần đã nêu trên của KSNB. Liên quan tới việc xem xét
lại là kiểm tra tính độc lập hay thẩm tra trong nội bộ. Đối với nhiều công ty,
đặc biệt là những công ty lớn, thiết lập một phòng kiểm toán nội bộ là cần
thiết để cho hoạt động giám sát hiệu quả. Để một chức năng của kiểm toán
nội bộ hoạt động có hiệu quả thì nhất thiết kiểm toán viên nội bộ phải độc lập
với cả phòng kế toán và điều hành. Khi đó sẽ báo cáo trực tiếp tới bộ phận
quản lý cấp cao hơn trong đơn vị hoặc người quản lý cao nhất hoặc người
đứng đầu trong ban kiểm toán. Sự cần thiết kiểm tra độc lập là do KSNB có
xu hướng biến đổi trừ khi có sự xem xét lại thường xuyên. Nhân viên có thể


17

quên hoặc dễ thất bại khi tuân theo những thủ tục kiểm soát hoặc có thể họ trở

nên cẩu thả trừ khi có một người nào đó giám sát và đánh giá hoạt động của
họ. Hơn nữa cả sự trình bày báo cáo sai không chủ ý và có chủ ý có thể xảy ra
kể cả chất lượng của công việc kiểm soát là tốt.
Một đặc điểm quan trọng, cần thiết của người làm công tác kiểm tra nội
bộ đó là họ độc lập với những cá nhân thực sự chịu trách nhiệm chuẩn bị dữ
liệu. Cách tốn ít chi phí nhất trong việc kiểm tra nội bộ là phân chia nhiệm vụ
một cách thích hợp để ngăn chặn rủi ro, sai sót, gian lận.
1.1.4. Hạn chế của kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các
sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra.
Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ bao gồm:
KSBN khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp
cao. Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc
gian lận và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận,
họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết.
Bất kì một hoạt động kiểm soát trực tiếp nào của kiểm soát nội bộ cũng
phụ thuộc vào yếu tố con người. Con người là nhân tố gây ra sai sót từ những
hạn chế xuất phát từ bản thân như: vô ý, bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay ước
lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới.
Gian lận cũng có thể xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên trong
tổ chức với nhau hoặc với bên ngoài.
Nhà quản lý lạm quyền: Nhà quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát
trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không kiểm soát được
các rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.
Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, do đó khi
xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên kém hữu hiệu


18

thậm chí vô hiệu.
Chi phí thực hiện hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước
tính do sai sót hay gian lận gây ra.
Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện
hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp.
Tóm lại, kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không
phải bảo đảm tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện. Kiểm soát nội bộ chỉ có
thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót, gian lận nhưng không thể đảm bảo
là chúng không xảy ra. Chính vì vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu
hiệu đến đâu cũng đều tồn tại những rủi ro nhất định. Vấn đề là người quản
lý đã nhận biết, đánh giá và giới hạn chúng trong mức độ chấp nhận được.
Chính vì vậy nên doanh nghiệp phải thường xuyên đánh giá và điều chỉnh
lại hệ thống KSNB kịp thời.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Đặc điểm cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng
a. Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng
Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được người tiêu
dùng chấp nhận là mục tiêu của doanh nghiệp vì hàng hóa được tiêu thụ mới
thu hồi vốn và mang lại lợi nhuận. Đó là điều kiện cần để tái sản xuất kinh
doanh và mới có điều kiện để doanh nghiệp tái cơ cấu mở rộng quy mô hoạt
động của mình. Để tiêu thụ được hàng hóa doanh nghiệp cần phải trải qua
nhiều khâu:
- Tìm kiếm thị trường và khách hàng: Đây là hoạt động cơ bản của quá
trình tiêu thụ, doanh nghiệp cần biết thị trường nào sẽ tiêu thụ sản phẩm hàng
hóa của doanh nghiệp mình, qua đó doanh nghiệp đầu tư thời gian tiền của để
nắm giữ thị trường truyền thống và tìm kiếm thị trường tiềm năng để mở rộng


19

quy mô hoạt động.
- Quảng cáo và khuyến mãi: Là công cụ để hỗ trợ cho việc tiêu thụ sản
phẩm, thông qua quảng cáo, khuyến mãi để thu hút khách hàng và đưa thông
tin sản phẩm đến người tiêu dùng.
- Nhận đơn hàng từ khách hàng: Thông qua hoạt động quảng cáo, chiến
lược kinh doanh của doanh nghiệp để sản phẩm được người tiêu dùng nhận
biết, chấp nhận và có đơn đặt hàng.
- Ký kết hợp đồng với khách hàng: Sau khi tiếp nhận đơn hàng thì bước
tiếp theo là ký kết hợp đồng thỏa thuận mua bán tiêu thụ sản phẩm.
- Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng: Căn cứ vào đơn đặt
hàng và hợp đồng đã ký kết để cung cấp sản phẩm hàng hóa đến cho khách
hàng.
- Nhận tiền thanh toán từ khách hàng: Bằng nhiều phương thức nhận
tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. Để tránh rủi ro trong quá trình
thanh toán, doanh nghiệp khuyến khích việc thanh toán của khách hàng doanh
nghiệp có chính sách giảm giá, chiết khấu.
b. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng
Chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu
của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền. Nó bắt đầu từ yêu cầu mua
hàng của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền.
Chu trình này thường bao gồm các bước: Nhận và xử lý đơn đặt hàng của
khách hàng, lập lệnh bán hàng, xét duyệt bán chịu, gửi hàng, lập hóa đơn,
cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền.


20

Nhận và xử
lý ĐĐH

Lập lệnh
bán hàng

Xét duyệt
bán chịu

Gửi hàng
Lập hóa
đơn
Theo dõi nợ
phải thu

Thu tiền
Hình 1.1. Chu trình bán hàng và thu tiền
c. Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền
- Giai đoạn nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Đặt hàng có thể chấp nhận nhưng không được phê duyệt
Đồng ý bán nhưng không có khả năng cung ứng
Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay
một số điều khoản bán hàng hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng
này với khách hàng khác, sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo
trong chu trình bán hàng và thu tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng


21

và tác động xấu đến hình ảnh của đơn vị
- Giai đoạn xét duyệt bán chịu
Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách
bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền

Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy
mạnh doanh thu bán hàng cho nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín
dụng quá khứ
Chấp nhận đơn hàng với hàng không có sẳn trong kho hoặc không có
khả năng đáp ứng
- Giai đoạn giao hàng
Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng, giao nhầm khách hàng,
nhầm địa điểm hoặc quên giao.
Giao hàng khi chưa được xét duyệt
Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác
định được người chịu trách nhiệm
Hàng gửi đi nhưng không được ghi lại hoặc ghi lại không chính xác
Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng
- Giai đoạn lập hóa đơn
Bán hàng nhưng không lập hóa đơn
Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng
Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn
- Giai đoạn theo dõi nợ phải thu và thu tiền
Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán
Ghi sai số tiền, ghi trùng hoặc ghi sót hóa đơn
Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt
Phản ánh doanh thu sai kỳ kế toán
Số liệu không chính xác