hoàn thiện tổ chức cung ứng và dự trữ một số loại vật tư chủ yếu của công ty cổ phần than vàng danh năm 2010

Chơng 3
Tổ chức cung ứng quản lý và dự trữ
một số loại vật t chủ yếu của Công ty
cổ phần than Vàng Danh năm 2010


3.1. Căn cứ lựa chọn chuyên đề.
3.1.1. Lí do chọn chuyên đề.

Vật t kỹ thuật đợc hiểu là tất cả các loại nguyên, nhiên, vật
liệu, động lực, phụ tùng, công cụ, thiết bị máy móc nhỏ lẻ không
thuộc tài sản cố định đợc tiêu hao trực tiếp hoặc đợc sử dụng
trong quá trình sản xuất tại các doanh nghiệp.
Trong cơ chế thị trờng cung ứng vật t là quá trình mua sắm
và dự trữ các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất nh nguyên
nhiên vật liệu, động lực, thiết bị máy móc nhỏ lẻ, các loại phụ tùng
chi tiết cho dự trữ thay thế và sửa chữa.
Dự trữ vật t là lợng vật t lu kho cần thiết đợc quy định trong
kỳ kế hoạch để kịp thời cấp phát cho sản xuất, đảm bảo cho quá
trình sản xuất tiến hành liên tục và bình thờng, đồng thời phải
đảm bảo mức chi phí hợp lý về vốn và kho tàng.
Quản trị vật t là một chức năng thờng xuyên bao gồm các
nhiệm vụ từ đặt hàng, mua hàng, vận chuyển, nhập kho, bảo
quản, cấp phát sử dụng hớng tới mục tiêu không chỉ đảm bảo tính
liên tục của sản xuất mà còn góp phần làm giảm vốn lu động trong
dự trữ, giảm giá thành sản phẩm.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn
liền với quá trình cung ứng, dự trữ, sử dụng và quản lý vật t. Đây
là một khâu có ảnh hởng trực tiếp tới kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
Quá trình cung ứng, dự trữ, sử dụng và quản lý vật t đợc

nhịp nhàng, đáp ứng đủ kịp thời cho nhu cầu sản xuất là một yêu
cầu hết sức quan trọng đòi hỏi các nhà quản lý, tổ chức phải có
kế hoạch dựa trên cơ sở hiện trạng thực tại của doanh nghiệp, để
từ đó đa ra đợc một phơng án cung ứng, dự trữ, sử dụng và quản
lý vật t tốt nhất, nhằm tiết kiệm đợc vốn lu động và đem lại hiệu
quả kinh tế.
Từ những lý do trên, tác giả đa ra đề tài: Hoàn thiện tổ
chức cung ứng và dự trữ một số loại vật t chủ yếu của công ty cổ
phần than Vàng Danh năm 2010.
3.1.2. Mục đích của đề tài
Đề tài đợc xây dựng dựa trên tình hình hoạt động sản xuất
kinh doanh thực tế tại Công ty cổ phần than Vàng Danh, với phơng
án chuyên đề đa ra giải quyết một số tình trạng bất cập còn tồn
tại của Công ty về tình hình cung ứng và quản lý sử dụng vật t
nh tình trạng tồn đọng vật t gây ứ đọng vốn, tình trạng thiếu


vật t do cung cấp cha kịp thời, trên cơ sở đó tác giả đa ra biện
pháp hoàn thiện tổ chức của công tác này góp phần nâng cao
hiệu quả kinh tế trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
3.1.3. Đối tợng nghiên cứu.
Đối tợng nghiên cứu của đề tài là những vật t chủ yếu chiếm
tỷ trọng lớn trong tổng giá trị vật t có yêu cầu sử dụng lớn nh: Sắt
thép, gỗ chống lò, nhiên liệu,
3.1.4. Nhiệm vụ nghiên cứu.
- Phân tích tình hình cung ứng và quản lý vật t của Công
ty cổ phần than Vàng Danh.
- Phân tích tình hình dự trữ vật t của Công ty cổ phần
than Vàng Danh
- Hoàn thiện tổ chức cung ứng và dự trữ một số loại vật t

chủ yếu của Công ty cổ phần than Vàng Danh năm 2010
- Xác định hiệu quả kinh tế của biện pháp khi tổ chức lại.
- Tổ chức kiến nghị thực hiện đề tài.
3.1.5. Phơng pháp nghiên cứu của đề tài
Chuyên đề đã nghiên cứu lý thuyết tổ chức cung ứng, dự
trữ, quản trị vật t và khảo sát thực tế
Chuyên đề đợc nghiên cứu với các phơng pháp sau:
- Phơng pháp thống kê kinh tế.
- Phơng pháp phân tích tính toán.
- Phơng pháp chuyên gia.
3.2. Cơ sở lý thuyết và tình hình cung ứng, dự trữ vật
t kỹ thuật năm 2009.
3.2.1. Cơ sở lý thuyết về tổ chức cung ứng, dự trữ vật
t kỹ thuật.
Vật t kỹ thuật là những t liệu sản xuất không thể thiếu đợc
trong doanh nghiệp công nghiệp nói chung và doanh nghiệp mỏ
nói riêng. Doanh nghiệp muốn sản xuất liên tục và nhịp nhàng,
muốn hoàn thành toàn diện mục tiêu kế hoạch đặt ra thì phải
quan tâm đầy đủ đến công tác cung ứng vật t kỹ thuật.
Khái niệm
* Cung ứng và dự trữ vật t kỹ thuật có 2 chức năng mua và dự
trữ.
Nhiệm vụ của tổ chức cung ứng dự trữ vật t:
Đảm bảo đủ về số lợng, đúng về chủng loại, chất lợng vật t kỹ
thuật đa vào sản xuất.


Đảm bảo thời gian cung ứng và dự trữ để quá trình sản xuất
đợc liên tục và nhịp nhàng.
Đảm bảo chi phí về mua sắm và dự trữ vật t kỹ thuật nhỏ

nhất.
* Quá trình mua vật t sẽ xảy ra 2 khả năng: hoặc là quá
nhiều hoặc là quá ít.
- Nếu quá nhiều sẽ:
+ Thiếu vốn và phải huy động một lợng vốn lu động.
+ Xảy ra tùnh trạng ứ đọng vốn.
+ Tăng các chi phí có liên quan đến dự trữ nh chi phí lu kho.
- Nếu quá ít:
+ Sản xuất bị gián đoạn, sẽ phát sinh chi phí thiệt hại do
ngừng sản xuất.
+ Chi phí vận chuyển tính cho một đơn vị hàng hoá cung
ứng sẽ cao.
+ Giảm khối lợng sản xuất.
+ Chi phí đặt hàng tính cho một đơn vị hàng hoá cung
ứng cao.
+ Chịu ảnh hởng nhiều của sự biến động giá cả.
* Về quan điểm cung ứng vật t kỹ thuật:
Về mặt thời gian: Khi nào cần và cần bao nhiêu thì mua bấy
nhiêu. Muộn là xấu nhng sớm cũng không phải là tốt.
Về khối lợng dự trữ: Lợng dữ trữ là nhỏ nhất. Muốn vậy, công
việc cung ứng phải làm thờng xuyên, lợng cung ứng mỗi lần nhỏ
dần.
Lựa chọn vật t u tiên trong cung cấp
Phải u tiên cho vật t rất cần cho sản xuất mà không thể thay
thế đợc.
- Có những vật t có thể dự trữ lâu dài đợc, có một số vật t
khác có thời hạn dự trữ nhất định, quá thời hạn đó có thể bị hỏng.
- Về giá: Có những vật t rất đắt, có vật t rất rẻ, có những vật
t giá cả biến động thất thờng. Do đó, cần u tiên cho những vật t
đắt, giá cả biến động.

- Những vật t quý hiếm cần đợc u tiên.
Tổ chức quy trình mua vật t
Quy trình mua vật t đợc thể hiện qua sơ đồ:
Biểu hiện
nhu cầu

Tìm chọn ng
ời cung ứng

Đánh giá

Đặt mua
hàng

Giao
nhận


Đạt

Không
đạt

Hình 3-1: Quy trình mua vật t
- Biểu hiện nhu cầu
Đó là sự phát ra thông tin về nhu cầu mua để ngời mua và
ngời bán gặp nhau thoả thuận.
Nhu cầu vật t của doanh nghiệp đợc thông tin cho các bộ
phận chức năng có nhiệm vụ mua vật t.
- Tìm chọn ngời cung ứng

Qua các phơng tiện thông tin đại chúng, qua các hội chợ, triển
lãm hoặc thông qua công tác điều tra thị trờng của các nhân viên
đợc giao nhiệm vụ và các nguồn tin khác họ sẽ tìm đợc ngời cung ứng
trong số những ngời cung ứng tiềm năng.
- Thơng lợng và đặt hàng
Công việc thơng lợng mua hàng đợc doanh nghiệp giao cho
các nhân viên chức năng.
Nội dung của các cuộc thơng lợng là thoả thuận các vấn đề
nh:
Tiêu chuẩn về chất lợng vật t, phơng tiện và phơng thức kiểm
tra chất lợng vật t.
Giá cả, trong đó có cả các chính sách điều chỉnh giá.
Hình thức giao nhận, phơng tiện vận chuyển và địa điểm
giao hàng.
Hình thức thanh toán (séc, tiền mặt, ngân phiếu)
Thời gian giao hàng, khối lợng mỗi đợt giao và hình phạt khi
giao hàng chậm.
Các điều khoản ghi rõ trách nhiệm của mỗi bên nếu vi phạm
hợp đồng.
- Đặt hàng:
Doanh nghiệp mua và bán vật t ký kết hợp đồng đặt hàng
trong đó khẳng định việc mua hàng trên cơ sở thơng lợng.
- Giao nhận và kiểm tra
Việc giao nhận đợc tiến hành phù hợp với thoả thuận giữa
doanh nghiệp và nhà cung ứng. Mặc dù đã có hợp đồng cung ứng


song để tránh những rủi ro các doanh nghiệp thờng thực hiện trớc
một công việc là nhắc nhở thúc giục nhà cung ứng nhằm sớm phát
hiện trục trặc có thể xảy ra và có biện pháp khắc phục kịp thời.

Trong khi giao nhận hàng cần chú trọng khâu kiểm tra toàn
diện theo các thoả thuận của hợp đồng, ghi nhận các sai lệch để
có biện pháp giải quyết. Kết thúc việc giao hàng phải kiểm tra lại
các thủ tục về hóa đơn chứng từ và hoàn thành công tác thanh
toán.
Tổ chức công tác mua vật t
* Cách tổ chức mua
Có 2 cách tổ chức mua vật t:
- Tổ chức mua theo mặt hàng (theo sản phẩm), trong đó
việc phân công nhân viên và tổ chức công tác mua vật t dựa trên
phân loại vật t cần mua.
- Tổ chức theo chức năng, trong đó có các công việc và
nhân viên đợc phân theo công đoạn nh:
Bộ phận tìm kiếm vật t, tìm kiếm ngời
bán.
Bộ phận thơng lợng ký kết hợp đồng.
Bộ phận giao nhận vật t.
Bộ phận phân tích đánh giá vật t mua.
* Bố trí nhân viên mua vật t
- Phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về mua bán cũng
nh hiểu biết về thị trờng vật t cần mua. Để đạt yêu cầu đó, các
nhân viên phải là những ngời đợc đào tạo cẩn thận.
- Phải biết rõ doanh nghiệp mình cần gì, có thể lựa chọn
trong những phạm vi nào.
- Có khả năng giao tiếp và biết cách làm việc với bên ngoài.
- Có phẩm chất, đáng tin cậy để có thể giao phó và uỷ
nhiệm quyết định trong giới hạn phân công.
- Có đầu óc kinh doanh trong đánh giá tình thế, trong phân
tích kinh tế để lợi dụng tốt cơ hội mua.
- Có khả năng xử trí linh hoạt và ra các quyết định đúng

đắn trong các tình thế khi mua hàng.
Tổ chức kho vật t
Việc tổ chức kho hàng phải phù hợp với loại doanh nghiệp là
doanh nghiệp sản xuất công nghiệp hay doanh nghiệp bán buôn,
bán lẻ. Riêng đối với các doanh nghiệp công nghiệp ngời ta thờng
tổ chức các kho theo chức năng vật t nh: kho nguyên liệu, kho


nhiên liệu, kho phụ tùng chi tiết, kho dụng cụ đồ nghề.
Những yêu cầu chung đối với công tác tổ chức kho hàng là:
- Bảo vệ hàng hoá trong kho khỏi tác động của môi trờng.
- Đảm bảo điều kiện vệ sinh công nghiệp.
- Đảm bảo an ninh.
- Thuận lợi cho việc quản lý, công tác vận chuyển, xuất nhập
và kiểm kê vật t.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất của tổ chức kho là
phải lựa chọn phơng pháp sắp xếp vật t trong kho. Có các phơng
pháp sau đây:
+ Phơng pháp định vị: mỗi chỗ một vật và mỗi vật ở đúng
chỗ của nó. Phơng pháp này dễ tìm, dễ kiểm tra thống kê, đánh
giá bao quát kho vật t và nhanh chóng biết đợc vật t nào gần hết
song nhợc điểm là không tiết kiệm chỗ trong kho.
+ Phơng pháp phổ quát vị trí (phơng pháp lấp chỗ trống):
Phơng pháp này cho phép tận dụng tối đa chỗ để trong kho, bất
cứ cái gì thấy chỗ nào trống thì để. Nhng vì sắp xếp lộn xộn
gây khó khăn cho công tác xuất kho kiểm kê.
+ Phơng pháp u tiên: Vật t nào hay xuất hay nhập nhất đợc u
tiên để chỗ thuận lợi nhất.
+ Phơng pháp hai kho: Kho vật t của doanh nghiệp đợc chia
ra làm 2 kho: 1 kho chuyên để nhập vào, 1 kho để xuất ra. Vì

vậy sẽ có sự chuyển giao giữa 2 kho. Loại này thờng dùng cho
doanh nghiệp có quy mô lớn, diện sản xuất phân tán.
+ Phơng pháp vào trớc ra trớc: Vật t nào nhập trớc đợc xuất ra
trớc và ngợc lại. Phơng pháp này phù hợp với những vật t có thời hạn
sử dụng nhất định.
Quản lý dự trữ về mặt hiện vật và giá trị
Quản lý về mặt hiện vật (về số lợng)
Có hai bớc công việc cụ thể:
+ Lập các phiếu kho: Đó là bảng ghi rõ sự vận động của hàng
hoá dự trữ. Nguyên tắc cơ bản của phiếu kho là phản ánh lợng tồn
tại của vật t tại bất kỳ thời điểm nào thông qua công thức sau:
Tồn kho cuối kỳ = Tồn kho đầu kỳ + Lợng nhập trong kỳ - lợng xuất
trong kỳ
+ Kiểm kê:
Kiểm kê nhằm thấy đợc sự hao hụt mất mát, h hỏng của vật
t dự trữ so với phiếu kho. Đó là kiểm kê ngoài kế toán. Công việc cụ
thể là cân đo, đong, đếm vật t dự trữ trong kho tại thời điểm


nhất định để có số liệu so sánh với sổ sách.
Tuỳ theo tính chất quan trọng của vật t cũng nh các yêu cầu
của công tác quản lý mà ngời ta có thể áp dụng những hình thức
kiểm kê thích hợp: Kiểm kê định kỳ hàng năm, hàng tháng, kiểm
kê thờng xuyên hay kiểm kê bất thờng (kiểm kê đột xuất).
* Quản lý về mặt giá trị
Quản lý giá trị vật t dự trữ của Công ty đợc xác định qua
việc sử dụng các phiếu kho để ghi chép, theo dõi sự vận động
của hàng hoá và tính toán lợng vật t tồn kho đợc xác định theo
công thức :
Dự trữ cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất

trong kỳ
Thủ kho dựa vào các phiếu xuất kho của những ngời tiếp liệu để
tiến hành cấp phát vật t.
- Dự trữ theo phơng pháp xuất hết các lô:
Hàng hoá vật t nhập vào kho ở cùng một thời điểm hay một
khoảng thời gian nào đó sẽ đợc coi là một lô hàng và những hàng
hoá vật t đó sẽ đợc liên tiếp xuất hết các lô này cho đến các lô kế
tiếp. Theo phơng pháp này thì không đánh giá hết giá trị thực
của vật t dự trữ.
- Phơng pháp bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này
thì hàng hoá nhập vào dù giá trị nhập vào nh thế nào, đã đợc dự
trữ thì đều có cùng một giá trị bình quân đợc tính gia quyền
theo số lợng.
Giá trị tồn kho + giá trị nhập vào
Giá bình
Lợng vật t tồn kho + Lợng vật t nhập vào
quân =
kho
- Phơng pháp giá tiêu chuẩn:
Theo phơng pháp này thì việc kế toán đợc tính theo giá
doanh nghiệp đặt ra từ trớc, trên cơ sở giá mua thực tế và kết quả
phân tích sự biến động về giá trong kỳ tới.
Hiện nay tại Công ty cổ phần than Vàng Danh đang thực
hiện phơng pháp quản lý giá trị dự trữ theo phơng pháp này. Ưu
điểm của nó là đơn giản, dễ tính, nhng mỗi kỳ kế hoạch phải
điều chỉnh giữa các tiêu chuẩn và giá thực tế.
* Quản lý dự trữ về mặt kinh tế
Yêu cầu của dự trữ là:

Đảm bảo sản xuất liên tục, nhịp nhàng, tiết kiệm vốn.
- Các loại dự trữ:
+ Dự trữ trung bình:
Đó là dự trữ bình quân tính cho một kỳ, khối lợng dự trữ
bằng 1/2 số lợng cần mua và dùng giữa hai lần cung ứng liền nhau.
Lợng dự trữ (T)

A
A/2
trung bình

Dự trữ
Thời gian

31/12
Hình 3-2: Sơ đồ dự trữ trung bình
Số lần mua càng tăng, dự trữ trung bình càng giảm.
+ Dự trữ tối thiểu
Là lợng dự trữ gắn liền với thời gian cung ứng, nghĩa là thời
gian từ khi đặt hàng đến khi nhận đợc hàng.
Ngoài dự trữ cho nhu cầu sử dụng thờng xuyên doanh nghiệp
còn cần một lợng dự trữ nữa gọi là dự trữ bảo hiểm.
+ Dự trữ bảo hiểm
Là lợng dự trữ để đảm bảo an toàn cho sản xuất kỹ thuật khi
xảy ra những trờng hợp:


Lợng dự trữ (T)
Quá trình tiêu dùng
vật t

Thời gian
cung ứng

Dự trữ
thờng
xuyên
Thời gian

Đặt mua

Giao hàng

Hình 3-3: Sơ đồ dự trữ tối thiểu

- Giao hàng chậm.
- Chất lợng và quy cách hàng giao không đảm bảo, phải chậm
lại và giao chậm sau một thời gian.
- Tiêu dùng gia tăng: Khối lợng sản xuất tăng hoặc mức tiêu hao
vật t tăng hoặc cả hai.

Lợng dự trữ (T)
trữ (T)

Lợng dự trữ (T)

Lợng dự

Qúa
trình tiêu dùng

Qúa trình tiêu dùng
Vật t

Tiêudùng gia tăng
Giao hàng dự kiến

Giao hàng dự kiến
Vật t thiếu
Giao hàng thực tế
Giao hàng thực tế

Vật t


Thời gian

Thời gian

Thời gian
Đặt hàng
Hình b. Do

Hình a. Giao hàng chậm.
sản xuất gia tăng
Hình 3 - 4: Sơ đồ dự trữ bảo hiểm

Những chi phí liên quan đến dự trữ
a) Vốn đầu t
Chi phí này là chi phí cơ hội mất đi do phải bỏ thêm vốn vào
dự trữ.

b) Chi phí lu kho
Bao gồm:
- Thuê kho: (nếu không phải đầu t xây dựng kho)
- Khai thác: Lợng công nhân viên chức vận hành bảo quản, sử
dụng máy thiết bị, điện nớc
c) Chi phí do sụt hàng hoá trong kho
- Hàng hoá bị giảm giá do thiết bị kỹ thuật.
- Do h hỏng, hao hụt, mất mát.
d) Chi phí ký kết để có đơn đặt hàng
Bao gồm:
- Chi phí cho công tác quản trị, công tác phí, điện tín.
- Chi phí liên quan đến công tác kiểm tra, giao nhận hàng.
e) Những chi phí do gián đoạn sản xuất
Là những chi phí do phát sinh do dự trữ không đủ, sản xuất
bị gián đoạn Chi phí ngừng sản xuất Nghĩa là:
Vì sản lợng giảm
doanh thu giảm
lợi nhuận giảm.
Ngoài ra còn các chi phí cố định khi ngừng sản xuất vẫn
phải chi nh khấu hao máy móc thiết bị, chi phí quản lý.
Tối u hoá quá trình cung ứng
Tối u hoá quá trình cung ứng là việc lựa chọn lợng đặt hàng
và thời gian cung ứng để cực tiểu hoá các chi phí liên quan đến
cung ứng và dự trữ.


Coi tổng chi phí cho cung ứng và dự trữ là C t bao gồm hai
loại chi phí chủ yếu là: Chi phí đặt hàng (C đh) và chi phí lu kho
dự trữ (Clk)
Ct = Cđh+Clk

(3-1)

Khi lợng đặt hàng mỗi lần càng cao thì Cđh càng thấp và
ngợc lại Clk càng cao sẽ có một lợng đặt hàng tối u cho Ct là nhỏ
nhất.
3.2.2. Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và quản
lý sử dụng vật t năm 2009 của Công ty cổ phần than Vàng
Danh.
3.2.2.1. Phân tích tình hình cung ứng.
a. Phân tích tình hình thu mua
Quá trình thu mua là khâu đầu tiên của quá trình tổ chức
cung ứng, hiện tại Công ty cổ phần than Vàng Danh đang thực
hiện cả hai hình thức thu mua là:
Thu mua theo mặt hàng.
Thu mua theo chức năng.
- Bộ phận tìm ngời bán.
- Bộ phận thơng lợng ký hợp đồng.
- Bộ phận giao nhận vật t.
- Bộ phận phân tích đánh giá vật t.
Do cơ chế thị trờng hiện nay các nhà sản xuất thờng cung
ứng theo yêu cầu của khách hàng và giao hàng tận nơi cho nên quá
trình thu mua vật t của Công ty cũng có phần thuận lợi hơn, lợng
vật t không cần phải dự trữ nhiều, vì thế Công ty đã tiết kiệm tơng đối một lợng vốn lu động. Nhng chính điều này cùng là
nguyên nhân gây nên tình trạng ngừng sản xuất do thiếu nguyên,
nhiên, vật liệu vì cung ứng chậm. Cho nên các nhà tổ chức quản lý
cần tính toán một số vật t cần phải có lợng dự trữ cần thiết.
Để phân tích tình hình thu mua của tất cả các loại vật t của
Công ty xét bảng số liệu sau:

Thời gian mua vật t kỹ thuật của Công ty than Vàng Danh
3-1

bảng

Qua bảng số liệu 3-1 có thể tính toán đợc chi phí trung bình
của một lần mua tất cả các loại vật t.
Năm 2008= 2.450.400.122,70 đồng/ lần
Năm 2009= 2.464.919.505,49 đồng / lần
Kết quả cho thấy năm 2009 tăng so với năm 2008 cả về số lần
mua hàng lẫn giá trị mỗi lần mua, giá trị mỗi lần mua hàng tăng
lên 14.519.382,80 đồng/lần. Nguyên nhân giá trị hàng hoá tăng ở
mỗi lần thu mua do trong năm 2009 sản lợng than sản xuất của
Công ty tăng lên, do đó nhu cầu sử dụng vật t của Công ty tăng
theo, nhng thực chất sản lợng than sản xuất lại tăng không cao bằng
lợng giá trị vật t tăng, chứng tỏ Công ty đã tiêu hao, lãng phí vật t
nhiều hơn và điều kiện khai thác ngày càng xuống sâu gặp
nhiều khó khăn lên tốn kém vật t hơn.
b. Phân tích chủng loại và chất lợng vật t.
Vật t kỹ thuật phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty
cổ phần than Vàng Danh chủ yếu bao gồm các loại vật t nh: Sắt
thép chống lò, nhiên liệu, động lực, gỗ chống lò, gỗ thìu, thuốc
nổ, Trong số những vật t đó thì có những loại có thể thay thế
đợc cho nhau, nhng cũng có những loại vật t không thể thay thế đợc cho nhau. Chính vì vậy để phục vụ cho quá trình sản xuất đợc
diễn ra nhịp nhàng, liên tục thì việc cung ứng vật t phải đảm bảo
sao cho đáp ứng đợc cả về kích cỡ nhằm làm tăng hiệu quả kinh
tế cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trong thực tế thì quá trình thu mua và kiểm
định chất lợng của vật t đôi khi còn phức tạp và phải qua thời gian

dài. Đây cũng là một trong những nguyên nhân gây gián đoạn
cho sản xuất do vật t cung ứng chậm và ảnh hởng tới hiệu quả sản


xuất. Để phân tích về chủng loại và chất lợng vật t có thể xét bảng
sau:

Tình hình chủng loại vật t chủ yếu nhập vào trong năm 2009
của Công ty
Bảng 3-2

Qua bảng 3-2 dễ dàng thấy loại vật t chiếm tỷ trọng lớn trong
tổng giá trị số lợng vật t cung ứng của Công ty là sắt thép chống
lò, tỷ trọng của các loại vật t năm 2009 đã có sự thay đổi lớn so với
năm 2008, đặc biệt là thép chống lò điều đó cho thấy Công ty
đang dần thay thế chống gỗ bằng chống thép và Công ty mở rộng
khai thác chủ yếu là dùng thép để chống. Còn về mặt giá trị thì
tất cả giá trị các vật t năm 2009 đều tăng so với năm 2008. Phụ
tùng thiết bị tăng cao chứng tỏ năm 2009 các phụ tùng, thiết bị
trong máy móc của Công ty bị h hỏng nhiều lên phải thay thế. Với
tỷ trọng và giá trị thay đổi nh vậy, với điều kiện đặc thù của
ngành khai thác than nh Công ty cổ phần than Vàng Danh là hợp
lý, tuy nhiên trong quá trình sử dụng vật t doanh nghiệp cần có các
biện pháp tiết kiệm, sử dụng hợp lý tránh tổn thất lãng phí dẫn tới
hiệu quả sản xuất không cao. Việc cung ứng vật t năm 2009 có
chiều hớng tăng so với năm 2008 nguyên nhân chính là do sản lợng


than khai thác năm 2009 tăng từ đó dẫn tới nhu cầu về vật t tăng,
ngoài ra với chỉ số giá cả vật liệu trên thị trờng thờng có biến

động với xu hớng tăng.
Tình hình thị trờng phức tạp nh hiện nay thì Công ty cần
có kế hoạch cụ thể trong quá trình tổ chức cung ứng, dự trữ và
quản lí sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty nh hiện
nay. Do đó Công ty phải dự trữ mức tối thiểu đủ để cung cấp cho
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, không đợc để tồn kho
nhiều, để thúc đẩy quá trình quay vòng vốn của Công ty.
c. Phân tích tình hình thu mua theo nguồn
Hiện nay quá trình cung ứng vật t của các doanh nghiệp mỏ
trong Tập đoàn TKV chủ yếu là do các Công ty vật t cung cấp, họ
bị khống chế bởi Tập đoàn. Khi các Công ty than yêu cầu, họ chỉ
cần Fax hoặc gọi điện báo nhu cầu là lập tức có ngay, chỉ khi
nào các doanh nghiệp trong tập đoàn không thể cung cấp thì họ
mới đợc mua ở các đơn vị ngoài Tập đoàn. Điều này có những
thuận lợi đó là Công ty không phải tập trung quá nhiều vào việc lo
dự trữ vật t, việc dự trữ mang tính chuyên môn hoá cao.
Tuy nhiên để hoạt động sản xuất kinh doanh đợc diễn ra liên
tục, nhịp nhàng thì quá trình cung ứng vật t phải đợc thực hiện
đầy đủ, kịp thời dựa trên kế hoạch về nhu cầu vật t.
Căn cứ vào nhu cầu vật t đã đợc lập và duyệt, Công ty tiến
hành liên hệ với các nguồn hàng. Nguồn nhập của Công ty chủ yếu
là mua ngoài từ các bạn hàng nh: mua nhiên liệu, dầu mỡ phụ của
Công ty CP sản xuất và thơng mại dịch vụ Uông Bí, vật liệu nổ
của Công ty hoá chất mỏ Bạch Thái Bởi, sản phẩm vì chống lò,
gông ,thanh giằng,chèn các loại của Công ty CP

CK& TB áp lực

VVMI, một số thiết bị điện thì mua ở Công ty cổ phần Cơ Điện
Uông Bí. Ngoài ra vật t còn đợc nhập từ gia công do tự Công ty gia

công nhng chiếm số lợng nhỏ không nhiều.
Sau khi xác định đợc nguồn cung ứng, Công ty yêu cầu các
đối tác phải báo giá chào hàng. Sau khi trình hội đồng them
định giá, Công ty duyệt giá, quyết định giá cả phù hợp, phòng vật


t tiến hành ký kết hợp đồng mua bán và tiến hành thực hiện theo
hợp đồng. Căn cứ vào hợp đồng mua bán vật t, nhân viên làm thủ
tục nhập kho, trớc khi nhập hàng điều quan trọng nhất là tiến
hành kiểm tra số lợng, chất lợng hàng hoá (do hội đồng kiểm tra
chất lợng thực hiện).
Nhờ sự phối hợp đồng bộ giữa các khâu nên khả năng đáp
ứng nhu cầu sản xuất của Công ty luôn đợc đảm bảo.


Tình hình cung ứng một số loại vật t chủ yếu năm 2009
Bảng 3-3

Nhìn vào bảng số liệu cho thấy, hầu hết các loại vật t Công
ty thực hiện mua cao hơn so với kế hoạch chỉ có vật liệu nổ, cột
chống thuỷ lực đơn, con lăn băng tải và lới thép B40 là thực hiện
mua giảm so với kế hoạch. Nh vậy, trong năm 2009 Công ty đã
không thực hiện đợc tiết kiệm chi phí đây cũng là mấu chốt của
nguyên nhân làm cho giá thành sản phẩm của Công ty tăng cao
hơn so với năm 2008. Chứng tỏ tình hình thu mua vật t của Công
ty thực hiện là cha hợp lý, đã làm cho quá trình sản xuất của Công
ty cha đạt đợc hiệu quả kinh tế cao nhất.
Cơ chế cung cấp
Căn cứ vào định mức tiêu hao vật t của Công ty than Uông Bí
giao và căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật t, kế hoạch chuẩn bị sản

xuất, Phòng Kế hoạch giao cho tổ chuyên môn lập kế hoạch cung
ứng vật t cho Công ty, sau đó trình Giám đốc và các phòng ban
có chức năng xem xét. Khi kế hoạch đợc thông qua và phê duyệt, từ
đó phòng Kế hoạch lập hế hoạch cho từng quý, tháng và giao cho


các đơn vị sản xuất. Việc mua bán vật t đều do Phòng Vật t thực
hiện. Khi hợp đồng đợc ký kết phải bao gồm: Hội đồng duyệt giá,
ban kiểm định chất lợng, Trong hợp đồng quy định rõ thời gian
giao hàng, phơng thức giao hàng, thanh toán, vận chuyển và thời
gian bảo hành chất lợng đối với mỗi loại sản phẩm.
Hàng mua về nhập kho vật t và căn cứ vào nhu cầu sản xuất
và yêu cầu của các đơn vị sản xuất mà cấp phát vật t theo đúng
chủng loại và thời gian yêu cầu.
Từ cơ chế trên cho thấy những thuận lợi và khó khăn trong
việc cung ứng và dự trữ vật t tại Công ty cổ phần than Vàng Danh
nh sau:
- Ưu điểm :
+ Do phần lớn lợng hàng hoá mua đợc từ Công ty CP Cơ khí Ô
tô, Công ty Cổ phần SX và Thơng mại than Uông Bí cho nên Công
ty cũng phần nào giảm đợc một số chi phí không cần thiết. Mặt
khác do cùng nằm trong Công ty than Uông Bí nên việc mua bán
thuận lợi hơn rất nhiều, có thể chiếm dụng vốn của các Công ty bạn
đồng thời trong phơng thức thanh toán có nhiều điểm thuận lợi
hơn so với các Công ty ngoài.
+ Gần nơi cung cấp, thuận lợi cho quá trình vận chuyển
hàng hoá.
+ Đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất.
- Nhợc điểm :
+ Giảm có tính chủ động trong quá trình cung ứng vật t.

+ Giá mua vật t luôn cao hơn thị trờng bên ngoài làm cho chi
phí sản xuất tăng cao.
Để khắc phục các nhợc điểm trên Công ty cổ phần than Vàng
Danh cần phải lựa chọn thêm các nhà cung cấp khác nhằm :
Tạo tính cạnh tranh nên giá mua giảm trong khi chất lợng tăng.
An toàn, phân tán các rủi ro.
Tránh chịu ơn một ngời.
Bù trừ đợc sai lệch về thời gian cung ứng.
Đa dạng hoá sản phẩm cung ứng.
d. Phân tích nhu cầu sử dụng vật t
Nhu cầu sử dụng vật t của Công ty cổ phần than Vàng Danh
đợc căn cứ vào định mức tiêu hao và khối lợng công tác của Công
ty.
Để phân tích nhu cầu sử dụng vật t của Công ty cổ phần
than Vàng Danh năm 2009 có thể dựa vào bảng số liệu 3- 4 và 3-5.


Kế hoạch sử dụng một số loại vật t chủ yếu năm 2009
Bảng 3-4

Để đánh giá chính xác mức tăng nhu cầu sử dụng vật t nh thế
đã hợp lý cha và nó ảnh hởng nh thế nào đến giá thành sản phẩm
sản xuất thì phải đi tìm hiểu quá trình tiêu hao một số vật t
thực tế năm 2009 qua bảng số liệu 3-5 sau.


Mức tiêu hao thực tế một số loại vật t chủ yếu năm 2009
Bảng 3-5

Từ 2 bảng trên dễ dàng lập đợc bảng so sánh mức tiêu hao

thực tế một số vật t kỹ thuật chủ yếu với kế hoạch năm 2009.


So sánh mức tiêu hao thực tế một số loại vật t chủ yếu
với kế hoạch năm 2009
Bảng 3-6

Qua các bảng số liệu cho thấy mức tiêu hao thực tế một số
loại vật t chủ yếu của Công ty cổ phần than Vàng Danh đều tăng
so với kế hoạch, cụ thể là: Nguyên vật liệu tăng 6,54% chủ yếu là
thuốc nổ và thép tăng mạnh. Nguyên, nhiên liệu tăng gần 3% do
trong năm 2009 giá cả các loại hàng hoá hầu nh là tăng so với năm
2008, đặc biệt là giá nhiên liệu tăngn cao. Nguyên nhân khác nữa
là do Công ty cha thực hiện đợc tiết kiệm chi phí vận chuyển,


đầu t các phụ tùng thiết bị mới thay thế cho các phụ tùng thiết bị
cũ lâu năm thì cha đồng bộ. Công ty cha tận thu tái sử dụng các
thiết bị nh vì chống bằng sắt, thép, các đờng ray thu hồi để sử
dụng.
3.2.2.2. Phân tích tình hình dự trữ vật t kỹ thuật của
Công ty cổ phần than Vàng Danh..
a. Cơ sở để dự trữ.
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh
nghiệp đợc liên tục và nhịp nhàng, thì Công ty phải có một lợng dự
trữ cần thiết hợp lý để phục vụ quá trình sản xuất. Mục đích của
các nhà quản lý là làm sao tính toán để xác định lợng vật t dự trữ
này ở mức tối u nhất, nghĩa là vừa đảm bảo đợc cho quá trình
sản xuất đợc nhịp nhàng liên tục, vừa đảm bảo không lãng phí
những chi phí ảnh hởng tới nguồn vốn lu động.

Dự trữ thờng xuyên là lợng dự trữ đảm bảo cho nhu cầu sản
xuất đợc bình thờng, nó đợc tính toán trên cơ sở cờng độ sản
xuất, mức tiêu hao vật t và thời gian cung ứng nhất định.
Vật t dự trữ thờng xuyên của Công ty cổ phần than Vàng
Danh hiện nay gồm: Dầu máy, Xăng A92, vật t sửa chữa thờng
xuyên các thiết bị xe, máy móc,
Dự trữ bảo hiểm là dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản
xuất tiến hành đợc liên tục khi xảy ra những gián đoạn về cung
ứng vật t.
Nhìn chung, lợng vật t dự trữ của Công ty cổ phần than Vàng
Danh bao gồm: Vật liệu, nhiên liệu, động lực. Xác định cơ sở để
dự trữ sao cho hợp lý đợc căn cứ vào lợng vật t tồn cuối kỳ trớc và
nhu cầu của năm sản xuất (năm phân tích), để từ đó tính toán
sao cho có đợc lợng vật t cung ứng hợp lý, tránh tình trạng dự trữ
quá nhiều gây lãng phí và ứ đọng vốn, dự trữ quá ít thì khi cung
ứng không kịp sẽ gây gián đoạn cho quá trình sản xuất. Chính vì
vậy dự trữ phải đảm bảo đợc 2 yêu cầu sau:
- Đảm bảo an toàn cho sản xuất.
- Đảm bảo mục tiêu tài chính.
Dự trữ vật t bao gồm: Lợng dự trữ và thời gian dự trữ.
Để phân tích về lợng dự trữ vật t kỹ thuật của Công ty cổ
phần than Vàng Danh năm 2009 có thể phân tích qua bảng số
liệu sau:


Tình hình xuất, nhập, tồn vật t kỹ thuật của Công ty cổ phân
than Vàng Danh
Bảng 3-7

Số liệu cho thấy lợng vật t dự trữ năm 2009 tăng cao so với

năm 2008 ở tất cả các chỉ tiêu. Tồn đầu năm 2009 là của tồn cuối
năm 2008 chuyển sang, lợng nhập trong năm 2009 tăng cao mà
Công ty lại không sử dụng hết, do đó dẫn tới lợng tồn cuối năm 2009
tăng tới 22,303% so với lợng tồn cuối năm 2008. Chênh lệch của lợng
tồn cuối kì với đầu kì năm 2009 và lợng tồn cuối kì với đầu kì
năm 2008 đã tăng lên tới 130,220% tăng rất cao. Chỉ tính một cách
đơn giản với lãi vay bình quân năm 2009 là 15% thì lợng tồn kho
ở cuối năm 2009 đó đã làm Công ty mất đi 1 lợng tiền lu động là
21.230.505.000*0,15 = 3.184.575.750đồng, làm chậm đi khả
năng quay vòng vốn ngắn hạn, mà với tình trạng vốn vào thời
điểm cuối năm 2009 của Công ty quan trọng hơn bao giờ hết đối
với tình hình tài chính của Công ty. Nh vậy lợng vật t dự trữ của
Công ty là cha sát với thực tế ngày càng thể hiện tính yếu kém.


Vì

thế

lợng

vật

t

dự

trữ

của

Công

ty

năm

2009

tăng

18.865.520.000 đồng. Theo kinh nghiệm của các nhà quản lý vật t
thì lợng vật t dự trữ nh trên là cha hợp lí gây ứ đọng vốn của
doanh nghiệp làm hệ số sinh lời cũng nh số vòng quay vốn nhỏ. Mà
hiệu quả kinh tế của hoạt động sản xuất kinh doanh không cao, do
đó Công ty cần có biện pháp tổ chức lại tránh tình trạng này kéo
dài.


Tình hình dự trữ vật t kỹ thuật của Công ty theo thời gian
Bảng 3-8

Qua bảng 3-8 dễ dàng nhận thấy tình hình dự trữ của Công
ty theo thời gian là không đồng đều giữ các quý. Điều này là
không tốt ở những quý dùng nhiều vật t thì Công ty nhập ít, còn
quý dùng vật t ít thì Công ty lại nhập nhiều nh thế sẽ làm tăng chi
phí lu kho. Tồn cuối kì ngày càng tăng điều này nói lên rằng Công
ty lập kế hoạch xuất, nhập vật t không sát với thực tế. Cuối năm
2009 lẽ ra lợng tồn phải giảm vì Công ty phải dự đoán đợc thị trờng than sản xuất giảm do đó phải giảm lợng cung ứng, thực tế lợng tồn cuối năm 2009 là tơng đối cao.
b. Phân tích hệ thống kho tàng

Công ty cổ phần than Vàng Danh là một đơn vị trực thuộc
tập đoàn công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam . Hệ thống kho
tàng của Công ty gồm 1 kho chính đó là kho Công ty. Ngoài ra
Công ty còn có các kho nhập lại (kho trung gian) đó là: Kho cơ khí
nhập lại, kho phân xởng xây dựng nhập lại, kho các phân xởng
hầm lò nhập lại,
Hệ thống kho tàng của Công ty cổ phần than Vàng Danh
bao gồm :
- Kho gỗ
- Kho chứa nhiên liệu, dầu mỡ phụ
- Kho chứa phụ tùng phục vụ sửa chữa
- Kho chứa văn phòng phẩm và vật liệu xây dựng
- Kho mìn
Tình hình cấp phát vật t :
* Đối với các phòng ban: Hằng tháng Công ty giao kế hoạch
sản xuất cho các đơn vị trên cơ sở kế hoạch sản lợng. Các phòng
ban chức năng tham mu cho Giám đốc duyệt kế hoạch vật t cho