Khảo sát và tư vấn, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại trường đại học nội vụ hà nội

LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và
các anh chị trong bộ phận Văn thư đã tận tình cung cấp đầy đủ thông tin để em
có điều kiện tốt nhất hoàn thành bài tập một cách thuận lợi và cũng là điều kiện
để em hoàn thành môn học Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong
công tác Văn thư- Lưu trữ.
Đặc biệt, em xin cảm ơn Trịnh Thị Kiều Oanh và cô Trần Việt Hà, giảng
viên bộ môn Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác Văn
thư-Lưu trữ cùng các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư-Lưu trữ đã tận tình
hướng dẫn và cho chúng em cơ hội đến gần với thực tế hơn.
Trong quá trình khảo sát tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và thời gian
làm bài hạn chế nên không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em rất mong nhận
được những lời góp ý của các thầy giáo, cô giáo để em có thêm kinh nghiệm và
kiến thức cho những môn học sau.
Em xin chân thành cảm ơn!


BẢNG CHỮ VIẾT TĂT
ĐHNV Hà Nội

Đại học Nội Vụ Hà Nội


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
BẢNG CHỮ VIẾT TĂT


LỜI MỞ ĐẦU
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác

thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính nhà nước.
Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm bởi
đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản, tài
liệu. Công tác văn thư, lưu trữ có tầm quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến
hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và hoạt động của Trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội nói riêng. Chính vì vậy, nếu các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt
công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần vào việc đảm bảo cung cấp thông tin phục
vụ quản lý, điều hành, cải cách hành chính; đồng thời góp phần vào việc giữ
gìn, bảo quản, khai thác sử dụng và phát huy những giá trị to lớn của tài liệu lưu
trữ phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Lý do chọn đề tài:
Ngày nay,cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ,mối lĩnh vực đều
được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.
Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng,chính xác đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Và đó chính là lý do em lựa chọn đề tài : “ Khảo sát và tư vấn, đề xuất
các giải pháp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại Trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội” làm đề tài cho mình để hoàn thành bài tập môn Tiêu
chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư-lưu trữ.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: là công tác văn thư tại trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội.
Mục đích nghiên cứu:
Dựa trên khảo sát về công tác văn thư tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
để thấy được những điểm đã đạt được và chưa được của công tác này. Từ đó đề
xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao năng suất và chất lượng của công tác văn
thư tại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội.
Phương pháp nghiên cứu đề tài:
Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu cùng
4

với khảo sát thực tế về công tác văn thư tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Đề tài gồm có 3 phần:
Chương 1 : Khái quát về tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội.
Chương 2 : Vai trò của công tác văn thư trong trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Chương 3 : Đề xuất nâng cao năng suất chất lượng công tác văn thư của
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.

5


CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1.1.

Lịch sử hình thành Trường ĐHNV Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập trực

thuộc Bộ Nội vụ, được thành lập ngày 14/11/2011 trên cơ sở nâng cấp từ trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Trước đây có tên gọi là Trường Cao đẳng Văn thư Lưu
trữ Trung ương I. Tiền thân là Trường Trung học văn thư Lưu trữ Trung ương I,
được thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ
trưởng Phủ Thủ tướng. Năm 1996, Trường được đổi tên thành Trường Trung học
Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, việc đổi tên Trường đã tạo điều kiện đa dạng
hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của xã
hội.
Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục
vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng
thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên,

ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,
Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số
2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I
thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,
thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng
chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực của cán bộ
công chức, viên chức cònthiếu hụt. Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu
tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quả
như mong muốn. Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn
6


nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ. Do vậy, Ban cán sự Đảng bộ Bộ Nội
vụ đã chủ trương sớm thành lập trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực có
trình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý của
Bộ, nhất là những lĩnh vực mà chưa có một trường đại học nào đào tạo. Chủ
trương đó đã được triển khai bằng Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày
04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao
đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó có việc nâng cấp
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
1.2.Cơ cấu tổ chức của Trường ĐHNV Hà Nội
Về cơ cấu tổ chức, Trường ĐHNV Hà Nội gồm có:
a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
c) Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch – Tài chính
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
d) Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư – Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
7


- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ

- Ban Quản lý ký túc xá
e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
k) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
1.3.Chức năng và nhiệm vụ của Trường ĐHNV Hà Nội
- Chức năng:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực
công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.
-

Nhiệm vụ :
Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
8


đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm; tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ
đại học và sau đại học các ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và
các ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền
cho phép;xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn,
nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế; cấp, xác nhận văn bằng,

chứng chỉ theo thẩm quyền;Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây
dựng đội ngũ giảng viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ,
cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo;
tham gia vào quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền
đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên,…

9


CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG
ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
2.1. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Phòng văn thư lưu trữ của trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội là một bộ phận
trực thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp của trường.
2.2.1.Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp đối với công tác
văn thư-lưu trữ của trường :
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện quản lý về
công tác văn thư – lưu trữ.
2.2.2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính đối với công tác văn thư – lưu trữ
của cơ quan :
Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước.

10


2.2.3.Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trường
Danh sách cán bộ, viên chức Phòng Hành chính – Tổng hợp:
ST
T
1
2
3
4
5

HỌ VÀ TÊN
Ths. Hoàng Văn
Thanh
Ths. Dương Thị

CHỨC DANH

HÒM THƯ

Q. Trưởng phòng



Phó trưởng

Dung
Ths. Nguyễn Văn

phòng
Phó trưởng

Dũng

phòng

Phạm Thế Cường

Chuyên viên



Chuyên viên



Nông Trương Ngọc
Sơn



nguyenthithanh:

6

Nguyễn Thị Thanh

Chuyên viên

7

Hoàng Thị Thúy Lan

Chuyên viên



Chuyên viên



8

Nguyễn Thị Thanh
Hòa

m

9

Hà Thị Tuyết Mai

Chuyên viên

10

Phạm Thị Duyên

Nhân viên Y tế



11

Đặng Thị Lý

Nhân viên Y tế



12

Nguyễn Thị Tý

13

Nguyễn Thị Vượng

Nhân viên Y tế
(HĐ)
Nhân viên
Nhân viên

14

Đỗ Thị Thúy Hạnh

2.2. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của Trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội.
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động quan trọng , nó là mắt
xích, là cầu nối các hoạt động của Trường ĐHNV Hà Nội với các cơ quan tổ
chức bên ngoài và giữa các phòng ban trong Trường.
11


Đồng thời, bộ phận văn thư còn là một bộ phận tham mưu giúp việc cho
Lãnh đạo Trường về công tác Hành chính của Trường, tổng hợp các thông tin
phục vụ cho lãnh đạo Trường trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành
mọi hoạt động của Trường.
Giúp Lãnh đạo Trường chỉ đạo công việc chính xác, hiệu qur, không chậm
trễ, sai sót, tránh được nạn quan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan. Đảm bảo đầy đủ chứng cứ, tài liệu
phản ánh hoạt động của Trường ĐHNV Hà Nội.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ của Trường được thực hiện
tốt.

12


CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
3.1. Một số đánh giá, nhận xét về công tác văn thư của Trường ĐHNV
Hà Nội

Qua đợt khảo sát, em thấy công tác văn thư tại Trường ĐHNV Hà Nội
được thực hiện khá tốt ở các khâu nghiệp vụ.
Về việc ban hành văn bản: công tác xây dựng và ban hành văn bản của
Trường hầu hết được tuân thủ theo quy định của Nhà nước dưới sự chỉ đạo của
Phòng Hành chính- Tổng hợp Trường ĐHNV Hà Nội.
-

Đánh máy văn bản: Sau khi có ý kiến của Thủ trưởng cơ quan, nhân viên đánh
máy và văn thư có trách nhiệm đánh máy và in ấn văn bản, tài liệu. Văn bản khi
đã được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các các phòng ban ( đối với văn bản

nội bộ) gửi đến các cơ quan khác ( đối với văn bản đi ngoài cơ quan).
 Nhận xét: qua khảo sát em thấy công tác đánh máy, in văn bản để ban hành tại
Trường ĐHNV Hà Nội được tiến hành tương đối đúng quy trình.
Văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng, trình bày đúng thể thức kỹ thuật,
đúng kích cỡ giấy theo quy đinh của Nhà nước.
Trình ký văn bản để ban hành: là một khâu quan trọng nó thể hiện hiệu
lực pháp lý của văn bản, văn bản trình ký được kiểm tra về thể thức và nội dung
chặt chẽ. Việc ký văn bản được tiến hành theo nguyên tắc văn bản sau khi đã
đánh máy xong, in thì Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp kiểm tra về thể
thức, nội dung văn bản xem đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa rồi trình lên Lãnh
đạo Trường ký theo thẩm quyền đã quy định trong quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan.
 Nhận xét: Việc trình ký văn bản của Trường đã thực hiện đầy đủ các quy định về

trình ký theo đúng quy định của Nhà nước.
Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Việc tổ chức quản lý văn bản đến là một việc rất quan trọng.Trường
13

ĐHNV Hà Nội đã thực hiện việc giải quyết văn bản đến theo quy định của Nhà
nước.
+ Trình và chuyển giao văn bản đến: Tât cả các văn bản đến sau khi đã
được phân loại, bóc bì, đóng dấu đến và đăng ký vào sổ để chuyển giao để quản
lý, cán bộ văn thư sẽ tập hợp lại trình lên Lãnh đạo Trường để xin ý kiến phân
phối đến các bộ phận trong cơ quan. Sau khi đã nhận được ý kiến chỉ đạo, giải
quyết, Văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo. Khi chuyển
giao văn bản đến, người nhận văn bản phairkys nhận vào sổ chuyển giao để đảm
bảo tính nguyên tắc cũng như để quản lý văn bản được chặt chẽ.
 Nhận xét: Việc trình và chuyển giao văn bản đến của Trường ĐHNV Hà Nội

được tiến hành theo đúng nguyên tắc của cơ quan.
+ Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến: Các văn
bản đến của Trường đều được giải quyết một cách nhanh chóng. Cán bộ Văn thư
luôn quan tâm đến việc giải quyết văn bản đến của các bộ phận, có những nhắc
nhở kịp thời khi văn bản chưa được giải quyết, đặc biệt là các văn bản có dấu
mật hoặc khẩn.
Quản lý văn bản đi:
Việc quản lý văn bản đi được Trường rất chú trọng và quan tâm. Tất cả
mọi công văn, giấy tờ trước khi ban hành đều được Trưởng phòng Hành chínhTổng hợp kiểm duyệt sau đó mới làm thủ tục ban hành nhằm mục đích hạn chế
việc ban hành ra những văn bản kém hiệu lực thi hành hoặc chưa đầy đủ, chưa
đúng về thể thức.
 Nhận xét

Ưu điểm:
Trường ĐHNV Hà Nội đã thực hiện công tác tổ chức quản lý và giải
quyết văn bản đi theo trình tự và đúng quy định của Nhà nước, nội dung các
khâu nghiệp vụ tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được diễn ra theo một
quy trình nhất định.

Nhược điểm :
Mặc dù đã thực hiện theo đúng quy định văn bản của Nhà nước ban hành
14


nhưng trong quá trình giải quyết công việc vẫn không tránh khỏi những sai sót
như khi soạn thảo văn bản vẫn còn lỗi chính tả, đóng dấu văn bản vẫn còn chưa
đúng, chưa ngay ngắn.
Công tác nhập dữ liệu vào máy tính tuy đã được trang bị nhưng chưa
được sử dụng rộng rãi, vẫn sử dụng phương pháp truyền thống đăng ký vào sổ
nên công tác tra tìm còn gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian.
Việc lập nhiều loại sổ cũng gây tốn kém và khó khăn cho việc bảo quản.
Việc quản lý văn bản tuy đã được chú trọng song công tác sắp xếp, bảo
quản tài liệu vẫn còn chưa hợp lý.
Lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ hiện hành là công việc cuối cùng của công tác văn thư, việc
lập hồ sơ là mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ,việc lập hồ
sơ hiện hành tốt ở khâu văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tra
tìm văn bản tài liệu nhanh, làm căn cứ chính xác để giải quyết các công việc
nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả cho việc tra tìm, nghiên cứu trước mắt
cũng như lâu dài của cơ quan.
 Nhận xét

Ưu điểm:
Qua khảo sát em thấy công tác lập hồ sơ hiện hành tại Trường ĐHNV Hà
Nội đã đảm bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau,
văn bản trong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và
có thể dùng làm bằng chứng pháp lý.
Nhược điểm:
Trong những năm gần đây, Trường ĐHNV Hà Nội đã tổ chức việc lập hồ

sơ hiện hành nhưng chất lượng hồ sơ vẫn chưa được tốt, cơ quan chưa xây dựng
được danh mục hồ sơ.
Các đơn vị, cá nhân phụ trách những công việc có liên quan đến văn bản,
tài liệu của hồ sơ này và hồ sơ khác, chỉ tập hợp những tài liệu liên quan về một
vấn đề để vào trong cặp chứ chưa lập được cụ thể từng hồ sơ.
Quản lý và sử dụng con dấu:
Một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan
15


là việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước và sử dụng
con dấu theo đúng quy định của nhà nước vì con dấu là yếu tố quan trọng trong
thủ tục hành chính hiện hành.
 Nhận xét

Ưu điểm:
Qua khảo sát em thấy công tác quản lý và sử dụng con dấu tại Trường
ĐHNV Hà Nội được thực hiện rất tốt theo đúng quy định của nhà nước. Dấu
được bảo quản chặt chẽ. Dấu chỉ đóng vào những văn bản có đầy đủ thông tin và
chữ ký hợp lệ, dấu đóng lên 1/3 chữ ký về phía bên trái và dùng dẫu mự đỏ để
đóng lên văn bản.
Nhược điểm:
Con dấu chưa được cọ rửa thường xuyên nên khi đóng dấu còn chưa rõ
nét, bị nhòe.
3.2. Ưu điểm, nhược điểm
 Ưu điểm
- Không gian làm việc được bố trí hợp lý, thoáng mát.
- Các trang thiết bị hiện đại đáp ứng đầy đủ phục vụ thuận lợi cho yêu cầu của
-

công việc.
Các văn bản đi, đến của cơ quan đều quản lý theo hình thức tập trung về một

-

mối thuận tiện cho công táctổ chức và quản lý các văn bản.
Công việc quản lý, giải quyết văn bản đi, đến đều được thực hiện nhanh chóng,

-

chính xác, kịp thời, đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu được các cán bộ Phòng Văn thư của
Trường thực hiện và chấp hành nghiêm chỉnh theo đúng quy định của Nhà nước

-

và quy định của Trường.
Các văn bản đươc tiến hành lập thành tập lưu theo năm và được đưa vào bìa hồ

-

sơ, vào hộp cẩn thận.
Cán bộ văn thư luôn cập nhật các văn bản hiện hành của Nhà nước cho nên việc

-

thực hiện công tác này luôn theo đúng các quy định của Nhà nước.
Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, ban lãnh đạo của
Trường rất quan tâm đến công tác này nên đã có những quy định chặt chẽ nhằm

-

đưa công tác này đi vào nề nếp và ổn định.
Lãnh đạo Trường luôn có các kế hoạch chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư như
16


đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các cán bộ thông qua các hội nghị
tổng kết hoặc tập huấn về công tác Văn thư- Lưu trữ.
 Nhược điểm:
- Do việc soạn thảo văn bản là việc của nhiều đơn vị cá nhân có liên quan cho nên
có nhiều văn bản thành phần thể thức vẫn chưa đúng với quy định chung của
-

Nhà nước và quy định của Trường.
Do ý thức tinh thần làm việc chưa cao nên việc quản lý và sử dụng con dấu còn
tồn tại một số hạn chế như nhiều văn bản đóng dấu bị mờ, nhòe, dấu đóng chưa

-

ngay ngắn,…
Trang thiết bị phục vụ cho công việc còn bị lỗi, bị tắc nghẽn trong khi hoạt động

-

(ví dụ như bàn phím máy tính bị kẹt,…), gây ảnh hưởng tới năng suất công việc.
Nhân viên trong cơ quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo đúng quy định. Hồ sơ
nộp vào lưu trữ hầu hết là tài liệu ở tình trạng rời lẻ, lộn xộn,...
3.3. Kiến nghị, giải pháp.
- Đối với việc soạn thảo văn bản phải được kiểm tra chặt chẽ về thể thức,

kỹ thuật trình bày văn bản có đúng theo quy định của Nhà nước và cơ quan
không, và tất cả các văn bản đều phải có chữ ký nháy chịu trách nhiệm về nội
dung và thể thức văn bản. Khi Văn thư đóng dấu vào văn bản phải kiểm tra lại
đầy đủ các yếu tố theo đúng quy định thì mới được đóng dấu vào văn bản để ban
hành.
- Đề ra các biện pháp xử lý đối với những trường hợp ban hành văn bản
sai thể thức để nâng cao chất lượng văn bản ban hành.
- Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiên các
văn bản quy định của pháp luật trong công tác văn thư cho các đơn vị, các cá
nhân trong cơ quan.
- Tăng cường công tác kiểm tra chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp thời
cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư.
- Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ
Văn thư, cần thu hút sự đầu tư của cấp trên cho công tác này.
- Hàng năm, cần tổ chức công tác kiểm tra thực hiện công tác của cán bộ
văn thư và kiểm tra việc lập hồ sơ công việc đối với các phòng, ban trong cơ
quan.
17


- Cần ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc, xây dựng các đề án
nhằm đưa công tác văn thư đi vào hoạt động có nề nếp,hiệu quả.
- Cần phải lập Danh mục hồ sơ cho cơ quan.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký tra tìm văn bản
và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan. Việc ứng dụng công nghệ thông
tin vào quản lý văn bản như phần mềm quản lý văn bản đi, quản lý văn bản và
lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế
khối lượng văn bản giấy tờ ngày càng gia tăng.
Trên đây là những ý kiến đề xuất của bản thân em. Mong rằng những
ý kiến và đề xuất trên của em sẽ góp phần nhỏ trong sự hoàn thiện và phát triển

của công tác Văn thư tại các cơ quan nói chung và của Trường ĐHNV Hà Nội
nói riêng.

KẾT LUẬN
Qua buổi khảo sát thực tế tại Trường ĐHNV Hà Nội, bản thân em đã trau
dồi thêm một số kiến thức cho mình và em cũng nhận thấy hiện nay tại các cơ
quan tổ chức vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế trong công tác văn thư mà cần phải
khắc phục như: tinh thần làm việc của mỗi cán bộ chưa cao, sự quản lý chưa
chặt chẽ,…khiến cho công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và
Trường ĐHNV Hà Nội nói riêng chưa thể phát triển mạnh trong công tác văn
thư.
Với những nỗ lực cố gắng kết hợp với vốn kiến thức được trang bị của
18


mình đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này đúng thời hạn và đây chính là điều
kiện để em hoàn thành môn học Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học
trong công tác Văn thư- Lưu trữ.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Trường ĐHNV Hà Nội
cùng các anh chị trong tổ văn thư- lưu trữ đã tạo điều kiện cho buổi khảo sát
thực tế của em thành công như mong đợi. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân
thành tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Văn thư- Lưu trữ đã tạo cơ hội cho
chúng em được trải nghiệm những buổi học thực tế bổ ích như thế này.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thông tư 01/2011/-TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 thông tư của Bộ Nội

Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04nawm 2004 của Chính phủ về
công tác Văn thư.

19


PHỤ LỤC
PHỤ LỤC I
Phòng Văn thư của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

20


21