Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại sở nội vụ tỉnh hòa bình

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA.................4
SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH..........................................................................4
1.1Lịch sử hình thành của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình.........................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................5
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế.............................................................................6

Chương II: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ............................8
TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH..................................................................8
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư......................................................8
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư......................................................................................8
2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư................................................................................8
2.1.3. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư.........................................................8
2.1.3.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư.................................................8
2.1.3.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư........................9
2.1.4 Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư..........................................................9
2.1.4.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản................................................................9
2.1.4.2. Công tác quản lý văn bản đi................................................................................13
2.1.4.3. Công tác Quản lý văn bản đến:............................................................................14
2.1.4.4 Quản lý và sử dụng con dấu.................................................................................17
2.1.4.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành...............................................................................18

CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG SỞ NỘI VỤ TỈNH HOA BÌNH...............21
3.1. Nhận xét, đánh giá.....................................................................................................21
3.1.1. Ưu điểm:.................................................................................................................22
3. 1.2. Nhược điểm:...........................................................................................................23
3.2. Các đề xuất.................................................................................................................24

C. KẾT LUẬN...................................................................................................28
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................29
PHỤ LỤC...........................................................................................................30


A. LỜI NÓI ĐẦU
Xã hội càng phàt triển, tư duy con người ngày càng phong phú thì các
hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng được đa dạng. Vì vậy, việc quản lý
văn bản tài liệu và sử dụng tài liệu văn bản càng cần thiết đó chính là những nhu
cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ. Tài liệu văn bản trong
công tác văn thư có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động của xã hội loài
người, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học lịch sử và là di sản văn
hoá của dân tộc. Hiểu được giá trị tầm quan trọng của công tác văn thư nên công
tác này ngày càng được chú ý quan tâm phục vụ thiết thực trong hoạt động quản
lý của cơ quan, đơn vị.
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy
mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, tổ
chức đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp
với tiến trình đi lên hội nhập. Trong bất cứ một cơ quan nào, văn bản giấy tờ
luôn là cầu nối quan trọng giữa các cơ quan, đơn vị, các tổ chức kinh tế, giữa
nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy, công tác văn
thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp, cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp. Bởi mọi văn bản giấy tờ đều
được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư - lưu trữ để quản lý và sử dụng
có hiệu quả. Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho
lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan. Làm tốt công
tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định
quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách đúng đắn

đảm bảo có lợi cho đơn vị. Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng,
đặc biệt là công tác văn thư - lưu trữ, nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn
của ngành, em đã tiến hành khảo sát công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa
Bình và em xin đưa ra đề tài: ”Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn
thư - lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình”.
Đề tài nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
1


- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư.
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh
Hòa Bình, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần
nghiên cứu và giải quyết đối với Sở.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là lý thuyết về văn thư và
thực tiễn các hoạt động văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình, bao gồm:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Sở, đặc biệt là công tác văn
thư.
- Thực trạng các hoạt động của văn phòng Sở về công tác văn thư.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư tại Sở về ưu điểm, hạn chế và
nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn
thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư.
Bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung bài tiểu luận của em bao gồm 3
chương:

Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Hòa
Bình.
Chương II: Vai trò của công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình.
Chương III: Đề xuất nâng cao nặng xuất chất lượng công tác văn thư
trong Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình.
Do thời gian có hạn nên trong bài tiểu luận của em xin trình bày những
vấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác văn thư của Sở Nội Vụ tỉnh Hòa
Bình.

2


Dưới đây là bài tiểu luận của em mặc dù đã có rất nhiều cố gắng song vì
là một sinh viên còn thiếu kinh nghiệm thực tế, chưa được tiếp xúc với thực tế
công việc và ngành nghề được đào tạo nên tiểu luận không tránh khỏi những sai
sót, kính mong các thầy cô giáo giúp đỡ, đóng góp ý kiến để bài tiểu luận của
em được hoàn thiện hơn, đồng thời cũng để em có cơ hội tìm hiểu và tiếp thu
thêm kiến thức, trình độ để sau này khi tốt nghiệp em có thể hoàn thành tốt công
việc của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 26 tháng 2 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Huyền

3


B. NỘI DUNG
Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA

SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH
1.1 Lịch sử hình thành của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình.

Hoà Bình là cái nôi của nền văn hoá lớn trong lịch sử, là một tỉnh ở phía
Tây Bắc của tổ quốc giáp thủ đô Hà Nội một mảnh đất giàu truyền thống đoàn
kết yêu thương đùm bọc lẫn nhau cần cù trong lao động, kiên cường trong đấu
tranh chống thiên tai dịch hoạ với diện tích tự nhiên là 4.662 km 2 mật độ dân số
là 165 người/km2 có 11 huyện, thành phố, 210 xã phường thị trấn, có 07 dân tộc
anh em cùng chung sống dân tộc Mường chiếm 60% dân số toàn tỉnh.
Đất Hoà Bình hội tụ rất nhiều yếu tố được thiên nhiên ưu đãi có quốc lộ
số 6 chạy qua nối liền với các tỉnh miền núi phía bắc Sơn La, Điện Biên, Lai
Châu cùng với hệ thống giao thông Sông Đà khá thuận lợi. Đây là yếu tố thuận
4


lợi trong việc giao lưu hợp tác kinh tế với thủ đô Hà Nội và giao lưu hàng hoá
trong và ngoài tỉnh.
Một điểm nữa khi nói về Hoà Bình được biết đến là công trình kiến trúc
thuỷ điện Hoà Bình một công trình đã có lịch sử từ lâu và đây là công trình thuỷ
điện lớn cung cấp điện cho cả nước bên cạnh đó là hình ảnh tượng Bác trên đập
thuỷ điện cũng là một công trình có giá trị thể hiện cho truyền thống yêu nước
và truyền thống hiếu học của nhân dân tỉnh Hoà Bình.
Từ khi tái lập tỉnh 1991 đến nay tỉnh đã không ngừng từng bước phát
triển tốc độ tăng trưởng kinh tế tăng cao 7,5 % /năm đời sống nhân dân từng
bước được cải thiện và có những tiến bộ mới. Tỉnh được coi là tỉnh có tình hình
chính trị, an ninh quốc phòng ổn định có những bước nhảy vọt trong phát triển
kinh tế từ khi tách ra với tỉnh Hà Tây để gây dựng đến nay.
Đạt được những thành tựu nói trên là nhờ vào sự lãnh đạo đúng đắn của
các cấp Đảng uỷ, HĐND-UBND tỉnh và sự nhất trí đồng sức đồng lòng của toàn
dân, toàn quân trong tỉnh với lòng yêu nước phát huy truyền thống anh hùng của

tỉnh trong công cuộc xây dựng đất nước thời kỳ đổi mới với quyết tâm đưa nền
kinh tế tỉnh phát triển toàn diện đạt tốc độ phát triển kinh tế cao bền vững xây
dựng tỉnh ngày càng văn minh giàu đẹp.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
- Vị trí, chức năng
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức
năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về nội vụ gồm: tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sự
nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường,thị
trấn,; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; thi đua –
khen thưởng; tôn giáo.
Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng

5


thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội
vụ.
- Nhiệm vụ, quyền hạn
Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch đề án, dự án chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa
bàn tỉnh.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng
dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý nhà nước được giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế
Lãnh đạo Sở có giám đốc và các Phó Giam đốc

Giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân
tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được giao;
Phó Giam đốc Sở là người giúp giám đốc chỉ đạo một số mặt công tác và
chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân
công, một phó giám đốc được giám đốc ủy nhiệm là thường trực điều hành các
hoạt động của Sở, khi Giám đốc vắng mặt;
Việc bổ nhiệm Giám đốc và Phó Giám đốc do chủ tịch Uỷ ban nhân dân
tỉnh quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ Nội vụ ban hành
theo quy định của pháp luật. Việc miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và các chế
độ khác đối với Giám đốc và Phó Giám đốc Sở thực hiện theo quy định của
pháp luật.
Các tổ chức chuyên nghiệp, nghiệp vụ:
+ Văn phòng (thực hiện cả chức năng lý nhà nước về văn thư, lưu trữ);
+ Thanh tra;
+ Phòng tổ chức, cán bộ;
+ Phòng Quản lý công chức;
+ Phòng xây dựng chính quyền;
6


+ Phòng Cải cách hành chính;
+ Phòng Tôn giáo.
Tổ chức trực thuộc Sở:
+ Ban thi đua – Khen thưởng (có tư cách pháp nhân, có con dấu).
Đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở:
+ Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Giám đốc Sở Nội vụ căn cứ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Sở
quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, mối quan hệ
công tác của tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Sở.

Biên chế của Sở Nội vụ trong tổng chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp
được Uỷ ban nhân dân tỉnh giao hằng năm.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH
LÃNH ĐẠO
SỞ NỘI VỤ

Phòng Tổ
chức, biên
chế và tổ
chức phi
chính phủ

Phòng
Công
chức,
viên chức

Phòng Xây
dựng
chính
quyền và
công tác
thanh niên

Phòng
Cải cách
hành
chính

7

Văn
phòng
Sở Nội
vụ

Thanh
tra Sở
Nội vụ

Phòng
Tôn
giáo


Chương II: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HÒA BÌNH
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết
văn bản trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các Doanh nghiệp nhà nước,
các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác, công tác văn thư là
một bộ phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin.
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư.
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư.
Về tổ chức công tác Văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình được tổ chức và
bố trí tại Văn phòng Sở. Văn thư được bố trí tại phòng làm việc gần cửa chính ra
vào của cơ quan, nên rất thuận tiện cho việc tiếp nhận và chuyển giao văn, thuận
lợi cho việc trao đổi thông tin.
Phòng văn thư được bố trí đầy đủ các trang thiết bị máy móc phục vụ cho
công tác văn thư như bàn quầy, máy vi tính, máy fax, máy Photocopy, máy điều

hòa và hệ thống sổ sách đăng ký, chuyển giao văn bản.
Nói chung, việc tổ chức công tác văn thư tại Sở Nội vụ Hòa Bình theo
khảo sát được xem là bố trí rất hợp lý và khoa học.
2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư.
Tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình, được bố trí một văn thư chuyên trách để
làm nhiệm vụ công tác văn thư của Sở.
Trình độ cán bộ văn thư tại Sở Nội vụ đã làm văn thư của cơ quan nhiều
năm nên có kinh nghiệm công tác.
2.1.3. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư.
2.1.3.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư.
Trong những năm qua, tại Sở Nội vụ đã ban hành nhiều văn bản hướng
dẫn, quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư đối với các phòng chuyên môn và đơn
vị trực thuộc Sở, những văn bản được cụ thể hóa từ các văn bản hướng dẫn của
các Bộ, ngành, Trung ương và của tỉnh những văn bản cơ quan ban hành chủ
yếu dưới dạng Quyết định, Nội quy, Quy chế của cơ quan, đơn vị những quy
8


định được cụ thể hóa đối với công tác văn thư. Do vậy, về cơ bản công tác ban
hành văn bản chỉ đạo của cơ quan rất chặt chẽ và nề nếp điều đó thể hiện sự
quan tâm chỉ đạo sát xao của lãnh đao cơ quan Sở Nội vụ.
2.1.3.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn
thư.
Đối với việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn
thư tại Sở Nội vụ được thực hiện rất tốt. Vì là cơ quan tham mưu giúp UBND
tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thưu, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh.
Chính vì vậy, việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác
văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả,
đặc biệt là các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của Chính phủ và các Bộ, ngành trung
ương, trong đó có hệ thống văn bản như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08

tháng 4 năm 2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/03/2010 Sửa đổi
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ
về Công tác văn thư, Thông tư Số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 quy định
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và các văn bản chỉ đạo hướng dẫn khác
của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các văn bản của tỉnh và của
cơ quan quy định về công tác văn thư.
2.1.4 Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư.
2.1.4.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Căn cứ Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật, và các văn bản hướng
dẫn của Trung ương và của tỉnh. Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư-lưu trữ tỉnh Hoà
Bình với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình được ban hành các loại văn
bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), Công văn, thông báo,
báo cáo, quy chế, quy định, kế hoạch, tờ trình… trong đó Quyết định và Công
văn là hai loại văn bản chiếm số lượng nhiều nhất.
Số lượng văn bản Sở Nội Vụ tỉnh ban hành trong một năm rất nhiều, là cơ
quan chuyên môn giúp việc cho UBND tỉnh. Vì vậy văn bản ban hành được gửi
tới nhiều cơ quan khác nhau nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của
mình, nhưng về cơ bản văn bản đi chia làm 03 loại chính:
9


Thứ nhất: Bao gồm những văn bản gửi lên các Bộ, Ngành Trung ương,
UBND tỉnh… nhằm báo cáo tình hình và kết quả thực hiện các công tác đồng
thời xin ý kiến chỉ đạo.
Thứ hai: Bao gồm những văn bản gửi tới các cơ quan cùng cấp và địa
phương khác trên toàn quốc như: Bộ Nội vụ, Sở Nội Vụ các tỉnh, Thành phố,
các tổ chức Phi chính phủ, các tổ chức nước ngoài để phối hợp công tác.
Thứ ba: Bao gồm những văn bản gửi tới cơ quan cùng cấp như các Sở,
ban, ngành, và cấp dưới như Phòng Nội vụ các huyện, thành phố, xã, phường,
thị trấn… chủ yếu để phổ biến các chủ trương, chính sách, đường lối của Đảng

và Nhà nước, đồng thời quản lý theo dõi quá trình thực hiện và nắm bắt được
các vấn đề phát sinh để có sự điều chỉnh kịp thời.
Công tác soạn thảo văn bản đóng vai trò rất quan trọng ảnh hưởng trực
tiếp đến hiệu qủa công việc, quy trình soạn thảo văn bản đã được Sở Nội Vụ tỉnh
Hoà Bình quy định rất cụ thể, chi tiết với từng loại.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản thông thường hiện nay của Sở Nội Vụ
tỉnh căn cứ vào các văn bản dưới đây:
-Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về
công tác văn thư
-Thông tư số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 quy định về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản
-Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản
- Theo Quyết định số 18/QĐ-VP ngày 13 tháng 10 năm 2004 về việc ban
hành quy định tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản.
- Quyết định số 652/QĐ-SNV ngày 05 tháng 04 năm 2007 ban hành quy
chế làm việc của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình
Đối với các văn bản hành chính thông thường thì quy trình soạn thảo
được tiến hành theo các bước sau đây:
Bước 1: Phân công soạn thảo văn bản.

10


Sở Nội Vụ tỉnh là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc có chức năng
tham mưu giúp Lãnh đạo Sở Nội Vụ, Chủ tịch UBND tỉnh trong chỉ đạo, điều
hành các hoạt động của ngành Nội vụ.
Các văn bản, đề án của các Ngành, Trung ương đến địa phương đến văn
phòng thuộc phạm vi theo dõi của phòng nào, chuyên viên nào thì lãnh đạo Sở
phân giao văn bản, đề án cho phòng, chuyên viên đó. Chuyên viên được giao có

trách nhiệm kiểm tra về thủ tục, thể thức, hình thức văn bản và lập phiếu trình đề
xuất ý kiến giải quyết công việc, trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở Nội Vụ
tỉnh.
Trong quy chế làm việc của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình có quy định “chậm
nhất là 07 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ và lập phiếu trình,
kèm theo đầy đủ hồ sơ, thực hiện trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở”.
Bước 2: Xây dựng và soạn thảo văn bản
Phiếu trình giải quyết công việc (theo mẫu thống nhất) của văn phòng,
trình đích danh lãnh đạo Sở Nội Vụ tỉnh có thẩm quyền giải quyết công việc
(mỗi phiếu trình chỉ gửi trình một lãnh đạo Sở Nội Vụ ).
Trong phiếu trình phải ghi rõ nội dung trình, tên cơ quan trình, tóm tắt
Nội dung trình, ý kiến của các cơ quan liên quan (gồm những ý kiến khác nhau)
về vấn đề trình, ý kiến đề xuất của chuyên viên theo dõi, ý kiến và chữ ký của
lãnh đạo văn phòng.
+ Tờ trình của cơ quan trình
+ Dự thảo văn bản trình lãnh đạo Sở Nội Vụ ký và các dự thảo văn bản
hướng dẫn thi hành (nếu có). Văn bản dự thảo trước khi trình ký phát hành phải
có chữ ký tắt của Chánh văn phòng, hoặc Phó Chánh văn phòng Sở (làm nhiệm
vụ pháp chế).
+ Báo cáo thẩm định của cơ quan chức năng (nếu có).
+ ý kiến của các cơ quan liên quan đến vấn đề trình.
+ Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản.
+ Các tài liệu có liên quan.
Bước 3: Duyệt bản thảo
11


Sau khi có ý kiến giải quyết của lãnh đạo Sở Nội Vụ tỉnh ghi trên phiếu
trình hoặc văn bản dự thảo, chuyên viên phụ trách công việc xử lý theo đúng ý
kiến chỉ đạo của Giám đốc, Phó Giám đốc Sở Nội Vụ tỉnh. Văn bản được duyệt

cuối cùng là “ bản gốc văn bản” chuyên viên lưu.
Kết quả xử lý văn bản, được thực hiện bằng các văn bản của Sở Nội Vụ
và của Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh.
+ Đối với các văn bản chỉ đạo của Sở Nội Vụ tỉnh sau khi hoàn tất các thủ
tục trên thì các chuyên viên soạn thảo văn bản phải đánh máy một bản hoàn
chỉnh về Nội dung, đúng hình thức, thể thức quy định và kỹ thuật trình bày văn
bản. Sau khi rà soát lần cuối văn bản này thì chuyên viên chuyển lãnh đạo văn
phòng ký tắt trước khi trình lãnh đạo Sở Nội Vụ tỉnh ký, đây được gọi là bản
chính.
+ Đối với các văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo (bao gồm cả thông báo
kết luận các cuộc làm việc với các Sở, ban, ngành, Phòng Nội vụ các huyện,
thành phố) của lãnh đạo Sở thì chuyên viên dự hội nghị dự thảo văn bản, lãnh
đạo văn phòng duyệt, trình lãnh đạo Sở xem lại trước khi đánh máy và ký ban
hành.
Thẩm quyền ký ban hành văn bản được thực hiện theo quy chế làm việc
của Sở Nội Vụ tỉnh ban hành kèm theo quyết định số 14/2006/QĐ-UB ngày 30
tháng 8 năm 2006 của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình.
Bước 4: Ban hành văn bản.
Văn bản các loại sau khi được lãnh đạo văn phòng ký để ban hành thì
chuyên viên chịu trách nhiệm soát xét lại lần cuối cùng, ghi số lượng bản phát
hành, đăng ký độ mật, khẩn (nếu có) rồi chuyển cho văn thư để phát hành. Tại
đây cán bộ văn thư phụ trách văn bản đi sẽ kiểm tra lại một lần nữa đảm bảo các
yếu tố thể thức, Nội dung, số lượng bản, độ khẩn, mật và làm thủ phát hành
đúng quy định pháp luật, tránh chồng chéo và các sai sót khác. Trong quá trình
phát hành nếu có vướng mắc hoặc sai sót phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng xử
lý.

12

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản, một bản lưu tại văn thư và một
bản lưu trong hồ sơ của chuyên viên; Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục ở
văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản chỉ được gửi cho các cơ quan, cá nhân có trách nhiệm thi hành và
có liên quan tới Nội dung văn bản. Việc gửi văn bản chủ yếu bằng đường bưu
điện, tuy nhiên với văn bản cần thông tin nhanh sau khi có ý kiến của lãnh đạo
thì có thể chuyển Fax, qua mạng (trừ tài liệu mật) hoặc nhận trực tiếp phải ký
vào sổ theo dõi của văn thư.
Qua việc tìm hiểu quy định của Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình về quy trình ban
hành văn bản có thể thấy các quy định này khá chặt chẽ, rõ ràng. Điều này sẽ
tránh được những sai sót trong hoạt động quản lý, việc quy định thẩm quyền thủ
tục thống nhất theo một quá trình sẽ mang lại hiệu quả cao trong việc giải quyết
công việc, tính pháp lý được thể hiện rõ ràng.
2.1.4.2. Công tác quản lý văn bản đi.
Như đã đề cập ở trên văn bản sau khi hoàn tất quá trình dự thảo, soạn
thảo, lấy ý kiến thì việc chuyên viên chuyển đến văn thư để phát hành. Văn bản
nào nếu đảm bảo về mặt nội dung, hình thức sẽ được văn thư đăng ký vào dữ
liệu trong máy, ghi số và ký hiệu văn bản. Nếu phát hiện sai sót thì có thể trao
đổi với chuyên viên soạn thảo để chỉnh sửa lại, trong trường hợp chuyên viên
soạn thảo không nhất trí sửa chữa thì báo cáo cho người ký văn bản giải quyết.
Căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền ký mà văn thư đóng dấu cho phù
hợp. Đối với mỗi loại văn bản (văn bản sao, quyết định cá biệt, công văn…) sẽ
có một số và ký hiệu quản lý riêng.
Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục phát hành sẽ được chuyển phát đi
ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn, mật được
chuyển ngay sau khi đóng dấu.

13

* Mẫu sổ theo dõi quản lý văn bản đi của văn thư:
Tên
Ngày

loại

tháng

Số ký

trích

văn

hiệu

yếu

bản

Nội

1

dung
3

2

đơn vị
hoặc

Người
ký
nhận

Nơi

người

nhận

nhận
bản

4

5

lưu
6

Số
lượng
bản

7

Ghi

chú

8

Đối với văn bản chuyển qua đường bưu điện thì cá nhân cơ quan nhận văn
bản cũng phải ký xác nhận vào sổ bưu điện.
Dù văn bản được chuyển phát đi bằng hình thức nào cũng phải đảm bảo
yêu cầu bí mật Nội dung, tránh để lộ thông tin ra bên ngoài.
Tại Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình có quy định về việc lưu văn bản
là: Văn bản đi được văn thư lưu một bản đưa vào lưu trữ hiện hành, chuyên viên
soạn thảo lưu một bản làm căn cứ cho hồ sơ công bên cạnh lưu cả bản dự thảo
có ý kiến chữ ký nháy tắt của lãnh đạo, nếu chuyên viên chuyển công tác phải
bàn giao đầy đủ tài liệu cho người đến nhận.
Tháng đầu năm sau nộp hồ sơ công việc năm trước vào lưu trữ.
2.1.4.3. Công tác Quản lý văn bản đến:
Theo quyết định số 18/QĐ-SNV, ngày 13 tháng10 năm 2004 thì văn bản
đến được chia làm ba loại là:
Loại văn bản vào sổ: Là các loại bì văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt
mật, giấy mời, đơn thư khiếu nại (Chú ý giữ lại cả bì thư kèm theo) bản Fax văn
bản của các tổ chức nước ngoài, văn bản của các cơ quan gửi đến có tính chất
tham khảo.
Loại văn bản trả lại gồm: Văn bản không đúng thủ tục hành chính, văn
bản nhầu nát, khó đọc hoặc không đúng thẩm quyền giải quyết,… Văn thư ghi
vào sổ theo dõi văn bản trả lại đồng thời có phiếu gửi trả lại nơi gửi văn bản.
14


Loại văn bản còn lại được cập nhật vào Sổ đăng ký để quản lý, theo dõi
quá trình xử lý và tổng hợp báo cáo.
Qua thống kê, em nhận thấy số lượng công văn đến hàng năm của Sở Nội

Vụ tỉnh Hoà Bình là tương đối lớn (hai năm gần đây đều trên 10 nghìn văn bản
các loại), yêu cầu đặt ra cho cán bộ văn thư là phải tập trung tất cả công văn giấy
tờ đến cơ quan bằng những nguồn khác nhau như: Chuyển bưu điện, chuyển qua
mạng, do văn thư trực tiếp mang tới,…Tất cả các công văn đó đều được quản lý
theo quy trình như sau:
Tiếp nhận, phân loại văn bản và bóc bì, đóng dấu đến: Văn bản đến từ bất
kỳ nguồn nào đều phải qua văn thư làm thủ tục đăng ký, quản lý văn bản. Sau
khi nhận được công văn nếu là công văn thường thì cán bộ văn thư phải tiến
hành phân loại rồi mới bóc bì, đăng ký vào sổ và máy tính. Qua quan sát chúng
tôi nhận thấy văn thư cơ quan sau khi nhận được văn bản, nếu là văn bản thường
thì sẽ bóc bì sau đó đọc Nội dung văn bản để phân loại: Loại xử lý gấp, loại bình
thường, loại để nghiên cứu tham khảo và loại không đúng thể thức (thiếu số, ký
hiệu, thiếu dấu, không đúng thẩm quyền...) với những văn bản này sẽ được trả
lại nơi gửi và nêu lý do gửi trả lại.
Với những văn bản đảm bảo yếu tố thể thức Nội dung sau khi phân loại
văn thư sẽ đóng dấu đến, lấy dữ liệu vào máy vi tính hoặc sổ theo dõi.
Mẫu dấu công văn đến.
SỞ NỘI VỤ
TỈNH HOÀ BÌNH
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:……….Ngày…….
Chuyển:……
Các thư riêng, báo, tạp chí không cần đóng dấu đến và đăng ký vào máy
mà chuyển trực tiếp cho các phòng, ban. Các văn bản gửi đích danh người nhận
được chuyển trực tiếp tới người nhận. Nếu Nội dung văn bản gửi đích danh
nhưng liên quan đến công việc chung thì người nhận văn bản có trách nhiệm ghi
15


ý kiến xử lý rồi chuyển lại văn thư đăng ký văn bản sau đó mới tiếp tục chuyển

cho chuyên viên.
Chuyển giao văn bản:
Các văn bản sau khi làm thủ tục tiếp nhận xong sẽ phân loại chuyển đến
lãnh đạo trước 16 giờ hàng ngày để xem xét phân xử lý ngay trong ngày, chậm
nhất là vào buổi sáng ngày làm việc tiếp theo. Sau đó chuyển lại văn thư để hiệu
đính tên chuyên viên xử lý giải quyết. Khi văn thư chuyển giao văn bản tài liệu
tới chuyên viên qua quan sát chúng tôi nhận thấy có sổ theo dõi ghi lại số ký
hiệu, trích yếu Nội dung văn bản và yêu cầu chuyên viên.
*Mẫu sổ quản lý công văn đến của văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hòa
Bình
Ngày

Số, ký

tháng

Số

công

công

văn

văn

văn

2

đến
4

đến
1

hiệu
Nơi gửi

3

công

Ngày
tháng
công
văn
5

Trích

Số

yếu Nội

lượng

dung

bản

6

7

Ghi
chú

8

Sắp xếp và phục vụ khai thác văn bản đến: Được quản lý bằng phần mềm
theo đề án 112 của Chính phủ.
Quản lý văn bản mật: Các quy định về quản lý văn bản mật tại Sở Nội Vụ
tỉnh Hoà Bình còn thiếu chi tiết: Trong quyết định về việc tiếp nhận xử lý ban
hành văn bản và quy chế làm việc có những quy định cơ bản nhất là:
Nhận tài liệu mật: Riêng các loại công văn mật, tối mật, điện mật thì
chuyển cả phong bì tới Chánh văn phòng để xử lý.
- Quản lý tài liệu mật: Riêng hồ sơ tài liệu mật đến và đi văn thư lập theo
dõi hàng tháng báo cáo cho Chánh văn phòng biết số lượng văn bản. Loại hồ sơ
tài liệu có mức độ mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của nhà
16


nước;không được sao, chụp lại hồ sơ, tài liệu mật khi chưa được chủ tịch Sở Nội
Vụ tỉnh cho phép, không được truyền hồ sơ, tài liệu mật bằng máy Fax.
Gửi tài liệu mật: tài liệu mật được đăng ký vào sổ như thông thường chỉ
có thêm Nội dung đăng ký là tài liệu mật. Tài liệu mật được gửi đi phải kèm
theo phiếu gửi bỏ vào hai phong bì, đóng dấu kí hiệu độ mật và được đóng dấu
niêm phong. Bì ngoài công văn ghi rõ tên đơn vị gửi; số, kí hiệu công văn trong
phong bì, khi chuyển giao yêu cầu nơi nhận ký nhận và trả lại phiếu cho nơi gửi.

Về cơ bản có thể khẳng định văn thư tại Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Hoà
Bình đã thực hiện tốt việc quản lý văn bản đi- đến theo quy định chung của Nhà
nước về công tác công văn giấy tờ. Nhờ vậy văn bản, tài liệu ở đây được quản lý
chặt chẽ, đảm bảo độ chính xác, kịp thời và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
- Đối với những văn bản đến thường, nhân viên văn thư vào sổ và chuyển
đến ban lãnh đạo xử lý 2 lần/ngày (sáng và chiều)
- Đối với những văn bản gửi đến có đóng dấu khẩn thì văn thư sẽ chuyển
ngay đến người có trách nhiệm giải quyết theo mức độ khẩn.
- Văn bản đi đến ngày nào phải nhập vào máy tính xong trong ngày đó,
cuối ngày phải trình lên lãnh đạo xem xét và giải quyết.
- Hàng ngày tiếp nhận tài liệu, báo chí phân chia đến các cá nhân, đơn vị.
2.1.4.4 Quản lý và sử dụng con dấu
Hiện nay việc quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh
Hoà Bình được thực hiện theo quy định của Nhà nước tại Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư: văn thư có trách nhiệm
giữ và đóng dấu, văn thư phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo trực tiếp của
mình về việc bảo quản và sử dụng con dấu, chịu trách nhiệm trước pháp luật khi
con dấu bị sử dụng sai hoặc mất.
Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu lên văn bản đúng thể thức và có chữ ký của
người có thầm quyền. Nếu thấy văn bản chưa đúng quy định phải báo cáo lãnh
đạo giải quyết. Văn thư phải trực tiếp đóng dấu, không nhờ người khác đóng hộ.
Nghiêm cấm việc đóng dấu khống (nếu thử dấu thì đóng xong phải

17


huỷ ngay tờ có đóng dấu đó). Dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên
1/3 chữ ký về bên trái.
Dấu phải được bảo quản an toàn cả trong và ngoài giờ làm việc. Dấu được
cất trong tủ có khoá, đóng xong cất vào tủ, khi cán bộ giữ dấu ra khỏi chỗ làm

việc phải khoá tủ cẩn thận. Nếu trong trường hợp cần trao con dấu cho cán bộ
khác phải được sự đồng ý của cấp trên.
Việc quản lý và sử dụng con dấu một cách chặt chẽ, hợp lý được xem là
một trong những hình thức bảo vệ bí mật của cơ quan có hiệu quả, tránh trường
hợp cán bộ lợi dụng con dấu của cơ quan để sử dụng bất hợp pháp.
2.1.4.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành.
Lập hồ sơ là nhiệm vụ cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ được lập
trong quá trình giải quyết công việc và hoàn thành sau khi công việc kết thúc.
Việc lập hồ sơ trước hết giúp cho mỗi cán bộ sắp xếp công văn, giấy tờ một cách
khoa học thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và tra tìm. Đối với cơ
quan, việc lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ giúp cho quản lý công việc có
khoa học, lập và giữ các hồ sơ cần thiết, tránh trùng lặp hoặc thiếu hồ sơ, nâng
cao chất lượng, hiệu suất làm việc của cơ quan. Qua khảo sát chúng tôi thấy
rằng số lượng văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Nội Vụ tỉnh
Hoà Bình rất nhiều vì vậy công tác lập và nộp lưu hồ sơ rất cần thiết, đảm bảo
quản lý văn bản chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông tin.
Cho đến nay, Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình đã ban hành nhiều văn bản hướng
dẫn cán bộ của cơ quan khi tiến hành giải quyết công việc cần lập hồ sơ hiện
hành. Tại Quyết định số 647/QĐ-SNV ngày 05/4/2007 ban hành Quy chế làm
việc của Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh chỉ đề cập như sau: “Mỗi văn bản đi phải
lưu ít nhất 02 bản chính, 01 bản lưu tài văn thư và 01 bản lưu trong hồ sơ gốc
của chuyên viên…Cứ 3 tháng các bộ phận tiến hành thu nộp tài liệu vào lưu trữ
hiện hành một lần”. Như vậy quy định này còn rất chung chung, thiếu cụ thể và
rõ ràng dẫn đến việc thực hiện lập hồ sơ rất khó khăn, bất cập. Do đó ở Sở Nội
Vụ tỉnh Hoà Bình các cán bộ, viên chức thực hiện lập hồ sơ hiện hành căn cứ
vào các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước như: Nghị định
18


110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Pháp lệnh

Lưu trữ Quốc gia 2001…
Hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình được lập thành
03 loại chính là:
Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền quy định một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ
để giải quyết công việc hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc không phải nộp vào lưu
trữ.
Hồ sơ công việc: Là tập hợp những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình
phát sinh, diễn biến và kết hợp giải quyết các vấn đề, sự việc thuộc chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan,đơn vị. Hồ sơ công việc được lập dựa vào một số đặc
trưng phổ biến của văn bản như: vấn đề (nội dung), tên gọi văn bản, tác giả, thời
gian…hoặc dựa vào danh mục hồ sơ cơ quan lập ra. Hồ sơ này phải nộp vào lưu
trữ để phục vụ nhu cầu khai thác trước mắt và lâu dài.
Tập công văn lưu: Là tập hợp tất cả các văn bản đi của cơ quan, đơn vị được
lưu giữ tại bộ phận văn thư theo một đặc trưng nào đó (tên loại văn bản, tác giả
ban hành…) nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu.
Các hồ sơ được lập ra đảm bảo được các yêu cầu là:
- Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cá nhân lập
hồ sơ.
- Đảm bảo các văn kiện trong hồ sơ có giá trị bằng chứng xác thực, có giá
trị bảo quản tương đối giống nhau (là bản chính hoặc bán sao có giá trị như bản
chính văn bản).
- Các công văn giấy tờ có mối liên hệ với nhau trong quá trình giải quyết
công việc nêu trong hồ sơ.
* Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại Sở Nội Vụ tỉnh
Hoà Bình: Yêu cầu cán bộ chuyên viên của cơ quan lập hồ sơ hiện hành là một
vấn đề được đề cập đến không ít lần tại các hội thảo về công tác văn thư- lưu
trữ, nhưng đến nay vẫn là vấn đề khá bức xúc tại cơ quan.

19

- Ý thức của cán bộ về lập hồ sơ: cũng giống như hầu hết các cơ quan
hành chính ở nước ta hiện nay công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu
trữ tại Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình chưa được thực hiện một cách nề nếp và
nghiêm túc. Vì còn một số cán bộ, chuyên viên không lập hồ sơ hiện hành đã
gây khó khăn cho những người làm công tác công văn giấy tờ, công tác tra tìm
văn bản khi cần thiết. Nhiều trường hợp văn bản, giấy tờ bị thất lạc, mất mát dẫn
đến chậm trễ khi giải quyết công việc.
- Thực tế việc lập hồ sơ tại Sở Nội Vụ tỉnh Hoà Bình: Qua khảo sát thực
tế em nhận thấy cán bộ, chuyên viên tại các phòng, ban ở Sở Nội Vụ tỉnh như:
phòng Cải cách Hành chính, phòng Xây dựng Chính quyển, phòng Quản lý
Công chức… đã chia tài liệu của mình thành các cặp hộp chủ yếu dựa vào đặc
trưng vấn đề, phòng Tổ chức Cán bộ chia tài liệu theo đặc trưng tên loại…Tuy
nhiên vì lý do phục vụ giải quyết công việc hàng ngày nên những cặp, hộp này
không được nộp vào lưu trữ khi tài liệu hết giá trị hiện hành.
Công tác xây dựng và lập danh mục hồ sơ chưa được tiến hành. Vì vậy
việc lập hồ sơ hiện hành còn nhiều hạn chế tồn tại ảnh hưởng trực tiếp tới chất
lượng hoạt động của cơ quan.
Bên cạnh đó có một số bộ phận như: Phòng Tổ chức Cán bộ, Phòng Quản
lý Công chức và Chi cục Văn thư Lưu trữ đã tiến hành lập hồ sơ rất tốt tạo thuận
lợi cho công tác lưu trữ nói chung và hoạt động của các cán bộ, chuyên viên nói
riêng.

20


CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG XUẤT, CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG SỞ NỘI VỤ TỈNH HOA BÌNH
3.1. Nhận xét, đánh giá

Hầu như công tác văn thư ở Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình đều thực hiện theo
quy định của Nhà nước. Cách thức thực hiện và quy trình văn thư ở Sở Nội vụ
làm rất tốt và nghiêm chỉnh. Cập nhật các văn bản nhanh, phục vụ rất tốt cho
chuyên môn nghiệp vụ.
Công tác văn thư ở Sở Nội vụ Hòa Bình được thực hiện chặt chẽ các
nguyên tắc quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan. Tất cả văn bản đi đều được tập trung ở văn thư để làm thủ tục tiếp
nhận đăng ký. Văn bản đi, văn bản đến của cơ quan được cơ quan đăng ký, phát
hành và chuyển giao ngay trong ngày. Quy trình tiếp nhận văn bản đến được Chi
cục thực hiện theo đúng quy trình như Thông tư: 07/2012/TT-BNV
- Tiếp nhận văn bản đến
+ Tiếp nhận văn bản đến
+ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
+ Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình, chuyển giao văn bản đến
- Về quản lý văn bản đi
+ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
+ Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản
+ Đăng ký văn bản đi
+ Nhân bản đóng dấu cơ quan
+ Làm thủ tục phát hành
+ Lưu văn bản đi
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ
- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
21

Các khâu nghiệp vụ được các cán bộ trong cơ quan chấp hành đúng và
nghiêm chỉnh. Các khâu nghiệp vụ được thực hiện tuần tự:
- Phân loại tài liệu
- Thu thập, bổ sung tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu
- Thống kê tài liệu
- Xây dựng công cụ tra cứu
- Bảo quản tài liệu
- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Nhìn chung lý luận và thực tiễn có mối quan hệ mật thiết tác động qua lại
lẫn nhau. Bổ trợ cho nhau, nhờ có lý luận để khi giải quyết công việc có thể áp
dụng vào theo một khuân khổ nhất định. Do vậy lý luận và thực tiễn hầu như là
giống nhau.
Khi giải quyết công việc để công việc được giải quyết nhanh và thuận tiện
có một số công việc sẽ được đảo lộn thực hiện trước hoặc sau do cán bộ trong
Sở nhận thấy nhanh và chính xác. Khi đi vào thực tế thực hiên các công việc có
thể các bước giải quyết công việc không giống như trong lý luận nhưng đó chỉ là
thay đổi cho phù hợp với thực tế còn giữa lý luận và thực tiễn hầu như là không
có điểm khác nhau.
3.1.1. Ưu điểm:
Qua việc tìm hiểu về công tác văn thư của cơ quan, em càng thấy được
công tác văn thư – lưu trữ có một vị trí vô cùng quan trọng, là một mảng lớn của
công tác trong hoạt động của cơ quan, đơn vị gắn liền với hoat động quản lí nhà
nước và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý nhà nước. Đây là
một khâu nghiệp vụ quan trọng trong việc quản lý của nhà nước tại địa phương,
nó giúp cho các lãnh đạo sở và các phòng ban theo dõi được toàn bộ chương
trình kế hoạch cũng như thực hiện các chính sách của Đảng và Nhà nước để báo
cáo kịp thời cho lãnh đạo cơ quan nắm được thông tin tình hình của cơ quan để
có hướng giải quyết kịp thời.

22


Nhìn chung công tác văn thư của Sở Nội vụ hiện nay đang có nhiều mặt
tích cực , dần ổn định đi vào nề nếp do có sự phân công trách nhiệm cụ thể mà
từng bộ phận chức năng đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Giám đốc Sở Nội vụ và ban lãnh đạo cũng thường xuyên kiểm tra chỉ đạo
về nghiệp vụ công tác văn thư như: Ban hành và chỉ đạo hướng dẫn công tác văn
thư; công tác xây dựng và ban hành văn bản; công tác quản lý văn bản đi; quản
lý và giải quyết văn bản đến; công tác quản lý và sử dụng con dấu; công tác lập
hồ sơ hiện hành để phục vụ tốt cho công đoạn lưu trữ tiếp theo. Bản thân các cán
bộ làm văn thư của Sở Nội vụ cũng hiểu rõ giá trị tầm quan trọng, ý nghĩa của
văn bản tài liệu nên tất cả đều quan tâm đến nghiệp vụ của mình cố gắng làm tốt
nên công tác văn thư cũng có nhiều bước tiến đáng kể.
Sở Nội vụ được lãnh đạo cơ quan cấp trên quan tâm nên trang thiết bị
nhìn chung bước đầu được trang bị cũng khá đầy đủ, ngoài việc trang bị các
trang thiết bị cơ bản như: tủ, cặp, hộp, Máy tính, máy hút bụi, máy in, điều hoà,
máy hút ẩm, máy phôtô copy.
Trong bất kỳ lĩnh vực nào yếu tố con người luôn là một bộ phận tất yếu
rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất, hiệu quả sự phát triển bền vững
của lĩnh vực đó. Không nằm ngoài mục đích này công tác văn thư ở Sở Nội vụ
cũng vậy, việc hoàn thiện đội ngũ trí thức là một yếu tố không thể thiếu, các
khâu nghiệp vụ công tác văn thư thực hiên tốt được hay không phần lớn đều nhờ
vào cách thức tổ chức cũng như thực hiện nghiêp vụ của cán bộ văn thư – lưu
trữ. Do vậy đội ngũ cán bộ trong Sở đều có trình độ chuyên môn từ Cao đẳng,
Đại học trở lên. Hằng năm được cử đi tập huấn để củng cố nâng cao chuyên
môn nghiệp vụ.Trong công việc có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu
nghiệp vụ,cán bộ đoàn kết hòa đồng giúp đỡ nhau trong công việc và chia sẻ
kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ của mình.
3. 1.2. Nhược điểm:

Bên cạnh những mặt tích cực cũng bộc lộ những mặt tồn tại cần khắc
phục. Công tác văn thư – lưu trữ chưa thực sự được các cấp lãnh đạo quan tâm
nhiều và đến nay cũng vậy mặc dù đã có sự quan tâm, ghi nhận tầm quan trọng
23


của văn bản tài liệu, nhưng văn bản tài liệu của các phòng ban vẫn còn hiện
tượng sai sót, có những cán bộ, chuyên viên không lập hồ sơ công việc nên gây
ra nhiều khó khăn cho các cán bộ văn thư chính vì vậy dẫn đến khó khăn cho
công tác Lưu trữ.
Về trang thiết bị làm việc thì bên cạnh việc được trang bị những trang
thiết bị hiện đại thì còn nhiều trang bị cũ như: Tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệu
chủ yếu là cặp ba dây nên còn gây nhiều khó khăn cho việc cất giữ tài liệu.
Việc quản lý văn bản trên máy tính chưa được thực hiện theo công tác
hiện đại hóa văn phòng, chưa thực sử đi vào sử dụng phổ biến.
3.2. Các đề xuất.
Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, nhất là văn thư cơ quan về vai
trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư.Muốn mọi người có nhận thức
đúng thì phải tuyên truyền, thể hiện ở các tin bài viết về ý nghĩa, vai trò, tầm
quan trọng của công tác văn thư đăng trên Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ
tỉnh; thể hiện ở niềm tin của Lãnh đạo đối với công tác văn thư; sự quán triệt
thực hiện nghiêm túc công tác văn thư để nâng cao chất lượng công tác văn thư.
Công chức văn thư phải tự đánh giá về hoạt động của công tác văn thư, yên tâm
công tác, xem công tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ xuyên suốt trong quá
trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị đình trệ.
Văn thư là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các sản phẩm làm việc của một cơ quan,
tổ chức. Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt yêu cầu thì văn thư phải góp phần
rất nhiều. Mỗi người có sự phân công lao động riêng, mỗi nhiệm vụ đều có vị trí
khác nhau. Những vị trí này liên kết với nhau thành một tổ chức có sức mạnh.
Khi đã nhận thức đầy đủ về công tác văn thư thì văn thư cơ quan và toàn thể cán

bộ, công chức sẽ nỗ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ.
Tiếp tục phổ biến đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn thư của
Nhà nước và của Bộ Nội vụ để toàn thể cán bộ công chức trong cơ quan nắm
một cách hệ thống về công tác văn thư, những việc cần làm để bảo đảm hoạt
động của công tác văn thư đi vào nề nếp, ngày càng đạt chất lượng cao.Rà soát
lại hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư còn có hiệu lực của các cơ
24