Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao đông khoa học trong công tác văn thư lưu trữ

LỜI CAM ĐAM
Em xin cam đoan tất cả thông tin về kết quả quá trình khảo sát thực tế, so
sánh giữa lý luận và thực tiễn, phân tích và nhận xét những vấn đề thực tiễn về
Công tác Văn thư lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là hoàn toàn đúng sự
thật, không sao chép từ bất cứ ai. Nếu có sai phạm thì em xin chịu hoàn toàn
trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình.
Hà nội, ngày 14 tháng 12 năm 2016
Sinh viên:


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐAM
LỜI CAM ĐAM...................................................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................2
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu................................................................................2
3. Mục đích nghiên cứu.................................................................................2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
6. Cấu trúc của đề tài.....................................................................................3
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
Chương 1..............................................................................................................4
KHAI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƯU
TRỮ QUỐC GIA I..............................................................................................4
1.1 Lịch sử hình thành...................................................................................4
1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ
Quốc gia 1......................................................................................................5
1.2.1 Vị trí và chức năng...............................................................................5
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................6
1.2.3 Cơ cấu tổ chức......................................................................................6

Chương 2..............................................................................................................8
VAI TRÒ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA I.....................................................................................................................8
2.1 Hoạt động quản lý...................................................................................8
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.............................................................................10
2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản..........................................................10
2.2.2 Quản lý công văn đi _ đến..................................................................11


2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ..................................................11
Chương 3............................................................................................................14
ĐỀ XUẤT VÀ NÂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I.........................................................14
3.1 Nhận xét chung......................................................................................14
3.2 Đề xuất ý kiến........................................................................................16
C. KẾT LUẬN...................................................................................................18
D. PHỤ LỤC......................................................................................................21
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................23


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản
lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ....
Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý
và sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư;
việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát
hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản,
lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc…
Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ

quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu
trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư
không phải của riêng những người làm văn thư;
Nhưng hiện này, với nhiều người thì công tác văn thư chỉ là công việc sự
vụ, giấy tờ, không quan trọng nên không ít người đang đánh giá không đúng đối
với những người làm công tác văn thư mà không biết được rằng họ là những
người hy sinh thầm lặng. Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiều
người mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không
nhỏ của những người làm văn thư. Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời
gian, văn bản đi phát hành kịp thời, … thì những người làm công tác này luôn
nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ
cực. Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng;
Cũng chính từ những bất cập ấy, em đã lựa chọn đến khảo sát công tác
Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I để thấy được công tác Văn thư tại đây
đăng được thực hiện như thế nào để tìm ra được những bước phát triển của Công
tác Văn thư tại đây, cũng như thấy được những điểm hạn chế để đưa ra được
những ý kiến, lời tư vấn từ đó đề xuất ra được những đề xuất nhằm nâng cao
năng lực, chất lượng của công tác văn thư trong cơ quan để làm bài tiểu luận
môn: “ Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao đông khoa học trong Công tác Văn thư
Lưu trữ” .
1


Được sự đồng ý và tạo điều kiện của Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ
Quốc Gia I em đã có thời gian ngắn tìm hiểu về hoạt đông của công tác Văn thư
trại Trung Tâm và với sự quan tâm, tạo điều kiện cùng với sự hướng dẫn tận tình
của cán bộ làm Công tác Văn thư tại cơ quan, em đã khám phẩ thêm rất nhiều
điều về công tác Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I hiện nay từ đây e có
thêm nhiều thông tin để phục cho bài tiểu luận của mình đạt kết quả cao;
Qua đây em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành Thạc sỹ Ngô Thị Kiều Oanh

đã tận tình hướng dẫn em thực hiện bài tiểu luận này cùng với đó e gửi nói cám
ơn tới Ban Giám đốc Trung tâm lưu trữ Quốc Gia I, cũng như các cô chú, anh
chị làm công tác chuyên môn đã tạo điều kiện cho em được tìm hiểu thêm về
công tác Văn thư của cơ quan mình để từ đây em hoàn thành tốt học phần học
tại trường của mình.
2. Đối tượng nghiên cứu
Công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
3. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
Từ đó đưa ra những tư vấn, đề xuất nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công
tác văn thư trong cơ quan.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Quan sát tình hình tổ chức và quản cán bộ làm công tác văn thư, tình hình
quản lý và chỉ đạo công tác văn thư, tình hình thực hiện nội dung công tác văn
thư tại cơ quan. Trong đó bao gồm các nội dung sau: xây dựng và ban hành văn
bản, quản lý văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến, công tác lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, công tác quản lý và sử dụng con dấu.
Nhận thức rõ ràng về công tác văn thư cũng như nhận thức được tầm quan
trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển của đất nước.
5. Phương pháp nghiên cứu
-Khảo sát tình hình công tác văn thư tại trường Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I;
-Dựa vào lý luận và thực tiễn để đưa ra những nhận xét khái quát về tình
2


hình công tác văn thư tại cơ quan;
-Từ đó , rút ra kết luận và đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao năng suất,
chất lượng công tác văn thư tại cơ quan.
6. Cấu trúc của đề tài

Cấu trúc của đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I
Chương 2: Vai trò của công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
Chương 3: Đề xuất nâng cao năng xuất, chất lượng công tác văn thư tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.

3


B. NỘI DUNG
Chương 1
KHAI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA I
1.1 Lịch sử hình thành
Ngay sau khi đất nước giành được độc lập đến ngày 03/01/1946, Chủ tịch
Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ký Thông
đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện
kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép
của cơ quan có thẩm quyền;
Năm 1954 hoà bình lập lại trên miền Bắc và đến năm 1960 bắt đầu thời
kỳ xây dựng chủ nghĩa xã hội. Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội cùng với khối
lượng lớn tài liệu đã về tay chúng ta và trở thành tài sản chung của đất nước.
Lúc này, kho lưu trữ Trung ương do Bộ Tuyên truyền quản lý. Ngày 20/9/1955
Bộ Tuyên truyền đổi thành Bộ Văn hoá, thì kho lưu trữ Trung ương lại được
chuyển giao về Bộ Văn hoá. Tình hình mới đòi hỏi các tổ chức, bộ máy nhà
nước cũng như lề lối làm việc đều phải được chấn chỉnh cho phù hợp. Vì vậy,
việc xúc tiến thành lập Cục Lưu trữ ngày càng đòi hỏi cấp thiết. Đến ngày
4/9/1962 Hội đồng chính phủ đã ban hành Nghị định thành lập Cục Lưu trữ
thuộc Phủ Thủ tướng đồng thời tiếp nhận Kho lưu trữ Trung ương do Bộ Văn

hoá chuyển giao;
Đến ngày 23/3/1963 Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội được chính thức hoá
tên gọi;
Theo công văn 673/TCCB ngày 18/9/1973 của Phủ Thủ tướng và Quyết
định 18/QĐ – TC ngày 26/3/1973 của Cục Lưu trữ tổ chức bộ máy của Kho lưu
trữ Trung ương gồm các đơn vị trực thuộc:
1. Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức
2. Phòng khai thác
3. Phân kho tài liệu lưu trữ trước cách mạng tháng tám
4


4. Phân kho tài liệu lưu trữ sau cách mạng tháng tám
5. Phân kho tài liệu lưu trữ băng ảnh, phim và ghi âm. Đến năm 1985
thêm 3 đơn vị mới là: phân kho tài liệu văn hoá - nghệ thuật, tổ bảo quản, đội
bảo vệ
Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu
lưu trữ quốc gia. Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1983 của Hội Đồng
Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
Lưu trữ Nhà nước và quyết định 223 – CT ngày 8/8/1988 của chủ tịch Hội đồng
Bộ trưởng về các Trung tâm lưu trữ. Cục lưu trữ Nhà nước cũng ra Quyết định
385/QĐ – TC thực hiện việc đổi tên các kho lưu trữ nhà nước Trung ương thành
các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, tại Điều 1 của quyết định này thì Kho lưu trữ
Trung ương ở Hà Nội thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I.
Là một cơ quan có tính chất sự nghiệp, với số lượng có 6 cán bộ lúc đầu
chủ yếu làm nhiệm vụ, thu thập, bảo quản nhưng đến nay Trung tâm đã có một
số lượng cán bộ mà trong đó có nhiều cán bộ có trình độ đại học và trên đại học.
Những cán bộ khoa học kỹ thuật này tốt nghiệp từ nhiều trường Đại học khác
nhau ở trong nước và nước ngoài. Trung tâm đã chăm lo đào tạo và xây dựng
một đội ngũ cán bộ khoa học trẻ yêu ngành, yêu nghề, có đủ năng lực và phẩm

chất để đảm nhiệm được những công việc phức tạp, mới mẻ trong nghiệp vụ,
chuyên môn.
1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm
lưu trữ Quốc gia 1
Theo Quyết định số 118/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 của Cục Văn Thư
và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trung tâm lưu trữ quốc gia I như sau:
1.2.1 Vị trí và chức năng
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức Trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm
5


1954 trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của
pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản
riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
−Sưu tầm tài liệu, tư liệu lưu trữ theo thẩm quyền được giao;
−Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ đã sưu tầm
vào Trung tâm;
−Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
− Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa) theo quy
định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
−Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo
quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
−Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu
lưu trữ;

−Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu
trữ bảo quản tại Trung tâm;
−Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công
nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm;
− Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật;
−Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
−Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia 1 được tổ chức và gồm
các bộ phận, phòng ban như sau:
−Lãnh đạo Trung tâm bao gồm có: có 1 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc
−Các tổ chức bộ phận phòng ban gồm có :
+ Phòng Sưu tầm và Chỉnh lý tài liệu Hán – Nôm;
6


+Phòng Sưu tầm và Chỉnh lý tài liệu tiếng Pháp;
+Phòng Bảo quản tài liệu;
+Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu;
+Phòng Tin học và Công cụ tra cứu;
+Phòng Đọc;
+Phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị;
+Phòng Kế toán;
+Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.

7

Chương 2
VAI TRÒ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA I
2.1 Hoạt động quản lý
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư bao gồm nhiều nội
dung với những mức độ phức tạp khác nhau.
Văn thư cũng là một đầu mối quan trọng trong việc tiếp nhận, quản lý và
phát hành văn bản. Hiện tại, Trung tâm bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư,
tốt nghiệp Trường Trung học Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay là
Trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội). Cán bộ phụ trách mảng Văn thư kiêm luôn
việc quản lý và điều phối văn phòng phẩm chung cho cả cơ quan, ngoài ra ở các
phòng chức năng không bố trí văn thư riêng. Cán bộ làm công tác Văn thư được
đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, thường xuyên được tham gia tập huấn công
tác, dự các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và phổ biến các văn bản mới liên quan đến
nghiệp vụ chuyên môn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức hoặc phối
hợp tổ chức. Chính vì , cán bộ Văn thư có chuyên môn khá chắc, đồng thời là
một người khá cẩn thận, thận trọng, nhiệt tình, năng nổ và xử lý công việc nhanh
chóng. Với cách phân công công việc như vậy sẽ giúp cho việc quản lý văn bản
đi - đến được chặt chẽ, khoa học; không xảy ra mất mát tài liệu. Đồng thời thu
thập, bảo quản tài liệu được tốt hơn. Hơn nữa nâng cao được trách nhiệm của
cán bộ văn thư đối với công việc mà mình được giao;
Hình thức công tác Văn thư tại Trung tâm được tổ chức theo mô hình tập
trung một đầu mối: Mọi văn bản đi_ đến đều được tập trung về bộ phận Văn thư.
Sau khi Cán bộ Văn thư đăng ký văn bản vào sổ và trên phần mềm quản lý văn
bản thì văn bản sẽ được trình lên Lãnh đạo Trung tâm và gửi đi các Phòng ban
chức năng giải quyết. Việc trình ký văn bản thông thường được làm cố định
trong một mốc thời gian trong ngày giúp cho người Lãnh đạo có kế hoạch và tiết
kiệm thời gian…; văn bản được gửi đi các Phòng chức năng giải quyết được
đăng ký vào sổ “Chuyển giao văn bản nội bộ” giúp nâng cao trách nhiệm của

8


người giải quyết văn bản đồng thời giúp Lãnh đạo theo dõi được công việc và
thúc đẩy công việc được nhanh chóng…; Trường hợp nếu văn bản của cơ quan,
cá nhân khác gửi đến trực tiếp cho Phòng ban chức năng thì bộ phận Văn thư không
được bóc bì mà gửi luôn cho Phòng ban đó và không phải trình lên lãnh đạo Trung
tâm nhưng phải đăng ký vào sổ…;
Công tác văn thư ngày càng khẳng định được vị trí, vai trò, tầm quan trọng
của mình trong mỗi một cơ quan, tổ chức. Là đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc cơ
quan quản lý nhà nước về công tác Văn thư, Lưu trữ nên ngay khi còn là Kho lưu trữ
trung ương (nay là Trung tâm lưu trữ quốc gia I) đã thực hiện đúng theo các văn bản
của cơ quan cấp trên ban hành.
Bên cạnh việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác
Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I còn rất quan tâm đến việc bồi dưỡng, tập
huấn nghiệp vụ cho cán bộ như: Cử cán bộ tham gia lớp Chứng chỉ học phần văn thư
lưu trữ; lớp nâng cao về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ; Hội thảo công tác văn
thư... Trung tâm cũng đã cử cán bộ đi dự hội nghị, học tập, tham quan, khảo sát về
công tác văn thư, lưu trữ ở nước ngoài như: Pháp, Hàn Quốc, Malayxia, Trung Quốc,
Singapo...
Bộ phận văn thư được bố trí phòng làm việc riêng tại cạnh tiền sảnh tầng 1,
giúp thuận tiện cho việc tiếp nhận văn bản, đồng thời giúp các đơn vị cá nhân đến
làm việc với cơ quan dễ dàng liên hệ…Phòng làm việc của Văn thư được bố trí đầy
đủ bàn làm việc, ghế ngồi xoay giúp cán bộ văn thư dễ dàng di chuyển và có được tư
thế thoải mái khi ngồi làm việc, trên bàn làm việc được trang bị máy vi tính có kết
nối mạng, cài đặt các phần mềm quản lý văn bản chuyên biệt, phần mềm soạn thảo
văn bản thông dụng, phần mềm excel để tính toán, xử lý số liệu…giúp cán bộ văn
thư soạn thảo văn bản dễ dàng; nhập và quản lý, sử dụng và tra tìm các dữ liệu,
thông tin trên máy tính một cách hiệu quả. Đồng thời phòng làm việc của công tác
Văn thư còn được bố trí các phương tiện làm việc khác giúp tăng cường hiệu quả và

năng suất công việc như: máy in, máy photo tài liệu giúp in sao các loại tài liệu, văn
bản, máy fax giúp nhận và chuyển giao thông tin, văn bản nhanh chóng dễ dàng,
được bố trí tủ đựng tài liệu bằng nhôm kính, tủ đựng con dấu có khóa chắc chắn,
9


vách ngăn trao đổi với bên ngoài được làm kính giúp thuận tiện trong giao dịch, trao
đổi, văn phòng phẩm được trang bị đầy đủ giúp văn thư làm việc hiệu quả.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ,
chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước,
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý
2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang
tính chất thường xuyên trong hoạt độnh quản lý của cơ quan. Mọi cán bộ trong
cơ quan, từ nhân viên đến lãnh đạo đều tham gia vào khâu này của Công tác Văn
thư;
Hiện nay,công tác soạn thảo văn bản tại Trung tâm đang được thực hiện
theo các văn bản quy phạm pháp luật như sau
Quy định số: 49/QyĐ-TTLTI ban hành ngày 31/3/2011 Quy định về công
tác Văn thư, Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
tác Văn thư
Nghị định số: 09/2011/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thư;
Thông tư 01/2011 của Bộ Nội Vụ ngày 19/01/2011 hướng dẫn trình thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Con theo các quy định của pháp luật thì Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ

trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội
dung văn bản, trước khi chuyển văn bản đến Bộ phận Văn thư trưởng đơn vị
phải “ký nháy” vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản. Văn bản trước khi
được ký ban hành đều qua Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị kiểm
tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản, trước khi trình ký phải “ký nháy” vào vị trí cuối cùng “Nơi nhận”. Các chữ
10


ký nháy nhỏ bằng cỡ chữ của văn bản. Các văn bản do Trung tâm đã ban hành
phải đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự và thủ tục theo qui định về nội dung,
thể thức và kỹ thuật trình bày. Những văn bản có sai sót về nội dung, thể thức
đều bị trả lại cho cá nhân, đơn vị trực tiếp soạn thảo để hoàn chỉnh sau đó trình
lãnh đạo Trung tâm ký và ban hành;
2.2.2 Quản lý công văn đi _ đến
Trong hoạt động hàng ngày, việc quản lý văn bản đi _đến là căn cứ để cơ
quan giải quyết hoặc chỉ đạo và theo dõi thực hiện các vấn đề, sự việc liên quan
trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của mình. Tại Trumg tâm Lưu trữ Quốc gia I
công tác quản lý văn bản được thực hiện theo Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn
bản đến. Đồng thời thực hiện theo Quy định 49/QĐ-TTLTI ngày 31/3/2011 của
Trung tâm về Công tác Văn thư, Lưu trữ. Nội dung của công văn cũng như quy
định đã hướng dẫn cụ thể các nghiệp vụ về công tác văn thư.
Tất cả văn bản do Trung tâm phát hành để gửi đi các cơ quan, đơn vị khác
hoặc văn bản do các cơ quan, đơn vị khác gửi đến đều phải được quản lý tập
trung, thống nhất và làm thủ tục đăng ký tại Văn thư cơ quan. Tại đây, văn thư
cơ quan sẽ ghi chép các thông tin cần thiết về văn bản mà cơ quan gửi đi hoặc
nhận được như: số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản... vào Sổ
đăng ký văn bản và vào phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến trên máy vi
tính để quản lý và tra tìm văn bản. Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản
đến tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đều đảm bảo tính thống nhất, chính xác,

nhanh chóng, kịp thời và an toàn.
2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, là điểm nối tiếp
giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ;
Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về Công tác Văn thư và Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP đã được quy định rất
cụ thể. Từ Điều 21 đến Điều 24 của Nghị định số : 110/2004/NĐ-CP đã quy
11


định chặt chẽ việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
Mặt khác, theo Quy định 49/QĐ-TTLTI về Công tác Văn thư Lưu trữ của
Trung tâm Quốc gia I cũng quy định rõ trách nhiệm lập hồ sơ cũng như việc
giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của cơ quan. Theo Điều 23, mục 4 tại Quy
định nêu rõ:
-Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Trung tâm I;
- Phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị giúp Giám đốc trong việc chỉ
đạo, kiểm tra hướng dẫ việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu;
- Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc lập hồ sơ,
bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ của Trung tâm;
-Viên chức Trung tâm trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc được
giao phải lập hồ sơ công việc;
-Viên chức làm công tác Văn thư cơ quan phải thực hiện việc lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ của văn thư và lưu trữ hiện hành. Cuối năm, viên chức làm văn
thư phải tiến hành việc kiểm tra công tác lập hồ sơ tại các đơn vị.
Theo Điều 24, mục 4 của Quy định cũng đã đề cập:
-Các đơn vị và cá nhân trong Trung tâm phải giao nộp những hồ sơ, tài
liệu có giá trị vào lưu trữ của cơ quan đúng thời gian quy định;

-Mọi công chức, viên chức, trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công
tác đều phải đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm;
-

Thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Trung tâm I được

quy định cụ thể như sau:
+Tài liệu hành chính sau 01 năm công việc kết thúc;
+Hồ sơ độc giả, tài liệu kế toán, tài liệu XDCB nộp theo chế độ riêng.
Có thể nói, việc lập hồ sơ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I được thực
hiện khá chặt chẽ, đúng qui định của nhà nước, chất lượng hồ sơ được lập tương
đối tốt. Ý thức cán bộ trong công tác lập hồ sơ đã được cải thiện trong những
năm gần đây.
Việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
12


được thực hiện khá nghiêm túc và đúng thời hạn quy định.
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là vật thể khắc nổi hoặc chìm với mục đích tạo nên một hình dấu
cố định trên văn bản. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của
cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của
cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy
định của Nhà nước.
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan
trọng trong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các
văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nước.
Con dấu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I được giao cho cán bộ văn thư
quản lý và sử dụng, việc đóng dấu được thực hiện tại cơ quan. Việc đóng dấu
được thực hiện theo nguyên tắc sau:

−Không được đóng dấu vào văn bản không hợp lệ, văn bản khống chỉ
hoặc văn bản chưa ghi nội dung, dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm
lên 1/3 chữ ký bên trái.
−Dấu của cơ quan chỉ đóng vào các văn bản do cơ quan xây dựng và ban
hành.
−Mực dấu thống nhất là màu đỏ cờ do Bộ công an hướng dẫn trừ trường
hợp đóng dấu màu khác có quy định riêng. Trường hợp có các bản phụ lục hay
các bản dự thảo thì đóng dấu treo.
−Dấu mở ra thì phải đóng vào.
−Con dấu dùng xong được cất vào tủ và khóa cẩn thận.

13


Chương 3
ĐỀ XUẤT VÀ NÂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
3.1 Nhận xét chung
Có thể nói công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã có
những bước phát triển vượt bậc và ngày càng đáp ứng được yêu cầu hoạt động
của bộ máy cơ quan. Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác văn thư em có
một số nhận xét sau:
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã làm tốt công tác phổ biến các văn bản
quy định về công tác văn thư đến từng cán bộ trong cơ quan, hiểu rõ hơn tầm
quan trọng của công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác này phát triển;
- Biên chế Cán bộ làm Công tác Văn thư từng bước được tăng cường;
công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức tập huấn các văn bản mới ban
hành được chú trọng vì thế trình độ chuyên môn của Cán bộ Văn thư được nâng
lên, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công tác của cơ quan và xã hội trong giai
đoạn hiện nay;

- Cơ sở vật chất và kinh phí cho các hoạt động văn thư đã được Ban Giám
14


đốc Trung tâm quan tâm, đầu tư đáng kể, tập trung vào các công việc trọng tâm
như: đầu tưu cơ sở vật chất, mua trang thiết bị tiên tiến , đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ và ứng dụng công nghệ thông tin vào Công tác Văn thư;
- Các khâu tổ chức công tác văn thư được thực hiện khoa học và hợp lý
như:
+ Xây dựng ban hành văn bản được biên soạn đúng quy trình, đúng thể
thức và kỹ thuật trình bày;
+ Quản lý văn bản bản đi, đến được xử lý nhanh chóng, kịp thời, không
xảy ra mất mát, thất lạc;
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được trong Công tác Văn thư
tại Trung tâm còn một số hạn chế còn tồn tại như:
- Một số đơn vị và cá nhân khi lập hồ sơ công việc còn để tài liệu trong hồ
sơ lộn xộn, không sắp xếp và biên mục tài liệu trong hồ sơ gây khó khăn và mất
thời gian cho cán bộ lưu trữ ;
- Trang thiết bị máy móc phục vụ cho công tác văn thư vẫn chưa đáp ứng
15


được yêu cầu như: máy photocopy đã cũ hay tắc giấy, chưa có máy hủy tài liệu;
- Trình độ của cán bộ văn thư chuyên trách: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
là một trong những cơ quan đầu ngành về công tác văn thư, lưu trữ vì thế công
tác văn thư của Trung tâm cần được tổ chức và thực hiện một cách chuẩn hoá,
bộ phận văn thư của Trung tâm phải là nơi mà các đơn vị địa phương có thể
tham quan học tập về mặt tổ chức và chuyên môn. Tuy nhiên cán bộ văn thư của
Cục lại có trình độ trung cấp do vậy, mặc dù đã rất cố gắng nhưng cán bộ văn
thư còn có nhiều hạn chế, thiếu sót…

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và chuyển giao
văn bản của Trung tâm còn nhiều hạn chế do phần mềm quản lý văn bản của
Trung tâm do Trung tâm Tin học của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước viết ra
còn nhiều bất cập và hay bị lỗi. Khi đăng nhập văn bản phải qua nhiều bước
rườm rà, mất nhiều thời gian cho việc đăng nhập văn bản;
- Công tác lập hồ sơ hiện hành tuy đã được các chuyên viên xử lý công
việc đưa về một hồ sơ việc nhưng đa số tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp
xếp thứ tự, chưa được đánh số, biên mục, viết chứng từ kết thúc, chưa loại tài
liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa, tài liệu trong hồ sơ bị thiếu do thất lạc trong
quá trình giải quyết công việc…Chính điều đó đã gây khó khăn cho cán bộ lưu
trữ trong việc đưa tài liệu vào bảo quản và phục vụ khai thác.
3.2 Đề xuất ý kiến
Trên cơ sở những tồn tại như trên, em xin đưa ra một số đề xuất và giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Công tác Văn thư lưu trữ như sau:
- Nâng cao trình độ, năng lực cho Cán bộ Văn thư, cần bộ trí cho Cán bộ
Văn thư đi học thêm để nâng cao năng lực chuyên môn đáp ứng được nhu cầu lý

16


luận và thực tiễn công việc chuyên môn. Hằng năm, Trung tâm cần mở ra các
lớp tập huấn, trao đổi kinh nghiệm và đưa cán bộ đi học tập để học hỏi, nâng cao
tay nghề và tiếp thu nhưng kiến thức chuyên sâu hơn về công tác Văn thư;
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần đổi mới nhanh chóng áp dụng những
thành tựu của khoa học công nghệ thông tin vào Công tác Văn thư; từng bước
xây dựng hệ thống văn thư điện tử đảm bảo sự điều hành thông suốt, chính xác,
nhanh chóng, có hiệu quả cao nhất. Cần đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác Văn thư;
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần nghiên cứu để tham mưa cho cấp trên
ban hành văn bản về chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm Công tác Văn thư, để họ yên

tâm công tác, gắn bó với nghề nghiệp;
- Cần bổ sung thêm cán bộ làm bộ phận văn thư vì hiện nay cán bộ làm
trong bộ phận văn thư của Trung tâm còn khá mỏng;
Hệ thống cơ sở vật chất, kho tang, trang thiết bị cần được sửa chữa lại một
sống hạng muc đã xuống cấp;
- Cần có sự liên kết, gửi các cán bộ Văn thư đi tập huấn ở nước có công
tác Văn thư Lưu trữ phát triển để học hỏi họ và sau đó về áp dụng cho chính đất
nước, cũng như Trung tâm để nền công tác Văn thư Lưu trữ đất nước ngày càng
phát triển, xứng tầm với vị thế của nó;
17


Bên cạnh những vấn đề trên, lãnh đạo Trung tâm, cũng nên quan tâm, đầu
tư và tổ chức thực hiện công tác Văn thư của Trung tâm theo hướng chuẩn hoá.

C. KẾT LUẬN
Công tác Văn thư đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử
của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách
nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức. Nhưng
hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ
một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của
những người làm văn thư nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng
đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư,
lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại;
`Công tác văn thư góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính
trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Công tác văn thư giúp cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu xuất công
việc, giải quyết, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá

nhân. Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách
có hệ thống. Qua đó, cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp
18


phần thực hiện tốt các mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính Nhà nước
ở nước ta hiện nay.
Công tác văn thư tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng về hoạt
động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Công tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan
đến các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Sau thời gian khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I với kiến
thực mà em đã được trang bị suốt 4 năm qua thì em nhận thấy tầm quan trọng
của công tác Văn thư đối với sự hoạt động và phát triển của mỗi cơ quan tổ chức
như thế nào. Qua đây em thấy rằng, văn thư là một bộ phận không thể thiếu
trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ
không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được
những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt
là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh
giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà
xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người
làm văn thư, lưu trữ.

19


20

D. PHỤ LỤC
Một sô hình ảnh vê công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 1

Phụ lục 1: Hình ảnh Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 1

Phụ luc 2: Tử đừng hồ sơ, tài liệu
21


Phụ lục 3. Trạng thiết bị kỹ thuật phục vụ trong công tác Văn thư

22