Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Stt
1
2
3

Chữ viết tắt
UBND
HDND
CSDL

Cụm từ viết tắt
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Cơ sở dữ liệu


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân, tôi không
sao chép thành quả nghiên cứu của người khác. Tôi xin chịu trách nhiệm trước
cô giáo và nhà Trường về sự cam đoan này.
Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành để tài này em xin chân thành lãnh đạo Uỷ ban nhân dân
huyện Chợ Đồn đã tạo điều kiện cho em trong khảo sát, thu thập thông tin.
Em xin chân thành cảm ơn Ths. Trần Việt Hà – Giảng viên bộ môn “Tiêu
chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ” và
giảng viên hướng dẫn Ths. Ngô Thị Kiều Oanh đã truyền đạt kiến thức bổ ích từ
đó em có đẩy đủ cơ sở lý luận để thực hiện đề tài này.

Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 2016

MỞ ĐẦU


1. Lý do lựa chọn đề tài
Hòa cùng với xu thế hội nhập quốc tế, quá trình toàn cầu hóa trên thế giới
đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính
chất đột biến của khoa học kỹ thuật. Cùng với công cuộc đi lên xây dựng
XHCN, Đảng và Nhà nước đã tiến hành mở cửa để phát triển một nền kinh tế
thị trường theo hướng “công nghiệp hóa – hiện đại hóa”, quá trình đổi mới, mở
cửa hội nhập quốc tế, đã đưa nền kinh tế nước ta phát triển tăng tốc mà trong đó
việc trao đổi thông tin đã trở thành một yêu cầu tất yếu của con người dưới
nhiều hình thức khác nhau.
Đặc biệt là việc trao đổi thông tin bằng văn bản ngày càng phong phú và đa
dạng hơn, văn bản đã trở thành một phương tiện quan trọng không thể thiếu
trong hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức, các đơn vị doanh nghiệp.
Công tác văn thư được xem là một bộ phận tham mưu giúp việc gắn liền với
hoạt động chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Làm tốt công
tác này sẽ góp phần hoàn thiện việc cải cách thủ tục hành chính, xa hơn là công
cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước hướng tới mục tiêu xây dưng, phát triển
thể chế nền kinh tế quốc gia, đẩy mạnh công cuộc “công nghiệp hóa – hiện đại
hóa” đất nước.
Công tác văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan, đơn vị công tác văn thư luôn được quan tâm bởi đó là công
tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu. Làm
tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin, giải quyết công
việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.

Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn là cơ quan thực hiện quản lý nhà nước ở
địa phương, hàng năm sản sinh ra nhiều loại văn bản giấy tờ do đó công tác
quản lý văn bản giấy tờ càng có ý nghĩa quan trọng. Công tác văn thư mang tính
chất nghiệp vụ, kỹ thuật; mang tính chính trị cao bởi vì những nội dung của


công tác này đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, phục vụ cho việc ban
hành các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và UBND. Công tác văn
thư liên quan đến cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy khi
thực hiện tốt các nghiệp vụ văn thư sẽ hạn chế được bệnh quan liệu giấy tờ và là
cơ sở tiền đề thực hiện tốt công tác lưu trữ. Từ các lý do trên em xin lựa chọn đề
tài “Nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân
huyện Chợ Đồn – tỉnh Bắc Kạn”.
2. Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ
Nhằm khảo sát thực trạng của công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chợ
Đồn, qua đó thấy được vai trò ý nghĩa của của công tác văn thư trong nền hành
chính nhà nước tại UBND nói riêng và hoạt động của các cơ quan tổ chức nói
chung.
Trên cơ sở đó, nhận xét đánh giá đưa ra các giải pháp nâng cao năng suất và
chất lượng công tác văn thư tại ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn.
3. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu các văn bản quy định của nhà nước ban hành về công tác văn thư
hiện nay và thực tiễn của cơ quan sau đó áp dụng phương pháp phân tích tổng
hợp, so sánh, đối chiếu để hoàn thành đề tài này.
4. Cấu trúc của đề tài
Đề tài được chia làm 3 chương như sau:
• Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Uỷ ban nhân dân
huyện Chợ Đồn;
• Chương 2: Vai trò của Công tác Văn thư trong hoạt động của Uỷ
ban nhân dân Huyện Chợ Đồn;

• Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao năng suất chất lượng công tác
Văn thư tạo Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn.
CHƯƠNG1


KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN
1.1. Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban
Nhân dân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn
1.1.1. Lịch sử hình thành
*Giới thiệu khái quát đặc điểm, tình hình huyện Chợ Đồn
Huyện Chợ Đồn nằm ở phía Tây của tỉnh Bắc Kạn, có diện tích tự nhiên
91.115,00 (ha) chiếm 18,75% diện tích tự nhiên của tỉnh Bắc Kạn. Huyện Chợ
Đồn có một thị trấn (Bằng Lũng) và 21 xã. Có ranh giới tiếp giáp như sau: phía
Bắc giáp huyện Ba Bể; phía Nam giáp huyện Chợ Mới; phía Đông giáp huyện
Bạch Thông; phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang.
Trải qua thời gian dài hình thành và phát triển, ngày nay dân số của Chợ
Đồn đã lên tới khoảng 50.000 người, với 5 dân tộc cùng sinh sống: Tày, Nùng,
Dao, Kinh và Hoa.
Kinh tế huyện Chợ Đồn Vẫn lấy Nông nghiệp làm chủ đạo, do địa hình
thuộc vùng kinh tế đặc biệt khó khăn nên khả năng phát triển về công nghiệp và
dịch vụ còn hạn chế.
*Đôi nét về Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn
Căn cứ vào Hiến pháp, pháp luật hiện hành và luật tổ chức HĐND và
UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn do HĐND cùng cấp bầu, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân
cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên trực tiếp.
Có thể nói rằng chặng đường xây dựng và phát triển của UBND huyện
Chợ Đồn để lại nhiều trang sử vẻ vang rất đáng tự hào, giữ vai trò tham mưu
giúp việc cho cơ quan cấp trên, luôn nêu cao truyền thống của một tập thể đoàn

kết, đầy trí tuệ, năng động và sáng tạo, tận tụy và trung thành với sự nghiệp
nước nhà. UBND huyện Chợ Đồn luôn biết lấy dân làm mục đích nên đã có
nhiều thành công to lớn trong từng giai đoạn.


Trụ sở được đặt tại tổ 6A, thị trấn Bằng Lũng, huyện Chợ Đồn, Tỉnh Bắc
Kạn
1.1.2. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh, hiện nay UBND huyện có các phòng, ban sau:
• Văn phòng HĐND và UBND;
• Phòng Nội vụ;
• Phòng công thương;
• Phòng Tài chính – Kế hoạch;
• Phòng Kinh tế;
• Phòng Dân tộc;
• Phòng Văn hóa – Thông tin và Thể thao;
• Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội;
• Phòng Tài nguyên – Môi trường;
• Phòng Tư pháp;
• Phòng Y tế;
• Phòng Giáo dục;
• Ban quản lý các dự án.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Chợ Đồn giúp UBND huyện
thực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực trên địa
bàn huyện theo quy định của Pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quản lý của
ngành hoặc lĩnh vực công tác từ tỉnh đến cơ sở. Các phòng chịu sự quản lý, chỉ
đạo trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về
chuyên môn nghiệp vụ của Sở quản lý ngành, lĩnh vực của tỉnh.

Mỗi phòng có 01 Trưởng phòng, có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng và các
công chức giúp việc. Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBND
huyện phân công nằm trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND tỉnh


giao hàng năm.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Đồn. Phụ lục số 01)
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ
1.1.3.1. Vị trí, chức năng
Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng
nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển
kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác
trên địa bàn.Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
UBND huyện Chợ Đồn tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung
dân chủ; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật và các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân,
tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiện
quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các
biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền
huyện.
UBND huyện Chợ Đồn chịu sự chỉ đạo của UBND tỉnh Bắc Kạn. Hiệu quả
hoạt động của UBND được đảm bảo bằng hiệu quả hoạt động của tập thể
UBND và các thành viên khác của UBND cùng các cơ quan chuyên môn. Trong
hoạt động của mình UBND phối hợp chặt chẽ với ban thường trực UBMTTQ
Việt Nam và các thành viên của mặt trận, các tổ chức xã hội khác chăm lo và
bảo bảo vệ lợi ích của người dân, vận động nhân dân tham gia vào việc thực
hiện nghĩa vụ với nhà nước, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó. Trong

phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện được ra quyết định, chỉ
thị và tổ chức thực hiện.
1.1.3.2.

Nhiệm vụ, quyền hạn


Theo luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn là
Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của
Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND cùng cấp và Cơ
quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc
phòng,…cụ thể là:
• Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá,
giáo dục, dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,….
• Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Huyện theo quy định
của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc
thu đúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác.
• Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,
cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của
HĐND cùng cấp.
• Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc
phòng toàn dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự.
• Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân.
• Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theo
đúng thẩm quyền của Huyện.
• Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho
cán bộ viên chức của Huyện.
UBND huyện Chợ Đồn thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa

phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân địa phương.
CHƯƠNG II
VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐÔNG CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN


2.1. Tình hình thực hiện công tác văn thư tại Văn phòng Uỷ ban nhân
dân huyện Chợ Đồn
2.1.1

Về tổ chức công tác văn thư

Hiện nay thường tồn tại các loại mô hình tổ chức của văn phòng như:
văn phòng được bố trí theo kiểu tập trung, phân tán hay hỗn hợp. Tùy theo tính
chất công việc khác nhau, quy mô hoạt động của các cơ quan khác nhau mà
người ta có thể chọn cho văn phòng của mình cách bố trí phù hợp, một mô hình
tổ chức hợp lý nhất để có hiệu quả hoạt động cao nhất.
Ở Văn phòng UBND huyện Chợ Đồn công tác văn thư được tổ chức theo
hình thức tập trung: toàn bộ các khâu và thao tác nghiệp vụ như tiếp nhận, đăng
ký, kiểm tra, nhân bản, công tác phục vụ tra cứu….tất cả đều tập trung tại văn
thư cơ quan để xử lý và giải quyết. Công tác văn thư ở UBND huyện bao gồm
nhiều bước, nó không thuần túy thuộc nhiệm vụ của một đơn vị hay cá nhân nào
trong cơ quan mà nó liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận trong toàn cơ quan,
gồm các công việc cụ thể sau: soạn thảo, ban hành văn bản, tiếp nhận và giải
quyết công văn đi – đến, ký văn bản, đăng ký văn bản, đóng dấu, sao lưu văn
bản, lập danh mục hồ sơ…….theo yêu cầu của lãnh đaọ đơn vị, cá nhân trong
cơ quan nhằm phục vụ cho các nhu cầu hiện nay. Từ đó mang lại nguồn lợi
nhuận tối ưu nhất cho cơ quan. Qua đó có thể thấy rằng công tác văn thư đã trở

thành trung tâm của hoạt động quản lý bằng văn bản của cơ quan.
Do đó, việc tổ chức công tác văn thư sao cho hợp lý, khoa học sẽ góp
phần nâng cao hiệu suất và chất lượng trong việc giải quyết công việc của
UBND được nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
2.1.1

Về tình hình cán bộ làm công tác văn thư

Để công tác văn thư hoạt động có hiệu quả cùng với việc bố trí phòng làm
việc và đầu tư về cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư thì yếu tố con người
đóng vai trò vô cùng quan trọng tạo nên một phòng làm việc không những đầy
đủ về trang thiết bị mà người làm công tác văn thư cũng phải chuyên nghiệp.


Hiện nay tại UBND huyện Chợ Đồn cán bộ làm công tác văn thư gồm có 2
cán bộ, với trình độ chuyên môn giỏi, dày dặn kinh nghiệm trong công việc và
được đào tạo khá kỹ trong từng khâu nghiệp vụ công tác văn thư. Cả hai cán bộ
văn thư ở đây đã phát huy hết khả năng của mình đối với công việc đặc biệt qua
từng năm làm việc nên đã có cách làm khoa học theo đúng quy định của Nhà
nước và pháp luật về công tác văn thư.
Và cụ thể các công việc của cán bộ văn thư ở đây như: tiếp nhận và quản
lý văn bản đi, đến; phô tô; đánh máy; đóng dấu; trực điện thoại…..tất cả những
công việc trên đều được cả 2 cán bộ văn thư cùng thự hiện vì 2 người đều
được đào tạo kiến thức và kỹ năng một cách đầy đủ, thuần thục nhất.
2.1.3

Về thực hiện hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư

Hiện nay Công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn bao gồm
nhiều nghiệp vụ khác nhau thực hiện theo đúng quy định của nhà nước cụ thể:

2.1.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật gồm các bước :
Soạn thảo văn bản ( văn bản chuyên môn nào thì phòng, ban chuyên môn
đó tham mưu soạn thảo); Văn bản soạn thảo xong phải có chữ dự thảo dưới
phần số ký hiệu văn bản. In ấn, gửi cho cho thành viên UBND huyện, trưởng
phòng chuyên môn liên quan để lấy ý kiến vào bản thảo;Hoàn chỉnh bản dự thảo
và thông qua phiên họp thành viên UBND huyện nhất trí; Hoàn chỉnh bản chính
đã được thông qua, trình ký.
Trưởng phòng chuyên môn ký nháy về nội dung văn bản, Trưởng phòng
Tư pháp có trách nhiệm ký nháy về thể thức, thẩm quyền văn bản. Sau đó Chủ
tịch UBND huyện ký văn bản chính thức;Giao cho Văn phòng HĐND – UBND
huyện ban hành.
Đối với văn bản quyết định cá biệt, văn bản hành chính thông thường gồm
các bước :
Soạn thảo văn bản : Xác định tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn
bản; cán bộ các phòng, ban thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin


cần thiết có liên quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá thì tham mưu
soạn thảo văn bản đó.
Trưởng phòng chuyên môn ký nháy vào văn bản sau khi đã đồng ý cho ban
hành;trình ký lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền ký; sau khi trình ký xong, cán bộ
chuyên môn in ấn văn bản. Văn bản in ấn xong phải lấy số, đóng dấu tại Văn
thư cơ quan và Văn thư cơ quan là người có trách nhiệm kiểm tra văn bản về thể
thức và thẩm quyền lần cuối rồi cho phát hành văn bản.
2.1.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản
lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ đối
tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời,
chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước.

Những công văn đóng dấu “hoả tốc”, dấu “thượng khẩn” phải được phân
phối hoặc gửi đi ngay trong lúc nhận được; Việc gửi, nhận, phân phối công văn
“mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” phải đúng chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước.
Khi đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến thì số đến và ngày đến trong
sổ phải khớp số đến và ngày đến trong dấu đến ở văn bản.
(Mẫu sổ Đăng ký văn bản đến, phụ lục số 02)
2.1.3.3. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi là tất cả văn
bản, giấy tờ do cơ quan ban hành, gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục tại
Văn thư cơ quan. Đăng ký văn bản đi phải vào số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu
của văn bản .. vào sổ đăng ký nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra
tìm văn bản được nhanh chóng.
(Mẫu sổ Đăng ký văn bản đi. Phụ lục số 02)
2.1.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu


UBND huyện là cơ quan quản lý Nhà nước cấp địa phương vì thế con dấu
chính và pháp lý là dấu Quốc huy (hình tròn); Ngoài ra UBND còn sử dụng các
loại con dấu khác đó là: Dấu công văn đến, dấu mức độ khẩn, hoả tốc, mời họp,
bóc xem ngay ( hình vuông): Dấu chức danh, dấu tên của một số lãnh đạo có
thẩm quyền.
Về quản lý và sử dụng con dấu tại UBND huyện thực hiện theo quy định
của pháp luật cụ thể đó là Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của
Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định
110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.
Các loại con dấu của UBND huyện được văn thư cơ quan bảo quản cẩn
thận đó là mỗi khi sử dụng xong đều cất vào tủ và khoá ngay tránh tình trạng
mất mát hoặc kẻ gian lợi dụng. Tuy nhiên UBND huyện đến nay vẫn chưa trang
bị két sắt để sử dụng vào việc bảo quản con dấu mà chỉ là tủ sắt có khoá nhỏ
chưa đảm bảo an toàn tuyệt đối; Đây chính là bất cập về bảo quản con dấu tại

UBND huyện.
2.1.3.5. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
Các loại Hồ sơ hình thành trong các cơ quan quản lý Nhà nước : Hồ sơ
nguyên tắc và hồ sơ trình ký, hồ sơ nhân sự, hồ sơ công việc.
Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng còn nhiều bất cập đó là
hầu hết tài liệu của các phòng, ban lưu đều là tài liệu về một vấn đề (hồ sơ công
việc, hồ sơ nhân sự) các tài liệu này thường xuyên được dùng đến trong quá
trình giải quyết công việc chuyên môn của phòng, ban trong khi đó cơ quan
UBND huyện vẫn chưa có văn bản nào quy định cụ thể về việc giao nộp tài liệu
vào lưu trữ cơ quan nên các phòng, ban thường không nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan theo một định kỳ nào.
2.1.3.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư


Phòng văn thư được đặt ở vị trí trung tâm của UBND huyện (Tầng 1 từ
cổng chính đi vào cạnh cầu thang đi lên các tầng) để tiện cho việc giải quyết
công việc trong và ngoài cơ quan..Để thuận tiện cho công việc của uỷ ban,
phòng văn thư đã được trang bị 2máy tính, 1 máy in…và mới đây nhất uỷ ban
nhân dân huyện Chợ Đồn đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến, tích
hợp phần chuyển nhận văn bản trong công tác văn thư..
2.2. Vai trò của Công tác văn thư trong hoạt động của UBND huyện Chợ
Đồn
2.2.1.

Đối với hoạt động quản lý

Hoạt động quản lý được thể hiện thông qua việc ban hành các văn bản giải
quyết công việc hàng ngày của cơ quan tổ chức. Văn bản quản lý là huyết mạch
của cơ quan từ trên xuống dưới. Giúp lãnh đạo cơ quan trong việc giải quyết

nhiệm vụ liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân. Uỷ ban nhân
dân bao gồm nhiều đợn vị trực thuộc do đó việc soạn thảo văn bản ở cơ quan là
rất quan trọng vì nó thể hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan,
nhiệm vụ được giao của mỗi đơn vị, cá nhân. Do đó cần ban hành văn bản đúng
thể thức, nội dung là điều cần thiết.
Đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, điều
hành các công việc chuyên môn như các văn bản của cơ quan cấp trên, cơ quan
cấp dưới, hay các đơn vị trong cơ quan gửi đến đều được văn thư tiếp nhận chuyển
giao kịp thời, đảm bảo tiến độ, nâng cao năng suất chất lượng công việc.
Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của Uỷ ban nhân
dân. Nội dung tài liệu phản ánh hoạt động cơ quan qua các th ời kỳ cũng
như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu gi ữ lại đ ầy đủ, n ội dung văn
bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của cơ quan thì khi cần
thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan .
2.2.2.

Đối với cán bộ trong cơ quan

Giúp lãnh đạo cơ quan trong giải quyết các nhiệm vụ được chính xác,
hiệu quả. Không để chậm trễ, sai xót tránh nạn quan liêu, mệnh lệnh, gi ấy


tờ hiện nay. Qua đó đánh giá được năng xuất chất lượng của t ừng đ ơn v ị
nói chung và từng cán bộ trong cơ quan nói riêng.
Công tác văn thư giúp cho cán bộ, công chức, viên ch ức nâng cao hiệu
suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng đ ược các yêu
cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành ph ương ti ện theo dõi,
kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công ch ức có th ể
kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các m ục tiêu qu ản
lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là nh ững mục tiêu, yêu c ầu

của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
2.2.3.

Đối với thực hiện công tác lưu trữ

Công tác văn thư và công tác lưu trữ luôn có mối liên hệ m ật thi ết v ới
nhau. Thực hiện tốt công tác văn th ư là tiền đề để th ực hiện tốt công tác
lưu trữ. Lập hồ sơ tốt giúp giao nộp vào lưu trữ những tài liệu có giá tr ị.
Việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh h ưởng quan tr ọng
đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập h ồ s ơ nh ư
là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ s ơ đ ược l ập
khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận l ợi đ ể
công tác lưu trữ phát triển, từ đó phát huy được giá tr ị c ủa tài li ệu l ưu tr ữ.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của các đơn vị, cá nhân trong
UBND là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu tr ữ hiện hành. Vì
vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ ch ức đều
được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đ ầy
đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công
tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, s ử d ụng
tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Công tác văn thư có vai trò trên các mặt hoạt động của cơ quan tổ chức,
với giá trị to lớn mà nó mang lại thì Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn nói riêng


và cơ quan tổ chức nói chung cần có chính sách phù hợp để thúc đẩy công tác
này.

CHƯƠNG III

ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN
3.1.
Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Thực hiện theo đúng quy định của nhà nước và các quy định quy chế của
UBND. Ban lãnh đạo cơ quan luôn quan tâm tới công tác văn thư, và luôn tạo
điều kiện cho cán bộ văn thư tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao
hiệu quả công việc, áp dụng những tiến bộ mới vào công việc.
Cán bộ văn thư là những người được đào tạo tốt về các khâu nghiệp vụ
công tác văn thư và là người yêu nghề, nhiệt tình trong công tác nên có nhận
thức tốt về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ.
Tác phong làm việc của cán bộ văp phòng luôn nhanh nhẹn, chấp hành tốt
nội quy, quy định của cơ quan như giờ làm, giờ nghỉ..Nâng kỹ năng nghiệp vụ
của cán bộ văn thư thông qua các lớp bồi dưỡng của cơ quan cấp trên tổ chức.
Nhìn chung công tác văn thư của UBND huyện Chợ Đồn luôn được chú
trọng và thực hiện tương đối tốt, thể hiện ở việc sắp xếp, phân công việc đến việc
phối hợp nhịp nhàng giữa các tổ, bộ phận trong cơ quan giúp cho công tác “soạn
thảo, ban hành quản lý văn bản đi – đến’’ được triển khai tốt đáp ứng được công
việc mà ban lãnh đạo giao cho.
Cơ sở vật chất tại UBND huyện được trang bị đầy đủ, chính vì thế mà cán
bộ văn thư từng bước hiện đại hóa trong các khâu làm việc. Bộ phận văn thư nằm
ở tầng một, cạnh với cổng chính của cơ quan nên thuận tiện cho việc tiếp khách
trao đổi thông tin cũng như chuyển giao văn bản đi – đến.
Để đạt được những ưu điểm trên là do sự chỉ đạo đúng đắn, thường xuyên
của lãnh đạo cơ quan, đặc biệt là Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng luôn
tham mưu giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, giúp lãnh đạo nắm bắt kịp thời để có
những điều chỉnh hợp lý, phù hợp với hoạt động của cơ quan.
3.1.2. Hạn chế

Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, công tác văn thư tại ủy ban nhan dân
còn tồn tại một số hạn chế sau:
Hiện nay tại UBND bố trí người làm văn thư không đúng tiêu chuẩn
ngạch công chức văn thư; việc trang bị các trang thiết b ị, ứng d ụng công
nghệ thông tin còn nhiều hạn chế, các khâu nghiệp vụ vẫn chủ y ếu theo
phương pháp thủ công truyền thống; hồ sơ (tập lưu văn bản đi) c ủa văn
thư các cơ quan, đơn vị chưa lập được và việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu văn
thư vào lưu trữ hiện hành cơ quan chưa được thực hiện, văn th ư cơ quan
tự lưu giữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu tại phòng làm việc là tình tr ạng ph ổ
biến hiện nay.
Lập hồ sơ là nội dung công việc của công tác văn th ư, nh ưng hiện nay
đang có hai cách hiểu là lập hồ sơ công việc và lập hồ sơ l ưu tr ữ. Vi ệc l ập
hồ sơ công việc phải do các các bộ thừa hành thực hiện trong quá trình
giải quyết công việc mới phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành,
giải quyết và kết thúc công việc hay vấn đề, sự việc cụ th ể (l ập h ồ s ơ ở
giai đoạn văn thư); bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ kế th ừa và ch ỉnh lý l ại h ồ
sơ đã được lập nếu cần thiết (hoàn chỉnh, khôi phục, phục h ồi hồ sơ ở giai
đoạn lưu trữ). Thế nhưng việc lập hồ sơ công việc của cán bộ, công ch ức
tại các cơ quan hầu như chưa được thực hiện, đây là một h ạn chế r ất l ớn
trong công tác văn thư hiện nay.
Đội ngũ cán bộ, công chức với số lượng cán bộ làm công tác văn thư
vẫn còn khá "mỏng", tình trạng cán bộ làm công tác văn th ư kiêm nhiệm
lưu trữ vẫn còn nhiều. Mặt khác, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán
bộ làm công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công vi ệc đề ra.
Lãnh đạo cơ quan phần nào vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá h ết đ ược
các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu tr ữ nên ch ưa dành s ự
quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này.

Hạn chế về kinh phí đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác văn thư.
Về hoạt động quản lý công tác tham mưu cho lãnh đạo để ban hành các
quy chế, quy định về văn thư lưu trữ còn hạn chế . Chưa có những biện pháp
nghiêm khắc để xử lý những những vi phạm và chế độ khen thưởng trong trong
công tác văn thư lưu trữ.
3.1.3. Nguyên nhân của hạn chế
Do công tác chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chưa thường xuyên, việc
ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác này còn thi ếu;
Cán bộ công chức trong cơ quan còn coi nhẹ công tác này, ch ưa n ắm
được vai trò quan trọng của công tác văn th ư.
Tổ chức bộ máy thiếu ổn định, đội ngũ cán bộ nhất là cán bộ làm công
tác văn thư rất mỏng so với yêu cầu của ngành; cán bộ làm công tác văn
thư đôi khi còn chưa thực hiện đúng yêu cầu nghiệp vụ, đôi khi x ảy ra sai
xót.
Lãnh đạo các cơ quan, chưa quan tâm đúng mức đến công tác văn th ư,
lưu trữ dẫn đến việc đôn đốc, chỉ đạo thực hiện thiếu sát sao, đầu t ư kinh
phí, cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nhu cầu của công tác này
3.2.

Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư

tại UBND huyện Chợ Đồn.
3.2.1. Về tổ chức quản lý Văn thư
Để đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và đạt được những
bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đ ơn vị, đặc
biệt là các cấp lãnh đạo. Cần có một đội ngũ cán bộ đ ược đào t ạo t ốt v ề
chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động c ủa các c ơ quan
nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành, phát huy trách

nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác
văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến các văn bản pháp luật về công tác văn


thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận th ức về
vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và th ực hi ện nghiêm
túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp v ụ c ủa
Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở N ội v ụ v ề công
tác văn thư, lưu trữ.
Căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về văn th ư l ưu tr ữ và
hướng dẫn của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước, bộ phận quản lý văn th ư
tham mưu xây dựng các văn bản quy định, quy ch ế trong c ơ quan, xây d ựng
các văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ quy định về công tác văn th ư l ưu
trữ để trình thủ trưởng cơ quan ban hành cho đơn vị mình.
Hàng năm, cần xây dựng kế hoạch để thống nhất việc thực hiện công
tác VTLT để đảm bảo công tác soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ.. tài liệu
theo đúng pháp luật; giúp cho cán bộ, viên chức của cơ quan nhận thức rõ ý
nghĩa, tầm quan trọng, trách nhiệm trong công tác văn thư của cơ quan mình.
3.2.2. Về bố trí nhân sự làm công tác Văn thư
Công tác văn thư có hiệu quả phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ cán bộ làm công
tác văn thư. Vì vậy việc bố trí, tuyển dụng cán bộ đủ trình độ chuyên môn
nghiệp vụ là hết sức cần thiết. Thực hiện tổ chức lao động khoa học trong công
tác văn thư. Cần lựa chọn cán bộ được đào tạo bài bản về công tác văn thư.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ trong công tác vă thư. Tổ chức các
lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư tại cơ quan hay do cơ
quan cấp trên tổ chức.
Tổ chức tập huấn công tác lập hồ sơ cho cán bộ nhân viên trong toàn cơ quan để
cải thiện nghiệp vụ này.
3.2.3. Tăng cường đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác
Văn thư

Để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ trong công tác VTLT đòi hỏi phải có
hệ thống các trang thiết bị hiện đại để nâng cao chất lượng và hiệu quả công


việc của các cán bộ, viên chức. Vì vậy, cán bộ văn thư cần tham mưu cho lãnh
đạo cơ quan trong việc đầu tư các trang thiết bị, cơ sở vật chất để đảm bảo việc
thực hiện các khâu nghiệp vụ một cách chính xác và nhanh chóng. Cần có sự
quan tâm đúng mức của lãnh đạo cơ quan trong việc trang bị các thiết bị hiện
đại, phù hợp với điều kiện hiện nay.
Cần bố trí tổ chức trang thiết bị phù hợp với phạm vi của phòng văn thư.
3.2.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
Tổ chức nghiên cứu khoa học trong công tác văn thư tại UBND, đặc biệt
đầu tư kinh phí cho phát triển ứng dụng khao học trong công tác văn thư
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, đồng thời
phối hợp với phòng Công nghệ thông tin phát triển các ứng dụng vào công tác
văn thư như: quản lý văn bản đi, đến trên CSDL, quản lý hồ sơ, xây dựng CSDL
để tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác nhất…từ đó giảm thời
gian và công sức tra tìm tài liệu.
3.2.5. Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác VTLT
Để đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện tốt việc thanh tra kiểm
tra đóng vai trò quan trọng, thúc đẩy công tác văn thư phát triển, góp phần nâng
cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong hoạt động của cơ quan nói
chung và công tác văn thư nói riêng. Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các văn
bản hướng dẫn, các quy định về công tác văn thư. Thanh tra kiểm tra định kỳ
hoặc đột xuất và có chế độ khen thưởng đối với cán bộ thực hiện công tác văn
thư.Tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc
thực hiện công tác văn thư tại đơn vị.
Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thông kê theo quy định của Bộ Nội
Vụ.
3.2.6. Tuyên truyền vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư

Để góp phần nâng cao sự hiểu biết, nhận thức đúng đắn về ý nghĩa của
cong tác văn thư thì các cán bộ, viên chức phụ trách cần phải tuyên truyền cho
các cán bộ, nhân viên trong cơ quan hiểu rõ về tầm quan trọng của TLLT. Từ
đó, sẽ nâng cao tình thần trách nhiệm của các cán bộ khi xử lý các khâu nghiệp
vụ trong công tác văn thư.


Công tác văn thư là một nghiệp vụ quan trọng trong hoạt đ ộng của
Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn. Để phát triển công tác này c ần có s ự
định hướng của nhà nước và cơ quan chủ quản ngành trên cơ sở đó ti ến
hành áp dụng vào cơ quan tổ chức. Công tác văn th ư gồm nhiều nghi ệp v ụ
khác nhau do đó cần áp dụng các tiêu chuẩn đã ban hành v ề công tác văn
thư và xây dựng các tiêu chuẩn trong hoạt động nghiệp vụ qua đó giúp
thống nhất trong thực hiện nghiệp vụ Văn thư.


KẾT LUẬN
Trên đây là một số nhân xét đánh giá về tổ chức và hoạt động nghiệp
vụ về công tác văn thư tại UBND huyện Chợ Đồn. Thông qua kh ảo sát và
thu thập thông tin cho thấy được vai trò của công tác văn th ư trong ho ạt
động quản lý hành chính nhà nước nói chung và UBND huy ện Ch ợ Đ ồn nói
riêng. Mặc dù vẫn tồn tại một số nhất định nhưng công tác văn th ư tại
UBND đang ngày một kiện toàn, và đạt được một số thành tựu nh ất đ ịnh.
Góp phần không nhỏ trong hoạt động quản lý hành chính của c ơ quan, t ổ
chức.
Dựa trên thực tiễn của cơ quan đưa ra một số giải pháp nhằm nâng
cao năng suất, chất lượng công tác văn thư. Góp ph ần thúc đ ẩy công tác
văn thư phát triển phù hợp với xu thế hiện đại hóa. Khi th ực hiện tốt công
tác văn thư góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lý hành chính nhà
nước được thông suốt nhờ đó thúc đẩy nhanh chóng công cuộc c ải cách

hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan tổ chức cần có nhận thức đúng đ ắn về
vai trò và ý nghĩa của công tác văn th ư để đưa ra các bi ện pháp phù h ợp
nhằm đưa công tác văn thư tại cơ quan đi vào nề nếp và nâng cao hiệu
quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
Qua đó nhận thức được ý nghĩa to lớn lao của công tác văn th ư l ưu tr ữ
trong giai đoạn hiện nay. Vì vậy cái cách công tác này là m ột nhi ệm v ụ đ ặt
ra cho đảng và nhà nước nói chung và UBND huy ện Ch ợ Đ ồn nói riêng.
Trong quá trình thực hiện đề tài do kiến thức còn hạn chế không tránh
khỏi thiếu sót nhất định mong được sự đóng góp ý kiến của quý th ầy, cô.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư , lưu trữ trong các cơ quan tổ
chức
2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác Văn thư.
3 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định !!)/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư
4 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
5. Luật tổ chức HĐND & UBND Huyện;
7. Cổng thông tin điện tử Huyện Chợ Đồn;


PHỤ LỤC
Phụ lục số 1:
SƠ ĐỒ BỘ MÁY HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

VĂN PHÒNG
HĐND & UBND

PHÒNG VĂN HÓA
THÔNG TIN

PHÒNG DÂN TỘC

PHÒNG NỘI VỤ

PHÒNG TAI CHÍNH
KẾ HOẠCH

P TÀI NGUYÊNMÔI TRƯỜNG

PHÒNG CÔNG
THƯƠNG

PHÒNG Y TẾ

P NÔNG NGHIỆP &
PTNT

P THANH TRA

PHÒNG LĐTB &
XÃ HỘI
PHÒNG GIÁO
DỤC ĐÀO TẠO

PHÒNG TƯ PHÁP

BAN QUẢN
LÝ CÁC DỰ ÁN

ĐÀI PHÁT THANHTRUYỀN HÌNH