Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND phường quan triều – thành phố thái nguyên

LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Công nghệ thông tin và
Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, tới nay em đã kết thúc khóa học của mình và đã
hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp. Ngoài sự cố gắng từ bản thân, chúng em đã nhận
được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ và ủng hộ từ phía nhà trường, các thầy cô cùng
bạn bè và gia đình.
Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo – TS. Nguyễn Văn Huân
đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp.
Em xin cảm ơn BGH nhà trường, Ban Chủ nhiệm khoa Hệ thống thông tin kinh
tế đã quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi về cơ sở vật chất và tinh thần để chúng
em được học tập, tu dưỡng và rèn luyện. Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô
giáo trong trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông đã tận tình giảng dạy
và truyền đạt những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt quá trình học tập tại trường.
Em xin gửi lời cảm ơn đến ban Lãnh đạo, các cô chú, anh chị cán bộ, công chức
tại UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên đã tạo điều kiện, giúp đỡ
cho em được thực tập tại đơn vị.
Sau cùng, xin chân thành cảm ơn tới gia đình và bạn bè đã luôn quan tâm, động
viên, giúp đỡ và tạo điều kiện để em có thể hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất.
Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã có cố gắng nhưng do còn có những
hạn chế về kiến thức cũng như thời gian nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót.
Em rất mong nhận được sự quan tâm, chỉ bảo và giúp đỡ của các thầy cô giáo trong
khoa để đề tài được hoàn thiện, mang tính ứng dụng thực tế cao hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Bảo Ngọc


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan toàn bộ nội dung của bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài

“Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND phường
Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên” là do em tự tìm hiểu, khảo sát và nghiên cứu
thực tế, dưới sự hướng dẫn của thầy giáo TS. Nguyễn Văn Huân. Nội dung của khóa luận
tốt nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kỳ công trình nghiên cứu nào.
Những phần kiến thức chung thuộc những tài liệu mà em tham khảo đã ghi rõ trong
mục “Tài liệu tham khảo”.
Em xin hoàn thoàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình!
Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Bảo Ngọc


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ...............................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN ..........................................................................................................
MỤC LỤC .....................................................................................................................
DANH MỤC HÌNH ẢNH .............................................................................................
DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT ......................................................................
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN .................... 3
1.1. Khái niệm, phân loại văn bản............................................................................. 3
1.1.1. Khái niệm văn bản ....................................................................................... 3
1.1.2. Phân loại văn bản ........................................................................................ 3
1.2. Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc của việc quản lý văn bản .................................. 4
1.2.1. Khái niệm quản lý văn bản .......................................................................... 4
1.2.2. Yêu cầu của việc quản lý văn bản ................................................................ 4
1.2.3. Nguyên tắc quản lý văn bản ......................................................................... 5
1.3. Khái quát về công tác quản lý văn bản đến ........................................................ 6
1.3.1. Khái niệm văn bản đến ................................................................................ 6

1.3.2. Nội dung quản lý văn bản đến ..................................................................... 6
1.4.Khái quát về công tác quản lý văn bản đi .......................................................... 14
1.4.1.Khái niệm văn bản đi.................................................................................. 14
1.4.2.Nội dung quản lý văn bản đi ....................................................................... 15
1.5. Khái quát về công tác quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.......................... 23
1.5.1.Tổ chức quản lý văn bản nội bộ .................................................................. 23
1.5.2. Tổ chức quản lý văn bản mật ..................................................................... 24
Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠIUBND PHƯỜNG
QUAN TRIỀU – THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN ........................................................... 28
2.1.Tổng quan về UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên............... 28
2.1.1.Giới thiệu chung về UBND phường Quan Triều ......................................... 28
2.1.2.Địa vị pháp lý, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Quan Triều ......... 29
2.1.3.Cơ cấu tổ chức, chức năng từng bộ phận của UBND phường Quan Triều... 31
2.2.Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều ................ 34


2.2.1.Công tác tổ chức nhân sự tại văn phòng UBND phường Quan Triều .......... 34
2.2.2.Thực trạng quy trình quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều ......... 35
2.2.3. Nhận xét .................................................................................................... 45
Chương 3.ỨNG DỤNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ CÔNG VĂN” VÀO QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG QUAN TRIỀU – THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN . 47
3.1.Mô tả bài toán................................................................................................... 47
3.2. Ứng dụng phần mềm “Quản lý công văn”vào quản lý văn bản tại UBND
phường Quan Triều ................................................................................................ 48
3.2.1.Giới thiệu chung về phần mềm “Quản lý công văn” ................................... 48
3.2.2.Ứng dụng phần mềm trong công tác đăng ký và quản lý văn bản tại UBND
phường Quan Triều ............................................................................................. 51
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 61

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan ............................................................................................................ 8
Hình 1.2. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư số
07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ....................................................................... 10
Hình 1.3. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư số
07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ....................................................................... 10
Hình 1.4. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số
07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ....................................................................... 17
Hình 1.5. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TTBNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan ........................................................................................ 18
Hình 1.6. Mẫu trình bày bìa phong bì theo Phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TTBNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan ........................................................................................ 20
Hình 2.1 Đảng ủy – HĐND –UBND – UBMTTQ phường Quan Triều - TPTN ..... 28
Hình 2.2. Trang đầu sổ đăng ký văn bản đi của UBND phường Quan Triều .......... 39
Hình 2.3. Mặt trong quyển sổ đăng ký văn bản đi của UBND phường Quan Triều 40
Hình 2.4 Bìa phong bì của UBND phường Quan Triều .......................................... 41
Hình 2.5. Trang đầu sổ đăng ký văn bản đến của UBND phường Quan Triều ....... 44
Hình 2.6 Mặt trong quyển sổ đăng ký văn bản đến của UBND phường Quan Triều ... 44
Hình 3.1. Giao diện đăng nhập phần mềm “Quản lý công văn” ............................. 48
Hình 3.2. Giao diện chức năng “Hệ thống” của phần mềm “Quản lý công văn” .... 49
Hình 3.3. Giao diện chức năng “Danh mục” của phần mềm “Quản lý công văn” ... 50
Hình 3.4. Giao diện chức năng “Công văn” của phần mềm “Quản lý công văn” .... 50
Hình 3.5. Giao diện thêm thông tin văn bản đến .................................................... 51
Hình 3.6. Giao diện xem danh sách văn bản đến đã đăng ký .................................. 52

Hình 3.7. Giao diện tìm kiếm văn bản đến ............................................................. 52
Hình 3.8. Giao diện thêm thông tin văn bản đi ....................................................... 53
Hình 3.9. Giao diện xem danh sách văn bản đi đã đăng ký .................................... 54
Hình 3.10. Giao diện tìm kiếm văn bản đi.............................................................. 54
Hình 3.11. Giao diện chức năng “thêm tài khoản người dùng đăng nhập” ............. 55
Hình 3.12. Giao diện chức năng phân quyền cho người sử dụng ............................ 55
Hình 3.13. Giao diện chức năng “sao lưu dữ liệu” của phần mềm.......................... 56
Hình 3.14. Giao diện chức năng “thêm mới loại văn bản” ..................................... 57
Hình 3.15. Giao diện chức năng “thêm cơ quan ban hành văn bản” ....................... 57
Hình 3.16. Giao diện chức năng “thêm đơn vị xử lý văn bản” ............................... 58
Hình 3.17. Giao diện chức năng “thêm cán bộ xử lý văn bản” ............................... 58
Hình 3.18. Giao diện chức năng “Danh bạ” của phần mềm “Quản lý công văn” .... 59


DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT

Viết tắt

Giải thích

1

BCA

Bộ Công an

2

BNV

Bộ Nội vụ

3

CP

Chính phủ

4

HĐND

Hội đồng nhân dân

5

NĐ

Nghị định

6

TPTN

Thành phố Thái Nguyên

7

TT

Thông tư

8

TW

Trung Ương

9

UBMTTQ

Ủy ban Mặt trận tổ quốc

10

UBND

Ủy ban nhân dân


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính
trị xã hội việc trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu không thể thiếu. Thông tin được
con người trao đổi với nhau qua nhiều phương tiện và văn bản chính là một cách thể
hiện của trao đổi thông tin. Văn bản trở thành công cụ quan trọng được sử dụng để ghi

chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để truy cứu
trách nhiệm…Chính vì thế, con người ngày càng nhận thức rõ vai trò của văn bản.
Việc soạn thảo văn bản và quản lý chúng là những công tác không thể thiếu nhằm đem
lại hiệu quả cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức.
Cùng với sự phát triển của xã hội, công nghệ thông tin cũng đã và đang thể hiện
rõ tầm quan trọng trong tất cả các lĩnh vực. Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ để quản lý văn bản là tất yếu và rất cần thiết.
Nhưng trong thực tế, công tác quản lý văn bản tại một số cơ quan hiện nay lại
chưa được coi trọng, ở nhiều địa phương, công tác này chưa được tổ chức thống nhất
theo quy định của nhà nước, việc quản lý được thực hiện thủ công dưới hình thức ghi
chép sổ sách. Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là
trong việc tìm kiếm, sắp xếp.
Qua thời gian thực tập tốt nghiệp, em đã có dịp tìm hiểu về thực trạng công tác
quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên. Qua quan
sát và trải nghiệm thực tế em nhận thấy rằng công tác quản lý văn bản không chỉ đơn
giản là phân loại và ghi chép mà đó là cả một quá trình đòi hỏi những chuyên môn
nghiệp vụ nhất định. Vì vậy em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài:“Ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều – Thành phố
Thái Nguyên”cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở khảo sát thực trạng quy trình quản lý văn bản tại UBND phường
Quan Triều, từ đó đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin – phần mềm “Quản
lý Công văn”để quản lý việc đăng ký văn bản nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công
tác này tại UBND phường Quan Triều.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
 Đối tượng nghiên cứu:
+ Những vấn đề lý luận về công tác quản lý văn bản. Những quy định của hệ
thống pháp luật Việt Nam về công tác quản lý văn bản.
1

+ Công tác quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều – TPTN
+ Phần mềm “Quản lý Công văn”.
 Phạm vi nghiên cứu:
+ Những quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản như tiếp nhận, chuyển giao, cách
thức ghi sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến tại UBND phường Quan Triều.
+ Phần mềm “Quản lý Công văn”.
4. Phương pháp nghiên cứu
+ Phương pháp quan sát và thực hiện quy trình quản lý văn bản tại UBND
phường Quan Triều – TPTN
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu (phân tích, tổng hợp, đánh giá).
5. Ý nghĩa của đề tài
 Ý nghĩa khoa học: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần làm giàu cơ sở lý
luận về tin học hóa công tác quản lý văn bản tại cấp phường/xã.
 Ý nghĩa thực tiễn: Những kết quả nghiên cứu của đề tài có thể được ứng
dụng vào công tác quản lý đăng ký văn bản tại UBND phường Quan Triều nhằm nâng
cao hơn nữa hiệu quả công tác này.
6. Bố cục, nội dung nghiên cứu của đề tài
 Chương 1: Cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản
 Chương 2:Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều
 Chương 3: Ứng dụng phần mềm “Quản lý Công văn” vào quản lý văn bản
tại UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên

2


Chương 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái niệm, phân loại văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo góc độ
nghiên cứu mà các ngành đó đưa ra các khái niệm khác nhau về văn bản.
 Dưới góc độ ngôn ngữ học, Bùi Khắc Việt – Tác giả cuốn sách “Kỹ thuật và
ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước”có đưa ra khái niệm:
“Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết. Tuy
nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi
trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một
mục tiêu nào đó”.
 Dưới góc độ văn bản học và hành chính học, tác giả Vương Đình Quyền có đề
cập đến khái niệm văn bản trong cuốn sách “Lý luận và phương pháp công tác văn
thư”như sau:
 Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng tức là: “Văn
bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.
 Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp hơn là:
“Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan tổ chức”.
1.1.2. Phân loại văn bản
 Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc xử sự chung
được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định
hướng xã hội chủ nghĩa.
 Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử
sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ
của mình. Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ thị
phát động phong trào thi đua…

3


 Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy
phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch,
trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị.
 Văn bản chuyên môn nghiệp vụ
Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn, kỹ
thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình.
Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…
1.2. Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc của việc quản lý văn bản
1.2.1. Khái niệm quản lý văn bản
Trong hoạt động hằng ngày, để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, các cơ
quan phải ban hành văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan,
đồng thời cũng nhận được văn bản do các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân hữu quan gửi
tới. Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi được gọi là văn bản đi hay công văn đi.
Còn văn bản mà do các cơ quan hoặc cá nhân bên ngoài gửi tới được gọi là văn bản
đến hay công văn đến. Văn bản đi, đến chính là căn cứ và bằng chứng để cơ quan giải
quyết hoặc chỉ đạo và theo dõi thực hiện các vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ của mình. Mặt khác, không ít văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin thuộc bí
mật nhà nước hoặc bí mật cơ quan. Do đó, văn bản đi, đến cần được quản lý chặt chẽ.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển
giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động
hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
1.2.2. Yêu cầu của việc quản lý văn bản
Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu:
Thống nhất: Có nghĩa là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự, thủ tục
tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, đến; về mẫu các loại sổ đăng ký văn bản và ghi
chép; về quản lý văn bản, tài liệu mật,... đều phải tuân theo những quy định chung của

các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình.
Chính xác: Yêu cầu này được thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ
văn bản đi, đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để
sai sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả, số ký hiệu và ngày
tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành.
Đây là một yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc
quản lý văn bản đi, đến nói riêng.

4


Nhanh chóng, kịp thời: Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi mọi
lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng, trong đó có hoạt động
quản lý cần được tiến hành đồng bộ, khẩn trương, đạt hiệu quả cao. Có nghĩa là phải
chạy đua với thời gian, không để lãng phí từng giờ, từng phút.Công văn giấy tờ là
phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết
nhanh chóng kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Đặc biệt
đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhất định, nếu không được
chuyển nhanh chóng, kịp thời, có thể làm nhỡ công việc và sẽ gây nên tổn thất cho
Nhà nước, đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của cán bộ, công dân.Thực hiện yêu
cầu này, đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh
chóng làm các thủ tục chuyển giao, không được để chậm trễ, nhất là đối với văn bản
khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc; đối với văn bản đến, việcchu chuyển văn bản trong cơ
quan phải được thực hiện theo con đường ngắn và hợp lý nhất.
An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật.
Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp nhận, chuyển
giao, giải quyết và lưu giữ văn bản. Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về bảo đảm
an toàn văn bản, tài liệu. Những quy định đó cần được các cơ quan, tổ chức cụ thể hóa
và thực hiện nghiêm túc.
1.2.3. Nguyên tắc quản lý văn bản

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung
tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại
Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn”
và “Khẩn” (văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận
được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được đăng
ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng
dẫn tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về việc hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

5


1.3. Khái quát về công tác quản lý văn bản đến
1.3.1. Khái niệm văn bản đến
Theo Điều 2 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về việc
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
nêu khái niệm văn bản đến như sau:
“Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển
qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức”
1.3.2. Nội dung quản lý văn bản đến
1.3.2.1. Tiếp nhận văn bản
 Tiếp nhận văn bản đến
+ Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc.

Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng,
tình trang bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận
và ký nhận.
+ Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn
bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên
bản với người chuyển văn bản.
+ Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có
sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
+ Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển
tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan
đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.

6


 Việc bóc bì văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu:
o Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời;
o Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
o Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu

gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp có
phát hiện sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
o Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng của
văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm minh chứng.
+ Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ
quan, tổ chức.
1.3.2.2. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó dã được chuyển đến văn
thư cơ quan và nhận được ngày nào; trong trường hợp văn bản giải quyết không kịp
thời, qua dấu đến có thể tìm được nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai.
 Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối
với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải
sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
 Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích
danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không
phải đóng đấu “Đến”.
 Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

7


50mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Số:..........................

35
mm

ĐẾN
Ngày:......................
Chuyển: ...............................
Lưu hồ sơ số:........................

Hình 1.1 Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan
Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt
đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản
(hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2
thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm (03/01/17,
31/7/17, 31/12/17)
Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
Lưu hồ sơ: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ
cơ quan
1.3.2.3. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
 Đăng ký văn bản đến bằng sổ
 Lập Sổ đăng ký văn bản đến:
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập
các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
+ Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng

để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến.

8


+ Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn
bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ
quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến.
+ Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan
giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến.
+ Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì
lập sổ đăng ký đơn, thư riêng.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn
yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức
và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
 Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là một khâu quan trọng của quá trình xử lý công văn đến.
Có thể đăng ký bằng sổ, có thể dùng một hoặc nhiều sổ hoặc có thể truy nhập vào máy
tính. Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong ngày
đó. Đặc biệt với công văn khẩn thì khi nhận được phải đăng ký ngay và chuyển giao
kịp thời cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết, không được để chậm trễ,
làm nhỡ việc.
+ Sổ đăng ký văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các
thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt
những từ, cụm từ không thông dụng.
+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNVcủa
Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan.
+ Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn

tại Phụ lục III kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

9


TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) HOẶC ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20...
Từ ngày......... đến ngày .........
Từ số...... đến số......

Quyển số:......
Hình 1.2. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến theo phụ lụckèm Thông tư số 07/2012/TTBNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Ngày Số Tác
đến đến giả

Số, ký
hiệu

Ngày
tháng

Tên loại và trích
yếu nội dung

Đơn vị

Ký Ghi
hoặc người
nhận chú
nhận

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

…

…

…

…

…

…

…

…

…

Hình 1.3. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư số
07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
 Nội dung phần đăng ký văn bản đến bên trong sổ đăng ký văn bản đến được
trình bày trên trang giấy khổ A3
 Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến
Cột 1: ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến”
Cột 2: ghi theo số được ghi trên dấu “đến”
10


Cột 3: ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người
gửi đơn, thư
Cột 4: ghi số và ký hiệu của văn bản đến
Cột 5: ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư
Cột 6: ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết
tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu
thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó
Cột 7: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý

kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền
Cột 8: chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
Cột 9: ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có).
 Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
 Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
 Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
 Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được
in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
 Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký
văn bản mật đến.
1.3.2.4. Trình, chuyển giao văn bản đến
 Trình văn bản đến
+ Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.

11


+ Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người
có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết
văn bản (nếu cần).
+ Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần
ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết

của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được
ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể.
+ Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có
thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký
văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
 Chuyển giao văn bản đến
+ Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao
văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo
đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu
có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến
cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn
thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn
bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
+ Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển
giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến
để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ chuyển giao văn bản đến.
+ Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục V kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

12

Ngày chuyển

Số đến

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước (05/02, 31/7, 31/12)
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý
kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...)
1.3.2.5. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
 Giải quyết văn bản đến
 Giải quyết văn bản đến là khái niệm dùng để chỉ việc nghiên cứu, đề xuất

chủ trương, biện pháp và ra văn bản nhằm xử lý hoặc thực hiện các vấn đề, sự việc
được đề cập trong các văn bản mà cơ quan nhận được.
 Trong hoạt động của các cơ quan, việc giải quyết văn bản có thể thực hiện
bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp. Hình thức trực tiếp là trực tiếp truyền đạt ý
kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan bằng lời nói. Còn hình thức gián tiếp
là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản có nghĩa là phải soạn thảo văn bản.
Việc giải quyết văn bản thông qua văn bản là một hình thức phổ biến trong hoạt động
quản lý của cơ quan.
 Yêu cầu của việc giải quyết văn bản là phải đảm bảo chính xác và kịp thời.
Do đó cần tổ chức tốt việc giải quyết văn bản đến, ưu tiên giải quyết trước những văn
bản có đóng dấu mức độ khẩn.
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời
văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan tổ chức được giao chỉ đạo giải
quyết những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến
thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
+ Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị
hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn
bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.

13


+ Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án
giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề
xuất của đơn vị, cá nhân.
+ Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo
phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để
lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,
quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các

đơn vị, cá nhân có liên quan.
 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
 Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản được thực hiện đối với cả
văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịp thời và
chính xác, đề phòng tình trạng để bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc.
+ Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là công việc
nội bộ của cơ quan. Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo
dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc
giải quyết văn bản đến.
+ Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục VI kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo
dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.4. Khái quát về công tác quản lý văn bản đi
1.4.1. Khái niệm văn bản đi
Theo Điều 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về việc
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
nêu khái niệm văn bản đi như sau:

14


“Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ

và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.”
1.4.2. Nội dung quản lý văn bản đi
1.4.2.1. Trình văn bản đi
Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am hiểu
về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã được soạn và in
ấn xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký
trước khi ban hành.
Trình, ký văn bản đi thường gặp hai trường hợp:
+ Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ
cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ.
+ Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phức tạp khi trình cho thủ trưởng
ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký để
người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
+ Khi trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng hoặc phòng hành
chính, hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thực hiện nhưng
nhất thiết phải thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện cho việc theo dõi,
kiểm tra, quản lý.
1.4.2.2. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản
 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Công việc này được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện. Trước khi
phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu
phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Nhiệm vụ cụ thể ở đây là soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản
theo quy định hiện hành. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại
trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
 Ghi số văn bản
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác.

15


+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:
o Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
o Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống
số riêng.
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
 Ghi ngày, tháng, năm văn bản
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Ngày tháng năm ban
hành văn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày tháng năm dùng chữ số Ả-rập
1.4.2.3. Đăng ký văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn
thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số ở cơ quan, không lấy số riêng theo từng
đơn vị, tổ chức thảo ra văn bản.
Theo quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư thì tất cả các văn bản đi (và văn bản đến) đều phải đăng ký; việc
đăng ký văn bản đi phải làm đúng; nhanh và gọn; các văn bản đi kể từ lúc người có
thẩm quyền đã ký phải gửi ngay trong ngày đó hoặc chậm nhất là ngày hôm sau.
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đi trên máy vi tính.

 Đăng ký văn bản đi bằng sổ
 Đối với văn bản đi, việc lập sổ đăng ký tùy thuộc và tính chất và số lượng
văn bản do cơ quan ban hành. Ở những cơ quan có số lượng văn bản ban hành hàng
năm hoặc trong một nhiệm kỳ (các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội...)
không nhiều, chỉ cần lập một sổ đăng ký chung cho các văn bản hành chính thông
thường và văn bản quy phạm pháp luật nếu có. Ở những cơ quan có thẩm quyền ban
16


hànhvăn bản quy phạm pháp luật và số lượng văn bản lớn có thể lập thành hai sổ là sổ
đăng ký văn bản đi thường và sổ đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật.
+ Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Thông
tư số 07/2012/TT-BNV, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn
bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII kèm theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV
+ Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống
giữa Từ số ... đến số ... và Quyển số.

TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) HOẶC ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: 20...
Từ ngày......... đến ngày .........
Từ số...... đến số......

Quyển số:......
Hình 1.4. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TTBNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,

tài liệu vào lưu trữ cơ quan

17


Số, ký

Ngày

Tên loại và

Người

Nơi nhận

Đơn vị,

Số

Ghi

hiệu
văn
bản

tháng
văn
bản

trích yếu nội

dung văn bản

ký

văn bản

người
nhận
bản lưu

lượng
bản

chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

...

...

...

...

...

...

...

...

Hình 1.5. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số07/2012/TTBNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan
 Nội dung phần đăng ký văn bản đibên trong sổ đăng ký văn bản đi được trình
bày trên trang giấy khổ A3
 Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đi
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như
được ghi tại phần nơi nhận của văn bản
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in
ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

18