Giải pháp xử lý nợ có vấn đề tại ngân hàng TMCP công thương, chi nhánh Bắc Đà Nẵng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.19 MB, 126 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
LÊ THỊ HẠNH PHÚC
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC VÀ
VẬT TƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA
TỈNH QUẢNG NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đà Nẵng - Năm 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
LÊ THỊ HẠNH PHÚC
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC VÀ
VẬT TƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA
TỈNH QUẢNG NAM
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số : 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: GS.TS. TRƯƠNG BÁ THANH
Đà Nẵng - Năm 2014
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả
Lê Thị Hạnh Phúc
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ......................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................... 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................ 3
5. Cấu trúc của luận văn ............................................................................. 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu................................................................ 4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG ....................................... 7
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ................ 7
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán ......................................... 7
1.1.2. Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị ........................... 9
1.1.3. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác
trong đơn vị, tổ chức ................................................................................ 10
1.1.4. Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán 11
1.1.5. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình ........................ 12
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG
ỨNG........................................................................................................ 15
1.2.1. Đặc điểm của chu trình cung ứng .................................................. 15
1.2.2. Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong chu
trình cung ứng .......................................................................................... 20
1.2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình cung ứng 22
1.2.4. Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng .................................. 26
1.2.5. Tổ chức báo cáo kế toán trong chu trình cung ứng........................ 37
1.2.6. Kiểm soát tổ chức thông tin ........................................................... 37
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ....................................................................... 42
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC VÀ VẬT TƯ TẠI BỆNH
VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM ........................................................ 43
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG
NAM ....................................................................................................... 43
2.1.1. Giới thiệu........................................................................................ 43
2.1.2. Mô hình tổ chức quản lý tại Bệnh viện Đa Khoa Quảng Nam ...... 44
2.1.3. Cơ chế quản lý tài chính tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam ..... 45
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam...... 45
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU
TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA
QUẢNG NAM........................................................................................ 48
2.2.1. Thực trạng ứng dụng tin học trong công tác kế toán ..................... 48
2.2.2. Thực trạng tổ chức xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển
chứng từ.................................................................................................... 49
2.2.3. Thực trang tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý....... 54
2.2.4. Thực trạng tổ chức thông tin của chu trình cung ứng................... 57
2.2.5. Thực trạng báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình cung ứng .... 74
2.2.6. Thực trạng kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng75
2.2.7. Đánh giá về thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình
cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam............... 76
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ....................................................................... 79
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM .................................. 80
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ
TẠI BVĐK QUẢNG NAM ................................................................... 80
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ TẠI BỆNH
VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM ......................................................... 82
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
trong chu trình cung ứng ......................................................................... 82
3.2.2 Hoàn thiện tổ chức và mã hóa dữ liệu .......................................... 91
3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng................ 96
3.2.4 Hoàn thiện báo cáo kế toán trong chu trình cung ứng ................ 105
3.2.5 Hoàn thiện kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng . 107
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3..................................................................... 110
KẾT LUẬN .......................................................................................... 111
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BHYT
: Bảo hiểm y tế
BHXH
: Bảo hiểm xã hội
BVĐKQN
: Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam
CNTT
: Công nghệ thông tin
CSDL
: Cơ sở dữ liệu
DMT
: Doanh mục thuốc
ĐĐH
: Đơn đặt hàng
GTGT
: Giá trị gia tăng
HĐT
: Hội đồng thuốc
HTK
: Hàng tồn kho
HTTTKT
: Hệ thống thông tin kế toán
KCB
: Khám chữa bệnh
NCC
:Nhà cung cấp
PNK
: Phiếu nhập kho
TVT
: Thuốc, vật tư y tế
TSCĐ
: Tài sản cố định
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
Tên hình
hình
Trang
1.1
Mối liên hệ giữa hệ thông thông tin với kế toán
7
1.2
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
8
1.3
Quy trình kế toán trong đơn vị
9
1.4
Mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống thông tin khác
11
trong đơn vị
1.5
Các chức năng của chu trình cung ứng
16
1.6
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng
19
1.7
Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng
22
1.8
Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng
27
1.9
Sơ đồ tổ chức thông tin trong quy trình xử lý đặt hàng
28
1.10
Sơ đồ tổ chức thông tin trong quy trình xử lý nhận hàng
32
1.11
Sơ đồtoán tổ chức thông tin trong quy trình cập nhật hóa đơn
34
mua hàng và theo dõi thanh toán
2.1
Mô hình tổ chức quản lý tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam
44
2.2
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh Viện Đa Khoa
46
Quảng Nam
2.3
Tổ chức các phần mềm quản lý tại Bệnh Viện Đa Khoa
49
Quảng Nam
2.4
Sơ đồ luân chuyển nghiệp vụ xét duyệt danh mục thuốc, vật
50
tư y tế
2.5
Sơ đồ luân chuyển nghiệp vụ dự trù mua và nhận thuốc, vật tư
52
y tế
2.6
Sơ đồ luân chuyển nghiệp vụ ghi nhận nợ và thanh toán cho
53
nhà cung cấp
2.7
Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình xác định nhu cầu mua và
xử lý bảng dự trù mua thuốc, vật tư y tế
63
Số hiệu
Tên hình
hình
Trang
2.8
Bảng báo giá
64
2.9
Bảng dự trù thuốc tháng
64
2.10
Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình ghi nhận nhận thuốc, vật
66
tư y tế
2.11
Hóa đơn GTGT
66
2.12
Giấy báo lô
66
2.13
Phần mềm theo dõi hạn sử dụng của thuốc
69
2.14
Thêm phiếu nhập kho
70
2.15
Phiếu nhập kho
71
2.16
Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình ghi nhận nợ và thanh toán
72
cho nhà cung cấp
3.1
Phiếu yêu cầu thuốc
83
3.2
Bảng dự trù thuốc
84
3.3
Biên bản kiểm nhập
85
3.4
Phiếu nhập kho
86
3.5
Sơ đồ hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ trong quy
88
trình dự trù hàng và nhận hàng
3.6
Sơ đồ hoàn thiện chu trình luân chuyển chứng từ trong quy
90
trình ghi nhận và thanh toán cho nhà cung cấp
3.7
Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình xác định nhu cầu
97
mua và xử lý bảng dự trù mua thuốc, vật tư y tế
3.8
Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình ghi nhận mua
101
thuốc, vật tư y tế
3.9
Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình ghi nhận, theo
dõi và thanh toán cho nhà cung cấp
104
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bệnh viện là cơ sở khám chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho
nhân dân. Khi chất lượng cuộc sống ngày càng được cải thiện thì nhu cầu
khám chữa bệnh càng nhiều, đòi hỏi chất lượng phục vụ khám chữa bệnh
cũng như nâng cao năng lực hoạt động toàn diện của bệnh viện. Ngoài việc
phát triển về cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ y bác sĩ, trang thiết bị thì các
bệnh viện cần nâng cao hiệu quả hoạt động, ứng dụng công nghệ thông tin
(CNTT) trong quản lý bệnh viện để giám sát hoạt động bệnh viện một cách
toàn diện, tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp chẩn đoán bệnh chính xác hơn, kế
thừa được các thông tin, dữ liệu, tài chính minh bạch hơn.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng
công tác khám chữa bệnh của bệnh viện đó là vấn đề cung ứng thuốc, vật tư y
tế (TVT) đầy đủ, kịp thời đảm bảo chất lượng của khoa dược bệnh viện.
Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế một cách
khoa học đóng vai trò quan trọng không chỉ góp phần thực hiện quá trình
cung ứng một cách có hiệu quả mà còn đảm bảo các mục tiêu về kiểm soát và
quản lý nội bộ bệnh viện.
Hiện nay việc ứng dụng CNTT trong quá trình cung ứng thuốc, vật tư y
tế tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam (BVĐKQN) mặc dù đã mang lại
những hiệu quả tích cực nhưng do việc ứng dụng CNTT còn non trẻ nên vẫn
còn tồn tại một vài nhược điểm: việc xây dựng giá kế hoạch chưa hợp lý; việc
phê duyệt kế hoạch đấu thầu thường kéo dài và chậm trễ, quản lý công tác đấu
thầu còn thủ công gây nhầm lẫn, sai sót; một số yêu cầu thuốc mới, thuốc
không có trong danh mục thuốc cần mua không được cập nhật trực tiếp từ các
khoa phòng yêu cầu; việc kiểm tra xử lý dự trù thuốc không có căn cứ, bộ
phận kế toán không cập nhật kịp thời về số lượng cũng như giá trị thuốc, vật
2
tư y tế nên kế toán không chủ động trong việc lập dự toán tài chính, phần
mềm chưa đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra, thông tin thiếu độ tin
cậy, sử dụng chưa linh hoạt, thông tin chưa khai thác triệt để, nhân viên sử
dụng chưa tận dụng hết các chức năng của phần mềm. Các sản phẩm thông tin
không có tính kế thừa giữa các bộ phận. Điều này khiến cho việc cập nhật số
liệu giữa khoa, phòng chậm trễ, không được liên tục, đôi lúc mất số liệu, hay
phần mềm lỗi. Việc theo dõi thuốc, vật tư y tế nhập kho, tồn kho không chi
tiết theo từng bảng dự trù. Việc cung ứng thuốc không kịp thời, dẫn đến khó
khăn trong việc xác định chính xác số lượng thuốc, vật tư y tế. Việc quản lý
thuốc còn kém dẫn đến thuốc hết hạn, mất mác gây tổn thất cho bệnh viện.
Từ những tồn tại trên, để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản
lý bệnh viện, Tôi chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Tỉnh Quảng
Nam” để làm đề tài nghiên cứu của luận văn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Khái quát các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)
của chu trình cung ứng tại các đơn vị, tổ chức.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng HTTTKT trong chu trình cung ứng
thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN.
- Đề xuất hướng tổ chức HTTTKT chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế
trong điều kiện tin học hóa tại BVĐKQN.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu trực tiếp chính là thực trạng HTTTKT trong chu
trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN.
Phạm vi nghiên cứu: Đề tại này chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong
chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN.
3
4. Phương pháp nghiên cứu
- Áp dụng phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành phần của
HTTTKT, xem xét mối quan hệ của chu trình cung ứng đối với các chu trình
khác trong HTTTKT.
- Phương pháp quan sát tổng thể để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức
thực hiện trong hệ thống thực tại bệnh viện.
- Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả, quá trình
thiết kế mã hóa các đối tượng kế toán chi tiết, về quy trình luân chuyển chứng
từ, những ứng dụng của phần mềm kế toán đang có tại đơn vị.
* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Về mặt lý luận: Luận văn góp phần làm sáng tỏ những vấn đề lý luận
cơ bản về HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại bệnh viện.
- Về mặt thực tiễn: Luận văn góp phần đánh giá, phân tích thực trạng,
tìm hiểu nguyên nhân những nhược điểm tồn tại về ứng dụng CNTT trong
chu trình cung ứng thuốc và vật tư y tế tại BVĐKQN. Trên cơ sở đó đề xuất
giải pháp hoàn thiện hệ thống tin học kế toán trong chu trình cung ứng thuốc,
vật tư y tế tại bệnh viện để nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của đơn
vị.
5. Cấu trúc của luận văn
Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tổ chức thông tin kế toán của chu trình
cung ứng tại các Bệnh viện
Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán của chu trình cung ứng
thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán của chu trình
cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam
4
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán hiện nay trong các bệnh viện còn
nhiều bất cập, chưa góp phần mang lại hiệu quả cho công tác quản lý và hỗ
trợ thực hiện tác nghiệp tại các bộ phận chức năng. Do vậy, nhiều tổ chức, cá
nhân đã nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý, tổ chức HTTTKT để giúp
giải quyết công việc nhanh hơn, quản lý tốt hơn, thông tin số liệu chính xác và
minh bạch hơn....Khi thực hiện nghiên cứu đề tài này tác giả đã tham khảo
một số tài liệu liên quan, cụ thể như:
Tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo
trình hệ thống thông tin kế toán, nhà xuất bản Tài chính, đã tiếp cận vấn đề từ
khái quát đến cụ thể các nội dung của HTTTKT trong điều kiện tin học hóa,
mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống khác trong đơn vị, tổ chức, mối
quan hệ giữa các chu trình trong đơn vị, tổ chức, các phương pháp xây dựng
bộ mã, kiểm soát HTTTKT, chức năng chính của từng chu trình, cách thức tổ
chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế
toán. Các tác giả cũng đã cụ thể hóa đến việc tổ chức kế toán theo chu trình
nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định
rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào, để
tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử lý, báo cáo hoặc phân quyền truy cập, khai thác
thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất trên nền tảng ứng dụng
CNTT.
Tác giả Ngô Hà Tấn và Nguyễn Hữu Cường (2010), Giáo trình
HTTTKT, nhà xuất bản giáo dục Việt Nam, tác giả đã khái quát về tổ chức
HTTTKT, tổ chức thu thập thông tin ban đầu, tổ chức hệ thống hóa thông tin
kế toán, tổ chức thông tin kế toán theo phần hành và tổ chức cung cấp thông
tin kế toán.
Trần Thị Thanh Tâm (2013), Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán
5
trong chu trình cung ứng tại công ty cổ phần Cẩm Hà, cho rằng thông tin kế
toán trong chu trình cung ứng khi được hoàn thiện phải có tính kết nối và
thống nhất toàn HTTTKT trong doanh nghiệp, đảm bảo được chức năng của
kế toán trong việc quản lý và kiểm soát tài sản, thông tin phục vụ phải kịp
thời, chính xác, cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán phải đồng nhất để tích hợp và
kết xuất thông tin dễ dàng, tạo điều kiện để cung cấp nguyên vật liệu phục vụ
sản xuất ổn định, tiết kiệm chi phí, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.
Hoàng Thị Minh Hiền (2012), Hoạt động cung ứng thuốc tại bệnh viện
Hữu Nghị - Thực trạng và một số giải pháp, mô tả thực trạng cung ứng thuốc
tại Bệnh viện Hữu Nghị từ năm 2004-2010 và tác giả đã phân tích được
những ưu nhược điểm bất cập chính yếu trong hoạt động cung ứng thuốc. Bên
cạnh đó tác giả đưa ra những giải pháp kỹ thuật trong việc quản lý thuốc trong
kê đơn nội ngoại trú và triển khai hoạt động đấu thầu thuốc tại bệnh viện. Từ
những kết quả nghiên cứu tác giả đề xuất mô hình hoạt động cho khoa dược
bệnh viện và một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cung ứng
tại bệnh viện Hữu Nghị.
Nguyễn Thị Thùy Anh (2011), Hoàn thiện công tác kế toán trong điều
kiện ứng dụng ERP tại Bệnh viện C Đà Nẵng, phân tích những lý luận cơ bản
về hệ thống ERP, hệ thống thông tin kế toán, phân hệ kế toán trong điều kiện
ứng dụng ERP tại bệnh viện để khẳng định tầm quan trọng của ERP trong
công tác quản lý tài chính tại bệnh viện. Tác giả cũng làm rõ tầm quan trọng
của HTTTKT trong điều kiện ứng dụng ERP là chìa khóa để đem đến hiệu
quả cho công tác kế toán tại bệnh viện. Tác giả đã đi sâu phân tích thực trạng
công tác kế toán tại Bệnh Viện C Đà Nẵng. Qua nghiên cứu lý luận, thực tế.
Tác giả đề xuất một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán
trong điều kiện ứng dụng ERP tại Bệnh Viện C Đà Nẵng trong thời gian tới.
Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Tiếp cận theo chu trình – hướng
6
hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện công, nêu ra sự cần
thiết phải tổ chức HTTTKT theo chu trình, nêu ra các chu trình kế toán trong
bệnh viện công: chu trình thu viện phí, chu trình cung ứng, chu trình khám và
điều trị, chu trình tài chính.
Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Hoàn thiện hệ thống thông tin
kế toán tại bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể, nêu sự cần
thiết phải ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện và việc hoàn thiện
HTTTKT bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể. Những
nghiên cứu này sẽ giúp hoàn thiện HTTTKT trong các Bệnh Viện tại Việt
Nam hiện nay.
Ngoài những công trình nghiên cứu trên, còn có rất nhiều các tác giả
khác cũng đã nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong bệnh viện như: Bác sỹ
Phan Xuân Trung, Lê Kim Ngọc (2010), Tổ chức hạch toán kế toán trong các
cơ sở y tế với việc tăng cường quản lý tài chính ngành y tế Việt Nam, các cán
bộ nhân viên ngành y tế, ngành CNTT.
Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng
thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam” là đề tài nghiên cứu
riêng về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế
trong bệnh viện. Như ta biết thuốc, vật tư y tế rất quan trọng đối với bệnh
viện, liên quan trực tiếp đến sức khỏe và mạng sống của người bệnh. Do đó,
yêu cầu phải mua đúng thuốc, đúng vật tư và quản lý thuốc, vật tư y tế phải
thật chính xác để người bệnh mau chóng khỏi bệnh. Không chỉ vậy, quy trình
lập kế hoạch, đấu thầu, tiếp nhận thuốc và bảo quản, theo dõi thanh toán và
thanh toán phải đầy đủ, kịp thời tất cả các loại thuốc men, dịch truyền, vật tư
y tế với giá tồn kho hợp lý nhất để giảm chi phí cho bệnh viện, đồng thời tạo
một hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quá trình hoạt động và quản lý tại
bệnh viện.
7
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC
THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán: “Đối với các tổ chức là đơn vị hành chính
sự nghiệp, HTTTKT là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông
tin quản lý nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan về tình hình
tài sản, nguồn kinh phí, quá trình hoạt động của tổ chức, đơn vị và lưu chuyển
tiền của tổ chức, đơn vị ở mức độ tổng hợp và chi tiết khác nhau theo yêu cầu
về thông tin của người sử dụng. Các chức năng chính của HTTTKT là thông
tin và kiểm tra” [7, tr 22]
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Hệ thống
kế toán
Hệ thống
thông tin
kế toán
Hệ thống
thông tin
Hình 1.1: Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin với kế toán
Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về
tình hình tài chính của đơn vị, bao gồm những thông tin về tài sản, nguồn vốn,
quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong đơn vị.
8
Phần
cứng
Dữ liệu
kế toán
Phần
mềm
Thông
tin kế
toán
Con
người
Cơ sở dữ
liệu
Các quy
trình, thủ
tục
Hình 1.2: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong
đơn vị như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, trả
lương cho công nhân.
Quy trình xử lí: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể
từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lí, phân tích, tổng
hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp
kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương
pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán. Để
thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham gia của con người
(cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kĩ năng và trình độ nghiệp vụ chuyên
môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lí với sự hỗ trợ của các
phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, CSDL, sổ sách...).
Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử
dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài đơn vị, các cấp quản trị cũng như
phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong đơn vị.
9
Trong các yếu tố của HTTTKT, quy trình xử lý kế toán là phức tạp nhất,
vì vậy để hiểu rõ về HTTTKT cần nắm được quy trình xử lý kế toán trong
một đơn vị.
1.1.2. Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị
Các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh
Ghi nhận
Xử lí
Chứng từ
kế toán
KẾ TOÁN CHI TIẾT
Nhật kí
Các sổ chi tiết
Sổ cái
Các bảng
tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối
tài khoản
Báo cáo
Báo cáo
Tài chính
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Hình 1.3: Quy trình kế toán trong đơn vị
10
Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và
quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một đơn vị cần được tổ chức theo
một quy trình chặt chẽ và khoa học. Trong điều kiện hạch toán thủ công, tùy
thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lý đơn
vị mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin có thể
khác nhau nhưng đều tuân theo quy trình xử lý như ở Hình 1.3.
- Ghi nhận: Là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức
năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh trong đơn vị.
- Xử lí: Là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán. Trên cơ sở các dữ
liệu trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lí và cung cấp thông tin theo yêu
cầu của quản lí.
- Báo cáo: Đây là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lí kế toán
với đầu ra là các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của người sử
dụng.
1.1.3. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
khác trong đơn vị, tổ chức
Hệ thống thông tin trong đơn vị là một hệ thống đa dạng, phức tạp với
nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ
ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt
động của đơn vị có hiệu quả.
Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ
thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản
xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu
của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với HTTTKT. Các
hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và
từ những dữ liệu này, HTTTKT có nhiệm vụ xử lí chúng thành thông tin hữu
ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để thực hiện chức năng của mình. Ví dụ,
HTTTKT cung cấp thông tin về tình hình nguyên vật liệu tồn kho cho bộ phận
11
cung ứng, thông tin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng.
MIS
Hệ thống
thông tin
bán hàng
Hệ thống
thông tin
sản xuất
AIS
Hệ thống
thông tin
nhân sự
Hệ thống
thông tin
tài chính
Hình 1.4: Mối quan hệ giữa HTTTKT
với các hệ thống thông tin khác trong đơn vị
Như vậy HTTTKT cùng với các hệ thống thông tin chức năng khác tạo
nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị đơn vị.
Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp,
đảm bảo sự vận hành của đơn vị đạt được các mục tiêu đề ra.
1.1.4. Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế
toán
Đầu vào của HTTTKT gồm có: công tác khởi tạo dữ liệu ban đầu gồm 4
nội dung chủ yếu (xác định và khai báo các thông số của hệ thống; xây dựng
12
và khai báo các bộ mã; khai báo các số dư ban đầu; phân quyền sử dụng phần
mềm và quản trị hệ thống). Dữ liệu làm cơ sở đầu vào cho mỗi kì hạch toán
gồm các nội dung sau: dữ liệu tồn cuối kỳ trước; dữ liệu phát sinh trong kỳ;
xử lý và cập nhật các bút toán “điều chỉnh” cuối kỳ
Tổ chức các tập tin trong cơ sở dữ liệu kế toán: tập tin hệ thống; tập tin
danh mục từ điển; tập tin danh mục biến động; tâp tin tồn; tập tin trung gian xử
lý và báo cáo.
Đầu ra của HTTTKT: sổ kế toán; báo cáo kế toán; thông tin chi tiết về
các đối tượng kế toán; sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau.
1.1.5. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình
Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ
yếu trong một đơn vị đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm: chu trình
bán hàng và thu tiền, chu trình Cung ứng, chu trình Chuyển đổi và chu trình Tài
chính như sau:
13
Chu trình
Chức năng
Hoạt động
1. Chu
Liên quan đến những
- Nhận và trả lời yêu cầu của khách hàng
trình bán
công việc bán hàng
- Kiểm tra tín dụng và tồn kho
hàng và
hóa, dịch vụ và theo
- Lập hóa đơn
thu tiền.
dõi công nợ phải thu
- Xuất kho giao hàng
và thu tiền khách hàng. - Theo dõi các khoản phải thu
- Thu tiền
- Ghi sổ và lập báo cáo
2. Chu
Gồm các nghiệp vụ kế
- Yêu cầu hàng hóa / dịch vụ
trình cung
toán ghi nhận những
- Lập, xét duyệt và gởi đơn hàng đến NCC
ứng.
sự kiện phát sinh liên
- Nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa
quan đến việc mua
- Chấp nhận thanh toán
hàng và thanh toán cho - Thanh toán tiền NCC
nhà cung cấp (NCC).
- Theo dõi nợ phải trả
- Ghi sổ và lập báo cáo
3. Chu
Liên quan đến việc
- Lập kế hoạch sản xuất
trình
chuyển đối tài nguyên
- Yêu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất
chuyển
(nguyên vật liệu, tiền
- Tổ chức sản xuất
đổi.
lương...) thành hàng
- Nhập kho thành phẩm
hóa dịch vụ.
- Tính toán chi phí sản xuất
- Lập báo cáo
4. Chu
Ghi chép, xử lý các
- Dự báo nhu cầu tiền
trình tài
nghiệp vụ liên quan đến - Phát hành cổ phiếu cho nhà đầu tư
chính.
hoạt động huy động
- Vay ngân hàng
vốn và sử dụng vốn
- Chi trả cổ tức và lãi vay
một cách có hiệu quả.
- Lập báo cáo
14
Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận
trong mỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thông tin quản lí trong
từng chu trình và mối quan hệ giữa chúng với HTTTKT. Bộ phận thực hiện
công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận
thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công
việc nhằm hoàn thành trọn vẹn chức năng của chu trình. Ngược lại, các bộ
phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phản
hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình tình và tiến triển của công việc
cũng như những vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải quyết hoặc báo cáo
kịp thời cho các cấp quản lí về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công
tác.
Mục đích của việc tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình là nhằm:
- Chia sẻ thông tin cho các chức năng, bộ phận trong cùng chu trình.
- Phối hợp thực hiện một chức năng, nhiệm vụ một cách trọn vẹn đạt
được hiệu quả cao nhất. Mỗi bộ phận, cá nhân trong hệ thống không chỉ cố
gắng để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình và của bộ phận mình mà
hơn thế nữa cần phải am hiểu công việc của bộ phận khác nhằm phối hợp, hỗ
trợ cho các bộ phận có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp để hoàn thành nhiệm
vụ của chu trình. Có như vậy, mục tiêu của chu trình nói riêng và của toàn
đơn vị nói chung mới được hoàn thành đạt hiệu quả cao nhất.
- Kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận, phục vụ cho
công tác kiểm soát nội bộ trong từng chu trình và trong toàn đơn vị.
- Là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhân
trong quá trình hoạt động của đơn vị, là cơ sở để xây dựng hệ thống kế toán
trách nhiệm.
Việc tổ chức HTTTKT theo chu trình đặt ra yêu cầu phải ứng dụng
CNTT trong quá trình xử lí, trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng
15
trong đơn vị. Để HTTTKT thể hiện vai trò quan trọng đối với hoạt động của
đơn vị, việc thực hiên tin học hóa kế toán trở nên quan trọng và cần thiết.
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG
ỨNG
1.2.1. Đặc điểm của chu trình cung ứng
Chu trình cung ứng là chu trình liên quan đến quá trình mua hàng và
thanh toán với nhà cung cấp. Chu trình này liên quan đến các phân hệ: mua
hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền. Các chủ thể chủ yếu tham
gia vào chu trình cung ứng gồm nhà cung cấp, các bộ phận có nhu cầu, bộ
phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lí kho hàng, kế toán hàng tồn kho,
kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tiền ngân hàng, kế toán tổng hợp
và ngân hàng.
a. Mục tiêu của chu trình cung ứng: Đảm bảo tất cả hàng hóa và dịch
vụ được đặt là cần thiết; Nhận hàng hóa và dịch vụ đảm bảo yêu cầu về số
lượng, chất lượng và thời gian theo đơn đặt hàng (ĐĐH), bảo quản vật tư
hàng hóa cho đến khi đưa vào sử dụng; Đảm bảo chứng từ hóa đơn đi kèm
với hàng hóa và dịch vụ là hợp pháp, đầy đủ và chính xác; Ghi chép và phân
loại các loại chi phí một cách nhanh chóng và chính xác; Theo dõi cụ thể thời
hạn và số tiền phải thanh toán với từng NCC trên sổ kế toán chi tiết phải trả
người bán; Đảm bảo tất cả các khoản phải chi trả đều chính xác, hợp lý và
đúng lúc; Theo dõi chính xác số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
16
b. Chức năng của chu trình cung ứng
Xác
định
nhu
cầu
Đặt
hàng
Nhận
hàng
và
bảo
quản
Dịch
vụ
Chấp
nhận
thanh
toán
Chi
tiền
thanh
toán
Theo
dõi
nợ
phải
trả
Hình 1.5: Các chức năng của chu trình cung ứng
Chi
sổ
cái
TK
Lập
báo
cáo
