Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ thu chi tại viện sốt rét - ký sinh trùng - côn trùng Quy Nhơn.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

PHẠM THỊ TRÀ

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI
TẠI VIỆN SỐT RÉT - KÝ SINH TRÙNG – CÔN TRÙNG
QUY NHƠN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2014


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

PHẠM THỊ TRÀ

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI
TẠI VIỆN SỐT RÉT - KÝ SINH TRÙNG – CÔN TRÙNG
QUY NHƠN

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐƯỜNG NGUYỄN HƯNG

Đà Nẵng – Năm 2014


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn này hoàn toàn trung thực và
chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Phạm Thị Trà


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU....................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ...................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................ 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ..................................................................... 2
5. Bố cục đề tài........................................................................................ 2
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................. 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC
KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP ..................................... 6
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ..................................... 6
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ........................................................ 6
1.1.2. Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ............................................ 8
1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo COSO (1992) . 9
1.1.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình truyền thống.................. 10
1.2. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ ................ 17
1.2.1. Khái niệm đơn vị sự nghiệp y tế................................................... 17

1.2.2. Phân loại đơn vị sự nghiệp y tế .................................................... 18
1.3. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
Y TẾ ............................................................................................................ 19
1.3.1. Lập, giao và phân bổ dự toán ....................................................... 19
1.3.2. Công tác thu, chi ngân sách.......................................................... 20
1.4. NỘI DUNG KSNB CÁC KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ
NGHIỆP Y TẾ ............................................................................................. 22
1.4.1. Môi trường kiểm soát................................................................... 22


1.4.2. Hệ thống thông tin phục vụ KSNB các khoản thu, chi trong đơn
vị sự nghiệp y tế ........................................................................................... 23
1.4.3. Thủ tục KSNB các khoản thu, chi ................................................ 23
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ............................................................................. 28
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC
KHOẢN THU, CHI CỦA VIỆN SỐT RÉT – KÝ SINH TRÙNG –
CÔN TRÙNG QUY NHƠN ....................................................................... 29
2.1. ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN SỐT RÉT
- KÝ SINH TRÙNG - CÔN TRÙNG QUY NHƠN..................................... 29
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ................................................ 29
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Viện.................................................... 29
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy ................................................................ 33
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán .............................................................. 36
2.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG THU, CHI TẠI VIỆN SỐT RÉT- KÝ
SINH TRÙNG- CÔN TRÙNG QUY NHƠN ............................................... 37
2.2.1. Đặc điểm các nguồn thu............................................................... 37
2.2.2. Đặc điểm các khoản chi............................................................... 38
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI VIỆN SỐT
RÉT – KÝ SINH TRÙNG - CÔN TRÙNG QUY NHƠN............................. 41
2.2.1. Môi trường kiểm soát................................................................... 41

2.2.2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ thu, chi tại Viện Sốt
rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn ................................................... 44
2.2.3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ thu, chi tại Viện Sốt rét – Ký sinh
trùng – Côn trùng Quy Nhơn ........................................................................ 46
2.2.4. Đánh giá kiểm soát nội bộ thu, chi tại Viện Sốt rét – Ký sinh
trùng – Côn trùng Quy Nhơn ........................................................................ 57
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ............................................................................. 59


CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
THU, CHI TẠI VIỆN SỐT RÉT – KÝ SINH TRÙNG – CÔN TRÙNG
QUY NHƠN................................................................................................ 60
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU,
CHI TẠI VIỆN SỐT RÉT – KÝ SINH TRÙNG – CÔN TRÙNG QUY
NHƠN.......................................................................................................... 60
3.2. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KSNB THU, CHI TẠI VIỆN
SỐT RÉT – KÝ SINH TRÙNG – CÔN TRÙNG QUY NHƠN.................... 61
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát ................................................. 61
3.2.2. Hoàn thiện thủ tục KSNB các khoản thu, chi ............................... 70
3.2.3. Ứng dụng tin học trong công tác KCB và quản lý ........................ 79
KẾT LUẬN................................................................................................. 80
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TDTT

: Thể dục thể thao

KSNB

: Kiểm soát nội bộ

NSNN

: Ngân sách nhà nước

KBNN

: Kho bạc Nhà nước

KPCĐ

: Kinh phí Công đoàn

BHXH

: Bảo hiểm xã hội

BHYT

: Bảo hiểm Y tế

BHTN

: Bảo hiểm thất nghiệp

TSCĐ

: Tài sản cố định

TCKT

: Tài chính Kế toán

NĐ

: Nghị định

TS

: Tài sản

NH

: Ngân hàng

KB

: Kho bạc

TK

: Tài khoản

NCKH

: Nghiên cứu khoa học

HSCV

: Hệ số công việc

HSTĐ

: Hệ số thi đua

HS LCB

: Hệ số lương cơ bản

CBVC

: Cán bộ viên chức

HCQT

: Hành chính quản trị

KST-CT

: Ký sinh trùng-Côn trùng

KHTH

: Kế hoạch tổng hợp

TNTT

: Thu nhập tăng thêm

TCCB

: Tổ chức cán bộ


GVCN

: Giáo viên chủ nhiệm

KTV

: Kỹ thuật viên

XDCB

: Xây dựng cơ bản

KHTC

: Kế hoạch Tài chính

KCB

: Khám chữa bệnh


DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu
bảng

Tên bảng

Trang

2.1

Bảng nguồn thu của Viện Sốt rét KST-CT Quy Nhơn

38

2.2

Bảng nguồn chi của Viện Sốt rét KST-CT Quy Nhơn

40

3.1

Hệ số công việc áp dụng chi trả thu nhập tăng thêm

74


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu

Tên sơ đồ

sơ đồ

Trang

2.1

Quy trình nhận kinh phí từ NSNN cấp

47

2.2

Qui trình thu viện phí

50

2.3

Qui trình thu học phí

51

2.4

Quy trình thanh toán lương, các khoản trích theo lương và
tiền công

52

2.5

Quy trình thanh toán thu nhập tăng thêm

54

2.6

Quy trình mua thuốc, hóa chất, vật tư, công cụ, dụng cụ

56

3.1

Quy trình thanh toán lương, các khoản trích theo lương,

3.2

phụ cấp và tiền công

72

Quy trình kiểm soát chi mua thuốc, hóa chất, vật tư

76


1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Mọi tổ chức hay cá nhân đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình
đạt được hiệu quả. Tuy nhiên, luôn luôn tiềm ẩn những rủi ro là những yếu
kém hoặc các sai phạm do nhà quản lý hay đội ngũ nhân viên gây ra làm thiệt
hại, hoặc làm giảm hiệu quả hoạt động của tổ chức mình. Vì vậy đòi hỏi mọi
người phải cùng chung tay xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững
mạnh, là một trong những biện pháp quan trọng góp phần đẩy lùi những nguy
cơ rủi ro có thể xảy ra. Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp ngăn ngừa, phát hiện
các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả nhằm giúp tổ
chức đạt được các mục tiêu.
Trong hệ thống kiểm soát nội bộ thì công tác kiểm tra, kiểm soát nói
chung và kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi nói riêng luôn là một khâu
thực sự quan trọng và cần thiết. Ngày nay, cơ chế tài chính đối với các đơn vị
sự nghiệp y tế ngày càng có nhiều bổ sung và sửa đổi. Các khoản thu, chi
ngày lớn và phức tạp, cơ chế tự chủ được giao ngày càng cao đòi hỏi phải có
những giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ ở loại hình đơn vị này.
Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn là đơn vị sự
nghiệp y tế trực thuộc Bộ Y tế quản lý 15 tỉnh khu vực miền Trung và Tây
Nguyên. Thực hiện chủ trương đổi mới, Viện đã chủ động cơ cấu lại bộ máy
tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện
công tác kế toán, từng bước xây dựng và hoàn thiện quy chế kiểm soát. Cũng
như các đơn vị sự nghiệp khác, Viện đã được Nhà nước giao quyền tự chủ, tự
chịu trách nhiệm về tài chính cũng như hoạt động của đơn vị. Điều này đòi hỏi
Viện phải chú trọng đến công tác kiểm soát nội bộ trong đơn vị mình. Hiện
nay tại Viện, hệ thống kiểm soát nội bộ đặc biệt là kiểm soát nội bộ thu, chi
vẫn còn nhiều bất cập như: các yếu tố trong môi trường kiểm soát chưa đồng


2

bộ, công tác xây dựng dự toán chưa thực sự quan tâm, đưa ra các thủ tục kiểm
soát còn lỏng lẻo, chưa chặt chẽ để đáp ứng yêu cầu quản lý. Vì vậy, xuất phát
từ tầm quan trọng đó tôi chọn đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi
tại Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn” để nghiên cứu
nhằm tìm ra những giải pháp góp phần giải quyết những hạn chế, tồn tại trong
công tác thu, chi tại đơn vị.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn tiến hành nghiên cứu và phân tích thực trạng KSNB các
khoản thu, chi nhằm phát hiện ra các tồn tại và đưa ra các giải pháp khắc
phục, góp phần nâng cao chất lượng KSNB các khoản thu, chi tại Viện Sốt rét
- Ký sinh trùng -Côn trùng Quy Nhơn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là KSNB các khoản thu, chi tại Viện
Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn.
Phạm vi nghiên cứu: tập trung vào kiểm soát các khoản thu, khoản chi
năm 2012 tại Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp luận khoa học, tư duy lôgic
để hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn, sử dụng phương pháp tiếp cận để
thu thập thông tin như: phỏng vấn một số cán bộ phòng TCKT, cán bộ trưởng,
phó khoa phòng khác tại Viện nhằm thu thập thông tin về cách thức kiểm tra,
kiểm soát các khoản thu, chi áp dụng tại Viện sau đó tổng hợp, phân tích để
làm rõ các vấn đề nghiên cứu.
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với các khoản thu, chi trong
đơn vị sự nghiệp y tế.


3

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với các khoản thu, chi tại Viện Sốt
rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại Viện Sốt rét –
Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu để thực hiện đề tài này, tác giả đã tham
khảo một số tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời tham khảo một số
luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh đã được bảo vệ tại Đại học Đà Nẵng như :
Luận văn” Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với các khoản thu,
chi tại Trường Đại học Thể Dục Thể Thao Đà Nẵng” năm 2010 của tác giả Lê
Thị Trà Lý đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ công tác thu, chi
sự nghiệp của các đơn vị sự nghiệp giáo dục. Trên cơ sở đó nghiên cứu thực
trạng kiểm soát nội bộ công tác thu, chi tại Trường Đại học TDTT Đà Nẵng,
từ đó phát hiện ra các tồn tại và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác
kiểm soát nội bộ đối với các khoản thu, chi tại Trường Đại học TDTT Đà
Nẵng.
Luận văn” Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi tại
Nhà khách số 8 Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng” năm 2011 của tác
giả Bùi Đỗ Như Hạnh: tác giả đã sử dụng phương pháp quan sát, tiếp cận
thông tin, tổng hợp, phân tích, đối chiếu với thực tế để làm rõ cơ sở lý luận về
hệ thống KSNB và KSNB thu, chi; tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ thu,
chi tại đơn vị, thông qua đó đề xuất một số ý kiến nhằm tăng cường hiệu quả
của hệ thống KSNB nói chung và KSNB các khoản thu, chi nói riêng tại Nhà
khách số 8 Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng, góp phần giúp đơn vị
hoàn hiện công tác quản lý thu, chi, chống thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt
động kinh doanh.
Luận văn” Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi sự

4

nghiệp tại các trường công lập thuộc phòng Giáo dục – Đào tạo Thanh Khê”
năm 2010 của tác giả Thái Thùy Linh đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB
các khoản thu, chi tại trường công lập thuộc phòng Giáo dục – Đào tạo Thanh
Khê. Đề tài đã chỉ ra những thành tựu đã đạt được, những rủi ro có thể xảy ra
cũng như hướng khắc phục các tồn tại đó góp phần tăng cường công tác quản
lý, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, thúc đẩy phát triển sự nghiệp giáo dục
và đào tạo.
Luận văn” Tăng cường công tác kiểm soát thu, chi của cơ quan Đại diện
Thông tấn xã Việt Nam tại Đà Nẵng” năm 2010 của tác giả Vương Quốc Anh
Tiến đã làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về vai trò kiểm soát các hoạt động thu,
chi của đơn vị sự nghiệp, nghiên cứu đánh giá thực trạng công tác kiểm soát thu,
chi của cơ quan Đại diện Thông tấn xã Việt Nam tại Đà Nẵng và đưa ra các giải
pháp khắc phục góp phần nâng cao chất lượng kiểm soát của cơ quan Đại diện
Thông tấn xã Việt Nam tại Đà Nẵng.
Luận văn” Tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách Nhà nước
tại Trường Cao Đẳng Công nghệ -Đại học Đà Nẵng” năm 2008 của tác giả
Mai Thị Lợi đã làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về vai trò kiểm soát các hoạt
động thu, chi ngân sách Nhà nước của đơn vị sự nghiệp giáo dục, nghiên cứu đánh
giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ thu, chi của Trường Cao Đẳng Công
nghệ -Đại học Đà Nẵng và đưa ra các giải pháp tập trung vào kiểm soát nội bộ
thu, chi ngân sách Nhà nước.
Luận văn” Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với công tác thu, chi tại
Trường Đại học Đà Nẵng’’ năm 2006 của tác giả Nguyễn Anh Huân đã nêu
lên những bất cập và hạn chế đối với kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại
học Đà Nẵng, từ đó đưa ra một số giải pháp tương đối hữu hiệu để khắc phục
những hạn chế này.
Xét về phương diện mục tiêu, phạm vi, đối tượng và phương pháp

5

nghiên cứu nhìn chung các đề tài đều nói lên được những lý luận cơ bản về
công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi trong đơn vị sự nghiệp. Nhưng
tùy thuộc vào đặc thù của từng đơn vị mà các tác giả nghiên cứu, phát hiện
ra những tồn tại trong công tác kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi và đưa
ra những giải pháp khác nhau nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ các
khoản thu, chi tại các đơn vị đó. Tuy nhiên, các nghiên cứu trên chưa đề cập
đến vấn đề kiểm soát nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp y tế. Qua tìm
hiểu, nghiên cứu tác giả đã đi sâu phân tích, đánh giá hệ thống kiểm soát nội
bộ thu, chi tại Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn cũng chỉ
ra được những tồn tại và giải pháp khắc phục nhằm tăng cường hệ thống kiểm
soát nội bộ các khoản thu, chi cho các đơn vị sự nghiệp y tế nói chung và làm
rõ nguồn tài chính, tránh được các sai phạm, lãng phí, góp phần vào
mục tiêu phát triển tại Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn
nói riêng.


6

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC
KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Mọi hoạt động của đơn vị, muốn đạt được hiệu quả cao thì ngoài việc
xây dựng các chương trình, mục tiêu, các nhà quản lý cần phải chú trọng đến
công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết

kiệm, hiệu quả các nguồn lực hiện có chính là mục tiêu của bất kỳ doanh
nghiệp nào mà không phân biệt quy mô hoạt động. Do đó, khi tổ chức bất kỳ
hoạt động nào của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự các
nhà quản lý phải lồng vào đó sự kiểm tra, kiểm soát của mình bằng cách xây
dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ.
Khái niệm kiểm soát nội bộ không phải là mới đối với các nhà nghiên
cứu. Khái niệm này từ lâu đã được hình thành và phát triển để trở thành một hệ
thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức, không chỉ phục vụ cho công
việc của kiểm toán viên mà còn liên quan mật thiết đến vấn đề quản lý của đơn
vị. Qua nghiên cứu, các tổ chức đã đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau về
KSNB, cụ thể:
-Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì: KSNB là một hệ thống
chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản,
bảo đảm độ tin cậy và trung thực của các thông tin báo cáo, bảo đảm việc thực
hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo đó kiểm soát
nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở
xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp
ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn
vị[18].


7

- Thông qua quá trình quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm
soát nội bộ thì báo cáo của COSO (1992) được công bố dưới tiêu đề Kiểm
soát nội bộ-Khuôn khổ hợp nhất đã đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ
như sau: kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một
sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả
của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính và sự tuân thủ pháp luật và

các quy định [1, tr.2].
-Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400) thì: KSNB là các
quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm
tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài
chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài
sản của đơn vị [3].
Các định nghĩa trên mặc dù được đưa ra bởi các Hiệp hội, tổ chức khác
nhau nhưng đều đề cập chung một số vấn đề mà chúng ta cần làm sáng tỏ để
có một cái nhìn tổng quát về kiểm soát nội bộ, cụ thể:
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: có nghĩa là các hoạt động của đơn
vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát.
Kiểm soát nội bộ không chỉ là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các
hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận của tổ chức. Kiểm soát nội bộ hữu hiệu
khi nó được xây dựng là một bộ phận cơ bản trong hoạt động của đơn vị,
không thể tách rời chứ không phải chỉ là một chức năng bổ sung cho các hoạt
động của tổ chức [1, tr.2].
- Kiểm soát nội bộ được xây dựng và sử dụng bởi con người hay nói
cách khác kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người. Con người luôn đặt ra
mục tiêu, đưa ra cơ chế kiểm soát nhằm vận hành đúng, hướng tới những mục


8

tiêu đã đặt ra [1, tr.3].
- Đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp
lý cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Điều này xuất
phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ
thống kiểm soát nội bộ, đó là những sai lầm của con người khi đưa ra các
quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý

vượt khỏi tầm kiểm soát [1, tr.3].
- Các mục tiêu: mỗi đơn vị thường đặt ra các mục tiêu kiểm soát cụ thể,
đó là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay mục tiêu riêng cho từng hoạt động,
từng bộ phận bao gồm:
+ Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả
việc sử dụng nguồn lực.
+ Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực
và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
+ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ theo quy
định của pháp luật.
1.1.2. Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ
mang lại cho tổ chức những lợi ích như:
- Làm giảm nguy cơ rủi ro tiềm ẩn xảy ra trong quản lý của đơn vị.
- Đảm bảo an toàn tài sản và bảo mật thông tin trong đơn vị.
- Đảm bảo tính tuân thủ của các hoạt động đối với chính sách chế độ
pháp luật của Nhà nước, các quy định, quy chế đề ra trong đơn vị. Đồng thời
giám sát mức hiệu lực và hiệu quả của chính sách chế độ, quy định đó trong
việc ngăn chặn và phát hiện các sai phạm trong hoạt động của đơn vị.
- Đảm bảo tính trung thực và hợp lý, sự phù hợp với thông lệ, chuẩn
mực và quy định của tài chính, kế toán hiện hành, các thông tin được phản ánh


9

trên báo cáo tài chính.
- Đảm bảo cho tổ chức hoạt động có hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn
lực và đạt được mục tiêu đề ra.
1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo COSO
(1992) [1]

Theo báo cáo COSO thì hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm yếu tố:
môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền
thông, hoạt động giám sát. Năm yếu tố này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau,
cụ thể:
a. Môi trường kiểm soát
Là ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức của toàn bộ nhân
viên trong đơn vị được thể hiện qua tính kỷ luật, kỷ cương của tổ chức, giá trị
đạo đức, tính trung thực, triết lý, phong cách điều hành của nhà quản lý… Môi
trường kiểm soát bao gồm các nhân tố chính như: tính trung thực và giá trị đạo
đức, đảm bảo về năng lực, hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán, cơ cấu tổ
chức, cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm, chính sách nhân sự.
b. Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động đều phát sinh những rủi ro khó có thể kiểm soát.
Vì vậy nhà quản lý cần phải nhận thức và đối phó với các rủi ro mà tổ chức có
thể gặp phải. Việc đánh giá rủi ro được thể hiện: xác định được mục tiêu, nhận
dạng rủi ro sau đó phân tích và đánh giá rủi ro.
c. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chính là những chính sách và thủ tục kiểm soát để
đảm bảo cho các quyết định của nhà quản lý thực hiện nhằm đạt được mục
tiêu. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ, mọi hoạt
động như: hoạt động kiểm soát trách nhiệm của từng nhân viên trong từng bộ
phận, kiểm soát quá trình xử lý thông tin, bảo vệ tài sản và phân tích rà soát để


10

có thể phát hiện ra những vấn đề bất thường nhằm điều chỉnh kịp thời.
d. Thông tin và truyền thông
Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi dưới
các hình thức khác nhau làm sao các thành viên trong đơn vị thực hiện nhiệm

vụ của mình. Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, cung cấp thông tin cần
thiết cho việc quản lý và kiểm soát. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu xảy ra theo
nhiều hướng: từ trên xuống, từ dưới lên hoặc giữa các cấp với nhau. Ngoài ra
cũng cần trao đổi thông tin từ bên trong tổ chức với các đối tượng bên ngoài.
e. Hoạt động giám sát
Là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát kiểm soát nội
bộ theo thời gian, xác định những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ
có vận hành đúng như thiết kế và có được phát hiện kịp thời để có những biện
pháp khắc phục càng sớm càng tốt.
1.1.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình truyền thống
Hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình truyền thống thông thường
được hình thành từ 3 yếu tố: Môi trường kiểm soát; hệ thống thông tin; các thủ
tục kiểm soát.
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm những yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết
kế và vận hành của quá trình kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát bao
gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị. Các nhân tố này liên
quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý
trong đơn vị.
* Các nhân tố bên trong bao gồm:
- Đặc thù về quản lý: chỉ những quan điểm khác nhau của nhà quản lý
đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu phụ
thuộc vào quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý. Nếu như


11

người quản lý coi trọng kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của
mình chỉ ra những quan điểm rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của
kiểm soát thì những thành viên trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và họ

sẽ tuân thủ hệ thống kiểm soát đã được thiết lập. Ngược lại nếu như những
thành viên của tổ chức xem kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với
người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hổ trợ trong việc kiểm
soát từ phía người lãnh đạo thì chắc rằng mục tiêu kiểm soát của người quản lý
sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu.
- Cơ cấu tổ chức trong đơn vị: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ
góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức là việc thiết lập bộ
máy thực hiện mục tiêu của đơn vị, thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách
nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi đơn
vị mà người quản lý có thể thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp. Một cơ cấu tổ
chức phù hợp là điều kiện đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác
dụng. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống
dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như
kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ đơn vị. Một
cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian
lận và sai sót trong hoạt động tài chính của đơn vị. Để thực hiện điều này, cơ
cấu tổ chức của đơn vị phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các
bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ sách và bảo quản tài sản. Sự phân chia này tạo điều kiện kiểm soát lẫn
nhau giữa các bộ phận được tốt hơn.
+ Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu


12

quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
- Chính sách nhân sự: Con người luôn là nhân tố quan trọng trong môi

trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát
trong hoạt động của đơn vị. Do đó cần có sự kết hợp giữa hai yếu tố: tài năng
và đạo đức. Nếu đơn vị có đội ngũ nhân viên tốt sẽ giảm bớt những hạn chế
vốn có của kiểm soát nội bộ. Nếu lực lượng nhân viên yếu kém thì dù đơn vị
có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát kiểm soát rất chặt chẽ vẫn không
thể phát huy hiệu quả được. Mặt khác, cho dù nhân viên có tài năng và đạo đức
thì họ vẫn có thể có những kiếm khuyết mang tính bản năng. Vì vậy nhà quản
lý cần phải thiết lập các chương trình động viên khuyến khích đi kèm cho các
hoạt động tốt, nổi bật. Đồng thời cũng có các hình thức kỷ luật nghiêm khắc
cho các hành vi vi phạm. Khi đánh giá về chính sách nhân sự, đơn vị cần dựa
vào các tiêu chí như: chính sách và thủ tục cho việc tuyển dụng, huấn luyện, đề
bạt và trợ cấp phù hợp cho nhân viên. Cần kiểm tra và lựa chọn các ứng viên
có trình độ, năng lực và kinh nghiệm cho phù hợp.
- Công tác kế hoạch: Công tác kế hoạch ở đây được hiểu là việc lập các
kế hoạch và dự toán, đồng thời là việc theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện
các kế hoạch, các dự toán đó. Hệ thống kế hoạch trong các đơn vị gồm các kế
hoạch sản xuất, tài chính, tiêu thụ, đầu tư, thu, chi… Trong đó kế hoạch tài
chính với các dự toán ngân sách tổng thể và dự toán chi tiết cho các bộ phận,
các khoản mục nếu được xây dựng chắc chắn, có nề nếp và ổn định sẽ là điều
kiện quan trọng cho việc KSNB tốt, là mục tiêu cho hành động và là căn cứ
cho việc đánh giá kết quả. Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ đề ra
các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ
kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể
hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý trong đơn vị. Do đó nhà
quản lý phải kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực


13

tế so với kế hoạch để có giải pháp điều chỉnh kịp thời

- Bộ phận kiểm toán nội: Bộ phận kiểm toán nội bộ được thiết lập trong
đơn vị thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra và đánh giá một cách thường
xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Việc hoạt động có hiệu quả của bộ
phận kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho đơn vị có được những thông tin kịp thời và
chính xác về tình hình hoạt động của đơn vị nói chung, chất lượng công tác
kiểm toán nói riêng để đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù hợp. Do đó, bộ
phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có đạo đức nghề nghiệp cũng như
năng lực công tác tốt để thực hiện nhiệm vụ của mình và đảm bảo sự độc lập
so với tất cả các bộ phận khác trong đơn vị mới có thể phát huy tác dụng tốt và
có hiệu quả.
- Ủy ban kiểm soát: bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo
cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và là
những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban này thường có
nhiệm vụ và quyền hạn như:
+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của đơn vị;
+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ;
+ Giám sát quá trình lập báo cáo tài chính;
+ Dung hòa những bất đồng giữa ban giám đốc và kiểm toán viên bên
ngoài.
* Các nhân tố bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của một đơn vị còn phụ thuộc vào các nhân
tố bên ngoài, đó là các nhân tố quy định và điều chỉnh thái độ của chủ thể quản
lý trong việc xây dựng và điều hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhóm nhân tố
này bao gồm ảnh hưởng của các cơ quan chức năng nhà nước thông qua các
văn bản ban hành, các chính sách, chế độ của nhà nước, sự kiểm soát của các
cơ quan chức năng, chỉ đạo của cấp trên hoặc cơ quan quản lý chuyên môn,


14

môi trường pháp lý như: ngân hàng, kho bạc nhà nước, thuế, kiểm toán… Các
nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh
hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như
sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ.
b. Hệ thống thông tin kế toán
Mỗi thành phần của hệ thống kiểm soát đều có những đặc trưng riêng
độc lập nhưng đồng thời cũng có sự kết hợp chặt chẽ tương tác lẫn nhau trong
một hệ thống. Trong những thành phần trên, hệ thống thông tin kế toán có một
vai trò quan trọng dùng để nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ, xử lý, tổng
hợp và truyền đạt thông tin tài chính về thực thể kinh tế cho phép người sử
dụng thông tin đánh giá và ra quyết định.
Hệ thống thông tin kế toán cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà
quản lý và đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của
đơn vị thể hiện ở hệ thống ghi sổ kép, hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ
ghi sổ tiêu chuẩn, bảng cân đối tài khoản.
Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quy trình bao gồm các nội dung
chủ yếu sau:
- Hệ thống chứng từ kế toán: là giai đoạn đầu tiên rất quan trọng vì số
liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và
phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh.
- Hệ thống tài khoản kế toán: là cầu nối giữa chứng từ kế toán và sổ kế
toán. Hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo
nội dung đã phân loại. Sử dụng một hệ thống tài khoản đầy đủ, chi tiết là cơ sở
cho việc phản ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách rõ ràng,
cụ thể đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép và cung cấp thông tin cho
nhà quản lý.
- Hệ thống sổ sách kế toán: là giai đoạn trong quá trình xử lý số liệu kế


15

toán bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp…, để chuẩn bị cung
cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo. Đơn vị cần lựa chọn sổ kế toán phù
hợp và tổ chức sổ kế toán đầy đủ, hợp lý. Hệ thống sổ kế toán được tổ chức
khoa học giúp cho việc lưu trữ, tổng hợp thông tin có hiệu quả, là cơ sở cho
việc kiểm tra các thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý chứng từ, đối chiếu
giữa số liệu cho tiết và tổng hợp.
- Hệ thống báo cáo tài chính: là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý
thông tin kế toán nhằm tổng hợp số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên
báo cáo. Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính thể hiện trung thực
tình hình tài chính. Thông qua báo cáo tài chính đơn vị có thể phân tích, phát
hiện ra những trường hợp bất thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách, chứng từ kế
toán.
Hệ thống thông tin kế toán của một đơn vị là một bộ phận quan trọng
không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát
trong đơn vị. Thực hiện tốt các chế độ kế toán thì tự thân những hoạt động này
cũng đồng thời là hoạt động kiểm soát của kế toán. Thông qua các hoạt động
này, hệ thống thông tin kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho
nhà quản lý mà còn giúp cho kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Chính vì
vậy, hệ thống thông tin kế toán được xem là một mắc xích, một bộ phận cấu
thành quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
c. Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là một phần quan trọng trong hoạt động kiểm soát.
Thủ tục kiểm soát là toàn bộ các quá trình, các chính sách do nhà quản lý đơn
vị xây dựng và chỉ đạo thực hiện nhằm đạt được mục tiêu kiểm soát. Môi
trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm
soát, môi trường kiểm soát mạnh mẽ sẽ hổ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm
soát cụ thể. Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động