Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHHMTV Dược Trung Ương III.
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.66 MB, 105 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRẦN THỊ DIỆU LÀNH
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG III
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đà Nẵng – Năm 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRẦN THỊ DIỆU LÀNH
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG III
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.20
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN
Đà Nẵng – Năm 2014
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu riêng của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn
Trần Thị Diệu Lành
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ...................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài .......................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu ..............................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..........................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................2
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn ...............................................................3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu................................................................3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Ở CÁC
DOANH NGHIỆP ....................................................................................6
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN...........6
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán............................................. 6
1.1.2. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác
trong doanh nghiệp.................................................................................... 8
1.1.3. Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình ........................................ 9
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP .................................12
1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình bán hàng thu tiền................. 12
1.2.2. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng thu tiền ...... 13
1.2.3. Tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển
chứng từ................................................................................................... 15
1.2.4. Tổ chức dữ liệu và mã hóa đối tượng kế toán .............................. 17
1.2.5. Tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng thu tiền .................... 21
1.2.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng thu
tiền........................................................................................................... 32
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ........................................................................34
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY
TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3 ..............................................35
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC
TRUNG ƯƠNG 3 ....................................................................................35
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH MTV Dược
Trug Ương 3............................................................................................ 35
2.1.2. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh sản phẩm của công ty............ 35
2.1.3. Đặc điểm hoạt động tiêu thụ tại công ty TNHH MTV Dược Trung
Ương 3..................................................................................................... 35
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty..................................................... 36
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán .............................................................. 39
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU
TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC
TRUNG ƯƠNG 3 ....................................................................................40
2.2.1. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại công ty TNHH
MTV Dược Trung Ương 3...................................................................... 40
2.2.2. Thực trạng tổ chức dữ liệu và mã hóa đối tượng quản lý............. 45
2.2.3. Thực trạng tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng thu tiền .. 49
2.2.4. Thực trạng báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình bán hàng thu
tiền........................................................................................................... 64
2.2.6. Đánh giá tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu
tiền tại công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3................................. 65
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ........................................................................67
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU
TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3........68
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG
TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3...........................................68
3.2. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN ...................................69
3.2.1. Định hướng xây dựng chu trình bán hàng thu tiền theo ERP....... 69
3.2.2. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán
hàng và thu tiền ....................................................................................... 71
3.2.3. Hoàn thiện hệ tổ chức và mã hóa dữ liệu...................................... 72
3.2.4. Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và
thu tiền..................................................................................................... 76
3.2.5. Hoàn thiện báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền ..... 83
KẾT LUẬN .............................................................................................90
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
Tên hình
hình
Trang
1.1
Mối liên hệ giữa Hệ thống thông tin với kế toán
6
1.2
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
7
1.3
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
9
thông tin khác trong doanh nghiệp
1.4
Mô tả các chức năng cũng như phân công trách nhiệm và sự
14
phối hợp giữa các phòng kinh doanh và phòng kế toán trong
chu trình doanh thu
1.5
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng và thu tiền
22
1.6
Tổ chức thông tin trong quy trình xử lý bán hàng
23
1.7
Tổ chức thông tin trong quy trình giao hàng
26
1.8
Tổ chức thông tin trong quy trình lập hóa đơn
29
2.1
Sơ đồ mạng lưới kinh doanh
36
2.2
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
36
2.3
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
39
2.4
Quy trình luân chuyển nghiệp vụ bán hàng
41
2.5
Quy trình luân chuyển khâu quản lý công nợ
43
2.6
Quy trình luân chuyển khâu thu tiền
44
2.7.
Thực trạng tổ chức thông tin quy trình lập hóa đơn
55
2.8
Thực trạng tổ chức thông tin quy trình quản lý công nợ
63
3.1
Sơ đồ hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ trong chu
72
trình bán hàng
3.2
Hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình xử lý đặt hàng
77
3.3
Hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình xử lý giao hàng
82
3.4
Hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình lập hóa đơn
83
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Cũng như các thị trường khác, thị trường Dược phẩm ở nước ta hiện
nay đang phát triển rất mạnh, ngành Dược được Nhà nước quy định trong
nhóm sản phẩm hàng hóa đặc biệt, chiếm một vị trí quan trọng trong chiến
lược chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân. Vì vậy, sản xuất thuốc tốt,
giá cả hợp lý và kinh doanh hiệu quả là mục tiêu cần hướng tới. Kế toán với
tư cách là một công cụ quản lý, có chức năng thông tin và kiểm tra, quản lý
hoạch định, tổ chức, kiểm soát và đưa ra các quyết định đúng đắn phù hợp.
Nhằm đạt được điều này cần phải xây dựng được một hệ thống thông tin kế
toán hoàn chỉnh.
Công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3 vừa là doanh nghiệp sản
xuất vừa là doanh nghiệp thương mại. Công ty có hệ thống phân phối rộng
khắp các tỉnh thành cả nước. Điều này đòi hỏi công tác bán hàng, theo dõi
khách hàng phải quản lý chặt chẽ. Nhận thức được tầm quan trọng này công
ty đã ứng dụng công nghệ thông tin mà trước hết là phần mềm kế toán bước
đầu mang lại hiệu quả. Tuy nhiên, phần mềm của công ty mới hoạt động bộ
phận kế toán, bộ phận kinh doanh. Trong khi đó, dược phẩm là loại hàng hóa
đặc biệt, mặt hàng của công ty đa dạng nhiều chủng loại thuốc. Nhân viên bán
hàng không xác định được số lượng tồn kho, số lô, hạn dùng của từng loại
thuốc. Ngoài ra, mã thông tin khách hàng, mã hàng hóa không thống nhất làm
mất thời gian tìm kiếm. Bộ phận kho chưa sử dụng phần mềm hỗ trợ nên việc
nhập và theo dõi các số liệu chỉ thực hiện trên excel. Vì vậy, ghi nhận hàng
chính xác, kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng và lượng hàng sẵn có, giao
hàng đúng hạn, ghi nhận doanh thu đúng kỳ, theo dõi tình hình công nợ, xây
dựng quy trình bán hàng một cách bài bản là những vấn đề đáng quan tâm.
2
Xuất phát từ yêu cầu mang tính khách quan cả về lý luận và thực tiễn,
tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu của luận văn: “Hoàn thiện tổ chức thông tin
kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH MTV Dược
Trung Ương 3”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong
chu trình bán hàng thu tiền tại các doanh nghiệp.
- Khảo sát và phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong chu
trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3.
- Đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong
Chu trình bán hàng phù hợp với nguồn lực sẵn có của công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Tác giả nghiên cứu cơ sở lý luận về tổ chức
thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền, thực trạng tổ chức thông
tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH MTV Dược
Trung ương 3.
Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong
phương thức bán buôn tại công ty
4. Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng phương pháp quan sát, phỏng vấn để tìm hiểu biện pháp quản
lý, tổ chức thực hiện kế toán tại Công Ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3.
- Thu thập dữ liệu, phân tích hệ thống, phân tích các thành phần của hệ
thống kế toán, mối quan hệ của chu trình bán hàng và thu tiền với các chu
trình kế toán khác trong đơn vị.
- Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, quá trình thiết kế mã
hóa đối tượng kế toán chi tiết, quy trình luân chuyển chứng từ.
3
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
- Về lý luận
Luận văn nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lí luận chung về hệ thống
thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền để làm cơ sở hoàn thiện tổ
chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH
Dược Trung ương 3 .
- Về thực tiễn
Luận văn Phân tích, đánh giá thực trạng về tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH Dược Trung Ương 3.
Luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán tại Công ty một cách hợp lý đối với chu trình bán hàng thu tiền.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Đứng trước xu thế hội nhập và thách thức của nền kinh tế thị trường
hiện nay, thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Làm thế nào thông tin kế
toán cung cấp cho đối tượng quan tâm đạt chất lượng và hữu ích? Đây là câu
hỏi đã được nhiều tác giả quan tâm và nghiên cứu. Cho đến nay, đã có một số
nghiên cứu chuyên sâu, một số nghiên cứu liên quan và các nghiên cứu mang
tính chung chung về hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên luận văn, tạp chí,
giáo trình.
Cho đến nay đã có một số luận văn thạc sỹ, bài báo đã được công bố
liên quan đến hệ thống thông tin kế toán, chủ yếu viết về phần mềm kế toán,
tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học cho các loại hình
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của
Trần Mậu Thông (2010), hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty Cổ
phần lâm đặc sản Quảng Nam; Luận văn thạc sỹ kế toán của Phạm Lê Hoài
(2012), hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công ty cổ phần Pymepharco; Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh
4
của Trần Thị Thu hà (2010), Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định
hướng ERP tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Đà Nẵng. Các bài báo khoa học
đã được công bố như: Tạp chí khoa học và công nghệ Nguyễn Mạnh toàn –
Nguyễn Thị Hồng Hạnh (số 5, 2010), Ứng dụng ERP trong tổ chức quản lý
đào tạo theo tín chỉ; Tạp chí khoa học và công nghệ Huỳnh Thị Hồng Hạnh
(số 9, 2012), hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán bệnh viện theo định hướng
giải pháp quản lý tổng thể; Tạp chí khoa học và công nghệ, Nguyễn Mạnh
Toàn - Huỳnh Thị Hồng Hạnh (số 9, 2012), tổ chức hệ thống thông tin kế toán
trong trường đại học theo cách tiếp cận chu trình; Tạp chí khoa học và công
nghệ, Nguyễn Mạnh Toàn (số 1, 2011), quy trình xử lý tổng hợp trong điều
kiện hạch toán kế toán trên máy vi tính. Trong các công trình nghiên cứu này,
tác giả đã hệ thống những nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán cũng
như việc phản ánh thực trạng chu trình bán hàng thu tiền tại các doanh nghiệp
thương mại, dịch vụ, doanh nghiệp sản xuất. Từ đó đưa ra các biện pháp
nhằm góp phần hoàn thiện chu trình bán hàng thu tiền tại các doanh nghiệp.
Những vấn đề liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền như: Vấn đề ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán doanh nghiệp; Vấn đề mã hóa
các đối tượng chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp; Vấn đề xây
dựng hạn mức tín dụng đối với khách hàng và phương pháp xử lý khi vượt
quá hạn mức; Vấn đề nhận biết rủi ro trong quá trình xuất kho và giao hàng,
lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu, thu tiền bán hàng và biện pháp kiểm soát nộ
bộ nhằm hạn chế rủi ro.
Các công trình nghiên cứu về phần mềm và tổ chức công tác kế toán
trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin chủ yếu được tập trung nhiều
về công tác kế toán tài chính mà chưa được quan tâm đến kế toán quản trị,
chưa gắn chặt hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Bên cạnh đó tác
giả chưa đi sâu vào xử lý các sai sót trong quá trình kết xuất dữ liệu, lập báo
5
cáo tài chính như “Hệ thống thông tin kế toán” của tác giả Dương Quang
Thiện (2007) nhà xuất bản tổng hợp Tp. Hồ Chí Minh; “Tổ chức công tác kế
toán trong điều kiện tin học hóa” của tác giả Nguyễn Phước Bảo Ân, đại học
kinh tế TP Hồ Chí Minh, NXB Lao động Xã hội.
Các giáo trình của các tác giả chỉ mới đề cập đến cách thức tổ chức hệ
thống thông tin kế toán, cách thức tổ chức cơ sở dữ liệu, xây dựng hệ thống
kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học, cách thức thực hiện và vận hành hệ
thống thông tin kế toán như “Hệ thống thông tin kế toán” (lý thuyết bài tập và
bài giải) của tác giả Nguyễn Thế Hưng, nhà xuất bản thống kê. Giáo trình “Hệ
thống thông tin kế toán” của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng
Hạnh được cụ thể hóa các nội dung của hệ thống thông tin kế toán trong điều
kiện tin học hóa, mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ
thống thông tin chức năng khác trong doanh nghiệp, phương pháp xây dựng
bộ mã, kiểm soát hệ thống thông tin kế toán, chức năng chính của từng chu
trình, cách thức tổ chức dữ liệu cũng như quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu
và cung cấp thông tin kế toán. Tuy nhiên, các giáo trình chưa đề xuất các ý
kiến giải quyết việc vận dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế
toán tại doanh nghiệp có hiệu quả cao nhất giúp doanh nghiệp quản lý chặt
chẽ trong hoạt động của doanh nghiệp.
Đề tài “ Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng
thu tiền tại công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3” là đề tài nghiên cứu về
tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền trong ngành dược.
Bên cạnh đề tài là kết quả kế thừa từ công trình nghiên cứu của các tác giả nói
trên đề tài còn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống
thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH MTV
Dược Trung Ương 3
6
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
Ở CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,
xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh
nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng
kì nhất định. Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và
kiểm tra.
Hệ thống thông tin kế toán là sự giao thoa giữa hệ thống kế toán và hệ
thống thông tin. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kế toán tạo
ra một hướng nghiên cứu mới, đó là lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán. Mối
liên hệ giữa hệ thống thông tin với kế toán có thể được khái quát qua Hình 1.1.
Hình 1.1: Mối liên hệ giữa Hệ thống thông tin với kế toán
- Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời
về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về tài sản,
nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp.
7
Qui trình xử lý hệ thống thông tin kế toán được bắt đầu khi ghi nhận
thông tin đầu vào, sau đó lưu trữ - xử lý - lưu trữ và điểm kết thúc một qui
trình là cung cấp thông tin (thông tin đầu ra) phục vụ cho quá trình quản lý
của doanh nghiệp
- Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh
trong doanh nghiệp như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí
phát sinh, trả lương cho công nhân…
Dữ liệu đầu vào gồm có hệ thống chứng từ gốc, là cơ sở quan trọng để
tạo lập hệ thống thông tin đầu vào. Chứng từ gốc là đầu mối cung cấp thông
tin chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Hệ thống chứng từ gốc được
thu nhận, sắp xếp, phân loại và xử lý theo trình tự. Hệ thống thông tin đầu vào
có thể thu nhận bằng thủ công hay bằng máy tính thông qua cơ sở ghi nhận
thông tin là chứng từ. Việc tổ chức ghi nhận thông tin đầu vào đòi hỏi phải
phân tích kỹ để tránh trùng lắp hoặc bỏ sót.
Phần
cứng
Phần
mềm
Thông
tin
kế toán
Con
người
Dữ liệu
kế toán
Cơ sở
dữ liệu
Các quy
trình, thủ
tục
Hình 1.2: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
- Quy trình xử lí: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn
cụ thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lí, phân
tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các
phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi
8
kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân
đối kế toán. Để thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham
gia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kĩ năng và trình độ
nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lí
với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ
sở dữ liệu, sổ sách…)
- Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử
dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các cấp quản trị cũng
như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp.
Như vậy, hệ thống thông tin kế toán là hệ thống cung cấp thông tin xử
lý nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế
hoạch bao gồm hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế
toán quản trị.
1.1.2. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
khác trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức
tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối
quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho
hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ
thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản
xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu
của hệ thống và tất cả chúng điều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông
tin kế toán. Các hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào
cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế
toán có nhiệm vụ xử lý chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các
bộ phận để thực hiện chức năng của mình. Ví dụ, hệ thống thông tin kế toán
9
cung cấp thông tin về tình hình vật tư tồn kho cho bộ phận cung ứng, thông
tin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng….
Hình 1.3: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ
thống thông tin khác trong doanh nghiệp
Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin
chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lí hoàn chỉnh phục vụ yêu
cầu quản trị doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản
trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được
các mục tiêu đề ra.
1.1.3. Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình
Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp có những công việc
được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu
trình) nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá
nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành
10
kế toán. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng
bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các
chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy
cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các
bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở
để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp thực
hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót.
Tuy khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu
trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình gồm: Chu trình
bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình chuyển đổi
và chu trình tài chính.
Bảng 1.1: Mô tả hoạt động chủ yếu của các chu trình
Chu trình
Hoạt động
- Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng
- Kiểm tra tín dụng và tồn kho
- Xuất kho giao hàng
Chu trình bán hàng và thu tiền
- Lập hóa đơn
- Theo dõi các khoản phải thu
- Thu tiền
- Ghi sổ và lập báo cáo
- yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ
- Lập, xét duyệt và gửi đơn hàng đến
nhà cung cấp
Chu trình mua hàng và thanh toán
- Nhận hàng, nhập kho và bảo quản
hàng hóa
- Chấp nhận thanh toán
- Thanh toán tiền nhà cung cấp
11
Chu trình
Hoạt động
- Theo dõi nợ phải trả
- Ghi sổ và lập báo cáo
- Lập kế hoạch sản xuất
- Tổ chức sản xuất
Chu trình chuyển đổi
- Nhập kho thành phẩm
- Tính toán chi phí sản xuất
- Lập báo cáo
- Dự báo nhu cầu tiền
- Phát hành cổ phiếu cho nhà đầu tư
Chu trình tài chính
- Vay ngân hàng
- Chi trả cổ tức và lãi vay
- Lập báo cáo
Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận
trong mỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thông tin quản lý trong
từng chu trình và mối quan hệ giữa chúng với hệ thống thông tin kế toán. Bộ
phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác
cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp
tục triển khai công việc nhằm hoàn thành trọn vẹn chức năng của chu trình.
Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp
các thông tin phản hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình hình và tiến
triển của công việc cũng như những vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải
quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý về tình hình và kết quả thực
hiện kế hoạch công tác.
Mục đích của việc tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình là nhằm:
- Chia sẻ thông tin cho các chức năng, bộ phận trong cùng chu trình;
12
- Phối hợp thực hiện một chức năng, nhiệm vụ một cách trọn vẹn đạt
được hiệu quả cao nhất. Mỗi bộ phận, cá nhân trong hệ thống không chỉ cố
gắng để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình và của bộ phận mình mà
hơn thế nữa cần phải am hiểu công việc của bộ phận khác nhằm phối hợp, hỗ
trợ cho các bộ phận có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp để hoàn thành nhiệm
vụ của chu trình. Có như vậy, mục tiêu của chu trình nói riêng và của doanh
nghiệp nói chung mới được hoàn thành đạt hiệu quả cao nhất.
- Kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận, phục vụ cho
công tác kiểm soát nội bộ trong từng chu trình và trong toàn doanh nghiệp.
- Là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhân
trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để xây dựng hệ thống kế
toán trách nhiệm.
Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình đặt ra yêu cầu phải
ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lý, trao đổi thông tin giữa
các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Để hệ thống thông tin kế toán thể
hiện vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, việc thực hiện tin
học hóa kế toán trở nên quan trọng và cần thiết.
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP
1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình bán hàng thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận
những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng thu tiền khách hàng. Các
công việc ghi nhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra
liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh nghiệp
ngừng hoạt động. Nếu doanh nghiệp thiết kế chu trình bán hàng và thu tiền
một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ đảm
13
bảo nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện nhanh
chóng, chính xác và được kiểm soát tốt.
Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình bán hàng thu tiền: (1)
Hệ thống xử lý bán hàng và (2) hệ thống xử lý thu tiền. Để thực hiện hai chức
năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thông thường có hai bộ phận trực tiếp
tham gia thực hiện chu trình này là phòng kinh doanh và phòng kế toán. Trao
đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng để thực hiện phối hợp nhịp nhàng và
hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như tham gia giữa hai bộ
phận với nhau.
* Mục tiêu của chu trình bán hàng thu tiền
- Đối với nghiệp vụ bán hàng là (1) bán đúng (đúng khách hàng / đúng
giá/ đúng hàng) (2) bán đủ (đủ số lượng hàng thỏa thuận) và (3) bán kịp thời
(kịp thời hạn để cam kết);
- Đối với nghiệp vụ thu tiền yêu cầu đặt ra là phải (1) thu đúng (đúng
người / đúng lô hàng), (2) thu đủ ( thu đủ số tiền cần phải thu) và (3) thu kịp
thời ( không để khách hàng nợ quá hạn).
Bên cạnh hai chức năng chính là bán hàng thu tiền, việc ghi nhận đối
chiếu và báo cáo tình hình tiêu thụ phải đảm bảo đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn,
dễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán.
1.2.2. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng thu tiền
Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến mối quan hệ mật thiết giữa hệ
thống thông tin bán hàng thuộc phòng kinh doanh và hệ thống thông tin kế
toán thuộc phòng kế toán.
Bộ phận kinh doanh: Có chức năng xác nhận và thỏa mãn nhu cầu
khách hàng, thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây
dựng kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách
hàng. Mục tiêu của phòng kinh doanh là tối đa doanh số thực hiện và tối thiểu
14
chi phí trong hoạt động bán hàng. Hệ thống thông tin bán hàng bao gồm con
người, thiết bị và quy trình nhằm thu thập, xử lí và cung cấp những thông tin
kịp thời và chính xác phục vụ cho việc phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận
trong quá trình bán hàng.
Bộ phận kế toán: Có trách nhiệm ghi nhận, xử lí, phân tích lưu trữ các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động của hàng hóa, doanh
thu theo từng khách hàng, từng thị trường, theo dõi công nợ theo từng khách
hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản thuế liên quan đến quá trình tiêu thụ, tiền
mặt, tiền gửi ngân hàng, chi phí, xác định kết quả tiêu thụ… cung cấp thông
tin cho bộ phận bán hàng và nhà quản trị các cấp thông qua các báo cáo thích
hợp.
Hình 1.4: Mô tả các chức năng cũng như phân công trách nhiệm và sự
phối hợp giữa các phòng kinh doanh và phòng kế toán trong chu trình
doanh thu
(1) Nhận đặt hàng
(2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng
(3) Kiểm tra hàng tồn kho
(4) Lập lệnh bán hàng
15
(5) Chuẩn bị hàng
(6) Giao hàng và vận chuyển hàng
(7) Cập nhật giảm hàng tồn kho
(8) Lập hóa đơn
(9) Theo dõi phải thu khách hàng
(10) Thu tiền
(11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo
1.2.3. Tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển
chứng từ
a. Hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ được sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền bao gồm:
- Đơn đặt hàng: Chứng từ này được lập bởi khách hàng, xác định nhu
cầu của khách hàng. Thông tin đơn đặt hàng: số lượng hàng, chủng loại, thời
gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu về thanh toán…
- Lệnh bán hàng: Chứng từ này được lập bởi bộ phận bán hàng. Lệnh
bán hàng thể hiện đầy đủ các thông tin về tên các loại hàng hóa, đơn vị tính,
số lượng, địa chỉ giao hàng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán….
- Phiếu đóng gói: Phiếu đóng gói hàng hóa là một chứng từ liệt kê các
mặt hàng, loại hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất
định. Phiếu đóng gói được lập bởi bộ phận giao hàng. Phiếu đóng gói hàng
hóa này có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa.
- Phiếu xuất kho
- Hợp đồng kinh tế
- Giấy giao hàng hay Giấy xác nhận thực hiện dịch vụ
Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp xây dựng hệ thống
chứng từ nội bộ phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh của mình. Căn cứ
vào hệ thống chứng từ đã xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp
16
lệ và hợp pháp, các yếu tố trong chứng từ phải được thể hiện đầy đủ, sau đó
chứng từ sẽ được phân loại, việc phân loại tốt chứng từ sẽ tạo điều kiện tốt
cho việc ghi sổ kế toán.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên
quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau. Cho nên cần phải
có quy trình luân chuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức
ghi nhận và xử lý thông tin. Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần
căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý
đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, đảm bảo cho chứng từ vận
động qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lắp,
bỏ sót. Sau khi sử dụng chứng từ để ghi sổ, chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy
định của luật kế toán. Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ kế toán là chế độ
chứng từ kế toán, đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm
hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Có nhiều cách
tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp, nhưng cách tiếp
cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh.
Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định bằng
văn bản mô tả quy trình, sau đó trình bày dưới hình thức lưu đồ chứng từ và
đính kèm tất cả các mẫu biểu có liên quan. Nguyên tắc khi thiết kế quy trình
lập và luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá
trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát nhằm đảm bảo tất cả dữ liệu điều
được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời, tài sản được an toàn. Quy trình lập
luân chuyển chứng từ cần được xây dựng dựa trên các chức năng của quá
trình xử lý, không nên gắn chặt với một bộ phận hay một con người cụ thể
nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán.
17
1.2.4. Tổ chức dữ liệu và mã hóa đối tượng kế toán
a. Tổ chức dữ liệu trong chu trình bán hàng thu tiền
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông
tin quản lý của một doanh nghiệp. Thông tin do kế toán cung cấp có ảnh
hưởng đến hoạt động của toàn doanh nghiệp nên việc tổ chức dữ liệu kế toán
ban đầu, thực hiện xử lý và cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, khoa
học, hợp lí và có hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ
với nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lí toàn bộ các dữ liệu về
thông tin kế toán. Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò như
bộ sổ kế toán trong điều kiện hạch toán trên máy tính. Toàn bộ dữ liệu kế
toán, bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới
phát sinh trong quá trình hạch toán đều được cập nhập và lưu trữ trên các tập
tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán. Mỗi tập tin gồm nhiều trường và
nhiều mẫu tin (bảng ghi). Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của
các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một mẫu tin mô tả các thuộc tính của
một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định. Theo tính chất của dữ liệu chứa
trong mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được
phân thành các tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, các tập tin biến
động, các tập tin tồn và các tập tin báo cáo.
Tập tin hệ thống: Các tập tin hệ thống được thiết kế để lưu trữ các thông
số của hệ thống đã khai báo trong phần khởi tạo, bao gồm các thông tin chung
liên quan đến doanh nghiệp, các phương pháp hạch toán và các hình thức sổ
kế toán được lựa chọn, các quyền truy cập của từng người.
Tập tin danh mục từ điển : Nội dung các tập tin danh mục lưu trữ dữ
liệu về các đối tượng quản lý của kế toán, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng
cho nhiều kỳ kế toán như các loại vật tư, hàng hóa, tài sản, công nợ, ngoại
18
tệ… Thông thường các bộ mã và các thuộc tính liên quan đến bộ mã được lưu
giữ trong các tập tin danh mục từ điển. Các tập tin danh mục từ điển được tạo
ra và cập nhật nội dung ngay từ đầu khi chuẩn bị đưa phần mềm kế toán vào
sử dụng. Các tập tin danh mục từ điển tồn tại trong suốt quá trình sử dụng,
khai thác phần mềm kế toán và thường xuyên được cập nhập thêm đối tượng
mới phát sinh. Các tập tin danh mục từ điển trong hệ thông cơ sở dữ liệu được
kế toán khai thác và sử dụng thường bao gồm:
- Tập tin danh mục tài khoản: Được thiết kế để quản lý toàn bộ các tài
khoản (bao gồm các tài khoản tổng hợp và một số tài khoản chi tiết) mà doanh
nghiệp sử dụng. Trong tập tin này, mỗi mẫu tin chứa đựng dữ liệu về các thuộc
tính và nội dung của một tài khoản. Kế toán phải thực hiện việc khai báo các tài
khoản sử dụng cũng như số dư ban đầu của tài khoản trước khi triển khai ứng
dụng phần mềm kế toán. Trong quá trình sử dụng, khai thác hệ thống, kế toán
có thể cập nhật, bổ sung thêm các tài khoản mới khi có phát sinh.
- Tập tin danh mục vật tư: Được sử dụng để quản lý bộ mã vật tư, hàng
hóa của doanh nghiệp. Trong tập tin này, mỗi mẫu tin lưu trữ dữ liệu về mã và
các thuộc tính của một vật tư, hàng hóa cụ thể.
- Tập tin danh mục khách hàng: Được thiết kế và xây dựng để quản lí bộ
mã khách hàng và các thuộc tính của khách hàng.
- Tập tin danh mục nhà cung cấp: Được thiết kế và xây dựng để quản lý
bộ mã nhà cung cấp và các thuộc tính nhà cung cấp.
- Tập tin danh mục nhân viên: Được thiết kế và xây dựng để quản lý bộ
mã nhân viên và thuộc tính của từng nhân viên.
- Tập tin danh mục bộ phận: Được thiết kế và xây dựng để quản lý bộ mã
phòng ban, phân xưởng, xí nghiệp trực thuộc.
