Kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây dựng Bình Định.
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (672.52 KB, 107 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
HUỲNH THANH HÙNG
KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
BÌNH ĐỊNH
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đà Nẵng - Năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
HUỲNH THANH HÙNG
KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
BÌNH ĐỊNH
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. HOÀNG TÙNG
Đà Nẵng - Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai
công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn
Huỳnh Thanh Hùng
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài. ....................................................................... 1
2. Mục đích nghiên cứu của luận văn ....................................................... 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 2
5. Kết cấu của luận văn. ............................................................................ 2
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 2
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY
LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP....................................... 6
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ..... 6
1.1.1. Vai trò của kiểm soát trong quản lý................................................ 6
1.1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................ 7
1.1.3. Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ. ................... 8
1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. ........................ 9
1.2. ĐẶC ĐIỂM VỀ HOẠT ĐỘNG XÂY LẮP CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN
CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP ................................... 18
1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm xây lắp. .................................................... 18
1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp xây lắp .... 19
1.2.3. Đặc điểm về chi phí sản xuất trong hoạt động xây lắp................. 20
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP XÂY LẮP ............................................................... 22
1.3.1. Tạo lập môi trường kiểm soát. ...................................................... 22
1.3.2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp. .................. 23
1.3.3. Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp ........................................... 27
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..................................................................... 38
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ
XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BÌNH ĐỊNH .. 39
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
BÌNH ĐỊNH........................................................................................... 39
2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty............................ 39
2.1.2. Đặc điểm hoạt động của Công ty.................................................. 39
2.2. GIỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI CÔNG TY.. 40
2.2.1. Đặc thù quản lý. ............................................................................ 40
2.2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý. ................................................................ 40
2.2.3. Chính sách nhân sự. ...................................................................... 43
2.2.4. Công tác kế hoạch. ........................................................................ 44
2.2.5. Ủy ban kiểm soát........................................................................... 44
2.2.6. Các nhân tố bên ngoài................................................................... 44
2.3. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ........... 45
2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ............................................. 45
2.3.2. Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại Công ty .............................. 46
2.4. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BÌNH ĐỊNH ........................ 48
2.4.1. Hệ thống thông tin phục vụ công tác kiểm soát chi phí xây lắp... 48
2.4.2. Thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng
Bình Định ................................................................................................ 54
2.5. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BÌNH ĐỊNH ........................ 68
2.5.1. Ưu điểm......................................................................................... 68
2.5.2. Hạn chế. ........................................................................................ 68
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2..................................................................... 72
CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY
DỰNG BÌNH ĐỊNH............................................................................. 73
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ
CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BÌNH
ĐỊNH. .................................................................................................... 73
3.2. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ
KIỂM SOÁT.......................................................................................... 74
3.2.1. Mục tiêu hoàn thiện thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí.... 74
3.2.2. Hoàn thiện sổ sách kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp .... 74
3.2.3. Hoàn thiện biểu mẩu báo cáo chi phí xây lắp ............................... 80
3.3. CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY
LẮP TẠI CÔNG TY.............................................................................. 81
3.3.1. Kiểm soát hiện hành đối với chi phí xây lắp.. .............................. 81
3.3.2. Kiểm soát sau đối với chi phí xây lắp........................................... 86
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3..................................................................... 97
KẾT LUẬN........................................................................................... 98
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................ 99
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
Tên bảng
bảng
Trang
1.1
Hệ thống thông tin kế toán
13
2.1
Bảng phân tích đơn giá
49
2.2
Bảng khối lượng đơn giá dự thầu
50
2.3
Bảng khối lượng và chi phí VL, NC, MTC
51
2.4
Bảng tổng hợp dự toán xây lắp
52
3.1
Phiếu xuất kho theo hạn mức
75
3.2
Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công
78
3.3
Bảng tổng hợp biến động chi phí nguyên vật liệu trực
87
tiếp
3.4
Bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
88
3.5
Bảng phân tích biến động đơn giá nguyên vật liệu
89
3.6
Bảng phân tích biến động định mức tiêu hao
89
3.7
Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp
92
3.8
Bảng phân tích chi phí máy thi công
94
3.9
Bảng phân tích chi phí sản xuất chung
95
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu sơ
Tên sơ đồ
đồ
Trang
2.1
Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty
41
2.2
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
45
2.3
Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty
47
2.4
Quy trình mua vật tư nhập tại kho của công trường
56
tại Công ty cổ phần xây dựng Bình Định
2.5
Quy trình xuất vật tư tại kho dùng trực tiếp thi công
58
công trình
2.6
Quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp tại
62
Công ty
2.7
Quy trình kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công tại
64
Công ty
3.1
Quy trình kế toán chi phí NVL trực tiếp
76
3.2
Quy trình kế toán chi phí nhân công trực tiếp
77
3.3
Quy trình kế toán chi phí sử dụng máy thi công
79
3.4
Quy trình kiểm soát chi phí sản xuất chung
80
-1-
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các
doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển, nhưng đồng thời
chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức, mà đòi hỏi các doanh nghiệp trong
nước cần phải thay đổi các nhìn nhận và phải tạo được các chiến lược kinh
doanh phù hợp. Nhân tố chất lượng và hạ giá thành sản phẩm sẽ góp phần tích
cực trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này.
Muốn nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp
không dừng lại việc đầu tư nâng cao chất lượng công nghệ mới, nâng cao
trình độ tay nghề của người lao động, trình độ tổ chức quản lý hoạt động kinh
doanh… mà còn phải sử dụng các phương pháp mới để kiểm soát chi phí;
trong đó, tăng cường công tác kiểm soát chi phí là yêu cầu cấp thiết nhất.
Việc kiểm soát tốt chi phí không những sẽ hạn giá thành, nâng cao khả năng
cạnh tranh, mà còn góp phần tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp.
Công ty cổ phần xây dựng Bình Định là doanh nghiệp xây lắp, hoạt động
trên địa bàn thành phố Quy Nhơn tỉnh Bình Định. Trong những năm qua,
Công ty đã thi công nhiều công trình trọng điểm của thành phố với giá trị lớn,
được chủ đầu tư đánh giá cao về mặt chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật cũng như
tiến độ bàn giao công trình. Với mục tiêu “ tiếp tục phát triển bền vững và mở
rộng thị phần ra các tỉnh Miền trung và Tây Nguyên” trong điều kiện cơ chế
đấu thầu cạnh tranh, công khai, để thắng thầu các công trình, công ty cần phải
có các bước chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt, trong đó công tác kiểm soát chi
phí xây lắp hiệu quả, khắc phục tình trạng lãng phí, thất thoát vốn trong quá
trình thi công sẽ góp phần quan trọng để Công ty đạt mục tiêu đề ra.
Đó cũng là yêu cầu đặt ra cho đề tài: “ Kiểm soát chi phí xây lắp tại
Công ty cổ phần xây dựng Bình Định”.
-22. Mục đích nghiên cứu của luận văn
Luận văn nghiên cứu lý luận chung về kiểm soát chi phí xây lắp tại
doanh nghiệp xây lắp. Đồng thời, luận văn nghiên cứu thực tế và phân tích,
đánh giá hiện trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây
dựng Bình Định
Trên cơ sở lý luận và thực tế đã tìm hiểu, luận văn đưa ra các giải pháp
khả thi để tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ
phần xây dựng Bình Định
Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần xây dựng Bình Định
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phương pháp duy vật biện chứng,
duy vật lịch sử kết hợp cùng nhiều phương pháp nghiên cứu khác như phương
pháp phân tích, đánh giá, phương pháp thống kê và điều tra..
5. Kết cấu của luận văn.
Nội dung chính của luận văn được chia thành 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh
nghiệp xây lắp.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty
cổ phần xây dựng Bình Định.
Chương 3: Các giải pháp tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây
lắp tại công ty cổ phần xây dựng Bình Định.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trong xu thế hội nhập như hiện nay, kiểm soát chi phí là một nội dung
quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là
nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý hoạt động kinh
doanh. Tại Việt Nam trong thời gian gần đây một số Doanh nghiệp đã xây
-3dựng cho mình một hệ thống hoặc các giải pháp kiểm soát chi phí nhằm đảm
bảo các lợi ích cho Doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng đã có rất nhiều ý tưởng,
giải pháp mang tính khoa học và các đề tài nghiên cứu về vấn đề kiểm soát
chi phí. Trong khuôn khổ đề tài đang nghiên cứu, tác giả đã tham khảo, tìm
hiểu tư liệu các đề tài đã nghiên cứu trên cùng lĩnh vực liên quan. Cụ thể:
Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Kim Hương với đề tài “Tăng
cường kiểm soát chi phí các công trình xây dựng cầu đường tại thành phố Đà
Nẵng” (2010) đã trình bày các phương pháp và giải pháp kiểm soát chi phí
các công trình giao thông đô thị tại Đà Nẵng, tuy nhiên các đề xuất hoàn thiện
mang tính đồng nhất, đánh giá khía cạnh trên các công trình giao thông đô thị.
Nghiên cứu về “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí tại các doanh
nghiệp thuộc khu quản lý đường bộ 5” (Trịnh Thị Hồng Dung, 2010). Trong
nghiên cứu này tác giả đã nêu ra được bản chất và nguyên nhân làm chi phí
biến động, nhưng tính linh hoạt của chi phí không lớn một phần phụ thuộc
vào đặc điểm kinh doanh của khu quản lý vẫn còn mang tính chất hình thái
của chủ đầu tư dự án hơn là nhà thầu thi công xây lắp.
Trong thời gian gần đây, có rất nhiều tác giả đã nghiên cứu các vấn đề
kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, cụ thể là nghiên cứu được áp dụng
trong các doanh nghiệp xây lắp. Cụ thể:
Tác giả Nguyễn Phi Sơn ( năm 2006) qua luận văn “ Xây dựng hệ thống
kiểm soát chi phí xây lắp tại các đơn vị thuộc tổng công ty xây dựng miền
Trung”, tác giả ĐịnhThị Phương Liên trong luận văn “ Tăng cường kiểm soát
nội bộ chi phí sản xuất trong các Doanh nghiệp Xây Dựng trên địa bàn Thành
Phố Đà Nẵng”. Các nghiên cứu của tác giả Phạm Văn Dược, Trần Văn Tùng
về “ Một số giải pháp kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
trong Doanh nghiệp”, tác giả Phan Trung Kiên trong nghiên cứu “ Xây dựng
các mô hình kiểm soát chi phí trong Doanh nghiệp” … Trong các Công trình
đã nghiên cứu, các tác giả đã hệ thống được các nội dung cơ bản của kiểm
soát chi phí và các phương pháp, giải pháp hoàn thiện theo phạm vi đề tài các
-4tác giả đã nghiên cứu. Các công trình đã nghiên cứu về kiểm soát chi phí đều
chưa đi sâu các nội dung kiểm soát chi phí áp dụng cho các Doang nghiệp xây
lắp hoặc nếu cac đề tài chỉ áp dụng cho các Doanh nghiệp xây lắp thì chỉ mới
khái quát và tổng hợp trên một số Doanh Nghiệp chính mà không đi sâu vào
đặc thù của một Doanh nghiệp khi mà hoạt động xây lắp mang tính chất công
nghiệp, lâu dài, chi phí biến động lớn, phụ thuộc cụ thể vào tình hình của mỗi
Doanh nghiệp nên công tác kiểm soát gặp nhiều khó khăn.
Đề tài “ Kiểm soát chi phí tại các doanh nghiệp xây dựng – trường hợp
Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 24” (Mai Hoàng Hải, 2009). Đề tài
này, tác giả đã nêu ra được các hạn chế, các nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm
soát chi phí tại Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng nói riêng và kiểm soát
chi phí tại các Doanh nghiệp xây lắp nói chung. Thông qua những vấn đề đặt
ra từ thực tiễn đổi mới hoạt động của ngành xây dựng và xem xét những bất
cập về tình hình kiểm soát chi phí hiện nay tại các Doanh nghiệp. Luận văn đã
đưa ra các giải pháp và nêu lên các điều kiện nhằm hoàn thiện kiểm soát chi
phí tại các Doanh Nghiệp xây dựng, điển hình như hoàn thiện các yếu tố về
môi trường, hệ thống thông tin và các thủ tục kiểm soát. Tuy tác giả đã đi sâu
vào nghiên cứu tại một đơn vị điển hình về ngành xây dựng, nhưng luận văn
còn hạn chế là tác giả chỉ mới hoàn thiện các yếu tố thuộc về môi trường kiểm
soát, vẫn chưa đi sâu vào nghiên cứu các thủ tục kiểm soát cụ thể của từng
khoản mục chi phí để xem xét mức độ ảnh hưởng của chúng như thế nào đến
việc kiểm soát chi phí trong xây lắp.
Nghiên cứu “ Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty xây dựng
công trình Hàng Không ACC” (Phạm Ngọc Điệp, 2009). Tác giả bàn về vấn
đề nan giải, thiết yếu trong ngành xây dựng hiện nay chính là “thất thoát và
lãng phí” đang trở thành một vấn đề quan tâm của toàn xã hội. Công tác kiểm
soát chi phí nhằm đảm bảo chất lượng công trình, tiến độ thi công, hạ giá
thành xây dựng, khai thác hiệu quả các công trình… tại các doanh nghiệp
luôn đóng một vai trò ngày càng thiết thực và quan trọng để giúp cho các nhà
-5quản lý nắm bắt được diễn biến tình hình sản xuất, từ đó đưa ra quyết định
đúng đắn và kịp thời. Với những đòi hỏi trên, tác giả đã giải quyết và đáp ứng
được những yêu cầu cơ bản của mục tiêu nghiên cứu. Đưa ra được những
phương hướng, giải pháp có cơ sở, hợp lý, thiết thực với hy vọng nâng cao
kiểm soát chi phí trong xây lắp. Cũng giống luận văn của tác giả Mai Hoàng
Hải, luận văn này cũng chỉ đưa ra giải pháp hoàn thiện ở khía cạnh nổi bật
của yếu tố môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát mang tính chất chung,
chưa rõ ràng và cụ thể.
Với đặc thù ngành xây lắp, có giá trị sản phẩm lớn, thời gian kéo dài cho
nên việc kiểm soát khó khăn, vì thế yêu cầu tăng cường kiểm soát chi phí trong
xây dựng rất chú trọng. Hiểu được tầm quan trọng này, Đề tài “ Tăng cường
kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH tư vấn Xây Dựng Xuân An” (Đoàn
Thị Lệ Hà, 2011). Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại
Công ty, chỉ ra những mặt thành công, những vấn đề tồn tại và nguyên nhân.
Qua đó, đề ra các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao công tác kiểm soát chi phí
tại Công ty. Nội dung của đề tài này là vô cùng hữu ích nhằm giúp tác giả định
hướng cho các nội dung trong luận văn nghiên cứu của mình.
Qua các tài liệu, các công trình nghiên cứu đã nêu trên, tác giả thấy rằng
đề tài về kiểm soát chi phí xây lắp, đã được nhiều tác giả nghiên cứu làm đề
tài luận văn tốt nghiệp cao học. Riêng đề tài “ Kiểm soát chi phí xây lắp tại
Công ty cổ phần xây dựng Bình Định” chưa có một tác giả nào nghiên cứu.
Cho nên tác giả đã lấy đề tài này làm luận văn cho mình. Trong quá trình thực
hiện luận văn này, tác giả có tham khảo một số đề tài nghiên cứu nêu trên. Từ
những nội dung nghiên cứu các đề tài đó, luận văn kế thừa những lý luận cơ
bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây lắp, tham khảo một
số cách thức hoàn thiện hệ thống kiểm soát tại các đơn vị, qua đó kết hợp vận
dụng phù hợp với thực tế tại Công ty.
-6CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP
TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
1.1.1. Vai trò của kiểm soát trong quản lý.
Quản lý là hoạt động cần thiết cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của con
người, trong mọi tổ chức cũng như toàn bộ xã hội. Sự cần thiết trên xuất phát
từ yêu cầu đối với quản lý trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về quản lý nhưng chung nhất, quản lý là
một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở
nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Xét về hoạt động thực tiễn, quá trình quản lý bao gồm các giai đoạn cơ
bản có liên hệ với nhau như: lập kế hoạch, cung cấp các nguồn lực, tổ chức,
điều hành và kiểm soát.
Trong bất kỳ giai đoạn nào, các nhà quản trị cũng thường chú tấm đến
chính sách và thủ tục quản lý trong quan hệ với việc hình thành và duy trì các
hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Như vậy, kiểm
soát không phải là một giai đoạn của quá trình quản lý mà là một chức năng
gắn với mọi hoạt động của quá trình quản lý. Kiểm soát là tổng hợp những
phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý.
Quá trình kiểm soát bắt đầu từ việc xác định các mục tiêu, đó có thể là
mục tiêu ở một cấp rất cao hoặc là mục tiêu rất chi tiết, rõ ràng; Trên cơ sở
mục tiêu xác định, tiến hành đo lường kết quả của những thành tích thực tế đã
đạt được; Tiếp đến so sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu đã xây dựng
trước để xác định số chênh lệch, có thể vừa so sánh với kỳ hiện hành và
những kỳ trước. Từ kết quả so sánh đó, phân tích các nguyên nhân chênh
lệch: Xem xét để biết những nhân tố gây ra chênh lệch và tính toán mức độ
ảnh hưởng của từng nhân tố. Bước tiếp theo của quá trình này là xác định
-7hành động thích hợp của quản lý. Trên cơ sở những sự lựa chọn sẵn có đòi hỏi
phải đánh giá và phải có những điều chỉnh quan trọng để đi đến hành động cụ
thể cần thực hiện. Bước cuối cùng của quá trình kiểm soát là tiếp tục đánh giá
lại kết quả sau khi hành động nói trên được hoàn thành. Như vậy, quá trình
kiểm soát bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và kết thúc khi đạt được mục tiêu
đó. Chức năng kiểm soát đó chủ yếu là xem xét tính hiệu quả của các hành
động thực hiện mà nhờ đó các chiến lược được chuyển thành hành động để
đạt các mục tiêu và kết quả đã đặt ra.
1.1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát
trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Quá trình nghiên cứu về hệ thống
KSNB đã dẫn đến nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống này.
Trong các chuẩn mực đã hệ thống hóa của AICPA ( American Institute
Certified Public Accountants) – Viện kiểm toán viên công có bằng cấp của
Mỹ đưa ra định nghĩa về hệ thống KSNB như sau “KSNB gồm kế hoạch tổ
chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận trong
kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy
của thông tin kế toán, thức đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những
chủ trương quản lý đã đề ra”(2, tr.190).
Theo liên đoàn kế toán Quốc tế ( IFAC – International Federation of
Accountants), “ Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm
bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của thông tin;
bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt
động”(2,tr.201). Theo định nghĩa này thì KSNB là một chức năng thường
xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong
từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu
quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị (1,tr.234).
-8Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “ Hệ thống KSNB là các
quy định và các thủ tục kiểm soát do đợn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập BCTC trung
thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn
vị”
Qua các định nghĩa đã nêu cho thấy KSNB không chỉ giới hạn trong
chức năng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác như
hành chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phải có sự
phối hợp đồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức.
KSNB được chia thành hai loại: Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý
- Kiểm soát quản lý: là quá trình nhằm thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh
doanh và khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong đơn vị
trong việc thực hiện các chính sách quản lý.
- Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện, nhằm đạt
được các mục tiêu: bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin chính xác, trung thực,
kịp thời và đầy đủ.
1.1.3. Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Khi xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ, các nhà quản lý
doanh nghiệp đều mong muốn hệ thống kiểm soát nội bộ đó sẽ mang lại
những lợi ích thiết thực, góp phần làm cho hoạt động của doanh nghiệp được
tốt hơn. Do đó, cơ cấu kiểm soát nội bộ được thiết lập tại đơn vị phải đảm bảo
hợp lý cho các nhà quản trị đạt được mục tiêu sau:
Mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị nếu không được
bảo vệ bằng hệ thống kiểm soát phù hợp có thể bị đánh cắp, bị hư hại hoặc bị
lạm dụng vào những mục đích cá nhân khác nhau.
Mục tiêu đảm bảo độ tin cậy của thông tin: Thông tin kinh tế tài chính
được cung cấp dưới dạng các báo cáo nhiệm vụ và BCTC do bộ máy kế toán
-9thu thập, xử lý và tổng hợp. Đây là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định
của nhà quản lý bên trong và ngoài đơn vị. Vì vậy, thông tin cung cấp phải
đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt
động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động
kinh tế, tài chính.
Mục tiêu đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: để đảm bảo mục
tiêu này, hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các
quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức.
Mục tiêu đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý:
KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông
tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh
của đơn vị. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao
trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và
phát triển của đơn vị.
Và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ thể hiện:
Tạo thuận lợi cho việc điều khiển và quản lý kinh doanh có hiệu quả.
Đảm bảo chắc chắn là các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện
đúng thể thức và giám sát tính hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
Phát hiện những rắc rối trong kinh doanh để hoạch định và tiến hành
các biện pháp đối phó kịp thời.
Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh.
Ghi chép đầy đủ, phản ánh trung thực, đúng thể thức các nghiệp vụ và
hoạt động kinh doanh.
Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích.
Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ, đúng chế độ.
1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Để đánh giá và tổ chức một hệ thống KSNB hữu hiệu ta cần nhận thức
-10và tìm hiểu các yếu tố cấu thành nên nó. Theo quan điểm truyền thống do
AICPA đưa ra, hệ thống KSNB bao gồm các yếu tố sau: môi trường kiểm
soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
a. Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát là toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình
thiết kế, vận hành và sự hữu hiệu của các thủ tục, chính sách kiểm soát của
đơn vị. Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức, hành động
của nhà quản lý cấp cao trong đơn vị. Có thể nêu ra các nhân tố chính như:
Đặc thù về quản lý của đơn vị
Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động
của đơn vị. Vì vậy, quan điểm đường lối quản trị và tư cách của họ ảnh hưởng
rất lớn đến xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị. Đặc thù quản
lý chỉ rõ những quan điểm khác nhau của nhà quản lý về sự chính xác của
thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoàn thành kế hoạch, sự chấp
nhận rủi ro trong kinh doanh. Những nhà quản lý có phong cách kinh doanh
lành mạnh vì sự phát triển lâu dài đòi hỏi BCTC phải chính xác, các thủ tục
KSNB phải chặt chẽ. Đối với những nhà quản lý có mục tiêu kinh doanh là
lợi nhuận bằng mọi giá thì BCTC không cần trung thực, vì vậy các thủ tục
kiểm soát sẽ lỏng lẽo, không hiệu quả. Như vậy, phong cách điều hành và tư
cách của nhà quản trị ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục KSNB
cũng như độ chính xác BCTC.
Một yếu tố quan trọng của đặc thù quản lý là cơ cấu quyền lực trong đơn
vị. Nếu quyền lực tập trung vào một cá nhân hay một nhóm nhỏ thì phẩm chất
và năng lực của người nắm quyền ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm
soát. Trong những doanh nghiệp có quy mô lớn nếu xảy ra trường hợp trên thì
môi trường kiểm soát không lành mạnh do những người khác không có cơ hội
giám sát người có quyền lực cao. Tuy nhiên điều này ngược lại với các doanh
nghiệp tư nhân vì quyền lực tập trung có liên quan đến lợi ích của họ
-11Cơ cấu tổ chức
Là sự chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ
cấu tổ chức tốt sẽ ngăn ngừa các trường hợp vi phạm chính sách, thủ tục kiểm
soát của đơn vị, loại bỏ những sai phạm, gian lận có thể xảy ra, tạo hiệu quả
quản lý tốt cho các nhà lãnh đạo của đơn vị trong truyền đạt và thu thập thông
tin. Cơ cấu tổ chức nền tảng cho việc lập kế hoạch và kiểm tra. Để đạt được
mục tiêu của đơn vị cần phải có cơ cấu tổ chức hiệu quả và phù hợp quy mô
hoạt động của đơn vị. Muốn vậy cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tránh bỏ
sót bất kỳ lĩnh vực nào hoặc chồng chéo giữa các bộ phận.
- Phải có sự tách biệt giữa ba chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi sổ và bảo
quản tài sản.
- Các bộ phận phải độc lập tương đối
Chính sách nhân sự
Bao gồm các phương pháp quản lý nhân sự và chế độ của đơn vị về
tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, trả lương và đề bạt nhân viên trong đơn vị. Con
người là yếu tố quan trọng quyết định trong mọi hoạt động của đơn vị. Vì thế
một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ đảm bảo cho nhân viên trong đơn vị có
năng lực làm việc có tinh thần trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp. Ngược
lại, một chính sách nhân sự không khoa học sẽ dẫn đến đội ngũ nhân viên yếu
kém về năng lực và ý thức trách nhiệm. Khi đó dù các thủ tục kiểm soát có
được tổ chức chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả KSNB
Công tác lập kế hoạch và dự toán tại đơn vị.
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, kỹ
thuật, tài chính và các phương án chiến lược kinh doanh của ban quản lý trong
đơn vị. Việc lập và thực hiện kế hoạch một cách khoa học nghiêm túc sẽ là
công cụ kiểm soát rất hiệu quả. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị phải giám
-12sát tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực hiện với số liệu kế
hoạch để phát hiện những vấn đề bất thường và có những giải pháp kịp thời.
Bộ phận kiểm toán nội bộ.
Là nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát, chính bộ phận này chịu
trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ
hoạt động của đơn vị trong đó có hệ thống KSNB. Bộ phận kiểm toán nội bộ
hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có cái nhìn kịp thời và chính xác về các hoạt
động của đơn vị cũng như công tác kiểm soát, từ đó phát hiện những sai
phạm, gian lận làm thất thoát tài sản, đề ra biện pháp cải tiến hoạt động.
Để có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu điều cần thiết là đội ngũ nhân
viên kiểm toán nội bộ phải độc lập với các bộ phận được kiểm tra, đội ngũ đó
phải báo cáo trực tiếp cho nhà quản lý cấp cao trong tổ chức và phải đáp ứng
yêu cầu về năng lực cũng như đạo đức của kiểm toán viên.
Ủy ban kiểm soát
Thường gồm ba đến năm thành viên thuộc HĐQT, Không kiêm nhiệm
bất cứ công việc nào ở Công ty. Nhiệm vụ chính của ủy ban là giám sát quá
trình BCTC của tổ chức bao gồm cả cơ cấu KSNB và tuân thủ các luận định
tại Công ty. Để hoạt động có hiệu quả ủy ban kiểm soát phải thường xuyên
liên lạc với kiểm toán viên nội bộ lẫn kiểm toán viên bên ngoài.
Các nhân tố bên ngoài
Như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, ngân hàng, cổ
đông, chủ nợ… tuy không thuộc tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng ảnh
hưởng rất lớn đến thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.
b. Hệ thống thống tin kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống đóng có chức năng ghi nhận,
tính toán, phân loại, tổng hợp và truyền đạt thông tin tài chính của đơn vị cho
người sử dụng đánh giá và ra quyết định. Hệ thống này chứa đựng các tiến
trình xử lý, chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành những thông tin hữu ích ở đầu
-13ra. Các thông tin đầu vào thường là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thông
tin đầu ra là những báo cáo nhanh và báo cáo định kỳ.
Bảng 1.1. Hệ thống thông tin kế toán
Ghi nhận
Xử lý
Nhập dữ liệu thông
Phân loại, tổ chức tính
tin từ nguồn nội bộ
toán và tổng hợp thông
và bên ngoài
tin
Truyền đạt thông tin
Báo cáo nhanh, báo cáo
định kỳ cho người sử
dụng nội bộ và bên
ngoài.
Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho
nhà quản trị để ra những quyết định kinh doanh hợp lý. Nó là một hệ thống
con của hệ thống thông tin có vai trò trung tâm và ảnh hưởng trực tiếp đến tất
cả các hệ thống con khác.
Hệ thống kế toán bao gồm các phương pháp ghi chép, phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, tổng hợp và phân tích số liệu trên
BCTC. Một hệ thống kế toán hiệu quả phải thỏa mãn các mục tiêu KSNB chi
tiết đã nêu trên. Bằng việc giám sát, đối chiếu, tính toán và ghi sổ các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán đã cung cấp thông tin cho quản lý và
kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị.
Một tổ chức kế toán hữu hiệu thì thông tin kế toán phải đảm bảo các mục
tiêu sau:
• Tính có thực: chỉ được ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thật
• Sự phê chuẩn: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phê chuẩn
hợp lệ trước và sau khi phát sinh.
• Tính đầy đủ: ghi nhận đầy đủ toàn diện các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, không được giấu bớt hoặc loại bỏ các nghiệp vụ phát sinh.
• Sự đánh giá: không để xảy ra những sai phạm trong việc đo lường, tính
toán và áp dụng các chính sách kế toán.
-14• Sự phân loại: đảm bảo số liệu kế toán được phân loại đúng trong quá
trình chuyển số liệu từ chứng từ vào sổ kế toán.
• Sự đúng hạn: đảm bảo việc ghi nhận doanh thu và chi phí đúng kỳ.
• Chuyển sổ và tổng hợp báo cáo chính xác: số liệu kế toán được ghi vào
sổ chi tiết đúng đắn tổng hợp và báo cáo chính xác.
c. Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là toàn bộ các quá trình, các chính sách do nhà quản lý
thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị kiểm soát các rủi ro có thể gặp phải. Các
thủ tục kiểm soát của từng đơn vị có thể khác nhau do đặc điểm về cơ cấu tổ
chức, ngành nghề kinh doanh của từng đơn vị. Song đặc trưng chung nhất của
của các thủ tục kiểm soát là được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc: nguyên
tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy
quyền và phê chuẩn.
• Nguyên tắc phân công phân nhiệm: đòi hỏi phải phân chia công việc
và trách nhiệm cho nhiều người trong một bộ phận và nhiều bộ phận trong
một tổ chức. Mục đích của nguyên tắc này là dễ dàng phát hiện sai sót và hạn
chế gian lận xảy ra bằng việc không cho phép một cá nhân, một bộ phận nào
thực hiện toàn bộ các khâu của một công việc.
• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này có tác dụng ngăn ngừa các
hành vi lạm dụng quyền hạng. Cụ thể là không được bố trí kiêm nhiệm các
chức danh vừa phê chuẩn vừa thực hiện nghiệp vụ và chức năng kiểm soát
vừa chức năng thực hiện. Nguyên tác này dựa trên cơ sở thực tế là nếu có sự
kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng và việc ngăn ngừa hay phát hiện
gian lận thì rất khó khăn.
• Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: ủy quyền là việc nhà quản lý giao
quyền quyết định và giải quyết công việc nhận định cho cấp dưới thực hiện.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết một số công
việc trong phạm vi quyền hạn được giao. Trong quá trình hoạt động, các nhà
-15quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát
sinh trong đơn vị mình, mà cần phải có sự phân chia quyền hạn cho cấp dưới,
đồng thời quy định cụ thể trách nhiệm, quyền hạn của từng cấp. Nguyên tắc
này đảm bảo cho hoạt động của đơn vị không bị ách tắc, mặt khác tạo điều
kiện cho cấp dưới phát huy hết khả năng nhưng đồng thời nâng cao vai trò
trách nhiệm của từng cá nhân và giảm bớt sức ép cho nhà quản lý cấp cao.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một người hay một bộ phận
nào được thực hiện một quy trình hay một nghiệp vụ từ đầu đến cuối. Cụ thể
như không cho phép việc thực hiện chức năng phê chuẩn và thực hiện, chức
năng thực hiện và kiểm soát, chức năng kế toán và bảo vệ tài sản.
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm
soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng
thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
có thể gây ra, hay giấu diếm những sai phạm của mình. Phân chia trách nhiệm
phải tách biệt các chức năng sau đây:
+ Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: lý do là khi một
nhân viên vừa làm thủ kho vừa làm kế toán thì rất dễ chiếm dụng tài sản của
đơn vị.
+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: bởi
thực tế đã chỉ ra rằng nếu vừa làm thủ quỹ vừa làm người phê duyệt để chi
tiền thì rất dễ dàng tham ô tiền quỹ của đơn vị.
+ Chức năng thực hiện nhiệm vụ với chức năng kế toán: nếu từng bộ
phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo sẽ có xu hướng khai
sai để che dấu việc làm của mình.
- Kiểm soát quá trình xử lý nghiệp vụ và thông tin.
Để nghiệp vụ xảy ra đúng theo mục tiêu đề ra và thông tin cung cấp đáng
-16tin cậy cần thực hiện nhiều thủ tục kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy
đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin
cần phải đảm bảo các yêu cầu: kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách
kế toán; việc phê chuẩn phải đúng đắn.
• Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách kế toán.
- Chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng.
- Chứng từ phải được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải có
đầy đủ sự xác nhận của các thành phần tham gia.
- Chứng từ phải được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu nhưng phải phù
hợp với quy định của chế độ kế toán, đặc biệt là các chứng từ mang tính bắt
buộc.
- Chứng từ phải được tổ chức luân chuyển khoa học, kịp thời và kiểm tra
chặt chẽ cả về hình thức lẫn nội dung.
- Sổ sách phải được đánh số trang và kiểm soát trước khi đóng tập.
- Tổ chức, lưu trữ , bảo quản chứng từ sổ sách an toàn và khoa học.
• Sự phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ: cần đảm bảo là các nghiệp
vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhà quản lý theo quyền hạn
phân công. Sự phê chuẩn có hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung: là trường hợp nhà quản lý ban hành các chính sách
chung áp dụng cho toàn đơn vị.
- Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp
vụ riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể thường áp dụng cho các nghiệp vụ ít phát sinh,
số tiền lớn và thường do nhà quản trị cấp cao thực hiện.
- Kiểm soát vật chất:
Hoạt động này được áp dụng cho các loại tài sản, sổ sách và bao gồm cả
các loại ấn chỉ, chương trình phần mềm quản lý. Việc kiểm soát vật chất được
đánh giá là tốt hay xấu thông qua các phương tiện, công cụ bảo vệ tài sản như:
hệ thống bảo vệ, kho tàng, tủ khóa, hệ thống bảo vệ các phần mềm và các quy
-17định về trách nhiệm của từng cá nhân được tiếp cận với tài sản của đơn vị.
Ngoài ra, quá trình bảo vệ vật chất cần phải có thủ tục như kiểm kê định kỳ.
Việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách và thực tế bất buộc phải thực hiện định
kỳ, khi có sự chênh lệch nào cũng cần phải kiểm tra và xem xét nguyên nhân,
thông qua đó phát hiện những yếu kém trong quá trình bảo vệ tài sản và sổ
sách. Thông qua hoạt động kiểm kê còn đánh giá và có biện pháp xử lý những
tài sản hư hỏng, kém phẩm chất, lâu ngày không sử dụng.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
Là quá trình kiểm tra được thực hiện bởi các cá nhân hoặc bộ phận khác
với các cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu này xuất
phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu
trừ phi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra. Ví dụ: nhân viên có thể vô ý
hoặc cố ý mà không tuân theo một số thủ tục, hoặc lơ là trong công việc do
vậy cần có sự quan sát để nhắc nhở nhân viên đó thực hiện công việc tốt hơn,
đồng thời thông qua đó để đánh giá phân loại nhân viên chính xác hơn tạo sự
cạnh tranh thi đua trong các nhân viên. Hơn nữa, trong thực tế nếu không
kiểm soát thì không thể phát hiện và ngăn chặn các rủi ro như: tham ô tài sản
của đơn vị, cố ý làm sai… Vấn đề đặt ra là nhân viên được giao quyền kiểm
tra phải độc lập với nhân viên được kiểm tra về mặt vật chất và quan hệ tình
cảm.
- Phân tích soát xét lại việc thực hiện.
Nghĩa là xem xét lại quá trình thực hiện thông qua việc so sánh kết quả
thực hiện với các chỉ tiêu kế hoạch, định mức, số thực tế kỳ trước và các
thông tin phi tài chính khác có liên quan; đồng thời còn xem xét trong mối
quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Việc đánh giá quá trình
thực hiện biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục
tiêu của đơn vị hay không? Thông qua đó tìm nguyên nhân và có biện pháp
điều chỉnh hợp lý và kịp thời.
