Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH MTV cao su Chư Sê

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRẦN THỊ THANH THÚY

KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT
KINH DOANH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CAO SU CHƯ SÊ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRẦN THỊ THANH THÚY

KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT
KINH DOANH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CAO SU CHƯ SÊ

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS. TS. Trương Bá Thanh

Đà Nẵng – Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

Trần Thị Thanh Thúy


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU........................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ...................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................... 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu .................................................................... 2
5. Cấu trúc luận văn ................................................................................ 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................ 3
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT
CHI PHÍ SXKD TRONG DOANH NGHIỆP............................................... 7
1.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ................................................ 7
1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ .......................................................... 7
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ...................................................... 8
1.1.3. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ ......................................... 8
1.2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP.......... 18
1.2.1. Khái quát chung về chi phí ......................................................... 18
1.2.2. Bản chất, mục đích và yêu cầu kiểm soát chi phí SXKD trong DN 22
1.2.3. Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh........................ 25
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................ 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ
SXKD TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ........................... 33
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ . 33
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.......................... 33
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty........................................... 37
2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty............... 38
2.1.4. Đặc điểm của sản phẩm .............................................................. 38


2.1.5. Quy trình công nghệ sản xuất ..................................................... 39
2.1.6. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty........................................... 40
2.1.7. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty........................................... 45
2.2. THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD TẠI CÔNG TY
TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ ..................................................................... 50
2.2.1. Môi trường kiểm soát chi phí SXKD của Công ty ..................... 50
2.2.2. Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty....................................... 53
2.2.3. Tình hình dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty......... 55
2.2.4. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty........................... 61
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD
TẠI CÔNG TY................................................................................................ 73
2.3.1. Về ưu điểm.................................................................................. 73
2.3.2. Về nhược điểm, hạn chế ............................................................. 75
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại .................................................. 77
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................ 78
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
CHI PHÍ SXKD TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ............. 79
3.1.HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT......................................... 79
3.1.1. Quan điểm điều hành, lãnh đạo .................................................. 79
3.1.2. Cơ cấu tổ chức ............................................................................ 80
3.1.3. Chính sách nhân sự ..................................................................... 81

3.2. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN........................... 82
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống thông tin chung.......................................... 82
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống các chứng từ .............................................. 83
3.2.3. Lập các báo cáo phân tích chi phí............................................... 86
3.3. HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD ..................... 90
3.3.1. Kiểm soát chi phí NVLTT .......................................................... 90


3.3.2. Kiểm soát chi phí NCTT............................................................. 93
3.3.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung ............................................... 94
3.3.4. Kiểm soát chi phí bán hàng......................................................... 95
3.3.5. Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp..................................... 95
3.4. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỰ TOÁN CHI PHÍ PHỤC VỤ CHO
KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD ........................................................................ 96
3.4.1. Đối với chi phí NVLTT .............................................................. 96
3.4.2. Đối với chi phí NCTT................................................................. 96
3.4.3. Đối với chi phí sản xuất chung ................................................... 96
3.4.4. Đối với chi phí bán hàng............................................................. 97
3.4.5. Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp......................................... 98
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................ 99
KẾT LUẬN .................................................................................................. 100
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 101
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCTC

: Báo cáo tài chính

BH

: Bán hàng

BHYT

: Bảo hiểm y tế

BHXH

: Bảo hiểm xã hội

CCDC

: Công cụ dụng cụ

DN

: Doanh nghiệp

KPCĐ

: Kinh phí công đoàn

MTV

: Một thành viên

NVL

: Nguyên vật liệu

NVLTT

: Nguyên vật liệu trực tiếp

NCTT

: Nhân công trực tiếp

QLDN

: Quản lý doanh nghiệp

SXC

: Sản xuất chung

SXKD

: Sản xuất kinh doanh

TNHH

: Trách nhiệm hữu hạn

TSCĐ

: Tài sản cố định

XHCN

: Xã hội chủ nghĩa


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu

Tên bảng

bảng

Trang

2.1

Tình hình sản xuất và chế biến mủ cao su qua các năm

36

2.2

Bảng định chi phí NVLTT khai thác mủ cao su

56

2.3

Bảng định mức chi phí NVLTT sơ chế mủ cao su cho 1
tấn mủ thành phẩm các loại

2.4

Bảng kế hoạch giá thành phần chi phí NVLTT cho 1
tấn sản phẩm các loại

2.5

57
58

Bảng định mức giao khoán đối với vườn cây cạo bình
thường

60

2.6

Bảng định mức nhân công chế biến mủ cao su

61

3.1

Báo cáo phân tích biến động chi phí NVLTT phục vụ
khai thác năm 2012

87

3.2

Tình hình thực hiện chi phí sản xuất năm 2012

89

3.3

Tình hình thực hiện chi phí sản xuất năm 2012

90


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu

Tên hình vẽ

hình

Trang

2.1

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất mủ cao su

40

2.2

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

41

2.3

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

46

2.4

Sơ đồ hình thức ghi sổ kế toán tại Công ty

49

2.5

Lưu đồ kiểm soát chu trình nhập kho NVL từ bên ngoài

63

2.6

Lưu đồ kiểm soát chu trình nhập kho NVL khai thác từ
vườn cây

65

2.7

Lưu đồ kiểm soát chu trình xuất kho NVL

67

2.8

Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

69


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các
doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng
chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Đứng trước những thử thách đó,
đòi hỏi doanh nghiệp phải ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh, hiệu quả sử dụng vốn, quản lý và sử dụng tốt nguồn tài nguyên vật
chất cũng như nhân lực của mình.Để thực hiện điều đó thì tự bản thân doanh
nghiệp phải hiểu rõ được “tình trạng sức khỏe” của mình để điều chỉnh quá
trình kinh doanh cho phù hợp.
Hơn nữa, để vượt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt
này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công
nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm… Mà còn phải sử
dụng các phương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của mình.
Như chúng ta đã biết việc thiết lập một hệ thống kiểm soát trong nền
kinh tế thị trường chặt chẽ, hiệu quả là một trong những yêu cầu cấp thiết đối

với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong điều kiện Việt Nam đã gia nhập tổ
chức thương mại thế giới (WTO).
Chính vì sự lớn mạnh từng ngày của các Doanh nghiệp cả về quy mô sản
xuất lẫn thị trường tiêu thụ, kéo theo là sự cạnh tranh gay gắt khốc liệt của thị
trường cộng với những gian lận thường xuyên xảy ra trong nội tại Doanh nghiệp.
Cho nên vấn đề cấp thiết đặt ra là làm thế nào để hạ thấp giá thành, giảm thiểu
chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro, lãng phí trong
kinh doanh mà chất lượng sản phẩm vẫn không thay đổi, đó chính là vũ khí sắc
bén, là lợi thế hàng đầu trong chiến lược cạnh tranh của Doanh nghiệp.
Vì tầm quan trọng của vấn đề nêu trên, tôi đã mạnh dạn quyết định lựa


2

chọn nghiên cứu đề tài : "Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty
trách nhiệm hữu hạn một thành viên cao su Chư Sê" để làm luận văn tốt
nghiệp với mục đích giúp cho công ty có thể ngăn ngừa các rủi ro cản trở,
công ty đạt được mục tiêu kinh doanh đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh
đáp ứng cho nhu cầu trong nước và ở nước ngoài.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Xuất phát từ lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất
kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và nghiên cứu thực
trạng kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty trách
nhiệm hữu hạn một thành viên cao su Chư Sê nói riêng, từ đó đánh giá tồn tại
và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí
sản xuất kinh doanh tại Công ty này.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Là công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh
tại Công ty TNHH MTV Cao Su Chư Sê.
Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát chi phí sản

xuất kinh doanh tại Công ty TNHH MTV Cao su Chư Sê, bao gồm: 5 nông
trường và 1 xí nghiệp Cơ khí chế biến.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp chung là kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực
tiễn. Tiếp cận các quyết toán, dự toán chi phí và thực tế thực hiện chi phí tại
Công ty TNHH MTV Cao su Chư Sê.
Trên cơ sở đó, Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp thống kê,
tổng hợp, phân tích, so sánh, chứng minh giữa lý luận và thực tiễn để nghiên
cứu kết quả khảo sát đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống
kiểm soát chi phí tại Công ty.
Các phương pháp kỹ thuật cụ thể trong quá trình nghiên cứu luận văn là:


3

Điều tra, khảo sát, phỏng vấn, chọn mẫu và dùng sơ đồ, biểu mẫu kết hợp với
diễn giải, phân tích để trình bày kết quả nghiên cứu.
5. Cấu trúc luận văn
Nội dung của luận văn gồm ba chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh
trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng về kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công
ty TNHH một thành viên cao su Chư Sê.
Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất
kinh doanh tại công ty TNHH một thành viên Cao su Chư Sê.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Có thể thấy trong tình hình các doanh nghiệp hiện nay, một trong những
công cụ giúp công tác quản lý mang lại hiệu quả nhất đó là công tác kiểm soát
chi phí sản xuất kinh doanh. Do đó, có được một hệ thống kiểm soát nội bộ
thực sự vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác

định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban
điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp.
Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào, vì
nó có vị trí đặc biệt và hết sức hữu ích cho các nhà quản lý thuộc nhiều cấp
phân quyền khác nhau. Bởi vì, chi phí liên quan chặt chẽ đến lợi nhuận của
doanh nghiệp, chi phí phát sinh một cách khách quan trong quá trình SXKD
nhằm đạt đến mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Lợi nhuận nhiều hay ít chịu
ảnh hưởng trực tiếp từ chi phí đã chi ra. Chính vì vậy, một yêu cầu hết sức
quan trọng trong công tác quản lý điều hành là phải sử dụng và tiết kiệm chi
phí một cách hợp lý. Điều cần thiết đặt ra đó là hiểu được các loại chi phí, các
nhân tố ảnh hưởng đến chi phí (cả nhân tố khách quan lẫn nhân tố chủ quan),


4

chúng ta mới có thể kiểm soát được chi phí.
Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra
quyết định. Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát và tính
giá thành sản phẩm một cách hợp lý. Việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp
không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng
người của nhà quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của doanh nghiệp trong
thời kỳ hội nhập. Hiểu được tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí nên
hiện nay, một số doanh nghiệp đã quan tâm đến việc xây dựng cho mình một
hệ thống hoặc các giải pháp kiểm soát chi phí nhằm đảm bảo các lợi ích cho
doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng đã có rất nhiều chuyên gia đã đưa các ý
tưởng, giải pháp mang tính khoa học và các đề tài nghiên cứu về vấn đề kiểm
soát chi phí SXKD trong doanh nghiệp như:
- Đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại
Công ty cao su Kon Tum” của tác giả Trần Thị Diệp Thúy (2008).

Đề tài tập trung nghiên cứu về đặc điểm chi phí SXKD trong doanh
nghiệp sản xuất nông nghiệp, từ đó đưa ra nội dung, trình tự của quá trình
kiểm soát chi phí từ đơn vị cơ sở đến Công ty tại Công ty cao su Kon Tum.
Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề về kiểm soát chi phí SXKD đã phát hiện
ra những tồn tại trong việc kiểm soát chi phí và từ đó đề ra những giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí SXKD tại Công ty nhưng không
nghiên cứu quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà đây là
một bộ phận cấu thành chiếm tỷ trọng không nhỏ trong toàn bộ chi phí SXKD.
- Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ
phần thép Đà Nẵng” của tác giả Hoàng Thị Thu Vân (2010).
Đề tài đã trình bày được những nội dung cơ bản như: Môi trường kiểm
soát, quy trình kiểm soát và các thủ tục kiểm soát. Việc thực hiện kiểm soát
chi phí sản xuất tại đơn vị được tiến hành nghiêm chỉnh, theo đúng tiến trình,


5

thể hiện rõ sự phân công phân nhiệm, tuân thủ theo quy trình mà doanh
nghiệp xây dựng. Không chỉ vậy, tác giả đã đưa ra biện pháp hợp lý để tăng
cường công tác kiểm soát chi phí. Cụ thể như giải pháp tăng cường kiểm soát
chi phí sản xuất thông qua việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí.
- Đề tài “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần cao
su Đà nẵng” của tác giả Nguyễn thị Hồng Thảo (2010).
Đề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát chi phí tại Doanh nghiệp sản xuất
công nghiệp mà trường hợp điển hình là Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng
trên cơ sở nghiên cứu về bản chất, vai trò và nội dung của kiểm soát chi phí
cũng như các giải pháp chi phí gắn liền với thực tiễn. Tuy nhiên, ở đây tác giả
tập trung nghiên cứu một số nội dung chi phí trực tiếp ảnh hưởng đến yếu tố
tổng chi phí trong việc tính giá thành sản xuất công nghiệp liên quan trực tiếp
đến sản phẩm.

Từ các công trình đã nghiên cứu trên, luận văn kế thừa những cơ sở lý
luận về hệ thống kiểm soát chi phí SXKD để làm cơ sở tiền đề phân tích
những thực trạng trong quá trình kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp hiện
nay và dựa trên các thực trạng đó đưa ra những giải pháp giúp doanh nghiệp
khắc phục những sai sót để hoàn thiện hơn cho chính bản thân doanh nghiệp.
Về cơ bản luận văn đã giải quyết được các vấn đề sau:
Khái quát các lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát
chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp nói riêng.
Tiếp đến, trong phần thực trạng công tác kiểm soát chi phí SXKD tại
doanh nghiệp sẽ đi kiểm soát bằng các thủ tục kiểm soát chi phí và so sánh
thực tế phát sinh với dự toán chi phí SXKD để điều chỉnh đưa ra biện pháp
nhằm giảm thiểu chi phí SXKD. Trong phần này, sẽ đặc biệt chú ý đến việc
kiểm soát chi phí NVLTT vì dễ xảy ra nhiều gian lận sai sót.
Cuối cùng luận văn sẽ đề ra các giải pháp để hoàn thiện hơn hệ thống


6

kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh. Đó là, các giải pháp hoàn thiện
về môi trường kiểm soát, về các thủ tục kiểm soát chi phí và về công tác lập dự
toán định mức nhằm giúp công ty có thể kiểm soát chặt chẽ hơn các khoản chi
phí góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong các giai đoạn sau.
Vì vậy, từ những kế thừa của các nghiên cứu trên, với mục tiêu là làm
thế nào để kiểm soát chi phí SXKD một cách hiệu quả nhất. Tác giả đã đi sâu
nghiên cứu đề tài "Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty trách
nhiệm hữu hạn một thành viên Cao su Chư Sê".


7

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT
CHI PHÍ SXKD TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Thuật ngữ kiểm soát nội bộ gồm hai thành phần là kiểm soát và nội bộ.
Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã
dẫn đến nhiều định nghĩa khác nhau. Ví dụ như theo chuẩn mực kế toán Việt
Nam số 07 “Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết” đã định nghĩa:
Kiểm soát là quyền chi phối các chính sách tài chính và hoạt động của doanh
nghiệp nhằm thu được lợi ích kinh tế từ các hoạt động của doanh nghiệp đó;
Nội bộ có nghĩa là thuộc về hay liên quan đến cơ cấu của một tổ chức…
Hiện nay định nghĩa về kiểm soát nội bộ được chấp nhận rộng rãi chính
là định nghĩa của COSO (committee of Sponsoring Organization): “Kiểm soát
là quá trình được thực hiện bởi các nhà quản lý, các nhân viên của một tổ
chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các
mục tiêu sau: Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; Thông tin đáng tin cậy; Tuân
thủ các luật lệ và các quy định”.
Bên cạnh đó, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành (số 400) cũng
định nghĩa khá rõ ràng về kiểm soát nội bộ. Cụ thể là: “Hệ thống kiểm soát
nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây
dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy
định, để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện những gian lận, sai sót
để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử
dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi
trường kiểm soát, hệ thống kiểm soát và các thủ tục kiểm soát”.


8

1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể được hiểu là hệ
thống các thủ tục, chính sách được thiết kế và thực hiện trong nội bộ một tổ
chức nhằm đảm bảo thực hiện có hiệu quả các mục tiêu. Đó có thể là mục tiêu
chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận
trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba
nhóm:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả
của việc sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Nhấn mạnh đến tính trung thực và
đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật
và các quy định.
Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau, vì
một mục tiêu riêng lẻ có thể xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục
tiêu nêu trên. Việc phân loại các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm soát ở các
phương diện khác nhau.
1.1.3. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ
thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau nhưng để hoạt động hiệu quả,
hệ thống này cần có đủ năm thành phần: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi
ro, Các hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên
ngoài của đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của
các loại hình kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động

9

đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác
trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Một môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm
bảo cho các quá trình kiểm soát và cả hệ thống kiểm soát nội bộ là tốt. Song
một môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn một đến tính
hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Môi trường bên trong
Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác
nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan
điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách
thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà
quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao, là người phê chuẩn các quyết
định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Có thể
không trực tiếp chỉ đạo cho các quá trình kiểm soát nội bộ, nhưng một triết lý
và quan điểm chỉ đạo kinh doanh nhấn mạnh đến mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận
một cách quá mức thì vô hình dung nó sẽ làm mờ nhạt đi tính đầy đủ trong
việc thiết kế các quá trình kiểm soát và suy giảm đi tính hiệu lực trong việc
duy trì các quá trình kiểm soát nội bộ ấy.
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là một trong những nhân tố đóng vai trò
quan trọng đối với việc chỉ đạo, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh
của đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp
phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ
trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai các quyết định cũng như kiểm
tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong doanh nghiệp. Một cơ cấu
tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và
sai sót trong hoạt động tài chính kế toán doanh nghiệp.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên
toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng

10

chéo hoặc bỏ trống, thực hiện phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo
đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát
lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý
phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi
chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao
nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội
ngũ cán bộ, công nhân viên và họ luôn là yếu tố quan trọng nhất trong bất cứ
hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát. Nếu lực lượng này của đơn vị có
năng lực và đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát khác có thể không cần
thiết nhưng vẫn đảm bảo các hoạt động trong đơn vị được diễn ra tốt và báo
cáo tài chính có cơ sở để tin cậy. Nhưng nếu con người kém năng lực và
không trung thực thì dù có tồn tại nhiều quá trình kiểm soát thì cũng không
thể đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát là có hiệu quả. Một khía cạnh khác của
chính sách nhân sự đó là khuyết điểm bẩm sinh của con người, tính chán nản.
Ngay cả khi con người có năng lực và trung thực nhưng khi các vấn đề về cá
nhân không được thõa mãn thì họ có thể sinh ra tính chán nản và có thể làm
rối loạn trong việc thực thi công việc của họ cũng như việc thực hiện các mục
tiêu của tổ chức.
Như vậy, chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu
đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong

11

đợi từ nhân viên. Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc
tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen
thưởng và kỷ luật.
Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch bao gồm các kế hoạch sản xuất,
tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch đầu tư, sữa chữa tài sản cố định,… đặc biệt là kế
hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả
hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Nếu việc lập và thực hiện các
kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công
cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét
về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu
kế hoạch, để phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý kịp thời.
Bộ phận kiểm toán nội bộ: Chức năng kiểm toán nội bộ ở các đơn vị là
kiểm tra, giám sát và đánh giá một cách thường xuyên về toàn bộ hoạt động
của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ qua đó phát hiện những
sai phạm làm thất thoát tài sản, đề xuất những biện pháp cải tiến hoạt động…
Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu nó
được tổ chức và đảm bảo sự độc lập so với tất cả các bộ phận khác trong đơn
vị, được giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng và thực hiện báo cáo trực tiếp
cho cấp có quyền hạn cao nhất trong đơn vị.
- Môi trường bên ngoài
Các yếu tố bên ngoài đơn vị cũng có ảnh hưởng đến các quá trình kiểm
soát bên trong đơn vị. Ví dụ như: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng của
Nhà Nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý,… Những nhân tố bên
ngoài tuy không thuộc tầm kiểm soát của các nhà quản lý nhưng sẽ có ảnh
hưởng rất lớn đến các nhà quản lý trong sự thiết kế và vận hành hệ thống
kiểm soát nội bộ.

12

b. Hệ thống kế toán
Là hệ thống dùng để nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ, xử lý, tổng
hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính ở đơn vị. Là mắt xích
quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kế toán có hiệu quả phải
góp phần đảm bảo thõa mãn tất cả các mục tiêu kiểm soát nội bộ.
Các hệ thống này phải được thiết kế sao cho thể hiện rõ các mục tiêu chi
tiết của kiểm soát đã được tính đến trong đó. Chẳng hạn, đối với các giao dịch
về bán hàng, hệ thống kế toán phải được thiết kế sao cho chỉ cho phép ghi sổ
doanh thu những giao dịch bán hàng thực tế đã xảy ra, không cho phép ghi sổ
doanh thu với số hàng chưa được giao; Số liệu ghi chép phải phản ánh đúng
đắn về giá trị và chính xác về kỹ thuật. Ngoài ra hệ thống kế toán cũng còn
phải đảm bảo không được để bất cứ khoản doanh thu đã thực hiện nào ngoài
hệ thống sổ kế toán, nhưng cũng không cho phép ghi trùng, ghi sai tài khoản,
ghi không đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh …
- Chứng từ kế toán: Thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong
toàn bộ tổ chức của đơn vị khách hàng và giữa các tổ chức, các đơn vị với
nhau. Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các tài
sản, công nợ đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều
được ghi sổ đúng đắn và chính xác. Những nguyên tắc thích hợp nhất đối với
các chứng từ đó là:
+ Chứng từ kế toán phải được lập theo đúng quy định của Luật kế toán,
các chế độ kế toán cũng như các quy định của pháp luật có liên quan.
+ Chứng từ phải được đánh số liên tiếp: Việc thực hiện đánh số liên tiếp
trên các chứng từ sẽ giúp tăng cường kiểm soát đối với các trường hợp chứng
từ bị thiếu, chứng từ chưa ghi sổ kế toán và tránh được những trường hợp
chứng từ ghi trùng trên sổ kế toán. Ngoài ra, đánh số liên tiếp trên các chứng

từ còn giúp việc định vị chứng từ sau này khi cần đến chúng.


13

Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay
sau đó càng sớm càng tốt: Việc lập chứng từ kịp thời sẽ đảm bảo phản ánh
trung thực nhất về bản chất và nội dung của các nghiệp vụ kinh tế nói chung
và giúp cho việc ghi sổ kế toán được kịp thời, đúng kỳ phát sinh của nghiệp
vụ kế toán.
+ Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu: Nếu
chứng từ kế toán quá phức tạp có thể sẽ dẫn đến sự hiểu không đúng về các
nghiệp vụ kinh tế, do vậy việc ghi sổ kế toán cũng bị ảnh hưởng.
+ Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đa mức
độ kiểm soát nội bộ: Một giao dịch kinh tế có thể liên quan đến nhiều đối tượng
kế toán khác nhau, nhiều mục tiêu quản lý và mục tiêu kiểm soát khác nhau. Để
giảm thiểu số lượng các mẫu khác nhau cho những mục tiêu cụ thể khác nhau
liên quan đến một loại giao dịch kinh tế thì các chứng từ phải được thiết kế có
thể đáp ứng cho nhiều công dụng khác nhau. Ví dụ, một hóa đơn bán hàng nếu
được thiết kế và sử dụng đúng đắn sẽ đáp ứng được nhiều mục tiêu khác nhau,
như: Là căn cứ để phê chuẩn giao hàng, căn cứ để ghi sổ kế toán doanh thu,
vào nhật ký bán hàng, căn cứ để thống kê bán hàng và là căn cứ để đòi tiền và
tính hoa hồng hàng bán…Mặt khác, chứng từ cũng phải được thiết kế để có thể
thực hiện tối đa các quá trình kiểm soát nội bộ cần thiết ngay trong phạm vi
mẫu của các chứng từ đó. Ví dụ, mỗi loại chứng từ được thiết kế, kèm theo nó
là những hướng dẫn cần thiết cho công việc ghi chép và sử dụng chúng như
việc điền các yếu tố của chứng từ, việc xử lý xóa bỏ những phần thừa, phần
trống trên các chứng từ để gạt bỏ khả năng chứng từ bị sửa chữa, ghi thêm sau
khi nghiệp vụ kinh tế đã kết thúc. Vấn đề này đặc biệt cần chú ý đối với những
chứng từ hướng dẫn, chứng từ do đơn vị tự thiết kế.

- Tài khoản kế toán: Là cầu nối liên quan chặt chẽ giữa chứng từ kế
toán và sổ kế toán. Trong hệ thống kiểm soát, hệ thống tài khoản có tác dụng


14

kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã được phân loại. Đối
với kế toán tài chính và BCTC, hệ thống tài khoản giúp phân loại và kiểm
soát thông tin từ khi chúng phát sinh đến khi chúng được tập hợp và đi tới
đúng nội dung các chỉ tiêu, các khoản mục trên BCTC. Một hệ thống tài
khoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kiểm soát
“sự phân loại” của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho số liệu các chỉ tiêu
trên BCTC phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng. Ngoài ra, đối với
kế toán quản trị, một hệ thống tài khoản kế toán thích hợp còn giúp cho đơn vị
thấy rõ luồng đi của thông tin tới từng đối tượng cụ thể của quản lý trên cơ sở
đó mà có những quyết sách đúng đắn trong quản lý và kinh doanh. Điều đặc
biệt trong mô tả các hệ thống tài khoản là phải làm rõ nội dung phản ánh của
các tài khoản. Đối với từng đơn vị, khi quy định nội dung của từng tài khoản
phải trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán chung.
- Sổ sách kế toán: Có nhiều hình thức sổ kế toán và tương ứng với mỗi
hình thức có một hệ thống sổ kế toán cụ thể với trình tự ghi sổ nhất định. Đơn
vị phải cân nhắc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế
toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu kế toán của mình. Chẳng hạn với hình thức
“chứng từ ghi sổ”, ngoài việc phải lập các “chứng từ” làm căn cứ ghi sổ và
các sổ cái, sổ chi tiết thích hợp, đơn vị còn phải mở sổ “đăng kí chứng từ ghi
sổ” để đăng kí và quản lí các chứng từ. Sự thiếu vắng của sổ này trong hình
thức “chứng từ ghi sổ” có thể sẽ dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng trong
quản lí và kiểm soát, do vậy sẽ ảnh hưởng đến mức độ trung thực, đúng đắn
của các thông tin trên các BCTC. Ngoài việc có đầy đủ các sổ kế toán thích
hợp, một nguyên tắc thiết yếu khi ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải có

đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Điều này đòi hỏi những quá trình kiểm soát
nội bộ cần phải có đối với người giữ sổ kế toán là phải kiểm tra các chứng từ
trước khi chúng được ghi sổ. Nếu trước khi ghi sổ kế toán, các căn cứ chứng


15

từ được kiểm tra nghiêm ngặt sẽ giúp đạt được nhiều mục tiêu kiểm soát cụ
thể như loại trừ khả năng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế thực tế không phát
sinh, hoặc giá trị của chúng phản ánh không đúng với thực tế xảy ra…
- Hệ thống báo cáo kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau quá
trình ghi nhận, phân loại, ghi chép,… Cuối cùng phải được tổng hợp theo
những chỉ tiêu tài chính và được trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Hệ thống báo cáo kế toán nói
chung bao gồm các báo cáo tài chính (chủ yếu cung cấp thông tin cho bên
ngoài đơn vị) và các báo cáo kế toán quản trị (chủ yếu cung cấp thông tin
phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị).
c. Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát
Ngoài các yếu tố về môi trường kiểm soát và sự tham gia của kế toán
trong quá trình kiểm soát thì các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cũng là một
bộ phận quan trọng trong cơ cấu kiểm soát nội bộ của đơn vị. Để kiểm soát có
hiệu quả có thể phải cần đến rất nhiều các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cụ
thể khác nhau, tuy nhiên chúng thường thuộc các loại nguyên tắc và thủ tục
sau đây:
- Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”: Phân công phân nhiệm rõ
ràng được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát. Trong một tổ chức có
nhiều người cùng làm thì các công việc trong tổ chức phải được phân công
cho tất cả mọi người trong tổ chức, không để một số người phải làm quá
nhiều việc trong khi đó một số người khác lại không có việc làm. Mỗi cá thể
trong tổ chức đều có một mục tiêu theo đuổi riêng của mình, nhưng để mọi

người cùng nhau thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thì các công việc của
tổ chức phải được phân công và giao nhiệm vụ rõ ràng, gọi là “phân công,
phân nhiệm”. Phân công, phân nhiệm rõ ràng được xem là nguyên tắc quan
trọng của kiểm soát. Bởi vì trên cơ sở phân công phân nhiệm rõ ràng mỗi


16

người trong tổ chức không những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình
mà còn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và
kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. Ở một đơn vị không
có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng thì không có hy vọng ở đó có hệ thống
kiểm soát nội bộ tốt.
- Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”: Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự
cách ly thích hợp về trách nhiệm. Cách ly thích hợp về trách nhiệm trong
nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là
những sai phạm cố ý. Đặc biệt trong những trường hợp sau nguyên tắc bất
kiêm nhiệm phải được tôn trọng:
+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc
thực hiện các nghiệp vụ ấy.
+ Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
- Nguyên tắc “phê chuẩn, ủy quyền”: Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể
của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định.
Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một
hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập
trung của đơn vị. Nguyên tắc phê chuẩn, yêu cầu ủy quyền tất cả các nhiệm
vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn. Quá trình
ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống
phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của

đơn vị.
Sự phê chuẩn có thể chung hoặc cụ thể. Phê chuẩn chung được thực hiện
cho nhiều các giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc ban giám đốc, hội
đồng quản trị xây dựng các chính sách để cấp dưới và nhân viên của tổ chức
thực thi trong phạm vi giới hạn của chính sách đó. Ví dụ hội đồng quản trị,