quy trinh dao tao huan luyen

BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI
(Logs of changes/ Change Tracking)
Ấn bản

Ngày ban hành

Trang sửa đổi

(Issue)

(Date of issue)

(Page amended)

04

Chữ ký
(signature)

(Signature)

Toàn bộ quy trình
(Entire Process)

Người biên soạn
(Prepared By)
Họ và Tên
(Full name)

Chữ ký của đơn vị liên quan

Người kiểm tra
(Checked By)

Người phê duyệt
(Apprpval)


I. MỤC ĐÍCH (Goal) :
+ Đào tạo nhằm (Inoder to) :
- Cập nhật kiến thức mới cho nhân viên, giúp nhân viên áp dụng thành công khi có các thay đổi
về công nghệ trong doanh nghiệp.
(Update staff’s knowledge, help staff practice successfully when there is any change of Tech in
the company.)
- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý kế cận, tạo cho họ những kỹ năng cần thiết cho các cơ hội
thăng tiến.
(Prepare the reserve staff of management, provide them with essential skills for opportunities of
promotion)
- Khuyến khích, động viên nhân viên. Thỏa mãn nhu cầu phát triển của nhân viên.
(Encourage staff and match the staff ‘s need of development)
- Đào tạo nhằm không ngừng hoàn thiện và nâng cao kỹ năng chuyên môn của
CNV để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của công việc, phục vụ tốt cho mục tiêu phát triển
lâu dài của Công ty.
(Train for non-stop improverment and upgrading professional skills of staff to match the raising
demand of work catchiing the long-term developmental goals of the company)
II. PHẠM VI ÁP DỤNG (Scope of application)
Quy trình này được áp dụng trong toàn Công ty(To be applied inthentire company)
III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN (Reference Document):
- Qui chế đào tạo (Training Regulations).
- Quy trình tuyển dụng (Employment Process).
- Nội quy lớp học (Course Rule).

IV. TRÁCH NHIỆM (Responsibilities):
- Nhân viên phụ trách đào tạo thực hiện đúng quy trình này
(Training staff is object to apply the entire process).
- Các bộ phận/ phòng ban khi có người tham dự các khóa đào tạo phải hoàn thành các thủ tục
yêu cầu tại quy trình này.


(All department sending staff to courses should follow all procedures)
VI. CÁC ĐỊNH NGHĨA CHỮ VIẾT TẮT(Definition of abrivation):
- KHĐT: Kế hoạch đào tạo. (Planning)
- NCĐT: Nhu cầu đào tạo.(Demand of Training)
- PĐNĐT: Phiếu đề nghị đào tạo.(Suggestion Form)
- PĐGKH: Phiếu đánh giá khóa học(Estimate of Course)
- Ban TGĐ: Ban Tổng Giám Đốc(Board of General Director).
- CNV: Công nhân viên(Labourer)
VII. NỘI DUNG (Content):
TRÁCH NHIỆM
(Reponsibility)

TIẾN TRÌNH
( Process)

DIỄN GIẢI
(Explaination)

VIII. DIỄN GIẢI QUY TRÌNH (Explaination):
1. PHÂN TÍCH NHU CẦU ĐÀO TẠO (Analysis of training demand):
- Vào cuối mỗi năm, Tổ Đào tạo phối hợp cùng các bộ phận tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo
theo kế hoạch phát triển của bộ phận, của Công ty.
(At the end of the year, Training Team should collaborate with other departments to analyse the

training demand according to development plant of company)
2. LẬP KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO (Planning):
- Căn cứ vào bản phân tích nhu cầu đào tạo, Tổ Đào tạo lập Kế hoạch đào tạo – Huấn luyện cho
năm kế tiếp.
(Basiced on the analysis, Training Team will make a plant of Training for the next year)
- Trong qúa trình thực hiện, nếu thấy cần thiết phải sửa đổi lại Kế hoạch đào tạo cho phù hợp với
tình hình thực tế, Tổ Đào tạo sẽ phối hợp cùng với các Trưởng bộ phận thực hiện hoặc Trưởng
bộ phận gửi nhu cầu đào tạo của bộ phận mình về Tổ Đào tạo xem xét trước khi lập kế hoạch.


(During the implementation, the plan could be changed in order to match the nearly. The heads
of the Departments or Leaders will send their requisity of training to Training Team for the plan)
3. PHÊ DUYỆT (Approval)
- Tổ Đào tạo lập kế hoạch đào tạo năm sau đó trình GĐ Nhân sự và Ban TGĐ phê duyệt.
(Plan will be sibmitled to Personnel Manager and BOD for approval)
- Trường hợp các bộ phận khi có nhu cầu đào tạo đột xuất, Trưởng bộ phận làm Phiếu đề nghị
đào tạo – Huấn luyện và gửi cho Tổ Đào tạo xem xét, nếu phù hợp sẽ trình GĐ Nhân sự và Ban
TGĐ duyệt, nếu không phù hợp thì ghi rõ lý do và trả lại PĐNĐT cho bộ phận đề nghị.
(In the case of irregular training demand form depts, Head of dept will send the training
requisity to training team. That requisity will be submitled to P.Manager/ BOD when it is
reasonable. Otherwise, it will be returned with the explaination of reason to that department)
- Trước khi được đào tạo, người tham dự phải viết Bản cam kết đào tạo – Huấn luyện gửi về Tổ
Đào tạo. Đối với những khóa học tổ chức nội bộ, người tham dự không nhất thiết phải làm Bản
cam kết đào tạo mà căn cứ vào thông báo cụ thể của Tổ Đào tạo để thực hiện.
Before taking course, the attendant should sign the plege of training and send it to training team.
For the internal courses or lectures held at company, the attendants do not need to have the
pledge, but follow the particular notice form training course)
- Ngoài việc đào tạo theo kế hoạch và đào tạo đột xuất, Tổ Đào tạo có thể đề xuất Ban TGĐ
duyệt đề nghị các bộ phận cử người tham gia các khóa đào tạo bên ngoài có chương trình phù
hợp với nghiệp vụ chuyên môn của mỗi bộ phận.

(Beside the regular and irregular courses, Training team could submit the proposals asking
Depts to send staff for the recommended courses.)
4. CHỌN LOẠI HÌNH ĐÀO TẠO (Selection of training form):
4.1 ĐÀO TẠO NỘI BỘ (Internal Training): Bao gồm các loại hình (Including):
a) Đào tạo hội nhập (Intergrating training):
- Áp dụng cho tất cả CNV khi vào nhận việc tại Công ty. Nội dung chủ yếu là giới thiệu tổng
quát về Công ty, phổ biến tóm tắt những nội qui, chính sách, sơ đồ tổ chức của công ty,… do
Phòng Nhân sự tổ chức thực hiện. Thời gian, số CNV mới tham dự, thời lượng,… sẽ được thông
báo cụ thể tới các bộ phận trước khi tổ chức.


(To be applied for all new recruits when coming to work at the company. Main content is about
introduction of company, Brief Regulartion & rules of the company, structure.. held by HR Dept.
Time, number of recruit, time ancount will be informed to depts. In advance)
b) Đào tạo trên công việc thực tế (Training based on reality)
- Khi có nhân viên mới vào nhận việc tại bộ phận hoặc có sự thuyên chuyển, nâng cấp nhân viên
trong nội bộ, Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm đào tạo hoặc cử người có đủ khả năng để theo
dõi, hướng dẫn những công việc mà họ sẽ đảm nhận sau này. Kết quả của đào tạo trên công việc
thực tế thể hiện qua khả năng đáp ứng công việc của CNV, các tài liệu liên quan đến công tác
đào tạo được bộ phận lưu lại và gửi 01 bộ cho Tổ Đào tạo.
(Due to recruitment or promotion, the head of specific dept will be inchargeg of training or
assign the suitable person to guide and supervise in relating job. The result of training shoulf be
expressed through the practical ability of recruits, the relevance document will be field and send
one copy to training team)
c) Tự đào tạo (Seft training and Education)
- CNV tự đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn thông qua sách, tài liệu tại thư viện.
(By reading, learning books does at the library)
d) Đào tạo với giảng viên, hoặc các cấp quản lý (Training byteaching staff or managementstaff)
- Giảng viên là người đang làm việc tại Công ty phải có kiến thức chuyên môn và trình độ sư
phạm. Có khả năng truyền đạt bài giảng rõ ràng.

(Internal teaching staff should have professional knowledge and skills with good communication
ability)
- Căn cứ vào kế hoạch đào tạo, hoặc nhu cầu của các bộ phận, Tổ Đào tạo liên hệ và mời giảng
viên soạn chương trình giảng dạy.
(Based on training plan, or depts ‘ need, training team contact the teaching staff to prepare
lecture)
- Danh sách cán bộ - Chuyên viên nội bộ đăng ký tham gia giảng dạy các chuyên đề tại Công ty
được cập nhật mỗi khi có thay đổi hoặc 06 tháng một lần.
(List of internal teaching staff will be update with the changes every 6 months)


- Các bộ phận tự tổ chức cho nhân viên của mình hoặc nhân viên các bộ phận khác tham dự phải
gửi Phiếu đăng ký hướng dẫn – Giảng dạy về Tổ Đào tạo trước ngày tổ chức khóa học 1 tuần để
phối hợp thực hiện.
(For the seft – training course by specific Depts. These Depts send form registeration of training
guide to training team a week in advance for the implementary cooporation)
4.2 ĐÀO TẠO BÊN NGOÀI (Out side training)
a) Gửi CNV đi tham dự (Sending staff to course)
- Nhằm nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn của CNV, Tổ Đào tạo thường xuyên liên hệ, gửi nhân
viên tham dự các khóa đào tạo, các buổi hội thảo, tập huấn, tọa đàm,… ở bên ngoài Công ty do
các đơn vị tư vấn – đào tạo tổ chức.
(For advanced training of staff, Training course will have frequent contant and sending staff to
the course, seminars, conferences, meeting.. outside company held by consulting – training
organizations)
b) Mời giảng viên về giảng tại Công ty hoặc tổ chức khóa học tại một địa điểm ngoài Công
ty (Inviting Traners for the course held in company or outside)
Căn cứ vào nhu cầu đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn của từng bộ phận, các chương trình
học, Tổ Đào tạo liên hệ, tìm hiểu các đơn vị thực hiện đào tạo dựa theo các tiêu chuẩn:
(Based on the needs of training form depts. And programs, Training team will contact and
explore the training organization acrding to the standards)

+ Chương trình học phải phù hợp với nhu cầu đào tạo của Công ty.
(Suitable program with the requirement of company)
+ Uy tín của các Trường, Trung tâm đào tạo, giảng viên giảng dạy.
(Reputation of Schools, training centers, trainers)
+ Hiệu qủa của lớp học phải đáp ứng được mong đợi của học viên.
(Effriciency of the course should match the expectation of trainees/attendants)
+ Chi phí và thời gian đào tạo phải hợp lý.
(Reasonable cost and time)
- Các chương trình học, giảng viên do Tổ Đào tạo, GĐ Nhân sự phối hợp cùng các Trưởng bộ
phận lựa chọn, đề nghị và được Ban TGĐ Công ty phê duyệt.


(Programs, Trainers, will be selected by training team with Personnel manager collaboraring
with heads of Depts and approved by BOD)
5. CHỌN PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO (Selection of methodologed):
- Dựa vào nội dung của từng khóa học, Tổ Đào tạo tìm các phương pháp đào tạo phù hợp nhất để
yêu cầu các đơn vị đào tạo đáp ứng. Các phương pháp đào tạo như: thảo luận nhóm, đưa ra các
tình huống cụ thể để giải quyết, các buổi học lý thuyết hoặc ngoại khóa, các trò chơi,… hoặc kết
hợp các phương pháp trên sao cho khóa học đạt hiệu quả cao nhất.
6. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:
- Tổ Đào tạo có trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức, lên chương trình đào tạo, mời giảng viên,
thông báo cho những bộ phận/ phòng ban có liên quan tham gia khóa đào tạo. Những ý kiến
phản hồi về khoá đào tạo phải báo lại cho Tổ Đào tạo chậm nhất là 02 ngày trước khi bắt đầu
khóa học.
- Đối với đào tạo nội bộ, giảng viên phải chuẩn bị tài liệu giảng dạy và gửi 01 bộ cho Tổ Đào tạo
trước khi khóa học bắt đầu ít nhất 05 ngày để Tổ Đào tạo trình Ban TGĐ duyệt, photo cho các
anh/ chị tham gia khóa học. Giảng viên không được thoái thác nhiệm vụ. Hoặc nếu không tiếp
tục việc giảng dạy, giảng viên phải báo cho Tổ Đào tạo biết trước khi bắt đầu khóa học ít nhất 02
ngày đồng thời phải viết giải trình lý do (có cấp quản lý trực tiếp xác nhận) gửi về Tổ Đào tạo.
- Trong trường hợp mời giảng viên bên ngoài về giảng dạy tại Công ty, sau khi thống nhất

chương trình với các bộ phận có nhu cầu, Tổ Đào tạo lập kế họach tổ chức trình GĐ Nhân sự và
Ban TGĐ duyệt, thông báo các bộ phận tham dự.
- Vì lý do nào đó học viên không thể đến lớp thì phải viết Đơn xin phép vắng mặt có Trưởng bộ
phận xác nhận và gửi về Tổ Đào tạo trước buổi học.
- Cuối mỗi khoá đào tạo, các học viên phải đánh giá khóa học theo biểu mẫu Phiếu đánh giá về
khóa học của các học viên. Tổ Đào tạo thu các phiếu đánh giá này làm cơ sở phân tích rút kinh
nghiệm để tổ chức các khóa học sau này được tốt hơn.
- Đối với hình thức gửi CNV tham dự các khóa đào tạo do các đơn vị bên ngoài Công ty tổ chức,
Tổ Đào tạo chịu trách nhiệm liên hệ với các đơn vị về nội dung chương trình học, thời gian, học
phí và các vấn đề có liên quan trình GĐ Nhân sự và Ban TGĐ xét duyệt và thông báo tới các
phòng ban có nhân viên tham dự.
- Người được cử tham gia các khoá đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài Công ty phải chấp hành
nghiêm túc các nội qui chung của lớp học, các thông báo - quy định riêng đối với từng khóa học
và quy chế đào tạo của Công ty.


- Tổ Đào tạo phải chuẩn bị đầy đủ các phương tiện (trong điều kiện cho phép) để phục vụ cho
khóa học, có trách nhiệm theo dõi suốt thời gian diễn ra khóa học. Nếu thấy có bất kỳ vấn đề gì
chưa phù hợp thì lập tức phải có ý kiến phải hồi với Trưởng bộ phận, giảng viên ngay để kịp thời
điều chỉnh.
- Tất cả các kế hoạch tổ chức lớp học, chương trình học, CNV tham dự,… đều báo cho GĐ Nhân
sự trước khi triển khai thực hiện.
7. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO:
7.1 Đánh giá hành chánh công tác đào tạo:
- Tất cả CNV được đào tạo nội bộ hoặc các khóa mời giảng viên về giảng tại Công ty đều phải
làm bài kiểm tra cuối khoá và được cấp Giấy chứng nhận (tùy từng khóa học) nếu đạt yêu cầu.
- Trường hợp gửi nhân viên tham dự khóa đào tạo do các đơn vị bên ngoài tổ chức, tất cả các học
viên đều phải nộp tài liệu, Giấy chứng nhận cho Tổ Đào tạo chậm nhất 01 tuần sau khi nhận
được.
7.2 Đánh giá kết quả đào tạo qua kế hoạch ứng dụng và kết quả thực hiện:

- Sau khi kết thúc khóa đào tạo 01 tuần, người được đào tạo phải hoàn tất bảng Kế hoạch ứng
dụng sau đào tạo có sự đồng ý của Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý trực tiếp và gửi 01 bản
photo cho Tổ Đào tạo để theo dõi. Sau khi CNV đã thực hiện, Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý
trực tiếp đánh giá kết quả và gửi bản chính về Tổ Đào tạo (kèm theo các hồ sơ, số liệu liên quan
chứng minh kết quả thực hiện, nếu Tổ Đào tạo yêu cầu). Nếu không đạt, hoặc sau thời gian thực
hiện CNV không gửi Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo (bản chính), không gởi kết quả kế họach
ứng dụng về Tổ Đào tạo coi như không hoàn thành khóa học và phải bồi thường học phí Công ty
đã hỗ trợ theo quy chế đào tạo.
Đối với các khóa như: tập huấn, hội nghị, hội thảo, hướng dẫn triển khai thực hiện các thông tư
mới, hoặc các khóa có thời lượng từ 01 buổi trở xuống, học viên không làm Kế hoạch ứng dụng
sau đào tạo mà thay vào đó là Báo cáo thu hoạch sau đào tạo. Nội dung trong báo cáo phải nêu
được nội dung chính của khoá học, khả năng áp dụng các kiến thức đã học vào thực tế, đánh giá
giảng viên (phương pháp giảng dạy, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, tính chuyên nghiệp),
cách tổ chức khóa học của đơn vị đào tạo,…
8. CẬP NHẬT VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ:
- Tổ Đào tạo có trách nhiệm cập nhật và lưu lại các chứng từ, tài liệu liên quan đến các khóa học
và cung cấp danh sách CNV được đào tạo, Giấy chứng nhận, hồ sơ đào tạo cá nhân để bộ phận
lưu trữ lưu.


- Các hồ sơ phải lưu giữ gồm:
STT

Tên hồ sơ

Nơi lưu

Thời gian lưu

Phương pháp huỷ

1

Kế hoạch đào tạo-Huấn luyện

Tổ Đào tạo

3 năm

Đốt/ xé

2

Phiếu đề nghị đào tạo- Huấn Tổ Đào tạo
luyện

3 năm

Đốt/ xé

3

Bản cam kết đào tạo- Huấn Tổ Đào tạo
luyện

6 tháng kể từ khi
hòan tất thủ tục
theo qui định

Đốt/ xé

4

Danh sách CB-Chuyên viên nội Tổ Đào tạo
bộ ĐK tham gia giảng dạy tại
Cty

Suốt quá trình sử
dụng

Đốt/ xé

5

Phiếu đăng ký HD – Giảng dạy

Tổ Đào tạo

3 năm

Đốt/ xé

6

Đơn xin phép vắng mặt

Tổ Đào tạo

Sau khi kết thúc
khóa học

Đốt/ xé

7

Phiếu đánh giá về khóa học của
Tổ Đào tạo
các học viên

3 năm

Đốt/ xé

8

Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo. Tổ Đào tạo

3 năm

Đốt/ xé

9

Báo cáo thu hoạch sau đào tạo

Tổ Đào tạo

5 năm

Đốt/ xé

10

Hồ sơ đào tạo cá nhân

BP lưu trữ

Đốt/ xé

11

Giấy chứng nhận

BP lưu trữ

Theo qui trình làm
việc của người lao
động

Đốt/ xé