Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng 501 thuộc Cienco 5.

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Song song với tiến trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, các doanh nghiệp đã và
đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện cách thức quản lý, điều hành và kiểm soát các
hoạt động của doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý, là công cụ quản lý do chính
người quản lý đơn vị thiết lập để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí xây lắp và giá thành là những chỉ tiêu kinh
tế quan trọng luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm, vì đây là những chỉ
tiêu phản ánh chất lượng quản lý hoạt động xây lắp của doanh nghiệp.
Công ty cổ phần đầu tư xây dựng 501 (Cico501) là doanh nghiệp đã thực hiện
cổ phần hóa theo Quyết định số 3618/QĐ - BGTVT ngày 3/2/2009 của Bộ Giao thông
vận tải. Kinh doanh các ngành nghề: xây dựng các công trình giao thông, dân dụng,
công nghiệp, đầu tư kinh doanh cơ sở hạ tầng kỹ thuật, khu công nghiệp, khu đô thị,
cụm dân cư. Kinh doanh bất động sản, vật tư, vật liệu xây dựng, các loại sản phẩm
phục vụ cho sản xuất công nghiệp và nông nghiệp…, đầu tư, xây dựng - chuyển giao
theo phương thức BOT các công trình giao thông…. Trong những năm qua Công ty đã
xây dựng được các công trình có giá trị lớn và đạt chất lượng cao, các công trình đều
do Công ty đấu thầu nhận được. Tuy nhiên những điểm hạn chế nổi bậc trong việc
kiểm soát chi phí tại các công trình mà Công ty đang gặp phải là:
- Công ty là đơn vị thực hiện các nghiệp vụ chi trả, thanh toán hộ cho Đội tất cả
những khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến công trình. Khi quyết toán bàn
giao công trình, Đội phải nộp cho Công ty một tỷ lệ chi phí gọi là phí quản lý. Chính
điều này dễ gây nên tiêu cực, dễ xảy ra tình trạng “ rút ruột” công trình từ Đội.
- Các công trình thường ở xa Văn phòng Công ty, do đó chi phí phát sinh ở Đội
Công ty chỉ theo dõi trên chứng từ, khó có thể giám sát thường xuyên, kiểm soát chặt
chẽ chi phí phát sinh ở Đội.

2

- Công ty chưa lập báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho công tác kiểm soát chi
phí. Chưa đi vào phân tích chi phí sản xuất thực tế phát sinh để tìm hiểu nguyên nhân
và hướng giải quyết. Do đó thông tin cung cấp chưa đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.
Xuất phát từ những bất cập trên, tôi chọn đề tài nghiên cứu:“ Tăng cường kiểm
soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng 501 thuộc CIENCO5”
cho luận văn của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại
Công ty cổ phần đầu tư xây dựng 501, tìm ra những mặt hạn chế, từ đó đề xuất những
giải pháp cụ thể nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chi phí xây lắp tại Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Là những vấn đề lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội
bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng 501.
- Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn trong kiểm soát chi phí thuộc lĩnh vực xây dựng
các công trình giao thông (Kiểm soát các loại chi phí chủ yếu trong xây dựng các công
trình giao thông như: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi
phí máy thi công, chi phí sản xuất chung..) diễn ra tại Công ty cổ phần đầu tư xây
dựng 501. Đề tài không nghiên cứu kiểm soát chi phí trong hoạt động đầu tư kinh
doanh bất động sản tại Công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và sử dụng
những phương pháp nghiên cứu cụ thể như: Phương pháp phân tích, phương pháp tổng
hợp, mô hình hóa dựa trên những tài liệu sẵn có của đơn vị.
Quan sát những vướng mắc, hạn chế của việc kiểm soát chi phí trong quá trình
thi công xây dựng các công trình tại Công ty.
Vận dụng lý thuyết về thủ tục, quy trình kiểm soát chi phí, kế toán trách nhiệm
thông qua các trung tâm chi phí để mô tả, giải thích và đề xuất các giải pháp thiết thực,
hiệu quả nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí tại Công ty.

3

5. Những đóng góp của đề tài
Luận văn lý giải được sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí
xây lắp tại Công ty, góp phần hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận cơ bản về
kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp nói riêng.
Qua các giải pháp được đề xuất trong Luận văn sẽ giúp Công ty tăng cường
kiểm soát chi phí xây lắp, giảm thiểu các gian lận, sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao
hiệu quả quản lý của Công ty.
6. Kết cấu luận văn
Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp
trong doanh nghiệp xây dựng.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại Công ty cổ
phần đầu tư xây dựng 501.
Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ
phần đầu tư xây dựng 501.


4

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm
Kiểm soát nội bộ là một thể thức bên trong đơn vị, do người quản lý đơn vị
thực hiện để kiểm soát nhân viên thực hiện đúng hay sai những thể thức đã được quy

định trong quy chế khi thi hành bổn phận, đồng thời xem các bộ phận có khả năng đạt
được kế hoạch đề ra hay không. Kiểm soát nội bộ không xác định chính xác kết quả
đạt được bằng số liệu cụ thể mà xem xét chính sách, quy chế, hệ thống quản lý của
đơn vị hoạt động ra sao và có đạt được hiệu quả không.
1.1.2. Chức năng của kiểm soát nội bộ
+ Tạo điều kiện cho đơn vị điều hành và quản lý kinh doanh một cách có hiệu
quả. Các thủ tục kiểm soát sẽ giúp các nhà quản lý sử dụng hiệu quả và tránh được sự
lãng phí nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ KSNB có chức năng đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng, hiệu quả của các
quyết định trong quá trình thực thi, bảo đảm tuân thủ đúng quy trình và thể thức đã
thực hiện.
+ Ngăn chăn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh, vấn đề sai
phạm và gian lận là không thể tránh khỏi nhưng cần phải kiểm soát chặt chẽ, hữu hiệu
nhằm ngăn chặn sai phạm và gian lận xảy ra.
+ Đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp
vụ và hoạt động kinh doanh. Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông
qua công tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và minh bạch. Bằng việc thiết
lập các quy trình kiểm soát sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán tuân thủ theo quy định.
+ Đảm bảo các báo cáo tài chính được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ các yêu
cầu có liên quan.
+ Bảo vệ các tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích, bị
thất thoát, mất cắp…Mặt khác trong nền kinh tế thị trường, yếu tố tài sản và thông tin


5

là những yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của đơn vị, do vậy cần phải
tổ chức kiểm soát nội bộ để hạn chế sự thất thoát trong hoạt động xây lắp tại Công ty.
1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Trong doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách, các biện

pháp kiểm soát và thủ tục kiểm soát được xây dựng để thực hiện các mục tiêu:
+ Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, hạn chế mất cắp, hư hại và sử dụng không
đúng mục đích.
+ Các thông tin kế toán được cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác và
tin cậy về thực trạng hoạt động của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo hiệu quả và năng lực quản lý.
+ Đảm bảo việc thực hiện các chính sách của doanh nghiệp.
1.2. SỰ CẦN THIẾT VÀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp khỏi bị hư hỏng,
mất mác bởi hao hụt, gian lận,… Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo
cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động
của doanh nghiệp. Đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các
nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và gây dựng
lòng tin đối với các cổ đông và đối tác.
Ngoài ra, trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm
soát giữ vai trò quan trọng và được thực hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì thế, hệ
thống KSNB là một chức năng thường xuyên của tổ chức và trên cơ sở đó xác định
rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực hiện
có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của doanh nghiệp.
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm soát tất cả các hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp là một việc hết sức quan trọng đối với tất cả các doanh
nghiệp muốn tồn tại trên thị trường.


6

1.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát
nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức
có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ không. Một môi
trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống
kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát nội bộ bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn
vị tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
 Các yếu tố môi trường bên trong

Các yếu tố thuộc môi trường bên trong chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái
độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý. Trên thực tế hiệu quả của
của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc rất lớn vào các nhà quản lý đơn vị. Nếu các
nhà quản lý cho rằng việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ là quan trọng thì mọi thành viên
sẽ có nhận thức đúng đắn về hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện đúng các quy định
chế độ đặt ra. Các yếu tố bên trong bao gồm:
- Đặc thù về quản lý

Quan điểm lãnh đạo của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng đến các chính sách, chế độ,
các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát của đơn vị, ví dụ : Nhận thức
của Ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp,
về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình sản xuất kinh doanh, …
một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của
hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tố chức được xây dựng hợp lý sẽ tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Để thiết
lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả thì phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
đơn vị, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.

7

+ Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép
sổ sách và quản lý tài sản.
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả
cao nhất của các bộ phận chức năng. Ví dụ như bộ phận mua hàng và bộ phận kho
cùng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng vật tư.
- Chính sách nhân sự
Đội ngũ nhân viên luôn là yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát
triển của đơn vị. Đối với hệ thống kiểm soát thì nhân sự vừa là yếu tố của môi trường
kiểm soát, vừa là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi hoạt động kiểm soát trong đơn vị. Vì
vậy nhà quản lý cần đưa ra các chính sách nhân sự hợp lý. Việc đào tạo, bố trí nhân sự,
đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng
thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Các chính sách thông thường sử dụng ở các
doanh nghiệp như chính sách tín dụng, chính sách đào tạo, chính sách bố trí cán bộ
nhân sự.
- Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán là công việc quan trọng của nhà quản lý khi điều
hành hoạt động. Nhờ có kế hoạch mà nhà quản lý định hướng được công việc cần làm,
phân chia tài chính, nhân sự phù hợp và biết được kết quả đạt được. Trên thực tế, sau
khi xây dựng được kế hoạch thì vấn đề các nhà quản lý quan tâm là tiến độ thực hiện
kế hoạch đề ra, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện
những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Các kế hoạch và dự
toán trong một đơn vị bao gồm: Kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, dự toán đầu
tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính và sự luân chuyển tiền trong
tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ
Thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị
trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong môi

trường kiểm soát. Một đơn vị có bộ phận kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ có được những
thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói


8

riêng để bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hiệu quả hơn. Để đạt mục tiêu này, bộ
phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu:
+Về cơ cấu tổ chức: Phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn hoạt
động của nó. Đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và bảo đảm
được tính độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra.
+ Về nhận sự: Phải có được các nhân viên có khả năng đủ để thực hiện nhiệm
vụ của mình.
-Uỷ ban kiểm soát
Là những người thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn như giám sát sự chấp
hành luật pháp của đơn vị, kiểm tra và giám sát công việc của kiểm soát viên nội bộ,
giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính...
 Các yếu tố môi trường bên ngoài

Hệ thống kiểm soát ngoài sự tác động của môi trường bên trong, còn có sự tác động
của môi trường bên ngoài. Thuộc nhóm môi trường này có các nhân tố: Sự kiểm soát
của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý,
đường lối phát triển của đất nước...
Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành, sự ban hành của một đạo luật
hay chính sách mới ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.
1.2.2.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán của một tổ chức là sự thu thập, ghi chép, tính toán, phân loại,
kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập các báo cáo. Hệ thống kế toán của đơn vị gồm
các yếu tố cấu thành: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản và sổ kế toán, hệ
thống báo cáo kế toán. Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thực hiện thông qua

3 giai đoạn cuả quá trình kế toán: Lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ kế toán và
lập báo cáo kế toán.
+ Lập chứng từ kế toán
Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên của tiến trình xử lý số liệu kế toán.
Việc lập chứng từ được thực hiện nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung thực về mọi
nghiệp vụ phát sinh, giúp thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện, nhất


9

là bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng
không hiệu quả, hoặc vượt quá thẩm quyền. Điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử
dụng tài sản không đúng mục đích, giúp cho việc theo dõi sự chuyển dịch của tài sản
từ nơi này sang nơi khác.
+ Phản ảnh vào số kế toán
Phản ảnh vào số kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán.
Trong giai đoạn này tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi chép, phân loại và vào
sổ kế toán nhằm giúp các nhà quản lý bảo vệ tài sản, thu thập được các thông tin đáng
tin cậy để ra các quyết định điều hành đơn vị. Ngoài ra, sổ kế toán còn giúp cho việc
tổng hợp, lưu trữ thông tin khoa học và có hệ thống, và còn là cơ sở để kiểm tra, đối
chiếu chứng từ.
+ Lập báo cáo kế toán
Là giai đoạn cuối cùng của tiến trình xử lý thông tin kế toán nhằm tổng hợp số
liệu trên sổ kế toán thành những chỉ tiêu trên báo cáo kế toán. Những thông tin thể hiện
trên báo cáo kế toán không chỉ là sự cập nhật từ sổ kế toán mà nó phản ảnh trung thực
tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, đồng thời phải được
trình bày đúng theo các chuẩn mực kế toán hiện hành và các quy định có liên quan.
1.2.2.3. Các thủ tục kiểm soát
Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải quy định các thủ tục
kiểm soát và chúng được thiết kế tùy thuộc vào những đặc thù của cơ cấu tổ chức, hoạt

động kinh doanh. Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị đều
dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau:
+Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần phân loại cụ thể cho nhiều
bộ phận và cho nhiều người trong một bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng
tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc, không để một người kiêm nhiệm nhiều
công việc, và phân công đi đôi với phân nhiệm tức là khi sơ xuất xảy ra liên quan đến
nhiệm vụ của người nào thì trách nhiệm thuộc về người đó, như vậy có thể kiểm soát
được mọi hoạt động của nhân viên.


10

Mục đích của nguyên tắc này là không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có
thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công
việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên
khác. Phân chia trách nhiệm là giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các
hành vi gian lận. Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện nâng cao chuyên môn và thúc
đẩy nhau làm việc. Tuy nhiên, khi phân chia công việc thì phải phù hợp với năng lực
Nếu việc phân chia chức năng không thể thực hiện được thì phải có các biện
pháp kiểm tra bổ sung trong các hoạt động có liên quan. Đây có thể coi như là một thủ
tục kiểm soát bù trừ để có thể làm giảm sự ảnh hưởng của sự thiếu vắng những thủ tục
kiểm soát chủ yếu. Điều quan trọng nhất là sự phân chia công việc trong kế toán là khả
năng ngăn chặn các sai sót, gian lận và tiêu cực, nâng cao năng suất làm việc.
+Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên
quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Không được bố
trí kiêm nhiệm giữa các công việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực
hiện: tách biệt chức năng kế toán với chức năng thủ quỹ, chức năng xét duyệt và chức
năng bảo quản tài sản… Ngoài ra, trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu

khác về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Việc phân chia trách
nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng với nhau.
+Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn
Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, theo sự ủy quyền của các nhà quản lý,
các cấp dưới được ủy quyền và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định.
Quá trình ủy quyền được mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia
trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Sự
phân quyền sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát, hạn chế được sự tùy tiện khi giải quyết
công việc.
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, còn có một số thủ tục kiểm soát khác cũng
nhằm đạt được mục tiêu đề ra, đó là:


11

+ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: Xây dựng nhà kho, trang bị hệ
thống báo cháy, sử dụng tủ sắt, khóa..
+Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Kiểm tra thường xuyên, liên tục của những
kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra nhằm xem xét bốn loại thủ tục kiểm
soát nêu trên.
1.2.2.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị, tiến hành
công việc kiểm tra, đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Bộ
phận kiểm toán nội bộ cung cấp những quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ
hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế, vận hành các
chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp
doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong
doanh nghiệp kể cả chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh, bổ
sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả.
1.3. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH

NGHIỆP XÂY DỰNG
1.3.1. Đặc điểm hoạt động SXKD của doanh nghiệp xây dựng
So với các ngành sản xuất khác, ngành xây lắp có những đặc điểm riêng biệt thể
hiện rõ nét ở sản phẩm xây lắp và quá trình tạo ra sản phẩm của ngành.
Sản phẩm xây lắp mang tính chất riêng lẻ, khối lượng công trình lớn, kết cấu
phức tạp, thời gian thi công tương đối dài…Do đó khi lập kế hoạch chi phí xây lắp cần
cân nhắc, thận trọng nêu rõ các yêu cầu về vật tư, vốn, nhân công, việc tổ hạch toán
chi phí xây lắp phải chặt chẽ. Vì vậy, mỗi sản phẩm xây lắp đều có yêu cầu về tổ chức
quản lý, tổ chức thi công và biện pháp thi công phù hợp với đặc điểm của từng công
trình cụ thể, có như vậy việc thi công mới mang lại hiệu quả và bảo đảm cho xây lắp
được liên tục.
Thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp tương đối dài, các công trình xây lắp thường
có thời gian sử dụng dài nên mọi sai lầm trong quá trình thi công thường khó sửa chữa
mà phải phá đi làm lại. Sai lầm trong thi công vừa gây lãng phí, vừa để lại hậu quả có


12

khi rất nghiêm trọng và khó khắc phục, do đặc điểm này mà trong quá trình thi công
cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát chất lượng công trình.
Tổng dự toán công trình đã được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật thi
công (Dự toán về chi phí xây lắp, chi phí ban quản lý, chi phí khác, dự phòng phí…).
Tuy nhiên, trong thực tế quá trình thi công do nhiều nguyên nhân làm phát sinh các
hạng mục chi phí ngoài dự toán, vì vậy phải lập dự toán bổ sung và do trượt giá, do
vậy có những khó khăn nhất định trong việc kiểm soát chi phí xây lắp.
Sản phẩm xây lắp thường có quy mô lớn, thời gian xây dựng kéo dài hàng năm vì
vậy chi phí xây lắp phụ thuộc vào tiến độ thi công, biện pháp thi công, môi trường sinh
thái…Trong điều kiện đó không thể chờ cho đến khi xây dựng xong mới tính toán kết
quả và thanh toán được mà phải tiến hành hàng tháng, quý, năm. Điều đó đòi hỏi phải
có giá trị dự toán cho từng đơn vị khối lượng xây lắp để có thể hạch toán chi phí và

tính toán kết quả lãi (lỗ) cho bất kỳ khối lượng công tác xây lắp nào được thực hiện
trong kỳ. Trong đó việc hạ thấp giá thành sản xuất thực tế các sản phẩm xây lắp chỉ có
thể thực hiện trên cơ sở đổi mới kỹ thuật và công nghệ thi công xây lắp như: Trang bị
máy móc hiện đại, ứng dụng các phương pháp thi công tiên tiến
Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn có các điều kiện cần thiết cho sản
xuất như các loại xe máy, thiết bị, nhân công… phải di chuyển theo đơn vị thi công. Mặt
khác, việc thi công còn chịu tác động của địa chất công trình và điều kiện thời tiết cho
nên công tác quản lý và sử dụng tài sản, vật tư công trình rất phức tạp và đòi hỏi phải có
mức giá cho từng loại công tác lắp đặt, cho từng vùng lãnh thổ một cách thích hợp
Sản phẩm xây lắp thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởi điều kiện
môi trường, thiên nhiên, do đó việc thi công xây lắp ở một mức độ nào đó mang tính
chất thời vụ [7,Tr 309 - 314].
Do đó trong quá trình thi công cần tổ chức quản lý lao động, vật tư chặt chẽ, đảm bảo
thi công nhanh, đúng tiến độ khi điều kiện thời tiết thuận lợi.
1.3.2. Chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng
Chi phí xây lắp là toàn bộ các khoản hao phí vật chất mà doanh nghiệp đề ra để
thực hiện công tác xây lắp nhằm tạo ra các loại sản phẩm theo mục đích kinh doanh


13

cũng như theo hợp đồng giao nhận thầu đã ký kết. Việc kiểm soát chi phí xây lắp có
tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm xây lắp cũng như hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp.
Để phục vụ kiểm soát và có thể so sánh giữa chi phí thực tế và dự toán, chi phí
xây lắp được chia thành các khoản mục sau:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Là những chi phí về vật liệu chính, vật liệu phụ tham gia cấu thành thực thể sản
phẩm xây lắp hoặc giúp cho việc thực hiện và hoàn thành khối lượng xây lắp, nguyên
vật liệu trực tiếp trong xây dựng các công trình giao thông gồm: Đá dăm, cấp phối, xi

măng, nhựa đường, cát, bê tông nhựa hạt mịn, bê tông nhựa hạt thô, nhũ tương, …
+ Chi phí nhân công trực tiếp
Là các chi phí lao động trực tiếp tham gia vào quá trình hoạt động xây lắp: Tiền
lương phải trả cho công nhân trưc tiếp thực hiện khối lượng xây lắp kể cả công nhân
vận chuyển, bốc xếp vật liệu, công nhân dọn vệ sinh,… không phân biệt công nhân
thuộc quản lý của doanh nghiệp hay thuê ngoài.
Các khoản phụ cấp theo lương như phụ cấp làm đêm, phụ cấp trách nhiệm, phụ
cấp khu vực.
Tiền lương phụ của công nhân trực tiếp thi công xây dựng.
Chi phí nhân công trực tiếp không bao gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định hiện hành của Nhà nước, chi phí
nhân công trực tiếp cũng không tính tiền ăn giữa ca của công nhân trực tiếp xây dựng.
+ Chi phí sử dụng máy thi công
Là các chi phí về vật liệu, nhân công và các chi phí khác có liên quan đến việc sử
dụng xe máy, thiết bị để thi công xây dựng công trình. Chi phí sử dụng máy thi công
gồm 2 loại chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời:
- Chi phí thường xuyên: Gồm các chi phí hằng ngày xảy ra thường xuyên như
chi phí về nhiên liệu, dầu mỡ, các chi phí vật liệu phụ khác, tiền lương lái xe điều
khiển thi công, các chi phí thuê ngoài, sửa chữa thường xuyên máy thi công.


14

- Chi phí tạm thời: Là những chi phí phát sinh 1 lần có liên quan đến việc lắp
dựng, tháo dỡ, di chuyển máy móc, thiết bị và các khoản chi phí về những công trình
tạm phục vụ thi công như lán trại bảo vệ xe máy, thiết bị.
Chi phí thường xuyên được tính 1 lần vào chi phí sử dụng máy thi công trong kỳ.
Còn chi phí tạm thời thì được phận bổ dần theo thời gian sử dụng công trình thời gian
phục vụ bảo vệ máy thi công.
Chi phí tạm thời cũng có thể tiến hành trích trước vào chi phí sửa chữa máy thi

công. Khi sử dụng xong công trình tạm, số chênh lệch được xử lý theo quy định.
Chi phí sử dụng máy thi công không bao gồm các khoản trích BHXH, BHYT,
KPCĐ của công nhân trực tiếp điều khiển xe máy, thiết bị, khoản này được tính vào
chi phí sản xuất chung.
+ Chi phí sản xuất chung: Là các chi phí trực tiếp khác (ngoài các khoản chi phí
trên) và các chi phí về quản lý, tổ chức, bao gồm:
- Chi phí tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp, tiền ăn giữa ca của nhân viên
quản lý Đội. Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ được tính theo tỷ lệ quy định trên
tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý Đội, công nhân xây dựng, lái xe lái máy.
- Chi phí vật liệu dùng cho công tác quản lý ở các Đội, công trường xây dựng,
vật liệu dùng để sửa chữa bảo dưỡng TSCĐ, công cụ, dụng cụ, chi phí lán trại tạm thời
ở các Đội.
- Chi phí dụng cụ dung cho xây lắp: Gồm các chi phí về công cụ, dụng cụ dùng
cho thi công như: Ván khuôn, xe đẩy,… và các loại công cụ, dụng cụ khác dung cho
sản xuất của Đội xây dựng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ dung cho hoạt động của Đội, công trường
- Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quản lý Đội, công trường: Thuê sửa
chữa điện, điện thoại, nước
- Chi phí khác bằng tiền… ngoài các khoản nói trên.
Cuối kỳ, chi phí sản xuất chung được phân bổ cho các đối tượng hạch toán chi phí.


15

1.4. TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP
TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
1.4.1. Lập dự toán chi phí xây lắp
Dự toán chi phí xây lắp được lập căn cứ trên khối lượng các công việc xác định
theo thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công, đơn giá xây dựng công trình, định mức chi phí
tính theo tỷ lệ % cần thiết để thực hiện khối lượng công việc đó.

Dự toán chi phí xây lắp được lập cho công trình chính được xác định một cách
trực tiếp trên cơ sở các định mức. Các công trình phụ trợ được tính theo tỷ lệ % theo
dự toán các công trình chính.
Cách lập dự toán chi phí xây lắp như sau:
STT
I
1

Khoản mục chi phí
Chi phí trực tiếp
Chi phí vật liệu

Ký hiệu
T
VL

Cách tính
VL+NC+M+TT
n

∑QjxD
j =1

2

Chi phí nhân công

NC

n

∑QjxD
j =1

3

Chi phí máy thi công

M

n

∑QjxD
j =1

4
II
III
IV
V

Chi phí trực tiếp khác
Chi phí chung
Thu nhập chịu thuế tính trước
Chi phí xây dựng trước thuế
Thuế GTGT
Chi phí xây dựng sau thuế
Chi phí lán trại
Cộng

TT
C
TL
G
GTGT
GXD
GXDNT
GXD

nc
j

m
j

vl
j

x(1 + K nc )

x(1 + K mtc )

(VL+ NC+M)x tỷ lệ
T x tỷ lệ
(T+C) x tỷ lệ
T+ C+ TL
G x TGTGT-XD
G + GTGT
G x tỷ lệ ( 1 + TGTGT-XD)
GXDNT + GXD

Trong đó:
Qj: Khối lượng công tác xây dựng thứ j hoặc một nhóm công tác, một đơn vị kết
cấu, bộ phận thứ j của công trình (j= 1,n)
mtc
D vlj , D nc
j ,Dj

: Chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công trong đơn giá xây

dựng chi tiết hoặc tổng hợp một nhóm công tác hoặc một đơn vị kết cấu, bộ phận thứ j
của công trình.
Knc, Kmtc: Hệ số điều chỉnh nhân công, máy thi công.


16

Định mức tỷ lệ chi phí chung và thu nhập chịu thuế tính trước được quy định
theo thông tư 05/2007/TT-BXD.
G: Chi phí xây dựng công trình, HMCT trước thuế.
TGTGT-CD: Thuế GTGT quy định cho công tác xây dựng.
GXD

: Chi phí xây dựng công trình, HMCT sau thuế.

GXDNT : Chi phí xây dựng lán trại, nhà tạm.
GXD

: Chi phí xây dựng công trình, HMCT và chi phí xây dựng nhà tạm.

1.4.2. Tổ chức thông tin kế toán và lập báo cáo chi phí xây lắp
Thông tin kế toán về chi phí xây lắp bao gồm thông tin kế toán tài chính và thông
tin kế toán quản trị. Bắt đầu từ quá trình lập, luân chuyển chứng từ đến tập hợp chi phí
trên sổ kế toán và lập báo cáo chi phí để phục vụ công tác quản trị chi phí.
1.4.2.1. Tổ chức chứng từ
Khi có các nghiệp vụ về CPXL phát sinh đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ được lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ, phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời,
chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Người lập, người ký duyệt và những người
khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế
toán. Chứng từ kế toán phải được lập tuân thủ theo quy định của luật kế toán.
1.4.2.2. Tổ chức sổ kế toán
Doanh nghiệp xây lắp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được quy
định tại Luật kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán, sửa chữa sai sót, khóa sổ
kế toán, lưu trữ, bảo quản số kế toán, xử lý vi phạm. Để đáp ứng nhu cầu thông tin về
CPXL cho quản lý, hệ thống sổ kế toán được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán
chi tiết và số kế toán tổng hợp. Sổ kế toán tổng hợp về CPXL được mở cho các tài
khoản tập hợp CPXL như:
- TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
- TK623: Chi phí sử dụng máy thi công
- TK 627: Chi phí sản xuất chung
- TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang


17

Do sản phẩm xây dựng được xây dựng được sản xuất theo từng đơn đặt hàng,
chu kỳ sản xuất dài, công trình, HMCT chỉ hoàn thành khi kết thúc một chu kỳ sản
xuất sản phẩm, cho nên kỳ tính giá thành thường được chọn là thời điểm mà công
trình, HMCT bàn giao đưa vào sử dụng. Hằng tháng, kế toán tập hợp các chi phí sản

xuất theo các đối tượng tính giá thành. Khi nhận được biên bản nghiệm thu bàn giao
công trình hoàn thành đưa vào sử dụng mới sử dụng số liệu chi phí sản xuất đã tập hợp
theo từng đối tượng từ khi bắt đầu thi công cho đến khi hoàn thành để tính giá thành.
Kỳ tính giá thành có thể không phù hợp với kỳ báo cáo kế toán mà phù hợp với chu kỳ
sản xuất sản phẩm.
Đối với kế toán quản trị, kế toán quản trị nhận thông tin cung cấp từ kế toán tài
chính để tiến hành phân loại chi phí theo yêu cầu của nhà quản trị, tổng hợp, phân tích
chi phí sản xuất phát sinh, kiểm soát, đánh giá biến động và lập các báo cáo chi phí
xây lắp.
1.4.2.3. Tổ chức hệ thống báo cáo về CPXL
Hệ thống báo cáo về CPXL thường được tổ chức để đáp ứng nhu cầu thông tin cho
quản lý và kiểm soát bên trong doanh nghiệp là chủ yếu. Do vậy, tùy thuộc vào nhu
cầu thông tin cụ thể của lãnh đạo doanh nghiệp mà kế toán tổ chức biểu mẫu báo cáo
phù hợp. Đối với báo cáo CPXL cần trình bày theo các khoản mục hoặc theo các yếu
tố phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các báo cáo phải được lập đầy
đủ, đúng nội dung, phương pháp lập và trình bày phải được nhất quán.
1.4.3. Phân tích biến động chi phí xây lắp
Kết quả của quá trình thực hiện chi phí phải được đo lường cụ thể, khoa học có
hệ thống theo từng loại công việc, từng giai đoạn và phù hợp với số liệu dự toán. Sau
khi đã có số liệu thực tế về tình hình chi phí tại các công trình này, bộ phận kiểm soát
sẽ so sánh với các tiêu chuẩn kiểm soát.
So sánh thực tế chi phí với các tiêu chuẩn kiểm soát thực chất là dùng phương
pháp so sánh để phân tích sự biến động chi phí theo từng khoản mục.
1.4.3.1. Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Bảng 1.1 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp


18

Σ luợng NVL tiêu

Σ luợng NVL tiêu hao thực tế x đơn

Σ luợng NVL tiêu hao thực tế x

hao định mức x đơn

giá NVL định mức

đơn giá NVL thực tế

(2 )
(2) - (1) : Biến động về lượng NVL

(3)
(3) - (2): Biến động về giá NVL

giá NVL định mức
(1)

Kiểm soát về lượng NVL được thực hiện khi đưa NVL vào sử dụng hoặc khi kết
thúc hạng mục công trình, kiểm soát về giá NVL được thực hiện khi mua.
Nguyên nhân biến động về lượng: Do mất mác trong quá trình xây dựng, sử dụng
lãng phí nguyên vật liệu, gia tăng khối lượng xây lắp so với thực tế.
Trường hợp mất mác trong quá trình xây dựng thì người quản lý công trường phải
bồi thường, mất mác trong kho thì thủ kho bồi thường.
Trường hợp khối lượng nguyên vật liệu sử dụng gia tăng khi gia tăng khối lượng
xây lắp thì cần điều chỉnh lại khối lượng nguyên vật liệu dự toán.
Nguyên nhân biến động về giá: Do giá cả thị trường biến động, do có sự gian lận
trong quá trình mua NVL.

Trường hợp có sự biến động về giá cả giữa thời điểm lập dự toán với thời điểm thi
công thì cần điều chỉnh chênh lệch giá trước khi thực hiện báo cáo, so sánh.
Trường hợp thông đồng giữa người mua với người bán thì nhà quản lý cần xác định
lại giá cả NVL ở nhiều nhà cung cấp khác nhau và yêu cầu người mua hàng bồi
thường chênh lệch.
Biến động về giá và lượng NVL sử dụng nhỏ hơn hoặc bằng không là tốt. Điều
này chứng tỏ việc kiểm soát NVL có hiệu quả. Tuy nhiên cũng cần chú ý tới chất
lượng công trình khi có sự biến động này.


19

1.4.3.2. Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp
Bảng 1.2 Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp
Σ số giờ công định
mức x đơn giá giờ
công định mức
(1)

Σ số giờ công thực tế x đơn giá giờ

Σ giờ công thực tế x đơn giá giờ

công định mức

công thực tế

(2)
(3)
(2) - (1) : Biến động về lượng giờ công (3) - (2): Biến động về giá giờ công

Biến động về lượng giờ công lao động là sự so sánh sức sản xuất của thời gian lao
động giữa thực tế so với định mức. Vì vậy tăng cao sức sản xuất của thời gian lao động
là một nhân tố chủ yếu để tiết kiệm chi phí.
Nguyên nhân biến động về lượng: Do trình độ tay nghề công nhân kém, máy móc
thiết bị cũ, công nhân lười biếng, bỏ việc… người quản lý lao động phải chịu trách
nhiệm này trước nhà quản lý. Đồng thời quy trách nhiệm bồi thường cụ thể cho nhân
viên quản lý không tốt lao động.
Biến động về mức giá lao động: Là sự chênh lệch giữa đơn giá tiền lương thực
tế so với đơn giá tiền lương định mức của công nhân trực tiếp xây lắp. Đối với công
nhân làm việc theo hợp đồng dài hạn, mức lương đã được quy định thì biến động về
giá lao động được hiểu là số tiền trả cho người lao động. Tổ trưởng phải chịu trách
nhiệm về sự biến động này.
Nguyên nhân biến động về giá: Do nhà quản lý tăng, giảm đơn giá tiền công cho
công nhân trực tiếp xây lắp. Tuy nhiên giá nhân công thường ít biến động do đã ký
hợp đồng thuê nhân công trước khi thi công.
1.4.3.3. Phân tích biến động chi phí sử dụng máy thi công
Phân tích biến động chi phí sử dụng máy thi công là tiến hành phân tích sự biến
động của biến phí sử dụng máy thi công và định phí sử dụng máy thi công.
Đối với biến phí sử dụng máy thi công thì phân tích theo Bảng 1.3:

Bảng 1.3 Phân tích biến phí sử dụng máy thi công


20

Σ số ca máy định mức x

Σ số ca máy thực tế x đơn giá

Σ số ca máy thực tế x đơn giá 1

đơn giá 1 ca máy định mức
(1)

1 ca máy định mức
(2 )
(2) – (1) : Biến động về lượng

ca máy thực tế
(3)
(3) – (2): Biến động về đơn giá

ca máy thi công

ca máy thi công

Biến động về lượng ca máy thi công: Là sự gia tăng số ca máy thi công một đơn
vị khối lượng xây lắp. Nguyên nhân của sự gia tăng này là sự điều hành máy không tốt
làm cho thời gian máy nhàn rỗi nhiều, địa hình thi công khó cũng làm gia tăng số ca
máy thi công.
Biến động về giá ca máy thi công: Là sự gia tăng đơn giá ca máy thi công một
đơn vị khối lượng xây lắp. Nguyên nhân của sự gia tăng này là sự tăng lượng và giá
nhiên liệu chạy máy. Lượng nhiên liệu tăng là do có sự hao hụt trong quá trình chạy
máy, giá nhiên liệu tăng là do sự gian lận trong quá trình mua nhiên liệu….
Để kiểm soát sự gia tăng chi phí máy thi công thì tại mỗi máy thi công hoạt
động cần có sự điều khiển của kỹ thuật giám sát từng hạng mục thi công, chuẩn bị đầy
đủ máy móc và nhân công hỗ trợ trước khi cho máy thi công hoạt động.
Đối với định phí sử dụng máy thi công trong mỗi công trình xây dựng có thể được
phân tích:

Biến động định phí sử dụng máy thi công = Tổng định phí sử dụng máy thi công
thực tế phát sinh tại mỗi công trình - Tổng định phí sử dụng máy thi công định mức.
Tổng biến động chi phí sử dụng máy thi công = Biến động biến phí sử dụng máy
thi công + biến động định phí sử dụng máy thi công.
1.4.3.4. Phân tích biến động chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung trong DN xây lắp bao gồm cả yếu tố định phí (Tiền
lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý công trình, chi phí lán trại,
khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý công trình…), yếu tố biến phí như các
khoản trích theo lương của công nhân vận hành máy thi công, công nhân xây lắp trực
tiếp…) và chi phí hỗn hợp (Tiền điện, nước phục vụ cho xây dựng công trình…)
Tuy nhiên việc nhận diện chính xác các chi phí này rất khó thực hiện, mặt khác
biến phí và chi phí hỗn hợp chiếm tỷ trọng rất ít trong tổng chi phí chung. Vì vậy có


21

thể xem việc phân tích biến động chi phí sản xuất chung này là phân tích sự biến động
định phí sản xuất chung.
Theo quy định của Bộ xây dựng thì định mức chi phí chung được tính theo tỷ lệ %
tổng giá trị chi phí toàn công trình. Biến động chi phí sản xuất chung trong mỗi công
trình xây dựng có thể được phân tích:
Biến động chi phí sản xuất chung = Tổng chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh
tính cho mỗi công trình - Tổng chi phí sản xuất chung định mức của mỗi công trình.
Nguyên nhân biến động tăng chi phí sản xuất chung: Do giá cả tăng lên và do sử
dụng lãng phí các yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất chung như nhân công, NVL,
nhiên liệu…., làm cho chi phí sản xuất chung thực tế tăng lên so với dự toán.
Khi có sự biến động tăng chi phí sản xuất chung cần xem lại khối lượng xây lắp
thực tế so với dự toán, nếu không có sự gia tăng khối lượng xây lắp thực tế thì có thể
là do tăng chi phí khấu hao máy móc, thiết bị sử dụng cho bộ phận quản lý công trình,
tăng chi phí tiếp khách, điện nước… những yếu tố định phí tăng so với dự toán cần có

sự giải trình của bộ phận trực tiếp thi công và chịu trách nhiệm trước nhà quản lý.
1.5. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CPXL TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
1.5.1. Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
1.5.1.1. Tổ chức chứng từ và sổ kế toán
* Tổ chức chứng từ.
+ Kế hoạch mua NVL, hợp đồng mua bán, hóa đơn mua hàng, hóa đơn chi phí
(Vận chuyển, lưu kho, thuế nhập khẩu…)
+ Phiếu nhập kho, phiếu đề nghị cấp NVL, phiếu xuất kho.
+ Biên bản giao nhận và kiểm tra NVL, biên bản kiểm kê NVL.
* Sổ kế toán.
+ Thẻ kho: Theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho, do thủ kho ghi chép và
bảo quản, kế toán vật tư đối chiếu và ký tên xác nhận.
+ Sổ kế toán chi tiết: Sổ theo dõi vật tư nhập, xuất, tồn cho từng đối tượng về số
lượng và giá trị, sổ đối chiếu số dư về lượng nhập, xuất, tồn
1.5.1.2. Các bộ phận tham gia kiểm soát


22

+ Phòng Kế hoạch - Dự án, Phòng Vật tư - Thiết bị, Phòng Tài chính - Kế toán,
Phòng Kỹ thuật - Chất lượng: Xây dựng kế hoạch mua NVL, xét duyệt mọi nghiệp vụ
mua hàng, đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lượng NVL, mục đích mua. Bộ phận mua hàng
có nhiệm vụ tổ chức mua NVL theo đúng kế hoạch được duyệt. Bộ phận kế toán có chức
năng theo dõi, ghi chép trên sổ sách kế toán và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
+ Bộ phận nhận hàng, thủ kho: Hai bộ phận này phải tách rời nhau, bộ phận
nhận hàng có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng NVL và lập phiếu nhập kho.
Thủ kho bảo quản về mặt hiện vật NVL tồn kho.
+ Các bộ phận thi công: Tại các công trình, cần thiết phải lập bộ phận quản lý
vật tư để theo dõi khối lượng, chất lượng, kiểm soát NVL.
1.5.1.3. Thủ tục kiểm soát chi phí NVL trực tiếp

Đối với ngành xây dựng, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí trực tiếp xây
dựng công trình, nên các sai phạm về chi phí NVL trực tiếp thường ảnh hưởng lớn đến
giá thành công trình. Trong doanh nghiệp xây dựng, việc kiểm soát chi phí NVL
thường thể hiện qua hai khía cạnh, đó là:
* Kiểm soát quá trình nhập, xuất kho NVL.
Quá trình mua NVL nhập kho.
- Kiểm soát quá trình lập kế hoạch mua NVL, cơ sở lập kế hoạch đảm bảo phù
hợp với kế hoạch xây lắp, phù hợp với yêu cầu tiến độ thi công, với định mức tiêu hao
NVL trong xây lắp. Kiểm soát chi phí NVL thông qua việc thực hiện các kế hoạch
mua NVL, các thủ tục mua sắm NVL ở các bộ phận có liên quan.
- Giám đốc sẽ quyết định chọn nhà cung cấp từ sự tham mưu của bộ phận mua
hàng. Kiểm soát việc xử lý các đơn đặt mua hàng, hợp đồng kinh tế, sự độc lập của
nhân viên bộ phận mua hàng với thủ kho và kế toán kho hàng, sự độc lập của người
làm nhiệm vụ kiểm tra NVL với người giao nhận NVL
- Kế toán căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng kinh tế để kiểm tra,
đối chiếu và ghi sổ kế toán.
Nhằm ngăn ngừa gian lận, các bộ phận trên phải độc lập với nhau. Chứng từ phát
sinh phải có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan.


23

Quá trình xuất kho NVL thi công công trình.
NVL nhận về đến khi nào có yêu cầu thì xuất ra để phục vụ thi công công trình.
Khi xuất kho cần có các chứng từ sau:
- Phiếu xin cấp vật tư: ghi rõ số lượng, chủng loại.
- Phòng nghiệp vụ phê duyệt và lập phiếu xuất kho giao cho đội thi công đến bộ
phận kho để nhận NVL.
- Thủ kho theo dõi thường xuyên số lượng vật tư tồn kho, báo cáo tình hình
nhập, xuất, tồn cho Phòng Vật tư - Thiết bị.

Vật tư sử dụng cho công trình phải được đối chiếu với dự toán thiết kế thi công để
kiểm soát lượng vật liệu xuất dùng. Kế toán cũng tiến hành tính giá xuất kho cho vật
tư để theo dõi và tính giá thành cho từng hạng mục công trình hoàn thành.
Vật tư sử dụng trực tiếp phải được quản lý chặt chẽ, có thể bị tráo đổi không đúng
tiêu chuẩn, quy cách, dễ bị mất cắp. Đây là yếu tố chủ quan làm tăng chi phí xây lắp.
Vấn đề bảo quản vật tư cũng rất quan trọng, lãnh đạo Công ty cần cử người kiểm
kê đột xuất vật tư tồn kho thực tế so với sổ sách kế toán nhằm phát hiện trường hợp
thủ kho có thể làm dụng vật tư sử dụng sai mục đích. Vì rất có thể vật tư xuất ra không
dùng hoặc dùng không hết nhưng vẫn được hạch toán vào chi phí NVL trực tiếp.
* Kiểm soát quá trình mua NVL xuất thẳng cho Đội thi công.
Do đặc điểm công trình xây dựng gắn liền với địa điểm thi công nên nhiều trường
hợp doanh nghiệp không thể mua NVL nhập kho rồi sau đó xuất kho đến công trình.
Nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển và tận dụng nguồn NVL tại địa phương, giảm hao
hụt khi vận chuyển, hạn chế lưu kho, phần lớn các doanh nghiệp đều tiến hành mua
NVL gần công trình đang xây dựng và giao thẳng cho Đội trực tiếp bảo quản, thi công.
Quá trình kiểm soát được thực hiện như trên nhưng nhập kho tại công trường. Các Đội
thi công cần lập các báo cáo về tính hình sử dụng NVL để giúp kế toán phản ảnh sự
vận động của NVL chính xác.
Ngoài ra còn phải kiểm soát mức tồn kho NVL để tránh những tổn thất do thiếu
hụt NVL tồn trữ gây ảnh hưởng đến chất lượng công trình.
Kiểm soát chi phí NVL có tác dụng trên hai phương diện:


24

+ Đối với quá trình kiểm soát vật chất: Ngăn ngừa mất mát, sử dụng lãng phí
NVL. Sử dụng kho riêng biệt để bảo quản NVL, hạn chế ra vào kho, phân chia trách
nhiệm cụ thể cho từng cá nhân có liên quan cũng hết sức cần thiết.
+ Đối với quá trình kiểm soát ghi chép: Các chứng từ được xét duyệt trước sẽ
có tác dụng bảo vệ NVL, không sử dụng sai mục đích. Quá trình ghi chép sổ sách phải

tách biệt với người thực hiện chi phí NVL. Sổ sách tổng hợp, chi tiết chi phí NVL phải
được theo dõi cụ thể theo từng nội dung chi phí để có cơ sở điều tra khi phát sinh
chênh lệch giữa kiểm kê và sổ sách.
1.5.2. Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Kiểm soát nội bộ về chi phí nhân công trực tiếp dựa trên kế hoạch lao động - tiền
lương và theo dõi việc thực hiện các kế hoạch lao động - tiền lương. Hằng tháng
phòng kế toán sẽ tổng hợp so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương,
so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch tiền lương.
1.5.2.1. Căn cứ để xác định chi phí nhân công trực tiếp
Các chứng từ theo dõi lao động như: Bảng chấm công, bảng xác nhận khối lượng
hoàn thành, hợp đồng giao khoán, hợp đồng thuê nhân công. Bộ phận tính lương sẽ lập
bảng thanh toán lương làm cơ sở trả lương cho người lao động. Kế toán Đội căn cứ
vào các chứng từ đó để làm bảng thanh toán lương cho công nhân. Sau đó chuyển về
Phòng Tài chính - Kế toán làm căn cứ để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp cho các
đối tượng sử dụng lao động.
1.5.2.2. Các bộ phận tham gia kiểm soát
- Bộ phận nhân sự (Phòng Tổ chức -Hành chính) thực hiện tuyển dụng lao động
và ra quyết định tiếp nhận, điều động lao động.
- Bộ phận theo dõi việc thi công tại công trường có chức năng theo dõi lao
động, xác định thời gian lao động để làm cơ sở tính lương bằng cách lập bảng chấm
công.
- Bộ phận tính lương có nhiệm vụ tính toán về số lương phải trả cho từng nhân
viên, lập bảng thanh toán lương tổng hợp và bảng thanh toán lương chi tiết cho từng


25

bộ phận để làm cở sở chi lương, lập bảng phân bổ tiền lương vào chi phí sản xuất
trong kỳ.
1.5.2.3. Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

- Đối chiếu tên và mức lương (Hệ số lương cơ bản, hệ số chức vụ) trên bảng
lương của từng bộ phận, từng phòng ban trong doanh nghiệp với hồ sơ nhân viên tại
phòng nhân sự. Bộ phận tính lương không được ghi tên người nào vào bảng lương nếu
không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gởi lên.
- Theo dõi, tính toán thời gian lao động: Đối chiếu số giờ công, ngày công trên
bảng lương, bảng chấm công của từng bộ phận, thường xuyên đối chiếu bảng chấm
công với khối lượng hoàn thành.
-Tính lương và ghi chép lương: Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương căn cứ
vào các chứng từ có liên quan gởi lên bộ phận kế toán. Bộ phận này sẽ ghi sổ theo dõi
lương từng nhân viên và lập báo cáo tiền lương cho người quản lý.
- So sánh tổng tiền lương trên bảng lương với số liệu trên phiếu chi, séc trả
lương, bảng kê chi lương
- Xây dựng các chính sách, định mức về lao động, tiền lương, có phương pháp
quản lý lao động chặt chẽ, thường xuyên đánh giá lao động và điều chỉnh mức lương
hợp lý.
- Kiểm tra việc phân bổ chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất trong kỳ
1.5.3. Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
Chi phí sử dụng máy thi công phát sinh tương đối lớn và cũng rất dễ xảy ra sai sót,
gian lận như khai thêm thời gian ca máy hoạt động, nhiên liệu không chính xác, lấy
cắp nhiên liệu….