Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây dựng 47.

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hội nhập kinh tế đặt các doanh nghiệp trước những sức ép cạnh tranh
ngày càng quyết liệt. Để nâng cao năng lực cạnh tranh, các doanh nghiệp phải
tính đến việc kiểm soát chi phí ngày một hiệu quả để sản phẩm, dịch vụ của
ngày càng chất lượng và giá cả phù hợp. Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết
yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh
hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết
kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận
hoạt động của doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp xây dựng, chi phí xây lắp là những chỉ tiêu
kinh tế quan trọng luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm hàng
đầu vì chi phí xây lắp là chỉ tiêu phản ánh chất lượng hoạt động của doanh
nghiệp. Do đó doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì điều tất yếu phải
kiểm tra kiểm soát được các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Công ty cổ phần xây dựng 47 với lĩnh vực kinh doanh chính là lĩnh vực
thi công các công trình thủy lợi, thủy điện. Với đặc thù của ngành xây dựng là
nguồn vốn đầu tư lớn và thời gian thi công kéo dài nhưng qua thực tế cho
thấy, công tác kiểm soát chi phí xây lắp trong hoạt động xây dựng ở Công ty
còn chưa chặt chẽ, chưa thực sự gắn trách nhiệm quản lý với yêu cầu kiểm
soát chi phí. Vấn đề này đã đặt ra cho Công ty phải xây dựng một hệ thống
kiểm soát chi phí nhằm tạo sức canh tranh cho Công ty trong xu thế phát triển
và hội nhập hiện nay.
Với những lý do trên, tác giả chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát chi phí
xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng 47” để nghiên cứu.


2

2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Trong giai đoạn hiện nay một số doanh nghiệp đã quan tâm đến việc
xây dựng cho mình một hệ thống hoặc các giải pháp kiểm soát chi phí nhằm
đảm bảo các lợi ích cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng đã có rất nhiều
chuyên gia đã đưa ra các ý tưởng, giải pháp mang tính khoa học và các đề tài
nghiên cứu về vấn đề kiểm soát chi phí. Trong khuôn khổ của đề tài đang
thực hiện, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu tư liệu các đề tài đã nghiên cứu về
các vấn đề kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp, cụ thể là tác giả Lê Kỳ
Anh (2008) “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp trong hoạt động
xây dựng cơ bản tại Công ty cổ phần Sông Ba”- Luận văn thạc sĩ kinh tế,
chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng; tác giả Nguyễn Phi Sơn (2006)
“Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp tại các đơn vị thuộc Tổng Công
ty xây dựng miền Trung”- Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán,
Đại học Đà Nẵng; tác giả Phạm Ngọc Điệp (2008) “Tăng cường kiểm soát chi
phí xây lắp tại Công ty xây dựng công trình Hàng không ACC- Quân chủng
Phòng không Không Quân” - Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán,
Đại học Đà Nẵng.
Tôi cho rằng những công trình khoa học trên là những tư liệu rất quý
báu cả về lý luận và thực tiễn. Tuy nhiên, các nghiên cứu chưa đề cập đến vấn
đề kiểm soát CPXL của các DN xây dựng trên địa bàn tỉnh Bình Định. Vì
vậy, luận văn mà tác giả đang tập trung nghiên cứu là kiểm soát CPXL tại
Công ty cổ phần xây dựng 47 trên cơ sở nghiên cứu về bản chất, vai trò và nội
dung của kiểm soát chi phí cũng như các giải pháp kiểm soát chi phí gắn liền
với thực tiễn các bối cảnh kinh tế cụ thể.
3. Mục đích nghiên cứu của đề tài


3

Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về

kiểm soát chi phí xây lắp và những đặc điểm của các DN xây dựng đối với
công tác kiểm soát chi phí xây lắp.
Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí xây
lắp tại Công ty cổ phần xây dựng 47 trong điều kiện về trình độ khoa học, kỹ
thuật công nghệ, trình độ quản lý và điều kiện thi công hiện tại của Công ty.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu lý luận về công tác kiểm soát chi
phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng và thực tiễn công tác kiểm soát chi
phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng 47.
Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về quá trình kiểm
soát chi phí xây lắp các công trình thủy lợi.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện việc nghiên cứu, luận văn sử dụng các phương pháp:
Phương pháp phỏng vấn, quan sát trực tiếp, thu thập thông tin tài liệu và
phương pháp thống kê, so sánh, phân tích và tổng hợp. Đối tượng phỏng vấn
là các nhân viên kế toán, kỹ thuật, quản lý có trình độ chuyên môn, có tay
nghề cao, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực xây dựng. Qua đó, đối chiếu
những thông tin đã thu thập, mô hình hoá và suy luận để đánh giá công tác
kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng 47.
Ngoài ra còn kế thừa các kiến thức, kinh nghiệm tiếp thu được từ các
văn bản quy trình quản lý nghiệp vụ, các tài liệu, công trình nghiên cứu về
lĩnh vực có liên quan đến đề tài.
6. Những đóng góp của đề tài
Về mặt lý luận: Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm các vấn đề lý luận
cơ bản về kiểm soát chi phí xây lắp trong các doanh nghiệp xây dựng.


4

Về mặt thực tiễn: Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát

chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng 47, đề tài đã nêu ra các tồn tại
trong công tác kiểm soát chi phí xây lắp, đồng thời cũng đưa ra các giải pháp
tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp, góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động sản xuất kinh doanh cho Công ty cổ phần xây dựng 47.
7. Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn được trình bày thành 3 chương
Chương 1: Lý luận chung về công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp
trong doanh nghiệp xây dựng.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ
phần xây dựng 47.
Chương 3: Các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại
Công ty cổ phần xây dựng 47.


5

Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1.1. Khái niệm
KSNB luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó
các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động
kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Từ lâu, các kiểm toán viên đã
nhận thức được ảnh hưởng của các hoạt động này đến báo cáo tài chính của
doanh nghiệp và đã phát triển các kỹ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm
phục vụ cho công tác kiểm toán. Do đó, khái niệm KSNB đã hình thành và
phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ
chức, không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm toán viên mà còn liên quan

mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp. Quá trình nhận thức và nghiên
cứu về KSNB đã dẫn đến các khái niệm khác nhau từ giản đơn đến phức tạp
về hệ thống này. Đến nay, khái niệm được chấp nhận khá rộng rãi là: “Kiểm
soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân
viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp
lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
Các luật lệ và quy định được tuân thủ;
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”[ 2, tr 70]
Trong khái niệm trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm
bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau:


6

KSNB là một quá trình. KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm
soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành
một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt
được các mục tiêu của mình.
KSNB được thiết kế và điều hành bởi con người. Cần hiểu rằng
KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu ... mà phải
bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám
đốc, các nhân viên khác ... Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế
kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo
tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ thống kiểm
soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến
không thực hiện được các mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện
những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.
Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi

phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá
trình kiểm soát đó.
1.1.1.2. Các mục tiêu của KSNB
Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải bảo đảm về tính trung thực và
đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo
cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ báo cáo tài chính hiện hành.
Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp
hành pháp luật và các quy định. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi
thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của
đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị.


7

Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin,
nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của
đơn vị ...
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm
lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát
triển của đơn vị.
Theo mục đích của hệ thống KSNB của đơn vị, có hai dạng kiểm soát
cơ bản là:
Kiểm soát quản lý;
Kiểm soát kế toán.
Kiểm soát quản lý nhằm kiểm soát sự tuân thủ của nhân viên với các
chính sách quản lý để đạt được mục tiêu hiệu quả SXKD. Các chính sách
quản lý cụ thể như: Các thủ tục vận hành hệ thống; các thao tác nghiệp vụ
theo trình tự của chuỗi nghiệp vụ; .... Kiểm soát quản lý bao gồm các hoạt
động: “ Thông đạt các mục tiêu, chính sách của DN cho toàn thể đơn vị; tạo

lập cơ cấu trách nhiệm và quản lý; thiết lập các quy chế hoạt động để đạt các
mục tiêu DN; giám sát để nhận dạng các rủi ro bên trong lẫn bên ngoài tác
động đến DN; thiết lập các chính sách và các thủ tục thực hiện để giải quyết
các rủi ro; đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các bộ phận trong DN”.
Kiểm soát kế toán nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, thẩm định tính chính
xác và độ tin cậy của thông tin kế toán.
1.1.2. Các thành phần của hệ thống KSNB
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các
đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục
tiêu … của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao


8

gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay, KSNB bao
gồm các bộ phận sau:
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi
phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với
các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm
soát là:
Đặc thù về quản lý: Là các quan điểm khác nhau của người quản lý
đơn vị đối với tình trạng của báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro trong
hoạt động kinh doanh của đơn vị. Nếu một nhà quản lý chú ý quá mức đến
việc báo cáo tình hình tài chính và nhấn mạnh đến việc hoàn thành kế hoạch
lợi nhuận thì sẽ sẵn sàng hành động mạo hiểm để đổi lấy một mức lợi nhuận
cao, thì môi trường kiểm soát sẽ yếu. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh
doanh trung thực và cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính
trung thực của báo cáo tài chính, đồng thời có những biện pháp hạn chế tối đa
rủi ro kinh doanh thì môi trường kiểm soát sẽ mạnh.

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB còn phụ thuộc vào tính chính trực và
việc tôn trọng các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị. Để đáp
ứng yêu cầu này, các nhà quản trị cần phải xây dựng những chuẩn mực về đạo
đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành
viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp cũng như các quy định của
đơn vị.
Cơ cấu về quyền lực: Kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã
được phân quyền, nhằm đề phòng các trường hợp sử dụng không hết quyền
hạn được giao hoặc lạm dụng các quyền này trong quản lý.


9

Nếu quyền lực tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường
kiểm soát phụ thuộc vào người quản lý cao nhất, lúc đó môi trường kiểm soát
phụ thuộc chủ yếu vào quan điểm, phong cách điều hành của người này. Nếu
quyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra giám sát việc sử
dụng quyền lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử dụng không hết
quyền hạn được giao hay lạm quyền.
Đồng thời để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, nhà quản trị
cần phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến
nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. Những hành động không đúng
cũng có thể phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu
báo cáo.
Cơ cấu tổ chức: Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phân trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói
cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm
soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải
xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức
báo cáo cho phù hợp. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính

chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả
qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về quyền hạn, trách
nhiệm và báo cáo.
Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về
việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng
và kỷ luật nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu
hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong
môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị
đạo đức ... Thí dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá


10

nhân có trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo
không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên.
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh
nghiệp, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính.
Thí dụ một quan điểm không đúng của Giám đốc về báo cáo lợi nhuận có thể
làm mất đi sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu
kém của đội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu
của các báo cáo này.
Công tác kế hoạch: Bao gồm một hệ thống kế hoạch sản xuất – kinh
tế - tài chính cũng như phương án chiến lược của bộ phận quản lý cao nhất
nhằm giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả.
Công tác kế hoạch là việc lập các kế hoạch và dự toán, đồng thời là
việc theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện các kế hoạch, các dự toán đó.
Các kế hoạch và dự toán này bao gồm kế hoạch mua nguyên liệu, kế hoạch
sản xuất, kế hoạch chi phí và dự toán chi phí ... Nếu kế hoạch được lập một
cách khoa học và nghiêm túc thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất
hữu hiệu.

Bộ phận kiểm toán nội bộ: Cung cấp một sự giám sát và đánh giá
thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống
KSNB. Để bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy tác dụng tốt, nó phải được giao
quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập cũng như phải
bao gồm các nhân viên có khả năng, đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ
kiểm toán.
Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải thuộc cấp quản lý cao nhất
để không bị giới hạn hoạt động.


11

Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có đủ năng
lực để thực hiện nhiệm vụ của mình, các nhân viên này phải thường xuyên
cập nhật các chế độ, chính sách của Nhà nước về quản lý tài chính, các quy
định của pháp luật ...
Các nhân tố bên ngoài: Là các nhân tố nằm ngoài sự kiểm soát của
các nhà quản lý, nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà
quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể như: Sự kiểm soát của
các cơ quan chức năng của Nhà nước, sự ảnh hưởng của các chủ nợ, môi
trường pháp lý, ...
Môi trường kiểm soát tốt nếu các nội dung sau đây được đảm bảo:
DN đã ban hành dưới dạng văn bản các nội quy, quy tắc, chuẩn mực để
phòng ngừa Ban lãnh đạo và các nhân viên rơi vào tình thế xung đột quyền lợi
với DN, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt khi các quy tắc, chuẩn mực
này bị vi phạm.
DN đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu
tất cả nhân viên ký cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
Lãnh đạo đơn vị phải là người có tư cách đạo đức, có hành vi ứng xử
tốt và làm việc hết trách nhiệm, khả năng của mình với hiệu quả cao nhất.

DN phải thường xuyên luân chuyển nhân viên trong các khu vực, vị trí
nhạy cảm; quan tâm, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các
khu vực, vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
DN cần áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm soát phù hợp với những
chuẩn mực đã được chấp nhận cho loại hình kinh doanh của đơn vị mình.
DN có sơ đồ tổ chức hợp lý, đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch,
quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời và
hiệu quả.


12

DN có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực kiểm
toán, kế toán có liên quan. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo tính độc
lập, có khả năng hoạt động độc lập một cách hữu hiệu.
1.1.2.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là hệ thống thu nhận, tính toán, phân loại, ghi chép,
tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống kế toán ở
một đơn vị gồm:
Hệ thống chứng từ ban đầu và cách vận dụng hệ thống chứng từ ban
đầu.
Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán.
Hệ thống báo cáo kế toán (gồm cả báo cáo tài chính và báo cáo kế toán
nội bộ).
Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc
quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Trong
hệ thống kế toán thì quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan
trọng trong KSNB của DN. Hệ thống kế toán là một mắc xích, một yếu tố
quan trọng của hệ thống KSNB. Từ đó, việc đảm bảo nghiệm ngặt các quy tắc

kế toán đã là sự kiểm tra, kiểm soát hết sức chặt chẽ.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát
chi tiết: Phải xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; diễn
giải phải đầy đủ để phân loại đúng đắn các nghiệp vụ; đo lường giá trị các
nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị; đúng kỳ hạn phát sinh; trình bày đúng đắn
và công bố đầy đủ các thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính. Như vậy, một
hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu sau đây được thực
hiện:


13

Tính có thực: Nghĩa là chỉ được ghi những nghiệp vụ kinh tế có thật,
không được ghi chép những nghiệp vụ kinh tế giả tạo vào sổ sách kế toán của
đơn vị.
Sự phê chuẩn: Trước khi thực hiện một hoạt động, một nghiệp vụ phải
đảm bảo rằng nó được phê chuẩn hợp lệ.
Tính đầy đủ: Không được loại bỏ, giấu bớt hay để ngoài sổ sách về bất
kỳ nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào.
Sự phân loại: Đảm bảo số liệu được ghi nhận phân loại theo đúng hệ
thống Tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn vào các sổ sách kế toán có
liên quan.
Đúng thời điểm: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng thời
điểm và theo một nguyên tắc nhất quán.
Sổ chi tiết và sổ tổng hợp kế toán được ghi nhận một cách chính xác:
Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số liệu kế toán được phản ánh vào sổ kế toán
chi tiết một cách đúng đắn và tổng hợp chính xác để giúp phản ánh trung thực
và chính xác tình hình tài chính của đơn vị vào một thời điểm nào đó theo yêu
cầu của nhà quản lý.
Báo cáo tài chính được phản ánh theo những chuẩn mực kế toán đã

được Bộ tài chính ban hành.
Các mục tiêu trên được vận dụng cụ thể trong từng hoạt động, từng loại
nghiệp vụ cụ thể của đơn vị.
1.1.2.3. Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và các thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị
thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ
thể. Các thủ tục kiểm soát lập ra dựa trên ba nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc


14

phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và
phê chuẩn:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc
và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều
bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của nguyên tắc này là không cho một cá
nhân hay một bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ kinh tế từ khâu đầu
đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ làm việc nhiều người
thì các sai sót dễ bị phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân
công, phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa, giúp cho việc
kiểm tra, thúc đẩy nhau trong công việc.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về
trách nhiệm đối với một số công việc như trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và
trách nhiệm ghi chép sổ kế toán, trách nhiệm bảo quản tài sản, trách nhiệm
xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách, chức năng kế toán và chức năng tài
chính, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát ... Nguyên tắc này xuất
phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ
dàng dẫn đến sự lạm dụng, và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất
khó khăn. Chẳng hạn nếu để kế toán kiêm thủ kho thì họ rất dễ điều chỉnh sổ
sách để che dấu hành vi gian lận của mình. Thông thường, chế độ kế toán các

nước quy định các đơn vị không được bố trí cán bộ thủ kho kiêm nhiệm vào
các công tác kế toán và quản lý khác.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người
quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công
việc trong một phạm vi nhất định.
Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các nhà quản lý không thể và
cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh mà nên có sự phân
chia quyền lực cho các cấp, đồng thời xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn từng


15

cấp. Việc làm này một mặt giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soát và hạn chế
được sự tùy tiện khi giải quyết công việc. Thông thường trong một DN nên có
hai hình thức ủy quyền là: ủy quyền chung và ủy quyền cụ thể.
Ủy quyền chung: Tức là một số nhiệm vụ trong những phạm vi giới
hạn nhất định do những người lãnh đạo cấp dưới xét duyệt như trưởng phòng,
hay giám đốc các chi nhánh xét duyệt.
Ủy quyền cụ thể: Tức là một số nghiệp vụ cá biệt như các nghiệp vụ có
giá trị lớn hay một số nghiệp vụ quan trọng có ảnh hưởng mạnh đến hoạt
động của DN thì phải do những lãnh đạo cấp cao hơn xét duyệt như tổng
giám đốc, chủ tịch Hội đồng Quản trị.
1.2. NỘI DUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CPXL TRONG DN XÂY
DỰNG
1.2.1. Khái niệm và mục tiêu kiểm soát CPXL
1.2.1.1. Khái niệm
CPXL là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống, lao
động vật hóa và các chi phí khác để xây mới hoặc cải tạo, mở rộng hay trang
bị lại kỹ thuật công trình mà doanh nghiệp xây lắp đã chi ra trong một kỳ nhất
định (quý, năm).

Kiểm soát CPXL là một chức năng trong công tác quản trị chi phí của
DN, nó cũng mang tính chất của kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán.
Kiểm soát CPXL còn là một bộ phận của hệ thống KSNB được thực
hiện thông qua việc phân công, phân nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận trong
việc thực hiện công việc để đạt được mục tiêu của đơn vị về quản trị .
Kiểm soát CPXL tốt sẽ loại trừ được lãng phí và các khoản sử dụng
không hiệu quả trong quá trình sản xuất, giúp sử dụng có hiệu quả tài sản,
nâng cao năng suất và hiệu suất các hoạt động trong DN.


16

1.2.1.2. Mục tiêu kiểm soát CPXL
Kiểm soát CPXL nhằm mục tiêu tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của DN, giảm thiểu chi phí không cần thiết, hạ giá thành công trình,
tăng lợi nhuận, tăng hiệu quả trong cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch
của đơn vị hoặc những cam kết với khách hàng, ngoài ra nó còn là cơ sở để
nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong toàn DN. Do vậy,
kiểm soát CPXL cũng là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các nhà
quản trị DN.
Ngoài ra kiểm soát CPXL còn nhằm mục đích bảo vệ tài sản của đơn vị,
đảm bảo độ tin cậy của các thông tin kế toán về CPXL cũng như đảm bảo
việc thực hiện các chế độ kế toán hiện hành về hạch toán CPXL trong DN.
Từ những lý luận về kiểm soát CPXL và để thực hiện được mục tiêu
của kiểm soát CPXL, công tác quản trị CPXL của DN cần thiết phải thực hiện
kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán. Tuy nhiên, trong phạm vi của đề tài
chỉ đi sâu nghiên cứu về mục tiêu kiểm soát quản lý CPXL.
1.2.2. Ảnh hưởng của CPXL đến công tác kiểm soát
CPXL có những đặc điểm riêng và rất phức tạp nên ảnh hưởng lớn đến
công tác kiểm soát. Điều này thể hiện qua một số điểm chủ yếu sau:

Thứ nhất, CPXL thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí tại
doanh nghiệp, nó phát sinh tại nhiều bộ phận khác nhau, điều này khiến cho
nhân sự tham gia trong công tác quản lý chi phí lớn và qua nhiều cấp trung
gian nên làm cho công tác triển khai các quyết định và thủ tục kiểm soát
chậm và khó đồng bộ, việc phân công phân nhiệm dỡ bị chồng chéo, bất cập.
Thứ hai, quá trình thi công xây lắp được thực hiện qua nhiều giai đoạn,
mỗi giai đoạn có những loại CPXL phát sinh khác nhau. Chính vì vậy cần
phải xác lập từng cơ cấu quản lý CPXL trong từng giai đoạn khác nhau và cần
xây dựng nhiều thủ tục kiểm soát phù hợp với từng giai đoạn.


17

Thứ ba, sản phẩm xây lắp có qui mô lớn, kết cấu phức tạp, do nhiều bộ
phận cùng tham gia nên CPXL phát sinh tại nhiều nơi, nhiều bộ phận. Điều
này khiến cho công tác kiểm soát hết sức phức tạp, đòi hỏi phải xây dựng các
qui chế, các qui định về quản lý CPXL tại từng bộ phận, các thủ tục giám sát
việc thực hiện các qui định đã ban hành. Trong quá trình thi công phải có cơ
chế phối hợp các bộ phận khác nhau, đặc biệt giữa bộ phận kỹ thuật và bộ
phận kế toán trong việc kiểm soát CPXL.
Thứ tư, công tác xây lắp có t ính lưu động cao, các yếu tố phục vụ thi
công xây lắp t hường xuyên và được bảo quản tại các lều, lán tạm thời không
đảm bảo an toàn nên công tác quản lý dòng vận động vật chất của các yếu tố
này gặp nhiều khó khăn. Đặc điểm này, đòi hỏi công tác kiểm soát phải được
thực hiện một cách chặt chẽ, bảo đảm tuân thủ hết sức nghiêm ngặt các qui
trình về giao nhận, bảo quản. Mặt khác, do tính chất lưu động cao nên chi phí
thay đổi theo từng vùng lãnh thổ và ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp. Chính
vì vậy, công tác kiểm soát phải đủ mạnh để hạn chế đến mức thấp nhất những
rủi ro, đặc biệt chú trọng đến công tác dự báo, dự phòng.
Thứ năm, CPXL gắn liền với công trình, hạng mục công trình, trong

quá trình xây lắp nếu không có biện pháp quản lý sẽ gây lãng phí, tính sai
giá thành ảnh hưởng đến kết quả xây lắp. Mặt khác, việc phân bổ không phù
hợp CPXL vào giá thành cũng làm ảnh hưởng đến kết quả và chất lượng công
trình, hạng mục công trình. Chính vì vậy, CPXL cần phải được kiểm soát chặt
chẽ để hạn chế các hành vi lãng phí, gian lận, góp phần hạ giá thành, nâng cao
kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để làm được điều
này, công tác kiểm soát cần quan tâm đến:
- Sự đánh giá các nguồn phát sinh có đúng thực tế hay không bằng
cách kiểm soát chặt chẽ mọi nghiệp vụ phát sinh chi phí từ khâu ghi chép cho
đến khâu vận động về mặt vật chất.


18

- Công tác tập hợp CPXL có đầy đủ theo những bộ phận phát sinh chi
phí hay không.
- Công tác theo dõi và kiểm tra việc tập hợp chi phí và tính toán của kế
toán có được thực hiện hay không cũng như phân bổ CPXL và tính giá thành
có chính xác hay không.
1.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho công tác kiểm soát CPXL
1.2.3.1. Phân loại chi phí phục vụ cho quá trình kiểm soát CPXL
Để quản lý chặt chẽ CPXL, phải tiến hành phân loại CPXL một cách
khoa học, thống nhất theo những tiêu chuẩn nhất định.
Phân loại CPXL một cách khoa học và hợp lý là yêu cầu quan trọng
trong công tác quản lý CPXL. Tùy theo yêu cầu công tác quản lý mà có nhiều
cách phân loại khác nhau.
*Phân loại CPXL theo nội dung kinh tế:
Theo nội dung kinh tế, CPXL được phân loại thành các yếu tố chi phí,
trong mỗi yếu tố chi phí bao gồm những chi phí có cùng nội dung hay nói
cách khác phân loại CPXL theo nội dung kinh tế là sắp xếp những chi phí có

cùng nội dung vào một yếu tố, không kể chi phí đó phát sinh ở đâu, dùng vào
mục đích gì.
Theo cách phân loại này thì toàn bộ CPXL của doanh nghiệp được
chia thành 7 yếu tố chi phí cơ bản sau:
+Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu.
+ Yếu tố chi phí nhiên liệu, động lực.
+ Yếu tố chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp.
+ Yếu tố chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
+ Yếu tố chi phí khấu hao TSCĐ.
+ Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài.
+Yếu tố chi phí khác bằng tiền.


19

Phân loại CPXL theo yếu tố giúp các nhà quản lý biết được những chi
phí gì đã dùng vào thi công xây lắp và tỷ trọng của từng khoản chí phí đó là
bao nhiêu để phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán hoặc kế hoạch
CPXL, từ đó cung cấp tài liệu để tổng hợp tính toán thu nhập quốc dân.
*Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng của chi phí:
Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm, đồng thời để
có thể so sánh, kiểm tra CPXL thực tế phát sinh so với dự toán hoặc kế
hoạch, CPXL được phân loại theo mục đích và công dụng của chi phí. Theo
cách phân loại này, chi phí trong xây lắp được chia thành các khoản mục, mỗi
khoản mục bao gồm những chi phí có cùng mục đích và công dụng, không
phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế như thế nào. Do vậy, cách phân loại
này còn được gọi là phân loại chi phí theo khoản mục. Trong doanh nghiệp
xây lắp toàn bộ CPXL phát sinh được chia làm các khoản mục chi phí sau:
+ Chi phí NVL trực tiếp.
+ Chi phí nhân công trực tiếp.

+ Chi phí sử dụng máy thi công.
+ Chi phí sản xuất chung.
Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng kinh tế có tác dụng phục
vụ cho yêu cầu quản lý CPXL theo dự toán hoặc kế hoạch, cung cấp số liệu
cho việc tính giá thành sản phẩm xây lắp, phân tích tình hình thực hiện kế
hoạch giá thành.
Phân loại CPXL theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với
đối tượng chịu chi phí:
Theo cách phân loại này CPXL được phân thành 2 loại:
+ Chi phí trực tiếp: Là những CPXL quan hệ trực tiếp với việc xây lắp
một công trình, hạng mục công trình, một khối lượng công việc nhất định.
Căn cứ vào số liệu từ chứng từ kế toán để ghi trực tiếp cho từng đối tượng
chịu chi phí.


20

+ Chi phí gián tiếp: Là những CPXL có liên quan đến việc xây lắp
nhiều công trình, hạng mục công trình, nhiều khối lượng công việc. Những
chi phí này phải thông qua phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí có liên
quan theo một tiêu thức thích hợp.
Cách phân loại CPXL này có ý nghĩa trong việc xác định phương pháp
kế toán và phân bổ chi phí cho các đối tượng một cách đúng đắn, hợp lý.
* Phân loại CPXL theo nội dung cấu thành của chi phí:
Theo cách phân loại này CPXL được chia thành 2 loại:
+ Chi phí đơn nhất: Là chi phí chỉ gồm một yếu tố duy nhất cấu thành
như: Vật liệu chính dùng trong xây lắp, tiền lương công nhân xây lắp,…
+ Chi phí tổng hợp: Là những chi phí do nhiều yếu tố chi phí khác nhau
tập hợp lại theo cùng một công dụng như: Chi phí sử dụng MTC, chi phí sản
xuất chung.

Cách phân loại này giúp cho việc xem xét đặc điểm của từng loại
CPXL trong việc hình thành sản phẩm để tổ chức công tác kế toán CPXL
thích hợp với từng loại chi phí.
1.2.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu
Cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại DN, toàn bộ nghiệp vụ
kinh tế liên quan đến chi phí NVL trực tiếp, chi phí NCTT, chi phí MTC và
chi phí SXC đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần
cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung các chứng từ kế toán phải đầy đủ
các chỉ tiêu, trung thực, rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt, số tiền bằng số
và số tiền bằng chữ phải khớp nhau.
Mọi chứng từ liên quan đến CPXL phải có đầy đủ chữ ký trực tiếp theo
chức danh quy định (không phải chữ ký photo), trường hợp các chứng từ cần
đóng dấu của DN như: Ủy nhiệm chi, séc ... dấu đóng phải phù hợp với mẫu
đã đăng ký tại các cơ quan có liên quan.


21

Căn cứ vào đối tượng tập hợp và phương pháp tập hợp CPXL, Kế toán
trưởng tổ chức và hướng dẫn cho bộ phận kế toán lập chứng từ phù hợp với
yêu cầu tập hợp chi phí và theo quy định hiện hành.
1.2.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Mỗi một đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và
duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp
dụng và yêu cầu quản lý, đơn vị mở đủ các sổ kế toán cần thiết.
Để đáp ứng nhu cầu thông tin, hệ thống sổ kế toán dùng ghi chép, tập
hợp CPXL cũng được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ
kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp là loại sổ ghi chép số liệu tổng quát về một đối
tượng kế toán. Phản ánh trên sổ này chỉ bằng đơn vị tiền tệ và căn cứ để ghi

sổ có thể là chứng từ gốc, chứng từ trung gian (chứng từ ghi sổ) hoặc các sổ
trung gian. Do đó sổ kế toán tổng hợp cung cấp những số liệu tổng quát, giúp
ta bao quát được tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh, đồng
thời là cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính định kỳ.
Sổ kế toán chi tiết là loại sổ ghi chép số liệu chi tiết về một đối tượng
kế toán tổng hợp nào đó. Đặc trưng của loại sổ này là mở theo các tài khoản
phân tích (tài khoản cấp 2 trở lên), sử dụng tất cả các loại thước đo thích hợp
và căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc. Sử dụng sổ kế toán chi tiết giúp ta có
được đầy đủ số liệu về các đối tượng, các chỉ tiêu, đáp ứng yêu cầu quản lý
chi tiết theo từng đối tượng kế toán cụ thể của đơn vị.
1.2.3.4. Hệ thống báo cáo về CPXL
Hệ thống báo cáo về CPXL được tổ chức để đáp ứng nhu cầu thông tin
cho nhà quản lý và kiểm soát cụ thể của lãnh đạo DN và kiểm soát bên trong
doanh nghiệp là chủ yếu. Do vậy, tùy thuộc vào nhu cầu thông tin cụ thể của


22

Lãnh đạo doanh nghiệp mà kế toán tổ chức mẫu biểu báo cáo phù hợp. Đối
với báo cáo CPXL cần trình bày theo các khoản mục hoặc theo các yếu tố phù
hợp với qui định cửa chế độ kế toán hiện hành. Các báo cáo phải được lập
đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán, trong
trường hợp báo cáo trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán phải có thuyết
minh lý do thay đổi.
1.2.4. Thiết lập các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập nhằm đạt được các
mục tiêu kiểm soát. Mục tiêu kiểm soát quản lý đối với CPXL tại DN bao
gồm: tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, giảm thiểu chi phí
không cần thiết, hạ giá thành sản xuất, tăng lợi nhuận, tăng hiệu quả trong
cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch của đơn vị hoặc những cam kết với

khách hàng, ngoài ra nó còn là cơ sở để nâng cao trách nhiệm của mỗi cá
nhân, mỗi bộ phận trong toàn DN.
1.2.4.1. Thủ tục kiểm soát chi phí NVL trực tiếp
Đối với ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ
trọng lớn trong chi phí trực tiếp xây lắp công trình (60% – 70%), nên các sai
phạm về chi phí vật liệu thường ảnh hưởng lớn đến chất lượng công trình.
Trong các doanh nghiệp xây dựng việc kiểm soát chi phí nguyên vật
liệu thường thể hiện qua hai khía cạnh: Kiểm soát mua nguyên vật liệu nhập
kho (Công ty) – xuất kho nguyên vật liệu cho các đội công trình; Kiểm soát
mua nguyên vật liệu – xuất thẳng cho các đội công trình.
a. Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu – nhập kho, xuất kho
cho các đội công trình
 Quá trình mua vật tư – nhập kho: Bộ phận mua hàng ở phòng
nghiệp vụ trong các doanh nghiệp sẽ xét duyệt mọi nghiệp vụ
mua vật tư, nguyên vật liệu, đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lượng


23

của vật tư mua. Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều có sự xét
duyệt của lãnh đạo các cấp nhằm đảm vào vật tư mua phải đúng
mục đích sử dụng, đúng kế hoạch thi công, dự toán được phê
duyệt để tránh tình trạng mua quá nhiều hay mua các vật tư
không cần thiết. Các chứng từ sử dụng chủ yếu trong việc mua
hàng gồm có:
Phiếu đề nghị mua vật tư: Là phiếu yêu cầu cung ứng về nguyên vật
liệu để phục vụ cho các Công ty xây dựng. Phiếu này có thể được lập khi có
nhu cầu đột xuất hay thường xuyên căn cứ vào dự toán thi công (kế hoạch sản
xuất) hoặc mức vật tư tồn kho được quy định và phải được kiểm tra, kiểm
soát thông qua phòng nghiệp vụ về sự hợp lý và tính có thực của nhu cầu.

Đơn đặt hàng: Sau khi phê duyệt phiếu yêu cầu mua vật tư, bộ phận
mua vật tư sẽ lập đơn đặt hàng để gửi cho người bán. Mọi đơn đặt hàng phải
ghi rõ mọi thông tin có liên quan đến vật tư mà các doanh nghiệp có ý định
mua như là: Số lượng, chủng loại, quy cách, giá cả của các mặt hàng cụ thể,
thời điểm nhận hàng, phương thức vận chuyển, thanh toán.
Bộ phận nhận vật tư khi nhận nguyên vật liệu sẽ phải kiểm tra về mẫu
mã, số lượng, chất lượng, thời gian đến và các điều kiện khác, đồng thời lập
biên bản nhận vật tư. Sau đó bộ phận nhận vật tư sẽ lập “Phiếu nhập kho” cho
số nguyên vật liệu nhận được này. Người giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu
số lượng trên “Đơn đặt hàng” để có thể xử lý tiếp tục nghiệp vụ mua nguyên
vật liệu. Nhằm ngăn ngừa sai phạm, gian lận xảy ra, các nhân viên ở bộ phận
vật tư phải độc lập với bộ phận kho và phòng kế toán, và nguyên vật liệu phải
kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận đến khi chuyển đi nhập kho.
Bộ phận kho vật tư: Là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại
nguyên vật liệu tồn kho của doanh nghiệp. Các nguyên vật liệu được cất giữ
tại kho phải có quy trình bảo quản để nguyên vật liệu giảm hao hụt, không bị


24

giảm phẩm chất, hư hỏng,… Khi bộ phận nhận nguyên vật liệu giao vật tư
cho thủ kho để bảo quản, thủ kho sau khi kiểm tra vật tư về mặt chất lượng,
số lượng … sẽ ký nhận vào “Phiếu nhập kho” và sau đó chuyển “Phiếu nhập
kho” đến bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán căn cứ “Phiếu đề nghị mua vật tư”, “Đơn đặt hàng”,
“Phiếu nhập kho”, và “Hoá đơn của người bán”, để kiểm tra đối chiếu, theo
dõi thanh toán với người bán và làm căn cứ để ghi sổ. Tùy theo hình thức tổ
chức hệ thống kế toán thanh toán với người bán, kế toán phải sử dụng các loại
sổ sách tương ứng.
 Quá trình xuất kho nguyên vật liệu thi công công trình: Nguyên

vật liệu nhận về được tồn trữ, cất giữ tại kho cho đến khi nào có
yêu cầu thì xuất ra để phục vụ thi công công trình. Các nguyên
liệu xuất kho cần có các chứng từ sau:
Phiếu xin cấp vật tư: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc dự toán thi
công hay Phiếu giao việc, các đội Công ty sẽ lập phiếu xin cấp vật tư, ghi rõ
số lượng, chất lượng, chủng loại, … của loại nguyên vật liệu cần thiết. Phiếu
này phải được lập dựa trên Đơn đặt hàng để nhằm hạn chế việc viết Phiếu xin
cấp vật tư cho những mục đích không rõ ràng.
Sau khi nhận được phiếu xin cấp vật tư, Phòng nghiệp vụ sẽ xem xét,
phê duyệt và lập Phiếu xuất kho giao cho đội công trình mang đến Bộ phận
kho hàng nhận nguyên vật liệu theo yêu cầu


25

b. Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu –xuất thẳng nguyên vật liệu
cho các đội công trình
Do đặc điểm của sản phẩm xây lắp là cố đinh, gắn với địa điểm xây
dựng nên các Công ty không thể mua nguyên vật liệu nhập kho rồi sau đấy
lại xuất kho vật tư chuyển đến công trình. Nhằm tận dụng nguồn nguyên vật
liệu địa phương giá rẻ, tiết kiệm được chi phí vận chuyển, giảm hao hụt
nguyên vật liệu… và hạn chế được lưu kho, hầu hết các Công ty đều mua
nguyên vật liệu tại các địa điểm gần công trình đang xây dựng và giao thẳng
cho các đội thi công trực tiếp bảo quản, quản lý, tổ chức thực hiện thi công
công trình. Và ở đây công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu là kiểm soát
quá trình mua nguyên vật liệu – nhập kho (tại công trình): Kiểm soát quá trình
này được thực hiện tương tự như trên nhưng nguyên vật liệu được nhập vào
kho của đội công trình.
Hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở các
doanh nghiệp xây dựng, được thiết lập có tác dụng kiểm soát trên cả hai

phương diện:
Đối với kiểm soát vật chất: Nếu xây dựng tốt hệ thống kiểm soát nội bộ
sẽ ngăn ngừa việc mất cắp tài sản. Sử dụng các khu vực kho tàng riêng biệt,
hạn chế ra vào kho nguyên liệu là một thủ tục kiểm soát chủ yếu để bảo vệ tài
sản. Mặt khác, trong quản lý có sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho từng cá
nhân là hết sức cần thiết trong việc bảo vệ tài sản.
Đối với kiểm soát ghi chép: Các chứng từ được đánh số trước, được xét
duyệt trước khi nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất sẽ có tác dụng bảo vệ
tài sản. Quá trình ghi chép sổ sách phải tách biệt với những người bảo vệ,
quản lý tài sản, đồng thời phải tách biệt trách nhiệm của các bộ phận quản lý
để có cơ sở điều tra khi phát sinh chênh lệch giữa kiểm kê và sổ sách. Sổ sách
tổng hợp và chi tiết vật tư phải được theo dõi cả về giá trị, số lựơng và chất
lựơng của tồn kho đầu kỳ, nhập xuất, tồn kho cuối kỳ.