Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế

LỜI GIỚI THIỆU
Sự xuất hiện và phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã kéo theo
sự xuất hiện của một loại tài liệu hoàn toàn mới- tài liệu điện tử. Loại tài liệu này
đang từng bước thay thế tài liệu truyền thống- tài liệu trên vật mang tin bằng giấy
và là biểu tượng của xã hội hiện đại- xã hội thông tin. Việc sử dụng ngày càng
rộng rãi loại tài liệu này đang làm thay đổi phương thức hoạt động của các cơ
quan, tổ chức nói chung và hoạt động quản lý nói riêng.
Mặt khác, sự ra đời và sử dụng tài liệu điện tử trong thực tiễn đang đặt ra
cho nền hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại những vấn đề cấp bách
cần giải quyết, đó là: giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, tính an toàn của thông
tin tài liệu được lưu chuyển trong môi trường điện tử. Một vấn đề khác có tính
chất cơ bản nhất mà cho đến nay chưa có lời giải đáp thỏa đáng là: trước sự phát
triển như vũ bão của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin kéo
theo sự lỗi thời nhanh chóng của vật mang tin và các thế hệ công nghệ ra đời
trước đó, làm thế nào để bảo đảm sự vẹn toàn và phát huy giá trị vĩnh hằng của
tài liệu lưu trữ điện tử với tư cách là một di sản văn hóa dân tộc...
Để giải quyết những vấn đề nêu trên cần phải đầu tư nghiên cứu, sự hợp
tác hiệu quả của các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin, những người
làm công tác hành chính liên quan đến hoạt động soạn thảo, ban hành và giải
quyết văn bản, những người làm công tác lưu trữ và từ phía các cơ sở đào tạo
nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ nhu cầu công tác hành chính, văn thư-lưu
trữ và công tác văn phòng. Hơn tất cả là cần phải có sự quan tâm đúng mức và sự
chỉ đạo kịp thời và có hiệu quả của các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước trong
việc thiết lập hành lang pháp lý đối với vấn đề sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt
động quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng và trong đời sống xã hội nói
chung.
Xuất phát từ những yêu cầu cấp bách trên, ngày 25 tháng 11 năm 2012,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã long trọng tổ chức Hội thảo khoa học với chủ


đề “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử - thực tiễn Việt Nam và kinh

nghiệm quốc tế” trên tinh thần thực hiện Kế hoạch số 737/KH- ĐHNV của Hiệu
trưởng, ban hành ngày 19/9/2012.
Hội thảo là sự hội tụ trí tuệ của gần 100 nhà khoa học, các chuyên gia hàng
đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, văn thư – lưu trữ, hành chính- văn phòng,
các cơ sở đào tạo và những người làm công tác quản lý tại các cơ quan chính quyền
nhà nước Trung ương và địa phương, các bộ, ngành trong nước và trên thế giới…
Các tham luận của Hội thảo đã tập trung giới thiệu kết quả nghiên cứu về những vấn
đề cơ bản trong quản lý tài liệu điện tử, về những qui định của pháp luật liên quan
đến quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, về sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động
quản lý, về các vấn đề lưu trữ tài liệu điện tử… Các tác giả tham luận cũng đã đề
xuất các giải pháp để giải quyết những vấn đề nêu trên, đồng thời đề xuất định
hướng xây dựng chương trình đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý văn bản điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, các
tổ chức chính trị- xã hội, các doanh nghiệp và các tổ chức khác.
Hội thảo đã nhận được nhiều báo cáo tham luận và nhiều ý kiến đóng góp giá
trị. Đây là cơ sở để Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển khai kế hoạch đổi mới
chương trình đào tạo nguồn nhân lực văn thư-lưu trữ theo hướng hiện đại, đáp ứng
nhu cầu của một xã hội thông tin. Hội thảo cũng là dịp củng cố và tăng cường mối
quan hệ hợp tác giữa Nhà trường với các cơ quan, tổ chức trong cả nước và thế
giới. Đây cũng là một trong những hoạt động chào mừng ngày truyền thống 18/12
của Nhà trường.
Với mục đích công bố rộng rãi kết quả nghiên cứu của các chuyên gia, các
nhà khoa học nhằm cung cấp cho các nhà quản lý, những người làm công tác
chuyên môn trong lĩnh vực văn thư-lưu trữ và các cơ sở đào tạo… Nguồn tài liệu
tham khảo giá trị trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, Ban biên tập
đã tiến hành lựa chọn từ các bài viết và các tham luận đã có để in Kỷ yếu.


Nhân dịp này, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trân trọng cảm ơn các nhà

khoa học, các chuyên gia, các nhà quản lý trong và ngoài nước, các giảng viên
của Trường đã nhiệt tình và đầy trách nhiệm hưởng ứng, tham gia viết báo cáo
tham luận Hội thảo và đặc biệt đánh giá cao sự nỗ lực của tập thể giảng viên
Khoa Văn thư - Lưu trữ đã phát huy tính chủ động trong nghiên cứu.
Sự thành công của Hội thảo là minh chứng cho vai trò, vị thế, trách nhiệm
của Nhà trường ngày càng được khẳng định, ngày càng được lan tỏa trong xã hội
nói chung, đối với ngành văn thư- lưu trữ nói riêng.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất mong tiếp tục nhận được sự hợp tác quý
báu của các Quý vị để công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học của Nhà
Trường ngày càng phát triển lên những tầm cao mới.
Hà Nội, Tháng 12 năm 2012
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
HIỆU TRƯỞNG

NGƯT.TS. TRIỆU VĂN CƯỜNG


PHẦN 1

VẤN ĐỀ CHUNG

TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ- NHỮNG ƯU THẾ VƯỢT TRỘI VÀ SỰ THÁCH
THỨC ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ THỜI KỲ
HIỆN ĐẠI
NGƯT.TS. Triệu Văn Cường
Hiệu trưởng Trường ĐHNV Hà Nội
Xã hội loài người đã bước vào thiên niên kỷ thứ III cùng với sự phát triển
vượt bậc của khoa học công nghệ. Cùng với điều đó là những bất ổn về chính trị
đang diễn ra ở một số nơi trên thế giới. Nhưng, ngay cả trong bối cảnh như vậy thì

thành tựu của khoa học công nghệ cũng thật ấn tượng và có ảnh hưởng ngày càng
sâu rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ở mọi quốc gia. Thật khó có thể
hình dung một cơ quan, một công sở hay một xí nghiệp nào hiện nay hoạt động lại
thiếu những chiếc máy tính , không kết nối internet, không giao dịch quan hộp thư
điện tử... Công nghệ điện tử đã len lỏi vào mọi lĩnh vực cuộc sống xã hội và không
gì có thể dừng bước sự phát triển của nó. Thông tin điện tử đã trở thành một nguồn
tài nguyên quí giá phục vụ cho hoạt động quản lý và mọi nhu cầu của đời sống xã
hội. Tại một số quốc gia đã vận hành “chính phủ điện tử” và tích cực định hướng
công dân của mình tới cách tiếp cận với hệ thống chính quyền theo phương thức
mới.
Sự ra đời của công nghệ điện tử đã kéo theo sự xuất hiện của một loại tài
liệu hoàn toàn mới- tài liệu điện tử. Có thể hiểu- tài liệu điện tử là tài liệu mà toàn bộ
quá trình sinh ra, tồn tại và tiêu hủy được thực hiện trong môi trường điện tử. Loại tài
liệu này hiện nay đang chi phối mạnh mẽ hoạt động của nền hành chính nói riêng
và của xã hội nói chung, tại tất cả các quốc gia trên thế giới và đang có xu hướng
thay thế dần tài liệu giấy. Sự xuất hiện và thâm nhập ngày càng sâu rộng của tài
liệu điện tử vào các hoạt động xã hội và công tác hành chính mang theo những ưu
thế vượt trội so với tài liệu giấy nhưng cũng tiềm ẩn những thách thức. Trong
phạm vi tham luận này, chúng tôi sẽ trình bày những ưu thế của tài liệu điện tử so
với tài liệu giấy cũng như những thách thức mà loại hình tài liệu điện tử đang đặt
ra đối với nền hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại.
1. NHỮNG ƯU THẾ VƯỢT TRỘI CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Nếu nói rằng, tài liệu là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý thì
sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính
trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Những ưu thế của tài liệu điện tử
được thể hiện ở những khía cạnh sau:
- Sự chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây chính
là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy. Với sự ra đời
của internet, chỉ trong vài giây chúng ta có thể chuyển được tài liệu đến bất kỳ nơi

nào trên trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc và màn hình máy tính.
Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời
(hầu như ngay lập tức) của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, tiết kiệm
thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động.
- Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ
chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý: Khi sử
dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặt
trong một môi trường thông tin chung, nhiều người có thể cùng tham gia vào quá
trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống. Điều này bảo
đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản. Ngoài ra, việc sử
dụng văn bản điện tử thông qua internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với
các hệ thống bên ngoài.
- Bảo đảm quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanh
chóng, thuận lợi và hệ thống: việc tiếp cận tài liệu và tìm kiếm thông tin trên hệ
thống văn bản điện tử có thể mang lại kết quả hầu như ngay lập tức thông qua cơ
sở dữ liệu và hệ thống tra tìm tự động. Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản
mang tính hệ thống rất cao do cũng được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tự
động. Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin.
Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu
khả năng thất lạc văn bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy.
- Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế của tài liệu
điện tử: nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một văn
bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải chép lại toàn bộ trang tài
liệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép
chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, đây vừa là ưu thế của tài
liệu điện tử vừa là thách thức của nó đối với nền hành chính và công tác lưu trữ,
điều này sẽ được xem xét ở phần sau.
- Ở một mức độ nào đó, sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý cho

phép bảo đảm an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng


tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ
liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho phép làm việc cùng lúc với nhiều
văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản.
- Bảo đảm việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi
chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”). Việc lưu trữ tài liệu điện
tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ
thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng
phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vận
chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao
động, bảo đảm an toàn tài liệu.
2. NHỮNG THÁCH THỨC CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI NỀN
HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Cùng với sự phát triển của công nghệ và những tiện ích do nó mang lại, con
người cũng phải đối mặt với hàng loạt những khó khăn. Bên cạnh những ưu thế
vượt trội khi sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý, chúng cũng đặt nền
hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại trước những thách thức không nhỏ.
Những thách thức đó là:
+ ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH
- Sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình. Tài liệu điện tử là tài liệu đọc
bằng máy, chúng tồn tại trong một môi trường ảo. Khác với tài liệu giấy, thông tin
luôn gắn liền với vật mang tin và là một thực thể thống nhất. Tài liệu điện tử
không phụ thuộc vào vật mang tin và thông tin có thể cùng lúc ở trên các vật mang
tin khác nhau. Loại hình tài liệu này chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của
máy tính. Điều này luôn tiềm ẩn những nguy cơ. Thứ nhất – để sử dụng chúng, cần
sự hiện hữu của máy tính điện tử. Thứ hai – luôn có nguy cơ hủy hoại hoàn toàn
tài liệu khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus
(phần mềm).

- Tính pháp lý của tài liệu: tính pháp lý của tài liệu điện tử hiện nay là một
thách thức lớn đối với nền hành chính và là rào cản đối với vấn đề đưa tài liệu điện


tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Nếu đối
với tài liệu giấy, mọi vấn đề về tính pháp lý đã được giải quyết thì với tài liệu điện
tử, mọi vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý còn đang trong quá trình thử nghiệm.
Hiện nay, chữ ký số đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanh
vấn đề sử dụng chữ ký số cũng tồn tại nhiều bất cập. Về lý thuyết, sau khi được ký
bằng chữ ký số, tài liệu điện tử có giá trị như tài liệu giấy. Tuy nhiên, chữ ký số,
thực chất là một chương trình phần mềm do một tổ chức trung gian có thẩm quyền
cấp cho người sử dụng. Dù đây là một bộ mật mã được cấp cho chủ sở hữu, nhưng
chủ sở hữu lại không phải là người duy nhất biết bộ mật mã này (ít nhất còn có tổ
chức trung gian cung cấp chữ ký số được biết bộ mật mã này). Như vậy, độ an toàn
trong vấn đề sử dụng chữ ký số ở đây không tuyệt đối. Ngoài ra, mật mã chữ ký số
có thể bị đánh cắp, có thể được chuyển giao cho người khác...
Bên cạnh đó, sự đơn giản trong vấn đề sao chép thông tin tài liệu điện tử
cũng là một thách thức khi xét về tính pháp lý của tài liệu điện tử. Nếu đối với tài
liệu giấy, khi đã được ký bằng chữ ký tay, bản đã ký được coi là bản gốc và sẽ là
duy nhất. Mọi sự sao chép sau đó không có giá trị bản gốc (hoặc có giá trị như bản
chính nếu được đóng dấu sau khi nhân bản bằng cách photocopy, hoặc có giá trị là
bản sao), thì tài liệu điện tử không như vậy. Ngay cả sau khi được ký bằng chữ ký
số, tài liệu điện tử có thể được sao chép với số lượng bất kỳ và những bản sao đó
sẽ không có gì khác biệt so với bản được ký đầu tiên. Như vậy, vấn đề bản chính,
bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn tài liệu điện tử. Rõ ràng đây là
một thách thức rất lớn khi xét về tính pháp lý của tài liệu điện tử.
- Tính an toàn thông tin: Đối với văn bản điện tử, việc bảo đảm an toàn
thông tin cao hơn so với tài liệu giấy. Tuy nhiên, sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi
và sao chép thông tin là một đe dọa đối với sự an toàn thông tin trong nguồn tài
liệu điện tử. Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta đã

có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài
liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết. Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với
tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.


+ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Tài liệu lưu trữ, thực chất là tấm gương phản ánh một cách trung thực và
toàn diện sự phát triển của xã hội, của đất nước. Mỗi một quốc gia đều coi đây là
nguồn tài sản, nguồn tài nguyên thông tin vô giá và vô tận. Chúng vừa có giá trị
lịch sử, vừa có giá trị thưc tiễn, phục vụ các mặt khác nhau của đời sống xã hội nói
chung, và là nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nói riêng.
Từ trước đến nay, tài liệu giấy chiếm phần lớn toàn bộ Phông lưu trữ quốc
gia. Để bảo đảm lưu trữ thông tin chứa đựng trên nền giấy, người ta chỉ cần lựa
chọn những tài liệu có giá trị và bảo đảm những điều kiện lưu trữ tối thiểu. Vấn
đề chỉ là ở chỗ diện tích và sự tìm kiếm những tài liệu cần thiết khi sử dụng. Tuy
nhiên, với tài liệu điện tử, công tác lưu trữ có sự thay đổi cơ bản về chất. Với tất
cả những ưu thế vượt trội so với tài liệu giấy, tài liệu điện tử mang theo mình
những giá trị không thể phủ nhận. Tuy nhiên, bên cạnh đó, loại hình tài liệu này
cũng đang đặt trước công tác lưu trữ hiện đại những vấn đề cần giải quyết cấp
bách. Những thách thức mà tài liệu điện tử đặt ra cho nền hành chính quốc gia
cũng là những vấn đề mà công tác lưu trữ đang phải đối mặt. Đó là:
- Sự lỗi thời nhanh chóng của công nghệ: Tài liệu điện tử là loại hình tài liệu
mà toàn bộ vòng đời của chúng tồn tại trong môi trường điện tử. Chúng không phụ
thuộc vào vật mang tin và có thể cùng lúc ở trên những vật mang tin khác nhau.
Cũng như tài liệu giấy, khi hết giá trị hiện hành, tài liệu điện tử cần được chuyển
vào lưu trữ. Tài liệu điện tử được đưa vào lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau
là sản phẩm của công nghệ điện tử. Do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ,
những thế hệ máy móc và chương trình phần mềm cũng nhanh chóng lỗi thời, sự
không tương thích của các thế hệ sẽ có thể dẫn đến sự bất lực của con người khi
không thể tiếp cận thông tin được lưu giữ trong những thế hệ công nghệ trước.

- Độ tin cậy và giá trị pháp lý của thông tin tài liệu lưu trữ điện tử: Hiện nay,
chữ ký số là phương tiện duy nhất để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử.
Đây là chương trình phần mềm được cấp cho người sử dụng trong một thời hạn nhất
định (thường là 3 đến 5 năm). Mặc dù, về lý thuyết, chỉ cần tài liệu được ký khi chữ


ký còn hiệu lực, tuy nhiên, độ tin cậy và giá trị pháp lý của tài liệu sẽ là vấn đề phải
xem xét khi chữ ký số đã được ký hết hiệu lực ở vào thời điểm tài liệu lưu trữ được sử
dụng.
- Vấn đề an toàn thông tin: đây là vấn đề đặt ra đối với cả nền hành chính và
công tác lưu trữ. Nguồn thông tin điện tử có thể bảo vệ bằng những chương trình
bảo mật (bằng mã số hay những chương trình hạn chế truy cập), tuy nhiên, khả
năng xâm nhập bất hợp pháp và khả năng phá mã của haker luôn tồn tại và đe dọa
tính an toàn của thông tin.
- Vấn đề bản gốc, bản chính, bản sao: Trong công tác lưu trữ tài liệu trên nền
giấy, bản gốc luôn là bản có giá trị pháp lý cao nhất và luôn là duy nhất. Tuy
nhiên, sự đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử đã xóa nhòa gianh giới của bản
gốc, bản chính và bản sao. Việc tồn tại cùng lúc nhiều bản gốc (bản chính) và bản
sao giống y hệt như bản chính và sự phân định giá trị giữa những bản này ra sao
hiện nay là câu hỏi chưa có lời giải đáp. Ngoài ra, việc tiêu hủy tài liệu điện tử
không đồng nghĩa với việc tiêu hủy hoàn toàn thông tin cũng bởi lý do đơn giản
trong sao chép tài liệu điện tử.
Có thể nói, sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm thay đổi hoàn toàn diện mạo
của hoạt động văn bản trong công tác hành chính và chúng đang ngày càng trở nên
không thể thay thế trong hoạt động quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu thế của
tài liệu điện tử là những thách thức, mà để giải quyết chúng - giúp cho tài liệu điện
tử phát huy tối đa những tính năng vượt trội - đòi hỏi sự nỗ lực và phối hợp chặt
chẽ của các nhà quản lý, các chuyên gia công nghệ, những người làm công tác
hành chính và công tác lưu trữ.

NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TỔ CHỨC LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ TẠI VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CƠ QUAN
PGS.TS. V.Ph. Iankovaia
PGĐ Viện nghiên cứu toàn Nga
về Văn bản học và Công tác lưu trữ (VNIIDAD)
Tài liệu điện tử là những đối tượng thông tin. Chúng cho phép thực hiện quá
trình trao đổi thông tin- truyền thông không cần sử dụng giấy mà dưới dạng điện
tử. Sự xuất hiện của công nghệ thông tin và khả năng thực hiện quá trình trao đổi
thông tin- truyền thông với sự trợ giúp của tài liệu điện tử đã dẫn đến việc phải tạo
lập những nguyên tắc mới và soạn thảo những phương pháp mới để tổ chức làm
việc với chúng (quản lý tài liệu điện tử) tại giai đoạn văn thư cũng như trong công
tác lưu trữ.
Đặc điểm của tài liệu điện tử:
1.Tài liệu điện tử được ban hành, xử lý, lưu giữ và sử dụng ở giai đoạn hiện
hành trong môi trường thông tin của hệ thống chu chuyển văn bản điện tử (CED);
2. Mỗi tài liệu điện tử - khi được đưa vào hệ thống chu chuyển văn bản điện tử,
đều đi kèm với thẻ đăng ký (thẻ điện tử) có chứa đựng thông tin về tài liệu;


3. Tài liệu điện tử từ thời điểm được tạo ra đến khi kết thúc vòng đời của nó
không tách rời cơ sở dữ liệu. Điều này cho phép đảm bảo mọi quá trình quản lý tài
liệu điện tử, trong đó có cả việc đưa chúng vào hệ thống chu chuyển văn bản điện
tử, đảm bảo tiếp cận tài liệu, duy trì trạng thái của tài liệu và kiểm soát quá trình
sử dụng tài liệu;
4. Con người không thể nhận biết một cách trực tiếp tài liệu điện tử. Để
nhận biết cần sự hiện diện của chúng (trực quan hóa) dưới hình thức con người có
thể đọc được trên màn hình máy tính hoặc dưới dạng in trên nền giấy;
5. Để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử cần sử dụng chữ ký điện
tử, trong một số trường hợp cần cả sự thỏa thuận của các bên trao đổi thông tin;

6. Khái niệm “bản gốc”, “bản sao” (copy) không được áp dụng đối với tài liệu
điện tử, bởi lẽ, tài liệu điện tử - khi tồn tại trong hệ thống chu chuyển văn bản điện
tử, có thể có vô số bản sao (copy), dưới dạng file được ghi trên đĩa CD, DVD hoặc
những vật mang tin khác, có thể dưới dạng tài liệu giấy có nội dung giống hệt tài
liệu điện tử;
7. Tài liệu điện tử có thể được tạo ra dưới dạng điện tử, cũng có thể được
tạo ra dưới dạng số hóa (scan) tài liệu giấy.
Những đặc điểm này của tài liệu điện tử cần được xem xét trong quá trình
soạn thảo những văn bản qui phạm, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để làm việc với
tài liệu điện tử và trong quá trình giải quyết những vấn đề về tổ chức và lưu trữ tài
liệu điện tử. Trong quá trình soạn thảo các tiêu chuẩn và hướng dẫn nghiệp vụ về
tổ chức làm việc với tài liệu điện tử, các chuyên gia Nga đã xuất phát từ những
nguyên tắc cơ bản sau đây: Đảm bảo tính thống nhất về mặt phương pháp luận
trong việc soạn thảo hệ thống văn bản qui phạm đối với việc quản lý tài liệu điện
tử cũng như quản lý tài liệu trên nền giấy tại giai đoạn văn thư và trong công tác
lưu trữ, trong khi việc quản lý những tài liệu này được thực hiện bằng các công
nghệ khác nhau.
Phương pháp luận thống nhất quản lý tài liệu điện tử và tổ chức làm việc
với tài liệu trên nền giấy
Công nghệ làm việc với tài
liệu trên vật mang tin bằng
giấy


Công nghệ làm việc với tài liệu
điện tử

Những nguyên tắc phương pháp luận thống nhất trong quản lý tài liệu điện
tử gồm những nguyên tắc sau đây:
1/- Tài liệu điện tử, cũng như tài liệu giấy, cần phải được xác định giá trị.

Thời hạn bảo quản tài liệu điện tử được xác định theo những tiêu chuẩn giống như
tài liệu giấy;
2/- Xác định giá trị tài liệu điện tử được thực hiện theo đúng qui trình như
thực hiện đối với tài liệu giấy;
3/- Tài liệu điện tử, giống như tài liệu giấy, được đưa vào danh mục hồ sơ
của cơ quan;
4/- Khi hết thời hạn bảo quản tài liệu điện tử được tiêu hủy theo đúng qui
trình như với tài liệu giấy;
5/- Tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và thời hạn bảo quản lâu
dài cần được đưa vào lưu trữ cơ quan, sau đó vào lưu trữ quốc gia hay lưu trữ
thành phố - nếu tài liệu đó nằm trong thành phần Phông lưu trữ Liên bang Nga;
Xuất phát từ những nguyên tắc trên, nền tảng qui phạm trong lĩnh vực
quản lý tài liệu điện tử đã được hình thành. Những văn bản qui phạm cơ bản,
xác định địa vị của tài liệu điện tử và qui trình làm việc với chúng, gồm có các
luật liên bang sau: Luật số 149-PhZ ngày 27.07.2006 “Về thông tin, công nghệ
thông tin và bảo vệ thông tin”; Luật số 63 PhZ ngày 06.04.2011 “về chữ ký
điện tử”; Luật số 210 PhZ ngày 27.07.2010 “về tổ chức thực hiện dịch vụ
công”.
Để triển khai thực hiện các điều khoản của luật, các văn bản sau đã được
ban hành:
- Qui chế về công tác văn thư trong các cơ quan hành chính liên bang (được
phê duyệt bởi Nghị định số 477 ngày 15.06.2009 của Chính phủ Liên bang Nga);


- Những qui định về hệ thống chu chuyển văn bản điện tử giữa các cơ
quan (cấp bộ) (phê duyệt bởi Nghị định số 754 ngày 22.09.2009 của Chính
phủ Liên bang Nga);
- Nguyên tắc xây dựng hệ thống tương tác điện tử thống nhất giữa các cơ
quan (Nghị định chính phủ Liên bang Nga số 697 ngày 08.09.2010 và những văn
bản qui phạm khác).

Những văn bản này đã xác định những yêu cầu cơ bản trong tổ chức làm
việc với tài liệu điện tử tại các cơ quan chính quyền nhà nước như sau:
1. Tài liệu điện tử được tạo ra, ban hành, xử lý và lưu giữ trong hệ thống
chu chuyển văn bản điện tử của cơ quan chính quyền nhà nước;
2. Hệ thống chu chuyển văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước cần phải
đáp ứng những yêu cầu được đặt ra bởi Bộ Truyền thông Liên Bang Nga (những
yêu cầu này được thông qua bởi Chỉ thị số 221 ngày 02.09.2011 của Bộ truyền
thông Liên bang Nga “Về việc thông qua những yêu cầu đối với hệ thống chu
chuyển văn bản điện tử của các cơ quan hành chính Liên bang”)
3. Theo qui định, trong các cơ quan chính quyền nhà nước, có hai dạng tài
liệu điện tử được tạo lập và sử dụng: 1. Tài liệu được tạo ra dưới dạng điện tử
không qua giai đoạn văn bản hóa sơ bộ trên nền giấy; 2. Tài liệu được tạo ra dưới
dạng điện tử do kết quả của quá trình số hóa (scan) và được lưu giữ trong hệ thống
chu chuyển văn bản điện tử
Tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử được tạo ra dưới dạng
điện tử không qua giai đoạn văn bản hóa
trên giấy

Tài liệu điện tử là hình ảnh của tài liệu
giấy do kết quả của quá trình số hóa tài
liệu giấy

Tài liệu điện tử cần được soạn thảo theo đúng các qui định của công tác văn
thư và có đầy đủ các yếu tố thể thức tương tự như tài liệu giấy;
4. Danh mục những tài liệu được tạo ra, lưu giữ và sử dụng hoàn toàn dưới
dạng điện tử được phê duyệt bởi lãnh đạo cơ quan chính quyền nhà nước sau khi

đã thống nhất với Cục Lưu trữ Liên bang Nga. Danh mục này được soạn thảo bởi
các cơ quan chính quyền nhà nước dựa theo khuyến nghị của Cục Lưu trữ Liên
bang (Khuyến nghị đối với việc soạn thảo danh mục những loại tài liệu cần được
tạo ra, bảo quản và sử dụng dưới dạng điện tử tại các cơ quan hành chính Liên
bang trong quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan (Thông qua bởi Sắc lệnh № 32
của Cục Lưu trữ Liên bang Nga ngày 29.04.2011)
5. Trong toàn bộ vòng đời tài liệu điện tử, những thông tin đăng ký tài liệu
luôn được lưu chuyển và bảo quản cùng với tài liệu điện tử. Những thông tin này
được ghi trong thẻ đăng ký tài liệu và là một phần của siêu dữ liệu của tài liệu điện
tử;
6. Xác định thành phần những thông tin bắt buộc về những tài liệu được đưa
vào hệ thống chu chuyển văn bản điện tử (những yếu tố thông tin của thẻ điện tử),
xác định cấu trúc của những tài liệu điện tử được hòa vào hệ thống chu chuyển
văn bản điện tử;
7. Đồng thời, qui định trong trao đổi tài liệu điện tử giữa các cơ quan chính
quyền, hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cần đảm bảo việc chuyển đổi những
thông điệp điện tử sang định dạng chuẩn với việc sử dụng ngôn ngữ XML (mô
hình tài liệu XML dành cho việc mô tả định dạng dữ liệu trong quá trình trao đổi
thông điệp điện tử)

Tài liệu điện tử

РК (Thẻ
điện tử)

Nội dung chính của tài liệu
điện tử

Chữ ký điện tử

8. Trong quá trình chuyển giao văn bản điện tử tới các cơ quan nhà nước
khác, văn bản được chứng thực bằng chữ ký điện tử của cơ quan- tác giả văn bản.
Trong quá trình soạn thảo, xem xét, thống nhất và ký văn bản điện tử trong hệ
thống chu chuyển văn bản điện tử nội bộ cơ quan, có thể sử dụng những phương
thức xác nhận những hoạt động với văn bản điện tử mà không cần sử dụng chữ ký
điện tử, với điều kiện, chương trình (phần mềm) được sử dụng trong cơ quan cho
phép xác định tính chính xác của người ký văn bản.
9. Đơn vị thống kê tài liệu điện tử là tài liệu điện tử đã được đăng ký trong
hệ thống chu chuyển văn bản điện tử của cơ quan nhà nước. Văn bản điện tử được
lập thành hồ sơ phù hợp với danh mục hồ sơ và được đánh số theo trình tự như
được thực hiện với tài liệu giấy. Trong quá trình lập danh mục hồ sơ cần chỉ rõ
những hồ sơ được lập dưới dạng điện tử.
Để tổ chức bảo quản tài liệu điện tử trong lưu trữ cơ quan, lưu trữ quốc gia
và lưu trữ thành phố, Viện nghiên cứu toàn Nga về Văn bản học và Công tác lưu
trữ đã dự thảo một số văn bản sau đây:
- Khuyến nghị về thu thập, thống kê và tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ
điện tử tại lưu trữ cơ quan;
- Khuyến nghị về thu thập, thống kê và tổ chức bảo quản tài liệu điện tử tại
lưu trữ quốc gia và lưu trữ thành phố.
Nội dung cơ bản của các văn bản này là:
1. Đối với những tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản dài hạn (trên 10
năm) và thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cơ quan cần xây dựng Lưu trữ tài liệu điện
tử. Lưu trữ này là một phần riêng biệt so với lưu trữ tài liệu hành chính;
2. Lưu trữ cơ quan thực hiện chức năng quản lý những hệ thống thông tin
của cơ quan từ góc độ theo dõi những yêu cầu về bảo quản tài liệu điện tử được
tạo ra trong các hệ thống đó và được chỉ định chịu trách nhiệm (“người sở hữu”)


về hệ thống thông tin chuyên biệt của cơ quan, có chức năng bảo quản tài liệu điện

tử (“kho điện tử”)
3. Để bảo quản tài liệu điện tử, có một khu vực dành cho Lưu trữ cơ quan
để bảo quản những loại vật mang tin điện tử riêng biệt (kho lưu trữ riêng biệt), hệ
thống máy chủ, trang thiết bị kết nối và không gian để chúng hoạt động, trong đó
cho cả việc chứa đựng tạm thời những vật mang tin điện tử với mục đích để chúng
trung hòa khí hậu;
4. Tài liệu điện tử, sau khi đã được thừa nhận là văn bản chính thức, được
đưa vào thành phần hồ sơ điện tử - thư mục máy tính (danh bạ). Tên gọi và số của
hồ sơ điện tử được thực hiện theo những qui định như với tài liệu giấy;
5. Tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ điện tử sau khi đã được ký bằng
chữ ký điện tử và sau khi đã được đăng ký tại hệ thống chu chuyển văn bản điện
tử;
6. Tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (trên 10 năm)
khi đưa vào hồ sơ điện tử được chuyển đổi trong hệ thống thông tin sang một
trong những định dạng bảo quản – pdf, pdf/A, tiff hoặc những định dạng hình ảnh
khác. Những tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản tạm thời (trong vòng 10 năm –
bao gồm cả năm thứ 10) được đưa vào hồ sơ điện tử ở định dạng chúng được tạo
lập ban đầu trong hệ thống thông tin.
7. Đơn vị bảo quản tài liệu điện tử - hồ sơ điện tử- có cấu trúc sau đây: 1.
Mục lục văn bản trong hồ sơ (bao gồm cả danh mục tên gọi tài liệu điện tử ; 2.
File hoặc các file tài liệu điện tử, có tên gọi được đặt cho chúng vào thời điểm
tạo lập (thời điểm ký) tài liệu điện tử, được sắp xếp theo trình tự thời gian, tên tác
giả theo vần ABC, theo tên gọi hoặc theo các trình tự khác – được qui định bởi hệ
thống thông tin; 3. File hoặc các file siêu dữ liệu, ví dụ - bộ thẻ đăng ký – thống
kê hoặc các hình thức “đến” khác, mà với sự trợ giúp của chúng tài liệu điện tử
được đưa vào hệ thống thông tin; 4. File hoặc các file chữ ký điện tử của tài liệu
điện tử hoặc file có chứa các thông tin về việc kiểm tra tính chính xác của chữ ký
điện tử, các thông tin này được sắp xếp theo trình tự thời gian (có thể tạo lập dưới

dạng báo cáo từ hệ thống thông tin)
8. Để chuyển tài liệu điện tử vào lưu trữ, mỗi hồ sơ điện tử được ghi trên một
vật mang tin riêng biệt (đĩa cứng) bằng 2 bản – bản sử dụng và bản bảo hiểm;
9. Trong lưu trữ, hồ sơ điện tử có thể được hệ thống hóa theo loại vật mang
tin, theo định dạng biểu diễn thông tin, theo tên gọi – phản ánh thành phần và nội
dung tài liệu;
10. Đơn vị bảo quản tài liệu điện tử - hồ sơ điện tử - cần được mô tả, hệ
thống hóa và đưa vào mục lục hồ sơ và các chỉ dẫn lưu trữ khác, để đảm bảo thống
kê, tra tìm và sử dụng chúng;
11. Bảo quản tài liệu điện tử trong lưu trữ cơ quan được đảm bảo bởi:
- Việc tạo ra những điều kiện lý tưởng để bảo quản vật mang tin tài liệu điện
tử;
- Sự phân chia cân bằng những vật mang tin điện tử trong kho lưu trữ và
các đơn vị thống kê - tài liệu điện tử trên các vật mang tin điện tử;
- Kiểm soát sự hiện diện và trạng thái của tài liệu điện tử;
- Kiểm tra tình trạng vật lý và kỹ thuật của vật mang tin điện tử;
- Sao chuyển tài liệu điện tử sang những vật mang tin điện tử mới (dưới
góc độ kỹ thuật- công nghệ)
- Bảo vệ tài liệu điện tử khỏi các chương trình máy tính có hại (“virus”
hoặc các thứ khác)
- Bảo vệ tài liệu điện tử khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp.


BÀN VỀ KHÁI NIỆM “TÀI LIỆU”, “VĂN BẢN”,
“TÀI LIỆU LƯU TRỮ”, “TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ”,
“VĂN BẢN ĐIỆN TỬ” VÀ “TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ”
TS. Nguyễn Cảnh Đương, Ths. Hoàng Văn Thanh
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. Đặt vấn đề

Các khái niệm như: “Tài liệu”, “Văn bản”, “Tài liệu lưu trữ”, “Tài liệu điện
tử” và “Tài liệu lưu trữ điện tử” là gì? Trong đó có khái niệm rất mới đối với
chúng ta. Đó là khái niệm “Tài liệu lưu trữ điện tử”. Nó có những đặc điểm nổi bật
nào so với tài liệu lưu trữ trên vật mang tin bằng giấy?
Đây là một trong những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ tài liệu điện tử.
Nghiên cứu để hiểu thống nhất về khái niệm “Tài liệu lưu trữ điện tử” không chỉ có ý
nghĩa về mặt lý luận mà cả phương diện thực tiễn hiện nay ở nước ta.
Bởi vì về mặt lý luận, hiện đang tồn tại nhiều quan niệm khác nhau về khái
niệm này. Về mặt thực tiễn, hoạt động lưu trữ lại rất cần được nghiên cứu để giải
thích cho thống nhất về khái niệm này. Như chúng ta đã biết, Quốc hội nước Cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII tại kỳ họp thứ 2 ngày 11 tháng 11 năm
2011 đã thông qua Luật Lưu trữ và Luật này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm
2012. Tại Mục 1 Điều 13. “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử” của Luật này qui định:
“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để
lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”. Song, để
có sự thống nhất, toàn diện trong giải thích định nghĩa này cần phải làm rõ về cơ
sở lý luận. Chỉ có như vậy mới có căn cứ vững chắc để tổ chức quản lý nhà nước
về tài liệu lưu trữ điện tử cũng như các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử một cách hiệu quả. Đối với
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đó sẽ là cơ sở lý luận để xác định chuẩn kiến thức


của học phần “Công tác lưu trữ tài liệu điện tử” thuộc chuyên ngành đào tạo “Lưu
trữ học” ở bậc đại học của Trường.
Xuất phát từ lý do nêu trên, trong báo cáo này chúng ta trao đổi về các khái niệm
“Tài liệu”, “Văn bản”, “Tài liệu lưu trữ” (TLLT), “Tài liệu điện tử” (TLĐT) và “Tài
liệu lưu trữ điện tử”(TLLTĐT), “Văn bản điện tử” (VBĐT) - là những khái niệm cơ
bản trong công tác văn thư- lưu trữ và quản lý hành chính.
B. Nội dung

I. Thống nhất về khái niệm “tài liệu” và khái niệm “văn bản”
Mục đích cơ bản của tham luận này là bàn về khái niệm tài liệu lưu trữ điện
tử. Nhưng trước khi bàn về nó cần phải nghiên cứu để hiểu thống nhất về khái
niệm tài liệu điện tử. Song muốn hiểu thống nhất về khái niệm tài liệu điện tử lại
cần nghiên cứu để hiểu đúng khái niệm “Tài liệu” và “Văn bản” – hai khái niệm
được sử dụng rộng rãi nhất trong công tác văn thư – lưu trữ.
Về hai khái niệm này chúng tôi đã có dịp bàn tới trong hai bài báo đăng trên
số 1 và số 2 – năm 2012 - Tạp chí Dấu ấn thời gian với tên gọi “Hiểu thế nào cho
đúng về khái niệm “Tài liệu” trong công tác văn thư - lưu trữ và bài “Hiểu thế nào
cho đúng về khái niệm “Văn bản”[2]. Vì vậy, trong khuôn khổ báo cáo này chúng
tôi chỉ khái quát lại những quan điểm mà chúng tôi cho là phù hợp với xu thế phát
triển hiện nay của công tác văn thư - lưu trữ. Kết quả phân tích các định nghĩa
khác nhau về “tài liệu” và “văn bản”- hai khái niệm cơ bản có tính phổ biến trong
quản lý nhà nước và lĩnh vực văn thư- lưu trữ, cho phép định nghĩa thống nhất về
hai khái niệm đó như sau:
“Tài liệu”: Là đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức
và vật mang tin.
“Văn bản”: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến
hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quảnđược duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham
khảo trong tương lai.


Theo đó, văn bản trước hết là tài liệu, nghĩa là nó “Là đơn vị thông tin được
ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin”. Nhưng nó phải “được lập
ra hoặc được tiếp nhận trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp bởi một
người hoặc một tổ chức và được bảo quản bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích
làm chứng cứ cho hoạt động của mình hoặc để tham khảo trong tương lai”. Công
nhận kết luận này đồng thời cũng là sự khẳng định một quan niệm tiếp theo: Khái
niệm văn bản được bao hàm trong khái niệm tài liệu kể cả khi văn bản không còn
giá trị pháp lý hiện hành, nghĩa là khi văn bản trở thành nguồn sử liệu nếu nó được

các nhà sử liệu học công nhận nó chứa đựng thông tin quá khứ (còn được gọi là
thông tin hồi cố) có giá trị cho sử học- giá trị chứng cứ (bằng chứng) lịch sử. Nói
một cách khác, khi văn bản không còn giá trị pháp lý hiện hành nó sẽ trở thành
“tài liệu” đúng nguyên nghĩa của khái niệm “tài liệu”. Bởi vì, văn bản ở trạng thái
này không đảm bảo đầy đủ các nội hàm của khái niệm “văn bản”. Do đó không
thể gọi nó là “văn bản”.
Đến đây chúng ta thấy rằng, kể cả luật “Lưu trữ” cũng như trong các định
nghĩa khác, khái niệm “tài liệu” bao gồm trong nó khái niệm “văn bản”. Đó cũng
là kết luận thứ nhất mà chúng ta cần có sự thống nhất.
Vấn đề tiếp theo chúng ta cần làm rõ về khái niệm “Tài liệu lưu trữ” –một
trong những khái niệm làm nền tảng chung cho lưu trữ học và tất cả các hoạt động
lưu trữ.
II. Thống nhất về khái niệm “Tài liệu lưu trữ”
Về thuật ngữ này chúng tôi đã có dịp bàn tới trong bài: Bàn về thuật ngữ “Tài
liệu lưu trữ” công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3 năm 1999. Vì
vậy, ở đây, chúng tôi chỉ khái quát về ba trường phái cơ bản có quan niệm khác
nhau về thuật ngữ này.
Trường phái thứ nhất- trường phái đã định nghĩa về TLLT căn cứ vào giá trị
tiềm năng của tài liệu sau khi chúng hết giá trị hiện hành. Đại diện chính cho
trường phái này là Anh, Mỹ và Úc. Định nghĩa do trường phái này đề xuất được
Hội đồng lưu trữ quốc tế chính thức đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản


năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp. Theo định nghĩa kiểu Anh của Hội đồng
lưu trữ quốc tế : “TLLT là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có
sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản
sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ,
hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng” [3]. Phân tích
định nghĩa này cho thấy để một tài liệu được thừa nhận là TLLT cần hai điều kiện:
1/Phải hết giá trị hiện hành và 2/Phải còn giá trị lưu trữ được lựa chọn để tiếp tục

bảo quản.
Như vậy, theo trường phái này, bất kỳ một tài liệu nào để được công nhận là
TLLT chỉ cần có hai điều kiện trên mà không phụ thuộc vào các điều kiện khác, ví
dụ như: nơi bảo quản cũng như hình thức vật mang tin và kỹ thuật chế tác.
Trường phái thứ hai- trường phái định nghĩa thuật ngữ TLLT căn cứ vào
nguồn gốc xuất xứ của tài liệu. Trường phái này do các nước Châu Âu đại diện và
coi TLLT là “toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời gian, hình thức và
vật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận được
trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó”[4].
Cách định nghĩa này phỏng theo định nghĩa của Pháp được nêu trong cuốn “Thực
tiễn lưu trữ Pháp” do ông Jean Favier-Tổng giám đốc Lưu trữ Pháp chủ biên năm
1993 và cũng là định nghĩa được qui định trong Luật Lưu trữ Pháp 1979: “Tài liệu
lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc
một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật
mang tin của chúng như thế nào” [6].
Định nghĩa này yêu cầu để một tài liệu nào đó (thực chất là văn bản) có đặc
tính của tài liệu lưu trữ: 1/Ngay tại thời điểm sản sinh ra hoặc nhận được mà
không chờ đến khi nó hết giá trị hiện hành. Bởi vì không một điều kiện nào ràng
buộc về tính “cổ” của tài liệu được đề ra. 2/Phải là tài liệu “được một cá nhân hoặc
một tổ chức lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản
của cá nhân hay tổ chức đó”. Nghĩa là hình thức vật lý và nơi bảo quản không
tham gia vào khái niệm tài liệu lưu trữ. Đến nay định nghĩa này đã được bổ sung


một điểm mới cần lưu ý: được bảo quản vì tiếp tục có giá trị lưu trữ. Ví dụ điển
hình thể hiện sự đổi mới này là định nghĩa nêu trong cuốn “Xác định giá trị lưu
trữ- Lý luận và thực tiễn”[10]: “Tài liệu lưu trữ (Archive) là những văn bản
(Records) được lập ra, lưu lại và được sử dụng bởi một cá nhân hoặc một tổ chức
nào đó trong quá trình quản lý các công việc và được bảo quản vì chúng tiếp tục
có giá trị lưu trữ”. Theo chúng tôi, định nghĩa này cho thấy, TLLT không phải là

tài liệu (document) mà là văn bản (record) với các thuộc tính vốn có của nó như
chúng ta đã nêu trên.
Định nghĩa này đối lập với định nghĩa kiểu Anh của Hội đồng Lưu trữ quốc tế
ở một điểm cơ bản là “nguồn gốc xuất xứ”. Cả hai trường phái này đều khác với
trường phái thứ 3.
Trường phái thứ ba- Trường phái định nghĩa về khái niệm TLLT thiên về nơi
bảo quản. Đại diện cho trường phái này là Liên Xô và hầu hết các nước XHCN
trước đây. Định nghĩa này được trình bày chính thức trong Từ điển Thuật ngữ
1982: “TLLT là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ”. Tuy nhiên, trong công
tác lưu trữ của Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệm
TLLT. Nét đổi mới này được thể hiện trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu
trữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm 2004 đến nay. Trong Luật này TLLT
(архивный документ) được định nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất với thông
tin được ghi trên đó có các thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện
bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đối với công
dân, xã hội và nhà nước”. Định nghĩa này không nhấn mạnh điều kiện “nơi bảo
quản- kho lưu trữ” và nguồn gốc xuất xứ, song lại chú trọng tới ba điều kiện: thứ
nhất, phải là vật mang vật chất có ý nghĩa; thứ hai, thông tin có ý nghĩa; thứ ba, có
các yếu tố thể thức để nhận dạng vật mang vật chất đó và vì vậy nó thuộc diện
được bảo quản. Những điều kiện này sẽ được lưu ý khi bàn về khái niệm TLĐT.
Ngoài ba trường phái tiêu biểu trên còn có trường phái dung hòa giữa ba
trường phái. Việt Nam là một trong các nước có quan điểm dung hòa giữa ba
trường phái trên. Thật vậy, hầu hết các định nghĩa trước đây ở nước ta về TLLT


đều căn cứ vào bốn đặc điểm cơ bản như: vật mang tin, nguồn gốc xuất xứ, giá trị
của tài liệu và nơi bảo quản. Ví dụ điển hình là định nghĩa chính thức về TLLT
được đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam”: “TLLT là những tài liệu có
giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể , xí nghiệp và
cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ

cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…của xã hội”[7].
Định nghĩa này được nêu ra trong những năm 90 thế kỷ XX. Đến nay, định nghĩa
về TLLT ở nước ta đã có một số điểm đổi mới. Điểm mới này được thể hiện trong
định nghĩa nêu tại khoản 3. Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “TLLT là tài
liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa
chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp
không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Phân tích
định nghĩa này cho thấy TLLT là một khái niệm phái sinh từ khái niệm “Tài liệu”
cho nên nó thuộc nội hàm của khái niệm “tài liệu” hiểu theo định nghĩa được ghi
tại khoản 2. Điều 2 đã nêu. Ngoài ra nó có các đặc điểm như: Có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử; được lựa chọn để lưu trữ; là bản
gốc, bản chính hoặc là bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản gốc, bản
chính. So với quan niệm trước đây, định nghĩa này về khái niệm TLLT có tầm bao
quát rộng hơn quan niệm trước đây. Nghĩa là nó không bị bó hẹp bởi phạm vi nơi
bảo quản tài liệu- “được bảo quản có cố định trong các lưu trữ”, vật mang tin và
phương thức chế tác mà chỉ quan tâm đến mục đích là lưu trữ tài liệu có giá trị.
Cách giải thích mới này đã kế thừa một khẳng định: mỗi TLLT cụ thể chỉ giữ lại
duy nhất một bản trong ba loại bản của một tài liệu: bản gốc, bản chính, bản sao
hợp pháp. Có nghĩa là nếu một tài liệu nào đó có đồng thời có ba loại bản thì chỉ
có một loại bản “được lựa chọn để lưu trữ”. Quan điểm không đưa điều kiện “nơi
bảo quản” vào định nghĩa TLLT được tác giả bài “Tài liệu lưu trữ - một thuật ngữ
lưu trữ cần được hiểu và định nghĩa chính xác hơn” đăng tải trên tạp chí Dấu ấn
thời gian số 3/2006. Ở đây tác giả cho rằng định nghĩa TLLT phải thể hiện được ba
thuộc tính cơ bản sau: thứ nhất, tài liệu lưu trữ chứa đựng các thông tin quá khứ


được con người lưu giữ để khai thác sử dụng để phục vụ các nhu cầu của đời sống
xã hội và không phụ thuộc vào nơi bảo quản; thứ hai, TLLT được hình thành ở
nhiều thời kỳ, giai đoạn lịch sử khác nhau với vật mang tin và hình thức thể hiện
đa dạng; thứ ba, TLLT nói chung phải là bản gốc, bản chính của văn bản. Điểm

nhấn này cần được lưu ý khi bản về khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử- khái niệm sẽ
được phân tích dưới đây và cũng là nội dung trọng tâm của báo cáo này. Mặc dù
Luật Lưu trữ đã qui định như vậy nhưng trên thực tế vẫn có một số định nghĩa có
một số điểm khác so với định nghĩa trên. Ví dụ, một định nghĩa được nêu trong
cuốn “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư- lưu trữ Việt Nam” Nxb. Văn hóa
Thông tin, H. 2011, tr.346: “Tài liệu lưu trữ: Tài liệu có giá trị được lựa chọn từ
trong toàn bộ tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được
bảo quản trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao
hợp pháp ...”. Định nghĩa này đều có những điểm được nêu trong định nghĩa 01
như: 1/Thuộc nội hàm của khái niệm “tài liệu”; 2/Có giá trị phục vụ hoạt động
thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử; 3/Được lựa chọn để lưu trữ; 4/Là bản gốc,
bản chính; 5/Là bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính.
Ngoài 5 đặc điểm (có thể gọi là điều kiện để một tài liệu bất kỳ nào đó trở thành
TLLT) định nghĩa này còn bổ sung hai điều kiện sau: 6/Có nguồn gốc xuất xứ và
7/Nơi bảo quản- kho lưu trữ. Cần nhấn mạnh ở đây là hai điều kiện được bổ sung
6 và 7 của định nghĩa này đã làm cho nội hàm thuật ngữ “Tài liệu lưu trữ” hẹp hơn
so với cách định nghĩa 01 ít nhất ở hai khía cạnh: thứ nhất, tài liệu hình thành qua
hoạt động của cá nhân không thuộc nội hàm khái niệm TLLT; thứ hai, các tài liệu
mặc dù có giá trị và đều có các đặc điểm khác (đặc điểm 1-5) của định nghĩa được
nêu trong Luật Lưu trữ về TLLT nhưng nếu chưa hoặc không được bảo quản trong
kho lưu trữ (ví dụ ở các Trung tâm thông tin khoa học công nghệ quốc gia, Thư
viện quốc gia và các thư viện khác ...) đều không được coi là tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra còn các định nghĩa do các tác giả khác nêu ra. Một số tác giả khác cũng
đồng tình với quan điểm về điều kiện “nơi bảo quản” khi định nghĩa về TLLT, ví
dụ: “Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa